Michael Vidyakin: 7 tips for CEO to set-up the Best PMO (UA) Ukraine Online PMO Day 2022 Autumn Website - https://pmday.org/pmo Youtube - https://www.youtube.com/startuplviv FB - https://www.facebook.com/pmdayconference

1. 7 порад для СЕО
як створити
найкращий
Проєктний офіс
Коротенька інструкція виходячи з власного досвіду
Ukraine Online PMO Day 2022
www.pmday.org/pmo
03 Вересня 2022 р.
Відякін Михайло
@michael.vidyakin

2. Бріф
• Чи потрібно СЕО персонального перейматися питанням
створення ПМО?
• Може делегувати це своєму заступнику або віддати на відкуп
керівнику ПМО?
• Чи потрібен взагалі ПМО організації? Кожен і так робить, те
що потрібно…
• Що потрібно робити СЕО, щоб ПМО в його організації став
НАЙКРАЩИМ?
• 7 груп рекомендацій для СЕО/Керівника організації
03-Sep-22
2

3. Це ☺ – Михайло Відякін – @michael.vidyakin
Чоловік, 41, тато, банкір, проєктний-менеджер, стратег, керівник,
магістр міжнародних економічних відносин – досвід:
• Громадська діяльність – ФРОНТ22, проєкт «Потік»
• Державні установи – НБУ,ФГВФО, АМПУ
• Батько двох дочок
• Побудова команд реформ/розвитку, ПМО, офісів змін
• ПМ з розвитку установ, впровадження стратегій
• Керівник та лідер функціональних команд
• Одружений
• Фінансовий та банківський сектор – BNPP та OTP Groups
• Споживач фінансових послуг
• Користувач ПК – ZX Spectrum (1990)
• Рибалка
6 міс.
8 років
10
11
13
15
19
20
23
32
38
03-Sep-22
3

4. ТОП10 професійних
досягнень (2005-2021)
2005-2008
3 Eurobonds issues
+ 3 syndicated
loans = $1.5 млрд.
2009
Перший “bad
bank” в Україні -
OTP Factoring
Ukraine (2009)
2008-2011
EBRDTFP, IFC GTFP
– найнижча ціна,
“best issuing bank”
2017-2021
1 стратегічний офіс –
центр управління
змінами в НБУ
100+ проєктів:
трансформація НБУ
(2014-2019) та
реформа фінсектору
(2014-2019)
4+ законів: Закон про НБУ
(2014-2015), Закон про
«спліт» НКФП (2015-2020),
захист прав споживачів
фінансових послуг (2017-
2020), фінансова
грамотність (2018-2020)
4 стратегічних
документів
державного рівня:
2 НБУ (2018, 2021) і
2 фінансовий сектор
України (2015, 2020)
2011-2021
3 працюючі
команди з
розвитку
організацій
2011, 2013, 2015
3 проєкти з
командами
McKinsey &
Company
2016, 2021
2 проєктних офіси:
НБУ таАМПУ
03-Sep-22
4

5. 1. Мета,
Стратегічна ціль
2. Правила,
Формалізація,
Комітет
3. Проєкти,
Ініціативи,
Портфель
4. Команда,
Мотивація,
Навчання,
Визнання
5. Комунікації –
регулярні,
доступні, цікаві
6. Автоматизація,
Синхронізація
систем
управління
7. Власний
приклад
03-Sep-22
5
7 груп
рекомендацій для
СЕО організації

6. Чи потрібні взагалі
Проєктні офіси?

7. Для Проєктного
офісу потрібна мета
Порада 1

8. Навіщо створювати Проєктний офіс?
Проєктний офіс (ПМО) – це один з інструментів СЕО/керівника у досягненні
стратегічних цілей організації
• Чи є стратегія розвитку?
• Чи є стратегічні індикатори, ініціативи, проєкти?
• Чи є план дій, бюджет, аналіз ресурсів?
• Чи є розуміння ролі ПМО? – методологія, аналіз, структурування,
пріоритезація, управління, адміністрування, контроль, звітування?
• Де в структурі буде знаходитись ПМО?
• Кого призначити керівником ПМО?
03-Sep-22
8

9. ПМО має стати елементом системи розвитку
• Чи є управління процесами?
• Чи є процес стратегічного планування (розвитку)?
• Чи був ПМО задіяний (РАЗОМ з іншими підрозділами) у процес розробки
стратегії?
• Чи є культура управління проєктами?
• Чи сформовано ПМО повністю?
• Яка роль ПМО у процесі розвитку?
• Яким чином ПМО допомагає(в) у формуванні стратегії?
03-Sep-22
9

10. ПМО допомагає реалізувати Стратегію
Знайдіть експертів і
напишіть Стратегію!
Допоможіть їм сформувати
та оформити стратегію
Знайдіть менеджера для
оформлення Стратегії!
03-Sep-22
10

11. Повинен бути запит на реалізацію Стратегії
Якщо є стратегія:
• кому вона потрібна?
• хто про неї знає в організації?
• яким чином вона затверджена / формалізована?
• чи намагався хтось її виконувати?
• що сталося з попередньою стратегією?
03-Sep-22
11

12. Має бути запит на структурованість та прозорість
1. Чи потрібно, щоб стратегія відкрито виконувалась?
2. Чи потрібно, щоб у всіх учасників було спільне розуміння хто, що і коли
робить?
3. Чи потрібна прозорість у використанні бюджету та фінансів?
4. Чи потрібна прозорість у звітуванні?
5. Чи буде однакова звітність у СЕО/Керівника та у Акціонерів?
03-Sep-22
12

13. Проєктний офіс має стати інструментом СЕО
• Чи підпорядковується ПМО до СЕО?
• Керівник ПМО працює на 100% часу в ПМО?
• Чи був представлений керівник ПМО управлінській
команді / команді СЕО?
• Чи є у керівника ПМО та команди розуміння:
- повноважень ПМО?
- каналів зв’язку з ПМО?
- завдань ПМО та їх критеріїв?
- плану робіт ПМО?
- ролей в команді ПМО?
- правил роботи з ПМО?
03-Sep-22
13

14. Іцхак Адізес
…зазвичай кожен менеджер
вирішує відразу 10 проблем, хоча
було б куди краще, якби
10 менеджерів одночасно займалися
тією самою проблемою!..
03-Sep-22
14

15. Правила повинні
бути для всіх
Порада 2

16. Розробіть базові правила (методологію)
• Що таке проєкт? – Критерії
• Як ініціювати? – Шаблони
• Як вибрати проєктну команду? – Процедура
• Як і де комунікувати? – Платформа
• Як виконувати? – Синхронізація з іншими процесами
• Не ясно? – Навчальні матеріали
03-Sep-22
16

17. Започаткуйте Проєктний комітет
• Склад
• Регулярність засідань
• Правила прийняття рішень
• Фіксація і контроль
• Чому хтось не справляється?
• Яка мотивація?
• Чи є залученість?
• Які працює інформування?
• Не створюйте підкомітети спочатку, почніть хоча б з робочих груп ☺
03-Sep-22
17

18. Іцхак Адізес
Успішний менеджмент – це
демократія при прийнятті рішень
і диктатура при їх впровадженні
03-Sep-22
18

19. Ініціюйте проєкти!
Порада 3

20. Для старту – відкрийте перші проєкти ☺
• Які комплексні завдання найбільш пріоритетні?
• Які завдання мають бути швидко виконані?
• Які завдання потребують залучення різних підрозділів?
• Які завдання вимагають прозорості у використанні ресурсів?
03-Sep-22
20

21. Запустіть збір ініціатив (навіщо стратеги?)
• Форма
• Процедура аналізу
• РозглядТОП ініціатив
• Визнання учасників
• Виконання
03-Sep-22
21

22. Зберіть проєктний портфель
• Інформація на загальному ресурсі
• Регулярне оновлення
• Вплив на залученість учасників
• Вплив на ресурси
03-Sep-22
22

23. Замотивуйте
проєктну команду!
Порада 4

24. Єдиний спосіб робити свою роботу добре —
це любити її
Якщо ти ще не знайшов свою улюблену справу,
продовжуй шукати....
03-Sep-22
24

25. Створіть систему мотивації
• Чи є система мотивації в компанії?
• На що націлена система мотивації? – час, процес, результат,
досвід?
• Що включає система мотивації? Гроші, навчання, бали, добре
слово?
• Чи має бути окрема система мотивації для проєктів? Для ПМО?
• Яке ключове досягнення ПМО на цей рік?
• Що воно означає для всієї компанії? Для стратегії? Для ПМО?
03-Sep-22
25

26. Дайте людям час на навчання
• Надайте можливість людям навчатись.
• Можете платити частково чи повністю – добре!
• Не можете? Це не головне - платити на курси.
• Створіть правила для навчання.
• Нехай навчаються у робочий час.
• Нехай навчають інших – робіть семінари та відкриті лекції.
• Складіть річний план розвитку кожного члена команди ПМО.
• Питайте, яким чином якийсь курс допоможе компанії.
03-Sep-22
26

27. Робіть командні та персональні визнання
• Визнавайте досягнення ПМО або системи проєктного менеджменту
• Якби не було ПМО, були б такі результати?
• Якщо так, щось іде не так.
• Якщо ні – визнайте це.
• Кава, «плюшки», «піца від СЕО», розсилки, заохочення від компанії
03-Sep-22
27

28. Регулярно та цікаво
комунікуйте
Порада 5

29. Георгій Почепцов
Комунікації
створюють людей,
суспільства й
держави
03-Sep-22
29

30. Внутрішні комунікації мають бути регулярні
• Створіть календар регулярних робочих зустрічей по проєктам:
• Керівник ПМО - щотижнево
• Команда ПМО - щоквартально
• Менеджери проєктів – щомісячно (або щоденно по 1 зустрічі, якщо є 20 проєктів
у портфелі)
• Проєктні команди – вибірково щомісячно в залежності від питань
• Створіть календар звітних зустрічей:
• Щомісячно – статус виконання проєктного портфелю
• Щоквартально – статус виконання стратегічного плану
(стратеги?)
• Щопівроку – стратегічні сесії (знову стратеги?)
03-Sep-22
30

31. Комунікації мають бути зручні та доступні
• Зробіть зручні для вас канали комунікацій і правила
• Зробіть чат-групи, email-розсилки, проєктні канали
• Вимагайте регулярні розсилки, щоб бути в курсі
• Запитуйте на регулярне інформування про статуси та/або проблеми від
керівників проєктів (стратегічних або усіх)
• Самі користуйтесь каналами та групами, питайте, цікавтесь, корегуйте
• Питайте зворотній зв’язок - які канали комунікації працюють/не працюють
• Дайте можливість людям максимально вільно спілкуватися з робочих питань
• Не забороняйте людям на різних посадах комунікувати між собою
• Якість комунікацій – серед ключових та 100% факторів успіху проєкту
03-Sep-22
31

32. Зробіть цікаві комунікації
• Нехай результати проєктів стануть частиною кампаній
внутрішніх та зовнішніх комунікацій в організації
• Внутрішні комунікації
• Дайджести
• Загальне інформування
• Запрошення на події, зустрічі, семінари
• Збір зворотного зв’язку
• Пошук внутрішніх ресурсів
• Зовнішні комунікації – простою мовою
• Досягнення (у т.ч. у проєктах)
• Стратегічні плани (у т.ч. як виконуються, які проєкти започатковані)
• Прогрес
• Інновації
• Публічні звіти
03-Sep-22
32

33. Автоматизуйте та
синхронізуйте!
Порада 6

34. 03-Sep-22
34

35. Менше операційних помилок
• Чи потрібні вам/СЕО достовірні дані?
• Скільки ви/СЕО чекаєте на дані з моменту запиту?
• Чи потрібна вам/СЕО швидкість у підготовці даних?
• Скільки ітерацій копіювання та/або редагування робить первинна
інформація від учасників проєктів, перш ніж ви її побачите?
• Скільки людей зайнято у ПМО у адмініструванні проєктів?
• Скільки людей зайнято у ПМО у підготовці звітів?
• Чи потрібні вам/СЕО класичні звіти?
• Пробували online dashboards?
• Чи потрібні вам/СЕО звіти взагалі? Які і для чого?
03-Sep-22
35

36. Менше ручної праці адміністраторів ПМО
• Зробіть запит керівнику ПМО на автоматизацію.
• Надайте максимальну можливість ПМО допомагати проєктним
командам реалізовувати проєкти, а не готувати та друкувати вам/СЕО
звіти.
• Надайте максимальну можливість команді ПМО розвивати процеси
управління проєктами та проєктну культуру в організації.
• Яким чином ПМО може стати помічником проєктів, а не контролером?
• Зробіть умови для можливості ПМО самостійно стати «Накращим
ПМО»!
03-Sep-22
36

37. Синхронізуйте роботу ПМО з іншими процесами
• Стратегічне планування (розвиток)
• Операційне планування
• Управління талантами
• Фінансове планування (бюджет)
• Ризик менеджмент
• PR, маркетинг, комунікації
• Взаємодія з партнерами та підрядниками
• Управління закупівель
• Безпека
• …
03-Sep-22
37

38. Створюйте працюючі робочі системи з ПМО
• Інтегруйте систему управління проєктами з іншими (і не тільки ІТ)
• Допоможіть ПМО стати однією з важливих частин системи управління
• Зробіть так, щоб не виникало питань «а навіщо потрібен ПМО». Усі ж розуміють
навіщо потрібна бухгалтерія, юридичний підрозділ або фінансовий директор.
• Якщо «ПМО не працює», то не завжди питання в самому ПМО.
03-Sep-22
38

39. Машини повинні працювати. Люди – думати.
03-Sep-22
39

40. Подавайте власний
приклад
Порада 7

41. Делегувати не можна власноруч
(де ж поставити «,» ?)
• Не делегуйте роботу з ПМО нікому. Перший
рік, а краще – два роки
• Хочете делегувати? –Тоді уявіть собі
делегування сніданку, пробіжки або сну.
• Потрібно досягнуті стратегічні цілі компанії? –
Залучайте ПМО.
• Бажаєте результат, який потрібен вам? –
Залучайте команду ПМО.
• Не рухається якийсь «проєкт» поза увагою
ПМО? – Спитайте в ПМО чому так.
Вам потрібен «Найкращий Проєктний офіс»? –
Створіть його!
03-Sep-22
41

42. Зустрічайтесь з ПМО регулярно
• Проєктний офіс – «AI в смартфоні з безліччю датчиків»
• ПМО додає ефективності системі управління організацією – допомагає
краще аналізувати, бачити, робити і йти до стратегічних цілей
• Керівник Проєктного офісу – розробник та адміністратор «АІ»
• Команда Проєктного офісу – елементи єдиної системи
• Без зворотного зв’язку від СЕО розробник системи налаштовує її на свій
лад (!), який може відрізнятися від того, що потрібно для СЕО/компанії
• Без зворотного зв’язку «АІ» не зможе зрозуміти чи все добре він робе, чи
якісно, чи треба щось зробити інакше, краще, гірше, швидше, повільніше..
Регулярний зворотній зв’язок від СЕО допоможе налаштувати
найкращий ПМО!
03-Sep-22
42

43. Зустрічайтесь з проєктними командами
• Проєктні команди – це голови і руки СЕО в певній галузі
• Зворотній зв’язок з командами:
• допоможе в реалізації будь-якого проєкту
• доводить стратегічну важливість проєкту
• надає інформацію про ризики, проблеми, успіхи з першоджерел
• надихає команди
• робить СЕО близьким до простих робітників та експертів
• допомагає досягти потрібних цілей та отримати корисний продукт
• допоможе уникнути зайвих витрат (часу, фінансів, людей)
• допоможе краще зрозуміти проблеми організації
03-Sep-22
43

44. Ініціюйте питання на обговорення – є Комітет
• Залученість СЕО важлива
• СЕО – активний Голова Комітету
• Без участі СЕО Комітет скоріше помре – Комітет буде майже не потрібен в
житті компанії, якщо СЕО їм не користується
• Системні питання щодо виконання проєктів обговорюйте на Комітеті
• Контролюйте (делегуйте ПМО) виконання рішень Комітету
03-Sep-22
44

45. Пропонуйте так, як зручно зараз
• Зробіть ПМО на свій смак (бажано, демократично ☺)
• Методологія стандартна, але вона адаптується, щоб працювати на благо
організації з врахуванням її специфіки
• Допоможіть ПМО налаштувати процеси - залучайтесь до моделювання процесів
ПМО, щоб вони несли цінність
• Корегуйте дії ПМО під цільову культурну модель організації (разом з HR)
• Люди важливіше – зробіть процеси зручними та корисними для людей
• Надавайте зворотній зв’язок – що так, а що ні
• Проводьте дискусії, брейншторми
• Дивіться у майбутнє – яким я бачу найкращий ПМО? Яка роль?
03-Sep-22
45

46. Дослуховуйтесь
• Чи багато людей надають СЕО рекомендації?
• Чи багатьох людей СЕО питає рекомендацій?
• Наскільки відкрита культура в компанії щодо зворотного зв’язку?
• Будуйте відкриту культуру
• Створюйте умови для спілкування людей у проєктних командах
• ПМО повинен завжди мати відкриті двері
• Направляйте потоки (інформації, запитів, потреб..) до ПМО
• Питайте, яким чином ПМО може допомогти у стратегічних питаннях або
питаннях управління
03-Sep-22
46

47. Розвивайте людей і себе
• Створюйте умови людям для:
• Навчання
• Сертифікацій (!)
• Розвитку
• Що таке для ПМО бути найкращим?
• Змагання та рейтинги
• Власний розвиток
• Мета – не створити найкращий ПМО.
• Створіть НАЙКРАЩУ КОМПАНІЮ, в якій є НАЙКРАЩИЙ ПМО
03-Sep-22
47

48. Сократ
469-399 до н.е.
Хто хоче зрушити світ,
нехай зрушить себе!
03-Sep-22
48

49. 1. Мета,
Стратегічна ціль
2. Правила,
Формалізація,
Комітет
3. Проєкти,
Ініціативи,
Портфель
4. Команда,
Мотивація,
Навчання,
Визнання
5. Комунікації –
регулярні,
доступні, цікаві
6. Автоматизація,
Синхронізація
систем
управління
7. Власний
приклад
03-Sep-22
49

50. Зробіть Свій
Проєктний офіс
Найкращим !
💙💛
03-Sep-22
50
Михайло Відякін – @michael.vidyakin

51. Interesting resources
• 24 project management statistics (2022) | monday.com Blog
• PMOTrends for 2022 –Wellingtone
• Project ManagementTrends for 2022 –Wellingtone
• The State of Project Management Annual Report 2021 Wellingtone
• G2.com - State of Project Management Spring 2021
03-Sep-22
51