Dokumen tersebut membahas tentang sistem pencatatan sipil di Indonesia yang mencakup pengertian, komponen, kaidah universal, cakupan peristiwa, dan prinsip pencatatan untuk peristiwa penting seperti kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, dan lainnya."

1. PENCATATAN SIPILPENCATATAN SIPIL
DALAM PENYELENGGARAANDALAM PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKANSISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

2. I. PENDAHULUAN
Administrasi Kependudukan
Adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban
dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan
melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil,
pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan
hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor
lain.
Sistem Administrasi Kependudukan (SAK)
Merupakan jaringan pelayanan dan sarana
informasi/komunikasi data kependudukan bagi
Pemerintah, Masyarakat dan Dunia Usaha
1. Pengertian
Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan,
sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat
dilihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :

3. I. PENDAHULUAN
Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan,
sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat
dilihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :
Pencatatan Sipil
Adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh
seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi
Penyelenggara Pencatatan Sipil
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Adalah sistem informasi nasional untuk memfasilitasi
pelayanan penerbitan dokumen penduduk atau surat
keterangan kependudukan dan pengelolaan data hasil
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dengan
teknologi informasi dan komunikasi
1. Pengertian -- lanjutan

4. I. PENDAHULUAN
2. Esensi Pembangunan Sistem Administrasi Kependudukan
Esensi membangun SAK adalah membakukan atau memantapkan
mekanisme penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil terutama kelahiran, kematian, perkawinan dan
perceraian yang dilakukan berbagai instansi terkait didukung
dengan sistem informasi yang mampu menghimpun data
penduduk dengan tepat waktu dengan cakupan lengkap serta
menyeluruh dan dapat dimanfaatkan untuk penerbitan dokumen
penduduk dan pelayanan publik lainnya.
Untuk melaksanakan program rintisan SAK termasuk dalam
penyelenggaraan pelayanan, perlu diterapkan mekanisme yang
berisi persyaratan dan prosedur serta tatacara seperti yang telah
dituangkan dalam pedoman termasuk formulir-formulir pelayanan
dan blangko dokumen penduduk sekaligus langkah-langkah yang
harus ditempuh dalam pendaftaran penduduk, pencatatan sipil
dan pengelolaan informasi.

5. I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK
Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
penyelenggaraan sebagai berikut :
a. Pengembangan SAK merupakan sarana untuk menciptakan
sistem pengenal tunggal dalam dokumen penduduk
sebagaimana direkomendasi oleh MPR RI dalam TAP
Nomor VI/MPR/2002;
b. SAK ditujukan untuk menyediakan data kependudukan hasil
registrasi penduduk dan pencatatan sipil guna mendukung
pemerintahan, pelayanan publik dan pembangunan dalam
era otonomi;
c. Penerapan SAK merupakan langkah untuk mendorong
setiap penduduk secara tertib melaporkan dan memiliki
dokumen atas peristiwa kependudukan dan peristiwa
penting yang dialaminya;

6. I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK -- lanjutan
Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
penyelenggaraan sebagai berikut :
d. Penyelenggaraan SAK diupayakan dapat :
- meningkatkan pemahaman penduduk atas manfaat
kepemilikan identitas penduduk dan dokumen
kependudukan
- mendukung pengintegrasian dan pertukaran data
penduduk antar lembaga yang melayani administrasi
kependudukan secara tertib dan berkesinambungan
- menjamin keamanan data individu yang terhimpun
dalam bank data dan dapat diakses dalam sistem
jaringan nasional
- mewujudkan perlindungan terhadap hak sipil dan hak
politik penduduk melalui penerbitan dokumen penduduk

7. I. PENDAHULUAN
4. Komparasi Administrasi
Kependudukan dengan Civil
Registration
Penyelenggaraan administrasi
kependudukan di Indonesia dengan
rekomendasi penyelenggaraan civil
registration dari Perserikatan Bangsa-
Bangsa terletak pada re-grouping dan
cakupan peristiwa penting yang
direkomendasikan, sebagaimana di
dalam perbandingan berikut .

8. VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI
DITJEN. ADMMINDUK
VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DANVISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN
STRATEGI DITJEN ADMINISTRASISTRATEGI DITJEN ADMINISTRASI
KEPENDUDUKANKEPENDUDUKAN
A. VISI :
B. ’’TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DNG
PELAYANAN PRIMA MENUJU PENDUDUK
BERKUALITAS TAHUN 2015’’
B. MISI :
’’MENINGKATKAN KUALITAS PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI TK. PUSAT DAN
DAERAH, SERTA MENGEMBANGKAN POTENSI
PARTISIPASI MASYARAKAT DLM MENDUKUNG
TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN’’

9. • Penyelenggaraan SAK dimaksud untukPenyelenggaraan SAK dimaksud untuk
lebih meningkatkan pelayanan kepadalebih meningkatkan pelayanan kepada
rakyat dlm pengurusan dokumenrakyat dlm pengurusan dokumen
penduduk, sekaligus untuk meningkatkanpenduduk, sekaligus untuk meningkatkan
kepemilikan dokumen penduduk dlmkepemilikan dokumen penduduk dlm
memberikan perlindungan kpd masyarakatmemberikan perlindungan kpd masyarakat
melalui dokumen yg sah, sekaligusmelalui dokumen yg sah, sekaligus
menghimpun data penduduk secara baik,menghimpun data penduduk secara baik,
benar dan terpercaya. Sehingga terwujudbenar dan terpercaya. Sehingga terwujud
suatu pemerintah yang efektiv dansuatu pemerintah yang efektiv dan
akuntabel.akuntabel.
KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANGKEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG
ADMINISTRASI KEPENDUDUKANADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

10. KOMPARASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN CIVIL
REGISTRATION
Capil (Indonesia) Vital Events
1. Birth (kelahiran)
2. Death (kematian)
3. Foetal Death (lahir mati)
4. Marriage (perkawinan)
5. Divorce (perceraian)
6. Annulment (pembatalan
perkawnan)
7. Judicial Separation
(pisah meja ranjang)
8. Adoption (pengangkatan
anak)
9. Recognition (pengakuan
anak)
10. Legitimation (pengesahan
anak)
Administrasi Kependudukan Civil
Registration
1. Kelahiran
2. Kematian
3. Perkawinan
4. Perceraian
5. Pengangkatan Anak
6. Pengakuan Anak
7. Pengesahan anak
8. Perubahan
Kewarganegaraan
Dafduk (Indonesia)
• Pencatatan Biodata
• Pengurusan Identitas Penduduk
• Perpindahan Penduduk
• Pendaftaran kelahiran, kematian, lahir
mati, perkawinan, perceraian
• Imigrasi (status domisili)
Population Event
• Changes of Address
• Changes of Name
• Immigration (1st
time reg)
• Granting/withdrawl of citizenship

11. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan
Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut
:
Pencatatan Sipil
Adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam
kehidupan seseorang pada register catatan sipil oleh
Instansi Penyelenggara Catatan Sipil sebagai dasar
penerbitan kutipan akta.
Sistem Pencatatan Sipil
Sistem pencatatan sipil merupakan bagian dari sistem
pencatatan menyeluruh dalam sebuah negara, mencakup
segala bentuk pengaturan hukum, institusi dan teknik
pelaksanaan yang diperlukan untuk mewujudkan fungsi-
fungsi pencatatan sipil.

12. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan
Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut
:
(lanjutan)
Register Akta Catatan Sipil
Adalah daftar yang memuat data otentik mengenai
peristiwa penting yang diterbitkan dan disahkan oleh
Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku
Akta Catatan Sipil
Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah
yang menyelenggarakan pencatatan sipil (meliputi 5 jenis
yaitu akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan
pengakuan anak).

13. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan
Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut
:
Kutipan Akta Catatan Sipil
Adalah kutipan data otentik yang dipetik sebagian dari
register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat
berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku
(lanjutan)
Salinan Akta Catatan Sipil
Adalah salinan data otentik dari seluruh dari register akta
yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

14. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
2. Komponen Sistem Pencatatan Sipil di Indonesia
Sebagai sebuh sistem, komponen sistem pencatatan sipil
di Indonesia meliputi : dasar hukum, kelembagaan,
aparatur, prosedur, persyaratan, dan dokumen,
sebagaimana tergambar di bawah ini.
SISTEM
CAPIL aparatur
kelembagaan
prosedur
persyaratan
blangko
dokumen
Dasar hukum

15. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
3. Kaidah Universal Civil Registration
Kaidah universal civil registration yang direkomendasikan
oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa meliputi 3 (tiga) hal
yaitu : azas, fungsi dan norma.
a. Azas
- Universal
Pencatatan sipil dilaksanakan atas semua peristiwa
penting yang dialami penduduk pada semua wilayah
negara tanpa kecuali
- Permanen
Pencatatan sipil diselenggarakan pada sebuah sistem
yang permanen yang ditetapkan oleh negara

16. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Wajib
Pemerintah wajib menetapkan sebuah sistem yang
permanen untuk menyelenggarakan pencatatan sipil dan
setiap penduduk atas amanat hukum wajib melaporkan
setiap peristiwa penting yang dialaminya
- Terus menerus
Pencatatan sipil diselenggarakan secara
berkelanjutan/terus menerus untuk setiap peristiwa
penting yang dialami seseorang
a. Azas
-- lanjutan

17. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Hukum
Pencatatan sipil menghasilkan dokumen hukum bagi
seseorang, utamanya bagi status keperdataan
seseorang
- Statistik
Pencatatan sipil memberikan pembuktian peristiwa
penting yang dialami seseorang, yang dalam
pencatatannya membantu pengumpulan data untuk
masukan statistik vital yang memberikan data bagi
perencanaan pembangunan
b. Fungsi
- Kerjasama
Merupakan fungsi kerjasama timbal balik antara sistem
pencatatan sipil dengan lembaga lain yang memerlukan
data pencatatan sipil untuk pelayanan publik

18. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Pengelolaan, operasionalisasi dan pemeliharaan
- Penyiapan kerangka hukum
c. Norma
- Komunikasi, informasi dan edukasi
- Komputerisasi
- Pengarsipan register dan pengeluaran data individu

19. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
4. Cakupan pencatatan sipil
Pencatatan sipil di Indonesia meliputi pencatatan atas
peristiwa penting :
a. Kelahiran
b. Kematian
c. Perkawinan
d. Perceraian
e. Pengangkatan Anak
f. Pengakuan Anak
g. Pengesahan Anak
h. Perubahan Nama
i. Perubahan Jenis Kelamin
j. Perubahan
kewarganegaraan

20. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
Prinsip pencatatan atas peristiwa penting dimaksud
dilaksanakan dengan prinsip sebagai berikut :
a. Pencatatan Kelahiran, didasarkan atas surat keterangan
penolong/orang yang mengetahui persalinan. Untuk
anak yang tidak diketahui asal usulnya, pencatatan
kelahiran didasarkan atas berita acara penemuan dari
kepolisian.
b. Pencatatan Kematian, didasarkan atas surat keterangan
kematian dari dokter/petugas kesehatan atau penetapan
Pengadilan
c. Pencatatan perkawinan, didasarkan atas surat
keterangan perkawinan dari Pemuka Agama.
d. Pencatatan perceraian, didasarkan atas keputusan
Pengadilan

21. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
e. Pencatatan pengangkatan anak didasarkan atas
penetapan Pengadilan Negeri
f. Pencatatan pengakuan anak didasarkan atas surat
pengakuan ayah kandung yang disetujui oleh ibu kadung
g. Pencatatan pengesahan anak didasarkan atas
pengesahan perkawinan kedua orang tua kandung
h. Pencatatan perubahan nama didasarkan atas :
- Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM untuk
perubahan nama keluarga;
- Penetapan Pengadilan Negeri untuk perubahan nama
kecil

22. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
i. Pencatatan perubahan jenis kelamin, didasarkan atas
penetapan Pengadilan
j. Pencatatan perubahan kewarganegaraan, didasarkan
keputusan Pengadilan

23. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
1. Metode
Pencatatan sipil dapat dilaksanakan dengan
menggunakan 2 (dua) metode, yaitu manual atau
menggunakan teknologi informasi (komputerisasi)
2. Tahapan
Metode apapun yang digunakan, apakah dengan cara
manual atau menggunakan teknologi informasi,
pencatatan harus melalui tahapan :
- Pelaporan, yaitu penduduk yang bersangkutan datang untuk
melaporkan peristiwa penting yang dialaminya;
- Verifikasi, yaitu proses pencocokan data yang tertera dalam
dokumen persyaratan
- Validasi, yaitu proses pengujian kebenaran data yang tertera
dalam dokumen persyaratan
- Penerbitan akta

24. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Prosedur
Prosedur pencatatan sipil dilaksanakan melalui :
- Desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota : bagi
pencatatan kelahiran WNI, kematian, dan perkawinan
- Kabupaten/Kota : bagi pencatatan kelahiran WNA,
perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak,
pengesahan anak, perubahan nama, perubahan jenis
kelamin, perubahan kewarganegaraan
b. Persyaratan
Persyaratan pencatatan sipil pada dasarnya meliputi :
- Persyaratan inti, yang merupakan dasar dilaksanakannya
pencatatan, sebagaimana didalam prinsip pencatatan
- Persyaratan dokumen kependudukan lain, seperti KTP, KK,
dan lain-lain.

25. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Formulir dan blangko
Jenis formulir pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :
- Formulir pelaporan
- Formulir permohonan
Jenis blangko pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :
- Blangko register akta
- Blangko kutipan akta
Yang terdiri dari 5 jenis, yakni :
- Akta kelahiran
- Akta kematian
- Akta perkawinan
- Akta perceraian
- Akta pengakuan anak

26. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
4. Pemutakhiran
a. Pencatatan baru, yaitu yang dilakukan atas dasar
terjadinya sebuah peristiwa penting yang dialami oleh
penduduk
Pemutakhiran data catatan sipil dapat dilakukan
dengan 3 (tiga) cara, yaitu :
b. Perubahan akta
Perubahan akta dapat dilaksanakan atas
permohonan penduduk dengan atau tanpa penetapan
pengadilan.
c. Pembatalan akta
Pembatalan akta dilakukan atas dasar penetapan
pengadilan karena ada kesalahan prosedur atau
hukum materiilnya

27. a. Pengkajian dan penyempurnaan peraturan pencatatan sipil
(Undang-Undang, PP, Keppres, Kepmen);
b. Konsolidasi format kelembagaan catatan sipil di Kabupaten/Kota;
c. Pengkajian dan penyusunan sistem, prosedur, standar
pelayanan pencatatan sipil;
d. Penciptaan tertib penyelenggaraan catatan sipil dengan
mengakomodasikan hak perdata yang tidak diskriminatif;
e. Peningkatan kualitas pelayanan pencatatan sipil melalui
peningkatan profesionalitas SDM, akuntabilitas dan transparansi
pelayanan;
f. Peningkatan cakupan pemilikan akta dan perubahan kualitas data
melalui program rintisan catatan sipil dengan SIAK;
g. Penerbitan format dan spesifikasi akta dengan standar nasional
IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN
STRATEGI CATATAN SIPIL
1. Arah Kebijakan Teknis

28. a. Membangun komitmen politis, kebijakan dan operasionalisasi
catatan sipil secara nasional.
b. Meningkatkan eksistensi Direktorat Pencatatan Sipil sebagai
pembina operasional penyelenggaraan catatan sipil
c. Membina kerjasama dengan instansi yang terkait dengan catatan
sipil di tingkat Pusat , Provinsi, Kabupaten/Kota.
e. Melaksanakan kegiatan pencatatan sipil melalui pendekatan
piloting( SIAK), pengkajian untuk penyusunan kebijakan teknis
(studi kasus)
…………Lanjutan IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS
DAN STRATEGI CATATAN SIPIL
d. Menggalang kerjasama dengan LSM dan Masyarakat yang
concern dengan penyelenggaraan catatan sipil sebagai
partnership
2. STRATEGI
f. Meningkatkan profesionalitas SDM perumus kebijakan dan
pelaksana teknis catatan sipil
g. Merintis upaya pembukaan kontak pengaduan masyarakat
( Hotline Services) untuk peningkatan pelayanan catatan sipil di
Kabupaten/Kota
h. Membangun “international Civil Registrasion NetWorking” dengan
Lembaga-Lembaga Internasional

29. V. Permasalahan Pencatatan Sipil dalam Kerangka SAK
1. Pada dasarnya permasalahan dalam catatan sipil
sama dengan permasalahan yang dijumpai dalam
administrasi kependudukan, yaitu landasan
hukum, kelembagaan,SDM,Sistem Informasi,
Terkonsentrasinya tempat pelayanan di Kab/Kota,
kesadaran masyarakat.
2. Selain 6 (enam) masalah mendasar tersebut,
permasalahan oprasional catatan sipil yang perlu
diperhatikan adalah:
a) Banyak dari Kab/Kota belum mempunyai Perda
tentang Penyelenggaraan Capil, yang ada baru
Perda tentang Retribusi Penggantian BiayaCetak
Kutipan Akta
a. Permasalahan Dasar :

30. b) Komputerisasi yang dilaksanakan sekedar untuk
pelayanan belum menjurus kearah integrasi data
c) Belum terbangun koneksitas data antara Dinas
Capil, Pengadilan Negeri, Pengadilan Agama dan
KUA.
d) Tersendatnya pelayanan catatan sipil pada daerah
terpencil, karena pelayanan terkonsentrasi di
Kab/Kota
e) Sangat dinamisnya mutasi /pergantian pejabat di
Dinas/Kantor Catatan Sipil.

31. b. Materi (contoh masalah fundamental)
1. Implikasi pencatatan karena beda asas
kewarganegaraan yg dianut antar negara
2. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan
beda kewarganegaraan;
3. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan
kontrak antara WNA dengan WNI.
4. Pencatatan perkawinan beda agama.

32. VI. PENUTUP
Program Rintisan SAK dapat terlaksana jika
semua pihak berperan aktif. Pengembangan
program rintisan SAK merupakan langkah awal
dalam mewujudkan tertib administrasi
kependudukan, termasuk tertib pencatatan
sipil dalam upaya pemenuhan hak-hak sipil
penduduk.