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Digital Document And Data Compliance
Webinar Novità Normative e Tecniche
sulla Digitalizzazione Documentale e
Dematerializzaizone A norma di Legge.
1) Le novità normative italiane ed europee
2) Analisi dei processi digitali documentali
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Le novità Normative : Fatturazione
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pagabile da parte dell’istante. L’agenzia chiarisce che il CIG seppur obbligatorio ai
fini della tracciabilità dei pagamenti, non pregiudica la validità fiscale della fattura.
Indicando il CIG acquisito nel mandato di pagamento riferito alla fattura e trasmesso
successivamente, si soddisfacendo così i criteri stabiliti dalle disposizioni sulla
tracciabilità dei pagamenti di cui all’art. 25 del decreto- legge 24 aprile 2014, n. 66,
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Le novità Normative : Fatturazione
Elettronica
L’istante chiede se in esecuzione di contratti e/o appalti, sia corretto dar corso al pagamento delle
fatture senza effettuare alcun controllo sull’aliquota IVA applicata dal cedente/prestatore, rimettendo
tale verifica agli organi dell’Amministrazione finanziaria nelle competenti sedi.
La responsabilità in merito alla corretta aliquota IVA da applicare nelle cessioni di beni o nelle
prestazioni di servizi resta in capo al cedente/prestatore anche in caso di split payment.
Tuttavia, il cessionario o committente è tenuto ad esperire controlli in suo potere sulla correttezza
dell’operato del cedente o prestatore, posto che l’art. 6 comma 8 del D.lgs. N. 471/1996 prevede che «
il cessionario o il committente che, nell’esercizio di imprese, arti o professioni, abbia acquistato beni o
servizi senza che sia stata emessa fattura nei termini di legge o con emissione di fattura irregolare da
parte dell’latro contraente, è punito, salva la responsabilità del cedente o del commissario, con
sanzione amministrativa pari al cento per cento dell’imposta, con un minimo di euro 250, semprechè
non provveda a regolarizzare l’operazione.. (...)
Le novità Normative : Fatturazione
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• ARTICOLO 17 – IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE
• In caso di ritardato, omesso o insufficiente versamento, l’Agenzia delle Entrate
comunica al contribuente con modalità telematiche l’ammontare dell’imposta, della
sanzione amministrativa dovuta ai sensi dell’art. 13, comma 1, del D.lgs. N. 471/1991,
ridotta ad un terzo, nonché degli interessi dovuti fino all’ultimo giorno del mese
antecedente a quello dell’elaborazione della comunicazione; se il contribuente non
provvede al pagamento in tutto o in parte, delle somme dovute entro treno giorni dal
ricevimento della comunicazione, il competente ufficio dell’agenzia delle entrate
procede all’iscrizioni a ruolo a titolo definitivo.
Le novità Normative : Fatturazione
Elettronica in Europa
• Al momento il CEN ha definito uno standard “semantico” della FE, la cosiddetta
“Core Invoice” e due sintassi di riferimento, UBL e UNCEFACT/CII, con le quali si può
rappresentare la fattura elettronica europea. Per ora non esiste un obbligo di utilizzo
dello standard Europeo se non lato ricezione da parte delle Pubbliche
Amministrazioni che non possono rifiutare una fattura elettronica costruita secondo
la norma CEN/TS 16931-2.
• Nel corso dell’ultimo Forum della Fatturazione Elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha
presentato l’evoluzione del tracciato XML Fattura PA che prevede solo piccoli
interventi in termini di struttura XML, in particolare la modifica del blocco “ritenute”
per renderlo multiplo, con l’inserimento di nuove tipologie quali l’Enasarco e
l’Inps, l’aumento dei decimali fino a 8 del campo sconto e una più puntuale
definizione del Type del campo email; si introduce invece una sostanziale modifica
delle codelist che riguardano i campi “Tipo documento” e “Natura” con un dettaglio
analitico delle tipologie di “non imponibile” e “inversione contabile”
Le novità Normative : Fatturazione
Elettronica in Europa
• A partire dal 18 aprile 2020 scatta l’obbligo Fatturazione elettronica europea che
riguarda tutte le pubbliche amministrazioni pubbliche dell’Unione.
• La Direttiva 2014/55/UE “Fatturazione elettronica negli appalti pubblici” ha portato
all’elaborazione di un modello semantico dei dati delle fatture e ha assicurato
interoperabilità tra fatture di stati diversi con lo scopo di automatizzare l’elaborazione
dei dati contenuti nella fattura. Dal 18 aprile 2019 vige l’obbligo per le
amministrazioni/enti aggiudicatori centrali (che, appunto, verrà esteso a tutte le
pubbliche amministrazioni incluse quelle locali a partire dal 18 aprile 2020) di ricevere
ed elaborare fatture nei formati Xml Ubl 2.1 e CII 16B conformi alla norma tecnica
europea EN 16931-1:2017.
• 18-04-2020 obbligo in Italia, dalle autorità governative centrali anche alle così dette
amministrazioni aggiudicatrici sub-centrali
Decreto legislativo n. 148 del 27 dicembre 2018 sono state approvate e definite le
regole tecniche Core Invoice Usage Specification (CIUS) e le modalità applicative per
la fatturazione elettronica negli appalti pubblici in Italia, nonché l’adeguamento del
Sistema di Interscambio per poter ricevere ed elaborare le fatture elettroniche
composte secondo il nuovo standard.
Le novità Normative : NSO
• Il Nodo Smistamento Ordini è molto simile come concetto al Sistema di Interscambio
di Sogei utilizzato per le fatture elettroniche, solo che su questa piattaforma
transitano gli ordini digitali.Quelli rivolti alla Pubblica Amministrazione nel settore
sanitario. L’NSO è obbligatorio dal 1 Febbraio 2020 per l’acquisto di beni, mentre dal
1 gennaio 2021 per i servizi.
• In pratica tutti gli ordini tra fornitori della PA e la PA stessa, dovranno avvenire su
NSO. NSO utilizza a sua volta due canali ufficiali.
• Il primo è Peppol Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) è un progetto
pilota promosso dalla Commissione Europea per individuare un insieme di elementi
infrastrutturali e di specifiche tecniche che abilitino e facilitino le procedure di e-
Procurement.
• Il Secondo è lo SDI, che oramai tutti conosciamo.
• Il servizio NSO funziona tramite PEC o tramite Codice.
Le novità Normative : Blockchain
• SIAMO IN ATTESA DELLE LINEE GUIDA DI AGID
• Per ora sappiamo solo che con la Blockchain :
1)Possiamo notarizzare un dato e cioè l’equivalenza di un’apposizione di una marcatura
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2)Possiamo utilizzare smart contract per notarizzare un dato
Le novità Normative : Gestione dei
Documenti Digitali e Firme
• Documenti prodotti in copia fotostatica: il creditore richiede il pagamento di somme ad un’azienda
basando la propria richiesta su documentazione prodotta in fotocopia.
• Il contenzioso: l’azienda disconosce genericamente la documentazione depositata in copia.
• In tribunale: il giudice NON ammette istanza di disconoscimento, solo perché generica ed irrilevante.
Se la contestazione fosse stata specifica e circostanziata, in mancanza di deposito degli originali, la
documentazione sarebbe stata messa in discussione.
Documenti Digitali : sentenza n. 27233-17 della Cassazione
La morale (cosa lascia questa storia in termini di giurisprudenza)
• Un dato informatico privo di firma autenticabile, è inoppugnabile in giudizio SOLO fin tanto che non viene
disconosciuto; quindi un’e-mail, la scansione di un PDF firmato, un sms, un whatsapp possono certamente
essere usati come prova, solo se l’autore non ne disconosce l’autenticità.
• Un avvocato può presentare istanza di disconoscimento in tutta tranquillità, entro la prima udienza.
Quindi possiamo applicare questi processi
• In base al tipo di documenti, dobbiamo applicare la giusta tipolgia di firma elettronica
: FS, FEA, FD
• Oltre alla sottoscrizione abbiamo bisogno della conservazione a norma di legge
• Dobbiamo decidere quale processo SENSIBILE E DELICATO analogico dobbiamo
trasformare in digitale.
• Processi semi digitali o »promiscui» non possono essere più ammessi
• Il PDF ha un valore solo se viene gestito come documento informatico
• Dobbiamo fare in modo che la sottoscrizione sia digitale ma solida e valida!
• Potremmo anche utilizzare la Blockchain ma attenzione!!!
Validazione di un processo documentale
Validazione di un processo documentale
Le novità Normative : Conservazione
e Bozza Linee Guida Agid
Novità
• Nelle linee guida ci sono dei concetti che rimarcano le cose buone dei due precedenti
DPCM. Come ad esempio si rimarca la modalità di formazione del documento, che non
è soltanto il prodotto di un file con una certa estensione, ad esempio PDF, ma anche e
direi soprattutto, vista l’evolversi della tecnologia, il prodotto di processi informatici e
telematici. Ad esempio form via web, moduli, raggruppamento di un insieme di dati o
registrazioni, anche provenienti da più base di dati. Quindi, in pratica, il documento
diventa un’informazione strutturata e più complessa di un PDF.
• Proprio per quanto concerne la formazione e la corretta gestione di questi documenti,
al fine di garantire l’immodificabilità e l’integrità nel tempo, viene inserita la possibilità
di utilizzare oltre alla firma digitale anche la firma elettronica avanzata, così come sarà
possibile versare il documento in un sistema di gestione documentale che assicuri le
caratteristiche oggettive di cui sopra, senza necessariamente versare il documento in
un sistema di conservazione.
• Questo vuol dire che il versamento in un sistema di conservazione non è sempre
obbligatorio, se il sistema di gestione documentale garantisce già l’immodificabilità e
l’integrità.
A supporto del Know How
tecnologico, abbiamo creato il primo
Centro di Competenze Digitali, con
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  • 1. Digital Document And Data Compliance Webinar Novità Normative e Tecniche sulla Digitalizzazione Documentale e Dematerializzaizone A norma di Legge.
  • 2. 1) Le novità normative italiane ed europee 2) Analisi dei processi digitali documentali 3) Esempio pratico di gestione processo digitale a norma COSA VEDREMO OGGI Rimani attento per un ora perché ho importanti novità da comunicarti
  • 3. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica, NSO e Blockchain
  • 4. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica • Fatturazione differita: possibilità di emettere fattura riepilogativa «differita», recante il dettaglio delle operazioni, entro il giorno 15 del mese successivo a quello della loro effettuazione, per le cessioni di beni e prestazioni di servizi che siano individuate da documento di trasporto o da altro documento idoneo avente le caratteristiche determinate con D.P.R. n. 472/96. Il contribuente può emettere differita anche nel caso in cui effettui una sola delle richiamate operazione nello stesso mese. • Se la fattura nella quale il cedente/prestatore ha omesso di indicare il CIG ( codice identificativo di gara) o ha indicato un numero errato è fiscalmente corretta e, quindi, pagabile da parte dell’istante. L’agenzia chiarisce che il CIG seppur obbligatorio ai fini della tracciabilità dei pagamenti, non pregiudica la validità fiscale della fattura. Indicando il CIG acquisito nel mandato di pagamento riferito alla fattura e trasmesso successivamente, si soddisfacendo così i criteri stabiliti dalle disposizioni sulla tracciabilità dei pagamenti di cui all’art. 25 del decreto- legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89
  • 5. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica L’istante chiede se in esecuzione di contratti e/o appalti, sia corretto dar corso al pagamento delle fatture senza effettuare alcun controllo sull’aliquota IVA applicata dal cedente/prestatore, rimettendo tale verifica agli organi dell’Amministrazione finanziaria nelle competenti sedi. La responsabilità in merito alla corretta aliquota IVA da applicare nelle cessioni di beni o nelle prestazioni di servizi resta in capo al cedente/prestatore anche in caso di split payment. Tuttavia, il cessionario o committente è tenuto ad esperire controlli in suo potere sulla correttezza dell’operato del cedente o prestatore, posto che l’art. 6 comma 8 del D.lgs. N. 471/1996 prevede che « il cessionario o il committente che, nell’esercizio di imprese, arti o professioni, abbia acquistato beni o servizi senza che sia stata emessa fattura nei termini di legge o con emissione di fattura irregolare da parte dell’latro contraente, è punito, salva la responsabilità del cedente o del commissario, con sanzione amministrativa pari al cento per cento dell’imposta, con un minimo di euro 250, semprechè non provveda a regolarizzare l’operazione.. (...)
  • 6. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica • ARTICOLO 17 – IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE • In caso di ritardato, omesso o insufficiente versamento, l’Agenzia delle Entrate comunica al contribuente con modalità telematiche l’ammontare dell’imposta, della sanzione amministrativa dovuta ai sensi dell’art. 13, comma 1, del D.lgs. N. 471/1991, ridotta ad un terzo, nonché degli interessi dovuti fino all’ultimo giorno del mese antecedente a quello dell’elaborazione della comunicazione; se il contribuente non provvede al pagamento in tutto o in parte, delle somme dovute entro treno giorni dal ricevimento della comunicazione, il competente ufficio dell’agenzia delle entrate procede all’iscrizioni a ruolo a titolo definitivo.
  • 7. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica in Europa • Al momento il CEN ha definito uno standard “semantico” della FE, la cosiddetta “Core Invoice” e due sintassi di riferimento, UBL e UNCEFACT/CII, con le quali si può rappresentare la fattura elettronica europea. Per ora non esiste un obbligo di utilizzo dello standard Europeo se non lato ricezione da parte delle Pubbliche Amministrazioni che non possono rifiutare una fattura elettronica costruita secondo la norma CEN/TS 16931-2. • Nel corso dell’ultimo Forum della Fatturazione Elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha presentato l’evoluzione del tracciato XML Fattura PA che prevede solo piccoli interventi in termini di struttura XML, in particolare la modifica del blocco “ritenute” per renderlo multiplo, con l’inserimento di nuove tipologie quali l’Enasarco e l’Inps, l’aumento dei decimali fino a 8 del campo sconto e una più puntuale definizione del Type del campo email; si introduce invece una sostanziale modifica delle codelist che riguardano i campi “Tipo documento” e “Natura” con un dettaglio analitico delle tipologie di “non imponibile” e “inversione contabile”
  • 8. Le novità Normative : Fatturazione Elettronica in Europa • A partire dal 18 aprile 2020 scatta l’obbligo Fatturazione elettronica europea che riguarda tutte le pubbliche amministrazioni pubbliche dell’Unione. • La Direttiva 2014/55/UE “Fatturazione elettronica negli appalti pubblici” ha portato all’elaborazione di un modello semantico dei dati delle fatture e ha assicurato interoperabilità tra fatture di stati diversi con lo scopo di automatizzare l’elaborazione dei dati contenuti nella fattura. Dal 18 aprile 2019 vige l’obbligo per le amministrazioni/enti aggiudicatori centrali (che, appunto, verrà esteso a tutte le pubbliche amministrazioni incluse quelle locali a partire dal 18 aprile 2020) di ricevere ed elaborare fatture nei formati Xml Ubl 2.1 e CII 16B conformi alla norma tecnica europea EN 16931-1:2017. • 18-04-2020 obbligo in Italia, dalle autorità governative centrali anche alle così dette amministrazioni aggiudicatrici sub-centrali Decreto legislativo n. 148 del 27 dicembre 2018 sono state approvate e definite le regole tecniche Core Invoice Usage Specification (CIUS) e le modalità applicative per la fatturazione elettronica negli appalti pubblici in Italia, nonché l’adeguamento del Sistema di Interscambio per poter ricevere ed elaborare le fatture elettroniche composte secondo il nuovo standard.
  • 9. Le novità Normative : NSO • Il Nodo Smistamento Ordini è molto simile come concetto al Sistema di Interscambio di Sogei utilizzato per le fatture elettroniche, solo che su questa piattaforma transitano gli ordini digitali.Quelli rivolti alla Pubblica Amministrazione nel settore sanitario. L’NSO è obbligatorio dal 1 Febbraio 2020 per l’acquisto di beni, mentre dal 1 gennaio 2021 per i servizi. • In pratica tutti gli ordini tra fornitori della PA e la PA stessa, dovranno avvenire su NSO. NSO utilizza a sua volta due canali ufficiali. • Il primo è Peppol Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) è un progetto pilota promosso dalla Commissione Europea per individuare un insieme di elementi infrastrutturali e di specifiche tecniche che abilitino e facilitino le procedure di e- Procurement. • Il Secondo è lo SDI, che oramai tutti conosciamo. • Il servizio NSO funziona tramite PEC o tramite Codice.
  • 10. Le novità Normative : Blockchain • SIAMO IN ATTESA DELLE LINEE GUIDA DI AGID • Per ora sappiamo solo che con la Blockchain : 1)Possiamo notarizzare un dato e cioè l’equivalenza di un’apposizione di una marcatura temporale 2)Possiamo utilizzare smart contract per notarizzare un dato
  • 11. Le novità Normative : Gestione dei Documenti Digitali e Firme
  • 12. • Documenti prodotti in copia fotostatica: il creditore richiede il pagamento di somme ad un’azienda basando la propria richiesta su documentazione prodotta in fotocopia. • Il contenzioso: l’azienda disconosce genericamente la documentazione depositata in copia. • In tribunale: il giudice NON ammette istanza di disconoscimento, solo perché generica ed irrilevante. Se la contestazione fosse stata specifica e circostanziata, in mancanza di deposito degli originali, la documentazione sarebbe stata messa in discussione. Documenti Digitali : sentenza n. 27233-17 della Cassazione La morale (cosa lascia questa storia in termini di giurisprudenza) • Un dato informatico privo di firma autenticabile, è inoppugnabile in giudizio SOLO fin tanto che non viene disconosciuto; quindi un’e-mail, la scansione di un PDF firmato, un sms, un whatsapp possono certamente essere usati come prova, solo se l’autore non ne disconosce l’autenticità. • Un avvocato può presentare istanza di disconoscimento in tutta tranquillità, entro la prima udienza.
  • 13. Quindi possiamo applicare questi processi • In base al tipo di documenti, dobbiamo applicare la giusta tipolgia di firma elettronica : FS, FEA, FD • Oltre alla sottoscrizione abbiamo bisogno della conservazione a norma di legge • Dobbiamo decidere quale processo SENSIBILE E DELICATO analogico dobbiamo trasformare in digitale. • Processi semi digitali o »promiscui» non possono essere più ammessi • Il PDF ha un valore solo se viene gestito come documento informatico • Dobbiamo fare in modo che la sottoscrizione sia digitale ma solida e valida! • Potremmo anche utilizzare la Blockchain ma attenzione!!!
  • 14. Validazione di un processo documentale
  • 15. Validazione di un processo documentale
  • 16. Le novità Normative : Conservazione e Bozza Linee Guida Agid
  • 17. Novità • Nelle linee guida ci sono dei concetti che rimarcano le cose buone dei due precedenti DPCM. Come ad esempio si rimarca la modalità di formazione del documento, che non è soltanto il prodotto di un file con una certa estensione, ad esempio PDF, ma anche e direi soprattutto, vista l’evolversi della tecnologia, il prodotto di processi informatici e telematici. Ad esempio form via web, moduli, raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni, anche provenienti da più base di dati. Quindi, in pratica, il documento diventa un’informazione strutturata e più complessa di un PDF. • Proprio per quanto concerne la formazione e la corretta gestione di questi documenti, al fine di garantire l’immodificabilità e l’integrità nel tempo, viene inserita la possibilità di utilizzare oltre alla firma digitale anche la firma elettronica avanzata, così come sarà possibile versare il documento in un sistema di gestione documentale che assicuri le caratteristiche oggettive di cui sopra, senza necessariamente versare il documento in un sistema di conservazione. • Questo vuol dire che il versamento in un sistema di conservazione non è sempre obbligatorio, se il sistema di gestione documentale garantisce già l’immodificabilità e l’integrità.
  • 18. A supporto del Know How tecnologico, abbiamo creato il primo Centro di Competenze Digitali, con un team di legali specializzato in Digital Compliance. Il Primo Netflix sulla Digitalizzazione a Norma, pieno di contenuti multimediali interamente gratuito.
  • 19. GRAZIE ED ENTRA SUBITO NEL HUB DI INFORMAZIONE E FORMAZIONE DIGITALE, COMPLETAMENTE GRATUITO. VAI AL LINK http://www.centrocompetenzedigitali.it/