"Ini adalah ringkasan yang saya buat untuk Project Management Body of Knowledge edisi 6 (edisi 7 rilis 1 Agustus 2021 kemarin, btw). Edisi 6 itu process based, edisi 7 kabarnya value-based (nggak sabar untuk kulik). Pun demikian, PMBOK 6 masih tetap adalah salah satu referensi super tentang best practise menjalankan project management. Ringkasan saya atas PMBOK 6 ini, semoga ada manfaatnya. Silakan digunakan, all permission granted." Lanjut ya, ini modul ke-4, membahas tentang proses Monitoring and Controlling. Selamat menikmati. ^^ Sapa saya di awal@eCampuz.com atau di awaludin.zakaria@gmail.com ya. Lets talk. ^^

1. Module 4
Monitoring & controlling
Awaludin Z., PMP, PMI-RMP
awal@ecampuz.com | @awaludinz

2. Monitoring & Controlling Process Group:
Task & Key Phrases (you should know)
1. Measure Project Performance
2. Manage Changes to the Project
3. Verify that the project deliverables conform to the quality standards
4. Monitor and assess risks
5. Review the issue log, update if necessary and determine correct
actions
6. Capture, analyze, and manage lessons learned
7. Monitor procurement activities
2

3. Monitor & Control Project Work: ITTO
3
INPUT • Project Management Plan
• Cost Forecast – proyeksi ini berasal dari proses Control Cost. Data ini membantu PM memahami
bagaimana kinerja Project thd Cost Baseline yang ditetapkan – dan sehingga bisa jadi Anda memutuskan
untuk merubahnya
• Schedule Forecast – sama hal nya seperti Cost Forecast, hanya konteksnya ini adalah basis
penJadwalan yang sudah dibuat sebelumnya.
• Validated Changes – dokumen ini menjelaskan bahwa CR telah terimplementasikan dengan baik. Data
ini akan digunakan ketika PM membuat Work Performance Reports.
• Work Performance Information – Informasi ini datang dari beberapa aktivitas proses, dan akan PM
gunakan guna membuat keputusan.
• EEF (Enterprise Environment Factors)
• OPA (Organizational Process Assets)
TOOLS &
TECHNIQUE
• Expert judgement
• PMIS – Project Management Information System. - di PMIS ini ada istilah Work authorization system,
yang memastikan bahwa
• Analytical Techniques
• Meetings
OUTPUT • Change Requests
• Work Performance reports – reports dibutuhkan agar stakeholders tetap terinformasikan.
• Project Management Plan Updates – setelah Change Request disetujui melalui proses/aktivitas
Perform Integrated Change Control, maka akan ada beberapa hal di PM Plan yang perlu diperbarui
• Project Documentation Updates - penjelasannya sama dengan PM Plan updates. Ini adalah efek dari
terjadinya approved Change Requests.
Things to
Consider
Gaes, format ITTO seperti ini, insy di PMBOK 7 yang rilis di Januari 2021 bisa jadi akan sangat luwes, since
bahkan prinsip tentang Process Group akan di buat lebih holistik. Tapi pemahaman tentang PMBOK 6 tetap
akan jadi pondasi knowledge yang berguna ketika harus melebarkan wawasan di PMBOK versi berikutnya.
Monitoring & Controlling Process Group

4. Perform Integrated Change Control: ITTO
4
INPUT • Project Management Plan
• Work Performance Reports (gunakan data dan laporan Earned Value, untuk mengetahui kinerja project Anda.
Per Now, ruang lingkup, waktu, dan biaya sudah saling terintegrasi)
• Change Requests
TOOLS &
TECHNIQUE
• Expert judgement (Libatkan Experts dari Luar, dan bisa jadi PM melibatkan Stakeholders juga untuk
mengevaluasi CR, menolak atau menerima CR
• Meetings
• Change Control Tools (mengelola CR, mengelola proses pembuatan keputusan, mengkomunikasikan ke
stakeholders, dan mendistribusikan Keputusan-keputusan)
OUTPUT • Approved Change Requests
• Change Log
Things to
Consider
Perform Integrated Change Control adalah proses dalam mana semua CR akan dievaluasi untuk diputuskan
diterima atau ditolak. PM perlu pastikan bahwa Hanya Approved CR lah yang masuk dalam Project Documents.
Beberapa Ide penting perihal proses ini ;
• CR bisa berasal dari stakeholder siapapun juga.
• CR harus Ditulis!
• Ketika sebuah CR diinisiasi :
1. Evaluasi CR tersebut pada aspek 6 competing constraints (Ruang Lingkup, Kualitas, Waktu, Biaya, Keuntungan,
Risiko), efek nya seperti apa dari perspektif 6 itu.
2. Tentukan opsi-opsi dengan menggunakan rekomendasi. Misal: Merekomendasikan untuk Menolak CR, atau
Menerima CR dengan catatan perlu ada tambahan sejumlah sekian Rupiah pada Budget, sejumlah sekian hati
pada Schedule
3. Lanjutkan perjalanan ke Change Control Board. Sampaikan CR tersebut beserta rekomendasi yang Anda
sebagai PM sudah susun.
4. JIka Pelanggan bukan bagian dari CCB (Nah, ini dia. Pelanggan itu bagian dari CCB, as well as Project Sponsor
dan Management), mintakan Approval nya ke Pelanggan
• Done. (Ini cara berpikir level holistik mengenai proses ini ya Sob)
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

5. Control Scope: ITTO
5
INPUT • Project Management Plan - mengandung banyak sekali dokumen yang dapat PM gunakan sekarang:
Scope Baseline (berisi Scope Statement, WBS, dan WBS Dictionary), Scope Mgm Plan (menjelaskan
bagaimana CARA mengembangkan dan mengelola ruang lingkup), Change Mgm Plan (menjelaskan
bagaimana kita membuat perubahan), Configuration Mgm Plan (mendefinisikan item2 yang masuk dalam
kategori configuration management system dan bagaimana membuat perubahan atas item-item itu),
Requirement Mgm PLan (menjelaskan bagaimana Cara mengelola spesifikasi)
• Requirement Documentation and The Requirements Traceability Matrix
• Organizational Process Assets
• Work Performance Data
TOOLS &
TECHNIQUE
• Variance Analysis
OUTPUT • Project Plan Updates
• Project document updates
• Organizational process assets updates
• Work Performance Information
• Change Requests
Things to
Consider
• Control Scope berarti ya hanya tentang Ruang lingkup.
• Pernah dengar tentang Scope Creep ? Creep artinya merambat pelan-pelan. Mremen-mremen, nambah
dikit dikit. Diartikan sebagai perubahan yang tidak terkendali pada ruang lingkup project. Anda dan saya
tidak menginginkan sama sekali terjadi seperti ini.
• Scope dan Requirement, Beda. Scope itu adalah total produk, bisa jadi layanan juga, yang harus
disediakan oleh Project. Requirement adalah kapabilitas-kapabilitas yang harus hadir pada Produk, atau
layanan yang dijanjikan itu.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

6. Control Schedule: ITTO
6
INPUT • Project Management Plan - mengandung dokumen-dkumen yang dapat PM gunakan : Schedule
Baseline, dan Schedule Management Plan, termasuk juga Project Schedule (ini working Schedule ya
Sob, alias jadwal yang Anda pegang untuk eksekusi), Project Calendars (menunjukkan periode kerja
projects), dan Schedule Data (data terkait dengan perencanaan, misalnya: Milestone)
• Work Performance Data – data aktual, apa-apa yang sedang happening terkait dengan jadwal
• Organizational Process Assets - … yang terkait dengan Jadwal.
TOOLS &
TECHNIQUE
• Performance Reviews – mengulas bagaimana kinerja project, dilawankan dengan Schedule Baseline,
terdiri atas 4 item:
1. Trend Analysis – koleksian data untuk melihat apakah kinerja project makin membaik atau memburuk,
dilawankan dengan Schedule Baseline
2. Critital Path Method – melihat bagaimana kinerja project pada aspek critical path nya
3. Critical Chain Method – melihat bagaimana kinerja project pada aspek critical chain. Spesifik, ketahuilah
apakah Anda masih memiliki sisa Buffer (penyangga) untuk mengamankan due date project.
4. Earned Value Method – melihat pada kinerja Jadwal berdasarkan acuan pekerjaan yang seharusnya
sudah diselesaikan (alias Schedule Baseline). Ada gak gap-nya? Besar gak ?
• Project Management Software; Resource Optimization Techniques; Modelling Techniques; Leads and
Lags; Schedule Compression; Scheduling Tool.
OUTPUT • Work Performance Information
• Schedule Forecasts
• Change Requests
• Project Plan Updates
• Project Documentation Updates
• OPA updates
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

7. Control Costs: ITTO
7
INPUT • Project Management Plan - mengandung dokumen-dkumen yang dapat PM gunakan : Cost Baseline,
dan Cost Management Plan, termasuk juga Project Funding Requirements (jenis Funding seperti apa
yang dibutuhkan oleh project)
• Work Performance Data – data aktual, apa-apa yang sedang happening terkait dengan Costs
• Organizational Process Assets - … yang terkait dengan Costs.
TOOLS &
TECHNIQUE
• Earned Value Management
• Forecasting (EAC, ETC)
• To-complete Performance Index (TCPI)
• Performance Reviews: Trend Analysis, Variance Analysis, Earned Value Performance
• Project Management Software
• Reserve Analysis
OUTPUT • Work Performance Information - menunjukkan komparasi data unjuk kerja Cost dilawankan dengan
Cost Baseline
• Cost Forecasts – berdasarkan kinerja aktual ya. Catatannya 1: Anda harus tahu kinerja cost project
Anda, barulah bisa membuat prediksi.
• Change Requests
• Project Plan Updates
• Project Documentation Updates
• OPA updates
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

8. Baselines
8
Baselines Kapan Dibuat Kapan Diubah
Scope Baseline (berisi
Scope Statement, WBS, dan
WBS Dictionary)
Ketika proses Create WBS Ketika proses Control Scope
Schedule Baseline Ketika proses Develop Schedule Ketika proses Control Schedule
Cost Baseline Ketika proses Determine Budget Ketika proses Control Costs
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

9. Critical Terms Terkait
Earned Value Management
9
Terms Definition Remarks
Budget at Completion (BAC) Total budget untuk Project
Planned Value (PV) Berapa banyak pekerjaan yang
direncanakan akan selesai pada
waktu tertentu
Earned Value (EV) Berapa banyak pekerjaan yang
telah rampung pada waktu tertentu
Actual Cost (AC) Berapa banyak uang yang telah
dihabiskan untuk pekerjaan yang
telah rampung, pada waktu tertentu
Schedule Variance (SV) Seberapa lebih Cepat atau lebih
Lambat sebuah project,
dibandingkan dengan Rencana
Delivery pada satu waktu tertentu.
Kalau SV = 0, project masih on
schedule.
Kalau SV > 0, project lebih cepat
dari yang direncanakan.
Kalau SV < 0, project lebih lambat
dari yang direncanakan.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

10. Critical Terms Terkait
Earned Value Management
10
Terms Definition Remarks
Cost Variance (CV) Seberapa over budget atau under
budget sebuah project, pada satu
waktu tertentu
CV=0 : masih sesuai dengan
rencana budget.
CV > 0 : budget masih sangat
terkendali - under budget
CV < 0 : Anda menghabiskan
budget lebih banyak dari yang
direncanakan, alias over budget.
Schedule Performance Index
(SPI)
Mengukur Efisiensi Jadwal. SPI = 1 : project masih on
schedule
SPI > 1 : progresnya lebih cepat
dari Jadwal, ahead of schedule
SP < 1 : progress lebih lambat
dari jadwal, behind schedule,
terancam telat tuh delivery nya.
Cost Performance Index (CPI) Mengukur Efisiensi Biaya atas
sumber daya yang direncanakan
CPI = 1: project masih on budget
CPI > 1: projectnya under budget,
masih sangat terkendali
CPI < 1 : project over budget.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

11. Critical Terms Terkait
Earned Value Management
11
Terms Definition Remarks
Estimate at Completion
(EAC)
Berdasarkan apa yang kita
tahu pada satu waktu tertentu,
berapa banyak sih yang akan
kita habiskan untuk
menyelesaikan project ini
EAC = BAC / CPI – asumsinya project
akan berjalan dengan laju yang sama.
Tapi ada 3 rumus lagi:
EAC = AC + (BAC-EV) - assuming sisa
perjalanan project Anda akan
dilangsungkan menggunakan estimasi
awal.
EAC = AC + ((BAC-EV)/(CPI*SPI)) -
rumus ini menggunakan asumsi bahwa
kinerja Schedule dan kinerja Cost akan
mempengaruhi EAC.
EAC = AC + bottom-up ETC, asumsinya
Estimate to Complete (ETC) Berdasarkan apa yang kita
tahu pada satu waktu tertentu,
berapa prediksi ongkos yang
perlu kita keluarkan lagi
hingga sampai pada
penyelesaian project
ETC = EAC – AC.
Tapi ketika Plan Awal tidak lagi diimani
alias tidak valid, maka ETC idem dengan
hasil re-estimasi
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

12. Critical Terms Terkait
Earned Value Management
12
Terms Definition Remarks
Variance at Completion Berdasarkan apa yang kita
tahu pada titik waktu tertentu,
seperti apa deviasi/variansi
yang akan terjadi nanti sampe
end of project
VAC = BAC – EAC
VAC = 0, Kita meramalkan bahwa project
akan selesai sesuai dengan budget.
VAC > 0, kita memprediksi project akan
selesai di bawah budget yang kita
tetapkan
VAC < 0, kita meramalkan project akan
selesai over budget
To Completd Performance
Index
Estimasi efisiensi biaya yang
dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan
dengan uang/budget yang
tersedia
TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC), assuming
bahwa BAC adalah satu-satunya uang
yang tersedia.
TCPI = (BAC-EV) / (EAC-AC), assuming
EAC disetujui.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

13. 13
Variansi Kalau Positif Kalau NOL Kalau Negatif
Jadwal Lebih cepat dari yang
direncanakan
Sesuai Jadwal Telat, behind schedule
Cost/Biaya Masih under budget Sesuai budget Over Budget
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Variansi negatif adalah buruk/bahaya. Varinsi positif itu baik
Index > 1 1 < 1
Jadwal (SPI) Lebih cepat dari yang
direncanakan
Sesuai Jadwal Telat, behind schedule
Cost/Biaya (CPI) Masih under budget Sesuai budget Over Budget
Index CPI dan SPI kalau lebih dari 1, bagus, kalau kurang dari 1 bahaya

14. 14
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Initiating Planning
Executing
(direct and manage
project work)
Control
Quality
Validate
Scope
Closing
(Close
Project/phase)

15. Control Quality: ITTO
15
INPUT • Project Management Plan
• Quality Metrics – mengukur aspek yang berbeda-beda dari project/produk
• Work Performance Data
• Approved Change Requests
• Deliverables
TOOLS &
TECHNIQUE
• Cause and Effect Diagrams
• Flowcharts
• Checksheets
• Pareto Diagram
• Histogram
• Control Charts
• Scatter Diagram
• Statistical Sampling
• Inspection (yang diinspeksi adalah produk-nya ya, bukan prosesnya)
• Approved Change Request Review
OUTPUT • Quality Control Measurements
• Validated Changes
• Verified deliverables
• Work Performance Information
• Change Requests
Things to
Consider
• Ada 2 fokus pengendalian kualitas: (1) memastikan bahwa deliverables adalah tepat/benar dan
meneruskannya ke proses Validate Scope (later on di slide berikutnya) untuk penerimaan/acceptance; (2)
mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab buruknya kualitas;
• Control Quality dan Validate Scope adalah 2 proses yang agak berbeda. Cekidot di slide berikut.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

16. 16
Control Quality Validate Scope
Memeriksa deliverables (dari produk) Memeriksa deliverables (dari produk)
Dilakukan internal Dilakukan oleh pelanggan
Tentang membangun deliverables dengan tepat Tentang acceptance
Dilakukan biasanya sebelum proses Validate
Scope
Dilakukan setelah proses Control Quality
Outputnya adalah deliverables yang terverifikasi,
alias yang benar
Outputnya adalah penerimaan deliverables dari
pelanggan
Produk bisa saja tidak lolos pengendalian
kualitas, tapi pelanggan tetap saja menerimanya
sebagai bagian dari proses validate scope
Produk bisa saja lolos pengendalian kualitas, tapi
pelanggan tidak mau menerimanya sebagai bagian
dari validate scope
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Control Quality: ITTO
Things to Consider
Prevention Inspection
Proaktif Reaktif
Mencegah terjadinya error pada proses Menangkap error yang terjadi sebelum keduluan
oleh Pelanggan

17. 17
Attribute Sampling Variable Sampling
Pass-fail testing Memeriksa hasil menggunakan skala tertentu
Contoh: seseorang harus memiliki minimal 160
cm untuk boleh menaiki roller coaster. Anak Anda
memiliki tinggi 150 cm, dan sehingga tidak
diperkenankan menaiki roller coaster
Contoh: Tinggi Anda adalah 170 cm, tinggi anak
Anda adalah 150 cm.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Tolerance Control Limits
Ditentukan oleh pelanggan Ditentukan oleh proses
Mewakili apa yang pelanggan inginkan/akan
terima
Mewakili seberapa baik kita mengendalikan
proses
Kita ingin toleransi dari pelanggan, itu lebih besar
dibandingkan dengan Control Limits kita.
Control Quality
Things to Consider

18. Validate Scope: ITTO
18
INPUT • Project Plan – Scope Mgm Plan, Scope Baseline
• Requirements documentation and the requirement traceability matrix
• Verified Deliverables
TOOLS &
TECHNIQUE
• Inspection
• Group decision-making techniques
OUTPUT Accepted Deliverables
Things to
Consider
• None.. Cukup Jelas semoga ya. ^_^
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

19. Control Communication: ITTO
19
INPUT • Project Management Plan – berisi salah satunya mengenai Communication Mgm Plan
• Project Communication – tentang informasi aktual yang sedang dikomunikasikan
• Issue Logs – log ini adalah keluaran dari proses Manage Stakeholder Engagement. Log ini harus
diperhatikan guna memastikan bahwa semua isu yang terjadi, di selesaikan dan dituntaskan.
Dokumen ini juga menjadi salah satu alat komunikasi yang baik karena menandakan bahwa kita
peduli dengan isu penting dari para stakeholders kita, yang kita sematkan owner untuk masing-
masingnya, plus informasi resolusinya. Contohnya nanti di slide berikut.
• Work Performance Data
TOOLS &
TECHNIQUE
• Information Management System – gunakan document management / PM software tool untuk
mengkoleksi dan mendistribusikan informasi dan atau laporan.
• Meetings – saling tukar menukar informasi, diskusi/brainstorming, dan decision-making
OUTPUT Work Performance Information
Things to
Consider
Hm, mungkin perlu ada diagram yang nunjukin alur nya dari work performance data, lalu ke work
performance information dan lalu ke work performance report ya.
Well, mungkin di versi berikutnya. ^_^. Remind me at awal @ ecampuz dot com. Eh tapi saya bahas di
slide berikutnya ternyata ding.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

20. Control Communication
Issue Log examples
20
Issue Description Priority Owner Target
Resolution
Date
Status Date
Resolved
Resolution and
Comments
001 Late delivery of
computer system
High Richard Aug 20,
2019
In Progress
002 Dian moved off
project – need
replacement
Medium Budi Sept 02,
2019
Complete Aug 30,
2019
Berlin brought
on team to
replace Dian
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

21. Control Risk: ITTO
21
INPUT • Project Management Plan – mengandung risk management plan yang didalamnya memuat
informasi bagaimana cara mengendalikan risiko
• Risk Register – semua informasi yang PM miliki sejauh ini atas risiko-risiko project, ada di dokumen
ini
• Work Performance Data – data mentah, yang dihasilkan dari proses Direct and Manage Project
Work. Data mentah ini menjadi bahan untuk diperiksa, apakah muncul potensi risiko baru
• Work Performance Reports – Ini adalah laporan yang membandingkan apa yang sedang happening
/ actually occuring begitu, dilawankan dengan Project Plan. Report ini juga perlu diperiksa, siapa tahu
ada risiko baru
TOOLS &
TECHNIQUE
• Variance and Trend Analysis – Kita ingin mengulas variansi project (tengok beberapa slide sebelum
ini ya, di bagian Control Cost – Control Schedule), dan juga trend (CPI, SPI) untuk melihat apakah
risiko yang perlu diperhatikan
• Technical Performance measurement – kita pengen mereview alat ukur ini, untuk memotret potensi
risiko (bingung gak kalimatnya?). Contoh: Kita pengen memeriksa kebjakan alat ukur kita misalnya
"jumlah produk yang dikembalikan konsumen", apakah ada potensi risiko disitu.
• Reserve Analysis – kita ingin memastikan bahwa kita memiliki cukup cadangan (baik terkait jadwal
maupun cost) untuk meng-cover jumlah risiko yang masih ada
OUTPUT Work Performance Information
Things to
Consider
-
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

22. 22
Risk Reassessment Risk Audit
Identifikasi risiko-risiko baru Mengevaluasi keefektifan dari proses
penanganan risiko
Dikenakan pada risiko-risiko yang exist/current -
yang ada sekarang
Meliputi analisis hingga root cause-nya (akar
masalah)
Atas risiko yang sudah usang, proses ini juga
langsung menutup-nya (sealed/segel, case
closed)
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Control Risk
Things to Consider

23. Control Procurements: ITTO
23
INPUT • Project Management Plan – mengandung procurement management plan yang menjelaskan proses
proses pengendalian kegiatan pengadaan
• Procurement documents - di dalamnya ada RFP, SoW, dokumen terkait dengan Kontrak
• Agreements - dokumen Legal yang mencantumkan kewajiban para Pihak
• Approved Change Requests
• Work Performance Reports
• Work Performance Data – data mentah dari performance project. Data ini akan diubah menjadi work
performance information dan lalu didokumentasikan menjadi laporan (atau work performance reports)
TOOLS &
TECHNIQUE
• Contract change control system
• Procurement performance reviews
• Inspection and Audits
• Performance Reporting
• Payment System
• Claim administration
• Record Management System
OUTPUT • Work Performance Information – inforrmasi ini berhubungan dengan kinerja supplier. Informasi ini
penting, misal nanti ketika terjadi klaim/dispute, atau akan melakukan pengadaan kembali suatu saat,
dan ini akan menjadi data historical yang akan berguna untuk proses pengadaan berikutnya.
• Change Request
Things to
Consider
• Ada istilah tentang Privity of Contract – hubungan legal atau 2 pihak yang tersebut di dalam Kontrak.
Artinya, jika pihak Seller melakukan sub kontrak sebagian pekerjaan ke pihak ketiga, pihak Buyer
tidak dapat/tidak memiliki hak untuk mengatur pekerjaan pihak ketiga.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

24. Control Procurements: Tools & Techniques
24
Contract
change control
system
Sistem ini mendefinisikan proses untuk mengubah pengadaan. Karena ada aspek legal yang menjadi
konsekuensinya, sistem ini perlu diberi masukan informasi yang sangat valid.
Procurement
performance reviews
Ini adalah aktivitas mengulas kemampuan Seller dalam memenuhi kewajibannya yang tertera di kontrak.
Kewajiban ini meliputi aspek teknis, aspek jadwal, biaya, dan kualitas.
Inspections
and Audits
Pembeli akan melakukan inspeksi pada deliverables, untuk memastikan itu sesuai dengan kebutuhan.
Pembeli akan melakukan audit para proses yang ditempuh oleh Seller dalam rangka memenuhi
spesifikasi yang ada di kontrak.
Performance
reporting
Pihak Seller memberikan informasi berupa Work Performance Data dan Work Performance Reports
kepada Buyer (Anda). Anda mengevaluasi informasi ini menggunakan basis item spesifikasi tertera di
kontrak untuk mengetahui kinerja Sellter, dan itu untuk bahan juga melaporkannya ke Manajemen Anda.
Payment
System
Sistem yang dibuat untuk memenuhi asas keadilan bahwa Seller akan dibayar dengan adil, dengan tepat
waktu. Contoh alur ya, misalnya saja:
• Seller menyelesaikan deliverables tertentu;
• Seller membuat invoice dan mengirimkannya kepada Buyer (Anda);
• Invoice diperiksa, apakah sudah sesuai atau tidak;
• JIka sudah sesuai, invoice ini diteruskan ke pihak AP (accounts payable) Anda
• AP membayarkan ke Seller sejumlah rupiah tertera di Invoice.
Beda kontrak, tentu akan beda nih sistem paymentnya.
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

25. Control Procurements: Tools & Techniques
25
Claim
Administration
Kontrak adalah sebuah hubungan, dan bisa saja terjadi ketidaksepakatan pada perjalanannya. Sebuah
sistem harus dibuat untuk menangani kejadian dispute, klaim, atau bahkan tuntutan. Berikut ada
beberapa preferensi, terurut berdasarkan tingkat keumumannya/kelazimannya :
1. Negosiasi
2. Mediasi
3. Arbitrasi – keterlibatan pihak Ketiga untuk membuatkan keputusan bagi kedua pihak
4. Litigasi / Pemerkaraan
Record
Management
System
Dokumentasi kontrak, termasuk korespondensi, disimpan dalam sebuah sistem recording. Kita bicara
tidak hanya fisik, tapi juga elektronik. Intinya, bisa di akses kembali setiap saat. Nowadays, elektronik
tentu ya, preferrred – pun secara fisik dokumen kontrak selalu terarsipkan
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

26. Control Stakeholder Engagement : ITTO
26
INPUT • Project Management Plan – mengandung stakeholder management plan, menjadi panduan bagi PM
guna mengelola engagement ke para stakeholders
• Issue Logs – log ini adalah keluaran dari proses Manage Stakeholder Engagement. Log ini
harus diperhatikan guna memastikan bahwa semua isu yang terjadi, di selesaikan dan
dituntaskan. Dokumen ini juga menjadi salah satu alat komunikasi yang baik karena menandakan
bahwa kita peduli dengan isu penting dari para stakeholders kita, yang kita sematkan owner untuk
masing-masingnya, plus informasi resolusinya.
• Work Performance Data
• Project Documents
TOOLS &
TECHNIQUE
• Information Management System - sistem ini akan membantu PM mengkonsolidasikan berbagai
informasi guna menyediakan informasi kepada para Stakeholders, dalam format yang mereka
inginkan
• Work Performance information
OUTPUT • Work Performance Information
• Change Request
Things to
Consider
-
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group

27. Knowledge and Skills
27
Trend Analysis Teknik matematika yang menggunakan data masa lalu untuk memprediksi masa depan. Dalam trend
analysis, kita sering membandingkan data dengan basis acuan, entah itu acuan ruang lingkup, jadwal,
atau biaya guna mendapatkan informasi variansinya.
Process Analysis
Techniques:
Lean
Sebuah sistem yang memaksimalkan nilai kepada pelanggan dengan meminimalkan sampah/limbah.
Contoh dari Lean Project management ini adalah :
1. 6 sigma DMAIC (define, measure, analyze, improve, control)
2. Deming Cycle (A3), terdiri atas 6 bagian :
• Pernyataan masalah
• Pernyataan situasi terkini
• Pernyataan akar masalah
• Alternatif Usulan Solusi
• Usulan rekomendasi Solusi
• Pernyataan analisis cost-benefit (untung rugi)
Six Sigma Sekumpulan alat dan teknik untuk peningkatan proses. Six Sigma digunakan untuk meningkatkan
kualitas dari output sebuah proses dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi sebab masalah dan
meminimalkan keragaman output
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Tidak ada kaitan erat secara eksplisit PMBOK, tapi selalu menjadi konsiderasi di proses Group
ini.

28. Knowledge and Skills
28
Kanban Sebuah sistem yang menyediakan kecepatan yang ajeg/stabil, fokus, dan konsistensi delivery. Kenapa
sistem ini digunakan ? Well, ada 3 sebab :
1. Kanban memastikan ada ritme kecepatan kerja yang terjaga
2. Kanban memastikan delivery bisa lebih cepat
3. Sistem Kanban mendukung perbaikan-perbaikan kecil dan selalu berkelanjutan
Kanban diterapkan menggunakan 4 pondasi :
1. Mulailah dari proses yang existing
2. Hormatilah proses yang ada, peran dan tanggung jawab yang ada, serta posisi-posisi yang ada
3. Bersepakat untuk melakukan perbaikan sedikit demi sedikit
4. Mendorong sikap leadership pada semua level
Kanban didasarkan pada proses-proses inti seperti :
1. Visualisasikan pola kerja
2. Batasi jumlah pekerjaan yang dikerjakan
3. Aturan main kerja harus dieksplisitkan
4. Perbaikan secara bareng2, kolaboratif
5. Kelola alur
Project Quality
best practises
and standards
1. ISO – biasanya ISO 9001
2. BS – British Standards
3. CMMI – Capability Maturity Model (level 1 hingga level 5 – tertinggi)
Ini terkait dengan quality best practise. 3 di atas, dapat digunakan sebagi acuan proses manajemen
kualitas untuk project management
Quality validation and
verification
techniques
1. Verification: apakah kita membangun produk ini dengan cara yang benar / tepat ?
2. Validation: apakah kita membangun produk yang benar ?
Executing Process Group
Monitoring & Controlling Process Group
Tidak ada kaitan erat secara eksplisit PMBOK, tapi selalu menjadi konsiderasi di proses Group ini.