Kamus kompetensi disusun melalui proses analisis data kualitatif dan kuantitatif yang melibatkan wawancara dengan pemegang jabatan, atasan, dan manajemen serta fokus grup diskusi. Hasilnya dirangkum menjadi kompetensi kunci dan indikator kinerja untuk setiap peran. Draft kamus kemudian divalidasi sebelum disosialisasikan dan diimplementasikan untuk mengukur kompetensi karyawan.

1. PENYUSUNAN KAMUS
KOMPETENSI
SIEN Consultant
2014

2. Pendekatan yang digunakan
• Organization Structure
• Job Analysis Approach
• Process Based Approach

3. Langkah-langkah Penyusunan
Kamus Kompetensi
Initial Process
Mengumpulkan data pendukung:
Company profile, visi/misi, job description,
meeting dengan beberapa key person, dll.
Job/Function/Role Analysis
Pengumpulan data dengan cara/metode:
• interview BOD
• focus group discussion ke manager
• interview job holder, atasan
• questionaire
Drafting Competency
Menganalisa data, baik secara kualitatif
maupun kuantitatif, kemudian menuliskan
draft kompetensi
Validation
Konfirmasi ke management/user tentang
draft model kompetensi
Finalization &
Implementation
Finalisasi & Sosialisasi Kamus Kompetensi
Mengukur & mengevaluasi kompetensi

4. Proses Analisa
Data
Collecting
Metode :
-
BEI/Intervie
w
- Secondary
- Data
- Sampel
responden
- BEI, terhadap
pelaku fungsi &
atasan
Transkrip interview
Raw data
Draft
Kompetensi
-Label / Title
-Kompetensi
Kunci
Penyusunan
grading dari
setiap jabatan
sesuai
Kompetensi Kunci
Verifikasi & validasi
Implementasi
Pengesahan
Kamus
Kompetensi
Sosialisasi Pengukuran &
evaluasi
kompetensi
Klasifikasi
transkrip & raw
data berdasar
Competency
Scope
Identifikasi
Kompetensi
Kunci
Pengelompokan
Kompetensi Kunci
berdasarkan :
- Theoretical Approach
- Benchmark
- Thematic analysis.
Data
Analysis

5. Langkah 1
• interview job holder, atasan, kelompok manajemen;
• focus group diskusi (FGD) ke manajer;
• transcript inteview.
Langkah 2
• analisa transcript dan FGD, identifikasi indikator kunci;
• menuliskan kembali indikator secara jelas dan detil;
• mengelompokkan indikator yang sama;
• membuat kode/coding dari indikator perilaku tertentu yang
memungkinkan kompetensi dapat dilihat tingkatannya.
Langkah 3
• mengkategorikan indikator kedalam kategori yang lebih luas
(mis: Leadership, Analitycal Thinking);
• menelaah kembali indikator kunci untuk melihat perbedaan
dan kesamaannya;
• mendiskusikan kembali indikator kunci untuk melihat mana
tingkatan perilaku yang efektif, kurang efektif atau paling
efektif terhadap job target nya.
Langkah Menyusun Kompetensi

6. Langkah 4
• ambil kesepakatan atas pengkategorian tersebut;
• membuat masing-masing judul Kompetensi (label/title of
competencies), merangkum pengertian kompetensi (summary
definition of competencies), menyusun indikator kunci yang
terkandung didalamnya (competency criteria/key indicator)
Langkah 5
• mereview kembali konsistensi dari rangkuman sebelumnya,
• Pastikan setiap indikator kunci sesuai dengan kebutuhan fungsi
jabatan
Langkah 6
• rangkum hasil langkah 5, tulis draft kompetensi yang sudah dibuat;
• persiapkan dengan baik judul serta definisinya secara jelasuntuk
menghindari perbedaan pengertian
Langkah Menyusun Kompetensi

7. Langkah 7
• Susun draft kamus kompetensi
• Lakukan verifikasi dan validasi
Langkah 8
• presentasikan hasil draft kompetensi kepada manajemen
puncak/manajer senior.
• pengesahan kamus kompetensi
• sosialisasikan kepada seluruh fungsi terkait
• lakukan pengukuran dan evaluasi kesesuaian terhadap kamus
kompetensi yang ditetapkan
Langkah Menyusun Kompetensi

8. Contoh Parameter Kunci
a. Soft Competency
• Pendidikan
• Pengalaman
• Pelatihan
• Sertifikasi, dll
b. Technical Competency
• Manajerial
• Kepemimpinan
• Pengetahuan Teknikal
• Penguasaan Alat Kerja
c. Organizational Competency
• Kepribadian
• Sikap kerja
d. Environmental Requirement
• Kondisi lingkungan
• Resiko di tempat kerja

9. Contoh Skala Kompetensi
a. Introductory
Cukup mengetahui, untuk menanamkan kepedulian
terhadap fungsi kerja orang lain
b. Basic
Mengerti (ilmu dasar) sebagai dasar pengerjaan tugas
c. Intermediate
Mengerti (ilmu dasar & teknikal) dan mampu
melaksanakan (ketrampilan teknis) sehingga
pengerjaan tugas lebih efektif
d. Advance
Menguasai (ilmu dasar & teknikal) dan mampu
melakukan analisa (pengembangan ilmu & teknik
terkait) sehingga pengerjaan tugas lebih efektif &
efisien
e. Expert

10. Contoh Kamus Kompetensi