Nikita Zahurdaiev: PMO Tools and Technologies (UA) Lemberg PMO School 2024 Website – https://lembs.com/pmoschool Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Заняття #5

2. Зміст лекції №5
• Вибір інструментів управління проєктами та програмного забезпечення для
PMO
• Інтеграція інструментів PMO з існуючою ІТ-інфраструктурою
• Впровадження систем звітності та інформаційних панелей для PMO
• Забезпечення безпеки та конфіденційності даних в PMO

3. Вибір інструментів управління
проєктами та програмного
забезпечення для PMO
• Що бізнес хоче отримувати від цих інструментів?
• Як PMO хоче використовувати ці інструменти?
• Який бюджет закладається в інструменти і які інструменти хто буде
використовувати?
• Яке подальше бачення бізнесу і PMO у використанні інструментів та який
roadmap цих впроваджень?

4. Популярні готові рішення
Atlassian
• Jira Software
• Jira Atlas
• Confluence
• Bitbucket
• Trello
• Jira Align
(скоро)
MS Office
• Microsoft Project /
Microsoft Planner /
Power BI
• Excel / Word
• Outlook / Teams
• Yammer /
Sharepoint
• GitHub
Власні рішення
• Excel/Spreadsheet
• Own platforms
• Збірка різних
інструментів

5. Вибір інструментів
Стратегічна підтримка: створення різних Canvas, трекінг стратегічних досягнень
(Jira Atlas, diagrams.net, Miro)
Оперативна підтримка: оперативні вирішення в існуючих інструментах або аналіз
нових інструментів

6. Вибір інструментів
Предпроєктний аналіз: створення документації, роудмапу, аналіз конкурентів,
оцінка Project Inputs, створення каналів зв'язку (Confluence, Jira Software / Atlas,
Excel, Slack, Zoom)
Реалізація проєкту: на цьому етапі використовуватимуться всі інструменти

7. Вибір інструментів
Моніторинг та контроль виконання проєкту/програми: створення Dashboards,
таблиць, фільтрів та інших форматів репортингу та аналітики (Confluence, Jira
Software, Excel, Power BI / Lookerstudio)
Управління людськими ресурсами: контроль рекрутингу, онбордингу, найму та
звільнення, збір зворотнього зв'язку (Jira Software, Excel, Google Forms)

8. Вибір інструментів
Впровадження методів, процесів та інструментів та Управління центральною базою знань:
створення Process map, бази знань, темплейтів (diagrams.net, Miro, Confluence, Jira
Software/Atlas, Zapier)

9. Вибір інструментів
Навчання та коучинг: створення Process map, бази знань, темплейтів (diagrams.net, Miro,
Confluence, Jira Software/Atlas)
Управління ризиками: створення реєстру ризиків по проєкту та портфелю (Excel, Confluence)

10. Вибір інструментів
Управління задоволеністю клієнтів: обробка запитів, збір зворотнього зв'язку (Jira
Software, Google Forms, Excel)
Управління задоволеністю топ менеджменту: контроль взаємодії з
стейкхолдерами, створення Dashboards, таблиць, фільтрів та інших форматів
репортингу (Excel, Confluence, diagrams.net, Miro, Power BI)

11. Вибір інструментів - основне
• Краще менше різних інструментів - це легше
• Думайте хто це буде контролювати
• Думайте про бюджет в перспективі масштабування
• Думайте про переходи між інструментами під час масштабування
• Краще популярні інструменти
• Відкрите API та можливість кастомізації

12. Інтеграція інструментів PMO з
існуючою ІТ-інфраструктурою
• Оцінка вже існуючих інструментів та визначення технічних вимог.
• Оцінка залученості Топ-Менеджменту та команд у цих інструментах та
процесах всередині. Розуміння захвату Топ-Менеджменту від існуючих
інструментів та процесів.
• Розробка стратегії інтеграції:
• Визначення цілей інтеграції
• Аналіз необхідних змін в вже існуючих інструментах
• Аналіз того, що треба підготувати в інструментах для повної інтеграції
• Вибір методу інтеграції
• Планування ресурсів та контроль інтеграції і підтримка роботи
інструментів між собою.

13. Оцінка вже існуючих інструментів та
визначення технічних вимог
• Збір даних про всі ІТ-системи в організації та документування / фіксація
інформації про кожну з них, її версії, інтеграції, процеси та задіяні ресурси.
• Створення Process map по існуючим інструментам.
• Створення Process map по процесах в нових інструментах та по самій інтеграції.
• Оцінка бюджету та людського ресурсу, наданого часу і збереженого часу від
інтеграції та нових процесів. Визначення інших KPI.
• Порівняння очікувань після самої інтеграції та через рік-два.

14. Визначення цілей інтеграції:
Збільшення продуктивності та контролю: Автоматизація повторюваних дій.
Створення простих, модульних та прозорих процесів в середині інструментів.
Поліпшення аналітики: Інтеграція з BI-інструментами (наприклад, Power BI) для
генерації деталізованих звітів з динамічною фільтрацією та оновленням даних.
Покращення комунікації: Інтеграція інструментів PMO з комунікаційними
платформами та ChatGPT (наприклад, Slack або Microsoft Teams) для спрощення
обміну інформацією.

15. Вибір методу інтеграції:
Мануальна інтеграція: Copy/Paste даних з одного інструменту в інший.
Пряма інтеграція: Безпосереднє з'єднання між системами, наприклад, інтеграція
Jira з Slack для автоматичного оновлення статусів завдань.
Використання API: Розробка кастомних інтеграцій за допомогою підключення до
API.
Інтеграційні платформи як сервіс (iPaaS): Використання платформ, таких як Zapier
або MuleSoft, для створення інтеграцій між різними системами без необхідності
розробки коду.

16. Планування ресурсів та контроль інтеграції і
підтримка роботи інструментів між собою:
• Оцінка та розподіл ресурсів, необхідних для інтеграції, з урахуванням обмежень
бюджету, доступності ІТ-спеціалістів для розробки та тестування інтеграцій,
безпеки даних.
• Оцінка та розподіл ресурсів на підтримку інструментів та інтеграцію між ними.
• Роадмап створення інтеграцій і змін в існуючих та майбутніх інструментах,
визначення точки після якої інтеграцією можна користуватися.
• Збирайте фідбеки, аналізуйте, оптимізуйте та автоматизуйте.

17. Впровадження систем звітності та
інформаційних панелей для PMO
• Встановлення метрик для моніторингу портфелю і проєктів в кожному
портфелі
• Вибір інструментів для збору та відображення метрик та репортів
• Вибір місця централізації збору обробленої інформації
• Розробка дашбордів, фільтрів, репотрів
• Впровадження та моніторинг

18. Встановлення метрик для моніторингу
Тип
метрики
Приклади Застосування
Фінансові
KPIs
ROI (Return on Investment)
Budget Variance
(Відхилення бюджету)
Cost Performance Index
(CPI)
Earned Value (EV)
Показник повернення інвестицій, який визначає ефективність
вкладених коштів у проєкт ((дохід - витрата) / витрату * 100).
Різниця між планованим бюджетом та фактичними витратами.
Показник, який оцінює вартісну ефективність робіт, виконаних
у проєкті.
Вартість роботи, яка була виконана на даному етапі проєкту.
Операційні
KPIs
Schedule Performance
Index (SPI)
On-Time Completion
Rate
Resource Utilization
Показник, який відображає, наскільки ефективно проєкт
дотримується запланованого графіка.
Відсоток завдань чи проєктів, завершених у визначений
термін.
Ефективність використання ресурсів, часто вимірюється як
відсоток від загальної кількості доступного часу ресурсів.

19. Встановлення метрик для моніторингу
Тип
метрики
Приклади Застосування
KPIs Якості ROI (Return on Investment)
Budget Variance
(Відхилення бюджету)
Cost Performance Index
(CPI)
Earned Value (EV)
Показник повернення інвестицій, який визначає ефективність вкладених
коштів у проєкт ((дохід - витрата) / витрату * 100).
Різниця між планованим бюджетом та фактичними витратами.
Показник, який оцінює вартісну ефективність робіт, виконаних у проєкті.
Вартість роботи, яка була виконана на даному етапі проєкту.
Проєктні
KPIs
Schedule Performance
Index (SPI)
On-Time Completion
Rate
Resource Utilization
Показник, який відображає, наскільки ефективно проєкт дотримується
запланованого графіка.
Відсоток завдань чи проєктів, завершених у визначений термін.
Ефективність використання ресурсів, часто вимірюється як відсоток від
загальної кількості доступного часу ресурсів.
KPIs
Задоволеності
Працівників
Employee Turnover Rate in PMO
Average Team Satisfaction Score
Рівень текучості кадрів у PMO.
Середній показник задоволеності команди.

20. Розробка дашбордів, фільтрів в Jira

21. Розробка репортів в Power BI та Looker Studio

22. План тестування і моніторинг результатів
• Розробіть сценарії, що відображають типові та крайні випадки використання
інтегрованих систем.
• Зробіть навантажене тестування на всю інтеграцію.
• Вибір інструментів для тестування: наприклад, Selenium для веб-інтерфейсів,
Postman для API.
• Вибір інструментів для збору даних: наприклад, Prometheus
• Проаналізуйте отримані дані та підготуйте звіти для керівництва та інших
зацікавлених сторін.

23. Забезпечення безпеки та
конфіденційності даних в PMO
• Класифікація даних за рівнями конфіденційності
• Розробка Політики безпеки
• Шифрування та захист
• Резервне копіювання та відновлення
• Відповідність законодавчим вимогам

24. Класифікація даних за рівнями конфіденційності
Доступ не
обмежений
Обмежене
розповсюдження
Персональні дані,
фінансові звіти
Найвищий рівень
захисту
Процес Класифікації:
Оцінка Чутливості: Визначення ступеню чутливості даних та потенційного впливу на
організацію при їх розголошенні.
Маркування: Позначення документів та файлів відповідно до встановлених рівнів
конфіденційності.
Реалізація Заходів Безпеки: Впровадження захисних механізмів, залежно від класу
конфіденційності.

25. Розробка Політики безпеки
1 Цілі та Обсяг
Визначення мети політики,
включаючи захист даних,
інтелектуальної власності
та ІТ-інфраструктури.
Аналіз закладеного
бюджету.
2 Відповідальність
та Ролі
Створення рівнів доступу
на основі ролей.
Призначення
відповідальних осіб за
імплементацію та
дотримання політики.
3 Стандарти
Безпеки
Встановлення
стандартів, що
відповідають
міжнародним нормам
та регуляціям (ISO/IEC
27001, NIST, COBIT).
4 Процедури Реагування на
Інциденти
Розробка чітких інструкцій для відповіді
на безпекові інциденти.
5 Аудит та Моніторинг
Впровадження процесів перевірки
дотримання політики та ефективності
захисних заходів.

26. Шифрування та захист
Методи шифрування
На рівні даних
Data at Rest
При передачі даних
Data in Transit
End-to-End
Недоступний постороннім
протягом всієї комунікації
Технології шифрування
SSL/TLS
Захист веб-трафіку та онлайн-комунікації
AES, RSA
безпека файлів та повідомлень
Безпека доступу
Корпоративна
пошта
Інструменти
захисту Cisco
Фізичний ключ
доступу

27. Резервне копіювання та відновлення
3-2-1 Правило: 3 копії, 2 носії, 1 в іншому місці від інших.
Повне/Інкрементне/Диференційне: Найбезпечніше, багато часу та
простору/Економія часу і простору, бекап накладається на бекап/економія
простору, всі бекапи відносяться до повної копії.
Cloud Backup: Гнучкість і доступність, можливість зберігати дані на різних
континентах.
Тестування: Перевірка можливості відновлення, створення щомісячних повних
бекапів.
Автоматизація: зменшення часу на відновлення.

28. Відповідність законодавчим вимогам
• Визначення відповідних стандартів (наприклад, GDPR - Європа, HIPAA - Штати).
• Виявлення розбіжностей між поточними практиками та стандартами в
міжнародному та локальному форматі.
• Розробка та впровадження плану дій для усунення розбіжностей.
• Підготовка відповідної документації та звітів для демонстрації відповідності
регулювальним органам.
• Постійний моніторинг та адаптація до змін у законодавстві та стандартах.

29. Домашнє завдання!
1. Вибрати project management tools та software для PMO
1. Які задачі в яких інструментах будуть виконуватися
2. Бюджет та кількість користувачів
3. Наступні плани
2. Написати, як буде відбуватися інтеграція із існуючим ПЗ
1. Яким методом
2. Хто буде робити інтеграцію і хто буде підтримувати
3. Розробити BPMN (Business Process Modeling Notation) або BPML (описує перехід
даних по системі)
3. Скласти dashboard
1. Скласти план що буде входити в dashboard та репорти, які показники будуть
вимірюватися і на основі яких даних
2. Створити потрібні фільтри в Jira
3. Створити dashboard в Jira на основі створених фільтрів
4. Створити Excel, в якому буде відбуватися обробка даних (наприклад: план / факт
витрат часу)
5. На основі таблиці створити репорт в Power BI або Looker Studio

30. Дякую за увагу!
Додавайтесь в друзі і давайте разом робити Український PMO кращим.
І давайте почнемо з підтримки потужного проекту Очі Яструба.
Слава ЗСУ!