Relatore: Avv. Adriana Augenti, Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari), Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari) e Vice Presidente del Centro Studi Processo Telematico. Data Protection Officer dell’Ordine degli Avvocati di Bari. Quando si parla di fatturazione elettronica, in particolare quando si parla dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche nei rapporti B2B, troppo spesso ci si dimentica di riferirsi alla modalità di conservazione di tale particolare “documento”. La Conservazione a norma, effettuata in maniera corretta, ha ripercussioni tanto dal punto di vista civilistico quanto dal punto di vista fiscale. L’intervento, attraverso una breve trattazione dei principi generali contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale, mira a chiarire le basi giuridiche dell’obbligatorietà e l’importanza della Conservazione e ad orientare gli operatori verso un corretto uso di questo strumento.

1. Milano, 26 novembre 2018
Avv. Adriana Augenti

5. Produzione di
quasi 110
milioni di
documenti che
hanno dato
origine a:
•160 milioni di
registrazioni e
147 milioni di
documenti
archiviati.
•Impegnati
50.000
dipendenti
distribuiti su
19000 uffici
•.... No sanità,
scuola e
giustizia

6. GESTIONE
DOCUMENTALE
▪ La gestione documentale vale oltre 2% del PIL
▪ Un obiettivo di dematerializzazione di appena il
10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di
euro, ripetibile ogni anno
▪ Il quadro normativo sarebbe* sostanzialmente
completo e le tecnologie sono adeguate

7. La rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti (art.
1 comma 1 lett. p) CAD)

8. Formazione
Sottoscrizione
Condivisione
Classificazione e
fascicolazione elettronica
Iter di approvazione e
workflow
Registrazione di protocollo
Produzione copie e copie
conformi
Trasmissione
Archiviazione
Conservazione
Reperimento ed esibizione

9. Archiviazione:
raccolta ordinata e
sistematica di
documenti al fine
rendere una
successiva
consultazione più
semplice ed
immediata.
E’ elettronica:
l’archiviazione che ha
per oggetto
documenti informatici
in modo che a ciascun
documento
informatico
corrisponda un
proprio codice unico
(software gestionali)
I documenti archiviati
elettronicamente
possono essere
informatici in origine
(ad es. una determina
elettronica, una fattura
elettronica) oppure
inizialmente cartacei
e poi resi informatici
tramite l’uso di
scanner.

10. è un processo informatico che
consente di mantenere nel tempo,
integri ed autentici, documenti
analogici ed informatici in idonei
supporti (ottici, come CD, DVD, o
di altre tipologie) e ciò
assolvendo ad ogni regola
giuridica di conservazione ed
esibizione documentale.
insieme delle attività finalizzate a
definire ed attuare le politiche
complessive del sistema di
conservazione e a governarne la
gestione in relazione al modello
organizzativo adottato e descritto
nel manuale di conservazione.

11. «i documenti per i quali sia possibile
risalire al loro contenuto attraverso altre
scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la conservazione,anche se
in possesso di terzi» (art. 1 lett. v) CAD)

12. DPR 28 dicembre 2000 n.
445 (TU documentazione
amministrativa)
Dpcm 31/10/00 regole tecniche
gestione informatica documenti
CODICE AMMINISTRAZIONE
DIGITALE (d. lgs.
82/05)
Subisce numerose modifiche
sino a testo attuale che
risulta a seguito emanazione
d. lgs. 217/2017
REGOLE TECNICHE CAD
Dpcm 22/02/2013
Dpcm 31/03/13
Dpcm 03/12/13
Dpcm 13/11/2014

13. DPCM
22/02/2013 –
Firma
elettronica
01
DPCM
31/03/2013 –
Disciplina degli
originali unici
02
DPCM
3/12/2013 –
Regole tecniche
di
conservazione
03
DPCM
3/11/2014 –
Regole tecniche
sul documento
informatico
04

14. OBBLIGHI DA
OSSERVARE PER LA
DEMATERIALIZZAZIONE
DI DOCUMENTI E
SCRITTURE ANALOGICI
RILEVANTI AI FINI
TRIBUTARI (ART. 4
DMEF 14/06/2014)
1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle
copie informatiche e delle copie per immagine su
supporto informatico di documenti e scritture analogici
avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con
l'apposizione della firma elettronica qualificata, della
firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui
certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione
avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente
decreto.
2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto
informatico di documenti analogici originali unici, è
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato, secondo le modalità di cui all'art. 22, comma 2,
del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative
regole tecniche.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è
obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo
il completamento della procedura di cui ai precedenti
commi.

15. CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI
AI FINI DELLA
RILEVANZA
FISCALE (ART. 3
DMEF
17/06/2014)
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le
disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e
delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie
riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione
delle informazioni dagli archivi informatici in relazione
almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni
logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano
obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di
ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in
relazione alle diverse tipologie di documento con
provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici
termina con l'apposizione di un riferimento temporale
opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi
precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7,
comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357,
convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n.
489.

16. In materia di
identificazione
elettronica e servizi
fiduciari per le
transazioni elettroniche
nel mercato interno che
ha abrogato la direttiva
1999/93/CE in materia
di firme elettroniche
«documento
elettronico»
qualsiasi contenuto
conservato in forma
elettronica, in
particolare testo o
registrazione sonora,
visiva o audiovisiva

17. INSIEME DEI PRINCIPI, DELLE
POLITICHE, DELLE DISPOSIZIONI
E DELLE STRATEGIE FINALIZZATE
A PROLUNGARE L’ESISTENZA DI UN
DOCUMENTO O DI UNA RISORSA
DIGITALE GRAZIE ALLA SUA
TENUTA IN CONDIZIONI ADATTE
ALL’USO NELLA SUA FORMA
ORIGINALE E/O IN UN FORMATO
PERSISTENTE CHE GARANTISCA
L’INTEGRITA’ DELLA
CONFIGURAZIONE LOGICA DEL
CONTENUTO (Standard ISO 14721
– OAIS)

18. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
▪ l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui
all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445 ;
▪ l'integrità del documento;
▪ la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni
identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
▪ il rispetto delle misure di sicurezza.

19. ▪ INTEGRITA’: insieme delle
caratteristiche di un documento
informatico che ne dichiarano la
qualità di essere completo e
inalterato
▪ IMMODIFICABILITA’: caratteristica
che rende il contenuto del
documento informatico non
alterabile nella forma e nel contenuto
durante l’intero ciclo di gestione

20. ▪ Gestione documetale veloce
▪ Tracciabilità delle informazioni
▪ Disponibilità delle informazioni

21. a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con Posta Elettronica Certificata con ricevuta
completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di
sicurezza;
e) il riversamento in un sistema di conservazione.

22. Autenticità
Integrità
Affidabilità
Leggibilità
Reperibilità

23. VALORE GIURIDICO E LEGALE

24. PRINCIPIO DI
EQUIVALENZA
“Gli atti,dati e documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati con strumenti
informatici o telematici,i contratti stipulati nelle
medesime forme,nonché la loro archiviazione e
trasmissione con strumenti informatici,sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.…” (art. 15, 2°
comma, L. 15 marzo 1997, n. 59)

25. a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con Posta Elettronica Certificata con ricevuta
completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di
sicurezza;
e) il riversamento in un sistema di conservazione.

26. Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data
dell'ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture,le lettere e
i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei
telegrammi spediti.
Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono
essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di
immagini,sempre che le registrazioni corrispondano ai
documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con
mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti
supporti. (art. 2220 c.c.)

27. L’obbligo di conservazione di soli atti e documenti
stabilito ai soli effetti tributari non può eccedere il
termine di 10 anni dalla loro emanazione o dalla loro
formazione (art. 8 c. 5 Statuto del Contribuente, l.
212/2000)
ma
«…fino a quando non siano finiti gli accertamenti relativi
al corrispondente periodo di imposta» (art. 22 c. 2 DPR
600/73)
Image from fiscooggi.it

28. ▪ Pacchetto informativo: il contenitore
degli oggetti da conservare
▪ Pacchetto di versamento: il pacchetto
informativo inviato dal Produttore al
sistema di conservazione
▪ Pacchetto di archiviazione: la
conservazione attuata secondo le
regole tecniche e il manuale
▪ Pacchetto di distribuzione: la risposta
inviata dal sistema di conservazione
all’utente che ne fa richiesta

29. Figura prevista dalla delibera CNIPA N. 11/2004 aggiornata dalle
Regole Tecniche DPCM 3 dicembre 2013.
Può essere un soggetto autorizzato interno o un soggetto esterno
È tenuto a collaborare con [il responsabile del trattamento dei dati
personali], con il responsabile della sicurezza e con il responsabile
dei sistemi informatici.
I compiti sono molteplici: definire caratteristiche e requisiti della
conservazione; gestire la conservazione e garantire nel tempo la
conformità alla normativa; generare il rapporto di versamento;
generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione; monitorare;
verificare l’integrità e la leggibilità; adottare le misure di sicurezza;
fungere da punto di contatto con gli altri soggetti interessati;
predisporre un manuale di conservazione; …
È IL CUSTODE DELL’AUTENTICITÀ DEL DOCUMENTO

30. Verifica la coerenza del pacchetto di versamento
con quanto contenuto nel manuale, nonché dei
formati usati
Può procedere allo scarto
Se non lo fa, genera un rapporto di versamento
che consente di identificare quel pacchetto
univocamente e contiene un riferimento
temporale e una o più impronte
Il rapporto di versamento può anche essere
firmato digitalmente dal Responsabile della
conservazione
Deve essere in grado di garantire la produzione
di duplicati informatici o di copie informatiche
che abbiano le caratteristiche richieste alla
conservazione

31. Le fatture elettroniche
sono conservate in
modalità elettronica
Anche quelle cartacee
digitalizzate possono
essere conservate in
modalità elettronica
L’AdE fornisce un servizio
gratuito di conservazione
tramite abilitazione dopo
aver accettato le
condizioni del servizio e
il manuale del servizio
L’adesione potrà anche
essere revocata
Il servizio permette la
conservazione delle
SOLE FATTURE in formato
xml

32. ▪ possibilità di conservare fatture singole o fatture singole contenute in file archivio nel sistema di
conservazione gratuito dell'Agenzia delle Entrate;
▪ possibilità di richiedere l'esibizione di fatture conservate nel sistema di conservazione dell'Agenzia
delle Entrate;
▪ possibilità di visualizzare gli esiti delle proprie richieste e di reperire la messaggistica di ritorno del
sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate;
▪ possibilità di scaricare i "Pacchetti di distribuzione" contenenti le fatture per le quali si è chiesta
l'esibizione, a valle di motivazione specifica, al sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate.
NOTE
In caso di avvenuto recesso, il Contribuente potrà richiedere esclusivamente l'esibizione delle fatture
elettroniche conservate prima del recesso, per le quali l'Agenzia garantirà il servizio di conservazione per
il tempo previsto della convenzione di servizio (15 anni).

33. La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare
ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite
dal formato con cui esso è stato rappresentato.
Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file
Riportandosi in parte al DPCM 03/12/2013 la conservazione delle fatture elettroniche è ammessa
nei formati:
Pdf
Jpg
Txt
che garantiscono: apertura; sicurezza; portabilità; funzionalità; supporto allo sviluppo; diffusione)
(circolare AdE 2 luglio 2018, n. 13/E)

34. Contratto per adesione
(standardizzato)
Frammentazione di archivi
Solo le fatture in formato xml
Caricamento manuale
Conflitto di interessi

37. Informativa - disclaimer
L' notiz' ind a stu m'ssagg e ind' all'allgat' potn' jes pr'vat' e avonn' a scì
asslut a cudd' dà! C' t'azzard a disc' u fatt' a chiddaltr', c' u copiesc', c' u
dà a cuddalt' angor', n'tir o nu stezzaridd, c' tu nn zì u c'mpagn' mì ti ha
tagghjà l' man, e non n' stà p' nisciun'! (art. 616 c.p. e GDPR)
C' non sì tu e sò sbagghjat' je ... meh e scus! Cancidd tutt'quand!
Quest’opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione – Non Commerciale –
Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale. Se vuoi sapere cosa puoi fare/non fare clicca
sulla la licenza.