Dmytro Khudenko: Challenges of implementing task managers in the corporate and public sectors (UA) UA Online PMDay 2024 Spring Website – www.pmday.org/online Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Особливості впровадження
систем управління проєктами
в корпоративному і державному секторах
#projectmanagement #pmis #taskmanagement

2. 😎 Dmytro Khudenko
Всім привіт, мене звати Дмитро.
Я операційний та проєктний менеджер. Маю досвід консультування та
впровадження ІТ-рішень (CRM, системи управління проєктами) у
приватних та державних організаціях.
Сертифікований PMP та GFACT.
Поза професійною діяльністю я завзятий бігун 🏃
та велосипедист 🚴
https://www.linkedin.com/in/mitkhudenko/

3. ⚙ PM історія
Облаштування прибудинкової території. Це проєкт чи завдання?

4. ⚙ Project vs Task Management Software
⚙ Project management
📋 Task management

5. ⚙ Project vs Task Management Software
✅ Окремі невеликі завдання
✅ Індивідуальні проєкти
✅ Регулярні, повторювані завдання
✅ Команда max до 3 співробітників
✅ Проєкти будь-якої складності
✅ Складні, повʼязані між собою завдання
✅ Команда 3+ співробітників
✅ Потреба в збиранні і аналізі робочих даних
✅ Потреба в візуалізації даних (Гант, Канбан)
✅ Потреба в комунікації команди
⚙ Project management
📋 Task management

6. 💡 Особливості впровадження систем
в малих командах,
великих компаніях і державних установах

7. 👤 Команда 5 - 30 співробітників
1⃣ Можливість у керівника/власника авторитарно впровадити систему.
2⃣ Оперативний діалог з командою та швидке прийняття рішень.
3⃣ Менша кількість інших систем, що вимагають взаємної інтеграції.
Особливості впровадження систем управління проєктами в командах від 5 до 30
співробітників:
4⃣ Простіше налаштування або ж зміна системи при потребі.
5⃣ Гнучкі вимоги до самої системи, менші бюджети на її впровадження.

8. 👥 Команда 30+ співробітників
1⃣ Більший спротив та саботування при впровадженні нової системи.
2⃣ Необхідність узгодження дій з керівництвом і функціональними менеджерами.
3⃣ Суворіші вимоги по захисту даних, відмовостійкості, роботи під навантаженням.
Особливості впровадження систем управління проєктами в великих командах понад 30
співробітників:
4⃣ Довші терміни впровадження і висока вартість помилки.
5⃣ Необхідність зміни/впровадження нових процесів і політик.

9. 🤨 Причини опору команди
при впровадженні різноманітних систем

10. 🤯 Проблеми та рішення при впровадженні
- небажання будь-яких змін
Навіщо вивчати нову систему, якщо стара працює? Люди мають власні
стилі роботи, система вимагає дотримання стандартів. Зміни - це ризик.
Зміни означають більше роботи.
1 - відкритий діалог з командою
- поступове впровадження системи

11. 🤯 Проблеми та рішення при впровадженні
- небажання посилення контролю
Співробітники опираються інструменту управління проектами з-за страху
бути під повним контролем керівництва та відчувати постійний тиск бути
продуктивними протягом усього робочого дня.
2 - поступове розгортання функціоналу системи
- не використовувати систему, як інструмент покарання

12. 🤯 Проблеми та рішення при впровадженні
- впровадження будь-якої системи зазвичай нудне і стресове
Будь-яка система управління проектами - це «система». Вона визначає
набір процесів, яких повинні дотримуватися люди. Процеси - це рутини. А
рутина - це нудно.
3 - спробуйте гейміфікацію при впровадженні і використанні
- залучайте інноваторів в команді до раннього тестування

13. 🤯 Проблеми та рішення при впровадженні
- система не вбудовується в культуру компанії
Для більшості організацій система управління проектами - це просто ще
одна система. У них вже є електронна пошта, різні документи, плани
проєктів в Excel, конференц-дзвінки, наради з планування, тощо для
управління проектами. Також існує купа інших систем.
4 - бути терпимим до невдач і помилок
- популяризувати використання системи управління проєктами
- продумати правила хто і що має робити в новій системі

14. 🤯 Проблеми та рішення при впровадженні
- нерозуміння переваг від використання системи
Для більшості співробітників незрозуміло, як система управління проєктами
вирішує їх поточні проблеми. Але всім очевидно, що така система може
допомогти вирішити певні проблеми керівників і власників.
5 - спілкуватися з кінцевими виконавцями і вносити зміни відповідно
до їх потреб та скарг. Система має бути максимально зручною і
простою для безпосередніх користувачів.

15. 🔬 Project Management tool IS NOT an
employee monitoring software

16. 🤨 Серед інших проблем…
● страх перед постійним контролем з боку керівництва;
● страх покарання через недотримання дедлайнів;
● страх мікроменеджменту з боку керівництва;
● страх неможливості опанувати нову систему;
● страх перед втратою робочого часу і необхідності навчання;
● страх втрати роботи через автоматизацію;
● страх перед тим, що якщо вони будуть добре справлятися зі своїми завданнями, їм
дадуть ще більше роботи.

17. Стратегії успішного
впровадження систем

18. Алгоритм впровадження систем управління проєктами
3
2
1 4
Забезпечити
постійну
комунікацію та
навчання.
- Поступове
розгортання;
- Постійне
вдосконалення;
- Зворотній зв'язок.
Залучитись
підтримкою з
боку керівництва.
- Спланувати
впровадження; -
Залучити
співробітників; -
Популяризувати
інструмент.
📈 Впровадження систем в компаніях і установах

19. Danone Nutricia
https://worksection.com/ua/blog/danone-nutricia.html
Сервіс: Worksection
Початок впровадження: 2020 рік
Кількість співробітників: 806 / 50
Термін впровадження: 2 дні (у відділі
маркетингу)
Відповідальний: Керівник відділу маркетингу

20. Фонд держмайна України
Сервіс: Worksection
Початок впровадження: 2019 - 2020 роки
Кількість співробітників: 100
Термін впровадження: 6 місяці
Відповідальний: заступник директора Департаменту

21. Publicis Groupe Ukraine
Сервіс: Worksection
Початок впровадження: 2020 - 2021 роки
Кількість співробітників: 350
Термін впровадження: 2 підходи, б4 місяці
Відповідальний: Керівник відділу закупівель

22. Дякую!