Dokumenthantering för den digitala arbetsplatsen. Möjligheter och problem med att införa en strukturerad dokumenthantering i organisationen.

1. Lars Blixt

2. Dokumenthantering
För en digital arbetsplats?
Digital Workplace Summit 18 Maj
Lars Blixt

3. Syfte och mål med Workshopen
Få förståelse för dokumenthantering problem och möjligheter
Få förståelse för
Olika typer av dokument och applikationer
Metadata
Dokumenthanteringsprocess
Versions- och revisionshantering
Få förståelse för utmaningarna med digital arbetsplats
Få förståelse för fällorna vid införande av dokumenthantering
Få förståelse för förändringsledning vid ett införande av
dokumenthantering i en organisation.

4. 1.Inledning
2.Intranät/Digitala arbetsplatsen och dokumenthantering vad
menar vi?
3.Olika typer av applikationer och dokument
4.Metadata lösningen på problemet?
5.Dokumenthanteringsprocess
6.Versions- och revisionshantering
7.Förändringsledning vid införande av ett
dokumenthanteringsprojekt
8.Praktiska erfarenheter av införande av dokumenthantering
9.Exempel dokumenthantering
10.Avslutning frågor
Dagens agenda

5. Presentation
• Vem är jag?
• Vem är du?

6. Inledning
• Nyttan
• Historia
• Informationshantering
utveckling
• Slutsats
1

7. Helhet! Nytta!
Teknik
Arbetsprocesser Användare
Krav tekniskt system
Krav utbildning/informationKrav rutiner/instruktioner
Management/Organisation
Krav resurser/engagemang

8. Vad är ett dokument?
Information som står för sig själv och kan
tydas, utskriven på papper eller i
elektronisk form.

9. Informationshantering utveckling

10. Hur stor fysisk plats tar
informationen?
Volvo FM340 skåpbil med baklyft
Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.
Volym: 40 m3
Sandisk microSD-kort med 512 GB
(11*15*1 mm)
Papper 500 st ark papper, ca
2,5 kg => 1000 sidor => 14 000
/ 2,5 = 5600 * 1 000
5,6 miljoner sidor
1 kb = 1 sida => 1000
sidor 1 mb Antal sidor
500 000 * 1000 =
Ca 500 miljoner sidor

11. Slutsats?

12. Digital arbetsplats/Intranät och dokumenthantering
vad menar vi?
Vad är den digitala arbetsplatsen?
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering kopplat till digital
arbetsplats
2

13. Vad är den digitala arbetsplatsen?
Den digitalaplattformen med verktyg och tjänster som används
för arbetet, oberoende av tid och plats.

14. Källa: Den Digitala Arbetsplatsen Oscar Berg o Henrik Gustafsson
Vad är den digitala arbetsplatsen?

15. Den digitala arbetsplatsen?
Alla verktyg och plattformar

16. Dokumenthantering
• Skapa/upprättar dokument
• Fastställa/godkänna dokumentet
• Förändring av dokument
• Hitta/söka dokument
• Arkivering/rensning av dokument

17. Olika typer av dokument?
Styrande dokument (Specificerade)
Policy, rutiner, riktlinjer, handledning
Redovisande dokument (Beskrivande)
Mötesprotokoll, rapporter, brev etc
Styrda dokument
Styrd process, formellt godkännande
Ostyrt dokument
Ingen styrd process, användaren bestämmer

18. Informell
formell
Temporär Permanent
Målgrupp
Användning
Karaktär innehåll
Liten
Stor
?
Struktur information
Styrda dokument
”Ostyrda” dokument med mall
”Ostyrda ”
dokument utan
mall

19. Informell
formell
Temporär Permanent
Målgrupp
Användning
Karaktär innehåll
Liten
Stor
E-post
Intranät
Onedrive
Wiki
Yammer
Bloggar
SP Dokument
SP Styrda Dokument
QMS
Struktur information

20. Dokumenthantering?
Basen dokumenthantering
Lednings-
system
CRM-systemProjektplats
Avtals-
system
Fileshare
Avd.disk
Versionshantering
In-utcheckning
Behörighet och säkerhet
Struktur
Sökning
Basen:
Intranät
E-post

21. Varför dokumenthantering?
Varför dokumenthantering?
Hur arbetar många organisationer idag?
Dokumentationsmognad?
Flytta från fileshare?
3

22. Gruppövning
Varför är dokumenthantering viktigt?
Vad vill Ni uppnå?
Bi-kupor två och två 5 min

23. Varför dokumenthantering?
• Tillgängligt för ”rätt” personer
• Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”
• Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.
• Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering,
dokumentlivscykel)
• Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen
(Versionshantering)
• Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)
• Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
• Kunna rensa/gallra och arkivera information på strukturerat sätt

24. Hur arbetar organisationer idag?

25. Hur arbetar man idag?
• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller policy
• Egna namnstandardar och mappstrukturer
• Arbetar mycket på C: och G: etc, lever i sk informationsöar
• Använder outlook som dokumenthanteringssystem
• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox,
onedrive, projectplace, drive etc
• Ibland använder man sig av SharePoint (Office 365) ofta utan
styrning och tanke

26. Dokumenthantering =>
mappar i Fileshare?
• Det är en de-facto standard hos många idag
• Metaforen lever kvar
• Lätt att kopiera filer, lägger de elektroniska
dokumenten i flera mappar
Rör inte mina mappar

27. Dokumentationstrappan
0. Ingen tjänst använder ingen metadata
1. Använder tjänst, men ingen metadata
2. Använder tjänst med metadata
3. Som 2 och mallar och policy/regler
4. Som 3 med komplett dokumentprocess
Inkl arkivering/rensning, flöden, sekretess
timestamp/verifiering mm
0
1
2
3
4
De flesta organisationer ligger mellan
0-2 i trappstegen, med tonvikt på 0-1
Var befinner sig er organisation?

28. Flytta/migrera till ett
dokumenthanteringssystem

29. Övning
Vad är de största problemen med
dokumenthantering idag hos er?

30. Flytta ifrån filhanteraren (fileshare)?
• Är ordningen bra idag?
• Rensas dokument?
• Är det lätt att hitta?
• Har rätt personer tillgång till
informationen?
• Finns en policy på hur dokumenten ska
hanteras?

31. Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning &
Marknad
Marknad
Stora sjukhus Tjänstesektorn Inudstri
Statliga
myndigheter
Sjukvård
Privata lab Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
Små Mindre kliniker
Forskning
institutioner
Landsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare
“finns i sjön”

32. Flytta kaos ifrån fileshare och outlook till
SharePoint blir det bättre?

33. Resultat: SharePoint är ett skräpsystem

34. Slutsats
SharePoint eller annat system löser inte
oordning i rutiner eller arbetsprocesser.
Stort manuellt arbete att flytta oordning
och kaos in till en bestämd struktur.

35. Är metadata lösningen?
Varför metadata?
Vad är metadata?
Filsystem ostrukturerad metadata
Virtuella mappar
4

36. Är metadata
lösningen?

37. Vad är metadata?
Data om Data (Information om information)
Metadata är information som beskriver, klassificerar,
identifierar och lokaliserar en informationsresurs
företrädesvis en digital, men det kan t ex också vara
fysiska resurser såsom böcker LP-skivor mm.

38. Varför metadata?
•Hitta rätt, snabbt
•Få en dynamisk struktur (navigation)
•Styra flöden och funktioner
=> Ordning och reda

39. Metadata?
Ingredienser
Tomatpuré, Vatten, Grädde, Förtjockningsmedel (E 1422),
Vegetabilisk olja, Hummer mald [2,5%], Salt, Arom (innehåller
selleri), Smakförstärkare (mononatriumglutamat,
dinatriumguanylat, -inosinat), Kryddor (bl a vitlök),
Maltodextrin (potatis- och vetebaserad), Fiskpulver,
Jästextrakt
Näringsvärde per 100gram
Energi: 55 kcal
Proteiner: 1,5 g
Kolhydrater: 4 g
Fett: 3,5 g
Vad? Beskrivning?
Hummersoppa
Volym? Vikt?
6 dl, 600 gram

40. Ingen metadata !!

41. Filsystem
Filnamn
Mappnamn
Ekonomi
Prognos
Prognos förändring
Faktura logg
Underarbete bilaga
Prognos utfall
Översta mappen

42. Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning
&
Marknad
Marknad
Stora
sjukhus
Tjänstesekt
orn
Inudstri
Statliga
myndighet
er
Sjukvård
Privata
lab
Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
Små
Mindre
kliniker
Forskning
institutione
r
Landsting
stora små
Försäöknin
g
PR
Nyhetsbre
v
Fileshare
“ostrukturerad
metadata”

43. Exempel metadata prisjakt

44. Mappar och/eller metadata?
• Mappar nackdelar
– Linjär struktur, måste navigera ner i mappen för att hitta dokumentet, många
klick
– Ostrukturerad metadata, vilka mapp- och filnamn som helst
– Ej indexerat det som är i mappnamnet, för sökning, måste navigera ner i
mappen
– Flyttar du filen i mappstrukturen, ny url
– Svårt att hitta dokumenten pga djup och ostrukturerad mappstruktur
– Mappar kan bara visas på ett sätt
– Måste spara dokumentet i två mappar om det är aktuellt att visa på flera platser
– För enkelt att skapa/ändra mappar, användaren är i händerna på den som
skapar/ändrar mappstrukturen
• Fördel
– Skapa behörighet på en mapp, vet vilka som kan komma åt dokumenten
– Snabbt att skapa nya mappar, användarna är vana vid det

45. • Metadata fördelar
– Kan lagras på ett ställe, behåller url
– Metadata indexeras gör det enklare att använda sök på ett effektivt sätt
– Filen kan visas och kombineras på många olika sätt vilket betyder att
den endast behöver sparas på ett ställe, en originalfil
– Möjlighet att styra användarna på ett bättre sätt, genom att använda
sig av strukturerad metadata
– Visuellt kan man få metadata att uppträda som mappar
• Metadata nackdelar
– Går ej att sätta behörighet på ett metadatavärde (SharePoint)
– Svårare att jobba i utforskaren och offline (SharePoint)
Mappar och/eller metadata?

46. Många varor !
Mycket information !
Ingen metadata medför större problem.

47. Metadata standard
• Dublin Core
• MoReq (2)
• METS
• Bygginformation (www.metadata.se)

48. Producent kontra konsument
Metadata
Så enkelt som möjligt
Få metadata
Möjlighet att söka på
många metadata

49. Övning
Vad använder Ni för metadata idag
för er dokumentproduktion?

50. Exempel
Fält Förklaring
Dokument id Unikt dokument nr
Dokumenttyp Typ av dokument, taxonomi eller lista
Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet
Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet
Författare Författare till dokumentet
Sekretessklass Sekretessnivå för dokumentet
Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde
Språk Språk för dokumentet
Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?
Dokumentdatum Senast uppdaterat
Giltig till Hur länge är det giltigt?
Version Version på dokumentet
Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?

51. Dokumenthanteringsprocess
Hur ska vi hantera dokumenten?
Dokumenthanteringsprocess
5

52. Hur ska vi hantera våra dokument?
Har vi olika typer av dokument?
Nuvarande inriktning av dokumenthantering?
Vilken typ av dokumentation är det fokus på?
Styrande dokument/Specificerande dokument?
Redovisade dokument?
Var finns dessa dokument idag?
Hur navigerar/söker man efter dem?
Hur skapas dessa dokument och av vem?
Ska dokumenten arkiveras/rensas/gallras?
Vad är det som inte fungerar idag?
Finns det någon policy/rutin som hanterar/beskriver dokumenthanteringen?
Hur fastställs ett dokument i er organisation?
Versionshantering hur fungerar det?

53. Dokumenthanteringsprocess
Metadata?
Struktur/klassificering?
Mallar?
Långtidslagring?
Vem? Roller?
Vem?
Behörighet?
Revisioner?
Låsta dokument?
Var?
Vem?
Rensning/gallring?

54. Versions- och revisionshantering
Hur ser vi att dokumentet är
gällande/fastställt?
Hur hanterar vi versioner/revisioner?
Versionshantering rekommendationer?
6

55. Versionshantering
Hur ska vi hantera versioner?
Varför vill vi använda oss av versioner?
Vad har vi för begrepp i vår organisation?
Versioner? Arbetsversioner? Huvudversioner?
Revisoner? Utgåvor?
Talar hela organisationen samma språk?

56. Rekommendation versionshantering
Sätt era begrepp, kommunicera
Använd funktionalitet standard i SharePoint med
arbetsversioner och huvudversioner
Följ upp och var polis.

57. Förändringsledning vid införande av ett
dokumenthanteringsprojekt
Hur arbetar vi med ett införande?
Varför är dokumenthanteringen oftast ett
förändrningsprojekt?
Förändringsledning rekommendationer
7

58. Problem och utmaningar
Införande av nytt arbetssätt

59. Hur ska man flytta ifrån C: och G: ?
Scenario.
En organisation har idag alla sina dokument på C:
och fileshare samt i Outlook och vill få bättre ordning,
lösningen som föreslagen är SharePoint.
Fundera hur skulle Ni ha gjort?

60. Vilken väg ska vi ta?

61. Strategi
Var är vi nu? Nuläge
Vart vill vi? Målbild
1
2
Hur tar vi oss dit?3 Handlingsplan/
Projektet

62. Vart är vi nu? Definiera problemet och ägare
1. Vilka dokument är mest kritiska?
2. Hur arbetar man idag med dokument?
3. Hur ser det ut idag? Var finns dokumenten?
4. Vem äger informationen?
5. Vem äger dokumenthanteringsprocessen?

63. Vart ska vi? Vad ska vi sikta emot?
1. Vilka delar ska vi förändra?
2. Hur vill vi att vi ska arbeta?
3. Ska vi dela upp den stora målbilden i delmål?

64. Hur tar vi oss dit?
1. Vad ska förändras?
2. Tänk nytta
3. Vad ska vi göra inom respektive område?
4. Projektplan/Handlingsplan
5. Inte bara ett tekniskt projekt, tänk användare

65. Kravställ
och involvera användarna

66. Mina fem ”käpphästar”
• Dokumenthanteringsprocess inkl policy/riktlinjer
• Metadata
• Mallar
• Enkelt användarvänligt, använda system på rätt sätt. Styra
användarna lagom.
• Kommunikation och delaktighet

67. Lagom breda och hög staket
för dokumenthantering
Mål: Ordning & Reda

68. Var lyhörd
Ta reda på vad
medarbetarna tänker
om förändringen - möt
dem på rätt sätt i
kommunikationen.
Visa hänsyn
Alla människor reagerar
vid förändring - på olika
sätt och vid olika tider
Var synlig
Glöm inte att
kommunicera
även när du
inte har något
nytt att säga.
Tänk tvåvägs-
kommunikation
Glöm inte dialogen –
kommunicera i många
kanaler!
Återrapportera
Kommunicera
uppföljning – hur var
vi lyckats? Vad blev
resultatet?
Kommunikation i förändring
Kommunikation är A och O
Alla människor reagerar vid förändring, men på olika sätt
och vid olika tidpunkter – det ställer stora krav på
kommunikationen vid förändring.
En kommunikationsplan för förändringsarbetet gör att vi
säkerställer att kommunikations-perspektivet finns med.

69. Awareness
Jag ser/förstår
Desire
Jag vill
Knowledge
Jag kan
Ability
Jag gör
Reinforcement
Jag gör igen
01
02
03
05
Förändringsresan
Ett lyckat införande handlar inte bara om att
kommunicera förändringsbehovet och ha en
tydlig vision om vad man vill.
Det handlar också om att få medarbetarna att
förstå och vilja skapa förändring.
04

70. Ät elefanten i små tuggor

71. Praktiska erfarenheter av införande av dokumenthantering
Exempel Trafikverket Mälarbanan
Varför misslyckas ofta dokumenthanteringsprojekt?
Vad ska man tänka på?
Egna erafarenheter
8

72. Exempel projekt Mälarbanan
Projekt Mälarbanan bygger ut järnvägen mellan Tomteboda och Kallhäll nära
Stockholm med två nya spår. Ska vara klart 2025, budgeterad kostnad 14 miljarder
kronor.
Utmaningen: Använder sig av en färdig ”produkt” projektportal investera för projekt-
administrativa dokument. Har inte använts på rätt sätt, djupa mappstrukturer. Gå
över till en metadatastyrd navigation. Ett nytt tänk.

73. Implementering
Intervjuat delprojektledare
Utsett superanvändare
Diskuterat metadata och uppdaterat användardokumentation
Utbildat alla användare
Implementerat en förvaltningsorganisation
Metadata på tre nivåer
Central nivå (Hela Trafikverket)
Central nivå investering
Lokal nivå i projektet

76. Vanligaste felen som jag har sett...
• Ej förankrat från ledningen, det där med
dokumentation är inte så viktigt...
• Tänker inte att det är en dokumenthanteringsprocess
• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen
• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna
• Släpper användarna helt fria, fortsätter med samma
arbetssätt som innan

77. Vanligaste felen forts ..
• Ingen förankrad metadata
• Utnyttjar inte potentialen i mallar
• Ingen eller lite utbildning vid införande av
dokumenthanteringssystemet
• Försöker svälja elefanten i en tugga
• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt
• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten
• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB,
hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.

78. Det tar tid, tänk långsiktigt

79. Exempel dokumenthantering kopplingar intranät
Jönköping Energi (“Färdig product” )
Försäkringsbolag (Anpassad lösnining)
Brittiska Röda korset (Anpassad lösning)9

80. Kundlösning Jönköping Energi
Intranätportal med integrererat ledningssystem
Arbetssätt -Beskriver hur arbetet ska utföras
Styrande dokument
Instruktioner
Rutiner
Faställda redovisande dokument
Ev protkoll, avbrottsrapport,
leveransbedömning mm

89. Frågor?

90. Frågor/diskussion
10Vad var bra?
Vad kan bli bättre?

91. Tips på bloggar och personer
Richard Harbridge http://www.rharbridge.com/
Christian Buckley http://www.buckleyplanet.com/
Nothing but SharePoint https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/default.aspx
AIIM SharePoint http://www.aiim.org/community/sharepoint
Scott Jamison http://www.scottjamison.com/blog/
Susan Hanley http://www.susanhanley.com/

92. Tack
För mig !!
Kontakt: lars.blixt@preciofishbone.se
mobil: 0733 98 80 43

93. Kontakta oss
Sveavägen 165, 113 46 Stockholm
Vx 0771-44 00 80
facebook.com/preciofishbonesweden
@preciofishbone
linkedin.com/company/Precio-fishbone
www.preciofisbone.se