Nordic Intranet Summit 17-18 november 2015 Diakonia / Cecilia Ängelid - Ett globalt intranät med fokus på dokumenthantering

1. Vår globala arbetsplats - ett verktyg
för kommunikation och information
Diakonias intranät

2. Upplägg presentation
• Kortfattat om Diakonia som organisation
• Intranätet
– Historik – Diakonias tidigare intranät
– Nya intranätet - vårt globala verktyg för information och
kommunikation
– Positiva faktorer
– Omständigheter som försvårat processen
– Lärdomar
– Processen framöver

3. Diakonia
• En biståndsorganisation med två kyrkor som huvudmän:
• 1966: Katastrofer i Indien och Bangladesh. “Frikyrkan hjälper”
bildas.
– Stödet skulle gå till de mest behövande
– Oavsett mottagarnas religiösa tillhörighet
– Pengarna skulle fördelas till befintliga organisationer på plats
• Fokus skiftade tidigt till långsiktigt utvecklingsarbete

4. Övergripande mål
• Diakonia arbetar för att förändra orättvisa politiska,
ekonomiska, sociala och kulturella strukturer som orsakar
fattigdom, ojämlikhet, förtryck och våld.
• Diakonia arbetar tillsammans med 350
samarbetsorganisationer i 30 länder för alla människors rätt till
ett värdigt liv

5. © Diakonia 5
Diakonias teman
• Mänskliga rättigheter
• Demokratisering
• Jämställdhet
• Social och ekonomisk rättvisa
• Konflikt och rättvisa
• Humanitärt arbete (katastrofinsatser och förebyggande arbete)

6. © Diakonia 6
• Insamling och information om
Diakonias verksamhet
• Folkbildning och mobilisering
• Påverkansarbete
• Kampanjer
– Exempel 2015: Klimaträttvisa (FNs
klimatmöte i Paris)
Arbete i Sverige

7. Diakonias kontor
Regionkontor
Colombia
Regionkontor
Jerusalem
Huvudkontoret
Regionkontor
Thailand
Regionkontor
Kenya
24 landkontor, 270 anställda varav 40 på
huvudkontoret

8. Intranätshistorik
• Första försöket kring år 2000 – inte speciellt lyckat L
– Fokus på huvudkontoret, irrelevant information, ej använt på
landkontoren
• Andra försöket kring år 2008 – bättre men ej toppen
– Dokumentarkiv för gemensamma dokument
– Planering och informationsspridning främst från huvudkontor och
regionkontor till landkontor
– Få aktiva användare på landkontor (främst Management reports)
– Stora skillnader mellan regioner i användandet

9. Bild på gamla intranätet

10. Tredje och sista försöket J?
• Det nya intranätet lanserades 2014 och döptes till VoiceIT

11. VoiceIT – ett globalt verktyg för..
VoiceIt
Dokument-
hantering
Utbyte av
information,
lärdomar och
erfarenheter
Handböcker
och riktlinjer
Nyheter och
diskussions-
forum
Knyta band
mellan
personalen
Anslagstavla

12. Vad vill Diakonia uppnå?
VoiceIT
Mål
Huvudsaklig
kommunika-
tionskanal
Stärkt
gemensam
identitet
Effektiv
informations-
sökning
Utökat
individuellt
inflytande
Ökat lärande/
åter-
användande
av kunskap
Transparens
–Tillgång till
dokument

13. Ett globalt verktyg för
information och kommunikation
• Grundläggande information enkelt
tillgänglig för alla:
– About us
– Human resources (riktlinjer, mallar, etc)
– Working areas
– Toolbox (handböcker med mallar)
• Anpassade förstasidor
– Automatisk anpassning via ditt AD
– Möjlighet till privata anpassningar (länkar till
workspaces, dokument, nyheter)
• Dokumenthantering
– VoiceIT ersätter lokala servrar, alla måste
arbeta i systemet
• Globala nyheter med bilder där kollegor
kan lägga upp notiser

14. Positiva faktorer
• Lay out och design, användarvänligt, delvis figursytt
• Centraliserad hantering av AD och integrering av system –
HR/personal, koppling till outlook
• Att kunna arbeta i samma dokument världen över
• Transparens och utbyte av information stärker gemensam
identitet
• Diakonias lednings aktiva användande av intranätet
• Handböcker och manualer samlade på ett ställe

15. Omständigheter som försvårat
och försenat processen
• Långsam start, lansering av fyra nya system samtidigt, bokföring,
verksamhetsstöd, HR och intranät varav de två första prioriterades
• Resurser Diakonia har tappat kontinuitet och effektivitet i uppföljningen då
olika personer har jobbat deltid med VoiceIT sen det lanserades
• Mycket tekniska problem gjorde att processen haltat sedan starten.
– Vi missade användare på vägen, speciellt de som var entusiastiska och intresserade
– Diakonia har gjort en hel del anpassningar av systemet, svårt att identifiera om det är på grund
av anpassningarna eller andra tekniska problem
– Mycket tid har gått till kartläggning av var problemet ligger, systemet, våra servrar,
säkerhetsaspekter, andra faktorer...?
• Bandbredd ett problem som försvårar och försenar, marknaden kan inte alltid
tillhandahålla den bandbredd vi behöver

16. Lärdomar
• “Global news”
– Mycket bra för att skapa igenkänning och inspiration!
– Ej bra att kombinera interna instruktioner och nyheter om verksamheten.
Interna instruktioner behöver ligga kvar mycket längre tid
• Mer resurser och kontinuitet:
– Felaktig analys om komplexiteten, resurser tillsattes kortsiktigt
– En heltid med samlad kunskap om kravprofilen, avtalet, och uppföljningen
hade möjliggjort mer effektiv hantering och projektledning/planering
• En manual är mycket viktig som utgångspunkt
– Manualen utvecklades som helhet ca ett år efter lansering.

17. Lärdomar fortsättning..
• Kravprofil vs budget:
– Kravprofilen skalades ner pga begränsad budget. Verksamhetsstödssystemet prioriterades.
– Det hade varit mer kostnadseffektivt att ta en större kostnad från början (funktioner
inkluderades i efterhand).
• Dokumenthantering var inte högt prioriterat från början
– Diakonia satte för stor tilltro till sökfunktionen, fokus på dokumenttyp och taggning.
– Riktlinjer för grundstruktur för workspaces nödvändig.
– Gemensamt bibliotek för verksamhetsstödssystemet och intranätet (bägge sharepoint 2013)
hade varit önskvärt (spara en gång, tillgängligt i bägge system)
• Workspaces, öppna eller begränsade?
– Alla kan läsa alla dokument (utom det som klassas som konfidentiellt)
– Instruktionerna var uppbyggda på att registrera medlemmar = kan ändra i dokument,
– Men verkligheten är föränderlig… = frustration och mycket administration
– Listan för vissa (t ex chefer på regionkontor) kan bli väldigt lång….

18. Uppföljning - vägen framåt
• Resurser: Heltidsanställning i pipeline…?
• Analys av användandet för att identifiera var vi bör sätta in resurser (använda t ex
statistik från google analytics), fokus på användarna, utgå från deras behov för
förbättringar
• Sök måste förbättras, bland annat genom att göra tekniska justeringar och förfina
sökfunktionen
• Dokumenthantering måste följas upp: Överföring av dokument och skapandet av
workspaces, dokumenttyper, taggning, etc
• Super users: Intern struktur för att hantera uppföljningen av systemet behöver landa
• App till mobilerna: Behov av att utveckla en app till mobilerna för att förenkla
användandet