.

1. 1
2
2
2
3
3
3
3
4
5
6
12
13
13
13
14
15
15
15
Spis treści
Spis treści
Ewidencje wymagane przy prowadzeniu PKPiR
Ewidencja sprzedaży
Kiedy bez ewidencji sprzedaży
Ewidencja VAT
Ewidencja VAT dla podatników zwolnionych ze względu na wartość sprzedaży
Ewidencja VAT dla pozostałych podatników
Obowiązek przesyłania ewidencji VAT do urzędu skarbowego
Błędy w przesłanej ewidencji i sankcja
Nowe pozycje w ewidencji
Ewidencja przebiegu pojazdu - stan do końca roku 2018
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu po 31.12.2018 r.
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Brak ewidencji środków trwałych
Terminy dokonywania zapisów w ewidencji środków trwałych
Ewidencja zwrotów
Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Korekta zapisów w ewidencjach
Sankcje zapisane w Kodeksie karnym skarbowym
1 / 16

2. Ewidencje wymagane przy prowadzeniu PKPiR
Prowadzenie rachunkowości przy zastosowaniu PKPiR wymaga oprócz dokonywania wpisów w księdze również
prowadzenia wielu ewidencji dodatkowych. Konieczność ich stosowania wynika czasem z samego rozporządzenia, w innych
przypadkach narzucona jest odrębnymi przepisami. Warto pamiętać, że w trakcie kontroli przedstawiciele fiskusa będą
bardzo starannie przyglądać się zapisom w ewidencjach – jakakolwiek niewyjaśniona niezgodność pomiędzy zapisami w
księdze a zapisami ewidencji natychmiast spowoduje dokładne zbadanie tej sytuacji.
Ewidencje są czasem w prosty sposób źródłem księgowań w PKPiR. Ale nie zawsze tak jest. Typowym przykładem są
ewidencje VAT, o których piszę nieco dalej. Specyfika podatku VAT i podatku dochodowego od osób fizycznych są
odmienne – to powoduje, że ewidencje VAT będą co prawda ewidencjami pomocniczymi dla PKPiR, ale nie zawsze
miesięczne sumy wynikające z ewidencji VAT będą wprost podstawą dokonywania księgowań.
Ewidencja sprzedaży
Ewidencję sprzedaży mają obowiązek prowadzić podatnicy, którzy zlecili prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży jest konieczne również w przypadku, kiedy podatnik ma zamiar skorzystać z możliwości
przewidzianej w par. 27 rozporządzenia o PKPiR i dokonywać zapisów nie każdego dnia, a w terminie do 20. dnia miesiąca
za miesiąc poprzedni.
Także podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe w zakładach, w których nie prowadzą PKPiR, obowiązani są
do założenia i prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Ten obowiązek dotyczy też przedsiębiorców prowadzących handel obwoźny i obnośny, którzy nie przechowują księgi w
miejscu prowadzenia tej działalności.
Kiedy bez ewidencji sprzedaży
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy:
ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT,
prowadzą obrót całkowicie dokumentowany fakturami VAT,
prowadzą ewidencję sprzedaży VAT zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
W tym ostatnim przypadku przychody księgowane są na koniec miesiąca według zestawienia sporządzonego na podstawie
ewidencji sprzedaży VAT.
Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
a) numer kolejny wpisu,
b) datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
c) kwotę tego przychodu.
Ustawa o VAT nakłada na podatników zwolnionych od podatku ze względu na wysokość przychodów ze sprzedaży
obowiązek prowadzenia jeszcze jednej ewidencji sprzedaży. Dane gromadzone w tej ewidencji pozwalają na ustalenie
momentu, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia od podatku VAT ze względu na przekroczenie limitu obrotów.
Podatnicy zwolnieni z VAT
Ustawa o VAT:
„Art. 109. 1. Podatnicy zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży
za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
2. W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji, o której mowa w ust. 1, albo prowadzi ją w sposób
nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub
organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku
należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 22%”
(obecnie stawka podstawowa wynosi 23% – dop. R.G.).
2 / 16

3. Podatnicy zwolnieni mogą w ewidencji sprzedaży, prowadzonej na podstawie rozporządzenia PKPiR, w odrębnej kolumnie
wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług od czynności określonych w art. 5 ustawy
o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu
następnym.
Zapisów w ewidencji sprzedaży powinno dokonywać się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed
rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Ewidencja VAT
Ewidencje prowadzone do celów VAT są mocno sformalizowane, mimo, iż nie przewidziano ich wzoru. Regulacje ustawowe
odnoszące się do ewidencji VAT znajdują się w art. 109 ustawy o VAT, i określają podstawowe wymogi dotyczące ewidencji
prowadzonych przez podatników zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (zwolnienie ze względu na wartość
sprzedaży) oraz pozostałych podatników.
Ewidencja VAT dla podatników zwolnionych ze względu na wartość
sprzedaży
Podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić
ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Brak tej ewidencji zagrożony jest sankcją ustawową, bowiem w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi tej
ewidencji albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości
sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę
podatku należnego. Jeżeli nie będzie mógł określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustali przy zastosowaniu
stawki podstawowej - obecnie to 23%.
Ewidencja VAT dla pozostałych podatników
Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku wskazane w art. 43 ust. 1
(artykuł ten wymienia zwolnienia przedmiotowe i przedmiotowo-podmiotowe) lub zwolnione na podstawie przepisów
wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 (to zwolnienia określone w rozporządzeniach, wydawanych przez ministra właściwego
do spraw finansów publicznych na mocy delegacji ustawowej wskazanej w art. 82 ust. 3 ustawy VAT) oraz podatników, u
których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję
zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej
, w
szczególności dane dotyczące:
1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego,
z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;
4. dowodów sprzedaży i zakupów.
Natomiast podatnicy świadczący usługi, dla których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w
prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym
charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na
terytorium kraju.
Ważne
Przepis ustawy wskazuje wprost, iż ewidencja prowadzona jest elektronicznie, przy użyciu programu komputerowego. Nie
można więc prowadzić jej np. w formie zeszytu lub innej tego rodzaju techniki.
Szczegółowy zakres danych w ewidencji
Minister właściwy do spraw finansów publicznych upoważniony jest na mocy delegacji ustawowej do określenia w drodze
rozporządzenia, szczegółowego zakresu danych, które ogólnie wskazuje ustawa. Rozporządzenie omawiamy nieco dalej.
Obowiązek przesyłania ewidencji VAT do urzędu skarbowego
Od 1.10.2020 r. zmodyfikowano dotychczasowy obowiązek przesyłania pliku JPK_VAT. Został wprowadzony nowy format
tego pliku, łączący dane dotychczasowego JPK_VAT z danymi gromadzonymi w ewidencjach VAT. Jednocześnie
3 / 16

4. zwiększono zakres informacyjny tego pliku. Zanim przejdziemy do szczegółów, jeszcze o terminach przesyłania JPK_VAT i
jego zakresie - są one bowiem zróżnicowane w zależności od tego, czy podatnik rozlicza się miesięcznie czy kwartalnie.
Podatnicy rozliczający się w trybie miesięcznym przesyłają pliki JPK_V7M, zawierające pełny zakres danych (ewidencja +
deklaracja) co miesiąc, w terminie do przekazania deklaracji za ten miesiąc. Przesyłki dokonuje się wyłącznie za pomocą
środków komunikacji elektronicznej - podobnie jak plików JPK_V7K.
Te z kolei właściwe są dla podatników rozliczających się kwartalnie, z tym, że za pierwszy i drugi miesiąc kwartału
wypełniana jest tylko część ewidencyjna, a za trzeci miesiąc kwartałuwypełniana jest część ewidencyjna i
deklaracyjna. Pliki przekazywane są:
1. za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału - w terminie do 25. dnia miesiąca następującego odpowiednio po każdym
z tych miesięcy;
2. za ostatni miesiąc danego kwartału, łącznie z deklaracją - w terminie do złożenia tej deklaracji.
Ujęcie w ewidencji faktur dotyczących sprzedaży ewidencjonowanej w kasie fiskalnej
Przypomnijmy - faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinny zostać
uzupełnione o paragon dokumentujący tę sprzedaż (dopina się go do egzemplarza faktury, który pozostaje u podatnika).
Tego przepisu nie stosuje się w przypadku faktury wystawianej przy zastosowaniu kasy, jeśli wartość sprzedaży i kwota
podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (pozwala to uniknąć zdublowania wartości
wykazywanej sprzedaży).
Możliwe jest też, że faktura do paragonu zostanie wystawiona w formie elektronicznej - wtedy podatnik ma obowiązek
pozostawić w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży wraz z danymi identyfikującymi wystawioną do niego fakturę.
Wskazówka
Występuje jeszcze sytuacja szczególna, w której nie stosuje się przepisu dotyczącego dopinania faktury do paragonu - nie
ma tego obowiązku w przypadku, w którym to sam paragon został uznany za fakturę (przypadki, w których kwota należności
ogółem nie przekracza kwoty 450 zł lub kwoty 100 euro, po spełnieniu warunków wskazanych w ustawie).
Dlaczego o tym wspominamy?
Otóż faktury, wystawione do paragonów ujmuje się w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. To
zastrzeżenie jest o tyle istotne, że faktura do paragonu może zostać wydana w innym okresie rozliczeniowym, niż okres, w
którym zaistniała sprzedaż nią dokumentowana,
Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w ewidencji
(te wartości zostały już uprzednio uwzględnione i udokumentowane paragonami bezpośrednio po dokonaniu sprzedaży).
Błędy w przesłanej ewidencji i sankcja
W terminie 14 dni od dnia:
1. w którym stwierdzicie, że przesłana ewidencja zawiera błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym, lub
2. nastąpią zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji
- powstaje obowiązek przesłania korekty ewidencji.
Weryfikacji prawidłowości przesłanej ewidencji dokonuje też naczelnik urzędu skarbowego (a właściwie odpowiednie
oprogramowanie, używane przez Krajową Administrację Skarbowa). Jeśli błędy, uniemożliwiające przeprowadzenie
weryfikacji prawidłowości transakcji zostaną wykryte, naczelnik urzędu skarbowego wezwie do ich skorygowania - co
istotne, jednocześnie wskazując te błędy.
Podatnicy mają w takim przypadku 14 dni na reakcję (termin biegnie od dnia doręczenia wezwania). Polega ona na
skorygowaniu deklaracji w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu, lub, jeśli uznacie, że błędy nie występują - złożeniu
wyjaśnień wskazujących, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu.
Brak reakcji może spowodować sankcje, bowiem w przypadku, w którym podatnik zignoruje omówiony przed chwilą
obowiązek lub wykona go po terminie albo też w wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera wskazanych
uprzednio błędów
- naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł -za
każdy błąd.
4 / 16

5. Tego przepisu nie stosuje się wyłącznie w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, którzy za ten sam czyn
poniosą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.
Karę uiszcza się bez dalszego wezwania naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Ważne
Podmiotem, który zostanie ukarany jest podatnik - a nie np. prowadzące jego rachunkowość biuro rachunkowe czy osoba
odpowiedzialna u przedsiębiorcy za naliczanie i odprowadzanie podatków.
Ewidencja VAT i deklaracje VAT - Rozporządzenie
Szczegółowy zakres danych zawartych w:
a. deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy VAT (podatnicy rozliczający się co miesiąc, i mali
podatnicy, składający deklarację za kwartał),
b. ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy ("główna" ewidencja VAT)
określony jest w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie
szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i
usług (będziemy je nazywać rozporządzeniem), lub bardziej szczegółowo - rozporządzeniem ewidencyjnym).
Rozporządzenie to zawiera także objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji wskazanych wyżej
w punkcie a oraz niezbędne pouczenia, a także sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej w sposób
przewidziany dla podatników rozliczających podatek co miesiąc i podatników rozliczających się kwartalnie (objaśnienia
umieszczono w załączniku).
Ćwiczenie
Odszukaj na stronach sejmowych w dziale Internetowego Systemu Aktów Prawnych (ISAP) tekst rozporządzenia.
Zwróć szczególną uwagę na obowiązek oznaczania przez podatników niektórych towarów i usług specjalnymi desygnatami
literowo-liczbowymi.
Nowe kody oznaczające niektóre rodzaje transakcji
Zgodnie z rozporządzeniem ewidencyjnym wprowadza się kody wobec niektórych transakcji. To w konsekwencji oznacza
również obowiązek kodowania faktur, które dokumentują te transakcje (oznaczenia te nie muszą znaleźć się na fakturze,
ale ich obecność znacząco ułatwi pracę osobom księgującym faktury).
Obowiązek oznaczania dotyczy transakcji z obszarów największego ryzyka zaniżania zobowiązania podatkowego i innych
uchybień o znaczeniu fiskalnym. Dotyczy to w szczególności wyrobów akcyzowych i niektórych towarów wrażliwych
wymienionych w załączniku nr 15 do Ustawy VAT.
Nowe pozycje w ewidencji
Zgodnie z treścią Rozporządzenia wprowadza się do ewidencji sprzedaży następujące oznaczenia:
1. dostawy:
1. napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w
rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym - oznaczenie "01",
2. towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy -oznaczenie "02", (paliwa)
3. oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o
kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina
ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20
90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
- oznaczenie "03",
4. wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w
rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym - oznaczenie "04",
5. odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy -oznaczenie "05",
6. urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i
94-96 załącznika nr 15 do ustawy - oznaczenie "06",
7. pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701-8708 oraz CN 8708 10 -oznaczenie "07",
8. metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w
5 / 16

6. poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy - oznaczenie "08",
9. leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia
żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1
ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne - oznaczenie "09",
10. budynków, budowli i gruntów -oznaczenie "10";
2. świadczenia usług:
1. w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12
czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych - oznaczenie "11",
2. o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych,
marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie
badań naukowych i prac rozwojowych - oznaczenie "12",
3. transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1 -oznaczenie "13".
Dodatkowo ewidencja zawiera oznaczenia dotyczące:
1. dostawy w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy - oznaczenie"SW";
2. świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy -
oznaczenie "EE";
3. istniejących powiązań między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32
ust. 2 pkt 1 ustawy (podmioty powiązane) - oznaczenie "TP";
4. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dokonanego przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach
transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy - oznaczenie
"TT_WNT";
5. dostawy towarów poza terytorium kraju dokonanej przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji
trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy - oznaczenie "TT_D";
6. świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy - oznaczenie"MR_T";
7. dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowanej na zasadach
marży zgodnie z art. 120 ustawy - oznaczenie "MR_UZ";
8. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42
(import) - oznaczenie "I_42";
9. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63
(import) - oznaczenie "I_63";
10. transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu,
opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy - oznaczenie "B_SPV";
11. dostawy towarów oraz świadczenia usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który
wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy - oznaczenie "B_SPV_DOSTAWA":
12. świadczenia usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia,
opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy - oznaczenie "B_MPV_PROWIZJA":
13. transakcji objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności - oznaczenie"MPP".
Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:
1. "RO" - dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących;
2. "WEW" - dokument wewnętrzny;
3. "FP" - faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy (faktura wystawiana na żądanie do paragonu).
Dodatkowo ewidencja zawiera oznaczenia dotyczące:
1. podatku naliczonego z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy -
oznaczenie "IMP";
2. transakcji objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności - oznaczenie"MPP".
Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów nabycia:
1. "VAT_RR" - faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy (rolnik ryczałtowy);
2. "WEW" - dokument wewnętrzny;
3. "MK" - faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową
rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.
Ewidencja przebiegu pojazdu - stan do końca roku 2018
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do końca 2018 r. stanowiły, iż w razie braku ewidencji
przebiegu pojazdu podatnik traci możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pewnej grupy wydatków
związanych z eksploatacją samochodu osobowego. Od 1.01.2019 r. stosowanie ewidencji przebiegu uległo znacznemu
ograniczeniu (o czym piszemy nieco dalej), nie zmieniła się jednak jej zawartość i sposób prowadzenia. A ponieważ stan
prawny, obowiązująco do końca 2018 r. będzie istotny dla kontroli prawidłowości zapisów jeszcze przez długi czas (w
6 / 16

7. uproszczeniu - co najmniej do czasu upływu pięciu lat licząc od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe -
czyli do roku 2024) - przedstawiamy w lekcji dwa stany prawne - ten do końca 2018 r. i od początku 2019 r.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4, 46 i 47 ustawy o pdof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a–22o, w części
ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro, przeliczonej na złote według kursu
średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania;
poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania
niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność
osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części
przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1
km przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego
przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu;
składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji,
w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego
przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów
ubezpieczenia.
Tak więc jeżeli dla celów przedsiębiorstwa użytkowany jest samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków
trwałych, w celu zaliczenia pewnej (limitowanej) części wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy prowadzić
ewidencję przebiegu pojazdu. Nie dotyczy to tej części przebiegu, która rozliczana jest w ramach ryczałtu.
Obowiązek nie dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy leasingu – wyłączenie to wynika z art. 23
ust. 3 b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Uwaga!
Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi osoba używająca samochodu. Ewidencja powinna zostać na koniec miesiąca
potwierdzona przez podatnika.
Art. 23 ust. 5 ustawy o pdof:
„Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego,
udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji
wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania
przychodów.”
Istnieją jednak sytuacje, w których, mimo że samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych ani nie jest
używany na podstawie umowy leasingu, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie będzie konieczne. Z taką sytuacją
mają np. do czynienia sprzedawcy samochodów, którzy samochody traktują (słusznie) jako towary handlowe i w związku z
tym nie ujmują ich w ewidencji środków trwałych. Samochody te, eksploatowane np. w celach demonstracyjnych, generują
oczywiście pewne koszty – i będą one uznane za koszty uzyskania przychodów mimo braku ewidencji przebiegu pojazdu
(por. interpretacja ministra finansów z 14 grudnia 2009 r., nr DD2/033/87/KOI/08/PK-373 – zmieniająca interpretację
Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 27 marca 2008 r., nr ITPB1/415-802/07/PSZ).
Konstrukcja ewidencji przebiegu pojazdu
Nie ma określonego wzoru ewidencji – ustawa o pdof podaje w art. 23 ust. 7 wymagane minimalne dane, jakie powinny się
w ewidencji znaleźć.
Dane, które powinny być ujmowane w ewidencji, wymieniane przez ustawę, to:
nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
data i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd–dokąd),
liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
stawka za 1 km przebiegu,
kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Przykładowa ewidencja przebiegu pojazdu
7 / 16

8. Imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania:
………………………………………………………................................................................................
Marka samochodu:
…………………………………………………………………………………………………......................
Nr rejestracyjny:
………………………………………………………………………………………………………...............
Pojemność silnika:
…………………………………………………………………………………………………......................
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU W MIESIĄCU …… ROK ……
Lp.
Data
wyjazdu
Trasa
skąd–
dokąd
Cel
wyjazdu
Liczba
przejechanych
kilome​trów
Stawka
za 1 km
przebiegu
Wartość Uwagi
Suma:
Sporządzono dnia: …………………………………
Oświadczam, że ww. przebieg pojazdu jest zgodny ze stanem faktycznym.
..........................................
(podpis pracownika)
Zatwierdzam.
………………………………………………
(podpis pracodawcy lub osoby
działającej w jego imieniu)
Dla potrzeb ustalenia rzeczywiście poniesionych w danym miesiącu wydatków związanych z samochodem niebędącym
składnikiem majątku lub przedmiotem leasingu należy też sporządzać zestawienie wydatków.
Przykładowe zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu
Lp.
Numer
dowodu
zakupu
Data
zakupu
Rodzaj
wydatku
Wartość
w zł
Uwagi
Razem za miesiąc ………………………………..
Ważne
Przepisy ustawy o VAT, w związku z możliwością określenia używanego samochodu osobowego jako wyłącznie
8 / 16

9. związanego z działalnością gospodarczą również nakazują prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to jednak inna
niż omawiana tutaj ewidencja – jej prowadzenie jest niezbędne, aby móc korzystać z pełnego odliczenia podatku VAT
związanego np. z nabyciem paliw czy wydatkami eksploatacyjnymi. Przepisy regulujące prowadzenie tej ewidencji znajdują
się w art. 86a,
Ustawa o VAT (wyciąg)
Art. 86a. 1. W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w
art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:
1) wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
2) należnego z tytułu:
a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
3) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;
4) wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z
decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.
2. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:
1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,
związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług
naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych
pojazdów.
3. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania:
1) w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na
podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2) do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i
konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do
działalności gospodarczej podatnika.
4. Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich
używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza
ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich
użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
5. Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:
1) przeznaczonych wyłącznie do:
a) odprzedaży,
b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
2) w odniesieniu do których:
a) kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z
nimi związanych.
6. Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie
do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
9 / 16

10. 7. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego
okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby
kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia
ewidencji.
8. W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym
mowa w ust. 7 pkt 4:
1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
2) obejmuje:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
9. Do pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 4 pkt 2, należą:
1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części
przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i
nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących
przeznaczeń:
a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy
- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.
10. Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w ust. 9:
1) pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację
kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu
zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
2) pkt 3 stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
11. W przypadku gdy w pojeździe samochodowym, dla którego wydano zaświadczenie, o którym mowa w ust. 10 pkt 1,
zostały wprowadzone zmiany, w wyniku których pojazd nie spełnia wymagań, o których mowa w ust. 9 pkt 1 lub 2, uznaje
się, że pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej:
1) od dnia wprowadzenia zmian,
2) jeżeli nie można określić dnia wprowadzenia zmian:
10 / 16

11. a) od okresu rozliczeniowego, w którym podatnik po raz pierwszy odliczył podatek naliczony od wydatków związanych z tym
pojazdem samochodowym, z zastrzeżeniem lit. b,
b) od okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, dla którego podatnik wykaże, że pojazd
samochodowy spełniał wymagania, o których mowa w ust. 9 pkt 1 lub 2
- chyba że zachodzi przypadek, o którym mowa w ust. 4 pkt 1.
12. Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani
prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych
pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.
13. W przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest
wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.
14. W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, o
której mowa w ust. 12, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.
15. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzór informacji, o której mowa w
ust. 12, uwzględniając potrzebę zawarcia w niej danych pozwalających na identyfikację pojazdu samochodowego, w
szczególności marki, modelu pojazdu i jego numeru rejestracyjnego, jak również daty poniesienia pierwszego wydatku
związanego z danym pojazdem, oraz uwzględniając potrzebę umożliwienia prawidłowej aktualizacji złożonej informacji.
16. Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, inne niż określone w ust. 9
pojazdy samochodowe, o których mowa w ust. 4 pkt 2, uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności
gospodarczej podatnika, wymagania dla tych pojazdów samochodowych oraz dokumenty potwierdzające spełnienie
wymagań, uwzględniając specyfikę ich konstrukcji oraz ich zastosowanie,
a w przypadku pojazdów mających więcej niż jeden rząd siedzeń - również wymóg, aby dopuszczalna masa całkowita była
większa niż 3 tony.
17. Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, inne niż wskazane w ust. 5
przypadki, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, uwzględniając specyfikę
prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej oraz konieczność przeciwdziałania nadużyciom wynikającym z
wykorzystywania pojazdów do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą.
Ewidencja przebiegu pojazdu - stan od 1.01.2019 r.
Z początkiem roku 2019 drastycznie zmieniły się przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z używaniem
samochodów osobowych w firmie - tu przedstawię je skrótowo, aby pokazać, skąd zmiana dotycząca ewidencji przebiegu
pojazdu.
Koszty odpisów amortyzacyjnych
Przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodów osobowych konieczne jest
sprawdzenie wartości amortyzowanego pojazdu. Jak wspominałem w poprzednim rozdziale obowiązują limity odpisów dla
samochodów droższych - i te limity od 2019 ulegają podwyższeniu. Wartość limitów - zamiast w euro zostaje podana w
złotych, co oznacza, iż nie będzie konieczne przeliczanie ich co roku.
Amortyzacja samochodów osobowych od 1.01.2019 r.
Art. 23 ust. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
(...)
4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części
ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
a) 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z
dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. poz. 317 i 1356),
b) 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
(...)
5b. Przepisu ust. 1 pkt 4 nie stosuje siędo odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, jeżeli ten samochód został
oddany przez podatnika do odpłatnego używania na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy
najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, a oddawanie w odpłatne używanie na podstawie takiej umowy
stanowi przedmiot działalności podatnika.
Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów osobowych nie ujętych w
ewidencji dla celów działalności gospodarczej
11 / 16

12. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonano od 1.01.2019r. zmiany zasad zaliczania w koszty
podatkowe wydatków, związanych z używaniem przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą prywatnego samochodu
dla potrzeb tej działalności.
Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu samochodu osobowego niebędącego składnikiem
majątku
Art. 23 ust. 1 pkt 46 - od 1.01.2019 r.
Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
(...)
46) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność
gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1
(niewpisanego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, niebędącego samochodem o
wartości do 10 tys. zł, niebędącego samochodem niezaliczonym do środków trwałych z uwagi na przewidywany okres
używania równy lub krótszy niż rok - dop. red.), oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki
i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest
wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
(...)
Dodany ust. 5a.
Poniesione wydatki, o których mowa w ust. 1 pkt 46i 46a, oraz kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 47a, obejmują także
podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz
naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.
Przed zmianą kwotę wydatków z tytułu używania samochodu stanowiącego składnik majątkowy nie związanych z
działalnością gospodarczą (lub związanych z tą działalnością, ale nie ujawnionych w ewidencji środków trwałych mimo
takiego obowiązku) zaliczaliśmy do kosztów w pełnej wysokości (pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania) - w
granicach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Od 1.01.2019 r. ewidencji przebiegu pojazdu dla
wyliczenia wartości tego limitu już się nie prowadzi (choć ewidencja w dalszym ciągu będzie funkcjonowała - o czym
dalej), ale wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania jedynie w wysokości 20% ich udokumentowanej wartości.
Do końca 2018 r. przedsiębiorcy starali się dokumentować wszystkie wydatki, do momentu „wyczerpania” limitu
wynikającego z ewidencji przebiegu. Po zmianie konieczne staje się gromadzenie jak największej ilości dokumentów
kosztowych oraz - niestety - ich ewidencjonowanie - dla celów wyliczenia kwoty 20%, którą można zaliczyć do KUP. W
praktyce zmiana przepisów oznacza również znaczne ograniczenie zaliczania wydatków do kosztów i w efekcie zwiększenie
efektywnego opodatkowania. Przedsiębiorcy będą więc musieli rozważyć opłacalność „przeniesienia” samochodu do
działalności gospodarczej - biorąc pod uwagę jednak późniejsze skutki podatkowe, występujące przy zbyciu samochodu
wykorzystywanego w działalności. Przy wyliczeniach trzeba również uwzględnić fakt, iż ograniczeniu uległy od 1.01.2019 r.
także wydatki zaliczane do kosztów uzyskania dla większości samochodów, znajdujących się w firmowej ewidencji.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu po 31.12.2018 r.
Przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, ale nie oznacza to, że zniknie ona zupełnie.
Przypomnijmy przepis, który się nie zmienił w 2019 r., mówiący, iż nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów
wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej
działalności:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe)w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu
stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości
przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez
właściwego ministra.
Przebieg pojazdu (nie będącego własnością pracodawcy) powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego,
udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca
. Do
prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Gdyby ewidencja nie była
prowadzona, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie będą mogły
stanowić kosztu uzyskania przychodów. W tym zakresie przepisy nie ulegają zmianie w stosunku do lat poprzednich.
12 / 16

13. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to ewidencja w rozumieniu art. 22n ust. 2–6 ustawy o
pdof, nazywana również po prostu ewidencją środków trwałych.
Każdy podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który w wykonywanej działalności wykorzystuje
podlegające amortyzacji składniki majątku, jest obowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
liczbę porządkową,
datę nabycia,
datę przyjęcia do używania,
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
wartość początkową,
stawkę amortyzacyjną,
kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także
gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie
wprowa-dzony,
zaktualizowaną wartość początkową,
zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Uwaga! Nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do
lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni
mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się w oparciu o uproszczoną metodę ustalania wartości początkowej.
Ważne!
W przypadku zmiany formy opodatkowania ze zryczałtowanej na zasady ogólne podatnicy zakładający ewidencję powinni w
niej uwzględnić odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku
dochodowego.
Brak ewidencji środków trwałych
W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie
stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Terminy dokonywania zapisów w ewidencji środków trwałych
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w
miesiącu przekazania ich do używania.
Przykładowa ewidencja środków trwałych
13 / 16

14. Ewidencja zwrotów
Ewidencję zwrotów, zwaną potocznie zeszytem zwrotów, powinni założyć przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą
kas fiskalnych. Ewidencja posłuży ustaleniu kwot, o które należy zmniejszyć przychód ze sprzedaży oraz należny od tej
sprzedaży podatek VAT.
W ewidencji powinny się znaleźć następujące dane:
dane dotyczące osoby zwracającej towar,
przyczyna i data zwrotu,
14 / 16

15. stawki i kwoty podatku VAT,
wartości netto dotyczące zwróconych towarów,
numer paragonu dokumentującego sprzedaż.
Podstawą ujęcia zwrotu w ewidencji jest oryginał paragonu fiskalnego, który klient oddaje razem z towarem – jego brak
wyklucza możliwość zaewidencjonowania zwrotu.
Ta sama ewidencja może służyć zapisom dotyczącym niezbędnych korekt w stosunku do zapisów wynikających z
dziennych raportów fiskalnych. W przypadkach np. oczywistych pomyłek można tę pomyłkę opisać i zaewidencjonować w
ewidencji zwrotów. W miarę możliwości należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego i zawsze uzyskać potwierdzenie
osoby, która pomyłkę popełniła.
Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Podatnicy wykonujący działalność kantorową prowadzą – według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego –
ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, zwaną ewidencją kupna i
sprzedaży wartości dewizowych.
Określenie zawartości ewidencji znajduje się w rozporządzeniu ministra finansów z 24 września 2004 r. w sprawie
wyposażenia lokalu przeznaczonego do wykonywania działalności kantorowej oraz sposobu prowadzenia ewidencji i
wydawania dowodów kupna i sprzedaży wartości dewizowych (Dz.U. nr 219, poz. 2220).
Ewidencja obejmuje wszelkie transakcje i operacje powodujące zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, w tym:
transakcje rozliczane w kantorze,
transakcje rozliczane za pośrednictwem rachunków bankowych,
transakcje rozliczane w części w kantorze i w części za pośrednictwem rachunków bankowych,
operacje przemieszczania wartości dewizowych lub waluty polskiej między kasą a rachunkami bankowymi.
Ewidencja powinna zawierać:
kolejny numer transakcji lub operacji,
datę zawarcia i datę realizacji transakcji lub datę przeprowadzenia operacji,
określenie rodzaju transakcji lub operacji: kupno, sprzedaż, zasilenie kasy z rachunku bankowego, odprowadzenie z
kasy na rachunek bankowy,
sposób rozliczenia transakcji: wpłata do kasy, wypłata z kasy, wpłata na rachunek bankowy, wypłata z rachunku
bankowego, rozliczenie za pośrednictwem rachunków bankowych,
nazwę i ilość wartości dewizowych lub waluty polskiej będących przedmiotem transakcji bądź operacji,
kurs waluty i równowartość transakcji w walucie polskiej,
cenę jednostkową oraz wartość w walucie polskiej w przypadku transakcji kupna i sprzedaży złota dewizowego lub
platyny dewizowej.
Jeżeli jedna transakcja jest rozliczana w więcej niż jeden sposób, każde rozliczenie należy potraktować i ująć w ewidencji
jako oddzielną transakcję.
Przedsiębiorca powinien tak prowadzić ewidencję, aby zapewnić w każdym momencie możliwość ustalenia aktualnego
stanu kasy w poszczególnych wartościach dewizo​wych i w walucie polskiej.
Korekta zapisów w ewidencjach
W przypadku błędów w zapisach niepowodujących konsekwencji w ustaleniu zobowiązania podatkowego, zaliczki itp.
wystarczy stosowanie ogólnych zasad dotyczących nanoszenia poprawek w dokumentach księgowych.
Jednak w razie gdy stwierdzona pomyłka spowodowała niedopłatę lub nadpłatę podatku, należy złożyć odpowiednie korekty
deklaracji (jeżeli składa się deklaracje za okresy miesięczne) i przesłać do naczelnika urzędu skarbowego wyjaśnienie
przyczyn korekty i/lub wpłaty podatku wraz z odsetkami.
Przy wystąpieniu nadpłaty, należy złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, deklarując jednocześnie sposób zwrotu nadpłaty
(lub jej zaliczenia na poczet bieżących zobowiązań podatkowych).
Sankcje zapisane w Kodeksie karnym skarbowym
Niestety, nierzetelność i wadliwość prowadzonych ewidencji może nas narazić na całkiem spore sankcje.
Oto wyciąg z przepisów KKS:
15 / 16

16. „Art. 60. § 1. Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 2. Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez
podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru
rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w
miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o
prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na
jego rzecz.
§ 4. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1–3 podlega karze grzywny za wykroczenie
skarbowe.
Art. 61. § 1. Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie
skarbowe.
§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę.
Art. 62. § 1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób
wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
§ 2. Kto fakturę lub rachunek, określone w § 1, wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem posługuje się,
podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 3. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury
lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów.
§ 4. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy
rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.
§ 5. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1–4 podlega karze grzywny za wykroczenie
skarbowe.”
Uwaga!
Zgodnie z art. 53 § 21 Kodeksu karnego skarbowego księgami są:
1) księgi rachunkowe,
2) podatkowa księga przychodów i rozchodów,
3) ewidencja,
4) rejestr,
5) inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy
rejestrującej.
16 / 16