2012年iSUCでの私の講演プレゼンチャートを公開用に編集して共有します。

1. 本気で考える、脱メール
IBM コラボレーション・ソリューション・スペシャリスト
大川 宗之
twitter @munesora
blog http://d.hatena.ne.jp/munesora

2. 3.11 以降、ソーシャルに注目
携帯はだめだったけど、
Twitter はつながった
Twitterで 歩きながら
災害情報が Twitterで励
得られた！ まされた！

3. 3.11 IBM社内でのコラボレーション
 地震直後
 チャットでお互いの生存確認
 Web会議システムで緊急ミーティング
 次の日から
 タイムラインで自分の状況シェア
 ポータルで全社員へ情報提供
 メールで上司が部下へ指示
 一週間後から
 コミュニティで支援活動の議論
 グループウェアで義援金募集アプリ

4. 3.11 IBM社内でのコラボレーション
メールは１つの手段に過ぎなかった

5. 今の世の中のメール

10. 現在のメールの使われ方と問題点
お知らせ
• 全社通達
× 不要な情報増加
• 事務処理の期限案内 × 保存メール増加
• 新しい資料更新の案内
• 新製品発表
× 後から来た人は知
• メールマガジン ることができない
• etc

11. 現在のメールの使われ方と問題点
ディスカッション
× 話の流れが追えない
• 問題への対応方法検討 × 同様のメールが沢山
• 提案書ドラフトの意見交換
• 製品仕様に関するQ&A
溜まる
• 調査内容のレビュー × 後から参加しにくい
• etc
× 外から見えない

12. 現在のメールの使われ方と問題点
調整作業
• 仕事の依頼
× スピードが遅い
• ファイル編集 × 進捗の把握が困難
• スケジュール調整 × ファイルのバー
• プロジェクトメンバー集め
• 専門家の紹介依頼 ジョン管理が困難
• etc

13. そもそもメールとは
 特定の相手へ
 非同期で送る
 通知の仕組み

14. 合わない場合
特定の相手へ 要オープン
非同期で送る 要スピード
通知の仕組み 要共有

15. お知らせ
特定の相手へ 要オープン
非同期で送る ○
通知の仕組み ○

16. ディスカッション
特定の相手へ 要オープン
非同期で送る ○
通知の仕組み 要共有

17. 調整作業
特定の相手へ ○
非同期で送る 要スピード
通知の仕組み 要共有

18. 大量メールは怖いのです・・・

19. “大半の人は電子メールの受信後、6秒
以内に何らか のリアクションを行う。
これは、電話がかかってきたときの平均
的な反応秒数とほぼ同じである。”
⁃ ラフバラー大学による研究 (2002年) より

20. Q. 人は一度集中力が途切れると元の集中力
に戻るのに何分必要とするでしょう?
A. 15分

21. “電子メールを使う人は、スクリーンを
通常の2倍の頻度で切り替え、心拍数も
「非常事態」レベルに高まって いた。
彼らを5日間、電子メールを使わない環
境に置くと、心拍数はより自然なものへ
と落ち着いていった。”
⁃ カリフォルニア大学アーバイン校と米国
陸軍による“電子メール休暇”の 効果に
関する共同研究（2012年）より

22. メール依存症は根深い …

23. ではどうすればいい？

24. まずはメール機能の活用
 色付きメール

25. まずはメール機能の活用
 色付きメール
あなただけ
 三日月メール

26. まずはメール機能の活用
 色付きメール
 三日月メール
 通知しない

27. 根本解決方法

28. 間違ったツールの使用

29. 最適なツールを利用する
Web Conference
Social Bookmark Instant
Messaging
File share Discussion DB
Bulletin Board Twitter
Social Network Service Wiki
Blog Tagging
RSS

30. 道具は使い分け

31. ツールは統合して利用活性化

32. Gartner社 第4世代コラボレーション
Gen4コラボレーションは、新たなテク
ノロジというよりは既存のコラボレー
ション・サービスを再パッケージしたも
のに近い。
Gen4コラボレーションを採用する企業
は、競争優位を獲得する可能性が高い。

33. メールと他のツールのシームレスな統合
ソーシャルネットワーク
ブログ、コラボレーション
スペース、ソーシャルブッ
インスタントメッセージ
クマーク、プロフィール
チャット、在席確認 ファイル共有
オフィスソフト
サイドバー
表計算、ワープロ、
RSSフィード、ウィ
プレゼンテーション
ジェット、ライブテキス
ト
PIM
メール、カレンダー、 ビジネスアプリケーション
アドレス帳、ToDo

34. グループウェアの利用

35. 「ツールを変えればメールは
激減しますよ」

36. 共有しなきゃダメ

37. Collaboration Communication

38. 在席確認・チャットの利用

39. リアルタイム・コラボレーションの必要性
利用自由度
メール
リアルタイム
コラボレーション
電話
対面会議
レスポンスの早さ

40. メール チャット
1時間 10秒
1時間 10秒
1時間 10秒
1時間 10秒
1時間 10秒
合計 5時間 合計 50秒

41. メール チャット
メール洪水 メール削減

42. ソーシャルウェアの利用

43. サイロからオープンへ

44. マイクロブログでオープンな
コミュニケーション
ABC社様向けソーシャル提案書作成中なう。
ソーシャル提案ならいい資料あります。
http://www.hogehoge.com/hogehoge
お、その情報いただきです！
大阪出張でお薦めホテルはありますか？
本町ならAAAホテルが小奇麗でいいですよ。
今年の部門方針はどうも納得できないなぁ。

45. メール
 クローズ
 秘密裏に仕事を進められる
 複雑な文書を送付可能
ボード
 オープン
 他者の知見を得られる
 簡単な文章でスピード重視

46. ボードでのコラボレーション実例
さんのボード
お探しの情報ありましたよ
別の視点の情報を下さい
すみません、ありません
メールでは
発生しなかった
確かその情報ありますよ コラボレーション
リンクはこれです

47. 日程調整をオープンにすると…
 案件ミーティングに、ソリューションを
持っている営業が来てくれた
 勉強会に、思ってもいない人が参加して
くれた
 送別会に、本当に送別したいと思ってい
る他部門の人が参加できた

48. コミュニティをオープンにする
コミュニティ・スペース チーム・スペース
≠
 社員自身がコミュニティ・スペースを作成  システム管理者がチーム・スペースを作成
 社員個人の判断でコミュニティに参加  社員はチーム管理者により追加される
 コミュニティからの脱会は自由  離任時にチーム管理者がメンバーを削除する
 参加、脱会を繰り返しながら、コミュニ  チームメンバーのみが参加する
ティの目的に会う人達が残る  チーム内に閉じた高いセキュリティ
 公開を前提としたゆるいセキュリティ

49. フォローで情報Pushをオープンにする
ファイル コミュニティ タグ 専門家 ブログ・Wiki
フォ フォ フォ フォ フォ
ロー ロー ロー ロー ロー

50. “Problem is filter failure, not info overload”
（情報爆発が問題なのではなく、フィルターが問題なのだ）
- Clay Shirky

51. まとめ
 ツールは使い分けて生産性アップ
 メールとツールの統合が効果的
 ソーシャルウェアで次のレベルへ

52. 2012年12月12日は
“NO EMAIL DAY”

53. Thank You