Lucia Nardi "L'archivista d'impresa tra ricerca e comunicazione" Raffaella Pittella, Archivio di Stato di Roma "Le Scuole d’Archivio. Stato dell’arte e nuove prospettive" Convegno di studi "Professione archivista. Stato dell'arte e prospettive per la formazione e il lavoro" Cagliari, 13-15 dicembre 2018 ANAI, AIDUSA; Università di Cagliari

1. L’archivista d’impresa tra ricerca e comunicazione
Lucia Nardi – Responsabile Iniziative Culturali Eni
lucia.nardi@eni.com
Cagliari, 13 dicembre 2018

2. Di quali archivi parliamo?
▪ Con il termine «archivi di impresa» identifichiamo gli archivi storici delle
imprese
▪ Gli archivi di impresa in Italia sono nati per diffondere la conoscenza della
storia dell’impresa. Non per avviare una politica di gestione
documentale, che di norma manca nelle aziende.
▪ Per quanto i nostri archivi siano alimentati annualmente da nuovi
versamenti, l’organizzazione del corrente/deposito è completamente
scollegata dallo storico e spesso sotto direzioni diverse. Ci parliamo solo
quando dobbiamo fare attività di scarto.
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3. L’archivio di deposito nell’organizzazione
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Direzione
Compliance Legale e
Regolatorio
EVP L. Franceschini
LCR
Antitrust, Privacy and
Financial Regulatory
Compliance e
Contenzioso Regolatorio
SVP D. Durante
Assistenza Legale
Company Responsibility
VP B. Carbone
Anti-Corruption Legal
Support Unit
SVP M. De Rosa
Affari Regolatori e
Rapporti con Authority
SVP H. Rocchio
Documentazione e
Sistemi Informativi
Legali e Adempimenti
Amministrativi CLRA
Mgr G. Capirci
LCR/AUT LCR/1 LCR/2 LCR/3 LCR/ACLSU

4. SVP A.E. Messa
Identity
Communication
IDECO
Mgr R. Belli
Events & Sponsorship
ESPO
Mgr G. Bisso
Brand Metrics e
Pianificazione Media
BRAMET
Mgr R. Piccione
IDECO Processes &
Services
IPROS
VP L. Nardi
Iniziative Culturali
CULT
Mgr V.C. Uboldi
Comunicazione Interna
COMI
Mgr M. Voltaggio
Brand Communication
BRACOM
Gloria DENTI, Manager
“Editing Audio-Video”
L’archivio storico nell’organizzazione
R.T. VP L. Nardi
Archivio storico
ASTOR

5. 1972 – La tavola rotonda sugli archivi d’impresa
Anni Settanta Anni Ottanta Anni Novanta
Oggi a che punto siamo?
▪ Inizio del dibattito tra storici
e archivisti. Mancano le
imprese.
▪ Nascono i primi archivi
d’impresa, si sviluppa la
business history
▪ Gli archivi d’impresa
diventano una realtà.
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6. Cultura d’impresa e coscienza storica
Nel nuovo millennio si sono affermati due valori che sono oggi le fondamenta
dei nostri archivi aziendali:
▪ La cultura d’impresa: In un contesto globalizzato essere in grado di
esprimere il proprio modello di cultura d’impresa, che vada ad
identificare in modo chiaro ed efficace i propri valori, la propria
vocazione, i propri obiettivi, la propria immagine, in un’unica parola, la
propria identità, è diventato strategico
▪ La storia come valore: collegata al presente, in grado di disegnare un filo
rosso per dare solidità, continuità coerenza all’azione.
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7. La «carta dei valori»
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▪ Ogni azienda esprime una propria carta dei valori. Costruita per parlare ai
consumatori e agli stakeholder e normalmente fondata sull’analisi della
propria storia.

8. La comunicazione ha bisogno di contenuti
▪ L’archivio diventa il cuore di tutte le attività di comunicazione che devono
trasferire la cultura di impresa. Gli archivisti devono essere in grado di dare
priorità al loro lavoro sulla base delle esigenze/necessità dell’azienda.
▪ Nuovi documenti chiedono di entrare in archivio essere descritti, conservati e
infine valorizzati.
▪ Bottiglie di birra Carotaggi geologici
▪ Packaging di pasta Oggetti di marketing
▪ Campionari di tessuto …
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9. L’oggetto/documento
▪ Il passaggio da «archivio per la storia» a «archivio per la comunicazione» ma
anche «archivio per il lavoro interno» ha richiesto un’attività di ricerca,
selezione e descrizione di materiali che l’archivista ha dovuto inventarsi
spesso senza avere modelli di riferimento. Si entra in contatto con tipologie
documentarie che non sono ancora indagate, né in Italia né all’estero.
▪ Sono materiali che devono poter essere ricercati secondo livelli diversi. E
serve una descrizione che possa intercettare le esigenze dei comunicatori,
dei ricercatori, dei tecnici. In questo caso le competenze degli archivisti
sono necessarie per individuare gli elementi descrittivi più utili ad una
successiva ricerca.
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10. Quali i contesti di scambio di buone pratiche
▪ La necessità di esplorare nuovi materiali e di costruire nuove buone
pratiche si scontra con la difficoltà degli archivi di impresa a lavorare in
rete
Sono attivi in questo momento due gruppi di lavoro che organizzano
formazione e scambi tra archivisti:
▪ ANAI – Gruppo nazionale archivistico d’impresa
▪ Museimpresa
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11. Chi sono i nostri utenti?
▪ Cliente esterno
• Storici
• Ricercatori di varie discipline
• Giornalisti
• Studenti di scuole superiori
• Film makers
• Collezionisti
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Per tutti questi soggetti è fondamentale
poter contare su un lavoro accurato di
descrizione archivistica che consenta,
soprattutto agli storici, di riconoscere
modalità di ricerca e consultazione che
restituiscano un’immagine seria e
scientifica dell’azienda
L’attività è garantita dalla normativa, ma anche dalla restituzione di un’immagine di
trasparenza che soprattutto per alcune imprese è asse portante della comunicazione del
rapporto con gli stakeholder (sostenibilità)

12. Chi sono i nostri utenti/committenti?
▪ Cliente interno
• Pubblicità
• Marketing
• Ufficio stampa
• Comunicazione istituzionale
• Comunicazione interna
• Amministratore delegato/
Direzioni
• Eventi
• Formazione (Barilla/Eni)
• Allestimenti
• …
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13. Con quali misuratori viene valutato l’archivista d’impresa
▪ L’analisi della performance, il momento in cui chi lavora in una impresa
viene valutato, per gli archivi è fortemente sbilanciata a favore
dell’utente interno. I nostri parametri sono infatti
▪ Quantità di ricercatori accolti (cliente esterno)
▪ Quantità di materiale inventariato (cliente esterno/interno)
▪ Quantità di ricerche interne realizzate (cliente interno)
▪ Quantità di eventi esterni realizzati (cliente interno)
▪ Quantità di ricorrenze sulla stampa (cliente interno)
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14. Quali «competenze trasversali» per gli archivisti di impresa?
La risposta delle Risorse Umane
▪ Disponibilità ad acquisire competenze diverse e tecniche, ad avere
un’apertura mentale pronta a dialogare con le diverse anime dell’azienda
▪ Capacità di condividere, lavorare in squadra
▪ Analisi della domanda: capacità di interfacciarsi con il committente,
anticipandone le necessità
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15. Anticipare bisogni, creare nuove esigenze: rendersi necessari
▪ Il nostro cliente interno, l’azienda, ha bisogno di essere «educato» alla nostra
presenza.
▪ La scommessa maggiore è quella dell’integrazione nell’organizzazione aziendale. Il
rischio di rimanere isolati, se nell’immediato può significare una certa libertà
d’azione, nel lungo periodo può determinare la progressiva riduzione delle attività
dell’ufficio.
▪ L’archivista d’impresa deve continuare ad affermare se stesso, durante tutta la sua
vita professionale. Bisogna rendersi «necessari», per sopravvivere ai cambi di
management, alle crisi economiche, ai tagli.
▪ Il nostro compito è dare ruolo e dignità al nostro ufficio, cercando quotidianamente di
occupare spazi, intercettando tutte quelle occasioni che possono fare della storia una
leva in più per una comunicazione efficace.
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16. La comunicazione di impresa
Per l’impresa la comunicazione è uno strumento strategico. In alcuni casi per
vendere un prodotto, in altri per costruire reputazione. Due strade ugualmente
importanti che determinano l’attribuzione di budget importanti.
▪ La comunicazione d’impresa racconta il brand e dimostra cosa sa l’azienda e
cosa può fare di utile. Deve essere chiara, comprensibile, efficace, ben
organizzata, attraente ed emozionante.
▪ Tutti gli archivi oggi hanno necessità di comunicare se stessi. Ma la
comunicazione di cui si occupano gli archivi di impresa non riguarda gli archivi
stessi. Gli archivi aziendali devono comunicare valori dettati da una strategia di
comunicazione unica per tutta l’azienda. Questo ne determina anche la
sopravvivenza.
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17. Qualche esempio…
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Archivio
Storico Pirelli
ARCHIVIO
STORICO
BARILLA
PERONI
TELECOMITALIA
OLIVETTI
STORIA

18. Che formazione hanno i responsabili dei maggiori archivi d’impresa
italiani?
▪ Chi dirige i 15 più grandi archivi italiani d’impresa*:
▪ 3 storici dell’arte
▪ 3 laureati in lingue
▪ 3 archivisti (scuola degli Archivi di Stato)
▪ 1 laureato in legge
▪ 2 laureati in lettere
▪ 3 figure interne all’azienda
In mancanza di una formazione adeguata in campo archivistico i responsabili degli archivi storici
ricorrono a personale esterno a cui affidano le operazioni di ordinamento e scarto.
Il caso Archivio storico Eni: 4 risorse con laurea specialistica in archivistica; 5 risorse formate
internamente per supporto alla descrizione.
*Dati forniti da Museimpresa
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19. Qual è la formazione ideale di un aspirante figura da destinare ad un
archivio storico di impresa?
▪ Archivistica, prima di tutto. Ma da sola non basta.
Il candidato ideale…ha skill personali che ne fanno una persona aperta e disposta a
contaminarsi con altre professionalità
Un buon comunicatore, efficace e creativo in grado di fare della storia aziendale il
fondamento della cultura dell’impresa in cui lavora.
Un soggetto capace di portare il proprio contributo a tutta la filiera
Ricerca-Elaborazione-Comunicazione
*Dati forniti da Museimpresa
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20. Costi e benefici del lavoro in un impresa
▪ Essere così fortemente collegati ad attività di punta dell’azienda (lo è la
comunicazione) consente di lavorare in un contesto dinamico e di disporre
di tutti i mezzi più innovativi per fare divulgazione della storia. Si entra
archivisti e in breve si diventa communication manager, apprendendo sul
campo.
▪ Per contro questa continua necessità di inquinarsi con «altro» e
rispondere a bisogni può determinare delle forzature e può avere un costo
scientifico. Sta alla competenza dell’archivista fare in modo che queste
occasioni siano minime e che il costo possa essere recuperato in breve
tempo.
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21. Un esempio di dialogo tra passato e presente
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ENISTORIA

22. Nuovi strumenti di comunicazione
▪ Oggi la comunicazione di
impresa è affidata a
linguaggi e strumenti
che passano dalla rete e
dai social.
▪ E’ una comunicazione
veloce in cui l’immagine
è il riferimento
principale.
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23. La digital media strategy e archivi
▪ Piani editoriali per i diversi profili social che vengono sviluppati in base
agli utenti finali e in linea con obiettivi precisi. Una nuova sfida per gli
archivisti che devono essere in grado di proporre contenuti adatti ad una
comunicazione veloce e ad un pubblico che deve essere catturato da una
suggestione
▪ Per questa comunicazione gli archivi di immagine sono nell’occhio del
ciclone. Il loro trattamento, la loro descrizione, la loro conservazione
sono, in questo momento, il cuore della domanda agli archivi d’impresa.
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24. Archivisti negli archivi d’impresa?
▪ L’attività ordinaria dell’archivio (descrizione, ordinamento, assistenza ai
ricercatori, scarto) è importante e senz’altro deve essere condotta da un
archivista. Le aziende che hanno una buona direzione delle risorse umane,
in grado di mettere a fuoco il complesso del lavoro in archivio,
cercheranno, prima di tutto degli archivisti
▪ Ma a parità di curriculum vince chi è in grado di spaziare in tutti gli ambiti
della comunicazione
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