1. БАРИМТ БИЧГИЙН ЭРГЭЛТИЙН ХЭМЖЭЭ ТҮҮНИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ
Баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн буюу хүлээн авсан өдрөөс архивт шилжүүлэх хүртэлх
хугацаанд гүйцэтгэх ажлын дарааллыг баримт бичгийн эргэлт гэнэ. Тодорхой хугацаанд
гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан ба тухайн байгууллагад боловсруулсан дотоодын баримт
бичгийн нийт хэмжээг баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээ гэнэ.
Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг хуудсаар тооцно. Олшруулсан хувийг эх бичгээс нь
тусад нь тоолно. Нийт бичгийн эргэлтийн хэмжээг дараах хүснэгтийн дагуу хуудсаар тоолж
гаргана.
Байгууллагын нэр
Огноо
Ирсэн бичиг
Явсан бичиг
Иргэдийн өргөдөл, гомдол
Төлөвлөгөө, тайлан, тушаал, протокол зэрэг дотоодын баримт бичиг
Тайлбар: баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг бичвэр бүхий А4 хэмжээтэй хуудасны тоогоор
гаргана. Хоѐр талдаа бичвэртэй нэг хуудсыг 2 хуудсанд, А5 хэмжээний 2хуудсыг 1 хуудсанд
тус тус тооцно.
Баримт бичгийн хүлээн авах, бүртгэх, хариу бичгийг боловсруулах, удирдлагаар батлуулах,
хаягаар нь явуулах зэрэг үйл ажиллагаа буюу баримт бичигтэй ажиллаах ажлын тодорхой үе
шат, дарааллыг баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулалт гэнэ.
Баримт бичгийн эргэлтийг оновчтой зохион байгуулах үндсэн зарчимуул
 Баримт бичгийг хүлээн авах, явуулах ажлыг зөв зохистой төвлөрүүлэх,
 Баримт бичгийг аль болох цөөн дамжлагаар хянан шийдвэрлэх
 Нэг төрлийн баримт бичгийг дамжуулах, хянан шийдвэрлэхэд ижил хяналт
тогтоох
 Баримт бичиг түүнд холбогдсон бүх мэдээллээр өгөгдлийн нэгдсэн сан үүсгэх
Байгууллагын үйл ажиллагаанд өдөр тутам үүсч хөтлөгдөж буй баримт бичиг, мэдээллийн
урсгалыг
 Ирсэн
 Явсан
 Дотооддоо үүссэн баримт б+ичгүүд гэж ангилах бөгөөд боловсруулалтын хувьд өөр
өөрийн гэсэн онцлогтой. Байгууллагад ирсэн баримт бичиг, өргөдөл гомдлыг бүртгэх,
түүнд тавих хяналт нь зохих програм хангамжийн дагуу комюьтерийн санамжид
орсон байна.
Албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл, хяналтын програм нь дараах үндсэн шаардлагыг хангасан
байна.

2.  Сүлжээний горимд клиент- сервер зарчмаар ажилладаг байх
 Мэдээллийн сүүлийн үеийн дэвшилтэт технологи ашигласан, цаг хугацааны болон
зардлын хувьд хэмнэлтэй, орчин үеийн офисын ажлын зарчим, шаардлагыг бүрэн
хангасан байх
 Баримт бичгийн бүртгэл – мэдээллийн санд оруулах, өгөгдлүүдийг боловсруулах, бүх
өгөгдлөөр хайлт хийх зэрэг олон талын үйлдлүүдтэй байх,
 Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэнд тавих хяналтыг сайжруулсан, холбогдох мэдээ
тайланг үнэн зөв, түргэн шуурхай гаргадаг, албан бичгийн хариу өгөх хугацаа хэтэрч
байгаа бол дохиолол өгч мэдэгдэх, хугацаа хэтэрсэн бичгийг дэлгэрүүлж харах зэрэг
боломжийг олгосон байх.
 Мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг хангасан, бүх мэдээлэл серверт хадгалагдан
архивлагддаг байх,