Breakfast seminar: Digital Workplace in Office 365. April 20, 2016 - Findwise Gothenburg.

1. © Findwise 2016-04-26
Digital Workplace i
SharePoint och Office 365
Frukostseminarium

2. 8.00 – 8.15
Inledning - Kort om Findwise och
Findability
8.15 – 9.00
Digital Workplace i SharePoint och
Office 365
9.00 – 9.30
Kundcase: Informationsarkitektur i
Office 365
9.30 – 10.00
Frågor, summering och avslutning
Agenda

3. • Founded in 2005
• 100 employees
• 200+ clients
• Vendor independent consultants
• Sweden, Denmark, Norway & Poland

4. I can’t find what I´m
looking for!

5. Identify client needs and business goals
HOW WE DO IT
INFORMATION
USERS
PLATFORM
ORGANISATION
SERVICES
BUSINESS DEVELOPMENT &
BIG DATA ANALYSIS
FIND | ANALYSE | ACT
INFORMATION
Design and
build suitable
IT-solution
Plan and give
suitable guidance
to create business
value
WHAT WE DO
Create Findability
BUSINESS
FINDABILITY BY FINDWISE
USER EXPERIENCE &
INFORMATION MANAGEMENT
BUILD SEARCH SOLUTIONS
CONTENT STRATEGY &
LIFECYCLE MANAGEMENT
PLATFORM KNOWLEDGE &
EXPERIENCE

6. Customized
Search applications
Tailored for defined
needs, users and content.
Findability
Business consulting
A holistic approach to
search and Findability.
Integration of
External sources
SharePoint and Office
365 integration.
SharePoint and Office365
Findability
Optimized Findability for
SharePoint and Office 365.

7. Manufacturing,
construction
and energy
Banking, finance
and insurance
Media and
telecom
Public sector
Consulting
and legal

8. THE DIGITAL WORKPLACE

9. “The digital workplace is the
collection of all digital tools provided
by an organization to allow its
employees to do their jobs”
Digital workplace group
Intranät E-postÄrendehantering
Säljstöd
Dokumenthantering
Chat
Mobilappar Ekonomisystem Personalsystem
CMS

10. Syfte?
• Underlätta kommunikation och engagemang bland
medarbetare
• Hitta och dela information och kunskap
• Underlätta och öka samarbete
• Effektivisera affärsprocesser
• Skapa agilt arbetssätt – any time, any place

11. Digital Workplace
Och Findability?
Business: needs, vision, goals
Users: needs, behavior, knowledge
Content: quality, structure
Technology: platform, performance
Organization: change, maintenance
INFORMATION

12. Employees search for information 5-10 % of their time
IDC, AIIM, MeriTalk, Canon, Artesian Solutions, Butler Group, YouGov, Recommind and Google
Information silos: Different sources makes relevant
information difficult to manage
Decisions will be made easier since sharing of
information enables more consistent, adequate and
updated information

13. Increase
Revenue
Reduce cost of
operations
Strengthen
talent
recruitment &
retention
Improve
customer
satisfaction
Increase staff
satisfaction
Nurture
Innovation
Boost
productivity

14. The real value - focus on results
people
processes
systems
change RESULT

15. DIGITAL WORKPLACE

16. Intelligent | Social | Mobile | Ready to go
YammerSkype
for
business
OneDrive
for business
SharePoint
Content
Management
Azure Media &
Other PaaS
Services
Office
Add-ins
Mail Office Graph
Out of the Box – Ready to go
Office 365 video Delve InfoPedia Custom
THE DIGITAL
WORKPLACE

17. SharePoint Online
Outlook
OneDrive
OneNote
365 Video
Delve
Yammer
Sway
(InfoPedia)
Microsofts verktygslåda
Windows
Office
SharePoint On premise
Windows Phone
Mobile apps (IOS/Android)
Dynamics CRM
Dynamics Navision
Microsoft Projects
Surface
Skype
Bing

18. Går det att skapa en DW med standardfunktionalitet i O365?
Ja, du kan komma långt iaf!
Finns bra funktioner out of the box
I vissa fall är det relevant. Paketen är främst kopplade till Intranätet och
specifika funktioner, även om de kallas lösning för Digital Workplace.
Kräver en hel del jobb!
Ofta paketlicenser med liten möjlighet att anpassa…
Det finns luckor vad gäller funktion.
Det finns luckor vad gäller informationshantering.
Måste jag köpa tilläggspaket?

19. Merparten av Microsofts
verktygslåda ur ett
sökperspektiv!

20. Hur hanterar vi den
här situationen?

21.  Ta fram strategi för
informationshantering
 Gör information tillgänglig

22. Verksamhet
• Vilka
målsättningar
har vi med vår
Digital
Workplace?
• Hur mäter och
följer vi upp?
• Var visar vi
information för
användarna -
hur gör vi den
tillgänglig?
• Hur använder
vi metadata för
att underlätta
att hitta
information?
Användare Information Teknik Organisation
• Vart lagras
information?
• Hur hanteras
information
över tid?
• Vilka verktyg
har vi?
• Hur hänger de
ihop rent
tekniskt?
• Vem ansvarar
för och följer
upp
”informations-
statusen”?
• Vem skapar
och vart?

23. SharePoint and Office 365 integration.
External sources

24. Microsoft
Cloud SSA
External sources SharePoint &
Office 365

25. External sources
Integration tool
DropBox
CRM
Dynamics
System X
CLOUD
SSA
Findwise Connectors
SharePoint Online
Delve
Etc.
Office 365
Search Index
Lösningsintegration med Cloud SSA

26. External sources SharePoint 2013 On Premise
SharePoint 2013
CLOUD
SSA
Office 365
Search Index
Wisenet
365
Findwise.
com
FW SP
Connector
Lokal
fileserver, C:
SharePoint Online
Delve
Etc.
Exempel- integration med Cloud SSA

27.  Index any source of any format!
 Modify content in the original source. Find, analyze and act upon
information in SharePoint or Office 365.
 Enable customized search applications in SharePoint and Office 365.
No copying. No moving.

28. Optimized Findability for SharePoint and Office 365.
Office 365 Findability

29. HUB (Directory,
news, search)
Video
Portal Patterns
People and
competences
Employee,
Resources/Tasks
Knowledge
Management
Sub portals
(departments)

30. Intelligent | Social | Mobile | Ready to go
YammerSkype
for
business
OneDrive
for business
SharePoint
Content
Management
Azure Media &
Other PaaS
Services
Office
Add-ins
Mail Office Graph
Out of the Box – Ready to go
Office 365 video Delve InfoPedia Custom
THE DIGITAL
WORKPLACE

31. Findability in SharePoint and Office 365
Out of the box functionality in SharePoint is better and more
usable than ever before.
Use the “out of the box” technology and focus your time and
investment in creating a solution that makes sense to the users
and helps them find, analyze and act upon the information.

32. SAMMANFATTNING

33. Går det att skapa en DW med standardfunktionalitet i O365?
Ja, du kan komma långt iaf!
Finns bra funktioner out of the box
I vissa fall är det relevant. Paketen är främst kopplade till Intranätet och
specifika funktioner, även om de kallas lösning för Digital Workplace.
Kräver en hel del jobb!
Ofta paketlicenser med liten möjlighet att anpassa…
Det finns luckor vad gäller funktion.
Det finns luckor vad gäller informationshantering.
Måste jag köpa tilläggspaket?

34. Verksamhet
• Vilka
målsättningar
har vi med vår
Digital
Workplace?
• Hur mäter och
följer vi upp?
• Var visar vi
information för
användarna -
hur gör vi den
tillgänglig?
• Hur använder
vi metadata för
att underlätta
att hitta
information?
Användare Information Teknik Organisation
• Vart lagras
information?
• Hur hanteras
information
över tid?
• Vilka verktyg
har vi?
• Hur hänger de
ihop rent
tekniskt?
• Vem ansvarar
för och följer
upp
”informations-
statusen”?
• Vem skapar
och vart?

35. • Har ni en Digital Workplace?
• Hur mycket används av det ni betalar för?
• Finns en strategi för informationshantering?
• Är informationssystem väl integrerade ur ett
användarperspektiv?
• Hur väl fungerar er Digital Workplace ur ett Findability
perspektiv?
Att fundera över
Hur ser det ut i din organisation?

36. © Findwise 2016-04-26
Informationsarkitektur i Office 365
Christopher Wallström

37. • Tillverkar hushållsapparater
• Ca 50000 anställda globalt
• Skall gå in i Office 365 för alla användare
• Matrisorganisation
• Startar implementation till hösten
Case

38. • Sharepoint lätt att implementera
o DÅLIGT
• Ni får informationsarkitektur var sig ni vill eller inte
o Bättre att vara i förarsätet
• Bra informationsarkitektur ger bra sök
• Lättare att få kontroll på sitt innehåll
• Enkelt att styra innehåll till rätt målgrupp
Varför informationsarkitektur i O365?

39. • Effektkarta
• Identifiera målgrupper
• Identifiera innehållsobjekt utifrån effektkarta
• Skapa innehållsmodell
• Identifiera innehållstyper
• Attribut och taxonomier
• Vidare arbete
Arbetsgång

40. Effektkarta

41. • Alla användare
• The connected user
• The updated user
• The organised user
• The team player
• The task oriented user
Användare

43. Innehållsobjekt
produkt plats person
process typ

44. Innehållsmodeller
person
dokument
mina uppgifter
e-tjänster
frågor & svar
nyheter/anslag
ärenden
mina kollegor
min arbetsplats
kontaktinfo
min grupp

45. Innehållsmodeller
nyheter/anslag
KPIer
styrdokument
service
kontaktinfo
mitt land
min
arbetsplats

46. Övergripande innehållsmodell
affärsområde avdelning grupp person
min
arbetsplats
stad

47. Vilka attribut behöver vi sätta på en viss typ av innehåll?
Definierar en innehållstyp.
Innehållstyp = Content Type i SharePoint
En innehållstyp kan definiera flera olika boxar i innehållmodellen.
Innehållstyp

48. o Målgrupp
o Handlar om
NYHET
Strukturella attribut Beskrivande metadata
o Publiceringsdatum
o Giltighet
o Kalenderhändelse
o Länk
o Publicerad av
o Avsändare
o Ansvarig

49. • Möjliggör att styra innehåll beroende på metadata
• Lätt att återanvända innehåll
o COPE (Create Once Publish Everywhere)
• Lätt att relatera innehållstyper till varandra
• Lätt att samla innehåll som berör ett visst ämne eller en viss
organisatorisk enhet:
o Nyhetsportal
o Alla gällande styrdokument
o HR information
Innehållsattribut

50. • Taxonomier är klistret mellan innehållet
• Termstore i Sharepoint
• Vanliga taxonomier
o Organisation
o Plats
o Ämne
o Process
o Produkt
Taxonomier

51. Content Search Webpart
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
Innehållsvy
Resources
Search
Termstore

52. Ett nytt sätt att bygga webbplatser
Content Module + Master Page = Content View
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
Master Page Content View

53. Arbetsmetod
Baserade på identifierade
innehållskrav.
Visar vilket innehåll (även
relaterat) som skall
presenteras i en viss vy.
Baserade på
innehållsmodellerna.
Beskriver typer av innehåll,
såsom: nyheter, e-tjänster,
artiklar, kalenderhändelser.
Innehållstyper får attribut,
applicerade som metadata.
Innehållsmodeller Innehållstyper Innehållsattribut
Person
Namn: Jan Johansson
Roll: Produktutvecklare
Organisation: R&D
Kompetens: Utvecklingar av
små hushållsmaskiner
Certifieringar:
Informationssäkerhet, CAD
Senast uppdaterad:
2006-04-20
Närmsta kollegor: Maria,
Bengt, Johan, Ulf

54. Vidare arbete
• Skapa wireframes
• GAP analys
• Prioritera
• Prototypa
• Testa (använd gärna Optimal Workshop)
• Iterera fram site och sök

55. © Findwise 2016-04-26
mikael.wendelius@findwise.com