MODUL AJAR 2 Administrasi Umum.docx

Pengelolaan Administrasi Umum
Pengelolaan administrasi
umum
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
Pengelolaan Administrasi
Korespondensi

Pengelolaan administrasi Umum
2023
MGMP
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Suku Dinas Pendidikan Wilayah II
Kota Administrasi Jakarta Barat

Halaman
A INFORMASI
UMUM.................................................................................................
1. Identitas Modul………………………………………………..1
2. Kompetensi Awal……………………………………………..1
3. Profil Pelajar Pancasila………………………………………..1
4. Sarana dan prasarana…………………………………………..1
5. Bahan Bacaan untuk Siswa……………………………………2
6. Moda pembelajaran yang digunakan………………………….2
7. Kata Kunci…………………………………………………….2
8. Ketersediaan Materi…………………………………………...2
9. Persiapan Pembelajaran……………………………………….3
BKOMPONEN INTI…………………………………………………….5
ELEMEN 1 PROSES BISNIS MANAJEMEN PERKANTORAN
DAN LAYANAN BISNIS DI DUNIA
KERJA……………………………………………………………...5
1. Tujuan Pembelajaran…………………………………………5
2. Pemahaman bermakna……………………………………….5
3. Pertanyaan Pemantik…………………………………………6
4. Kegiatan Pembelajaran………………………………………8
Pertemuan 1……………………………………………………8
Pertemuan 2……………………………………………………9
Pertemuan 3……………………………………………………10
Pertemuan 4……………………………………………………11
5. Asesmen………………………………………………………12
6. Pengayaan dan remedial………………………………………19
7. Refleksi siswa dan guru………………………………………21
C LAMPIRAN…………………………………………………………23
1. Lembar Kerja Peserta Didik…………………………………...25
2. Bahan Bacaan untuk Siswa……………………………………38
3. Bahan bacaan siswa dan guru………………………………….38
4. Glosarium………………………………………………………67
5. Daftar Pustaka………………………………………………….68
DAFTAR ISI

IDENTITAS MATA PELAJARAN
Satuan Pendidikan : SMK
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Mata Pelajaran : Pengelolaan Administrasi Umum
Kelas : XI
Fase : F
Guru/Fasilitator :
Tahun Pelajaran : 2023-2024
Alokasi Waktu : 5 x 4 Jam Pelajaran ( 20 jam x 45 menit)
KOMPETENSI AWAL
Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari
modul ini Peserta didik Sudah memiliki kemampuan dasar
tentang materi Manajemen Perkantoran dan Layanan
Bisnis.
PROFIL PELAJAR PANCASILA
 Dimensi 1. Beriman, Bertakwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa, dan BerakhlakMulia.
 Dimensi 2. Mandiri
 Dimensi 3. Bergotong Royong
 Dimensi 4. Bernalar Kritis
 Dimensi 5. Kreatif
INFORMASI UMUM

SARANA/PRASARANA
 Sumber Belajar : Lingkungan Belajar terdekat
 Alat : Smartphone, LCD, Laptop, Kertas A4,
Amplop Besar,
 Bahan : Jaringan Internet, Form Pengamatan, Daftar
Pertanyaan
Lisan/Tulis
TARGET PESERTA DIDIK
Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar
di Kelas XI (Sebelas ) maksimal 36 peserta didik
Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan
Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan
Manajemen. Terdapat 2 target peserta didik, yaitu :
1. Peserta didik dengan kesulitan belajar (hanya
menonjol pada salah satu gaya belajar saja)
2. Peserta didik dengan pencapaian tinggi
MODA PEMBELAJARAN
Model Pembelajaran :
Discovery Learning Project based learning
Moda Pembelajaran :
Paduan antara tatap muka dan PJJ (blended learning)
Metode Pembelajaran :
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Observasi
Peragaan atau demonstrasi

KETERSEDIAAN MATERI
Materi disajikan dalam bentuk aktivitas pembelajaran
(mengamati, menyimak,membaca, bertanya, mencoba, berlatih,
berdiskusi, presentasi, bermain peran, menulis,
atau lainnya) sehingga menghasil proses kognitif,
afektif dan psikomotorik yang membentuk karakter
teRdiri:
 Membaca buku dan dokumen , menuliskan hasilnya secara
mandiri melaluiproses daring atau luring
 Mengamati Proses bisnis (dalam berita, jurnal, Tayangan media,)
dan menuliskandalam dokumen
 Mengobservasi , mengamati , menanyakan
pemasaran konvensional dan modern,melalui
Kunjungan Belajar di IDUKA
 Penugasan proyek sederhana secara berkelompok
 Materi disajikan tidak hanya dalam bentuk teks, tetapi juga dalam
gambar
KATA KUNCI
 administrasi
 Korespondensi

PERSIAPAN PEMBELAJARAN
N
O
Materi Strategi
Pembelaj
aran
Tem
pat
Alat
Bantu
Wa
ktu
Asesmen
Diagnosti
k
formatif Sumatif
1 Adminis
trasi
umum
dan
korespo
densi
Penugasa
n mencari
innforasi
tentang
administr
asi umum
dan
korespond
ensi
kelas Alat :
 Sma
rtp
hone
 LCD
 Lapto
p
 A
TK
Bah
an:
Jaringan
20
JP
Menguku
r aejauh
mana
pemaham
an peserta
didik
tentang
sarana
dan
prasana
Sambil
peserta
didik
melakuka
n proses
KBM
guru
menanyak
an secara
acak
tentang
pemaham
an materi
Di akhir
kompete
nsi
/tengah
semester/
akhir
semester
dilakuka
n
asesmen
secara
holistic
dengan
menentu
kan
peserta
didik
kompete
n, belum
kompete
n

TUJUAN PEMBELAJARAN
a. Fase “F”
b. Rumusan Capaian Pembelajaran masng-masing elemen adalah
sebagai berikut :
Elemen Capaian Pembelajaran
Pengelolaan administrasi umum Pada akhir Fase F peserta didik mampu memahami
pengelolaan administrasi umum mulai dari
melaksanakan korespondensi menggunakan bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris, menerapkan
penanganan surat (mail handling), memproses
dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan
transportasi perjalanan dinas (business travelling
arrangement), serta melakukan pengelolaan jadwal
kegiatan pimpinan (daily agenda).
c. Tujuan Pembelajaran yang Ingin Dicapai
• mengemukakan Pengertian Administrasi
• mengemukakan Pengertian surat
• mengemukakan Fungsi surat
• Menguraikan Bagian bagian surat
• Menguraikan Bentuk-bentuk surat
PEMAHAMAN BERMAKNA
KOMPONEN INTI
 Menjadi administrator dalam kehidupan masyarakat sekitar
 Membantu masyarakat dalam Membuat surat

PERTANYAAN PEMANTIK
Berikan komentar
Gambar 1 Apa yang anda pikirkan
Gambar diambil dari
https://topcareer.id/read/2020/10/12/48032
Gambar diambil dari
https://furniturejogja.com/meja-staff-kantor/

Gambar diambil dari
https://siplah.tokoladang.co.id/produk/meja-
kerja-1-biro.1489939
Gambar diambil dari
https://work.chron.com/importance-office-
layout-15838.html

Gambar diambil dari
https://www.fasafurniture.com/meja-kantor-
menteri-model-ukir.html
Gambar diambil dari
https://work.chron.com/importance-office-
layout-15838.html

Tes Pemahaman awal
No Pertanyaan Kemampuan
Bisa Tidak
1. Apa itu surat ?
2. Apa itu menulis ?
3. C contoh surat yang pernah siswa
baut?
4 K apa yang dirasakan orang
ketika menerima kabar baik
lewat surat?
5 A komunikasi?

Pertemuan 1 : 4 JP x 45 Menit/180 menit
Administrasi umum dan korespondensi
Pendahuluan (45 Menit)
1 Guru membuka kegiatan dengan aktivitas rutin seperti, salam, berdoa, mengecek
kehadiranpeserta didik, dan menyampaikan bahwa tujuan belajar
2 Peserta didik menyiapkan diri (berdoa kelas dilanjutkandengan do’a di pimpin oleh
salah seorang peserta didik
3 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan asesmen yang digunakan
4 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan
layanan bisnis dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar
Inti (100 Menit)
1 Peserta didik mengamati video Pembelajaran Administrasi umum dan
korespondensi sebagai salah satu kompetensi pemahaman masuk ke SMK
Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.
2 Guru meminta peserta didik mencari informasi mengenai Administrasi umum
dan korespondensi di internet
3 Guru meminta peserta didik mencari informasi mengenai Administrasi umum dan
korespondensi individu
4 Guru meminta peserta didik mencari informasi mengenai Administrasi umum dan
korespondensi individu
5 Guru mengamati proses peserta didik mencari informasi individu
6 Berdiskusi mencari bahan informasi
Penutup (35 Menit)
1 Reﬂeksi belajar: guru meminta peserta didik untuk mengisi lembar pengenalan diri
2 guru membimbing peserta didik dalam merangkum materi yang telah dipelajari
denganmengacu pada indicator pencapaian kompetensi.
3 Pengayaan: tugas menulis narasi singkat tentang Administrasi umum dan
korespondensi

pertemuan 2 : 4 JP x 45 Menit/180 menit
keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan layanan
bisnis dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar
5 Guru mereflesikan kegiatan pembelajaran sebelumnya
Inti (110 Menit)
1 Peserta didik membuat kelompok dengan anggota 6 .
2 Setiap kelompok dibnetuk kepengurusan ada ketua, sekretaris dan juru bicara
3 Setiap kelompok berdiskusi tentang materi yang sudah dicari dalam pertemuan
sebelumnya sebagai tugas individu, diskusinya interaktif antar anggota kelompok
4 Kelompok 1. Berdiskusi tentang administrasi, contoh dan kelengkapannya (LKPD 1)
Kelompok 2 berdisuksi tentang cara menulis/konsep surat Bahasa Indonesia dan Bahasa
inggris contoh dan kelengkapannya (LKPD 2)
Kelompok 3 berdiskusi tentang perbedaan surat dan media komunikasi lainya (LKPD
3)
Kelompok 4 berdiskusi tentang bagian-bagian, jenis, bentuk, fungsi surat Bahasa
Indonesia dan Bahasa inggris (LKPD 4)
Kelompok 5 berdiskusi tentang membuat surat Bahasa Indonesia dan Bahasa inggris
yang baik dan benar serta kelengkapannya (LKPD 5)
Kelompok 6 berdiskusi manfaat dari administrasi umum dan korespondensi (LKPD 6)
5 Guru membimbing dan membantu jalannya diskusi
Penutup (25 Menit)
dengan mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.
3 Pengayaan: tugas menulis narasi singkat tentang Administrasi umum dan
korespondensi per kelompok
4 Assemen formatif

keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan
layanan bisnis dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar
Inti (110 Menit)
1 LKPD 1, 2, 3 menyampaikan/mempaparkan hasil diskusi di depan kelas
2 Teman teman dalam satu kelas mengajukan pertanyaan
3 Peserta LKPD memberikan jawaban
4 Teman teman memberikan sanggahan atau menerima jawaban
5 Guru membimbing berjalanya pemaparan hasil diskusi
Penutup (25 Menit)
dengan mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.
3 Pengayaan: tugas menulis narasi singkat tentang diskusi yang telah berjalan
4 Assemen formatif materi yang telah disampaikan LKPD 1,2,3

1 Guru membuka kegiatan dengan aktivitas rutin seperti, salam, berdoa, mengecek kehadiran
peserta didik, dan menyampaikan bahwa tujuan belajar
2 Peserta didik menyiapkan diri (berdoa kelas dilanjutkandengan do’a di pimpin oleh salah
seorang peserta didik
keterampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang manajemen dan layanan bisnis
dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar
Inti (110 Menit)
1 LKPD 4, 5, 6 menyampaikan/mempaparkan hasil diskusi di depan kelas
2 Teman teman dalam satu kelas mengajukan pertanyaan
3 Peserta LKPD memberikan jawaban
4 Teman teman memberikan sanggahan atau menerima jawaban
5 Guru membimbing berjalanya pemaparan hasil diskusi
Penutup (25 Menit)
2 guru membimbing peserta didik dalam merangkum materi yang telah dipelajari dengan
mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.
3 Pengayaan: tugas menulis narasi singkat tentang berjalannya diskusi LKPD
4 Assemen formatif materi yang telah disampaikan LKPD 4.5.6

1 Guru membuka kegiatan dengan aktivitas rutin seperti, salam, berdoa,
mengecek kehadiranpeserta didik, dan menyampaikan bahwa tujuan belajar
2 Peserta didik menyiapkan diri (berdoa kelas dilanjutkandengan do’a di pimpin
oleh salah seorang peserta didik
3 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan asesmen yang
digunakan
4 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami
pentingnyaketerampilan sofskill bagi seorang yang bekerja di bidang
manajemen dan layanan bisnis dengan melakukan apersepsi melalui
pengamatan gambar
Inti (110 Menit)
1 Melakukan asessmen formatif secara lisan
2 Melakukan asessmen formatif secara tertulis
3 Melakuan remedial
4 Melakukan pengayaan
5 Peserta didik membuat contoh regulasi penggunaan sarana prasarna
6 Melakukan tanya jawab atas semua materi yang disampaikan dalam 4
pertemuan sebelumnya
Penutup (25 Menit)
1 Reﬂeksi belajar: guru meminta peserta didik untuk mengisi lembar pengenalan
diri
2 guru membimbing peserta didik dalam merangkum materi yang telah
dipelajari dengan mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.
3 Pengayaan: tugas menulis narasi singkat tentang regulasi dan kesimpulan
per LKPD
4 Assemen formatif

Tertulis
Menggunakan penilian yang
dilakukan langsung
menggunakan kerta atau
dengan online google form
Keterampilan/performa
Dengan menggunakan
tekhnik mengamati kinerja,
maupun hasil sebagai aspek
keterampilan peserta didik
dilihat dari hasil pekerjaan
dan kelengkapannya
/protofolio
Sikap
1. Dimensi 1. Beriman, Bertakwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa, dan BerakhlakMulia.
2. Dimensi 2. Mandiri
3. Dimensi 3. Bergotong Royong
4. Dimensi 4. Bernalar Kritis
5. Dimensi 5. Kreatif
ASSESMENT/PENILAIAN PEMBELAJARAN

Asesmen Diagnostik
1. Asesmen Diagnostik Non-Kognitif
Asesment diagnostik yang digali informasi tentang,
1. kehidupan/kebiasaan di dalam keluarga/teman/sahabat
2. Gaya belajar,
3. karakter
4. minat peserta didik
Berilah skor 1 bila jawabanmu “YA” dan 0 bila “TIDAK” pada kotak
dibawah ini!
Penilaian dari Faktor eksternal
N
o
Pernyataan Ya Tidak
1. Saya lebih suka lama di rumah dari pada di luar
rumah
2. Saya lebih nyaman tinggal di rumah Bersama
keluarga
3. Apakah Sikap anggota Keluarga /anggota cukup
harmonis
4. Apakah anggota keluarga di rumah membantu
dalam kehidupan sehari hari
5. Apakah anggota keluarga biasa
membantu/memberikan solusi jika ada
permasalahan
6.
7.
8.
9.
1
0.

Penilaian Faktor Internal
N
o
Pernyataan Ya Tidak
1
.
Saya lebih suka banyak ilustrasi (gambar-
gambar) saat belajar
2
.
Saya lebih mudah memahami pelajaran dengan
bantak ilustrasigambar
3
.
Saya sangat menyukai obyek yang warna warni
4
.
Saya sering mengantuk dan susah focus kalau
guru menerangkanatau berbicara
5
.
Saya lebih mudah mengingat materi tayangan
film dari padapenjelasan guru
6
.
Saya lebih mudah mengingat dari penjelasan atau
pemapaparanguru
7
.
Saya lebih mudah hafal apabila diucapkan
berulangkali
8
.
Saya lebih nyaman melafalkan dengan keras saat
belajar
9
.
Saya merasa asik kalau mendengarkan orang
yang sedang
Berbicara
1
0
.
Saya lebih suka mendengarkan rekaman daripada
membaca buku
Teks
1
1
.
Bongkar pasang peralatan adalah kegemaranku
1
2
.
Saya lebih menyukai pembelajaran yang banyak
melibatkan gerakbadan
1
3
.
Saya kurang suka diam lama dikit
1
4
.
Saya lebih suka banyak gerak mesti saat belajar
1
5
.
Saya lebih mudah belajar melalui praktik
daripada mendengarkan

2. Asesmen Diagnostik Kognitif
Untuk memperjelas pemahaman terhadap konsep administrasi
dan korespondensi maka perlu lakukan terlebih dahulu
asesmen mandiri sebagai berikut :
Menjawab dengan jujur dari pernyataan berikut dengan
memberi tanda ceklis pada kolom benar atau salah
sesmen Diagnostik
3. Asesmen Diagnostik Non-Kognitif
Asesment diagnostik yang digali informasi tentang,
1. kehidupan/kebiasaan di dalam keluarga/teman/sahabat
2. Gaya belajar,
3. karakter
4. minat peserta didik
memberi tanda ceklis pada kolom Ya atau Tidak
Penilaian dari Faktor eksternal
N
o
Pernyataan Ya Tidak
1
.
Saya lebih suka lama di rumah dari pada di luar
rumah
2
.
Saya lebih nyaman tinggal di rumah Bersama
keluarga
3
.
Apakah Sikap anggota Keluarga /anggota cukup
harmonis
4
.
Apakah anggota keluarga di rumah membantu
dalam kehidupan sehari hari
5
.
Apakah anggota keluarga biasa
membantu/memberikan solusi jika ada
permasalahan

Penilaian Faktor Internal
No Pernyataan Ya Tidak
1. Saya lebih suka banyak ilustrasi (gambar-
gambar) saat belajar
2. Saya lebih mudah memahami pelajaran
dengan bantak ilustrasigambar
3. Saya sangat menyukai obyek yang warna
warni
4. Saya sering mengantuk dan susah focus
kalau guru menerangkanatau berbicara
5. Saya lebih mudah mengingat materi
tayangan film dari padapenjelasan guru
6. Saya lebih mudah mengingat dari penjelasan
atau pemapaparanguru
7. Saya lebih mudah hafal apabila diucapkan
berulangkali
8. Saya lebih nyaman melafalkan dengan keras
saat belajar
9. Saya merasa asik kalau mendengarkan
orang yang sedang
Berbicara
10. Saya lebih suka mendengarkan rekaman
daripada membaca buku Teks
11. Bongkar pasang peralatan adalah
kegemaranku
12. Saya lebih menyukai pembelajaran yang
banyak melibatkan gerakbadan
13. Saya kurang suka diam lama dikit
14. Saya lebih suka banyak gerak mesti saat
belajar
15. Saya lebih mudah belajar melalui praktik
daripada mendengarkan

5. Asesmen Diagnostik Kognitif
Untuk memperjelas pemahaman terhadap konsep administrasi
umum dan korespondensi maka perlu lakukan terlebih dahulu
asesmen mandiri sebagai berikut :
memberi tanda ceklis pada kolom benar atau salah
No Pernyataan Benar salah
1 Jelaskan Pengertian Administrasi
2 Jelaskan Pengertian surat
3 Jabarkan Fungsi-fungsi surat
4 Uraikan Bagian bagian surat
5 Uraikan Bentuk bentuk surat
Asesmen Formatif
Menilai lembar kerja peserta didik (melalui diskusi) dan observasi saat
diskusi
1. LKPD 1. administrasi, contoh dan kelengkapannya
2. LKPD 2 cara menulis/konsep surat Bahasa Indonesia dan
Bahasa inggris contoh dan kelengkapannya
3. LKPD 3 perbedaan surat dan media komunikasi lainya
4. LKPD 4 bagian-bagian, jenis, bentuk, fungsi surat Bahasa
Indonesia dan Bahasa inggris
5. LKPD 5 membuat surat Bahasa Indonesia dan Bahasa inggris
yang baik dan benar serta kelengkapannya
6. LKPD 6 manfaat dari administrasi umum dan korespondensi

Langkah kerja:
1. Bentuk kelompok kerja terdiri dari 6 orang.
2. Lakukan koordinasi untuk menentukan rencana dan
pembagian tugas pelaksanaanproject. Hal yang
dikoordinasikan meliputi:
a. Pembagian tugas kelompok terdiri dari ketua, sekretaris, dan 4
anggota.
b. Diskusikan rencana observasi dengan memilih
tempat /kantor / unit kerja sebagaiobject observasi .
c. Membuat daftar pertanyaan atau caklis yang akan
digunakan untuk observasi untukmengetahui
a. Pemahaman tentang administrasi dan korespondensi
b. Pemahaman tentang surat
c. Contoh surat sertakan dengan gambar
d. Contoh korespondensi sertakan dengan gambar
3. Lakukan observasi sesuai rencana kerja kelompok
4. Diskusikan hasil observasi.
Dari hasil diskusi akan dapat menyimpulkan administrasi
dan korespondensi mendetail dan lengkap
5. Presentasikan hasil observasi di depan kelas
Lembar Kerja Peserta Didik
(LKPD) 1
sarana dan prasarana contoh dan
kelengkapannya.

Lembar Kerja Peserta Didik 1
Pembagian Tugas Kelas : XI MPLB 1 /2
Ketua :
……………………………………
………………..
Objek Observasi
Sekretaris :
……………………………………
………………..
Anggota :
……………………………………
………………..
:
……………………………………
………………..
Tanggal Observasi
:
……………………………………
………………..
Diskusikan dan susunlah
Pertanyaan
Untuk
Kesimpulan Hasil Observasi
administrasi, contoh dan
kelengkapannya

b. pemahaman tentang administrasi,
contoh dan kelengkapannya
a. C. contoh /gambar administrasi, contoh
dan kelengkapannya
Kesim
pulan
Dokumentasi

Foto 1 Foto 2
Foto 3 Foto 4
Jakarta, Juli 2023
Mengetahui Kepala Sekolah
Guru MP
Umiyani, S.Pd Martoyo, S.Pd

Langkah kerja:
a. Pembagian tugas kelompok terdiri dari ketua, sekretaris, dan 4
anggota.
b. Diskusikan rencana observasi dengan memilih tempat
/kantor / unit kerja sebagaiobject observasi .
c. Membuat daftar pertanyaan atau caklis yang
akan digunakan untuk observasi untuk
mengetahui
1. A
2. B
3. c
Dari hasil diskusi akan dapat menyimpulkan perbedaan
sarana dengan prasarana
(LKPD) 2
perbedaan sarana dan prasarana.

Ketua :
……………………………………
………………..
Objek Observasi
Sekretaris :
……………………………………
………………..
Anggota :
……………………………………
………………..
:
……………………………………
………………..
Tanggal Observasi
:
……………………………………
………………..
Pertanyaan
Untuk

Kesi
mpul
an
Dokumentasi

Langkah kerja:
1. Pembagian tugas kelompok terdiri dari ketua,
sekretaris, dan 4 anggota.
2. Diskusikan rencana observasi dengan memilih
tempat /kantor / unit kerja sebagaiobject
observasi .
3. Membuat daftar pertanyaan atau caklis yang
akan digunakan untuk observasi untuk
mengetahui
a. A
b. B
c. C
Dari hasil diskusi akan dapat menyimpulkan pemahaman
terntang regulasi sarana prasana
(LKPD) 3
reguliasi, penngertian, manfaat, tujuan

Ketua :
…………………………………
…………………..
Objek Observasi
Sekretaris :
…………………………………
…………………..
Anggota :
…………………………………
…………………..
:
…………………………………
…………………..
Tanggal Observasi
:
…………………………………
…………………..
Pertanyaan
Untuk

Kesimpulan
Dokumentasi
Foto 1 Foto 2

Foto 3 Foto 4
Jakarta, Juli 2023
Mengetahui Kepala Sekolah
Guru MP
Umiyani, S.Pd Martoyo, S.Pd

Asesmen Formatif
1. Asessmen sumatif penagihan kompetensi secara kognitif berupa pemahaman
materi
No Pernyataan Benar salah
1 Jelaskan Pengertian Administrasi
2 Jelaskan Pengertian surat
3 Jabarkan Fungsi-fungsi surat
4 Uraikan Bagian bagian surat
5 Uraikan Bentuk bentuk surat
2. Asessmen sumatif penagihan kompetensi kogniti berupa study kasus
1. Tn Alfath akan membuka sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang
usaha administrasi perkantoran, setelah tersedianya tempat/kantor, untuk
memperlancar usahanya tn alfath akan membutuhkan staff yang
memahami persuratan
Sebutkan langkah-langka dalam memproduksi sebuah surat
2. Dalam pemakaian surat oleh kantor supaya dapat digunakan secara
maksimal, akan dibuat Surat yang baik dan benar baik dari aspek isi,
penampilan
Jabarkan surat yang baik dan benar serta menarik
Remedial
Pengayaan

Pengertian Korespondensi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Korespondensi Mempunyai
makna Perihal Surat Menyurat atau Perihal Berkirim-kirim Surat. Secara
etimologi, korespondensi berasal dari bahasa Inggris, yakni kata corresponcence
atau dari bahasa Belanda yakni correspondentie. (WPQA, 2015,
http://www.porosilmu.com/2016/01/fungsi-surat.html, 2
Juni 2017).
Menurut Finoza (2009:4), Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau
oleh organisasi disebut surat – menyurat atau korespondensi.
Menurut Nuraeni (2008:42) Dalam bidang korespondensi tentunya berkaitan
dengan pekerjaan sekretaris yang meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Menerima dan menyortir surat masuk, baik yang datang melalui kurir, tukang
pos, maupun email.
b. Menindaklanjuti surat masuk dengan menyampaikan langsung kepada
pimpinan atau kepada orang yang bisa mendapat izin mewakili pimpinan.
c. Membuat dan menyusun surat keluar yang sesuai dengan konsep atau petunjuk
pimpinan
Menurut Djuharie et al., (2001:10) Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu
sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui
surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi.
Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Biaya relatif murah
b. Tidak terikat waktu dan tempat
c. Jangkauan lebih luas
d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
e. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
f. Pesan dapat dibaca berulang-ulang

Oleh karena kemudahan itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan kegiatan
yang penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataannya, berkomunikasi melalui
surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya, terutama dalam
penggunaan aturan surat menyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun
bentuknya. Keuslitan yang ada pada umumnya diungkapkan oleh penulis surat di
antaranya dalam beberapa hal, yaitu;
a. Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat;
b. Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat
c. Bagaimana menggunakan EYD dalam surat
d. Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;
Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebagiknya dalam menyusun surat harus
memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan
dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang
dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal itu
mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam penyusunan bentuk dan bahasa
surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.
Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:
1.Wawasan (schemata) tentang surat-menyurat dan administrasi
2.Penguasaan bahasa tulis yang memadai
3.Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis ataupermasalahan yang
dibicarakan dalam surat
4.Adab sopan-santun surat
5.Konten surat yang layak
6.Objektivitas
7.Keefektifan kata

4
4
8. Keruntutan kalimat (koheren), dan keruntutan
gagasan(kohesif)
9. Pengindahan terhadap kaidah korespondensi.
2.2 Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untukmenyampaikan informasi,
pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan
dengan bentuk tertentu (Djuharie et al.,,2001:11).
Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang
diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab
pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang
dipikirkan dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada
seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya.
2.2.1 Fungsi Surat
Menurut Djuharie (2001:12), Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat
dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam
kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi-informasi
yang dimaksud dapat berpa pemberitahuan,pernyataan, permintaan, penawaran,
laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini, surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu degnan penerima
surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis

4
5
cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai alat bukti historis.
Surat merupakan wujud kegiatan berbagasat tertulis, seingga dapat diabadikan
sebagai bukti historis, contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yand apat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan
atau keadaan suatu instansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja.
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berpa ketentuan atau pedoman bagi
pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat
keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebaginya
.
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan , sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat
apabila terdapat kekhilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam
fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi
untuk mempermudah penyelesaian suatu masalah atau pekerjaan.
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, Sehingga jika
terjadi kekeliruan atau kesalahpahama surat merupakan bukti tertulis. Contohnya,
surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya.
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan media hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak,
dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
2.2.2 Ciri-ciri surat
Ciri-ciri surat menurut Ramelan (2005:5) terdiri atas 6 (enam)macam, yaitu
sebagai berikut:

4
6
a. Surat merupakan pesan tertulis
Surat merupakan sarana tertulis untuk menyampaikan pesan. Meskipun tidak
semua pesan tertulis bisa disebut surat, namu pesan yang disampaikan secara
verbal jelas tidak bisa disebut sebagai surat. Karena perkembangan teknoogi, kita
mengenal voice mail. Voice mail adalah pesan yang disampaikan melalui telepon
dan diterima dengan alat perekam. Penerima yang ingin mengetahui isi pesan ini
tidak tertulis, walaupun ada istilah mail (surat) di dalamnya, tidak kita masukkan
dalam kategori surat. Kita juga mengenal istilah electronic mail, suatu pesan
tertulis yang disampaikan melalui jaringan komputer.Meskipun pesan tersebut
tidak tertulis di atas kertas, tetapi karena disampaikan melalui tulisan, bisa disebut
sebagai surat.
b. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi
Secara garis besar dalam surat dibagi menjadi dua golongan, yaitu informasi dan
persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampaikan fakta
(atau bukan fakta) yang dikathui olehpenulis kepada pembacanya. Pesan disebut
persuasi jika isinya merupakan unkapan keinginan atau pikiran penulis kepada
pembacanya dengan harapan pmbaanya bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan
keinginannya.
c. Surat memiliki bagian-bagian yang standar
Ciri khas surat yang emmbedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-
bagian yang membentuknya. Namun dengan demikian, secara singkat bisa
disampaikan bahwa bagian-bagian yang membentuk surat adalah kepala surat,
nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi
surat (tubuh surat), salam penutup, nama organisasi/perusahaan, nama terang dan
tanda tangan, tembusan, dan inisial.
d. Surat memiliki bentuk yang standar
Faktor yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya
isinya, tetapi juga bentuk tempilannya. Surat memiliki bentuk standar yang sudah
disepakati di di antara para pemakainya. Kesepakatan ini merupakan hasil dari

4
7
praktek korespondensi yang telah berlangsung sangat lama. Bentuk standar
tersebut bisa merupakan kesepakatan dalam organisasi tertentu, dalam negara
tertentu, dan kesepakatan internasional. Kesepakatan internasional merupakan
kesepakatan dasar; kesepakatan dalam negara tertentu biasanya merupakan variasi
atau modifikasi dari standar internasiona; demikian pula standar dalam suatu
organiasasi merupakan modifikasi atau variasi dari standar nasional. Dalam tradisi
surat-menyurat di Indonesia (nasional) dikenal tiga bentuk utama surat dengan
variasi, yaitu:
 Bentuk resmi dengan variasi bentuk resmi Indonesia lamadan bentuk resmi
Indonesia baru.
 Bentuk Lurus dengan variasinya bentuk lurus penuh,bentuk lurus, dan bentuk
setengah lurus.
 Bentuk bertakuk dengan variasinya bentuk bertakukndanbentuk alinea
menggantung.
e. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korepondensi selalu menganut azas “satu surat satu
pesan”. Surat tidak memungkinkan untuk menyampaikan banyak pesan. Pesan
yang berbeda disampaikan melalui surat yang berbeda. Surat panggilan
wawancara, pesannya hanya memberitahukan pembacanya agar datang untuk
diwawancarai sehubungan denganlamaran yang telah dikirimnya.; Surat tersebut
tentu harus merinci kapan dan dimana wawancara akan dilakukan , siapa yang
mewawaancarai, apa saja yang perlu disiapkan. Tetapi surat ini tidak relevan utnk
membicarakan soal gaji atau bonus. Dalam surat juga tidak bolah ada titipan pesan.
Satu surat, satu pesan!
Konsekuensi dari azas ini adalah bahwa surat umumnya tidak memerlukan banyak
lembar kertas. Surat bisnis yang efektif maksumum 3 halaman dirasa tidak cukup,
kemungkinan besarpenulisnya telah melanggar azas ‘satu pesan satu surat’. Atau,
surat bukan sarana yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut.

4
8
f. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal
Surat bisnis umumnya disampaikan secara formal. Bahasa formal adalah bahasa
yang biasa digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato resmi, atau
pembicaraan akademik. Ada juga yang menyebutnya sebagai bahasa tinggi. Ciri
menonjol dari bahasa resmi adalah mengikuti secara ketat tata bahasa resmi
(baku), perbendaharaan kata-katanya terbatas untuk memciarakan masalah
kedinasan, dan memberi kesan terdapat jarak (impersonal ) antara penulis dengan
pembacanya. Sebagai lawan dari bahasa resmi adalah bahasa tidak resmi, atau
lebih tepat disebut sebagai bahsa pergaulan sehari-hari. Ada juga yang
menyebutnya sebagai bahasa rendah. Ciri dari bahasa ini adalah sering
mengadaikan tata bahasa formal, ekspreksif. Dalam bahasa informal
perbendaharaan kata yang digunakan sering ditemukan pada obrolan, tawar-
menawar di pasar, pembicaraaan di telepon, ataupun pertengkaran.

4
9
Materi surat
Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan
manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan
kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi
ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan
kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi.
Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi
jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang
memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang
tertentu untuk melakukan komunikasi.
Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah
sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai
hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut.
Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang
juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional
menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan
dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan.
Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang
modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem
persuratan. Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi
dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang
ada.
Pengertian surat
Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang
memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya
memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat
memiliki berbagai jenis dan macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk
penerima.
Tujuan menulis surat
Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau
pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat.
Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak
pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu perusahaan.

5
0
Fungsi surat
1. Sebagai sarana komunikasi
2. Bentuk kerjasama
3. Media penyimpanan
4. Alat bukti tertulis
5. Sebagai pedoman kerja
Jenis surat
Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat
dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:
1. Berdasarkan sifat surat
 Surat pribadi
Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat
oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup
pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang
mencakup ruang kecil.
 Surat resmi pribadi
Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan
tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya
adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri
 Surat dinas
Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi
secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis
yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.
 Surat niaga
Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh
perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.
2. Berdasarkan wujud
 Surat biasa
Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat
dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.
 Memo dan nota
Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal
perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.
 Surat tanda bukti

5
1
Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya
tanda terima, faktur, kwitansi
 Surat terbuka
Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi
atau kelompok dan dimuat di media masa.
 Surat tertutup
Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak
dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.
3. Menurut asal
 Surat masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok,
perusahaan atau instansi dari pihak luar
 Surat keluar
Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok,
perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat
4. Menurut kegiatan
 Surat eksternal
Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.
 Surat internal
Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan
itu sendiri.
5. Menurut penyebaran (sasaran)
 Surat biasa
surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang
terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.
 surat edaran
seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau
didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan
tertentu.
6. Menurut keamanan isi
 Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat

5
2
buruk bagi perusahaan tersebut.
 Surat rahasia
Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang
tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat
buruk.
 Surat sangat rahasia
Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang
dapat membuka dan membacanya.
7. Menurut proses penyelesaian
 Surat biasa
Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses
penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.
 Surat segera
Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan
cepat.
 Surat sangat segera
Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera
diperlukan dan waktunya sangat mendesak.
8. Menurut tujuan
 Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang
disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.
 Perintah
Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.
 Permintaan
Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu
barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan
dapat tercapai dan terwujud.
Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk
melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan.
Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya
tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori
dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat
yang diterima.

5
3
DAFTAR PUSTAKA
https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/

MODUL AJAR 2 Administrasi Umum.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to MODUL AJAR 2 Administrasi Umum.docx

Similar to MODUL AJAR 2 Administrasi Umum.docx (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

MODUL AJAR 2 Administrasi Umum.docx