Jak zarządzac sobą w czasie?

1. Jak zarządzad
sobą w czasie?
Czyli, jak załatwid sprawy
służbowe tak, aby samemu
na tym nie stracid.

2. Spis treści
1. Wstęp
2. Alokacja czasu
3. Generacje zarządzania czasem
4. Wyznaczanie priorytetów
5. Planowanie reaktywne i proaktywne
6. Typologia celów
7. Strategie planowania
8. Narzędzia planowania
9. Skuteczne delegowanie
10. Błędy w planowaniu
11. Literatura

3. Jak zarządzad sobą w czasie?
Kiedyś mówiło się o zarządzaniu czasem, jednak czasem zarządzad się nie da – jest on od nas
niezależny. Co zrobid aby nie zaczął on rządzid nami? Jak skutecznie zarządzad sobą w czasie, jaki
mamy do swojej dyspozycji?
Wskazówki do tego znajdziesz w tej oto prezentacji.

4. Jak zarządzad sobą w czasie?
Czynności traktowane zadaniowo, Spotkania z rodziną i
takie jak: praca, obowiązki znajomymi, dla przyjemności,
domowe, inwestowanie w rozwój nie mające nic wspólnego z
własny. Cechują się wyznaczonym załatwianiem konkretnej
celem i terminem wykonania. sprawy.
Czujemy koniecznośd ich
wykonywania.
Działania podejmowane na Czynności pozornie służące
rzecz własnej osoby, zrelaksowaniu, pozwalające
sprawiające nam przyjemnośd, odreagowad codzienny stres.
nie traktowane zadaniowo. Zwane są popularnie
„pożeraczami czasu”.

5. Jak zarządzad sobą w czasie?
Czas płynie nam szybciej, jeżeli spędzamy go na alokacji bezkierunkowej lub zadaniach.
Spowalnianie czasu odczuwamy podczas poświęcania czasu sobie i rozwijaniu więzi z
innymi.
Skąd ta różnica?
Alokując czas w pierwszym przypadku skupiamy się na tym, co będzie za chwilę i co
jeszcze mamy do zrobienia. W przypadku drugim skupiamy się na chwili bieżącej, co
daje nam subiektywne odczucie wolnego upływu czasu.

6. Jak zarządzad sobą w czasie?
W zarządzaniu czasem wyodrębnione zostały 4 generacje:
• Pierwsza generacja
• Druga generacja
• Trzecia generacja
• Czwarta generacja

7. Jak zarządzad sobą w czasie?
Pierwsza generacja
W tej generacji planujesz dzieo tworząc listę zadao do wykonania.
To, czego nie zrobisz dziś, przekładasz na dzieo następny.
Druga generacja
W tej generacji wykorzystywany jest kalendarz (również elektroniczny). Oprócz tworzenia listy
zadao, określany jest też czas ich trwania.
Trzecia generacja
W tej generacji pojawia się wyznaczanie priorytetów (tzw. matryca Eisenhowera) i kontrolowanie
realizacji poszczególnych zadao, jakie zostały zaplanowane. Zadania na podstawie matrycy są
dzielone w oparciu o ich ważnośd i pilnośd wykonania i umieszczane na 4 dwiartkach
porządkujących sprawy ze względu na ich priorytetowośd.

8. Jak zarządzad sobą w czasie?
Czwarta generacja
Ta generacja to właśnie zarządzanie sobą w czasie. Jest to odzwierciedlenie zalet poprzednich
generacji z eliminacją ich wad. Stephen R. Covey, specjalista od opiera ją na II dwiartce matrycy
Eisenhowera.
Covey opiera czwartą generację na:
• czterech potrzebach ludzkich: życia, miłości, rozwoju osobistego, tworzenia trwałych dzieł,
• odpowiedzialności za efekty własnych działao,
• formułowaniu własnych wartości wg indywidualnych potrzeb i wizji,
• pasji płynącej z wyznaczonej przez siebie wizji,
• harmonii działao wynikających z równego poświęcania sie zarówno zadaniom, jak i własnemu
• „ja” oraz pielęgnowaniu więzi z innymi,
• wyznaczaniu celów i układaniu tygodniowych planów,
• spójności w chwilach podejmowania decyzji,
• wrażliwości na innych ludzi.

9. Problemy wynikające ze złego zarządzania czasem
Nieumiejętne zarządzanie sobą w czasie może prowadzid do choroby wieocowej. Zachowanie do
niej prowadzące, nazywane typem A zostało opisane przez Meyera Friedmana i Raya Rosenmana,
kardiologów z Mount Zion Hospital w San Francisco. Przebiega ono etapami:
Strach przed utratą czasu
Bierzemy dużo obowiązków, z którymi doskonale dajemyu sobie radęi wzbudzamy podziw
otoczenia. Następnie zwiększamy sobie liczbę obowiązków, dlatego też tempo naszego życia
zaczyna przyśpieszad, aż zostajemy zniewoleni przez życie w biegu. Zaczynamy złościd się na innych,
którzy nie dotrzymują nam kroku. Myślimy o nowych zadaniach i oddalamy się od bliskich.
Ciągła potrzeba udowadniania sobie i światu własnej wartości
Podświadomie brakuje nam wiary we własne zdolności i umiejętności. Wkładamy wiele pracy w to
co robimy i przejmujemy się jego rezultatem . Zawsze jednak brakuje nam satysfakcji z wyników
naszych działao i mamy wrażenie że mogliśmy zadanie wykonad lepiej. Nawet przy rewelacyjnych
efektach nie przypisujemy zasług sobie tylko czynnikom zewnętrznym. Stale zwiększamy
wymagania wobec siebie i innych.

10. Jak zarządzad sobą w czasie?
Wysoka ambicja i duża potrzeba rywalizacji
Za wszelką cenę chcemy rywalizowad z innymi i zawsze byd zwycięzcami. Negatywny wynik wpływa
na obniżenie naszej samooceny.
Perfekcjonizm w działaniu i wysokie oczekiwania w stosunku do innych
Złościmy się na innych, ponieważ nie wykonują swoich zadao tak perfekcyjnie jak my byśmy tego
chcieli. Mamy pretensje do innych, że marnują nasz cenny czas swoją opieszałością w działaniu. W
związku z tym wywołujemy konflikty, nawet kilkakrotnie w ciągu dnia. Złośd wyrażana agresją, to
jeden z głównych czynników choroby wieocowej.
Ciągła aktywnośd, nie dawanie sobie prawa do odpoczynku
Lubimy swoją pracę, nie dajemy sobie jednak odpocząd. Przed kolejnym wyzwaniem wzrasta w nas
poziom adrenaliny, po wykonaniu zadania jej poziom spada i czujemy przyjemne odprężenie.
Możemy się od tych skoków uzależnid fizycznie. Jesteśmy postrzegani przez otoczenie jako osoby
doskonale radzące sobie z tak dużą ilością obowiązków i w ten sposób się dowartościowujemy.

11. Jak zarządzad sobą w czasie?
Wyznaczanie priorytetów
Aby powiększyd swoją skutecznośd i efektywnośd, powinniśmy planowad zadania według
priorytetów i postępowad zgodnie z założonym planem. Poniżej kilka sposobów ustalania
priorytetów.
Zasada pareto
Zwana jest regułą 80:20, tzn. 80% wyników pochodzi od 20% wysiłków. Potrzebne jest zatem
określenie, które działania są ważniejsze od innych. To one przyniosą nam więcej spodziewanych
rezultatów niż reszta.

12. Jak zarządzad sobą w czasie?
Analiza ABC
Oparta jest na wspomnianej zasadzie Pareto. Tu litera A oznacza najważniejsze zadania, które
stanowią ok. 15% wszystkich zadao. Ich wykonanie to aż65% rezultatów! B to zadania o średniej
wadze, odpowiadające 20% zadao. C to zadania najmniej ważne, pożerające aż 65% naszego czasu,
a dają 15% efektów!
Analiza jest najkorzystniejsza, jeżeli chcemy zacząd od zadao dających najwięcej wyników.
Najmniejszym nakładem sił wykonamy zadania o największej wartości. Zadania A nie mogą byd
delegowane. Zadania typu B są w następnej kolejności, mogą czasem byd delegowane. Zadania C, o
najmniejszej liczbie rezultatów również możemy delegowad i odkładamy je na koniec.

13. Matryca Eisenhowera
Wyznacza ona priorytety na podstawie dwóch kryteriów:
• Ważności – związanej z naszą misją i najistotniejszymi celami, jakie dana czynnośd pozwala
nam osiągnąd.
• Pilności – związanej z czasem, w jakim dana czynnośd musi byd wykonana.
Matryca składa się z dwiartek, ułatwia ustalad to co jest naprawdę ważne.

14. Dwiartki matrycy
I. Zadania pilne i ważne („Zarządzanie kryzysami”)
Tu znajdują sie zadania strategiczne, nie mogące czekad na realizację.
Zagrożenia płynące na skupianiu się na tym obszarze:
• stres,
• nieustanne zajmowanie sie sprawami nie cierpiącymi zwłoki,
• brak czasu dla siebie i na podtrzymywanie związków z innymi wyczerpanie organizmu,
• nieumiejętnośd odpoczynku,
• tendencja do marnowania pozostałego czasu (dwiartka IV),
• możliwe uzależnienia.

15. Dwiartki matrycy
II. Zadania ważne, ale niepilne („Zarządzanie samym sobą”)
To dwiartka, w której planujemy, zajmujemy sie własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy
problemy. Poświęcanie czasu na czynności z tej dwiartki pozwala nam utrzymywad stabilne i
głębokie więzi z innymi oraz równowagę fizyczną, duchową i intelektualną. Często o nich
zapominamy, gdyż nie są „pilne”, a są ważne dla prawidłowego funkcjonowania naszego organizmu.
Konsekwencjami przyznania pierwszeostwa tej dwiartce są:
• harmonia,
• zadbane więzi z innymi,
• umiejętnośd automotywacji,
• potrzeba zajmowania sie sporadycznie niewielkimi kryzysami.

16. Dwiartki matrycy
III. Zadania pilne, ale nieważne („Zarządzanie cudzymi priorytetami”)
W przeciwieostwie do zadao z dwiartki I, nie wnoszą ważnych treści do celów czy wartości. Dają
nam poczucie wykonywania czegoś ważnego, jednak okazuje się że nie dla nas, ale kogoś innego.
Powinniśmy w miarę możliwości dzielid się czynnościami z tej dwiartki z innymi. Zapewni nam to
czas dodatkowy na ważne czynności.
Zagrożenia płynące ze skupiania się na tej dwiartce:
• zniszczone lub powierzchowne związki,
• poczucie niedocenienia naszych poświęceo,
• brak poczucia sensu wykonywanych zadao,
• brak własnej misji i wizji.

17. Jak zarządzad sobą w czasie?
IV. Zadania niepilne i nieważne („Zarządzanie pożeraczami czasu”)
To obszar, do którego należą aktywności nazywane „pożeraczami czasu”. Niektórzy ludzie wykonują
te czynności tylko czasami, inni jednak poświęcają im mnóstwo czasu, zastanawiając sie później,
gdzie im uciekł. Odsuwają one nasze myśli od teraźniejszości.
Tu znajdują się takie aktywności jak:
• wyjście do galerii handlowej po to tylko, aby wydad pieniądze
• bezcelowe surfowanie po Internecie,
• spotkania ze znajomymi, żeby sie z nimi napid alkoholu, a nie zacieśniad więzi
• przerzucanie kanałów w telewizji.
Zagrożenia płynące ze skupienia na tej dwiartce to:
• brak umiejętności dbania o potrzeby własne
• brak odpowiedzialności,
• możliwe uzależnienia,
• nieumiejętnośd samodzielnego legalnego zdobywania środków finansowych

18. Planowanie proaktywne i reaktywne
Istnieje wymiar, którego nie widad w matrycy – wymiar aktywności.
Planowanie proaktywne umożliwia nam podejmowanie inicjatywy, poszukiwanie nowych dziedzin
do podejmowania działao. Umożliwia to II dwiartka
Planowanie reaktywne polega na planowaniu działao na skutek nieprzewidzianego, spełnianiu
cudzych próśb i poleceo oraz problemów.
W pracy główną rolę spełnia planowanie reaktywne, w zarządzaniu sobą – proaktywne i
konsekwentne realizowanie planu. Proaktywnośd to odpowiedzialnośd za własne myśli i
zachowania – reaktywnośd to uległośd wobec innych i pozwolenie aby ktoś kontrolował nasze życie.
Proaktywnośd to bycie panem własnego losu.

19. Jak zarządzad sobą w czasie?
„muszę” „wybieram”
„nie mogę” „decyduję się”
„powinienem” „postanawiam”
„trzeba” „wolę”

20. Jak zarządzad sobą w czasie?
Podstawą wyznaczania celów jest określenie jego terminu oraz dobre sformułowanie celu.
Typologia celów
• bieżące – ich realizacja zajmuje od tygodnia do 3 miesięcy.
• krótkoterminowe – ich realizacja zajmuje od 3 miesięcy do 1 roku.
• średnioterminowe – ich realizacja zajmuje od 1 roku do 3 lat. Warto dzielid je na cele
krótkoterminowe.
• długoterminowe – ich realizacja zajmuje od 3 do 5 lat. Warto je rozdzielad na cele
średnioterminowe.

21. Strategie planowania
Cele krótko i długo terminowe rządzą się nieco innymi prawami, dlatego też
powinny byd planowane różnymi metodami.
• Planowanie dłuższego okresu czasu – metoda Gantta
• Krótsze odcinki czasu -metoda Alpen
• Krótkie odcinki czasu – do tygodnia – metoda TRZOS

22. Jak zarządzad sobą w czasie?
Polega ona na rysowaniu wykresów (np. w arkuszach kalkulacyjnych) przedstawiających graficznie
cały rok. Dzięki graficznemu przedstawieniu działao, widzimy ich następstwo i możemy kontrolowad
postęp całego przedsięwzięcia.
Składa się na nią 5 etapów:
• I Etap – Rozłożenie całości przedsięwzięcia na etapy i cele okresowe.
• II Etap – Ustalenie czasu potrzebnego na realizację przedsięwzięcia i poszczególnych części.
• III Etap – Ustalenie kolejności poszczególnych prac oraz dat ich rozpoczęcia i zakooczenia.
• IV Etap – Określenie przestrzeni urzeczywistnienia i poszczególnych działao.
• V Etap – Graficzne przedstawienie wszystkich działao na planie.

23. Jak zarządzad sobą w czasie?
Metoda ta składa się z 5 etapów, które w języku niemieckim dają nazwę ALPEN
1. Lista zadao: zrób listę, na której umieśd wszystkie zadania, jakie masz do realizacji w
perspektywie miesiąca, sprawy zaległe, sprawy pilne, zadania stałe.
2. Określ czas trwania – Zapisz orientacyjny czas trwania każdej czynności i dodaj wszystkie te
okresy.
3. Zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane – postępuj zgodnie z regułą 60:40, gdzie planowane
jest tylko 60% działao a 40% jest zostawione na nieoczekiwane sytuacje.
4. Wyznacz priorytety i deleguj zadania – W tym celu możesz wykorzystad analizę ABC.
5. Kontroluj realizacje zadao – przenieś to czego nie zdążysz wykonad na dzieo kolejny.

24. Jak zarządzad sobą w czasie?
• T – Terminy zadao spisad
• R – Ramy czasowe określid wg reguły 60:40 (60% planowania, 40% na
spontaniczne działanie)
• Z – Zaplanowad rezerwy czasu
• O – Ograniczyd działania do priorytetowych
• S – Skontrolowad rezultaty

25. Narzędzia planowania
Planując swój czas potrzebujesz organizera, który Ci to ułatwi. W dzisiejszych czasach jest kilka opcji
do wyboru, w zależności od sposobu zapamiętywania przez Ciebie informacji.
Dla wzrokowców: Kalendarz tradycyjny
Możesz go wszędzie kupid, jest prosty w użytkowaniu, nie musisz robid kopii zapasowych. Niestety,
ciężko w nim wprowadzad zmiany i nie ma funkcji przypominania o zadaniach.
Dla dotykowców: Aplikacje komputerowe
Możesz wybrad ich formę, postad (np. kalendarzy czy żółtych karteczek). Możesz je ściągnąd za
darmo z Internetu. Niektóre z nich jednak mogą zawierad szereg funkcji, które nie będą nam
potrzebne.
Dla słuchowców: Palmtopy i organizery elektroniczne
Są poręczne, mają funkcję i obrazową i dźwiękową, umożliwiają wprowadzanie poprawek,
przypominają oa ważnych spotkaniach. Możesz umieszczad w nich zadania regularne. Mogą
niestety zostad łatwo skradzione, grozi Ci też możliwośd utraty danych.

26. Jak zarządzad sobą w czasie?
SKUTECZNE DELEGOWANIE
Aby zadania były wykonane na czas, czasem potrzebna jest ich delegacja. Pozwala ona wypełnid
strategiczne zadania i daje szansę pracownikom na rozwój i zwiększanie kompetencji. Przeciwdziała
to ich wypaleniu zawodowemu, korzyści są zatem obopólne.
CECHY DOBREGO ZADANIA:
• wymagające, ale możliwe do realizacji,
• z określonym terminem wykonania,
• uzgodnione,
• dające zysk,
• rozwijające ,
• ambitne,
• dostosowane do osoby. Która ma je wykonad,
• jasne,
• konkretne,
• mierzalne.

27. Jak zarządzad sobą w czasie?
REGUŁY SKUTECZNEGO DELEGOWANIA
1. Co ma byd zrobione? – Jakie efekty działania są zamierzone?
2. Kto jest najlepszą osoba do wykonania tego zadania? Kto ma najlepsze umiejętności?
3. Jaki jest sens tego działania? Jakie będą skutki niewykonania tego zadania?
4. Jak ma wyglądad realizacja tego zadania?
5. Co jest potrzebne do realizacji tego zadania?
6. Jakie są ramy czasowe tego zadania?
Zadania strategiczne dla funkcjonowania firmy nie powinny byd delegowane. Obszary z zakresu
zarządzania, nagradzania czy ryzyka powinny byd dostępne tylko przełożonemu. Zadania powinny
byd delegowane tylko bezpośrednio podległym pracownikom., najlepiej tym, którym pomoże to się
rozwinąd i których chcielibyśmy sprawdzid.

28. Konsekwencje złego delegowania zadao pracownikom:
• pracownicy są niepewni wartości pracy, którą wykonują, ani własnej osoby, czują się
niedoceniani,
• nie mają możliwości rozwoju kompetencji ani motywacji do pracy,
• nie czują sensu wykonywania powierzonych zadao, nie widząc integracji ich zadania z całością
przedsięwzięcia,
• muszą się domyślad, jakie są oczekiwania wobec nich,
• są ograniczeni w działaniach nie znając wszystkich procedur w firmie,
• są źle poinstruowani, przeszkadzają więc przełożonemu zadając mnóstwo pytao do
powierzonego zadania opóźniając wykonanie całego przedsięwzięcia,
• nie mogą podejmowad decyzji samodzielnie, nie czują się zatem odpowiedzialni za całokształt,
• nie mogą samodzielnie podejmowad decyzji, w związku z tym nie czuja sie odpowiedzialni za
całokształt pracy.

29. Błędy w planowaniu
• Brak planu dnia
• Skupienie aktywności na jednym obszarze życia
• Zachowanie typu A
• Odkładanie w czasie zadao
• Brak asertywności
• Brak umiejętności delegowania zadao
• Nieprzestrzeganie czasu na odpoczynek i spożywanie posiłków

30. Jak zarządzad sobą w czasie?
Jeżeli nie chcesz by czas był Twoim Panem
swojego czasu, zacznij skutecznie planowad swój
dzieo a będziesz Panem swego losu!

31. Literatura
1. M. Farne, Stres. Kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienid go w sojusznika, Księgarnia
Świętego Wojciecha, Poznao 2006.
2. J. Strelau, Psychologia. Podręcznik akademicki, tom 2, Gdaoskie Wydawnictwo Psychologiczne,
Gdansk 2000.
3. Lothar J.Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet,
Warszawa 2005.
4. Stephen Covey, Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz sie określad priorytety i skutecznie
zarządzad czasem, Dom Wydawniczy Rebis, Poznao 2005.
5. Lothar J.Seiwert Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Wydawnictwo Placet,
Warszawa 2005.
6. Lothar J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet,
Warszawa 2005.
7. James A. F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr., Kierowanie, Polskie Wydawnictwo
Ekonomiczne, Warszawa 1998.
8. Dodatek bezpłatny do „Gazety Prawnej”, „Akademia rozwoju - Zarządzanie sobą w czasie, czyli
jak znaleźd czas na to, co najważniejsze”

32. Zakooczenie
Opracowane na podstawie „Akademii Rozwoju” cz. 4 – „Zarządzanie sobą w czasie” -
Dodatku na płycie CD do Dziennika Gazety Prawnej.
Miniatury obrazków pobrane z:
www.istockphoto.com
Więcej informacji na:
www.akademiarozwoju.gazetaprawna.pl
Opracowała Monika Węcław

33. Dziękujemy