Управление ИТ-активами в ИнфраМенеджер ITSM

1. WWW.INFRAMANAGER.RU
УПРАВЛЕНИЕ ИТ-
АКТИВАМИ
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОТ КОМПАНИИ
ИНФРАМЕНЕДЖЕР

2. ТОЧКА ОТСЧЕТА ВСЕГО ПРОЕКТА: ЦЕЛЬ.
ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ
• Повышение эффективности управления ИТ-бюджетом:
– Совмещение с бухгалтерским учетом
– Повышение точности учета
• Постановка управленческого учета:
– Переход на сервисную модель управления финансами
– Корректное отнесение ИТ-затрат на бизнес-подразделения
• Повышение качества ИТ-сервисов:
– Информация для управления изменениями
– Проактивное предотвращение инцидентов (управление
событиями)
• …

3. ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА
• Единая база ИТ-активов с имущественной информацией:
o Тип / модель техники
o Инвентарный номер, МОЛ,
o Дата постановки на учет, $
o Местоположение
• Автоматизация основных процедур учета ИТ-активов
o Согласование операций
o Печать документов
o Отражение факта изменений
• Отчетность о:
o состоянии техники
o использовании техники

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ АКТУАЛЬНОСТИ ДАННЫХ
ЕДИНАЯ ПОЛИТИКА УЧЕТА ИТ-
АКТИВОВ
•Классификация ИТ-активов (типы и модельный ряд)
•Маркировка и идентификация ИТ-активов
•Жизненный цикл учета ИТ-активов
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР УЧЕТА
ИТ-АКТИВОВ
•В рамках каких процедур меняется состояние
ИТ-активов
•Каковы требования внешних регуляторов к
процедурам (информирование других систем;
печать документов)
ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ
•Интеграция с бухгалтерией, управленческим учетом
•Связь с процессом управления конфигурациями
•Автоматический аудит, автоматизация контроля
изменений CMDB

5. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОЛИТИКА УЧЕТА ИТ-
АКТИВОВ
Политики определяются: • типизацией ИТ-активов
• контролируемым жизненным
циклом
1
ИнфраМенеджер предлагает
• готовую модель базы данных для
учета более 20 категорий ИТ-
активов:
– Физическое оборудование и виртуальные
объекты
– Лицензии и инсталляции ПО
– Комплектующие и периферийное
оборудование
– Расходные материалы
– Приложения и информационные объекты
(базы данных, файлы и т.п.)
• Каждая категория определяется
– составом хранимых данных
– доступными операциями
– набором взаимосвязей с другими
категориями.
• Единый каталог типов и моделей ИТ-
активов для всех операций с
данными, в различных процедурах.
• Жизненный цикл ИТ-активов
определяется единым образом для
всех учетных единиц

6. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПРОЦЕДУРЫ УЧЕТА ИТ-
АКТИВОВ
Для обеспечения актуальности CMDB крайне
важно предусмотреть:
• в какой момент, кем производятся
операции с ИТ-активами
• какими документами оформляются
Процедуры должны быть
• типизированы,
• определены в рамках жизненного цикла
• встроены в процессы, в которых
инициируется необходимость операций с
ИТ-активами.
2
ИнфраМенеджер предлагает
Инструменты для полной автоматизации
изменений CMDB на основе
• автоматизированных процессов
выполнения обращений (Service Desk)
• нарядов на работы ИТ-сотрудникам
• событий, получаемых из внешних
систем (ERP / мониторинг /
автоматический опрос сети)

7. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНЕЙ
СРЕДОЙ
• Требования к процессу учета ИТ-
активов зависят от:
– Смежных бизнес-процессов
– Требований к учету ОС,
управленческому учету
• Поддержку процесса учета ИТ-активов
обеспечивают:
– Маркировка физических ИТ-активов
– инвентаризация и аудит состояния ИТ-
активов
3
ИнфраМенеджер предлагает:
• готовые средства интеграции с внешними базами
данных
• пособытийную актуализацию данных о состоянии
ИТ-активов в других системах
• мощные средства настройки аудита и
сопоставления данных
• Встроенные средства печати этикеток, интеграцию
со средствами штрих-кодирования

8. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ГИБКАЯ НАСТРОЙКА ПОД
СПЕЦИФИКУ
• Графический редактор Workflow
– Автоматизация любых процедур
– Интеграция через Web-сервисы
– Обмен данными на уровне СУБД
• Интеграция с Crystal Reports
• Готовые коннекторы к внешним
агентам автоматической
инвентаризации:
– WMI
– SNMP
– Aida64 (Everest)
• Импорт данных из CSV-файлов

9. КОНЕЧНЫЕ
РЕЗУЛЬТАТЫ

10. АНАЛИЗ СТОИМОСТИ И СРОКА ЭКСПЛУАТАЦИИ ИТ-
АКТИВОВ
Задача: Принятие решение о перераспределении ресурсов
Стоимость эксплуатации и
потраченные средства на
новую технику: по типам и
по службам

11. Задача: Управление модельным рядом, принятие решения о стандартизации
АНАЛИЗ ПАРКА ТЕХНИКИ ПО ПРОИЗВОДИТЕЛЯМ
Стоимость эксплуатации и
потраченные средства на
новую технику: по
производителям и
службам

12. Задача: оценка эффективности использования ИТ-активов
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОТРАЧЕННЫХ СРЕДСТВ ПО ИТ-
АКТИВАМ
Анализ объема средств,
«замороженных» на
складе, против стоимости
используемых ИТ-активов

13. Задача: обоснование закупок техники по подразделениям
КОЛ-ВО И ВОЗРАСТ ИТ-АКТИВОВ, ЧИСЛЕННОСТЬ
СОТРУДНИКОВ В БИЗНЕС-ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
Количество и срок
эксплуатации техники в
бизнес-подразделениях, в
сравнении с численностью
сотрудников

14. Задача: обоснование закупок техники по подразделениям
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИТ-АКТИВОВ ПО БИЗНЕС-
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ
Количество и стоимость
закупленной техники в
бизнес-подразделениях

15. Задача: общий анализ ИТ-активов
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИТ-АКТИВОВ ПО СОСТОЯНИЯМ
Количество и стоимость
техники в бизнес-
подразделениях по
состояним ИТ-активов

16. РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
Задача: общий анализ расходных материалов
Закупка и списание
расходных материалов, по
бизнес-подразделениям
(на которые списаны
материалы)

17. СКЛАДСКИЕ ОСТАТКИ
Задача: планирование использования и закупок ИТ-активов

18. Задача: Анализ использования ИТ-бюджета
СТОИМОСТЬ ЭКСПЛУАТАЦИИ / МОДЕРНИЗАЦИИ

19. Задача: Анализ конфигураций техники для планирования модернизации
АНАЛИЗ ПО ОПЕРАТИВНОЙ ПАМЯТИ ПК

20. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ИТ-
АКТИВОВ И
ИМУЩЕСТВЕННЫЕ
ПРОЦЕДУРЫ

21. ЧТО МЫ УЧИТЫВАЕМ
• Сетевое оборудование
– Серверы
– Коммутаторы
– Маршрутизаторы
– ….
• Оконечное оборудование
– ПК
– Ноутбуки
– МФУ
– …
• Периферийное оборудование
– Мониторы
– Принтеры
– …
• Адаптеры
– Материнская плата
– Сетевая плата
– Процессор
– Память
– Видеокарта
– Блок питания
– Вентиляторы
– …
• Расходные материалы
– Картриджы
– …
• Программное обеспечение
– Инсталляции
– Лицензии

22. ЧТО МЫ УЧИТЫВАЕМ
• Типы и модели
• Стоимость и дату закупки
• МОЛ
• Местоположение (физическое)
• Состояние
МЕНЯЕТСЯ В РАМКАХ
ИМУЩЕСТВЕННЫХ
ОПЕРАЦИЙ

23. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ОКОНЕЧНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ
МОДЕРНИЗАЦИЯ
ЗАМЕНА
КОМПЛЕКТУЮЩИХ
ПОДГОТОВКА К
РЕМОНТУ
РЕМОНТ
НЕУЧТЕННОЕ
ХРАНЕНИЕ
ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
СПИСАНИЕ
ПОДГОТОВКА К
СПИСАНИЮ

24. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ОКОНЕЧНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ
• Неучтенное: закуплено, ожидает маркировки и постановки на учет
• Хранение: лежит на складе или просто в помещении, на основном или
временном складе
• Подготовка к выдаче: взято инженером по заявке, готовится к выдаче
пользователю
• Использование: установлено на рабочем месте пользователя
• Замена комплектующих / Модернизация: взято инженером по заявке,
готовится к замене комплектующих / модернизации ПК
• Подготовка к ремонту: передано МОЛ для оформления документов для
отправки в ремонт
• Ремонт: находится в ремонте у внешнего поставщика
• Подготовка к списанию: передано МОЛ для оформления документов для
списания
• Списано: передано на утилизацию

25. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ПЕРИФЕРИЙНОЕ
ОБОРУДОВАНИЕ
ПОДГОТОВКА К
РЕМОНТУ
РЕМОНТ
НЕУЧТЕННОЕ
ХРАНЕНИЕ
ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
СПИСАНИЕ
ПОДГОТОВКА К
СПИСАНИЮ

26. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: АДАПТЕРЫ
НЕУЧТЕННОЕ
ХРАНЕНИЕ
ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
СПИСАНИЕ
ПОДГОТОВКА К
СПИСАНИЮ

27. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
• Хранение: лежит на складе
• Списано: использовано для той или иной единицы
оконечного оборудования

28. ИМУЩЕСТВЕННЫЕ
ОПЕРАЦИИ И
ПОДДЕРЖКА
ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА
РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АКТИВАМИ

29. РОЛИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-
АКТИВАМИ
• Ответственный за учет / «кладовщик» - ответственный за
учет в целом или же за учет конкретной категории ИТ-
активов
• Инициатор имущественной операции - ведущий инженер /
ответственный за склад / руководитель группы
• Исполнитель имущественной операции - инженер

30. ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ОПЕРАЦИИ
1. Выдача на временный склад
2. Ввод в эксплуатацию
3. Замена комплектующих
4. Модернизация ПК
5. Ремонт у внешнего поставщика
6. Возврат на склад
7. Расход материала
8. Списание техники
ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ:
1. Автоматическое отражение в базе данных
изменений состояния, местоположения и
МОЛ
2. Автоматическое формирование
документов

31. ОБЩАЯ СХЕМА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АКТИВАМИ
Общая схема процесса управления ИТ-активами
Инициатор Исполнитель Ответственный за мат.учетService Desk
ЗАКРЫТИЕРАБОТИНИЦИИРОВАНИЕ
ВЫПОЛНЕНИЕОПЕРАЦИЙСИТ-
АКТИВАМИ
ЗНО / Инцидент
Выдача
техники
Ремонт в
сервисном
центре
Диагностика
Отражение
изменений в
CMDB
Конец
Замена
оборудования
Замена
комплектующих
СписаниеЗамена
оборудования
Расход
материала
Требуется операция с ИТ-активом?
Постановка на
учет
Отражение
изменений в
CMDB
Контроль изменений CMDB и
оформления документации
Размещение на
складе

32. ИСПОЛНЕНИЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
• Оформление операций в рамках единых процедур
исполнения нарядов, инициируемых из Service Desk

33. ЧТО НУЖНО ДЛЯ
ВНЕДРЕНИЯ

34. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОСТАНОВКА ПРОЦЕССА
УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ
1. Формируем правильную модель
процесса учета
• Определяем охват учета ИТ
• Идем от потребностей
заказчиков процесса,
разрабатываем каталог ИТ-
активов
• Идем от потребностей
заказчиков и потребителей
процесса: определяем
жизненный цикл и процедуры
учета
2. Формируем первичное
наполнение CMDB
• Определяем источники данных
(ERP / Excel-файлы / доступные
агенты опроса сети)
• Определяем требования к
физической инвентаризации
• Проводим импорт из источников
данных, дополняем CMDB
данными из опроса сети

35. ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОСТАНОВКА ПРОЦЕССА
УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ
3. Реализуем процедуры учета ИТ-
активов
• Встраиваем процедуры в другие
процессы (чаще всего – в рамках
Service Desk)
• Разрабатываем печатные
формы
• Автоматизируем актуализацию
данных во внешних системах
4. Запускаем в опытно-
промышленную эксплуатацию
• Проводим обучение персонала
• Подгоняем проектирование к
жизни
• Проводим выборочную
инвентаризацию
5. Сдаем в промышленную
эксплуатацию
• Определяем дальнейшие шаги
по актуализации

36. АКТУАЛЬНОСТЬ ДАННЫХ
ОБ ИТ-АКТИВАХ
Актуальность данных обеспечивается автоматизированными
процессами отслеживания изменений:
• Процедуры учета ИТ-активов встроены в процессы Service Desk
(обязательное внесение изменений в CMDB после выполнения заявки,
при выполнении операции без заявки и т.п.)
• Интеграция со средствами автоматического опроса сети позволяет на
порядок увеличить и объем полезных данных о конфигурациях, и
степень актуальности информации о местоположении активов
Степень актуальности CMDB без
дополнительных усилий со стороны
сотрудников возрастает до 90-95%

37. ОСНОВНОЕ ДЛЯ СТАРТА ПРОЕКТА
• Утвердить перечень задач процесса управления ИТ-активами
– Взаимодействие с бухгалтерией?
– Упрощение отчетности об использовании ИТ-активов?
– Сокращение случаев утери ИТ-активов?
– Контроль используемых ИТ-активов для КИС?
• Определиться с классификацией и перечнем типов учитываемых
активов
– Что есть расходный материал / что есть адаптер
– Что мы учитываем как сетевое, оконечное или периферийное оборудование
• Найти источники данных для первичного наполнения базы данных
– Планирование физической / автоматической инвентаризации
– Учетная система, собственные Excel-файлы?
• Определить требования к имущественным процедурам
– Назначение ролей по процессу
– Определение точек контроля исполнения процедур

38. ВАРИАЦИИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ
• От индивидуальных проектов…
– Интеграция с корпоративными системами
– Построение процессов учета ИТ-активов
– Интеграция процессов учета ИТ-активов с другими процессами
• …до экспресс-внедрения «Учет ИТ: быстрый старт!»
– Быстрое внедрение на основе типовых процессов учета ИТ-
активов
– Возможности интеграции:
• Выгрузка данных в формате CSV
• Событийная интеграция при помощи Web-сервисов, обмена XML-
сообщениями

39. УЧЕТ ИТ: БЫСТРЫЙ
СТАРТ!
ЭКСПРЕСС-ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССА УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ
НА БАЗЕ СТАНДАРТНЫХ ПРАКТИК ОТ КОМПАНИИ
«ИНФРАМЕНЕДЖЕР»

40. Учет ИТ: быстрый старт! – это экспресс-внедрение ПО «ИнфраМенеджер ITSM» с
целью быстрой постановки процесса управления ИТ-имуществом «с нуля». Мы:
• берем типовое решение «Учет ИТ» по постановке управления ИТ-активами,
разработанное нами на базе ИнфраМенеджер ITSM на основе опыта
многочисленных внедрений
• и проводим весь комплекс организационно-технических мероприятий,
требуемых для его адаптации с учетом специфики заказчика и внедрения в жизнь
В результате уже через 1-2 месяца вы получите
• Формализованный процесс учета ИТ-активов (ITAM)
• Сокращение трудозатрат ИТ-сотрудников на поддержку актуальности базы данных
• Повышение степени актуальности данных в CMDB
ЧТО ТАКОЕ «УЧЕТ ИТ: БЫСТРЫЙ СТАРТ!»

41. Политика учета ИТ-имущества
Определяется типизацией ИТ-имущества и контролируемым жизненным циклом.
Готовые рекомендации и большой опыт наших консультантов позволяют быстро
определить собственную политику
ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ «УЧЕТ ИТ»
ПОСТРОЕНО НА «ИНФРАМЕНЕДЖЕР ITSM»
И ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ:
1
2
3
Процедуры учета ИТ-имущества
В какой момент, кем производятся операции с ИТ-активами, какими
документами оформляются. В типовом решении все операции встроены в
стандартную процедуру обработки заявок и заданий.
Изменение CMDB выполняется автоматически при выполнении заявок в
Service Desk
Отчеты о состоянии ИТ-имущества
Не только для получения списков ИТ-имущества, но и для контроля самого
процесса управления ИТ-активами
Нельзя забывать не только контроль списков имущества, но и контроль ЖЦ,
сроков эксплуатации и т.п.

42. КОМУ ПОДОЙДЕТ
ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ «УЧЕТ ИТ»
Если ваша компания уже использует ИнфраМенеджер в части Service Desk
Типовое решение «Учет ИТ» позволит дополнить полезность системы для всего ИТ-
подразделения в целом. Решение позволит:
• Сократить сроки решения инцидентов
• Повысить эффективность обработки типовых запросов пользователей
Если в ИТ-службе база данных ИТ-активов ведется одним человеком
Типовое решение «Учет ИТ» позволит быстро поставить на правильной основе
процедуры управления ИТ-активами во всем подразделении. При этом вы:
• Снимите часть нагрузки с ответственного за учет ИТ за счет автоматизации процедур
• Обеспечите актуальность данных в CMDB
Если учет ИТ-имущества не ведется вообще
Внедрение базовых практик учета ИТ-имущества пройдет легко, сделав очевидной
пользу от ITSM-системы уже в первые же месяцы использования за счет:
• Актуальной информации о текущей потребности в ИТ-имуществе
• Сокращению случаев потерь ИТ-имущества

43. СОСТАВ РАБОТ
1
Формализация процедур учета ИТ-имущества
Затем мы адаптируем типовые процедуры учета и сопутствующие им события /
артефакты и разрабатываем ролевые инструкции:
• Встраивание процедур учета (выдача / ремонт / перемещение / списание / расход
материала) в процессы обработки заявок техподдержки
• Формы документов по операциям учета (накладные выдачи, акты передачи и т.п.)
2
3
Определение политики учета ИТ-активов
Сначала мы собираем всю информацию по политикам учета в компании и
адаптируем типовое решение в части:
• Типизации ИТ-имущества
• Жизненного цикла ИТ-активов
Настройка отчетности
Третьим шагом выбираем необходимые отчеты, при необходимости их адаптируем:
• Для нужд ИТ
• Для финансовых служб

44. СОСТАВ РАБОТ
Консультационная поддержка наполнения базы данных
Для первичного заполнения базы данных ИТ-активов (CMDB) нами прорабатываются
вопросы:
• Интеграции с учетными системами (автоматическое получение данных о закупках
через выгрузки в формат CSV)
• Автоматического опроса сети
• Методики физической инвентаризации ИТ-активов
Обучение
Один из важных этапов внедрения – научить работе в системе. Обучение проводится
с учетом специфики , которая определяет выполняемые настройки системы:
• Сотрудников ИТ
• Администраторов системы
Консультационная поддержка
Самый сложный – первый шаг. Мы поддерживаем запуск в эксплуатацию:
• Консультации сотрудников ИТ
• Адаптация настроек системы с учетом замечаний
4
5
6

45. В РЕЗУЛЬТАТЕ: КЛАССИФИКАЦИЯ ИТ-
АКТИВОВ
Сформировав понимание, что и как учитываем, заполняются справочники
типов и моделей ИТ-имущества, в том числе
• Типы и модели оконечного оборудования
• Типы и модели сетевого оборудования
• Типы расходных материалов
Настройка жизненного цикла ИТ-имущества
осуществляется через
 Заполнение справочника состояний
 Определение операций по изменению
состояний

46. В РЕЗУЛЬТАТЕ: ПРОЦЕДУРЫ УЧЕТА
С учетом требований заказчика
в типовых процедурах
обработки заявок и заданий
(нарядов на работу)
настраивается:
– Момент автоматического
запуска процедуры (выдача /
перемещение / ремонт /
расход материала)
– Способы определения
ответственных за операции с
ИТ-имуществом
– Формы документов по
операциям (акт выдачи;
накладная на перемещение
и т.п.)

47. В РЕЗУЛЬТАТЕ: ОТЧЕТЫ
Мы выбираем требуемые отчетов из 50 стандартных, встроенных в
ИнфраМенеджер.
При необходимости, отчеты адаптируются под заказчика в рамках
проекта

48. ВОПРОСЫ?
• Телефон: +7(495)989-7660
• mailto: itsm@inframanager.ru
• Подробнее: www.inframanager.ru