1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KERJA
ENGINEERING STUDENT ASSOCIATION
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
SAMPOERNA UNIVERSITY
PERIODE 2015-2016
Disampaikan oleh :
Lutfi Hidayat
(2014360006)
Ketua Engineering Student Association
KM-FST SU Periode 2015-2016
Mewakili rekan-rekan terbaiknya
2. Laporan Pertanggungjawaban Kerja
Engineering Student Association (ESA)
Periode 2015-2016
Ketua Engineering Student Association
1. Pendahuluan
Puji syukur selalu terlimpahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan nikmat-Nya sehingga organisasi ini bisa berdiri. Merupakan
sebuah kebanggaan bagi kami untuk memperjuangkan organisasi untuk mengayomi
seluruh Keluarga Mahasiswa Teknik Sampoerna University. Segala bentuk program telah
dirumuskan untuk mendukung keberlangsungan kegiatan organisasi guna menopang
kebutuhan Keluarga Mahasiswa Teknik.
Kami mengucapkan terima kasih kepada setiap elemen yang telang mendukung
segala aktivitas/program yang telah berjalan selama setahun kepengurusan ini. Kami
percaya bahwa tanpa bantuan dan dukungan dari setiap elemen, kami tidak akan bisa
melangkah sejauh ini. Oleh karena itu, perkenankan kami untuk menyampaikan perjalanan
organisasi ini selama setahun masa kepengurusan yang telah kami emban.
2. Arah Kelembagaan
Engineering Student Association adalah organisasi resmi yang berdiri untuk
menaungi minat dan kebutuhan Keluarga Mahasiswa Teknik Sampoerna University.
Engineering Student Association yang kemudian disingkat menjadi ESA merupakan satu-
satunya organisasi yang berada langsung di bawah komando dari Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Science dan Teknologi. Selanjutnya, ESA bertanggung jawab untuk
menaungi mahasiswa teknik yang terdiri dari Teknik Industri dan Teknik Mesin. Oleh
karena itu, segala kegiatan yang telah dirumuskan merupakan perwujudan dari aspirasi
kedua belah jurusan. Di samping itu, ESA merupakan organisasi independen yang
mempunyai otoritas dan wewenang untuk menjalankan program yang telah disampaikan
3. pada awal tahun dengan panduan Anggaran Dasar / Anggaran Rumah Tangga yang telah
ditetapkan. Sehingga dengan berbagai macam program tersebut, ESA mempunyai tujuan
dan target yang ingin dicapai dengan mengacu pada visi dan misi sebagai berikut:
Visi
Menjadi lembaga pendidikan tinggi dan wadah pengembangan ilmu pengetahuan dalam
bidang teknik yang unggul dan berkualitas yang berlandaskan Putera Sampoerna
Foundation DNA.
Misi
1. Menyelenggarakan program pendidikan tinggi di bidang teknik yang berlandaskan tiga
nilai Putera Sampoerna Foundation.
2. Mengembangkan potensi akademik dan non-akademik mahasiswa S-1 bidang Teknik
Sampoerna University sesuai minat dan bakat.
3. Mensinergikan seluruh elemen Keluarga Mahasiswa Teknik Sampoerna University
demi tercapainya tujuan bersama.
3. Target Kepengurusan
Sebagai sebuah kepengurusan di tahun pertama, ESA memiliki beberapa target
yang dituangkan dalam bentuk rancangan program-program yang bertujuan untuk
mencapai visi organisasi. Program-program tersebut merupakan perumusan aspirasi
mahasiswa teknik yang telah dipilah-pilah guna menciptakan realisasi program yang
efektif dan efisien untuk mahasiswa teknik Sampoerna University. Berikut program-
program yang telah dirumuskan di awal kepengurusan dengan harapan bisa mencapai visi
organisasi:
1. Penyaringan aspirasi mahasiswa
2. Program pengayaan materi kuliah
3. Seminar tahunan untuk siswa/i SMA
4. Kegiatan kuliah lapangan
5. Pertunjukan teknik ke kalangan publik
6. Bakti sosial teknik
4. 7. Penyambutan mahasiswa baru
8. Pemilihan pengurus ESA yang baru
9. Pelantikan pengurus ESA terpilih
4. Struktur Organisasi
Nama NIM Jurusan
Lutfi Hidayat 2014360006 Teknik Mesin
Paskah Andreas Deo Gratias 2014370005 Teknik Mesin
Anata Pratiwi 2014360007 Teknik Mesin
Deby Syahera 2014370010 Teknik Mesin
Deas Pratama 2014360004 Teknik Mesin
Luh Rika 2014370003 Teknik Mesin
Muhammad Jaka Surya 2015370015 Teknik Industri
Dilianti Iswahyuni 2015370013 Teknik Industri
I Gede Raditya Permana 2015370011 Teknik Industri
Firhan Hidayat 2015360004 Teknik Mesin
Aldy Rizky Priyambodo 2015360003 Teknik Mesin
Maria Clara Alexandria Adiputri 2015310001 Fisika Terapan
Fitratama Sintantyo Putra 2015370008 Teknik Industri
5. 5. Bagan Struktur Organisasi
Dilianti
Iswahyuni
Ketua ESA
Lutfi Hidayat
Fitratama
Wakil Ketua
Paskah Andreas
Bendahara
Deby Syahera
SDU
Deas Pratama
Dilianti
Iswahyuni
Raditya
PermanaAldy Rizky
Firhat Hidayat
Ketua
Lutfi Hidayat
Sekretaris
Anata Pratiwi
Humas
Luh Rika
PubDok
Jaka Surya
Clara
Alexandria
Alexandria
Fitratama
6. 6. Arah Lembaga Kerja
A. Ketua
1. Menjadi anggota dari pengurus Engineering Student Association
2. Melayani sebagai pemimpin organisasi
3. Menjadi partner dengan seluruh anggota dalam menyelesaikan tujuan organisasi
4. Memimpin anggota organisasi, membuat kebijakan dan arahan untuk pengurus
ESA
5. Memimpin pertemuan organisasi setelah menyusun agenda dengan seluruh anggota
6. Mendorong anggota dalam melaksanakan pekerjaannya
7. Menunjuk koordintor divisi, berdiskusi dengan anggota divisi yang lain
8. Melayani sebagai anggota divisi dan menghadiri pertemuan
9. Mendiskusikan isu tentang organisasi dengan sekretaris, bendahara, dan
koordinator divisi
10. Membantu memberi pedoman dan menjadi mediasi bagi anggotanya dengan penuh
rasa hormat dan memprioritaskan organisasi
11. Meninjau dengan koordinator divisi untuk setiap isu tentang organisasi
12. Memonitor rencana keuangan dan laporan keuangan
13. Mengevaluasi kinerja sekretaris, bendahara, koordinator divisi dan juga
mengevaluasi keefektivitas dari anggota divisi
14. Mengevaluasi kinerja organisasi dalam melaksanakan misi
15. Bertanggung jawab penuh atas organisasi
B. Wakil Ketua
1. Menjadi anggota dari pengurus Engineering Student Association
2. Menjalankan tugas Ketua ESA saat ketua tidak hadir/berhalangan
3. Memberi laporan kepada Ketua organisasi
4. Bekerja sama intensif dengan Ketua dan anggota lainnya
5. Berpartisipasi intensif dengan Ketua dalam mengembangkan dan
mengimplementasi rencana transisi kepengurusan
6. Menjalankan tanggung jawab lainnya yang diberikan kepada organisasi
7. C. Sekretaris
1. Menjadi anggota dari pengurus Engineering Student Association
2. Menjaga catatan organisasi dan memastikan keefektifan menejemen dari organisasi
3. Mengatur waktu pertemuan organisasi
4. Memastikan informasi rapat terdistribusi kepada seluruh anggota
5. Familiar dengan dokumen resmi (artikel, proposal, surat, dll)
6. Memberikan laporan tahunan kepada ketua ESA di akhir kepengurusan
D. Bendahara
1. Menjadi anggota dari pengurus Engineering Student Association
2. Mengatur finasial organisasi
3. Mengadminitrasi masalah fiskal organisasi
4. Menyediakan keuangangan tahunan organisasi
5. Memastikan perkembangan dari pertaturan dan tata cara finansial dalam organisasi
6. Memberikan laporan tahunan kepada ketua ESA di akhir kepengurusan
E. Koordinator Divisi
1. Menjadi anggota dari pengurus Engineering Student Association
2. Mengatur dan membagi kerja divisi
3. Memastikan seluruh anggota memiliki segala informasi mengenai pekerjaannya
4. Mengawasi spesial tim
5. Memberikan laporan kepada ketua ESA
6. Memberikan laporan kepada organisasi tentang perkembangan divisi
7. Bekerjasama intensif dengan anggota divisi lain
8. Memberikan tugas kepada anggota divisi, mengatur agenda dan menjalankan
pertemuan, serta memastikan informasi dalam pertemuan tersebut tersampaikan
kepada anggota
9. Menginisiasi evaluasi tahunan divisi:
a. Divisi Pengembangan Sosial
1. Bekerja dalam suatu proyek baik di dalam maupun diluar kampus
8. 2. Memberikan program kepada panitia kegiatan yang berkaitan dengan
pengembangan anggota
3. Menangani kegiatan akademis dan non akademis yang berkaitan dengan
pengembangan anggota (kompetisi)
b. Divisi Hubungan Masyarakat
1. Bekerja sebagai komunikator diluar maupun didalam kampus
2. Mendistribusikan segala macam informasi terkait dengan organisasi kepada
anggota dan masyarakat yang terikat
3. Perwakilan organisasi dalam setiap forum baik didalam maupun diluar
kampus
c. Divisi Publikasi dan Dokumentasi
1. Bekerja sebagai media yang menyebarkan dokumentasi organisasi
2. Mendokumentasi seluruh program yang dijalankan oleh anggota organisasi
3. Perwakilan organisasi dalam setiap forum baik didalam maupun diluar
kampus
d. Spesial tim
1. Bekerja sebagai eksekutor program dibawah PO
2. Bertanggungjawab sebagai tim khusus yang membantu setiap program
dalam organisasi
3. Departemen yang berdiri sendiri dibawah divisi Pengembangan Sosial
F. Anggota Divisi
1. Menghadiri pertemuan organisasi secara rutin
2. Memiliki komitmen untuk menjalankan tugas divisi
3. Menerima pekerjaan dan menyelesaikannya tepat waktu
4. Mempaharui informasi tentang segala sesuatu dalam divisi, menyiapkan diri dalam
pertemuan, dan meninjau setiap informasi dan laporan
9. 5. Mengenal anggota divisi lain dan membangun hubungan kerja yang baik untuk
mencapai mufakat
6. Berpartisipasi aktif dalam evaluasi tahunan divisi dan perencanaan
7. Korelasi antara visi misi dan target kepengurusan dan realita yang terjadi sampai
saat ini
Visi/misi yang sudah dibentuk di awal kepengurusan mencerminkan tujuan yang
utama yang ingin dicapai oleh organisasi. Dengan merumuskan program-progam
sedemikian rupa untuk mendukung tercapainya visi organisasi, kami berharap minimalnya
program pada tahun pertama ini bisa terealisasi secara keseluruhan. Namun pada realita
yang terjadi hanya beberapa program yang tereksekusi karena beberapa kendala yang kerap
terjadi secara bersamaan dan berkelanjutan. ESA telah mengkalkulasi secara rinci bahwa
sembilan program yang telah di rumuskan seharusnya bisa berjalan seluruhnya.
Namun, yang terjadi adalah beberapa progam terhenti dan tidak bisa terksekusi
karena keterbatasan sumber dana yang ada. Sumber dana merupakan faktor terbesar yang
menentukan program bisa berjalan pada tahun pertama kepengurusan ini. Di samping itu,
minimnya waktu yang diperoleh mahasiswa untuk berorganisasi juga memberikan sedikit
pengaruh bagi mahasiswa untuk meluangkan waktu untuk berkomitmen penuh dalam
organisasi. Sehingga kurangnya waktu juga menjadi faktor yang cukup krusial untuk
keberlangsungan aktivitas menimbang setiap program memerlukan persiapan yang
matang. Di samping itu, kurangnya waktu tidak hanya di karenakan oleh keterbatasan di
luar jam kuliah, melainkan kontribusi perjalanan birokrasi yang cukup memakan waktu.
8. Rekomendasi
Ada beberapa hal yang bisa diperbaiki melihat kinerja setahun kepengurusan ESA yang
nantinya bisa membuat kinerja kepengurusan berikutnya menjadi lebih baik. Bercermin
dari setahun kepengurusan yang sudah berjalan, program-program yang berjalan sebagian
besar karena faktor yang sama, yaitu dana dan waktu. Oleh karena itu, berikut adalah hal-
hal yang bisa diantisipasi sebelum mengeksekusi setiap program yang ada.
1. Kesiapan Dana
10. Kesiapan dana merupakan hal pertama yang harus di kalkulasikan secara merinci
karena berjalan tidaknya program bergantung pada faktor ini. Dana bisa diperoleh dari
beberapa sumber. Seperti dari kampus dengan segala birokrasinya, penggalangan
independen, atau dengan kas organisasi. Menimbang setahun kepengurusan yang sudah
berjalan, penggalangan dana dan kas organisasi menjadi opsi yang paling membantu
berjalannya setiap program. Sehingga kedua opsi itu perlu di optimalkan untuk
kepengurusan selanjutnya. Namun, bersamaan dengan menyiapkan dana,
pengurus/panitia juga tidak boleh lengah dalam menyiapkan acara dari segi yang
lainnya.
2. Ketersediaan Waktu
Waktu yang diperlukan tidaklah sedikit dibandingkan dengan jam perkuliahan yang
diikuti setiap minggu. Maka dari itu, ketersediaan waktu di sini menjadi sangat penting
untuk dipergunakan sebagai persiapan proposal kegiatan dan hal-hal yang
bersangkutan dengan birokrasi kampus. Di samping itu, ketersediaan waktu juga sangat
penting untuk membangun koordinasi yang lebih baik antar departemen dan
kepengurusan dalam setiap program. Sehingga waktu yang ada perlu dimanfaatkan
dengan sebaik-baiknya.
9. Penutup
Mengakhiri apa yang telah kami mulai, perkenankan kami untuk sekali
mengucapkan terima kasih kepada setiap elemen yang telah membantu kami mewujudkan
setiap program yang telah direncanakan satu tahun ini. Kami menyadari bahwa masih
banyak kekurangan yang harus diperbaiki guan meningkatkan kualitas kinerja pengurus
ESA pada masa yang akan datang. Tahun pertama ini merupakan waktu yang sangat berat
juga sangat bermanfaat untuk kelangsungan keorganisasian ini. Biarlah tahun ini menjadi
titik awal dimana ESA bisa bertapak dan menundukkan kepala seraya mengingat apa yang
telah diterlaksana ditahun pertama ini. Kami mengerti bahwa organisasi ini bukanlah
tempat ajang adu pintar atau adu ideologi, melainkan suatu tempat untuk menyatukan
gagasan-gagasan guna membangun lingkungan teknik yang lebih baik.
Kami percaya bahwa pengurus yang akan datang akan mampu memberikan
perubahan yang lebih baik untuk organisasi ini diberbagai bidang yang masih belum kami
11. berikan. Oleh karena itu, mari kita bersama-sama bahu-membahu untuk mewujudkan
impian itu. Biarkanlah waktu yang kita luangkan menjadi saksi bahwa kita adalah pemuda-
pemudi bangsa yang peduli akan perubahan demi kemajuan bersama. Akhir kata, semoga
Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberikan petunjuk dan kemudahan bagi kita semua
untuk membangun organisasi ini menjadi lebih baik.
12. Wakil Ketua
1. Pendahuluan
‘Engineer (n): An organism who solves problem you didn’t know you had in a way
you don’t understand’. Teknisi (kb): seseorang yang menyelesaikan masalah yang kamu
tidak sadari dengan cara yang unik. Menjadi seorang teknisi tidaklah mudah, diperlukan
kecerdasan dan mental seorang teknisi untuk menjadi teknisi sejati. Presisi, ketelitian,
dedikasi, dan kerja keras merupakan modal utama untuk menjadi seorang teknisi. Terlepas
dari semua itu, teknisi tidak bekerja sendiri, teknisi membutuhkan teknisi lainnya untuk
saling melengkapi satu sama lain dalam memecahkan suatu masalah.
Engineering Student Association (ESA) merupakan suatu himpunan mahasiswa
teknik, dimana calon calon teknisi masa depan berkumpul untuk belajar, bekerjasama dan
bertukar pikiran untuk memecahkan suatu masalah. Pengurus ESA sendiri merupakan
orang orang yang berkompeten dan berdedikasi tinggi untuk mengembangkan potensi
mahasiswa teknik dan menciptakan suasana teknik. Di dalam ESA, para mahasiswa teknik
ini akan diasah mental dan pola pikir untuk menjadi teknisi serta dibentuk bonding antar
sesama mahasiswa teknik itu sendiri melalui program program yang dijalankan oleh ESA
dalam periode tahun 2015 – 2016.
2. Evaluasi Kerja
2.1 Internal Organisasi:
Pengambilan keputusan sudah dilakukan dengan baik dan dengan persetjuan semua
pihak dalam kepengurusan Engineering Sudent Association.
Suasana kerja dalam organisasi sangat nyaman untuk pengurus dan anggota
Engineering Student Association.
Rapat mingguan maupun bulanan sudah rutin dilaksanakan untuk melihat
perkembangan organisasi dan program program yang dilaksanakan.
Koordinasi yang kurang antar BPH dan dengan divisi divisi di Engineering Student
Association
Kurang menghargai waktu, dimana masih banyak yang tidak tepat waktu dalam
melaksanakan rapat maupun kumpul dengan pengurus dan mahasiswa teknik.
13. Informasi yang ada tidak diketahui secara merata oleh semua pengurus Engineering
Student Association.
2.2 Program Kerja
Program kerja yang direncanakan dengan timeline yang diberikan sudah rasional dan
sesuai kepentingan mahasiswa teknik.
Eksekusi program kurang baik karena terbagi menjadi tim tim di dalam pengurus ESA
sendiri.
Banyak program yang tertunda dari timeline akibat birokrasi yang sangat lama dengan
organisasi internal kampus dan juga pihak luar yang kurang bisa di prediksi.
Waktu dan dana merupakan hal yang menjadi masalah utama dalam melaksanakan
program kerja yang sudah direncanakan.
3. Rekomendasi
3.1 Pembuatan program agar dibuat lebih matang lagi dengan memperhitungkan waktu
dan birokrasi dengan beberapa pihak lain.
3.2 Komunikasi antar sesama pengurus agar lebih baik lagi, agar informasi yang diberikan
dapat menyebar merata dan terciptanya koordinasi yang baik dalam susunan
kepengurusan Engineering Student Association.
3.3 Ketepatan waktu dalam melaksanakan rapat maupun program agar lebih diperhatikan
demi terciptanya kerja yang efektif dan efisien.
4. Penutup
Pengurus Engineering Student Association sudah berusaha keras untuk
memfasilitasi mahasiswa teknik Sampoerna University untuk mengembangkan diri sebagai
teknisi yang sukses di masa depan melalui program dan kebijakan kebijakan yang
dilaksanakan. Semua ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu, diperlukan penerus
dari pengurus ESA yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan kekurangan
kepengurusan sebelumnya. Akhir kata, engineering adalah bagaimana kita bersama saling
melengkapi. Duduk sama rendah, Berdiri sama tinggi. Teknik Jaya!
14. Sekretaris
1. Pendahuluan
Salam Korsa!
Hidup adalah bergerak. Tidak bergerak berarti mati. Namun gerakan ke arah
perubahan yang lebih baik lah yang harus kita lakukan.
Ketersediaan SDM, semangat bersama, jiwa korsa, solidaritas dan integrita, serta
moril individu yang ada, turut menunjang keberhasilan suatu program. Saya menyadari,
diantara sejumlah program yang merupakan bagian dari rencana sebelumnya, ada yang
tidak sepenuhnya kami selesaikan secara sempurna. Walaupun ada program yang berjalan
dengan baik dan itu sekali lagi sangat tergantung dari ketiga faktor yang telah saya
sebutkan di atas. Bekerja sebagai seorang sekertaris selama lebih kurang setahun telah
membuat banyak perubahan dalam diri saya, dan saya harap begitu pula berdampak positif
pada Engineering Student Association.
2. Evaluasi Kerja
2.1 Rapat
a) Rapat Perdana/Penyambutan
b) Rapat Pleno
c) Rapat Mingguan
d) Rapat Program
e) Rapat Evaluasi Program
f) Rapat Evaluasi Kinerja
g) Rapat Perumusan RAD/RART
h) Rapat Angkatan
i) Rapat Persiapan Demisioner dan Pelantikan
2.2) Surat Keluar-Masuk
Tanggal Nomor Surat Perihal
22/03/2016 092A/FST-MRT/SP/III/2016 Permohonan Kunjungan
Lapangan
15. 15/06/2016 002A/ENG-MRT/FS/VI/2016 Field Study Permission
and Information Letter
18/10/2016 001A/ENG-PERS /FS/X/2016 Surat Keterangan
Keluarga Himpunan
Mahasiswa Teknik
Sampoerna University
18/10/2016 002A/ENG-PERS /FS/X/2016 Surat Keterangan
Keluarga Himpunan
Mahasiswa Teknik
Sampoerna University
21/10/2016 003A/ENG-PERS/FS/X/2016 Surat Keterangan
Keluarga Himpunan
Mahasiswa Teknik
Sampoerna University
2.3) Proposal Keluar
Tanggal Perihal Status
18/03/2016 Field Study: MRT Project Disetujui
03/10/2016 Engineering Comradeship Camp I Dalam Proses Penyetujuan
SAA
3. Rekomendasi
Seperti yang diketahui, Engineering Student Association berada dibawah naungan
garis komando BEM FST SU. Saya merekomendasikan, pada kabinet berikutnya, semoga
kerjasama dan koordinasi dua arah lebih terjalin antara kedua organisasi, seperti
seharusnya bekerja bersinergi untuk membangun KMFST SU yang lebih baik.
4. Penutup
Selayaknya seorang yang berorganisasi dan telah lengser, saya berharap KMFST
SU, khusunya Engineering Student Association semakin berkharisma, berjaya dan selalu
bersinergi satu sama lain. Meningkatkan solidaritas dan integritas untuk mencapai visi
adalah kuncinya.
Salam perubahan untuk Engineering Student Association! Salam Korsa!
16. Bendahara
1. Pendahuluan
Tiada hentinya ungkapan rasa syukur saya panjatkan atas kehadiran Allah SWT
karena berhat rahmat dan kaunianya saya bisa mengemban tugas sebagai Bendahara ESA
periode 2015-2016 hingga akhir masa kepengurusan organisasi. Selama setahun
berorganisasi banyak sekali ilmu yang saya dapatkan baik sebagai Bendara ESA maupun
sebagai anggota ESA. Sebagai bendahara saya bertugas untuk mengelola keuangan
organisasi yang masuk maupun keluar baik dari kampus, fakultas, ataupun mahasiswa
engineering. Semua ini dilakukan dengan tujuan agar semua program kerja ESA dapat
berjalan dengan baik dan lancar.
2. Jabaran Kerja
2.1 Mengelola pemasukan dan pengeluaran keuangan ESA 2015-2016
2.2 Mengelola keuangan pelaksanaan kegiatan dan acara ESA
2.3 Mengelola dan menghimpun bukti/nota transaksi keuangan dari setiap pelaksanaan
kegiatan
2.4 Membuat laporan keuangan kegiatan dan pembukuan keuangan ESA
3. Laporan Kerja
3.1 Pembukuan Keuangan ESA 2015-2016
Pemasukan yang diterima ESA selama masa jabatan 2015-2016 sebesar Rp 14.290.000
– Terbilang Empat Belas Juta Dua Ratus Sembilan Puluh Ribu Rupiah dan
pengeluaran sebesar Rp 14.210.000 – Terbilang Empat Belas Juta Dua Ratus Sepuluh
Ribu Rupiah.
17. 3.2 Pemasukan Keuangan ESA 2015-2016 (Lampiran I)
3.3 Pengeluaran Keuagan ESA 2015-2016 (Lampiran II)
3.4 Rincian Keuangan Baju Korsa Engineering (Lampiran III)
3.5 Rincian Keuangan Kegiatan Welcoming Party 2016 (Lampiran IV)
3.6 Rincian Keuangan Kegiatan ESA Community Service (Lampiran V)
3.7 Rincian Keuangan Kegiatan Company Visit to MRT (Lampiran VI)
4. Evaluasi Kerja
4.1 Proses pembukuan yang tidak tepat waktu.
4.2 Kurangnya koordinasi dan komunikasi dengan divisi pelaksana kegiatan yang
mengakibatkan terlambatnya proses pembuatan laporan keuangan kegiatan acara.
4.3 Hilang bukti/nota transaksi dalam kegiatan.
5. Rekomendasi
I. Mengerti dan memahami jabaran kerja dari bendahara agar kinerja kerja lebih
efektif dan sistematis.
II. Mencatat dan membukukan semua data keuangan setiap melakuakan transakasi
III. Mengontrol dan mengarsip semua bukti/nota transaksi dengan tujuan
mempermudah dalam membuat maupun menyesuaikan laporan keuangan
IV. Menjalin komunakasi dan kerja sama yang efektif dengan pelaksana kegiatan.
6. Penutup
Kesempurnaan hanya milik Allah SWT. Tidak ada manusia di dunia ini yang
sempurna begitu pula dengan saya sebagai Bendahara ESA masa jabatan 2015-2016 yang
18. masih jauh dari kata sempurna. Demi meningkatkan kinerja kerja Bendahara ESA periode
berikutnya, saya harap pengurus selanjutnya harus betul-betul memahami tugas dari
seorang bendahara dan menjalin komunikasi dengan setiap divisi. Satu tahun cukup bagi
saya dan teman-teman saya sebagai pioner membukakan jalan dalam membentuk dan
membangun ESA. Selnajutny aperjuangan kami akan dilanjutkan oleh pengurus berikutnya
yang saya harap bisa membawa ESA menjadi organisasi yang solid, organisasi yang bisa
menyayomi seluruh anggota dan mahasiswa teknik, organisasi yang lebih maju
kedepannya.
Terima kasih saya sebesar-besarya saya ucapkan kepada Allah SWT dan kedua orang tua
saya serta kepada teman-teman pengurus ESA 2015-2016 yang telah membantu saya
mengemban tugas sebagai Bendahara ESA, mendidikasikan waktu ide dan pemikan guna
terlaksanany semua program kerja yang telah direncanakan. Demisioner ini bukanlah akhir
dari perjuangan kita, namun ini merupakan awal dari perjuangan baru kita.
19. Divisi: Hubungan Masyarakat
1. Pendahuluan
Public Relation (PR) merupakan salah satu divisi utama dalam Engineering Student
Association (ESA) Sampoerna University. PR memiliki kewajiban untuk menyebarkan
segala informasi seputar organisasi dan kemahasiswaan yang berkaitan dengan mahasiswa
teknik Sampoerna University. Informasi disampaikan kepada seluruh anggota melalui
media lisan (diskusi atau forum) dan non-lisan (media social). Selain sebagai penyebar
informasi tercepat dalam kemahasiswaan, PR juga memiliki kewajiban untuk menjaga
hubungan eksternal organisasi ESA dengan institusi lainnya serta menjadi delegasi teknik
dalam serangkaian acara untuk mewakili Sampoerna University.
2. Deskripsi Struktur
a. Visi dan Misi
Visi:
Menciptakan hubungan yang profesional oleh ESA secara internal (anggota ESA)
dan eksternal (organisasi atau institusi lainnya).
Misi:
- Menyebarkan informasi seputar akademik dan kemahasiswaan melalui lisan
(forum diskusi) dan non-lisan (sosial media).
- Menjadi perwakilan ESA dalam serangkaian acara yang dilaksanakan
organisasi atau institusi lain di luar ESA.
- Menjembatani kerjasama ESA dengan organisasi atau institusi di luar ESA.
b. Susunan Struktur
i. Coordinator
Luh Rika
ii. Anggota
Clara
Aldy
20. 3. Program Yang Telah Terlaksana
a. Massive Email
- Deskripsi kegiatan: Penyebaran segala informasi kemahasiswaan kepada
mahasiswa Teknik Sampoerna University secara berkala.
- Target: Mahasiswa mengetahui segala pembaharuan informasi kemahasiswaan
Teknik Sampoerna University.
- Pencapaian: Segala informasi telah tersampaikan dengan baik kepada seluruh
mahasiswa Teknik.
b. Line Official
- Deksipsi Kegiatan: Penyebaran segala informasi kemahasiswaan kepada
mahasiswa Teknik Sampoerna University secara berkala melalui sosial media Line.
- Target: Mahasiswa mengetahui segala pembaharuan informasi kemahasiswaan
Teknik Sampoerna University.
- Pencapaian: Pelaksanaan masih belum maksimal dimana masih banyak mahasiswa
Teknik Sampoerna University belum mengikuti akun Line Official ESA.
4. Program Yang Belum Terlaksana
1.1 Progam Internal
4.1.1. Hope Messages
- Deskripsi kegiatan: Kotak harapan yang dimana aka nada aspirasi mahasiswa
Teknik seputar kegiatan yang akan dan sudah terlaksana.
- Target: Aspirasi dapat tersampaikan sehingga nantinya mampu menjadi evaluasi
internal dan eksternal ESA dan mahasiswa Teknik Sampoerna University.
1.2 Program Eksternal
4.2.1. HMJ and Company Database
- Deskripsi: Membuat database Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Mesin dan
Teknik Industri di luar Sampoerna University serta mengumpulkan kontak HRD
perusahaan yang berhubungan dengan lingkup teknik.
- Target: Database mampu mencapai 20 kontak HMJ dan 10 kontak perusahaan
multinasional.
4.2.2. Monthly articles
21. Deskripsi: Pembuatan artikel sebagai bahan publikasi kegiatan ESA.
Target: 2 artikel per bulan.
5. Evaluasi Kerja
a. Managemen Tim
i. Tim bersifat leader center dimana semua eksekusi kegiatan masih
tergantung pada keputusan koordinator yang kemudian nantinya hasil
diskusi akan disampaikan oleh coordinator divisi kepada
b. Masalah Yang Dihadapi
i. Kurang koordinasi antara koordinator dan anggota terutama dalam
pelaksanaan program kerja.
ii. Komunikasi dan evaluasi bulanan masih kurang maksimal.
6. Rekomendasi
a. Track record organisasi harus jelas dimana harus ada buku tahunan untuk ESA
kedepannya.
b. Notulensi dan surat menyurat harus menjadi parameter utama dalam setiap rapat
yang dilaksanakan karena sejauh ini notulensi belum terlihat cukup jelas.
c. Publikasi dan Public relation juga merupakan kewajiban setiap individu
mahasiswa Teknik Sampoerna University sehingga semua anak diharapkan
menjadi delegasi ESA. Sebagai reward untuk para delegasi yang mampu membawa
ESA ke kancah nasional atau internasional harus diberikan sebuah apresiasi berupa
cinderamata dan publikasi maksimal di sosial media ESA.
d. Harus adanya forum diskusi terbuka yang diselenggarakan ESA sebagai mediasi
antara ESA dan anggotanya yang dihadiri seluruh angkatan mahasiswa Teknik
Sampoerna Univeristy untuk membahas permasalahan terdini yang sedang
dihadapi.
e. Harus ditingkatkan publikasi dengan pembuatan E-magazine sehingga setiap
kegiatan memiliki rekam jejak yang jelas.
22. 7. Penutup
Terimakasih semua tim yang telah membantu Public Relation dalam mengemban tugas
secara maksimal di tahun 2015/2016. Semoga kinerja kedepannya bisa ditingkatkan.
Mohon maaf atas segala kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Semangat yang
selalu membara akan menjadi fondasi perubahan besar organisasi.
23. Divisi: Pengembangan Sosial
1. Pendahuluan
Social Development Unit adalah salah satu dari tiga unit dibawah Himpunan
Mahasiswa Engineering Students Association yang menaungi program-program
Himpunan Mahasiswa Engineering Students Assocication. Program-program yang diramu
oleh Social Development Unit mempunyai objektif yaitu membangun kompetensi
akademik, non-akademik serta menjalin rasa kebersamaan antara aggota Himpunan
Mahasiswa Engineering Students Association.
Selain itu, Social Development Unit juga menaungi terciptanya situasi ke-teknikan
didalam kampus. Hal tersebut bertujuan untuk menciptakan identitas keanggotaan
Himpunan Mahasiswa Engineering Students Association, juga rasa bangga akan
keanggotaan dan menjadi bagian dari Engineering Sampoerna University.
2. Deskripsi Struktur
2.1 Visi dan Misi
Visi
Menciptakan insan teknik yang mumpuni dan membangun kekeluargaan antar anggota
Misi
Membangun suasana kondusif ke-teknikan dan kekeluargaan di Sampoerna University
2.2 Susunan Struktur
i. Coordinator
Deas Pratama
ii. Sekretaris
Dilianti Iswahyuni
iii. Spesial tim
I Gede Raditya Permana
Firhan Hidayat
24. 3. Program yang telah dilaksanakan
a. Engineering Welcoming Party
Adalah program yang dilakukan Engineering Students Association guna menyambut
kedatangan mahasiswa baru teknik Sampoerna University. Selain itu, acara ini juga
ditujukan sebagai ajang berkumpulnya mahasiswa teknik Sampoerna University untuk
bercengkrama dan berbagi cerita.
b. Engineering Social Activities
Adalah program yang Engineering Students Association guna mempertajam kepekaan
mahasiswa teknik Sampoerna University terhadap lingkungan sekitar. Yang
diharapkan dari program , mahasiswa teknik Sampoerna Universitymempunyai
wawasan dan kepekaan terhadap lingkungan sekitar. Program ini juga bertujuan
sebagai penerapan dari ilmu yang telah dipelajari dalam kelas guna memenuhi
kebutuhan sehari-hari. Sehinga diharapkan, terciptanya Engineer yang tepat guna dan
berwawasan lingkungan.
c. Company Visit: Mass Rapid Transit Jakarta
Adalah program yang dilakukan Engineering Students Association sebagai sarana
yang menjembatani antara ilmu akademik dengan hal-hal yang terjadi dilapangan
kerja. Pada program ini, Engineering Students Association berhasil mengunjungi
Mega Proyek MRT Jakarta. Dalam program ini diharapkan mahasiswa teknik
Sampoerna University mendapatkan banyak pengetahuan tentang dunia kerja dalam
bidang teknik.
d. Aspiration review (Board of Aspiration)
Adalah program Engineering Students Association guna menjadi wadah aspirasi
mahasiswa teknik Sampoerna University. Dalam Board of Aspiration mahasiswa
teknik Sampoerna University dapat menceritakan keluh kesah dan tanggapan akan
program Engineering Students Association yang saran-saran tersebut akan kami
gunakan untuk mengembangkan visi dan misi Engineering Students Association.
4. Program yang belum dilaksanakan
a. Tutoring Program
25. Adalah program Engineering Students Association guna membantu bidang akademik
mahasiswa teknik Sampoerna University dengan memberikan tutor diskusi pelajaran
didalam kelas. Kendala dari program ini adalah ketersediaan tempat, tutor yang
mempunyai waktu luang, berbarengan dengan program tutoring yang dilakukan oleh
fakultas.
b. Annual Workshop for Senior High School
Adalah program Engineering Students Association guna mempromosikan Sampoerna
University dengan menggabungkan keahlian teknik serta memberikan gambaran
tentang keahlian teknik dan kegiatan teknik yang akan melibatkan siswa SMA di
Jakarta. Kendala dari program ini adalah ketersediaan waktu, ruangan, dana dan
fasilitator yang menyebabkan program ini batal untuk dieksekusi.
c. Engineering Public Show
Adalah program Engineering Students Association guna menunjukan hasil
pembelajaran didalam kelas kebada rekan sejawat mahasiswa Sampoerna University.
Pertunjukan berupa seminar, drama, ataupun talkshow yang melibatkan kemampuan
mahasiswa teknik Sampoerna University dalam bidang ke-teknikan. Kendala dari
program ini adalah ketersediaan waktu, ruangan, dana dan fasilitator yang
menyebabkan program ini batal untuk dieksekusi.
5. Evaluasi Kerja
a. Kinerja Social Development Unit
Kinerja Dari Social Development Unit menerapkan leader sebagai observer. Dimana,
ide-ide muncul dari setiap anggota dan leader menjadi observer yang memberi binaan
terhadap ide-ide tersebut. Hal ini dinilai cukup signifikan membentuk karakter member
dari unit ini.
Kepanitiaan akan sebuah program dipimpin langsung oleh member yang bertugas
menangani program tersebut. Hal ini dinilai cukup efektif untuk menjalankan program-
program yang perlu dilaksanakan dengan waktu yang berdekatan.
b. Kendala Social Development Unit
Komunikasi, dikarenakan kinerja yang non-leader-centric, diperlukannya komunikasi
antara leader dan member. Namun, hal ini masih dinilai kurang dalam setiap program
26. yang terseksekusi. Hal tersebut membuat kendala dalam setiap program sangat lamban
untuk diatasi dan diberikan penanganan.
6. Rekomendasi
Sebagai rekomendasi, Social Development Unit perlu menjaga komunikasi antar
member, dan juga terhadap leader sehingga setiap persiapan program, kendala, dan
masalah dapat diatasi dan diberikan penangan yang tepat.
Menjaga keberlangsungan program yang telah dilaksanakan oleh Engineering
Students Association 2015 dan memperkaya program-program yang bersifat mendukung
visi dan misi Social Development Unit.
7. Penutup
Terciptanya suasana ke-teknikan dan pembangunan karakter teknik adalah
tanggung jawab bersama. Namun, Social Development Unit dipercayakan amanah untuk
mengemban program-program guna menjadikan mahasiswa teknik Sampoerna University
insan teknik yang berpengetahuan luas dan berwawasan lingkungan.
27. Divisi: Publikasi dan Dokumentasi
1. Pendahuluan
Divisi ini bertanggung jawab dalam menerbitkan segala bentuk media dan
informasi mengenai Engineering Student Association. Disamping itu, divisi ini merupakan
divisi mengangani semua desain Engineering Student Association. Divisi ini juga
bertanggung jawab dalam dokumentasi setiap aktivitas Engineering Student Association.
2. Deskripsi Struktur
Visi
Menjadikan divisi publikasi dan dokumentasi sebagai pusat data dan wadah penyalur
informasi yang koordinatif.
Misi
1. Menyediakan pusat data berbasis online bagi Engineering student association
2. Menyalurkan informasi dalam bentuk visual
3. Pengembangan social networking
Susunan Struktur
a. Koordinator
i. Muhammad Jaka Surya
b. Anggota
i. Fitratama Sintantyo Putra
3. Program yang telah dilaksanakan
3.1 Mendesain logo ESA
Divisi ini bertanggung jawab untuk membuat logo ESA, yang meliputi M-(Solidarity
Forever) dan Industrial Engineering. Divisi ini telah menyelesaikan pembuatan logo
ESA, namun belum berhasil menyelesaikan logo M-(Solidarity Forever) dan Industrial
Engineering.
3.2 Mendokumentasi seluruh kegiatan ESA
28. Sejauh ini, divisi publikasi dan dokumentasi telah mengabadikan segala aktifitas ESA
yang telah terlaksana. Dimulai dari welcoming party, Kuliah lapangan, dan bakti social
di Bojong Gede.
3.3 Mendesain poster
Divisi ini sudah membuat beberapa desain poster, diantaranya: Poster of Welcoming
Party, Senin berkorsa, ESA goes to MRT, ESA goes to Bojong Gede, dan Poster of
ESA President Election. Selain itu, divisi ini juga membuat desain sertifikat ESA yang
diperuntukan untuk pengurus ESA.
4. Program yang belum dilaksanakan
1. Pengembangan akun media social (Facebook, Instagram)
5. Evaluasi program
1. Sejauh ini divisi publikasi dan dokumentasi telah membuat penyimpanan data berbasis
online yaitu Google Drive. Akun penyimpanan data ini merangkap dengan akun email
engineering student association.
2. Divisi ini telah membuat design berbagai poster sebagai informasi bagi mastarakat
engineering student association.
3. Divisi ini juga telah mendokumentasikan setiap kegiatan yang di lakukan engineering
student association dalam bentuk foto maupun video.
6. Rekomendasi
1. Mengembangkan akun media sosial agar lebih dikenal oleh masyarakat engineering
student association maupun pihak luar.
2. Membagi dua kelompok dalam divisi antara kelompok designer dan kelompok
publikasi
7. Penutup
Demikianlah Visi-Misi divisi Publikasi dan Dokumentasi berserta program yang
sudah terlaksana maupun yang belum terlaksana. Semoga di-kepengurusan selanjutnya
divisi ini menjadi lebih baik.
29. Lampiran
I. Lampiran I
Pemasukan keuangan ESA 2015-2016
NO TANGGAL JUMLAH ASAL DANA DESKRIPSI
1 Des-15 – Feb-
16
Rp 7,500,000 Mahasiswa teknik 2014
2015
Baju Korsa
Engineering
2 Jan-16 Rp 655,000 Anggota ESA dan
mahasiswa teknik 2015
2016
Kegiatan
Welcoming Party
3 Jun-16 Rp 2,335,000 Sampoerna University ESA Community
Service
4 Jul-16 Rp 3,800,000 Sampoerna University Company Visit
to MRT
Total pemasukan Rp 14,290,000
II. Lampiran II
Pengeluaran keuangan ESA 2015-2016
NO TANGGAL JUMLAH ASAL DANA DESKRIPSI
1 Feb-16 Rp
7,500,000
Mahasiswa teknik 2014
2015
Baju Korsa
Engineering
2 Jan-16 Rp 655,000 Anggota ESA dan
mahasiswa teknik 2015
2016
Dana Konsumsi
Kegiatan Welcoming
Party
3 Jun-16 Rp
2,335,000
Sampoerna University ESA Community
Service
4 Jul-16 Rp
3,800,000
Sampoerna University Company Visit to
MRT
Total pengeluaran Rp 14,290,000
30. III. Lampiran III
Rincian Keuangan Baju Korsa Engineering
NO NAMA JUMLAH STATUS
1 Mahasiswa Teknik 2014 ( 25 orang) Rp 3,750,000 Lunas
2 Mahasiswa Teknik 2015 (25 orang) Rp 3,750,000 Lunas
Total Rp 7,500,000
IV. Lampiran IV
Rincian Keuangan Kegiatan Welcoming Party 2016
NO NAMA JUMLAH
1 Anggota ESA (8 orang) Rp 400,00
2 Mahasiswa Teknik 2014 selain ESA (17 orang) Rp 255,000
Total uang masuk Rp 655,000
NO DESKRIPSI JUMLAH
1 Uang konsusmi ke Anata Pratiwi Rp 375,000
2 Uang konsumsi ke M. Siddiq Zulendra Rp 200,000
3 Uang konsumsi pembelian minum Rp 80,000
Total uang keluar Rp575,000
V. Lampiran V
Rincian Keuangan Kegiatan ESA Community Service
No. List of Needs Amount Price
1 Konsumsi makan malam 25 x 25,000 Rp 625,000
2. Transportasi 1 x 300,000 Rp 300,000
3. Snack 50 x 10,000 Rp 500,000
4. Banner 2 x 1 100,000 Rp 100,000
31. 5. Tools for making AC from
fan:
Ember
Solder
Plester/lakban
Pipa paralon
Cutter
Kipas angin
Es batu
Lem pipa
2 x 50,000 = 100,000
1 x 15,000 = 15,000
2 x 12,500 = 25,000
2 x 100,000 = 200,000
2 x 10,000 = 20,000
2 x 125,000 = 250,000
5 x 10,000 = 50,000
1 x 50,000 = 50,000
Rp 710,000
Total dana Rp 2.235.000
VI. Lampiran VI
Rincian Keuangan Kegiatan Company Visit to MRT
No Nama Barang Harga
1 Bus (Transportasi) Rp 3,500,000
2 Plakat Rp 200,000
3 Banner 2 x 1 Rp 100,000
Total dana Rp 3,800,000
