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情報共有ツールの 投資対効果を考える
"Office 365 を導入する前、導入した後に情報共有ツールでの投資対効果をどのように考えれば良いのか？ということをまとめた”読み物”となります。 (スライド数が多いのでダウンロードしてご利用ください。また、再利用可の資料となります。詳細は資料内をご確認ください。また、PowerPoint ファイルとして流用されたい場合は、お手数ですが下記のコミュニティにご参加頂きダウンロードをお願いいたします) また、上記の資料についての質問やご意見などは下記コミュニティ内で受け付けております（可能な限り） M365 コミュニティにご参加される場合は以下の URL からご参加ください。 https://www.yammer.com/japanoffice365users/#/home ""Office 365 を使い始める/使い倒す” シリーズをまとめたクリップボードは以下です。 https://www.slideshare.net/microsoftjp/clipboards/office-365"
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情報共有ツールの 投資対効果を考える
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- 2. ”Office 365 を使い始める/使い倒す“ シリーズについて 本シリーズの資料は、 Office365 のサービスを使い始めたい / 使い倒したい という時に見て頂く “読み物” です。 サービスの仕様などは公開されておりますが、 使う前にどのようなことを考えておけば良いのか？ という資料がなかったため、ご要望を良く頂くテーマごとに シリーズとして徐々に増やしていく予定です。 また、テーマごとの資料も更新予定です。
- 3. ”Office 365 を使い始める/使い倒す“ シリーズの公開予定のテーマ SharePointで 始める情報共有と そのアプローチ 情報共有ツールの 使い分け 使ってみよう OneDrive for Business Teams を 展開して使い倒す 情報共有ツールの 費用対効果を考える 未定公開済み 未定 公開済み ファイルサーバーを SharePoint に 移行するための アプローチ 公開済み 本資料
- 4. Creative Commons の「表示 4.0 国際 (CC BY 4.0)」です。 以下にどんな利用条件なの？という説明があります。 https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.ja https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/legalcode.ja 資料の再編集（説明用に文字減らすとか一部利用するなど）は 実施して頂いて構いませんが元の私の意図とずれてしまうような 使い方だけ避けて頂ければと思います。 この資料の再利用について
- 5. 本資料について 本資料は、 Office 365を導入する前もしくは導入した後に、 どのように投資対効果を考えるべきか？ということについて質問をよく頂きましたので、 そのための考え方をまとめた資料となります。 （諸事情により情報量が少なく、完成度が低い状態のまま公開させて頂きます） 少しだけ補足（というか言い訳） こちらの資料は、私の過去の経験と弊社含めたいくつかの事例を基に、 基本的な考え方と利用するための考え方をこのように考えておけば良いのでは？という資料ですので、 使えるところを使って頂き、皆様の会社の状況という視点を加えて頂き、 本資料をご活用いただければと思います。 （表現がゆるいのは、気軽に読んで頂きたいという思いだとお考え下さい） Customer Success Marketing 担当：Masaru SUMI
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- 8. 新しいものを使うなら新しいことを 一方で、クラウドを導入した企業で、単にメールが変わっただけという話も 少なくない状況ですが、投資対効果を考える際に “これからの働き方を変える” という点を入れて、 ”コスト削減以外のこれからの働き方を変える“ 投資対効果を 考えるのは非常に良い話であり、本来実施すべきことです。 ただ、一方で社内で説明を実施しようとすると、 ”コスト削減以外のこれからの働き方を変える“投資対効果の説明が難しい というのも事実ですので、その点をサポートすることができればというのが この資料の目的でもあります。 （もっと言うと、現場感では変えたほうが良いのは明らかだが、 諸事情でそれを説明できない場合の助けになればと） 新しいことするなら、前向きに何かを変えることのほうがやりがいがある！
- 9. さて、あらためて “現状のコスト” ＞ “今後のコスト” という式が簡単に成立すれば、導入における投資対効果については これ以上考える必要がありませんが、 •“現状のコスト” ＞ “今後のコスト” が成立しない • ”コスト削減以外のこれからの働き方を変える“ ことを考えたい → 以後、”前向きな投資対効果“ と表現します。 という方に向けてこの先説明を続けていきます。 結論から言うと、皆様がなんとなく頭で思っていることは正しく、 実はそんなに考える種類がなかったりします。
- 10. （参考）意外とコスト削減で突破できるか も？ スケールによるコスト • 特にクラウドと同じ容量を自社設置でやる場合 • データセンターのセキュリティレベルとかは自社データセンターで同じことをすると 天文学的な数字に •同じ認証を全部取ろうとしたときの定期的に発生するコンサルの費用とか 必要な時だけ / 使った分だけ • SaaS の場合は、必要な分だけのユーザーライセンスを用意する BCP への対応 これを自社設置で実現しようとすると、NW の構成や運用を含めて考えると凄い費用です。 見えないコスト 人がやっていることはかなりあります。ただ、この点については自社内の人で想定するこ と自体がこれなぜかタブー視されて対象外になることが多いです。次のスライドを参照。
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- 12. ”前向きな投資対効果“ をどう考える？ 実際に考えた際に、皆様が説明に苦慮するのが、 数値化したデータの“妥当性”や“説得力”を持たせるところとなります。 ちなみに、以下の ２つのアプローチがあります。 •“妥当性” や “説得力” を度外視して、数字を適度に適当に作って 説得する（これは、明らかに現状よりは良くなることがわかってお り、 やる意味があるが資料に記載できないような諸事情がある場合な ど） • “妥当性” や “説得力” をある程度持たせないといけない状況であり、 本当に新しいことが実現できるかも含めてちゃんと考える
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- 14. 投資対効果を数値化する 適当に適切な投資対効果を作る？という点ですが、これは意外と簡単です。 というのは昔のポータルや検索エンジンを導入するという時にも同じような 話があり、以下のような投資対効果をだしていました。 ポータルや検索を導入した時の投資対効果 投資対効果 ＝ 情報を見つける時間が短縮される時間 ｘ１日に実施する回数 ｘ 社員数 x 平均給与 ｘ 1カ月 ＝ ５分短縮 x ５回 x ５００人 x ２５円/分（時給１５００円） x 20営業日 ＝ ６,２50,000円 クラウドが仮に月額 ５００円だとすると、２５０，０００円で説明 DONE！ソフトウェアの時はこ れに
- 15. “妥当性” と “説得力” さて、前の例がすんなり通る場合とそうでない場合があります。 ＝５分短縮 x ５回 x ５００人 x ２５円/分（時給１５００円） x 20営業日 これ、確かにコストが削減される観点では これ以上でも以下でもありません。 ただ、これ本当に何が変わるの？という突っ込みを受けると 途端に難しくなるのです。わかりますか？ （あと、試算の結果が億を越えた時とかもよくわからなくなりま すね）
- 16. 実際の業務を想像すると ５ 分短縮 x５ 回 ですが、実際の業務で考えると これ、何が変わるんだっけ？という突っ込みがくると途端に説明が難しくなります 本当にこの件でフラストレーションがたまっていたとしても 体験していない人には伝わらないというのもあります。特に上の方の視点からは... 資料作成 ミーティング 報告書作成した 検索した 検索した 11:00 12:00 13:00 13:30 14:30 5 分短縮した 10 分短縮した 11:00 12:00 13:00 13:30 14:30
- 17. “妥当性” と “説得力”ってどうすれば？ ここから、たまに違う路線に行くケースがあります。 たとえば、今まで情報を探すのにフラストレーションがあったの が 簡単に情報が見つかるようになったからイライラしなくなって なんか職場の雰囲気が良くなって、コミュニケーションが増えて プライスレスな価値がでるんです．．． （上記のような内容は誇張していますが、本当に何もネタとして 出すものがない時に発生します）
- 18. “妥当性” と “説得力”を持たせるために 現実のシナリオに少し距離を近づけることがポイントです。 ただし、どこまで現実に近づけるのかという度合いで 投資対効果を算出する難易度や時間が難しくなります。 そして、皆様の中には本気の業務プロセスの改善などを含めて 情報共有ツールを新しく導入するプロジェクトは現実的に できないと考えていると思います。 そう思っている皆様は間違いなく正しいです。 業務プロセス １ つ取っても真面目にすると非常に時間かかるの で。
- 19. そこで改めて考えてみる 情報共有ツールという視点だけで、投資対効果を考えれないかと。 で、こういう話を振っているので、回答は “ある” です。 ここでのポイントは“業務プロセス” という高尚で理想的なところに は 手を出さない（というか実は出しても意味がない）で、 情報共有ツールの性質を基に考えれば良いのです。
- 20. （補足）業務プロセスの改善 ここで私が言っている “業務プロセスの改善“ はどちらかというと 定型業務で、プロセスを見直すことによるプロセス全体の効率化などの イメージです。当然全体のプロセスを変える手段としてIT ツールが 出てくることはあります。たとえば、ワークフロー使って部門間越えた プロセスを効率化するとかです。 が、この資料では、まずは “情報共有ツール” で考えてみてほしいのです。 そして、矛盾するようなことを言いますが、 最終的には、 “業務プロセスの改善”（の補完が近い） にたどり着きます。 言いたかったことは、入口の視点を わざわざ高尚な “業務プロセス” の改善にすると何も始まらないと。
- 21. 投資対効果を考え始めるまえに 情報共有ツールの投資対効果という点で、ちょっとユニークなの は “業務プロセス” の改善と違い、必ず便利になることです。 プロセス1 プロセス2プロセス3 プロセス4 “業務プロセス” の改善だと、プロセスを 1 つ短縮するとか、入れ替えるとか サブプロセス1 サブプロセス2 サブプロセス4 サブ プロ セス 3 仮にサブプロセスをプロセスの中の情報処理（コミュニケーションとか）とすると、 新しい情報共有ツールによる時間短縮などは必ず実現できる
- 22. 情報共有ツールの効果は全員が対象？ 必ず便利になるところがあるのですが、 投資対効果を考えるときに対象が広すぎると逆に 内容が汎用的になり、“説得性” と “妥当性”が難しくなります。 ただ、そこは情報共有ツールならではですが、 ”対象の粒度“ と ”できること“ で考えると 意外とアプローチしやすいです。
- 23. 対象の粒度と関連する作業イメ―ジ 全社員に一般的に 適用できる汎用シナリオ 広範囲に適用できる 特定のシナリオ 部門単位に 適用できるシナリオ ・・・ チーム単位に 適用できるシナリオ 個人単位に 適用できるシナリオ 会議の効率化 / 調整業務/ 申請系（休暇承認、経費精算とか）のイメージ 全員が利用するわけではないが全社員が利用できる仕組みなので リモートワーク（介護、育児なども含む）などのイメージ 部門単位の業務の効率化であり、俗に言われるプロセス改善のイメージ （こちらは規模によってチーム単位と同じになります） 職種レベルで同じ仕事をしている人たちの一般業務の改善のイメージ （部門内には複数のチームがあるので、 1 つのチームを考えると掛け算で部門になることが多い） 個人の作業改善のイメージ
- 24. 情報共有ツールとしてやりやすいのは 1 全社員に一般的に 適用できるシナリオ 広範囲に適用できる特 定のシナリオ 部門・チーム単位に 適用できるシナリオ 会議の効率化 ←これはわかりやすい 調整業務 ← ここも効果は？ということはありますがやりやすい 申請系（休暇承認、経費精算とか） ← 実はここは微妙に大きい話になるので優先度低 リモートワークの仕組みと以下のテーマでのシナリオによる効果 • 遠隔地との仕事 • 介護/育児/時短 など 仕事の１日のシナリオ （シナリオがかける粒度 を 適切に選択すること） ここは説得力がでるところであり、 本来実施すべき ”前向きな投資対効果“ です。 ここのシナリオを複数書ければだいたい ＯＫ です。
- 25. 情報共有ツールとしてやりやすいのは 2 個人の作業の効率化なので、正直あまり手を出したくないところです。 言えることは、“コミュニケーションが早くなる“ /“探しやすくなる” とかだけです。 なので、“説得力” とか “妥当性” という観点で難しいということです。 本当は、Excel の機能とか関数をくわしくて、操作がめちゃ早いみたいな ことは投資対効果としては実務としては抜群に効果があるのですが、 投資対効果という観点では、Man Machine 分析のようなこと （ 1 日の個人のデスクワークをすべて録画し、どのようなアプリで どのような作業をしているか？というイメージ）をしなくてはいけないので 実施コスト的には Too Much です。 個人単位に 適用できるシナリオ
- 26. わかりやすいのは会議ネタ 投資対効果を • 出張費削減とか • 会議に関連する紙の削減とか で出せるのであれば投資対効果を出すという意味では完了です。 （もちろん、ほかの内容の説明も必要ですが、数値的には言い切 れる） ただ、過去の経験上このネタだけで終わるケースはあまりないで す。 ということと、もう少し“本来実施すべき ”前向きな投資対効果 “ を 考えないと本当の意味での投資対効果になりませんので
- 27. （参考）会議関連の指標 • 徒歩圏の違う建屋への移動時間の削減 • 宿泊と伴わない出張費用の削減 •交通費の削減 • 移動時間の削減 • 持参するはずだった紙の資料 • 宿泊を伴う出張費用の削減 • 交通費の削減 • 移動時間の削減 • 宿泊費用の削減 • 出張に関する手当（食事代など）の削減 • 持参するはずだった紙の資料 • 上記に共通して • 出張に同行する人数の削減 （最低 1 人が現地に行くようにするなど） 勘違いしないで頂きたいのですが、 何が何でも Ｗｅｂ 会議を利用して 削減をしろと言っている訳ではないです。 人と人の仕事なので、顔を合わせることは 必須であり、重要な手段であることは変わりません ただ、必ずしも毎回出張が必要か？という ことを一度考えて頂くことが重要です。
- 28. シナリオを考えて数値化を考える 会議ネタであっても、関連するシナリオを考え始めた時点で 少しだけ手のかかるな投資対効果の話をする必要があります。 ただ、ここからどんどん深く考えてしまうケースを良く聞きますが、 大きい粒度からステップで考え、途中で数値が集まったら ＳＴＯＰ です。 全社員に一般的に適用できること→ 広範囲に適用できる特定のシナリオ → 部門単位に適用できること → ・・・ 元の目的は、あくまで “妥当性”と“説得力”のある数値化 を作ることです！
- 29. ここからの注意 投資対効果の本来は払った費用よりも上回るメリットを 長期的に得られることです。 利益 ＝ 売上– コスト 結論から言うと、情報共有ツールの投資対効果として 事前に効果として確実に言い切れるものは、“コスト” 削減だけで す。
- 30. コスト削減しか言い切れないの意味 1 先ほどのポータルや検索の例で考えると ５ 分短縮x ５ 回 の例だと説明だと “妥当性” と “説得力” は ありませんでした。 ただ、これが、 ６ 分短縮 ｘ １０ 回だと話が変わります。 すなわち、うまく時間をやりくりすることで、 １ 日に １ 時間の余剰時間を確保することができると 考えることが可能になります。
- 31. コスト削減しか言い切れないの意味 2 空いた １時間を考えることにより、 • 新しい企画を考えることや • お客様の訪問を増やす ことができる今後の売り上げにつながるであろう行動に つながります。すなわち、情報共有ツールを導入前に 言い切れるのは “コスト” 削減のみということです。 シナリオを実現し て 一定期間後に 空いた リソース 売上
- 32. 定量化の種類 投資対効果は、導入前 / 導入後にわかるものの 2種類があることはご理解頂けたと思いますが、 定量的な数値化をするものについても ２ 種類あります。 投資対効果 定量的な効果 定性的な効果 もともと数値化されており金額に関連づけれるもの 例）時間、ハードウェア費用、保守・運用費、ライセンス 費用など 人の感覚をはかるもの 便利になった、使いやすい、など 個人によりばらつきが出てしまうもの（絶対化できない）に対して効果を確認したい時に 利用 利用のタイミングはテストや導入後に実施。また、定性的な感覚を数値化することも当然 可能
- 33. なぜ、定性的な効果が必要か？ 働く人を中心に見た場合の以下の 2 つの理由で重要です。 •実際にユーザーが使いやすくて、継続して使ってもらえるか？ 便利になった反面新しい課題が出てきていないか？ ということを確認するための必要 • ユーザーが感じる便利になったという感覚の結果に加えて、 人との交流の広がり・深さなど文化的な側面に関する情報の収 集
- 34. 投資対効果の種類のまとめ 導入前にわかる効果 導入後にわかる効果 定量効果 既存の数値化されている効果想定したシナリオに対しての効果 定性効果 なし あるべき姿 / シナリオに付随する効果 導入前にわかる効果 導入後にわかる効果 定量効果 既存の下記に関するデータ • 既存でコストがかかっており、今後減るもの • 新しいことをするために今後増えるコスト シナリオに基づいたデータの取得 • アンケート • 関連するログデータの取得 定性効果 なし （ 感情や感覚として、望まれる姿 / あるべき姿 を想定しておくことだけ） ただし、現状の不満は確認するのはあり （本質を言うと、 Ｖｉｓｉｏｎ レベルのもの は あったほうが良いのですが．．．本資料では割 シナリオやあるべき姿に関するデータを アンケートで取得 • “イライラしなくなった” の ようなマイナスをゼロにするもの • “チームの繋がりが深くなったと感じる” の ようなプラスのもの 投資対効果をだすために必要なことは
- 35. 定量効果 - 導入後にわかる効果の例 “定量効果- 導入後にわかる効果の例” は効果を計測するための シナリオを作るということと同義になります。 そして、このシナリオが “説得性” と “妥当性” を決める ポイントになります。ただ、そんなに難しく考える必要はありま せん。 情報共有ツールならではというかベースとなる考え方の 種類がそんなにないので。ただ、落とし込みの粒度は重要です。
- 36. “シナリオが必要な効果”の落とし込み “シナリオが必要な効果”の落とし込みの例と粒度 例）会議の時間の削減 全社員の会議時間が削減される → 空いた時間で新しいことできるではなく 営業部門の会議時間が削減される →会議時間が削減されることにより営業の訪問回数が増える → ツール導入後の見込める売上の増加 ＝平均売上単価 ｘ （ １/案件獲得の平均訪問回） ｘ （導入後の平均訪問回数 – 導入前の平均訪問回数） ｘ 確度（％） 例）そのほか売上としては、会社としてあるべき姿として必要だと思われるもの • 商品企画室が企画のための時間を十分に確保できる • 開発事業部が関連する部署およびほかの会社がプロセスの短縮により納期が早まる
- 37. 会議の効率化を考えてみる 会議の効率化についてはいくつかの観点があります。 会議は本来は、“物事を決める場所“ですが、 投資対効果という観点で考えるとゴールは ２つです。 • 会議の回数を減らす •１ つの会議の時間を減らす そのほか、いろいろ下記のような問題はありますが、別のアプローチが必要で す。 今は、下記ができている前提で考えます。 よくわからないが同席だけしている人がいる 目的がよくわからない 会議で何も決まらない 会議が時間内に終わらない 良いアイディアがでない 合意形成ができない
- 38. どのように変えていくべきか？ まずは、会議を大きく以下の ２つのカテゴリがあると思います。 • 進捗報告系の会議 売上の確認、プロジェクトの進捗共有のイメージ •アイディアを出す会議 新製品のブレストや、チームビルディング的な会議のイメージ 投資対効果という点では、“進捗報告系の会議”が焦点となります。
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- 40. どのように考えるか？ 進捗報告系の会議は、 ・・・ → 会議→ 関連する行動 → 会議 → ・・・ というように、本来は １つの大きな連続したプロセスです。 上から下の状態にするためにはどうしたら良いのか？と考えると、たとえば、“活動” における コミュニケーションを増やすことで会議の時間で話す必要がある時間を減らすということを 考えることができます。このように包括的に考えることにより、全体の効率性を考えることができ、 そして、結果的に会議も短縮されるということになります。 会議 活動 会議 活動 活動 会議… 会議 活動 活動…会議 活動 会議
- 41. もうちょっと具体的に想像すると 会議に出られなかった人は 録画した会議や議事録を確認 会議と会議の間に 会議の内容を受けた継続的な コミュニケーションをどこからでも簡単 に 次の会議は 「前回の会議」のアクションと 「会議と会議の間に」のコミュニケーション延長 で より効率的な会議や会議自体の削減も可能 会議中に 全員で同時に議事録・資料などを作成し、 会議の中でアクションなどをまとめる 時間の削減 上記のように考えるとシナリオ自体が具体的になり、 “説得力および妥当性のある” ＝ “本当に業務が変わる”ということを実現できるようになります。 また、このようなシナリオが情報共有ツールで実現する業務改革ならではのシナリオになります。
- 42. 今後シナリオを考えるときは 自宅 自社 自社自社 お客様先 自社 自社 自宅 以下のように実際の活動から、さらに問題になってそうなところを深堀していくというのが良いで す。 本来であれば、下記のようなシーンからユーザーにヒアリングするのが良いのですが、 情報共有ツールの投資対効果を考える場合は、汎用化したシナリオで十分かと思います。 ポイントは汎用化シナリオであってもまずは絵に起こして全体で見ることを試してみてください。
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- 44. テレワーク＝外で働く 1 今まで、シナリオに基づいた効率性での説明をしてきましたが、 昨今、働き方改革の流れで、“テレワーク” というキーワードがでてきます。 そして、テレワークという言葉が、単に“外で効率よく働く” という話だけでは なく、 介護や産休などの言葉と一緒に話題になることが多くなりました。 私の資料では、主に “外で効率よく働く” ということを前提にしています。 介護や産休は雇用の維持という別の側面があるため同じロジックは使えません。
- 45. テレワーク＝外で働く 2 会社外で働く仕事のシナリオで投資対効果がでるものを考えると 大きく 2種類のカテゴリが存在します。 外で働く テレワーク “社外 ＝ 自宅以外“で働く “社外 ＝ 自宅” で働く 自宅にいる必要性があ る 自宅にいる必要性がな い 生産性 人財の雇用 維持 費用で敢えてみると 再教育・再雇用 費用など （ただ、そういう話ではない）
- 46. テレワーク＝外で働く 3 “生産性” と“人財の雇用の維持” の実現では観点が少し違う 外で働く テレワーク 生産性 人財の雇用 維持 ＝ ＝ 場所 場所で 過ごす時間× × 気持ち 適切に 働いている 状態の可視化 テレワーク ⇕ 通常業務 切り替えの壁 × × 気持ち • 喫茶店 • サテライトオフィス • 移動中 • ワーケーション など • 在宅勤務の方の 後ろめたさの解消 • ほかの同僚に対しての 評価の公平性 など • 1時間以内 • 数時間 • 1日 • 数日 など • ムダから解放された解放感 報告作業のために会社に戻るとか • 通勤ラッシュを避けれる 憂鬱さからの解放 • 本当に考えることに 時間をとれた充実感 など • 通常業務に戻るための 準備期間 • 在宅勤務をするときの 明確なルールの周知と 周囲の理解 • 仕事のキャッチアップ可否の不安 • 会社の仕組み提供による 帰属意識の増加 • 同じ環境の同僚に対しての サポートしたい気持ち など
- 47. まとめ 情報共有ツールの投資対効果を考える際には、 “シナリオ” を作ることにより、単なる数字づくりではなく、 本来の意味での業務の改革に近づけることができるようになります。 情報共有ツール特有の “シナリオ”の世界はそんなに難しく考える必要がないです が、 一方で “妥当性” と “説得力” のある汎用化されたシナリオを どのように作ることができるのか？というところがポイントになります。 そして、本質はこのシナリオをきちんと実現しつつ俗に言われる PDCA を まわすことで、本当に意味で投資対効果を得られますので、 是非シナリオを作り組織をあるべき姿に変えてみてください。