Materi Sosialisasi Platform - Digitalisasi Dokumen Pendaftaran MBKM .pdf

Panduan Teknis
Penggunaan Platform
Digitalisasi Dokumen
Pendaftaran Program MBKM
25 Oktober 2023

Outline
Academy University
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi
A. PIMPINAN PERGURUAN TINGGI & PENANGGUNG JAWAB FAKULTAS/PRODI
1. Mendaftar Akun Pimpinan Perguruan Tinggi
2. Veriﬁkasi Akun Pimpinan Perguruan Tinggi
3. Alur Veriﬁkasi dan Persetujuan Data Mahasiswa oleh Penanggung Jawab Fakultas/Prodi
4. Alur Rekomendasi dan Persetujuan Data Mahasiswa oleh Pimpinan Perguruan Tinggi
B. LANGKAH LANJUTAN
C. PUSAT INFORMASI & PUSAT BANTUAN

PIMPINAN PERGURUAN TINGGI
&
PENANGGUNG JAWAB
FAKULTAS/PRODI
Academy University

Academy University
Pimpinan Perguruan Tinggi Penanggung Jawab Fakultas atau Prodi
1
Pimpinan Perguruan Tinggi, bertugas untuk
memberikan persetujuan final kepada mahasiswa yang
ingin mendaftar program flagship MBKM, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Pimpinan PT wajib mempunyai salah satu jabatan
sebagai pimpinan perguruan tinggi;
2) Pimpinan PT bertugas menentukan penanggung
jawab dari masing-masing prodi atau fakultas
untuk bertindak sebagai pihak yang akan
merekomendasikan mahasiswa untuk mengikuti
program MBKM; dan
3) Pimpinan PT bertugas memberikan persetujuan
akhir daftar mahasiswa setelah mendapatkan
rekomendasi dari prodi atau fakultas pada laman
MBKM.
2
Penanggung Jawab Fakultas atau Prodi, bertugas
untuk:
1) melakukan verifikasi kebenaran data dan
dokumen mahasiswa yang akan mendaftar
Program flagship MBKM;
2) memberikan rekomendasi kepada mahasiswa
untuk mengikuti Program flagship MBKM; dan
3) melakukan koordinasi dengan mahasiswa
apabila terdapat data atau dokumen yang perlu
diperbaiki.
Peranan Perguruan Tinggi

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
MENDAFTAR AKUN PIMPINAN PERGURUAN TINGGI

Kunjungi laman Kampus Merdeka di kampusmerdeka.kemdikbud.go.id.
1. Klik tombol "Masuk ke Akun" yang berada di pojok kanan atas versi desktop
atau klik "Masuk" di pojok kanan bawah versi mobile phone.
2. Klik tombol "Daftar".
1
1
2

3. Pilih peran Anda sebagai Pimpinan Perguruan Tinggi dengan
klik drop down dan memilih “Pimpinan Perguruan Tinggi”.
4. Masukkan alamat email Anda pada kolom yang telah
disediakan.
5. Akan muncul pesan error jika email yang dimasukkan sudah
terdaftar sebagai akun di platform MBKM. Hubungi Pusat
Bantuan atau gunakan alamat email lain.
6. Buat kata sandi.
7. Segera lakukan aktivasi akun MBKM Anda melalui pesan yang
akan dikirimkan di alamat email yang sebelumnya sudah Anda
daftarkan.
3
5
1
4
6
7
Catatan :
Akun Pimpinan PT adalah menu baru di platform MBKM, jadi seluruh PT harus mendaftarkan akun baru untuk Pimpinan PT.
Jika ingin melakukan perubahan role atas email yang telah terdaftar, silakan hubungi Pusat bantuan.

8. Langkah selanjutnya, silakan
melakukan pengecekan pada kotak
masuk email Anda dan lakukan verifikasi,
klik “Verifikasi Sekarang”
Mohon cek folder Spam jika email tidak
muncul di folder Kotak Masuk.
8
1 MENDAFTAR AKUN PIMPINAN PERGURUAN TINGGI

VERIFIKASI AKUN PIMPINAN PERGURUAN TINGGI
2
2
3
4
1. Login menggunakan alamat email yang
sudah terdaftar
2. Isi data diri dengan melengkapi informasi:
- Nama lengkap sesuai KTP
- Universitas
1. Lalu Anda dapat melengkapi Surat Tugas
sesuai template. Untuk mengunduh
template silakan klik “unduh format di
sini”. Setelah itu, unggah surat tugas
dengan klik “Pilih File”.
2. Selanjutnya Unggah Tanda Tangan,
untuk membaca lebih detail ketentuan
pengunggahan silakan klik “lihat
ketentuan di sini”. Jika semua dokumen
sudah dilengkapi, klik “Kirim”.
3. Jika ditemukan sudah ada akun Pimpinan
PT terverifikasi dari PT yang sama, akan
muncul notifikasi dalam kotak merah.
1
5

2
Template Surat Tugas

1. Jika proses validasi berhasil akan ada notifikasi dalam kotak hijau. Selanjutnya Anda dapat mulai melakukan penugasan
kepada masing-masing prodi.
2. Email pemberitahuan akan dikirimkan untuk semua status verifikasi. Contoh terlampir email untuk verifikasi yang berhasil
dan yang perlu direvisi.
1
2
2 VERIFIKASI AKUN PIMPINAN PERGURUAN TINGGI

Notifikasi Status Verifikasi
a. Perlu melakukan verifikasi
b. Verifikasi masih dalam proses
c. Verifikasi Gagal: dokumen tidak sesuai
d. Verifikasi Gagal: ada pimpinan lain yang telah
diverifikasi untuk PT bersangkutan
a
2
2
b
c
1
Pada laman Isi Data Diri
juga akan muncul kotak
Catatan Perbaikan
berwarna kuning, jika
dokumen yang diunggah
belum sesuai
● Catatan Perbaikan
untuk Surat Tugas
● Catatan Perbaikan
untuk Tanda
Tangan
1. Silakan perbaiki
dokumen sesuai dengan
catatan yang diberikan
dengan klik “Ganti File”
pada bagian yang akan
diperbaiki.
2. Jika sudah sesuai, klik
“Kirim”
d

2 VERIFIKASI AKUN PIMPINAN PERGURUAN TINGGI
Pimpinan Perguruan Tinggi juga akan mendapat email notifikasi jika pengajuan verifikasinya gagal.
a. Jika dokumen yang diminta tidak sesuai
b. Jika Surat Tugas tidak sesuai
c. Jika dokumen Tanda Tangan tidak sesuai
d. Jika sudah ada pimpinan lain yang telah diverifikasi untuk PT bersangkutan
a b c d

PENUGASAN PENANGGUNG JAWAB FAKULTAS/PRODI

1. Pada beranda akan muncul pesan untuk melengkapi email Penanggung Jawab
Fakultas/Prodi. Selanjutnya Anda perlu memulai menugaskan setiap program studi. Klik
“Lengkapi Sekarang”
2. Klik tab “Penugasan tiap Program Studi”. Pada laman tersebut Anda dapat
memasukkan alamat email Penanggung Jawab Fakultas/Prodi.
3. Untuk melihat panduan pengisian, silakan klik “Lihat Panduan”
4. Setelah informasi alamat email Penanggung Jawab Fakultas/Prodi sudah Anda lengkapi,
maka klik “Simpan”.
1
3
2
3
4
Catatan:
● Pimpinan Perguruan Tinggi perlu
menugaskan Penanggung Jawab
Fakultas/Prodi untuk seluruh Program
Studi yang terdapat di PT
● Jika terdapat ketidaksesuaian data dari
Program Studi yang ada di platform
dengan Program Studi di PT, harap
melaporkan hal tersebut melalui Pusat
Bantuan
Pastikan Anda seluruh program studi memiliki emil
Penanggung Jawab memverifikasi data mahasiswa.

3
5
5. Anda dapat mencentang kotak “Jangan tampilkan ini lagi”, sehingga untuk penyimpanan berikutnya tidak akan
muncul notifikasi seperti di atas.
6. Jika penugasan Penanggung Jawab Fakultas/Prodi sudah sesuai, klik “Ya, Simpan”
7. Jika penyimpanan email Penanggung Jawab Fakultas/Prodi berhasil akan muncul pemberitahuan dengan kotak
berwarna hijau.
8. Jika Anda ingin mengubah email Penanggung Jawab Fakultas/Prodi yang telah tersimpan, silakan klik “Ubah”
6
7
8

8. Penanggung Jawab Fakultas/Prodi
Anda akan menerima email notifikasi
penugasan verifikasi data akademik
mahasiswa untuk prodi tersebut untuk
program Kampus Merdeka. Klik
“Verifikasi Sekarang”. 9. Contoh
email notifikasi penugasan jika belum
ada mahasiswa yang terdaftar
Mohon cek folder Spam jika email
tidak muncul di folder Kotak Masuk.
3 PENUGASAN PENANGGUNG JAWAB FAKULTAS/PRODI
Catatan:
Penanggung Jawab Fakultas/Prodi dapat menerima
penugasan dan melakukan verifikasi hanya dengan klik
tautan yang dikirimkan lewat email. Tidak perlu
melakukan pendaftaran di laman MBKM.
8
no-reply@kampusmerdeka.kemdikbud.go.id
9

1. Pada laman MBKM, Anda akan menemukan daftar mahasiswa yang harus Anda verifikasi datanya.
Anda dapat menyaring data tersebut berdasarkan Program Studi atau langsung mencari menggunakan
nama atau NIM. Klik “Periksa”.
2. Anda dapat mengecek kembali histori verifikasi data Akademik mahasiswa dengan klik “Lihat Histori
Verifikasi”
1
ALUR VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN DATA MAHASISWA OLEH
PENANGGUNG JAWAB FAKULTAS/PRODI
4
2

1. Penanggung Jawab Fakultas/Prodi selanjutnya bisa melakukan
pengecekan kesesuaian data akademik pada Mahasiswa yang
bersangkutan. Data yang perlu diperhatikan di antaranya:
- Nama mahasiswa
- NIM
- Program Studi
- Tipe Program (Program Kampus Merdeka yang mahasiswa pilih)
- IPK
- Semester
- Beasiswa
- Nominal Beasiswa per Bulan
1. Jika data sudah sesuai, dan Anda sebagai Penanggung Jawab
Fakultas/Prodi mengizinkan mahasiswa untuk mengikuti program
Kampus Merdeka maka Anda bisa klik “Ya, Beri Izin”.
2. Untuk data mahasiswa yang sudah pernah diverifikasi, Anda akan
menemukan notifikasi seperti yang ada pada gambar di samping.
Artinya, Anda hanya perlu memberikan izin mahasiswa untuk mengikuti
Program Kampus Merdeka dengan klik “Ya. Beri Izin”.
3. Setelah itu klik “Selanjutnya”.
1
2
4
3
4

Langkah terakhir adalah dengan memberikan Persetujuan
Verifikasi Data Akademik Mahasiswa. Poin dalam memberikan
persetujuan verifikasi data final adalah:
● Menurut hasil verifikasi yang Anda lakukan, informasi
yang diberikan oleh mahasiswa (termasuk semua
dokumen yang telah diunggah) adalah akurat dan
lengkap.
● Anda sebagai Penanggung Jawab Fakultas/Prodi
memahami bahwa ketidaksesuaian data dapat
mengakibatkan diskualifikasi mahasiswa dari proses
pendaftaran Kampus Merdeka
● Anda sebagai Penanggung Jawab Fakultas/Prodi sadar
bahwa semua informasi yang diberikan dapat
dipastikan kebenarannya.
1. Klik ceklis pada 2 poin yang diminta
2. Klik “Kirim Sekarang”. Data mahasiswa tersebut
akan otomatis masuk ke daftar izin Pimpinan
Perguruan Tinggi.
3. Setelah mahasiswa diberikan izin maka data
mahasiswa akan masuk ke menu Histori Verifikasi
1
2
4
3

Jika pada data mahasiswa Anda menemukan ketidaksesuaian
data diri dan akademik, maka Anda dapat meminta mahasiswa
untuk melakukan revisi data.
1. Pada pertanyaan pertama untuk mengizinkan mahasiswa
mengikuti program, klik “Ya, Beri Izin”.
2. Pertanyaan berikutnya, apakah data akademik sudah
sesuai dengan data pembanding internal? Anda klik
“Tidak Sesuai”.
3. Kolom komentar akan muncul, dan Anda diharapkan
memberikan deskripsi ketidaksesuaian data yang Anda
maksudkan agar mahasiswa dapat melakukan perbaikan
sesuai dengan data yang benar. Klik “Kirim Permintaan
Revisi”.
4. Notifikasi permintaan revisi berhasil terkirim
5. Berikut tampilan pada akun mahasiswa yang perlu
melakukan revisi. Klik “Perbaiki Data”, kemudian
lakukan perbaikan data sesuai dengan catatan perbaikan
yang diberikan.
1
4
a. Perlu Revisi
3
2
5
4

1. Sistem akan mengirimkan notifikasi ke email
Mahasiswa dengan informasi permintaan revisi
data akademik. Alasan permintaan revisi
akan ditampilkan pada notifikasi tersebut,
maka diharapkan Anda dapat menjelaskan
secara mendetail ketidaksesuaian agar proses
pendaftaran dapat berjalan dengan baik.
1
4
a. Perlu Revisi

Sebagai Penanggung Jawab Fakultas/Prodi, Anda dapat menolak
perizinan pendaftaran mahasiswa. Berikut adalah alur tolak pendaftaran
mahasiswa:
1. Pada pertanyaan pertama, Anda dapat klik “Tidak”. Anda dapat
mengisi alasan penolakan namun hal ini bersifat opsional.
2. Poin penting dalam menolak persetujuan verifikasi data adalah:
● Keputusan penolakan bersifat final dan tidak dapat
diubah kembali.
● Dengan menolak mahasiswa, maka seluruh lamaran
mahasiswa ke program Kampus Merdeka akan
langsung dinyatakan gagal.
Lakukan ceklis pada kolom yang tersedia dan klik “Ya, Tolak”.
1
2
4
b. Penolakan Verifikasi

3. Pengajuan penolakan
berhasil terkirim
4. Sistem akan mengirimkan
notifikasi ke email
Mahasiswa dengan
informasi penolakan
permintaan partisipasi di
Program Kampus Merdeka.
4
4
b. Penolakan Verifikasi
3

REKOMENDASI DAN PERSETUJUAN DATA MAHASISWA OLEH
PIMPINAN PERGURUAN TINGGI

Setelah Penanggung Jawab Fakultas/Prodi menyatakan
pemberian izin bagi mahasiswa pendaftar, data mahasiswa
tersebut akan otomatis ditambahkan ke daftar Rekomendasi
Mahasiswa pada platform Pimpinan Perguruan Tinggi.
Berikut panduan dalam melakukan pemberian rekomendasi dan
persetujuan mahasiswa oleh Pimpinan Perguruan Tinggi.
1. Pada dashboard laman MBKM Pimpinan Perguruan
Tinggi, akan tersedia jumlah calon peserta dan juga
jumlah mahasiswa yang butuh rekomendasi untuk
masing-masing program. Klik tombol “Periksa” di salah
satu program yang akan dicek.
1
ALUR REKOMENDASI DAN PERSETUJUAN DATA MAHASISWA
OLEH PIMPINAN PERGURUAN TINGGI
5

2. Anda akan masuk ke Daftar
Mahasiswa Calon Peserta
Program. Pada laman
tersebut Anda akan
menemukan ringkasan daftar
mahasiswa yang dapat
diperiksa. Proses pemberian
rekomendasi dapat dilakukan
secara bulk approval
(pemberian izin masal) atau
single approval (pemberian
izin tunggal).
3. Selanjutnya klik “Lanjut ke
Persetujuan
Rekomendasi”.
4. Konfirmasi kembali untuk ke
proses selanjutnya, klik “Ya,
Lanjutkan.”
2
3
5
4

Catatan:
● Dengan memberikan persetujuan atas rekomendasi, berarti lamaran
mahasiswa akan langsung diteruskan ke Tim Program dan Mitra terkait untuk
proses seleksi selanjutnya
5. Lakukan ceklis pada kolom:
a. Persetujuan partisipasi mahasiswa dalam program. Pernyataan bahwa
mahasiswa memenuhi syarat dan direkomendasikan untuk mengikuti Program
Kampus Mengajar. Rekomendasi berdasarkan prestasi akademik mahasiswa,
komitmen terhadap program dan keakuratan data yang diberikan.
b. Persetujuan dukungan penuh bagi mahasiswa. Pernyataan bahwa Anda
mendukung penuh pembelajaran mahasiswa selama mengikuti Program Kampus
Merdeka dan berkomitmen untuk memberikan pengakuan hasil belajar
mahasiswa Program Kampus Merdeka hingga 20 (dua puluh) SKS setelah
penyelesaian program sesuai peraturan yang berlaku.
c. Pernyataan kesediaan untuk pemberian surat rekomendasi
6. Klik “Bubuhi tanda tangan” untuk mengunggah file tanda tangan digital
7. klik “Berikan Rekomendasi”.
5
6
5
7

Direkomendasikan ✅
● Hasil dari aplikasi scanner
● Latar belakang putih
● Tanda tangan terlihat jelas untuk
verifikasi
-Tidak direkomendasikan ❌
● Hasil foto dengan kamera ponsel
● Latar belakang buram
● Cahaya pada gambar tidak merata
5 ALUR REKOMENDASI DAN PERSETUJUAN DATA MAHASISWA
Ketentuan Format Tanda Tangan:
● Tanda tangan dipindai menggunakan
mesin scan / aplikasi scanner (contoh:
CamScanner, Handy Scanner, Adobe
Scan)
● Latar belakang putih.
● Format jpg/jpeg/png.
● Ukuran maksimal gambar adalah 10MB.
● Pastikan tidak ada watermark atau logo
aplikasi scanner pada gambar yang akan
diunggah.
Tanda tangan tersebut dibutuhkan untuk
keperluan verifikasi pemberian rekomendasi.
Sehingga, demi proses verifikasi dan rekomendasi
yang lancar dibutuhkan kerjasama Anda untuk
memenuhi persyaratan yang sudah disebutkan.

8. Email notifikasi akan Anda
terima dengan informasi
pemberian izin mahasiswa
sudah berhasil dan
informasi jumlah peserta
yang Anda berikan izin.
9. Sebuah email notifikasi juga
akan diterima oleh
mahasiswa berisi informasi
status rekomendasi dari
Perguruan Tinggi untuk
mengikuti Program Kampus
Merdeka.
8 9
5 ALUR REKOMENDASI DAN PERSETUJUAN DATA MAHASISWA

Pada proses bulk approve, Anda dapat
menghapus daftar mahasiswa yang
Anda kehendaki. Berikut panduan hapus
nama mahasiswa dari daftar
rekomendasi:
1. Klik tab “Rekomendasi
Mahasiswa”.
2. Temukan nama mahasiswa
dengan menggunakan kolom
pencarian. Anda bisa mencari
berdasarkan nama ataupun NIM
mahasiswa tersebut.
3. Klik “Hapus” pada nama yang
Anda kehendaki.
4. Klik “Ya, Hapus” pada notifikasi
yang muncul pada laman
tersebut.
1
2
5
a. Hapus Rekomendasi
3
4

1. Log in ke akun Pimpinan Perguruan Tinggi,
Klik tab “Rekomendasi Mahasiswa” dan
tandai dengan tanda ceklis pada
mahasiswa yang bersangkutan. Anda pun
dapat mencari dari kolom pencarian
menggunakan nama mahasiswa, NIM/NPM.
2. Jika sudah menemukan mahasiswa yang di
maksud, klik “Tolak Mahasiswa”
3. Pahami konsekuensi yang tertera. Jika
sudah, ceklis dan klik “Ya Tolak”
1
2
5
b. Penolakan Rekomendasi
3

4. Daftar mahasiswa yang Anda tolak
dapat Anda lihat kembali pada
bagian “Lihat Histori
Rekomendasi”.
Catatan :
● Keputusan penolakan bersifat final dan tidak dapat diubah
kembali
● Dengan menolak mahasiswa, maka seluruh lamaran mahasiswa
ke program Kampus Merdeka akan langsung dinyatakan gagal.
4
5

1. Email notifikasi akan Anda terima
sebagai informasi penolakan
mahasiswa yang Anda lakukan
sebelumnya.
2. Mahasiswa terdampak, juga akan
menerima email yang berisi informasi
penolakan rekomendasi pada seluruh
program Kampus Merdeka.
1
5
2

Informasi histori rekomendasi berisi daftar mahasiswa yang sudah Anda rekomendasikan dan tolak.
Terdapat 2 tab berbeda pada halaman ini, yaitu:
1. Halaman Direkomendasikan
2. Halaman Ditolak
1 2
5
c. Histori Rekomendasi

Academy University
Langkah Lanjutan

PENDAFTARAN
Akun Perguruan Tinggi
19 Okt –30 Nov 2023
PENDAFTARAN
Mahasiswa
19 Okt - 15 Des 2023
LINIMASA PENDAFTARAN
MSIB
MSIB
PENDAFTARAN
Mahasiswa
1–24 Nov 2023
KM
PENDAFTARAN
Akun Perguruan
Tinggi
s.d. 7 Nov 2023
KM

Academy University
1. Perguruan Tinggi dapat segera menerbitkan Surat Tugas untuk pejabat
yang ditunjuk untuk memberikan rekomendasi final bagi mahasiswa yang
menjadi calon peserta program MSIB atau KM, sesuai linimasa.
2. Bimbingan Teknis terkait Digitalisasi Pendaftaran ini akan dijadwalkan
sesuai dengan linimasa program.
LANGKAH LANJUTAN SETELAH SOSIALISASI
1
2

Academy University
Pusat Informasi dan Pusat Bantuan

Academy University
Pusat Informasi
Pusat Informasi adalah website berisi FAQ, panduan, tutorial, dan update terkini dari program Kampus Merdeka.
Akses ke Pusat Informasi:
1. Masuk ke website utama Kampus Merdeka, lalu
klik tombol “Butuh Bantuan?”
2. Akses langsung melalui tautan
https://pusatinformasi.kampusmerdeka.kemdikb
ud.go.id/
Perlu diingat, apabila Mahasiswa mengalami kendala atau
memiliki pertanyaan, lakukan langkah sesuai urutan berikut:
a. Cari informasi di Pusat Informasi melalui fitur pencarian
atau telusuri di bagian kategori
b. Apabila informasi belum tersedia di artikel, silakan
membuat tiket laporan pada tombol “Pusat Bantuan”
>
Catatan:
Tombol Pusat Bantuan dapat diakses 24 jam. Namun laporan Anda akan kami balas pada hari Senin-Jumat, jam 09.00-17.00 WIB (kecuali tanggal merah).

Academy University
https://linktr.ee/DigitalisasiSRSPTJM

Terima kasih
Jika ada pertanyaan atau kendala teknis, segera hubungi Pusat Bantuan

Materi Sosialisasi Platform - Digitalisasi Dokumen Pendaftaran MBKM .pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Materi Sosialisasi Platform - Digitalisasi Dokumen Pendaftaran MBKM .pdf

Similar to Materi Sosialisasi Platform - Digitalisasi Dokumen Pendaftaran MBKM .pdf (20)

More from AdePutraTunggali

More from AdePutraTunggali (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Materi Sosialisasi Platform - Digitalisasi Dokumen Pendaftaran MBKM .pdf