Il metodo Metaplan, lezione 12 novembre

1. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
come chiarire
contraddizioni e
differenze di
opinione
Serenella Paci
regole di
discussione
tutti gli interventi
che si desidera, ma
brevi
la discussione a
voce è supportata
dalla discussione
per iscritto
si può dissentire...
...ed aggiungere
argomenti
un solo argomento
in ogni cartoncino
più di una parola,
non più di tre righe
pagina 1
Regione Puglia
Laboratori dal Basso
La facilitazione dei processi
partecipativi. Una nuova professione
per un mondo che cambia.
Le metodologie di facilitazione
dei gruppi: il Metaplan®
12-13 Novembre
2014
Ceglie Messapica
come usare regole
semplici per
mantenere viva la
discussione
regole e
tecniche di
moderazio
ne
come aiutare i
partecipanti a dare
il proprio
contributo
come usare gli
strumenti di
visualizzazione
come
moderare
come un
moderatore può
provocare e
mediarecome dare una
direzione alla
discussione e agli
obiettivi
come sviluppare
una
sceneggiatura
come portare la
moderazione ai
risultati
desiderati
come
preparare
una
moderazio
ne
come consolidare
i risultati
ed essere certi che
siano seguiti
dall’azione

2. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 2

3. In Puglia è facile progettare e attivare
processi partecipativi!
pagina 3
Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Facile progettare
difficile realizzarli
Terreno che sta
cominciando a
cambiare
Differenza fra
politiche regionali e
politiche locali
Le persone tendono
ad aggregarsi e fare
gruppo
Ma come far
partecipare tutti?
Forte senso di
comunità
Quantità
consistente di
processi
partecipativi
Criticità nel
raggiungimento di
risultati concreti
Difficile attivare
Diversità a livello di
Province
Poca partecipazione
attori locali
Manca la cultura
della partecipazione
nelle persone
Esempio di tesi

4. nota:
pagina 4
La tesi: uno sticker prima di
iniziare aiuta a far scattare la
discussione
!
la tesi è
un’asserzione con
un punto
esclamativo
completata da uno
schema a 4 caselle.
Da ++ a --
una tesi ben
fatta
… scopre opinioni
diverse
… permette
interpretazioni
diverse
… suscita curiosità
per le opinioni altrui
la dispersione
dipende dalla sua
formulazione
è necessario
formularla in modo
vago, ma non
troppo
la tesi deve essere
formulata
affermativamente
una doppia
negazione crea
confusione
Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014

5. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
La moderazione di una tesi
dopo gli
sticker
l’introduzion
e
la
visualizzazio
ne
quando ci
sono 6-8
argomenti
sul poster:
chiedere anzitutto
gli argomenti della
minoranza
poi passare alla
posizione opposta
eventualmente
chiedere argomenti
per posizioni
centrali
tuttavia non forzare
nessuno a rivelarsi
introdurre le tesi
con poche parole e
leggerla ad alta voce
spiegare lo schema
invitare a mettere gli
sticker tutti insieme
una "spalla" scrive
quanto dettato dal
moderatore
il moderatore
colloca i cartoncini
rileggere i cartoncini
ad alta voce,
riorganizzarli se
necessario
tracciare delle linee
per chiarire la
collocazione
pagina 5
cercare di
cambiare già dopo
3-4 cartoncini

6. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Cosa intendiamo per processi
partecipativi?
pagina 6
Tutti hanno la
possibilità di
partecipare
Tutti possono
sentirsi accolti
Condivisione di
diversità come
ricchezza
Coinvolgere più
persone su un
argomento che ci
sta a cuore
Dare voce a
tutti
Chi prende le
decisioni deve
partecipare
Decisioni prese dal
basso =
responsabilità della
collettività
Responsa-
bilità
condivisa
Il focus va sul
processo non tanto
sul risultato
È importante
individuare tempi e
obiettivi per la
decisione
Processi
strutturati
È come un puzzle
si entra tassello si
esce immagine
Attivare intelligenza
collettiva per
risolvere problemi
Dall’individuo
al collettivo
Cercare risposte a
cui non avevamo
pensato
Decisioni migliori
Le decisioni
vengono prese dal
basso
Coinvolgimento
sperando di...
Qualità del
risultato
Esempio di
domanda a voce

7. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Quali criticità rileviamo nei gruppi di
lavoro "tradizionali"?
pagina 7
RELAZIONE
COMPITO
La parola delle
persone non ha lo
stesso peso Polarizzazione su
posizioni di
contrasto
Poca capacità di
ascolto
Un modo sbagliato
di porsi
Esp. arroganza
aggressione
Sfogo delle
frustrazioni e del
senso di impotenza
Prevaricazione delle
posizioni più «alte»
Conflitto
Poca attenzione al
coinvolgimento di
tutti
Rischio dei non
detti
Rischio di vincitori e
vinti
Emergono le
emozioni e non si
sta sugli obiettivi
Si sta sugli
obiettivi e non sulle
emozioni a volte
Lotte di potere al di
là del contenuto
Difficoltà di avere
feedback e di
valutare i risultati
Inconcludenza
Non sappiamo se ci
sarà e come sarà il
risultato
Dispersione di
ienergie e sconforto
finale
Frustrazione
Assenza di argini
Quando si prende
la tangente
Assenza di regole
Di organizzazioneTempi estenuanti e
perdita di tempo
Prende le decisioni
chi resiste fino in
fondo
Per sfinimento
Non è chiaro
l’argomento e quindi
ci si scontra sulle
posizioni
Si parla di due
cose diverse
Non c’è chiarezza
È fondamentale
chiarire il tema
delle discussioni
Esempio di
domanda a voce

8. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Quali caratteristiche ci si aspetta dal
facilitatore?
pagina 8
Deve avere ritmo
Capacità caratteriali
Mantenere la
distanza
Dipende se
conosci o meno il
gruppo
La relazione conta
Consapevole dei
propri sentimenti-
fragilità ed
esplicitarle
Far emergere tutti i
punti di vsitaConsapevole del
ruolo di potere suo
e dei partecipanti Deve esprimere
serenità e sicurezza
Essere a servizio
dei partecipanti
Essere in ascolto
delle energie
presenti
Fluidità
Capacità di sintesi
Buon traduttore ma
non interprete
Essere imparziale
Molta struttura
e orologio
Capacità empatica e
oratoria
Capacità di
sostenere
Ascoltare e gestire
la «pancia»
Deve lasciare i suoi
problemi a casa
Conoscere,
annunciare e far
rispettare le
regole
Accoglienza e
permettere di
lasciarsi andare
Capacità di
sdrammatizzazione
e umorismo
Tenere in equilibrio
compito e relazione
Favorire l’emersione
della creatività
Capacità di
improvvisazione
Attenzione
Capacità di
connessione
Spirito di ricerca
Capacità di
semplificare
Far emergere la
complessità
Fare le domande
giuste
Esempio di
domanda a voce

9. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
La moderazione di una
domanda a voce
quando saranno
stati raggiunti 8- 10
argomenti,
il moderatore li
leggerà a voce alta,
di nuovo
ripetere la parte
essenziale del
contenuto
introdurre
brevemente le
domande,
leggendole
… e chiedere le
risposte
le obiezioni saranno
affrontate subito
una persona
modera
usando le parole
del partecipante
fare domande di
chiarimento
e dettare
all’assistente allo
stesso tempo
distribuire i
cartoncini secondo
la loro associazione
logica
l’assistente
alla
moderazion
e
scrive solo quello
che il moderatore gli
detta
ogni argomento è
scritto in un
cartoncino separato
i contributi alla
discussione su
cartoncini ovali
disegna una cornice
intorno ai cartoncini
di ogni gruppo/
argomento
usando la propria
mano per guidare i
partecipanti sul
poster
non
cronologicamente
pagina 9

10. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 10
Quali caratteristiche ci si aspetta dal
facilitatore?
Deve avere ritmo
Capacità caratteriali
Mantenere la
distanza
Dipende se
conosci o meno il
gruppo
La relazione conta
Consapevole dei
propri sentimenti-
fragilità ed
esplicitarle
Far emergere tutti i
punti di vista
Consapevole del
ruolo di potere suo
e dei partecipanti Deve esprimere
serenità e sicurezza
Essere a servizio
dei partecipanti
Essere in ascolto
delle energie
presenti
Fluidità Capacità di sintesi
Buon traduttore ma
non interprete
Essere imparziale
Molta struttura
e orologio
Capacità empatica e
oratoria
Capacità di
sostenere
Ascoltare e gestire
la «pancia»
Deve lasciare i suoi
problemi a casa
Conoscere,
annunciare e far
rispettare le
regole
Accoglienza e
permettere di
lasciarsi andare
Capacità di
sdrammatizzazione
e umorismo
Tenere in equilibrio
compito e relazione
Favorire l’emersione
della creatività
Capacità di
improvvisazione
Attenzione
Capacità di
connessione
Spirito di ricerca
Capacità di
semplificare
Far emergere la
complessità
Fare le domande
giuste
Su quali di queste competenze si può
intervenire con la formazione?
5
4
2
2
2
2
3
Esempio di
domanda di
ponderazione

11. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Domanda di
discussione con
ponderazione
i partecipanti
riflettono sulla
discussione ancora
una volta
si chiariscono le
priorità del gruppo
concede ai parteci-
panti di collaborare
a dirigere la
discussione
al tempo stesso il
gruppo è orientato
è fissata la rotta
procedere
così:
il moderatore legge
la domanda ad alta
voce
...chiede a tutti di
scegliere 3,4, o 5 *)
insiemi
...legge ad alta voce
i titoli o i singoli
cartoncini
e li numera
progressivamente
chi è pronto riceve
gli sticker
ad un segnale tutti
insieme attaccano i
loro sticker
il moderatore
evidenzia
graficamente gli
insiemi scelti
meglio fare
annotare i numeri
su un cartoncino
in rosso sui tondi
*)il numero
giusto di
sticker:
fino a 12 insiemi: 3
fino a 20 insiemi: 4
più di 20 insiemi: 5
in che situazioni si può condurre una
domanda di ponderazione?
...
che domande di
ponderazione
potremo utilizzare per
continuare il dibattito
appena iniziato?
valutare la
fattibilità
quali di questi
suggerimenti può
essere
implementato?
evidenziare
le
controversie
quali di questi
suggerimenti dovrebbe
essere supportato
dal management?
e quale dovrebbe
essere
supportato dalla
rappresentanza dei
lavoratori?
enfatizzare
argomenti che
non hanno
ricevuto
abbastanza
attenzione
quali argomenti
ancora possiamo
esaminare?
stabilire le
priorità
quali argomenti
possiamo
esaminare in
maggior dettaglio?
consolidare
risultati
intermedi
quali idee dovremo
portare avanti?
questa
domanda
permette
diversi
risultati
pagina 11

12. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 12
Esercitazione di
scrittura Metaplan

13. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
non così:
Scrittura e calligrafia
sono due cose diverse; per
molte persone la scrittura
è l’espressione della
propria personalità; la
calligrafia è la
reminiscenza
dell’esercizio della
scrittura alle scuole
elementari ...
Qui intendiamo qualcosa
del genere…
leggibilità da 6 m
Usa sia le lettere
maiuscole che
quelle minuscole Con corpo grosso
e terminazionicorte
Scrivi ogni lettera
separatamente
La scrittura
corsiva è difficile
da leggere
È sempre meglio
scrivere tratti e
archi separatamente
LE LETTERE
MAIUSCOLE SI
POSSONO VEDERE
MEGLIO,
scrivi in grassetto
Le lettere sottili sono
facilmente tralasciabili
usa il lato grosso
del pennarello
la punta del
pennarello dovrebbe
indicare la sinistra se
sei destrorso
limitati a scrivere 3
righe
Scrivi bene
Leggibile!
PERò LA LETTURA
STANCA
inizia sempre
dall’angolo sinistro
in alto
Altrimenti scriverai troppo
piccolo______________
______________________
______________________
con testi lunghi sarai
tentato di eludere le
regole scrivendo lunghi testi
che nessuno potrà leggere...
pagina 13

14. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 14
Esempio di
domanda su
cartoncino

15. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
3
La moderazione di una
domanda su cartoncino
rimani in silenzio
mentre i partecipanti
scrivono nei
cartoncini
2
4
1
prima inizia a
considerare le
seguenti
cose:
quanti partecipanti
ci sono?
Si lascia scrivere i
cartoncini da soli, a
coppie o in gruppi di
tre
quante
risposte puoi
accettare? un poster
può contenere 20
cartoncini
passa per
ogni gruppo
– step by
step:
rileggi ancora i
cartoncini,
raggruppandoli se
necessario
chiedi
argomentazioni a
supporto delle
obiezioni
suggerisci un titolo
ai partecipanti
infine, fai una
cornice intorno al
gruppo
5
l’assistente scrive le
argomentazioni
i contributi alla
discussione
saranno scritti in
cartoncini ovali
mentre i
titoli
saranno
scritti su
cartoncini
tondi
se un gruppo ha
più di 6 cartoncini:
dividi il gruppo se
possibile
introduci
brevemente la
domanda e leggila
ad alta voce
dì ai partecipanti
quanti cartoncini
per ogni colore ti
aspetti di utilizzare
puoi formulare
una risposta
campione come
prima risposta
ma, non fare altre
attività (es. leggere
email)
leggi i cartoncini
raccolti uno ad uno
Organizza i
cartoncini subito
secondo le loro
associazioni
Lasciar leggere
anche ai
partecipanti,
coinvolgendoli
fissa subito i
cartoncini con i pin,
e raggruppali per
contenuto
se vi sono obiezioni,
segnale con un
flashmark
segna i
cartoncini con il flash
solo dopo, una volta
che tutti i cartoncini
sono sul pannello
passa gruppo
successivo
pagina 15

16. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
se è richiesta solo
una veloce lista di
idee
se il numero di
possibili risposte è
limitato
Quando è meglio lasciare che i
partecipanti scrivano le loro domande
sui cartoncini?
Quando usare una domanda a voce?
"domanda a
voce" "domanda
nascosta"
(su
cartoncino)
se non è importante
che tutti
contribuiscano
es.:
un promemoria
degli aspetti più
importanti
se il primo step è
sollecitare i
partecipanti ad avere
una propria
risposta
se si desidera un
ampio range di
risposte
che vada oltre le
idee spontanee
se ognuno è
sollecitato a
riflettere
sull’argomento
quando vuoi
preservare un semi-
anonimato
senza influenze
esterne
pagina 16

17. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
domande
doppie
domande
multiple
Cosa diranno le seguenti persone a
questo proposito?
moderatore Metaplan®
cosa dobbiamo fare
management staff clienti
per prima
cosa ?
se rimane
tempo?
cosa spero di
ricavarne?
quali difficoltà
posso
incontrare?
domande
singole
a quali aspetti dobbiamo fare
attenzione?
come possiamo gestirli al meglio?
Esistono diversi tipi di
domande
Chi modera, determina la direzione del
dibattito; bisogna concepire in anticipo la
domanda che fa scattare la discussione
pagina 17

18. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Cosa caratterizza
una domanda ben
formulata?
Deve essere diretta
verso l’obiettivo
attenzione:
non deve essere
(troppo) indirizzata
Deve essere aperta,
permettere
parecchie risposte
ma
non deve essere
troppo generale o
troppo vaga
Deve riferirsi a
esperienze e
sollecitare opinioni
Ma non deve
chiedere troppo
Una domanda che genera interazione
all’interno del gruppo
Deve interessare e
anche provocare un pò
Ma non
deve creare
avversioni o
bloccare
pagina 18

19. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
Servono temi di medio livello
come si può
migliorare la
comunicazione
come il
management
dovrebbe
informarci?
come coordinare il
progetto con un
altro dipartimento?
come rendere i
nostri incontri
efficaci?
come razionalizzare
la distribuzione
delle copie?
Pagina 19

20. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
scegliere i suggerimenti più idonei per domande
semplici e doppie e scriverne uno su cartoncino bianco
Il moderatore da la direzione alla discussione:
formulare
domande che
stimolino
l’interazione
scrivi leggibile –
usa il lato largo del
pennarello
1
2
3
ben
formula-
te
!
piccolo
cambia-
mento
neces-
sario
?
in coppia concordare – senza perdere troppo tempo -
un argomento che interessa tutti
ogni persona potrà scrivere qualche suggerimento per
domande semplici o doppie sull’argomento concordato
La domanda che da inizio
all’interazione deve
essere pensata apposta
preferibilmente
situazioni
lavorative
domande che si
riferiscono a
diversi aspetti
ri-formu-lare
pagina 20
Esercitazione

21. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 21
Gruppi di lavoro

22. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 22
Esercitazione sulle
domande
Gruppo 1

23. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 23
Facilitazione
Gruppo 1

24. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 24
Esercitazione sulle
domande
Gruppo 2

25. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 25
Facilitazione
Gruppo 2

26. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 26
Esercitazione sulle
domande
Gruppo 3

27. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 27
Facilitazione
Gruppo 3

28. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 28
Facilitazione
Gruppo 3

29. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 29
Esercitazione sulle
domande
Gruppo 4

30. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014 pagina 30
Facilitazione
Gruppo 4

31. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
A volte il moderatore
deve chiedere maggiori
dettagli
il moderatore deve
evitare i dibattiti
superficiali
più generale è
la discussione,
più alto è il rischio
di ottenere falso
consenso
"dobbiamo essere
più flessibili"
l’ufficio deve
essere aperto dalle
8 di mattina alle 8
di sera i nostri sistemi non
sono sincronizzati
se un argomento
non è chiaro, il
moderatore deve
chiedere chiarimenti
quindi quello che
viene pensato deve
essere spiegato
diversamente
quali sistemi
riguarda? perché è
importante?
...
deve forzare i
partecipanti a
entrare nel dettaglio,
questo significa
essere chiari
e così diviene più
concreto
pagina 31

32. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
… e
visualizza il
dibattito
rende i pensieri
visibili a tutti
Enfatizza la parte
del discorso più
pragmatica
e diffonde
emozioni
ciò aiuta a
fronteggiare
meglio la
complessità
Il
moderatore
pianifica…
il corso della
discussione
seleziona gli
argomenti di
discussione
anticipa i contenuti
della discussione
anticipa gli interessi
e le potenziali
resistenze dei
partecipanti
....
modera
...
enfatizza la
centralità del
contributo dei
partecipanti
si assicura che le
persone più timide
partecipino alla
discussione
si assicura che la
discussione segua
il suo percorso
centrale
e evidenzia le
contraddizioni
le personalità
dominanti saranno
bloccate
i partecipanti
giungono a una
comprensione
comune
guida il gruppo ad
azioni condivise
e raggiunge
l’obiettivo entro il
tempo prestabilito
… e
ottiene:
i partecipanti
confermeranno
ancora le loro azioni,
se saranno persuasi
e formula le
domande più
appropriate
Il moderatore guida
il processo per ottenere
una comprensione
condivisa
flash quando vuoi
fare un commento!
Pagina 32

33. pagina 33
situazione iniziale,
specifiche,
interessi, conflitti
quale è il
soggetto?
chi partecipe-
rebbe,
quanto tempo
è disponibile?
quale è il
contesto
circostante /
ambiente?
quale
obiettivo si
intende
raggiungere
?
su quali
questioni i
partecipanti
dovrebbero
riflettere nel
dettaglio?
quale è la
questione
centrale
della
discussione
?
come
dovrebbe
essere
formulata la
domanda?
in quale
ordine
dovrebbero
esser poste
le
domande?
quale risultato
sarebbe il più
adatto per il
workshop?
quale
domanda /
proposizione
potrebbe essere
usata come
introduzione?
è necessario un
poster aggiuntivo?
su quale questione i
partecipanti dovrebbero
focalizzarsi?
come posso fare
per coinvolgere le
persone nella
discussione?
Una sceneggiatura si compone
di considerazioni preliminari e
di un piano di svolgimento
Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014

34. Poliste – Ceglie Messapica, 12-13 Novembre 2014
preparazio-
ne del luogo
sceneggia-
tura
considera il
contesto, conflitti,
interessi,
resistenze...
sistema la stanza:
sposta il tabellone
fuori dal centro
suggerimenti per la tua
prima moderazione
chiedi a qualcuno di
leggere i tuoi poster
avrà una diversa
prospettiva della
situazione
fai passare un po’ di
tempo tra la prima
stesura e
rivedila e fai i poster
spendi molto tempo
nella preparazione
almeno la metà
della moderazione
inizia piano
con una
discussione che
non è più nel pieno
dopo la sessione
manda a ciascuno le
foto dei pannelli
controlla le penne, il
numero di
cartoncini... assicurati che il
contesto sia
piacevole: caffé,
etc...
invita a partecipare
anche oppositori
1/3 protagonisti,
1/3 antagonisti,
1/3 generalisti
pagina 34