5. Apa itu Steering Committee (SC) ?
4
Biasanya orang-orang yang tergabung dalam Steering Commite ini adalah mereka yang
memiliki keahlian (penasihat kegiatan).
Unit kepanitiaan ini merupakan bagian yang bertanggung jawab mengendalikan proses awal
hingga akhir sebuah kegiatan. Orang-orang yang tergabung dalam Steering Commite ini
sering kali memilikii pengaruh yang besar pada kualitas kegiatan.Sebagai unit panitia
pengarah, Steering Committee memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan
dengan materi pokok kegiatan atau event yang akan dilaksanakan. beberapa tugasnya
diantaranya adalah :
1. Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event dan mencari dan
membentuk kepanitiaan.
2. Merumuskan tema dan kemasan event yang akan diselenggarakan, memimpin dan
memberikan pengarahan teknis pada Organizer Committee,
3. Memberikan alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan event, dan dapat
bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait.
4. Selain itu, tugas Organizing Committee membantu pihak panitia dalam mencari sumber
dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi
5. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja
Organizer Committee
7. 6
Apa itu Organizing Committee (OC) ?
Organizing Committee adalah unit kepanitiaan yang mempunyai tanggung jawab atas pelaksanaan
kegiatan atau event yang akan dilaksanakan. Bagi banyak orang, Organizing Committee ini disebut
sebagai Panitia Pelaksana. Sebagai panitia teknis, Organizing Committee dalam melakukan
kegiatannya akan selalu dikawal oleh Steering Committee. Organizing Committee memiliki tanggung
jawab yang besar terhadap kalancaran teknis di lapangan, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga
pasca event. Ketua Organizing Committee harus dapat menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap
semua divisi agar berjalan sesuai tugas masing-masing.
Berikut ini tugas-tugasnya :
1. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event
2. Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana
3. Saling memberikan bantuan lintas divisi
4. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan
5. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada koordinator
divisi atau ketua pelaksana
Dalam Organizing Committee ini biasanya kepanitiaan akan dibagi menjadi beberapa tim yang
mengurus berbagai hal teknis penyelenggaraan. Susunan panitia ini terdiri dari ketua, sekretaris,
bendahara, seksi acara, perlengkapan, dan lain sebagainya.
8. Job Description Panitia
A. STEERING COMMITTEE (SC) / PANITIA PENGARAH
• Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;
• Memantau perkembangan kerja OC;
• Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
• Memberikan laporan perkembangan kepanitiaan kepada Dewan Pimpinan
• Bersama Ketua dan Sekretaris Panitia OC membuat LPJ
B.ORGANIZING COMMITTEE (OC) / PANITIA PELAKSANA
• Berhak dan harus berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
• Berpartisipasi aktif untuk menyukseskan event atau acara dan mem
berikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
• Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
• Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan
kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;
• Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom)
kepanitiaan;
• Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada Bendahara Panitia
7
9. 8
KETUA
• Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas-tugas kepanitiaan kepada
panita yang bersangkutan;
• Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan;
• Berkoordinasi dan Bertanggungjawab kepada SC;
• Meminta laporan kepada Koordinator bidang/seksi;
• Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
WAKIL KETUA
• Membantu tugas-tugas Ketua Panitia;
• Menggantikan Ketua Panitia apabila berhalangan;
• Bertanggung jawab kepada Ketua.
10. 9
SEKRETARIS
• Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
• Membuat / mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan seperti dokumentasi, kuitansi, dll
• Membuat LPJ
• Berkoordinasi dengan Seksi acara
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia.
BENDAHARA
• Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh bidang/seksi;
• Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia.
WAKIL BENDAHARA
• Membantu Bendahara dalam mengalokasikan dan membuat laporan keuangan;
• Bertanggung jawab kepada Bendahara.
11. 10
• Koordinator Seksi
• Bersama divisi membuat laporan kegiatan secara tertulis dan menyerahkannya
kepada Sekretaris Panitia;
• Bertanggungjawab kepada Ketua panitia
• Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka
acara,Permohonan dana, Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;
• Menyiapkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
• Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
• Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
• Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, person in charge, perlengkapan dan tempat)
• Bersama Seksi Akomodasi menyusun daftar perlengkapan
• Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
DIVISI ACARA
12. 11
• Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang
diperlukan kegiatan
• Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan
pada pelaksanaan acara
• Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
• Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi
DIVISI AKOMODASI
• Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan
dokumentasi kegiatan
• Merencanakan dan membuat media publikasi kegiatan
• Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan
• Membantu seksi kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan.
DIVISI DOKUMENTASI
13. 12
• Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;
• Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya;
• Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;
• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
• Berkoordinasi dengan pihak Lembaga
• Mengurus biaya konsumsi.
DIVISI KONSUMSI
• Bekerja sama dengan Seksi Akomodasi dalam menyediakan dan mengatur
tempat/ruang tunggu bagi para alumni sebelum acara dimulai;
• Menyambut, mempersilahkan dan mengantar para tamu undangan
• Menyediakan buku tamu undangan atau daftar hadir
• Mengarahkan para alumni utuk mengisi buku tamu
• Menemani para tamu undangan,alumni sebelum acara dimulai
DIVISI HUMAS
14. MASA BAKTI PENGURUS HASBU 2021 – 2022
13
VISI
1. Komunitas alumni yang saling bersinergi dengan almamater
dalam upaya mewujudkan visi dan misi Pondok Pesantren Bahrul
Ulum
2. Membentuk pribadi muslim yang berkualitas dalam keimanan,
ketaqwaan, keilmuan, berakhlak, dan kemandirian.
MISI
1. Membangun wadah pertukaran informasi antar alumni dan
almamater.
2. Mengakomodir kegiatan alumni yang berhubungan dengan
Pondok Pesantren Bahrul Ulum
3. Berperan aktif secara selektif dalam kegiatan Pondok Pesantren
dan sosial.
4. Mempererat hubungan persaudaraan antar alumni dan
almamater.
15. Program Kerja
1. Membangun jaringan antar alumni pada setiap kota dengan prioritas beberapa kota
yaitu Jakarta, Bekasi, Karawang, Bogor, Cianjur ,Sukabumi, Bandung, Garut, Ciamis, , dan
Tasikmalaya,
2. Melakukan pendataan dan update biodata alumni (melalui media online dan sms).
3. Mengadakan kegiatan yang bersifat sosial dengan pertimbangan tertentu dan sesuai
dengan anggaran Ikatan Alumni Pondok Pesantren Bahrul Ulum
4. Melakukan pengajian bersama berkala setiap 6 (enam) bulan, juga guna membahas
perkembangan dari program kerja yang sudah dijalankan.
5. Melaporkan kondisi kas Ikatan Alumni setiap bulannya melalui mailing list ataupun media
online lainnya.
6. Agenda kegiatan besar Rencana Reuni Akbar
7. Menyusun anggaran operasional Ikatan Alumni Pondok Pesantren Bahrul Ulum
8. Membuat daftar anggaran untuk operasional kegiatan Ikatan Alumni Pondok Pesantren
Bahrul Ulum
14
16. 15
• Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;
• Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya;
• Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;
• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
• Berkoordinasi dengan pihak Lembaga
• Mengurus biaya konsumsi.
DIVISI KONSUMSI
• Bekerja sama dengan Seksi Akomodasi dalam menyediakan dan mengatur
tempat/ruang tunggu bagi para alumni sebelum acara dimulai;
• Menyambut, mempersilahkan dan mengantar para tamu undangan
• Menyediakan buku tamu undangan atau daftar hadir
• Mengarahkan para alumni utuk mengisi buku tamu
• Menemani para tamu undangan,alumni sebelum acara dimulai
DIVISI HUMAS
17. Susunan Pengurus
16
PURCHASE
LOYALTY
AWARENESS
EVALUATION
DISCOVERY
INTENT
Dewan Pembina : ______________________________
Dewan Penasehat : ______________________________
Dewan Pengawas : ______________________________
Ketua Alumni : ____________________________
Sekretaris I : ______________________________
Sekretaris II : ______________________________
Bendahara I : ______________________________
Bendahara II : ______________________________
Humas I : ______________________________
Humas II : ______________________________
Koordinator Wilayah : ______________________________
