Nordic Intranet Summit 17-18 november 2015 Holmen / Anna Svedberg - Nytt intranät och nya arbetssätt – projekt och förvaltning parallellt

1. Nytt intranät och nya arbetssätt
Projekt och förvaltning parallellt
Anna Svedberg
Kommunikatör/Projektledare, koncernstab kommunikation

5. Den första utmaningen
Mandat från koncernledningen:
”Flytta och städa, använd standard
och stör inte den projekttyngda
organisationen”
Styrgruppens vision:
”Min digitala arbetsplats, där jag kan
samverka och enkelt hittar den
information jag behöver för att
effektivt kunna lösa mina
arbetsuppgifter”

6. 700 användare
juni 2015
2 000 användare
dec 2014 / jan 2015
600 användare
jun 2014
2013 2014 2015
Förstudie
Koncept/krav
Utveckling
Innehållsarbete
Delprojekt: AD/HR-system, utbildning, lansering, förvaltning

7. Ett intranät men anpassat till vem du är
• Hemvist i organisationen
• Geografisk plats
• Språk
• Deltagande i projekt eller andra grupperingar

8. Grundprinciperna
8
• Min avdelning är mitt hem
• Uppsamling av relaterad information
• Jag läser inte tidningen när jag kör
• Jag har en verktygslåda som passar mig

16. Grundprinciperna
16
• Min avdelning är mitt hem
• Uppsamling av relaterad information
• Jag läser inte tidningen när jag kör
• Jag har en verktygslåda som passar mig

17. Intranätets struktur
Holmen
koncernstaber
Holmen
Paper HR
HFC
Underhåll
Kommavd.
På jobbet
Om företaget
Mina verktyg

21. Grundprinciperna
21
• Min avdelning är mitt hem
• Uppsamling av relaterad information
• Jag läser inte tidningen när jag kör
• Jag har en verktygslåda som passar mig

26. Grundprinciperna
26
• Min avdelning är mitt hem
• Uppsamling av relaterad information
• Jag läser inte tidningen när jag kör
• Jag har en verktygslåda som passar mig

29. Kommunikationsstyrd
förvaltningsorganisation
Styrgrupp
Processutvecklar-
grupp
Holmen IT
Ärende-
hantering
Iggesund
Paperboard
Holmen Timber
Iggesund
Support
Drift
Holmen Paper
Holmen Skog
Holmen staber
Holmen Energi
Workington
Marknad
Braviken
Hallsta
Madrid

30. Mål
Alla användare ska uppfatta intranätet som:
• en plattform som främjar samarbete inom avdelningar
och över organisationsgränser
• en plats där jag enkelt kommer åt verktyg och
information för att effektivt lösa mina arbetsuppgifter
• en självklar plats för att tillgodogöra mig information
om och från företaget
• lättillgängligt oavsett var jag jobbar.

31. Framgångsfaktorer
• Tydlig struktur, relevant, uppdaterat innehåll och en
effektiv sökfunktion
• Tillräcklig kunskap hos den vanliga användaren om
hur CONNECT fungerar
• Avdelningens insida och dess funktioner nyttjas på ett
aktivt sätt
• God användning och nyttjande av samarbetsytan

32. Framgångsfaktorer
• Det är enkelt att hitta kollegor som presenteras med
tydliga/korrekta kontaktuppgifter och
kompetensbeskrivning
• CONNECT ses som en självklar och viktig kanal för
internkommunikation
• Förvaltningsorganisationen är effektiv och engagerad

34. Sammanfattning
• I projekt: prioritera och våga välja bort
• Efter projekt: förändrade arbetssätt kräver mycket användarstöd
• I förvaltning: planering efter mål för att fokusera på rätt saker

35. www.holmen.com