Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Хадгаламжийн
нэгж бүрдүүлэх
талаарх зөвлөмж
• Архивт нэг хавтас болгон үдсэн материалыг
хадгаламжийн нэгж /ХН/ гэнэ.
• ХН-ийг хадгалах хугацаагаар нь байнга, түр гэж
...
Жишээ нь:
Байнга: Захирлын тушаал, Компанийн хэтийн
стратеги төлөвлөгөө, байгуул-лагын жилийн
батлагдсан төсөв, батлагдса...
ХН-ийн баруун дээд өнцөгт харандаа буюу
дугаарлагчаар дугаарлана.

ХН-ийг он цагийн дарааллаар 250 хүртэл
хуудастайгаар 4 см-ээс илүүгүй зузаантай үднэ.

ХН-ийн эхэнд дотоод товьёог бичнэ. / Хавсралт 1-ийг
үзэх/

ХН-ийн төгсгөлд баталгааны хуудас үйлдэж хавсаргана.
/Хавсралт 2-ыг үзэх/

ХН-д баримтын бичвэр он сар өдөр, санал цохолт
тамга тэмдгийн дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж,
хувилж болхоор зайд хуудасны ...
ХН-ийн хавтсан дээр гараар бичих, хэвлэсэн гарчиг
бүхий цаас наахгүй. Хавтсан дээр баримтыг хүлээн
авах үед архивчаас зори...
ХН-ийн нуруун дээр гарчиг бичихгүй, скочдохгүй.
Хоосон байна.
X
Хавсралт 1
Äîòîîä òîâú¸îã
Ä¿í òîî: _______________________ áàðèìò áè÷èã á¿ðòãýâ.
/òîî, ¿ñãýýð/
Äîòîîä òîâú¸îãíû õóóäàñíû ò...
Хавсралт 2
Áàòàëãààíû õóóäàñ
Ýíý õàäãàëàìæèéí íýãæèä ____________________ õóóäàñ + äîòîîä òîâú¸îãíû
/òîî, ¿ñãýýð/
________...
Архивын талаар нийт ажилтнуудад хамааралтай
зүйл, заалтаас:
• Ажилтнуудаас жил бүрийн 1-р улиралд багтаан
өмнөх оны баримт...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх талаарх зөвлөмж

Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх талаарх зөвлөмж

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх талаарх зөвлөмж

  1. 1. Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх талаарх зөвлөмж
  2. 2. • Архивт нэг хавтас болгон үдсэн материалыг хадгаламжийн нэгж /ХН/ гэнэ. • ХН-ийг хадгалах хугацаагаар нь байнга, түр гэж ангилна. • Байнга хадгалах ХН гэдэг нь байгууллага дээрээ хадгалагдаж байгаад улсын архивын газар үргэлжлүүлэн байнга хадгалах материалыг хэлнэ. • Түр хадгалах ХН гэдэг нь тодорхой хугацаагаар /1, 3, 5, 10 жил г.м/ байгууллага дээрээ хадгалагдаж байгаад устгалд орох материалыг хэлнэ./Энэ нь баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон байгууллагын хадгалах хугацааны жагсаалтаар зохицуулагдана./
  3. 3. Жишээ нь: Байнга: Захирлын тушаал, Компанийн хэтийн стратеги төлөвлөгөө, байгуул-лагын жилийн батлагдсан төсөв, батлагдсан цалингийн сан лимит г.м Түр: Харилцсан бичиг, Харилцах данс нээсэн хаасан төлбөр тооцоо хийсэн баримт, Санхүүгийн анхан шатны баримт г.м
  4. 4. ХН-ийн баруун дээд өнцөгт харандаа буюу дугаарлагчаар дугаарлана. 
  5. 5. ХН-ийг он цагийн дарааллаар 250 хүртэл хуудастайгаар 4 см-ээс илүүгүй зузаантай үднэ. 
  6. 6. ХН-ийн эхэнд дотоод товьёог бичнэ. / Хавсралт 1-ийг үзэх/ 
  7. 7. ХН-ийн төгсгөлд баталгааны хуудас үйлдэж хавсаргана. /Хавсралт 2-ыг үзэх/ 
  8. 8. ХН-д баримтын бичвэр он сар өдөр, санал цохолт тамга тэмдгийн дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж, хувилж болхоор зайд хуудасны зүүн захаас 10-15 мм /3-4 цоолж/ зориулалтын кардон цаасаар хавтаслаж үднэ. 
  9. 9. ХН-ийн хавтсан дээр гараар бичих, хэвлэсэн гарчиг бүхий цаас наахгүй. Хавтсан дээр баримтыг хүлээн авах үед архивчаас зориулалтын дардас дарах тул хоосон орхино. X
  10. 10. ХН-ийн нуруун дээр гарчиг бичихгүй, скочдохгүй. Хоосон байна. X
  11. 11. Хавсралт 1 Äîòîîä òîâú¸îã Ä¿í òîî: _______________________ áàðèìò áè÷èã á¿ðòãýâ. /òîî, ¿ñãýýð/ Äîòîîä òîâú¸îãíû õóóäàñíû òîî_______________ /òîî, ¿ñãýýð/ Äîòîîä òîâú¸îã ¿éëäñýí àæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë Äýñ äóãààð Áàðèìòûí èíäåêñ Áàðèìòûí îí, ñàð, ºäºð Áàðèìòûí òýðã¿¿ Áàðèìòûí õóóäàñíû äóãààð Òàéëáàð 1. 2. 3. 4. 5. 6.
  12. 12. Хавсралт 2 Áàòàëãààíû õóóäàñ Ýíý õàäãàëàìæèéí íýãæèä ____________________ õóóäàñ + äîòîîä òîâú¸îãíû /òîî, ¿ñãýýð/ ___________________________ õóóäàñ á¿ãä ____________________________ /òîî, ¿ñãýýð/ /òîî, ¿ñãýýð/ õóóäàñ äóãààðëàâ. Àëãàññàí äóãààð____________________________________ Äàâõàðäñàí äóãààð _________________________________ À3, À2 õýìæýýòýé õóóäàñíû äóãààð ____________________ Äóãòóé íààñàí, ¿äñýí õóóäàñíû äóãààð__________________ Ãýìòýëòýé, ñýëáýí çàñàãäñàí õóóäàñíû äóãààð___________ Áàòàëãààíû õóóäàñ áè÷ñýí àæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë
  13. 13. Архивын талаар нийт ажилтнуудад хамааралтай зүйл, заалтаас: • Ажилтнуудаас жил бүрийн 1-р улиралд багтаан өмнөх оны баримтаа архивт үдэж цэгцэлж өгөх, • Хадгаламжийн нэгжид баримт бичгийн ноорог буюу олшруулсан хувийг оруулахгүй, • Байнга, түр хадгалах баримтыг хольж үдэхгүй, • Байнга хадгалах баримтыг цаасны нэг тал дээр хэвлэх, • Ажилтнууд шилжин ажиллах буюу ажлаас гарах тохиолдолд архиваас авч ашиглаж байсан материалаа архивчид хүлээлгэн өгч хэвшсэн байна.

×