Rencana pengelolaan proyek pembangunan sistem manajemen layanan TI BPKAD meliputi analisis kebutuhan, pembuatan prototype, desain sistem, evaluasi prototype, pembuatan sistem, testing, instalasi, dokumentasi dan training. Proyek ini melibatkan project manager, programmer, UI/UX designer dan requirement analyst selama 16 minggu dengan anggaran Rp 450 juta.

1. EAS MPPL Steve Daniels 05111640000084
Proses-proses Manajemen proyek :
1. Konsepsi
Tahap konsepsi ada dua bagian, yaitu:
1. Inisiasi Proyek. Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai
dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan
dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut
menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.
2. Kelayakan Proyek. Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan
mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi
memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya. Tiga hal pokok
yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan,
kapan dilakukan, siapa yang terlibat
2. Perencanaan
Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan:
● Penyiapan rencana proyek secara detail
isi rencana proyek pada umumnya meliputi: Jadwal pekerjaan, anggaran dan sistem
pengendalian biaya, Work Breakdown Structure secara rinci, Bagian-bagian yang
beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi masalah-masalah
yang mungkin terjadi, Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya, Rencana
pengujian hasil proyek, Rencana dokumentasi, Rencana peninjauan pekerjaan, dan
Rencana pelaksanaan hasil proyek.
● Penentuan spesifikasi proyek secara rinci
Ada dua macam jenis spesifikasi:
1. Spesifikasi kebutuhan user. Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang
diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan
apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.
2. Spesifikasi kebutuhan proyek. Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan
terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk,
ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.
3. Eksekusi
Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti:
1. Pengembangan Perangkat lunak . Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke
dalam bentuk development process.

2. 2. Pengadaan. Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun
material.
3. Produksi .Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan
produksi berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan
dan progress report.
4. Implementasi. Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek, dapat
juga dilakukan training untuk user.
4. Operasi
Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan
kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut.
Manfaat penerapan manajemen proyek
● Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
● Memiliki batas waktu yang jelas
● Mengidentifikasi metode analisa peramalan
● Mengukur prestasi terhadap rencana
● Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
● Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampau
Modul/fitur apa saja yang akan diimplementasikan untuk proyek diatas
Auditor:
● Membuat keluhan
● Mengecek status laporan keluhan/kendala
Personel Biro IT:
● Melihat daftar laporan keluhan/kendala
● Mengubah status laporan keluhan/kendala
Activity Diagram

3. ● Membuat keluhan
● Mengecek status keluhan

4. ● Melihat daftar laporan keluhan
● Mengubah status keluhan

5. RENCANA PENGELOLAAN PROYEK PEMBANGUNAN
SISTEM MANAJEMEN LAYANAN
TI
BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAN ASET DAERAH
Disiapkan oleh:
Steve Daniels 05111640000084

6. Latar Belakang
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD adalah lembaga di tingkat
Provinsi yang diamanatkan oleh undang-undang untuk mengelola keuangan dan aset
daerah.
Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para staff pegawai melakukan kegiatan
pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI. Perangkat TI yang digunakan
terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI yang digunakan oleh auditor
mencapai ratusan.
Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang
terjadi antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun
keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani
oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan perangkat TI
sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala mempunyai
keterbatasan. Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu
penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi
kinerja sebuah organisasi.
Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala,
maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses
perekaman keluhan dan kendala.
Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola teknis
yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai
permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu manajemen
proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen layanan TI lebih
terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
Proses-proses yang didukung oleh sistem manajemen TI ini meiputi:
1. Pencatatan laporan keluhan
2. Penyediaan daftar laporan keluhan
3. Pengubahan data status pada laporan keluhan

7. Ringkasan Jadwal dan Anggaran Dana
Kegiatan Rentang
Waktu
Mulai
(DD/MM/YYYY
)
Selesai
(DD/MM/YYYY
)
Cost
Analisis
Kebutuhan
3 Minggu 20/05/2019 07/06/2019 Rp
20,000,000.00
Pembuatan
Prototype
3 Minggu 03/06/2019 28/06/2019 Rp
80,000,000.00
Desain Sistem 4 Minggu 17/06/2019 05/07/2019 Rp
40,000,000.00
Evaluasi
Prototype
2 Minggu 24/06/2019 05/07/2019 Rp
15,000,000.00
Pembuatan
Sistem
6 Minggu 08/07/2019 16/08/2019 Rp
250,000,000.0
0
Testing 1 Minggu 19/08/2019 23/08/2019 Rp
10,000,000.00
Instalasi 1 Minggu 26/08/2019 30/08/2019 Rp
30,000,000.00
Dokumentasi 10 Minggu 24/06/2019 30/08/2019 Rp
50,000,000.00
Training 1 Minggu 02/09/2019 06/09/2019 Rp
5,000,000.00
Dalam penjadwalan ini pihak developer aktif hanya di hari kerja (senin-jumat)

8. Tenaga kerja yang dibutuhkan:
- Project Manager
- Programmer
- UI/UX designer
- Requirement Analyst
Peran dan Tanggung Jawab
Jabatan Pembagian Tugas
Project Manager ● Bertanggung jawab terhadap jalannya
proyek
● Membuat / mengumpulkan
dokumentasi proyek
● Membuat laporan
pertanggungjawaban
● Memberikan arahan pada anggota
team
Requirement Analyst ● Melakukan analisa kebutuhan
kostumer
● Mendesain jalan kerja sistem sesuai
analisa
● Menetapkan kebutuhan dari sistem
dan fungsionalitasnya
● Membuat dokumentasi untuk kegiatan
analisa kebutuhan dan desain
UI/UX Designer ● Merancang desain sistem dengan
tujuan mempermudah user dalam
menggunakan sistem
● Membuat prototype sistem
Programmer ● Membuat aplikasi sesuai dengan
detail yang diberikan
● Membuat dokumentasi aplikasi seperti
panduan instalasi
● Ikut dalam uji coba aplikasi