Presentation för Kvalitetsmagasinet Live 2014-10-02, http://kvalitetsmagasinetlive.nordreportern.se/presentation/parallella-spar-2/ Baserat på rapporten Heart To Change http://www.kb.se/bibliotek/heart-to-change

1. Ledarens roll i
förändringsarbetet
”Heart to Change special”
Elisabet Ahlqvist, nationell biblioteks- och kvalitetsutveckling,
Kungliga biblioteket

2. Som förändringsledare ska du …
Leda människor
(som ingår i flera olika
sociala system)
till ett helt nytt läge

3. Som förändringsledare ska du …
Skapa kommunicerbara
helhetsbilder av förändringen

4. Som förändringsledare ska du …
Arbeta med verktyg och nycklar,
med förnuft och magkänsla
och ha ett stort hjärta

5. Dagens upplägg
1. Förändringens basteori
2. Förändringsledaren
3. Verktyg och nycklar

6. 1 Förändring är
• En process, som i att ett antal
händelser under en begränsad
tid kommer att äga rum
• En översättning, på det sätt att
det abstrakta (idén) omvandlas
till det konkreta (handlingar
och/eller objekt)
• En emotionell eller politisk
process (t.ex. motstånd)
http://tiny.cc/0cm1mx

7. 1 Förändring
har
- ett innehåll
- en omfattning
och styrs av ett
- inre kontext
- yttre kontext
samt är
- stigberoende och
påverkas av
tidigare vägval
Består av tre centrala variabler:
1. Översättningen/berättelsen
2. Tiden
3. Emotionella processer

8. 1 Planerad förändring
• Initieras av en planerad aktivitet, har början och slut
• Avsiktlig
• Svarar antingen på yttre eller inre tryck
• Kan initieras utan tryck, viljestyrt
Foto: Elisabet Ahlqvist

9. 1 En teoretisk modell av D I Jacobsen

10. 1 Varför generiska modeller inte fungerar
• Förändring är situations- och
kontextberoende
• Komplext
• Emotionellt styrt
• Beroende av sociala mönster
• Påverkas av tidsmässig samband
(stigberoenden)
Foto: Elisabet Ahlqvist

11. 1 En förändring har ägt rum när
• Strukturella element, som t.ex. organisering, vision,
belöningssystem och motivationsfaktorer har reviderats eller
förändrats.
• När organisationskulturen har förändrats och de anställda
bedömer saker och ting på ett nytt sätt.
• När gruppen utgår från de nya premisserna för hur arbetet bör
utföras, vad som är rätt eller fel, bra eller dålig.
• När evalueringssystemet, dvs. uppfattningen om
lämpligt/olämpligt beteende genom feedback har förändrats.
• När förändringar i effektivitet, nyttomaximering etc. uppnåtts

12. 2 Förändringsledaren, centrala kompetenser
• Är stabil och strategisk, och har förmåga att fatta beslut i
stunden, utanför rutinerna.
• Kan kommunicerar på ett tydligt och övertygande sätt, har
förmåga att skapa förtroende, engagemang och delaktighet.
• Är lyhörd och kan hantera såväl sina egna som andras
känslor.
• Kan samordna grupper för att nå gemensamma mål och
samtidigt se till individen och dem som förändringen
drabbar eller gynnar.
• Kan lösa konflikter och arbeta med komplexa frågor är
andra centrala kompetenser.
http://tiny.cc/djm1mx

13. 2 Förändringsledaren (FL)
Behöver
• Ledningens fulla stöd
• Mandat
• Position
• Visionsbärare
Florence Nightingale
http://tiny.cc/hrm1mx

14. 2 FL bör kartlägga/undersöka
• Drivkrafterna till förändringen
• Inre och yttre kontexten
• Finns det en institutionell
omgivning som
kommer att påverka?
• Maktavstånden
• Hur påverkas förändringen av
- Positioner
- Professioner
- Mandat

15. 2 FL påverkas av
• Organisationens styrform
• Arbetsplatskulturen
• Yttre tryck, megatrender
• Tidigare förändringar
(stigberoenden och vägvalsbeslut
längre tillbaka)
Foto: Elisabet Ahlqvist

16. 2 Kris/förändring modell Thylefors

17. 2 Kris/förändring modell Thylefors

18. 2 Inledningsfasen (”chock”)
• Ledningen o FL synkroniserar berättelsen
• FL skapar förutsättningar för ett bra mottagande av
berättelsen, kommunikationsplanen finns på plats!
• Informerar så länge verksamheten befinner sig i
”chock”
• FL hanterar motstånd
• FL blir verksamhetens ”container och
ställföreträdande hopp”

19. 2 Startfasen (”Reaktion”)
• Ge ordentligt med plats för reaktionen!!
• FL övergår till att lyssna aktivt, ta in verksamhetens
åsikter
• FL hanterar fortfarande motstånd
• FL analyserar motståndet
– tydlighet
– innehåll
– omfattning
– tiden/tajming
– strukturen
– tryck från omgivningen
Foto: Elisabet Ahlqvist
Hatshepsut – kvinnan på tronen

20. 2 Tankar om motstånd
Motstånd uppstår oftast när
• Individuella förhållanden ändras
–Social tillhörighet
–Ändrade makt/statusförhållanden
• Förhållandena i omgivningen är otydlig
• Berättelsen inte håller! (Ifrågasättande)
• Gradvis upptrappning:
passivitet, likgiltighet, ointresse,
aggressivitet, rykten, blandar in media,
ordervägran, sabotage
http://tiny.cc/dum1mx

21. 2 Implementering ( Bearbetning)
• Fokus på framtiden
• Planerna formas slutgiltigt och genomförs
• FL ska skapa trygghet
• FL ska vara aktiv och närvarande
• Organisationen ska se över
–Evalueringssystem
–Belöningssystem
–Rekryteringsmodeller
–Karriärvägar

22. 2 Bevarandefasen (nyorientering)
Det nya ska befästas, rullas ut och bli en del av
vardagen genom
–Utbildning, träning, feedback
–Tydliga förväntningar & utvärderingar
(= stärker förändringen)
https://www.flickr.com/photos/henrikj/3447879877/

23. 2. Bevarandefasen
• Medarbetarna involveras i högre grad
• Medarbetarna görs delaktiga & ansvariga
• FL får en mindre framträdande roll i
ansvar
• FL allt viktigare som motor,
energiskapare när verksamheten
tappar farten:
–Uppträder som föreläsare
–Kopplar tillbaka till vad
man åstadkommit
–Visar resan
https://www.flickr.com/photos/henrikj/3255841079/

24. 3 Nycklar och verktyg
Foto: Elisabet Ahlqvist

25. 3 Berättelsen
• Bygga berättelsen, ”sence of urgency”
• Beskriva & förstå drivkrafterna
• Kommunicera drivkrafterna med trovärdighet
• Kontrollera berättelsens mottagande och tolkning
• Hitta visionsbärare

26. 3 Kommunikation
•Communication comes in both words
and deeds. The latter is generally the
most powerful form.
• Error # 4: Undercommunication the
Vision by a Factor of 10 (or 100 or
even 1,000)
Leading Change, J P Kotter (1996)

27. 3 Tiden
• Tiden delas i
–Objektiv tid
–Kvalitativ tid
• Tajming
• Tidigare vägval
• Stigberoenden,
–frikoppla eller
–koppla ihop

28. Frågor och funderingar?
Rapporten: Heart To Change
http://www.kb.se/bibliotek/heart-to-change
Dagens presentation finns på Slideshare.com
http://www.slideshare.net/eliahl/presentations
E-post
Elisabet.ahlqvist@kb.se
Twitter
@EliAhl
Foto: Pär Nilsson, KB