Microsoft Teams 管理のススメ

自己紹介
目代昌幸（もくだいまさゆき）
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2014/01 ～ 2020/07
トレノケート
非公式キャラクター
トレノケート株式会社
マイクロソフト認定トレーナー（MCT)
Microsoft MVP for Office Apps & Services
担当コース
・Enabling Microsoft Teams for Collaboration (MS-300T03)
・PowerAppsで実践する業務アプリのローコード開発ハンズオン
ほか

章の構成
Teams概要
チームやチャネルを構成する
コミュニケーションツールとしての
Teams
アプリの利用
Web会議
まとめ
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Microsoft Teams は
仕事で使うリソースを一か所に集めて、
業務に集中するためのツールです。
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「さぁ仕事をはじめよう」
• 提案書を完成させよう
• 上司から修正箇所の指摘をもらってたな
• 参考にするファイルをもらってた
• 同僚にもレビューもらわなきゃ
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業務情報へのアプローチ①
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Teams 以前

業務情報へのアプローチ②
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△ △プロジェクトの
残タスクを確認して、
ドキュメントの修正指示
コメントを見ながら。。。
Teams のある世界

Microsoft Teams は
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チームやチャネルを構成する
どう構成するのが適切なのか？
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部署、会社を超えたプロジェクトへの参画することが増えた
部署を超えて、プロジェクトに参画
個人
個人個人
プロジェクト
部署に対して仕事がアサインされる
• これまでの仕事のやり方
組織部署
プロジェクト
同時に複数のプロジェクトに参加するようになった
• 最近の仕事のやり方

会社組織にはどんなチームがありますか？
プロジェクトと置き換えても良いです
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質問

社内で発生する「チーム」
 期間限定で作成されるチーム
 展覧会出展用チーム
 新入社員用トレーニング（当社の場合
 特定のプロジェクト
 一般的な業務プロジェクト
 他社との協業プロジェクト
 業務上のチーム
 大掃除プロジェクト
 全社新年会幹事
 社内業務改善プロジェクト

チーム内の「チャネル」を目的別に作成する
 展覧会出展用チーム
 チームメンバー全体へのアナウンス
 ブース設営
 チラシ作成
 プレゼンテーション準備
 当日連絡
 大掃除プロジェクト
 チームメンバー全体へのアナウンス
 掃除用具手配
 掃除箇所へのメンバー割り当て調整
 掃除完了報告
 次回実施へのメモ

チームとチャネルをどう構成・運用すべきか？
 組織で構成せずに【仕事】で構成しましょう
 チーム・チャネルを作るときは【目的】単位
で作りましょう
 組織構造を（何も考えずに）そのままマッピング
するのはNG
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Microsoft Teams は
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Teams で作成可能なチームの種類
 プライベートチーム
 チームが存在すること自体を社内に秘匿する
 参加にはチーム所有者からの招待が必要
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 パブリックチーム
 チームの検索で表示される
 参加申請＞招待
 組織全体
 ライセンスを持つユーザーは
無条件で参加
 全社員に見られていることに
注意する

チームの目的を設定する
 wiki にプロジェクト憲章(PMBOK)を記載する
 「このチームの目的」を明確にする
 チームリーダーの仕事として責任をもって設定
 「チームの目的」サンプル
 チームの目的
 メンバーに期待する資質
 メンバーの役割
 少人数なら列挙したほうがGood
 チームのゴール（測定可能な成功基準）
 チーム参加用コード

チームやチャネルは
• 社内に存在する無数のプロジェクトの数だけ
チームが作成される
• ひとりが複数のチームに所属する
• プロジェクトの性質に応じて自由に作成する
• だれもが作成する可能性がある
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コミュニケーションツールとしての Teams
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コミュニケーション手段としての Teams
 社内のコミュニケーション手段
 口頭
 電話
 会議
 メール
 Teams ←New
 たばこ部屋
 LINE
 Slack
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ワークスタイルの多様化
 リモートワーク
 海外のパートナーとのやり取り
 時短勤務
 産休・育休
 災害などの出勤困難時の業務手段
 同時に複数のプロジェクト対応
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 どんな場所でも
 自分の都合の良いタイミングで
 レスポンス良く
 仕事に集中する

メールとは違ったマナー・注意事項①
 簡潔に伝える
 「いつもお世話になっています。」不要
 「以上、よろしくお願い致します。」不要
 発言が無いからといって見ていないわけではない
 「全体の７％が発言していれば、社内SNSは成功」
 同組織の多くの社員が見ていることを意識する
 たばこ部屋ではありません
 朝礼でその話できますか？
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メールとは違ったマナー・注意事項②
 特定メンバーで共通の目的に向かって仕事をする。
 誰に見られても構わない情報ではあるが、
組織全員に見てもらう必要はない
 チームの話題以外は、チーム外でやってくれ
 チームの目的に沿った投稿をする
 チームの目的定義、プロジェクト憲章が大事
 チーム外の話題は、チーム外でやってくれ
 作業に集中するためのTeams
 Teamsアプリの中に常駐して仕事
 本当に伝えたい人に＠メンションする。

メールとは違ったマナー・注意事項③
 炎上対応
 炎上する要素はたくさんある
- メールよりも早く会話が交わされる
 ゆっくり考える時間が無い
- 話の途中で投稿されがち
• 結論まで読めない
 チャットを一時的に止める
- 見かけたメンバーも止める
 直接会話する

コミュニケーションツール
としてのTeams
• メールとは違ったマナーがありそうだ
• 個人のSNSとも違う
• 「会社のツール」
• 利用している時間と場所はひとそれぞれ
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アプリの利用
外部アプリケーションの利用
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業務で利用する SaaS サービスは
どんなものを使っていますか？
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質問

仕事で使うリソースを一か所に集めるツール
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タブにアプリを追加
 Formsアンケートをタブに追加して、メンバーの
意見収集
 外部Webサイトをタブ留めして直接参照
 Backlog、github、Trello
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チャットにアプリを追加
 botと会話
 Forms Botで簡易アンケート
 Power Virtual Agent でタスク登録や申請処理などを
チャットで行う
 外部システムからの通知を受取る
 自社ブランド名がツイートされたら通知
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様々なアプリの利用が可能
 Office 365 や Microsoft のサービス
 Planner
 Power Apps
 Forms
 外部アプリケーション
 タスク管理
 インシデント管理
 顧客管理
 利用できるアプリはTeams管理者が管理可能
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アプリの利用
• アプリの利用を適切にコントロール
• 情報漏洩対策もOffice 365 で統一
• 外部サービスもチームの中に埋め込んで、
作業に集中できる環境を作る
• システム通知を受けたりBotで自動処理をする
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Web会議
映像、音声、画面共有
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ミーティングライフサイクル
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前段階
進行中の会話
コンテンツを準備して
議論する
チームからの会議予約
Outlookからの会議予約
会議中
任意のデバイス
映像と音声、または
チャットで参加
ビデオとコンテンツを
表示
デスクトップ、アプリ、
コンテンツを共有
スマホからフォローま
たは共有
記録と再生
会議後
グループチャットを続
ける
アクションアイテムの
フォローアップ
メモを共有
録音を共有する
コンテキスト付きの
フォローアップ会議を
スケジュールする
● ● ●

Web会議の始め方
 予定された会議
 チャット中にWeb会議を始める
 返信ボックスのアイコンから
「今すぐ」「だれとでも」開始できる
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Web会議を予約する/始める
 Outlookから
 チームやチャネルは指定せずに会議招集が可能
 従来のSkype会議と同じ
 Teamsから
 アプリの「予定表」から予定を作成
- どのチャネルメンバーを含めるか指定可能
 チャネルチャットからメンバーとすぐに開始
- チャネルメンバーが自動的に会議に含まれる
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Teamsから会議のメリット
 Teamsの予定表から会議
予約すると、チャネル選
択ができ、参加している
メンバー全員を会議招集
できる
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Web会議に参加する
 予定表のリンクをクリックする
 Teams チャットのリンクをクリックする
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Teams 会議のオプション
 （録音/再生）デバイス設定
 会議のメモ（テキストメモ
 録画（レコーディング）
 Streamに自動的に保存され、チャネルにリンクが通知
される
 背景をぼかす
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ライブイベント
 会議作成時の選択肢「ライブイベント」
 大勢に対するストリーミング配信
 OBSなどの外部ソフトウェアエンコーダの利用も可能
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参考：Microsoft Teams ライブイベントの使用を開始する

Web会議の管理はテナント全体の設定
 テナント管理者設定で様々に設定変更
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Web会議
• ミーティングライフサイクル
• 会議予約
• 会議のオプション
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Teams概要
チームやチャネルを構成する
コミュニケーションツールとしての
Teams
アプリの利用
Web会議
まとめ
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Microsoft Teams は
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