Zarządzanie sobą w czasie (ZC2013)

Vita brevis, ergo
jestem gospodarzem
swego czasu
Racjonalna organizacja czasu
pracy i „zarządzanie czasem”

przegląd zagadnień

Krzysztof Sługocki, Wrocław, 10.01.2014

Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014

Po co organizować czas?
Po to, aby mieć lepszą przyszłość.
Czy to znaczy, że jest jakiś magiczny
sposób na lepszą przyszłość?
Owszem, jest. Ale nie jest magiczny.
A jaki?
2

Najlepszym sposobem na
lepszą przyszłość jest jej
wymyślanie.


Mądra myśl na dziś:

"Don’t let it happen.
Make it happen.„
3

…i to w zasadzie wyczerpuje temat…


„Don’t let it happen. Make it
happen.” Co to znaczy?
„Chodzi o to aby wykonywać właściwą
pracę a nie jakąś pracę wykonywać
właściwie.”

Peter F. Drucker
4

 Miej Czas na czas działania efektywnego.
 Nie miej Czasu na czas działania efektownego.


Czym jest…?
Czym jest zarządzanie czasem?
(ang. time management - TM) to
podnoszenie skuteczności działania
poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu.
5

Terminu „zarządzanie czasem” najczęściej
używa się w kontekście pracy i kariery, choć
odnosić się może do wszystkich sfer życia.


Czym jest zarządzanie
czasem?

6

…jest konsekwentnym i zorientowanym
na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych zasad i technik pracy w taki
sposób, że kierowanie zwłaszcza samym sobą, ale i swoim otoczeniem,
odbywa się bez zbędnego trudu a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie.

L. J. Seiwert


Czym jest zarządzanie
czasem?
Czasem nie da się zarządzać, można
jedynie zarządzać sobą w czasie.

Czym jest zarządzanie sobą
w czasie?
7

Zmień to, na co masz wpływ i…
pogódź się z resztą!
…i to w zasadzie wyczerpuje temat…


Którą umiejętność zarządzania sobą
w czasie uznasz za najważniejszą? [1]

8















wykorzystuj czas efektywnie
łap złodziei czasu
wytyczaj motywujące cele
planuj pisemnie
stosuj plany dnia
ustalaj priorytety
zaczynaj i kończ pozytywnie
uwzględniaj krzywą wydajności
zarezerwuj godzinę ciszy
zarządzaj poprzez zlecanie
korzystaj z narzędzi planowania czasu
bądź konsekwentny
inna (jeśli inna – to jaka?)


Którą regułę zdobywania czasu
uznasz za najważniejszą? [2]

9

 celowości, czyli codzienne zadania dostosuj do celów
 przygotowań, czyli planuj nowy dzień na piśmie
 ustalania priorytetów, czyli stosuj hierarchię ważności
wedle ważnych kryteriów
 zestawiania, czyli podobne zadania grupuj w jednym bloku
 upraszczania, czyli trudne zadania podziel na małe kroki
 zlecania innym, czyli mów jednoznacznie, wyraźnie, jasno
oraz pytaj, czy cię zrozumiano
 parasola ochronnego, czyli miej swój czas dla siebie
 uwzględniania innych, czyli ustalaj cele i limity czasu
 telefonowania, czyli uwzględniaj czas oddzwaniania
 cieszenia się z sukcesów, czyli raduj się ze spraw
załatwionych


Którą korzyść wynikającą z lepszego zarządzania czasem uznasz za najważniejszą? [3]

10

 Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym
nakładem sił.
 Lepsza organizacja własnej pracy.
 Lepsze wyniki w pracy.
 Mniej chaosu i stresu.
 Większe zadowolenie z pracy.
 Większa motywacja.
 Czas na realizację zadań „wyższego” rzędu.
 Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność.
 Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań.
 Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.


Twoje CiTy, czyli „CredoTime”
Napisz i odczytaj zdanie oraz wytłumacz
jego znaczenie.

Stosuj regułę …[2]…
w tym celu …[1]…
a korzyścią z tego będzie …[3]…
11


A teraz „make a promise”;
czas na Twoją Ścieżkę…
Napisz i odczytaj to samo zdanie,
upraszczając je…

Będę …[2]… (zdanie po „czyli”)
i będę …[1]…
a będę …[3]… (zdanie po „będzie”)
12

…i to w zasadzie każe stwierdzić, że daleko
jest stąd jeszcze do wyczerpania tematu…


Czas i działanie
Działanie prowadzi w czasie do
konsekwencji tego działania.
Konsekwencje działania w sferze
wydajności i konsekwencje działania
w sferze efektywności.
13

wydajność efektywność


Jaka jest Twoja orientacja?
Dokonaj wyboru. Zanotuj swój wybór.
W czasie działania i po działaniu
oczekujesz bardziej wydajności czy
efektywności?

14


Czynność i sukces
Bardziej preferujesz nastawienie na
czynność czy orientację na sukces?
Bardziej preferujesz nastawienie na
sukces czy orientację na czynność?
Dokonaj wyboru. Zanotuj wybór.
15


Dokonaj wyboru

16

 Właściwe załatwianie spraw czy załatwianie
właściwych spraw?
 Rozwiązywanie problemów czy kreatywne
tworzenie alternatyw?
 Oszczędzanie środków czy optymalne
wykorzystanie środków?
 Wypełnianie obowiązków czy osiąganie
wyników?
 Redukowanie kosztów czy podwyższanie
zysku?


Oczekiwanie wydajności

17

Cechuje się nastawieniem na czynność,
a to oznacza:
 właściwe załatwianie spraw;
 rozwiązywanie problemów;
 oszczędzanie środków;
 wypełnianie obowiązków;
 redukowanie kosztów.
Czy Twoje działania są dobrze
zorganizowane w czasie?


Oczekiwanie efektywności

18

Cechuje się nastawieniem na sukces,
a to oznacza:
 załatwianie właściwych spraw;
 kreatywne tworzenie alternatyw;
 optymalne wykorzystanie środków;
 osiąganie wyników;
 podwyższanie zysku.
Czy Twoje działania są dobrze
zorganizowane w czasie?


Każdy ma kłopot z czasem

19


Każdy ma kłopot z czasem;

MindMap zarządzania sobą w czasie

20


Co sprzyja racjonalnej
organizacji czasu?

21

Pozytywne nastawienie
Wiedza i kreatywność
Umiejętność komunikowania
Umiejętność planowania pracy sobie
Umiejętność planowania pracy innym
Tempo pracy
Sprawność fizyczna
Napięcie emocjonalne


Co przeszkadza racjonalnej
organizacji czasu?

22

Odwlekanie
Niezdecydowanie
Opieszałość
Niefrasobliwość
Perfekcjonizm
Przeciążenie informacją
Postawa na „Nie”


Proces ciągłego doskonalenia
w zarządzaniu sobą w czasie
Kontrola

Realizacja

23

Sformułowanie celu

Informacja
i komunikacja
Plan

Decyzja


Proces formułowania celu
Analiza
zamierzeń i warunków
marzenia i życzenia

Co ja chcę?

24

zamierzenia

atuty i słabości

Co ja mogę?

możliwości i zagrożenia

Sformułowanie celu


Zanotuj co najmniej pięć
swoich celów

25


Analiza SWOT
To prosta metoda, która umożliwia
określenie mocnych stron (strengths),
słabości (weaknesses), możliwości
(opportunities) i zagrożeń (threats)
towarzyszących każdej chwili.
26


Schemat analizy SWOT

27


Analiza SWOT zarządzania sobą
w czasie – konieczne wyjaśnienia

28

 Mocna strona to coś, w czym jesteś dobry;
 Słabość to coś, co uważasz za trudne albo
wiesz, że nie jesteś w tym dobry;
 Możliwość to sytuacja, która działa na
Twoją korzyść, dając sposobność do postępu;
 Zagrożenie to coś, z czym wiąże się jakieś
ryzyko w Twojej obecnej sytuacji bądź
planach na przyszłość.


Analiza SWOT zarządzania
sobą w czasie
Zewnętrzne
Wewnętrzne

29


Ogólne wytyczne wynikające
z analizy SWOT

30

…są bardzo proste, ale niestety trudne
do realizacji:
 unikać zagrożeń,
 wykorzystywać szanse,
 wzmacniać słabe strony,
 opierać się na mocnych stronach.

…i to może teraz wyczerpuje już
temat?...


Głównym celem zarządzania
sobą w czasie jest to,…

31

że dobrze wykorzystując czas,
można więcej zrobić,
a więc wzrasta szansa na sukces.
Zarządzanie sobą w czasie to w dużej
mierze zbiór technik mających pomóc
lepiej gospodarować czasem.


Dobre formułowanie celów
Niemożliwe jest osiągnięcie celu,
dopóki nie zostanie on
wyznaczony.
Decydujące znaczenie dla poprawy
skuteczności działania, ma więc właśnie
dobre formułowanie celów.
32

Planowanie wydaje się powszechne, wykazano
jednak, że tylko 3% ludzi wyznacza sobie cele jasne
i wyraźne – oni też odnoszą największe sukcesy.


Zasada SMART

33

Cechy dobrze sformułowanego celu
określa zasada SMART:
 S – specific: konkretny, określony
 M – measurable: mierzalny
 A – ambitious: ambitny
 R – related: powiązany z innymi celami
 T – timely bounded: określony w czasie


Cechy lepiej sformułowanego
celu określa zasada SMARTER

34

 S – specific: konkretny
 M – measurable: mierzalny
 A – ambitious: ambitny
 R – realistic: realistyczny
 T – time oriented: określony w czasie
 E – exciting: ekscytujący
 R – recorded: zapisany


Dobrze sformułowany cel
powinien być:

35

 bardzo konkretny, tak aby było doskonale wiadomo, do
czego się dąży;
 powinien być mierzalny, powinien istnieć sposób, aby
jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty;
 wskazane jest też narzucić sobie pewne ramy czasowe,
określić termin realizacji danego celu;
 w formułowaniu celu zwraca się także uwagę na to, aby
cel był ambitny i ekscytujący, co będzie zwiększało
motywację do jego osiągnięcia;
 musi być realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia;
 ważnym krokiem w kierunku dobrego formułowania
celów jest ich zapisywanie.


Cele rodzą zadania

36

Dobre zarządzanie sobą w czasie
wymaga przemyślenia oczekiwań wobec
siebie i innych, wobec przyszłości oraz
hierarchizacji celów i zadań.
Wyróżnia się cztery kategorie
zadań/celów ze względu na hierarchię
ważności i pilności ich wykonania.
Określa to Macierz Eisenhovera.


Macierz Eisenhovera
2

1

3
37


ABC – priorytety i ustalanie
hierarchii wartości
Możesz zrobić bardzo wiele,
ale nie wszystko!

38

Jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czynisz w tym kierunku wysiłki, będziesz
szczęśliwy.
A – zadania, które muszą być zrobione;
B – zadania, które powinny być zrobione;
C – zadania, które mogą być zrobione, jeśli
zadania A i B są już wykonane.


Określanie priorytetów zadań
(celów) w analizie ABC

39


Określanie priorytetów działań
(zadań, celów itp.) w analizie ABC

40


Zasada Pareto (80:20)

41


Optymalna organizacja czasu
pracy wymaga czasu

42

Optymalna organizacja czasu pracy
niekoniecznie zakłada pracowanie
ciężej, a raczej – mądrzej.
W usprawnianiu własnej organizacji
czasu wiele czasu zajmie
wyeliminowanie elementów
powstrzymujących od usprawniania
własnej organizacji czasu.


Odpowiedz na 10 pytań

43

Czy zaczynasz dzień pracy od planu działania?
Czy „złe rzeczy” robisz szybciej od „dobrych”?
Której sferze życia poświęcasz najwięcej czasu: czy sferze
zdrowie, czy rodziny, czy finansów, czy intelektualnej, czy
społecznej, czy zawodowej, czy duchowej?
Którą z wyżej wymienionych sfer zaniedbujesz?
Czy pracujesz w nieporządku?
Czy porządkujesz bałagan?
Czy bywasz często zmęczony?
Ile godzin sypiasz?
Czy często dopada cię znużenie i znudzenie pracą?
Czy robisz sobie przerwy na wytchnienie i posiłek?


Wyplenić pięć błędów Wetmora
Start your day without a plan of action
Get out of balance in your life
Work with a messy desk or area
44

Don't get enough sleep

Don't take a lunch break


Wyplenić pięć błędów Wetmora

45

1. Zaczynanie dnia bez planu działania;
podążanie za „najgłośniejszym
wezwaniem”.
2. Pozbywanie się poczucia równowagi;
sabotowanie swego sukcesu.
3. Praca w bałaganie; ciągłe próby jego
porządkowania.
4. Za mało snu; permanentne zmęczenie.
5. Brak przerwy na „wytchnienie i posiłek”, czyli lunch; uleganie znużeniu
i znudzeniu.


Napisz swój…
…nekrolog,
gdybym umarł(a) wczoraj
gdybym umarł(a) za dziesięć lat

46


Napisz…
Notatkę o sobie do encyklopedii

47


Duch organizacji czasu
Tu spoczywa człowiek
Który umiał przyciągnąć do swej służby
Ludzi lepszych od siebie
I mawiał że liczy się to
Co możesz zrobić
A nie to czego zrobić nie możesz
48
Oraz wierzył że ludzie zwykli
Dokonują rzeczy niezwykłych


Dziękuję za uwagę

49

Vita brevis, ergo…
Najlepszym sposobem na lepszą przyszłość
jest jej wymyślanie
Don’t let it happen. Make it happen.
„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę
a nie jakąś pracę wykonywać właściwie.”
Zmień to, na co masz wpływ i pogódź się
z resztą.
Krzysztof.Slugocki@gmail.com

Zarządzanie sobą w czasie (ZC2013)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (6)

Similar to Zarządzanie sobą w czasie (ZC2013)

Similar to Zarządzanie sobą w czasie (ZC2013) (20)

More from Krzysztof Sługocki

More from Krzysztof Sługocki (20)

Zarządzanie sobą w czasie (ZC2013)