Skip to main content
UploadLanguage (EN)Support
BusinessMobileSocial MediaMarketingTechnologyArt & PhotosCareerDesignEducationPresentations & Public SpeakingGovernment & NonprofitHealthcareInternetLawLeadership & ManagementAutomotiveEngineeringSoftwareRecruiting & HRRetailSalesServicesScienceSmall Business & EntrepreneurshipFoodEnvironmentEconomy & FinanceData & AnalyticsInvestor RelationsSportsSpiritualNews & PoliticsTravelSelf ImprovementReal EstateEntertainment & HumorHealth & MedicineDevices & HardwareLifestyle
Shahril Majid, profile picture
Uploaded byShahril Majid
17,501 views

CONTOH LAPORAN DLKM OPERASI SISTEM KOMPUTER IT-020-4

Dokumen ini menjelaskan pengesahan laporan projek 'TKS Live' yang merupakan sistem pengurusan rekod pelajar menggunakan aplikasi Android. Aplikasi ini bertujuan untuk memperbaiki pengurusan rekod ketidakhadiran, permohonan cuti, dan komunikasi antara pelajar dengan pensyarah secara lebih sistematik dan berteknologi. Selain itu, ia juga menekankan kepentingan pengurangan penggunaan kertas dengan implementasi sistem digital yang lebih efisien.

Education◦
Downloaded 150 times
i BORANG PENGESAHAN LAPORAN PROJEK TAJUK PROJEK : TKS LIVE (Sistem Pengurusan Pelajar) KOD CU 01 SERVER CONFIGURATION 02 COMPUTER NETWORK INSTALLATION MANAGEMENT 03 COMPUTER SYSTEM SECURITY CONYTROL 04 COMPUTER SYSTEM MAINTENACE MANAGEMENT 05 COMPUTER SYSTEM AND NETWORK PROCUREMENT Saya membuat akuan bahawa hasil laporan projek di buat dengan mempraktikkan pengetahuan dan kemahiran berkaitan dengan bidang berdasarkan kepada pengalaman serta kemahiran tanpa meniru mana-mana sumber Tandatangan Pemohon : Nama : MOHD SHAHRIL AFFANDI B ABD MAJID No Kad Pengenalan : Tarikh :
ii PERAKUAN PENYELIA “Saya mengaku telah membaca laporan projek ini dan pada pandangan saya, laporan ini adalah mencukupi dari skop dan kualiti bagi tujuan penganugerahan Persijilan Kemahiran Malaysia”. TANDATANGAN PP-PPT : NAMA : NO KAD PENGENALAN : TARIKH : 25.11.2017 TANDATANGAN PPL-PPT : NAMA : NO KAD PENGENALAN : TARIKH : 25.11.2017
iii PENGHARGAAN Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam menjayakan projek ini. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada penyelia projek dalam memberikan nasihat, tunjuk ajar dan mengajar erti kesabaran dalam menyiapkan projek ini. Tidak lupa juga kepada keluarga yang banyak memberikan sokongan dan dorongan yang kuat sepanjang kajian ini dijalankan. Kepada semua rakan-rakan seperjuangan yang secara langsung atau tidak dalam memberikan idea-idea dan cadangan. Segala tunjuk ajar, nasihat dan panduan tidak akan saya lupakan. Semoga projek yang telah dijalankan ini mendapat keberkatan Allah. Ucapan terima kasih ini juga ditujukan kepada pihak-pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung sepanjang penghasilan Laporan Projek Penilaian pencapaian terdahulu.
iv ABSTRAK Kini terdapat pelbagai aplikasi sumber terbuka (open source) yang boleh diterokai di pasaran bagi memudahkan ‘developer’ membagunkan perisian mengikut kehendak tugas masing-masing. Semakin lama semakin banyak aplikasi ini di bina sedemikian rupa supaya ianya mudah di bangunkan dan difahami oleh pembangun aplikasi (developer). Ini menjadikan fungsinya mudah berkembang dengan cepat mengikut kehendak pengguna. Oleh itu, segala ruang dan peluang muncul bagi memudahkan pengguna menguruskan kerja-kerja penguruskan rekod dengan mudah dan sistematik, maka lahirlah sebuah aplikasi yang terdiri dari dua pangkalan data utama iaitu rekod ketidak hadiran pelajar dan rekod permohonan cuti. Bagi membolehkan aplikasi ini di akses dan hidup di mana-mana peranti, aplikasi ini dibina di atas platform android yang di berinama “TKS Live”. Aplikasi ini juga di hubungkan dengan kerjsama jaringan aplikasi facebook dan google calendar bagi memastikan aplikasi ini lebih mesra pengguna dan meningkatkan hubungan dua hala antara pelajar dan pensyarah. Terhasilnya aplikasi ini maka ianya di anggap sebagai langkah permulaan buat Institut Latihan Perindustrian Perai ke arah sistem pengurusan tanpa kertas.
v ISI KANDUNGAN BORANG PENGESAHAN LAPORAN PROJEK................................................... i PERAKUAN PENYELIA........................................................................................ii PENGHARGAAN...................................................................................................iii ABSTRAK .............................................................................................................. iv ISI KANDUNGAN .................................................................................................. v SENARAI JADUAL / CARTA ............................................................................viii SENARAI GAMBARAJAH................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................ x BAB 1 .......................................................................................................................... 1 PENDAHULUAN.................................................................................................... 1 1.1 PENGENALAN ........................................................................................ 1 1.2 PERNYATAAN MASALAH ................................................................... 5 1.3 LATAR BELAKANG PROJEK ............................................................... 4 1.4 OBJEKTIF PROJEK ................................................................................. 5 1.5 SKOP PROJEK ......................................................................................... 6 1.4 KEPENTINGAN PROJEK ....................................................................... 7
vi BAB 2 .......................................................................................................................... 8 METODOLOGI & PERANCANGAN PERLAKSANAAN PROJEK................... 8 2.1 PENGENALAN ........................................................................................ 8 2.2 REKABENTUK KAJIAN . ....................................................................... 9 2.3 PROSEDUR KAJIAN .............................................................................10 2.4 PERINGKAT CADANGAN DAN KAJIAN...........................................11 2.4.1 KAJIAN PROSES PENGURUSAN REKOD KEHADIRAN DI ILP.... 11 PERAI 2.4.2 KELEMAHAN SISTEM PENGURUSAN SEDIA ADA.......................13 2.4.3 KAJIAN PERISIAN...............................................................................14 2.4.4 KAJIAN TERHADAP PEMBANGUNAN ANDROID........................16 2.4.5 PEMILIHAN SERVER..........................................................................17 2.4.6 KUMPULAN SASARAN PROJEK......................................................17 2.5 PERINGKAT PERLAKSANAAN DAN PEMBANGUNAN...............18 2.5.1 SENIBINA APLIKASI PROJEK...........................................................19 2.5.2 FAKTOR REKABENTUK PROJEK.....................................................20 2.5.3 CIRI-CIRI TAMBAHAN PROJEK.......................................................21 2.6 PENGUJIAN SISTEM..........................................................................22 2.6.1 PENGUJIAN SPESIFIKASI TELEFON PINTAR................................23 2.6.2 PENGUJIAN ATURCATA....................................................................22 2.6.3 PENGUJIAN PANGKALAN DATA....................................................24 2.7 OPERASI DAN PENYELENGGARAAN .............................................25 2.7.1 CARTA ALIR OPERASI PROJEK........................................................26 2.7.2 PELAN RENCANA PEMULIHAN (DISASTER RECOVERY PLAN).. 27 2.8 KAEDAH PENGUMPULAN DATA ....................................................29 2.8.1 TEMUBUAL...........................................................................................29 2.8.2 DATA DOKUMEN. ..............................................................................30 2.9 CARTA GANTT PROJEK.....................................................................31
vii BAB 3 ........................................................................................................................ 32 KAEDAH KAJIAN / METADOLOGI.................................................................. 32 3.1 PENGENALAN ...................................................................................... 32 3.2 ANALISA KEHENDAK PASARAN..................................................... 33 3.3 ANALISA KOS OPERASI..................................................................... 34 3.4 ANALISA PEROLEHAN BERDASARKAN PELABURAN............... 36 BAB 4 ........................................................................................................................ 32 PERBINCANGAN, CADANGAN DAN KESIMPULAN ................................... 38 4.1 PENGENALAN ...................................................................................... 32 4.2 PENINGKATAN PRODUKTIVITI PEKERJA ..................................... 39 4.2.1 PERBANDINGAN SISTEM FAIL DAN PANGKALAN DATA......... 40 4.3 MASALAH-MASALAH YANG DIHADAPI........................................42 4.4 CADANGAN PENYELESAIAN........................................................... 42 4.5 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN....................................................43 4.6 KESIMPULAN........................................................................................45 RUJUKAN.......................................................................................................... 46 LAMPIRAN ........................................................................................................ 47
viii SENARAI JADUAL / CARTA NO. TAJUK HALAMAN 2.1 Proses pembangunan projek 10 2.2 Ujian spesifikasi telefon android 23 2.3 Carta alir tatacara penggunaan sistem 26 2.4 Carta Gann perancangan dan perlaksanaan projek 31 3.1 Kos keseluruhan projek 35 4.1 Perbandingan ciri-ciri sistem fail dan pangkalan data 41
ix SENARAI GAMBARAJAH NO. TAJUK HALAMAN 2.1 Senarai kehadiran pelajar 12 2.2 Senarai kehadiran pelajar dengan bekas pengiraan 13 2.3 Perantaramuka Platfom Caspio 14 2.4 Senibina perisian TKS Live 19 2.5 Butang aplikasi TKS Live 20 2.6 Paparan hebahan maklumat 21 2.7 Paparan antaramuka modul kalendar 22 2.8 Paparan web aplikasi 28 3.1 Invois kos penyelenggaraan server 36 4.1 Aplikasi TKS Live di Google Store 44 5.1 Paparan aplikasi TKS Live di google Store 31
x DAFTAR LAMPIRAN 1. Laporan Rekod Disiplin 2. Laporan Rekod ketidakhadiran 3. Laporan Rekod Cuti 4. Surat amaran tidak hadir latihan 5. Surat peringatan rasmi berkenaan ketidakhadiran pelajar 6. Paparan TKS Live di Google store 7. Senarai kehadiran pelajar 8. Perantaramuka sistem pengurusan rekod pelajar 9. Perantaramuka sistem permohonan cuti 10. Perantaramuka konfigurasi admin – Sistem pengurusan rekod pelajar 11. Perantaramuka android –Sistem pengurusan rekod pelajar
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 PENGENALAN Proses merekod kehadiran pelajar semasa kelas akademik adalah proses yang wajib dan merupakan sebahagian daripada proses kualiti yang perlu dipatuhi di Institut Latihan Perindustrian Perai (ILP PERAI). Lanjutan daripada merekod kehadiran pelajar adalah pengiraan peratus ketidakhadiran pelajar, seterusnya membawa kepada mengeluarkan surat amaran ketidakhadiran ke kelas kepada pelajar yang terlibat. Proses-proses seperti dinyatakan di atas masih dijalankan secara tradisional oleh majoriti pensyarah di ILP Perai. Proses secara tradisional dalam konteks ini bermaksud, proses-proses di atas tidak disokong oleh sebarang teknologi yang boleh membantu meningkatkan pelaksanaannya. Oleh itu, sebuah aplikasi android TKS LIVE- Sistem pengurusan rekod pelajar telah dibangunkan. Aplikasi ini dibangunkan dengan mewujudkan sebuah pangkalan data yang boleh di akses secara dalam talian dengan menggunakan pelbagai peranti elektronik sama ada komputer, tablet mahupun telefon pintar asalkan ianya di lengkapi dengan capaian internet.
2 1.2 PERNYATAAN MASALAH Melalui kaedah konvensional pengurusan rekod pelajar yang telah di warisi oleh pensyarah terdahulu sejak tahun 2000, terdapat beberapa kelemahan yang di kesan dan ianya sentiasa di ulang-ulang setiap semester latihan tanpa ada sebarang penambahbaikan. Kesilapan pengiraan slot adalah masalah utama yang sering di bangkitkan dalam mesyuarat pengurusan institut. Kesilapan pengiraan ini berpunca atas beberapa faktor sama ada daripada ralat ketika pengiraan atau kesilapan ketika merekod kedatangan di sebabkan pelajar tidak di beri peluang untuk menyemak rekod kedatangan kerana ianya di simpan oleh pensyarah. Akibat dari kesilapan pengiraan boleh menyebabkan penganiayaan terhadap seseorang pelajar di mana kemungkinan pelajar tidak dapat mengambil peperiksaan akhir disebabkan slot kehadiran tidak mencukupi. Pengiraan slot secara manual mengambil masa yang lama, di ILP Perai sendiri minimum pelajar berjumlah 13 orang manakala maksimumnya pernah mencapai 35 orang dalam satu kelas. Kehadiran pelajar pula perlu di rekodkan setiap slot dalam sehari yang berjumlah 5 slot ke semuanya. Surat amaran pertama akan di keluarkan oleh pihak institut sekiranya pelajar tersebut pelajar gagal untuk hadir dalam jumlah 15 slot terkumpul. Setelah ianya mencapai 30 slot terkumpul, surat amaran ke 2 akan di keluarkan, begitulah seterusnya sehingga surat amaran ke 3 sekiranya ianya genap 45 slot terkumpul. Sering terjadi di mana surat amaran lewat di keluarkan kerana masalah pengiraan slot tersebut di sebabkan pengajar telah di bebani dengan tugas-tugas lain tambahan pula mereka perlu memberi penumpuan kepada setiap pelajar yang berjumlah 13 hingga 30 orang dalam
3 satu satu kelas. Kesilapan atas faktor human error adalah tidak dapat di elakkan sekiranya proses pengiraan ini masih di lakukan secara manual oleh manusia. Masalah yang telah di kupas di atas hanya boleh di selesaikan dengan pembangunan sebuah pangkalan data yang berfungsi untuk menyimpan serta berkeupayaan untuk mengelaskan data dengan lebih sistematik. Hari ini, kerja-kerja pembangunan pangkalan data dapat di lakukan dengan lebih mudah dan mempunyai sifat kebolehpercayaan yang tinggi dengan adanya teknologi penyimpanan data secara sistem “cloud”. Pangkalan data yang akan di bangunkan ini membenarkan rekod di kemaskini secara serentak oleh individu yang berbeza dan sudah tentu dapat mengurangkan beban pengurusan pelajar terhadap pengajar semata-mata. Individu-individu lain boleh menyemak kedatangan pelajar samada ketua kelas, ibu bapa atau pelajar yang menjadikan sistem ini lebih tepat dalam menghasilkan jumlah pengiraan laporan kedatangan. Aplikasi ini berperanan bagi memastikan proses merekodkan kehadiran pelajar dalam kelas menjadi lebih cekap sistematik kerana disokong oleh teknologi aplikasi android dan penyimpanan data melalui capaian cloud. Selain itu, aplikasi ini juga memudahkan pengiraan kelayakan pelajar untuk diberikan surat amaran ketidakhadiran kelas, berdasarkan rekod kehadiran pelajar yang di simpan dalam pangkalan data aplikasi. .
4 1.3 LATAR BELAKANG PROJEK Masalah yang telah di huraikan menjelaskan kenapa projek ini perlu di bangunkan. Dalam era pembangunan berteknologi tinggi ini, kita tidak boleh kalah kepada desakan untuk menghasilkan sebuah sistem pengurusan rekod yang lebih tersusun dan boleh di percayai. Oleh itu, sebuah aplikasi pintar di bangunkan hasil daripada penelitian serta penyelidikan berkaitan bidang perisian serta pangkalan data. “TKS live” adalah gabungan antara empat buah modul aplikasi utama iaitu rekod ketidakhadiran pelajar (SIC), sistem rekod permohonan cuti, kalendar aktiviti dan halaman hebahan makluman. Sistem ini di bangunkan di atas aplikasi web supaya ia dapat di akses melalui internet. Bagi memastikan ianya berfungsi dan terus hidup pada setiap gajet pengguna utama iaitu para pelajar, maka dianya dibangunkan bersama dengan aplikasi android. Projek aplikasi android ini dibina menggunakan aturcara apps inventor dimana ianya berasaskan apk android. Tujuan aturcara apps inventor dipilih kerana ianya mudah dibangunkan tanpa banyak menggunakan bahasa pengaturcaraan malah lebih cepat di gunakan berbanding android studio. Perisian ‘apps gini’ dan ‘caspio’ digunakan sebagai platform utama dalam pembanggunan pangkalan data. Apps gini untuk pangkalan data rekod ketidakhadiran pelajar dan caspio untuk membina pangkanalan data sistem cuti. Bagi memberi nilai tambah kepada aplikasi ini, beberapa ciri – ciri penting di bangunkan bersama iaitu modul kalendar aktiviti dan halaman untuk hebahan makluman kepada pelajar.
5 “TKS LIVE” memerlukan server jenis web sebagai melayan kehendak pengguna. Paparan rekabentuk antaramuka yang terdapat dalam aplikasi android sengaja di bina dengan rekabentuk yang lebih ringkas supaya ia mudah di dimuat turun walaupun berada di tempat yang mempunyai kelajuan internet yang sedikit. 1.4 OBJEKTIF PROJEK Pembangunan aplikasi TKS LIVE - Sistem pengurusan rekod pelajar ini bertujuan tidak lain dan tidak bukan adalah sebagai penambahbaikan terhadap kaedah pengurusan rekod pelajar yang sedia ada. Antara objektif utama projek ini ialah : i) Menganalisis sistem manual dan sistem sedia ada supaya keperluan pengguna dapat dikenalpasti. ii) Menghasilkan sistem pengurusan rekod pelajar menggunakan aplikasi android yang memenuhi kehendak pengguna. iii) Menguji sistem yang telah dibangunkan supaya keperluan pengguna dapat dipenuhi.
6 1.5 SKOP PROJEK Skop projek aplikasi TKS live merangkumi : i) Menghasilkan model pangkalan data menggunakan aplikasi sumber terbuka dan tidak menggunakan bahasa kod pengaturcaraan yang banyak. ii) Keupayaan simpanan data di dalam cloud server supaya ia mempunyai ciri- ciri kebolehpercayaan yang tinggi dari segi keselamatann data. iii) Membina antaramuka aplikasi yang ringkas dan mudah di gunakan oleh pelbagai lapisan pengguna. iv) Integrasi dengan media sosial. v) Mereka bentuk sistem yang boleh di akses secara langsung di pelbagai peranti elektronik termasuk telefon pintar, komputer dan tablet.
7 1.6 KEPENTINGAN PROJEK “TKS LIVE” menjadikan proses pengurusan rekod pelajar lebih mudah dan lancar dimana ianya dapat membantu proses merekod maklumat ketidakhadiran, cuti, dan tindakan disiplin pelajar dari mula pengajian hingga tamat pengajian. Projek ini telah membantu menyelesaikan masalah lain yang mungkin timbul akibat daripada kelewatan memproses status kehadiran pelajar. Akibat daripada kelewatan memproses rekod kehadiran, ianya mungkin boleh menyebabkan surat amaran lewat dikeluarkan. Sekiranya nilai perkiraan tidak tepat pula, ia mungkin boleh menimbulkan konflik antara pihak ibubapa dengan institut. Tugas seorang pengajar dijangka berhadapan dengan tugas serta situasi yang semakin mencabar dari masa ke semasa. Ini menuntut penumpuan terhadap penggunaan masa yang lebih. Projek ini sedikit sebanyak membantu menjimatkan masa pengajar dan masa seterusnya bolehlah di peruntukkan untuk menyelesaikan tugasan lain. Sistem pengurusan rekod secara konvensional banyak bergantung kepada laporan serta catatan di atas kertas. Projek yang dibangunkan ini telah mengurangkan kepada kebergantungan kepada bahan cetakan seterusnya menyumbang kepada penjimatan kos penggunaan kertas di dalam institut. Kebergantungan kepada kertas juga berhadapan dengan risiko lain seperti kehilangan dan kos percetakan akibat daripada kesilapan format bahan laporan serta beberapa salinan yang perlu di buat untuk di masukkan dalam fail. Jelas disini, projek ini di bangunkan bagi memenuhi keperluan setiap pengajar dan pengguna yang sering berhadapan dengan masalah yang sama setiap tahun.
8 BAB 2 METODOLOGI & PERANCANGAN PERLAKSANAAN PROJEK 2.1 PENGENALAN Bab ini akan membincangkan metadologi kajian yang digunakan untuk mencapai objektif atau kaedah yang paling sesuai untuk menjalankan penyelidikan dalam menentukan tatacara efektif bagi menjawab permasalahan kajian. Bagi melaksanakan kajian dengan dengan efektif, metadologi yang di rangka adalah melibatkan pengumpulan data mengenai permasalahan terdahulu, menjalankan kajian terhadap sistem serta menjalankan soal jawab secara lisan terhadap penggguna sistem terdahulu. Setiap jawapan hasil daripada kajian akan di bincangkan bagi memenuhi kehendak pelaksanaannya secara terperinci.
9 2.2 REKABENTUK KAJIAN Metodologi yang digunakan untuk membangunkan TKS Live-Sistem Pengurusan rekod pelajar ialah Metodologi Air Terjun. Metodologi ini dipilih kerana aktiviti yang dilakukan untuk membangunkan projek ini adalah mengikut turutan. Metodologi ini terdiri daripada 4 fasa iaitu fasa cadangan dan kajian, fasa pelaksanaan dan pembangunan penilaian, fasa pengujian sistem dan fasa operasi dan penyelenggaraan. Pemilihan model ini dilakukan adalah kerana fasa-fasa adalah berjujukan dimana output fasa pertama mengalir ke fasa kedua dan seterusnya linear. Selain itu, model air terjun juga mudah dipantau kemajuannya. Model ini mudah dilaksanakan berbanding dengan model-model yang lain. Namub, setiap fasa hendaklah di laksanakan dengan teliti supaya tidak terdapat sebarang kesilapan yang besar dan tidak terdapat sebarang pengulangan perlaksanaan fasa – fasa tersebut. Paradigma ini merupakan kaedah klasik yang diamalkan dengan meluas dalam pembangunan perisian. Ia adalah sati siri aktiviti berjujukan dan sistematik. Selain daripada digunakan dengan meluas, ia juga memudahkan aktiviti pengurusan projek kerana masa untuk mula dan tamat sesuatu fasa di tentukan dengan jelas.
10 2.3 PROSEDUR KAJIAN Terdapat 4 proses kerja dalam penghasilan projek ini, Gambarajah di bawah adalah proses yang terlibat bermula dari peringkat perancangan dan kajian sehingga ke peringkat pengujian sebelum projek “TKS live” ini sedia untuk di gunapakai. Rajah di bawah menunjukkan bagaimana aktiviti-aktiviti pembangunan projek berdasarkan kitar hayat model air terjun. Carta 2.1 Proses pembangunan projek Pelaksanaan & pembangunan Penilaian Pengujian Sistem Operasi & Penyelenggaraan Cadangan dan Kajian
11 2.4 PERINGKAT CADANGAN DAN KAJIAN Cadangan bagi menjalankan projek ini adalah hasil daripada penelitian selama setahun mengenai permasalahan yang dihadapi oleh pengajar dalam mendapatkan statistik ketidakhadiran pelajar dan rekod cuti. Projek ini dibina bagi memudahkan proses pengelasan data dengan lebih mudah dan cepat. Kaedah kajian dijalankan melalui beberapa skop dan dipisahkan menjadi skop yang lebih kecil. kerana, setiap skop yang telah dikecilkan dapat memberi gambaran yang jelas mengenai perjalanan projek, masalah yang bakal dihadapi, cara pelaksanaan serta kaedah yang bakal diguna pakai. Setiap kajian dijalankan akan membantu bagi memudahkan kelancaran projek. 2.4.1 Kajian proses pengurusan rekod kehadiran di ILP Perai Secara konvensional, kedatangan direkodkan oleh ketua kelas melalui pemantauan pensyarah kelas. Kedatangan yang di tanda sebagai ‘O’ adalah untuk pelajar yang tidak hadir dalam kelas. Kedatangan pelajar di ILP di ambil berdasarkan slot pembelajaran dan tempoh satu hari pembelajaran berjumlah 5 slot.
12 Gambarajah 2.1 Senarai kehadiran pelajar Sekiranya pelajar tidak hadir melebihi 15 Slot pembelajaran, pelajar di beri surat amaran tatatertib oleh institut. Sekiranya melebihi 30 slot, surat amaran kedua akan di keluarkan, sekiranya melebihi 45 slot, surat amaran ke 3 pula di keluarkan. Kaedah lama yang digunakan untuk pengiraan slot adalah melalui kaedah manual, memakan masa yang lama dan memerlukan penelitian yang lebih untuk memproses maklumat. Kelewatan mengeluarkan surat amaran kepada pelajar yang bermasalah berpunca daripada masalah ini.
13 Gambarajah 2.2 Senarai kehadiran pelajar dengan bekas pengiraan Pengajar seringkali mencari pelbagai kaedah bagi memudahkan pengiraan, akibatnya rekod kehadiran tidak kemas, terkoyak, berterabur dan penuh dengan bekas contengan pengiraan pada kertas kedatangan. 2.4.2 Kelemahan sistem pengurusan sedia ada Bila bercsakap tentang sistem pengurusan data berkomputer, di ILP Perai sendiri, pihak jabatan telah menyediakan sistem TMS (Training Management Sistem) bagi menyimpan segala rekod pengurusan latihan pelajar. Masalah yang timbul dalam sistem ini ialah ianya tidak mesra pengguna kerana hanya dapat di akses di dalam persekitaran rangkaian server ILP sahaja.
14 Kedua, data pelajar hanya boleh di kemaskini oleh seorang pengajar sahaja, contohnya sekiranya terdapat 30 pelajar di dalam kelas, pensyarah perlu memperuntukkan lebih masa untuk mengemaskini satu persatu sehingga selesai 30 rekod bagi setiap pelajar. Bayangkan sekiranya setiap pelajar boleh mengemaskini rekod peribadi masing-masing pada masa yang sama di tempat berbeza. Sudah pasti kerja-kerja mengemaskini rekod dapat di selesaikan dalam tempoh masa yang singkat. Faktor inilah yang di ambil kira untuk penambahbaikan bagi masalah ini. 2.4.3 Kajian perisian Terdapat banyak platform aplikasi pangkalan data yang di sediakan oleh pengeluar aplikasi. Antara contoh-contoh platform pangkalan data tanpa menggunakan bahasa pengaturcaraan yang rumit yang di sediakan termasuklah microsoft access, zoho, google forms tetapi antara yang tersenarai hanya caspio dan appgini sahaja sesuai sebagai platform utama database sistem ini. Appgini untuk sistem rekod ketidakhadiran pelajar dan caspio untuk sistem cuti. i) Caspio Gambarajah 2.3 Perantaramuka platform Caspio
15 Caspio merupakan cloud platform dalam membangunkan pangkalan data secara dalam talian dengan cepat dan tanpa koding. Caspio berkemampuan membina borang, laporan, dan aplikasi perniagaan tanpa pengetahuan kemahiran perniagaan yang tinggi. Antara ciri-ciri yang terdapat dalam caspio ialah :  Simpanan data tersedia dalam cloud database  Menyediakan bahan laporan secara interaktif  Selamat dan mempunyai ciri-ciri tahap kebolehpercayaan yang tinggi  Caspio telah direkabentuk supaya mematuhi standard piawaian serta teknologi semasa. Contohnya ianya telah menggunakan Microsoft SQL server, pernah digunakan dalam Amazon web server serta telah mendapat persijilan SOC 3 dan ISO 270001. ii) Appgini Apps gini telah dibangunkan pada tahun 2002 dan telah mengalami beberapa kali penambahbaikan. Ia berkeupayaan membina aplikasi web yang mesra peranti mobile tanpa menulis sebarang koding. Ianya mudah, senang dan murah. Antara ciri-ciri utama penggunaan platform ini ialah i. Menjimatkan masa Appsgini menjimatkan masa pembangunan aplikasi. Ini membenarkan kita memberi tumpuan terhadap penyediaan logik kerja dan mengurangkan masa menyiapkan tugasan.
16 ii. Mengurangkan masa pengujian Appsgini membangunkan kod pegaturcaraan sejak 2002. Sejak tahun tersebut, ianya telah mengalami beberapa kali penambahbaikan dan pengujian. Kita tidak perlu mengambil masa yang lama untuk menguji kod pengaturcaraan kerana penyelidikan telah pun di jalankan selama ini. iii. Mengurangkan kos penyelidikan Appsgini menghasilkan 1000 lebih baris bahasa pengaturcaraan yang menyediakan banyak ciri ciri pengurusan data. Sekiranya program yang sama di hasilkan oleh pengaturcara, kos yang tinggi mungkin diperlukan untuk kos penyelidikan dan pembangunan aturcara. iv. keselamatan Appgini terdiri daripada bahasa-bahasa pengaturcaraan yang komplek, ini termasuklah SQL, XSS, CSRF dan sebagainya. Kod-kod ini menyediakan tahap keselamatan yang tinggi supaya data selamat dari kerja-kerja penggodam dan sebagainya. 2.4.4 Kajian terhadap platform pembangunan android Selain daripada platform aplikasi pangkalan data, satu aplikasi android perlu di bangunkan bagi menghubungkan kesemua aplikasi ini supaya mudah di akses dengan peranti telefon. Beberapa aplikasi di kenalpasti untuk kerja-kerja pembanggunan aplikasi ini, diantaranya ialah android studio dan esclipe. Berdasarkan penyelidikan, kesemua aplikasi pembangun aplikasi yang di senaraikan tadi melibatkan bahasa pengaturcaraan yang rumit dan melibatkan masa yang lama untuk di bangunkan. Akhirnya saya menemui sebuah aplikasi yang bekerjasama dengan google iaitu MIT App Inventor.
17 MIT App Inventor merupakan pengenalan kepada pengaturcaraan dan penciptaan aplikasi yang mengubah bahasa pengekodan yang kompleks berasaskan teks ke dalam blok bangunan visual. Kelebihan aplikasi ini ialah, ianya boleh di bangunkan secara atas talian menjadikan aplikasi anroid ini boleh di bangunkan di mana-mana menggunakan satu akaun gmail. 2.4.5 Pemilihan server Pangkalan data memerlukan sebuah server supaya pengguna dapat mencapai data di dalam rangkaian. Terdapat dua pilihan untuk menempatkan pangkalan data samaada server yang sedia ada di institut iaitu server ILP atau penyedia perkihidmatan server luaran. Bagi memastikan aplikasi ini dapat di akses ke mana-mana walaupun di luar ILP, penggunaan server ILP dilihat kurang sesuai maka saya menggunakan perkhidmatan server luaran yang terjamin dari segini penyelenggaraan dan keselamatan. Walaubagaimanapun, kelemahan menggunakan server luaran ialah akses capaian ke server luaran mungkin lambat berbanding menggunakan localhost. 2.4.6 Kumpulan sasaran projek Sebelum projek ini dilaksanakan, kita perlu melihat kepada sasaran pengguna. Siapakah mereka dan dimanakah mereka. Projek ini direka bentuk khusus untuk manfaat kepada pelbagai golongan pengguna. Sebanyak 5 golongan sasaran pengguna dikenalpasti sebagai pengguna utama aplikasi projek ini iaitu: Ketua Jabatan / Bahagian:  Memantau rekod disiplin, rekod cuti dan kedatangan.  Mengumpul maklumat rekod pelajar bagi tujuan syor tindakan disipiln seterusnya.
18 Pensyarah Kelas  Merekodkan dan mengemaskini rekod tindakan disiplin berdasarkan laporan ketidakhadiran pelajar.  Menyemak dan meluluskan permohonan cuti. Ketua Kelas  Mengemaskini pelajar ponteng dalam rekod kehadiran pelajar. Pelajar :  Mengisi rekod peribadi pelajar,  Mengisi permohonan cuti. Ibubapa :  Memantau kehadiran anak mereka  Mendapatkan maklumat terkini pengurusan ILP 2.5 PERINGKAT PELAKSANAAN DAN PEMBANGUNAN Dalam peringkat ini, langkah awal proses ini adalah membina kerangka asas. Kerangka asas yang dimaksudkan adalah dengan membina rekabentuk sistem, paparan antaramuka, memasukkan fungsi pada sistem serta memastikan sistem menepati kehendak asal seperti yang dirancang. Kemudian proses ini dilanjutkan hingga ke pembanggunan aplikasi.
19 2.5.1 Senibina aplikasi projek Aplikasi ini direkabentuk bersesuian dengan keperluan pengajar di ILP. Ia bertemakan mesra pengguna dan merupakan sebahagian daripada objektif pembangunan projek iaitu mewujudkan suasana sistem yang ringkas serta menggalakkan sasaran pengguna menggunakannya. Carta di bawah menunjukkan senibina rekabentuk projek aplikasi TKS LIVE Gambarajah 2.4 Senibina perisian TKS Live Sebagai penjenamaan di dalam sistem, nama-nama modul bagi setiap aplikasi ini di ringkaskan bagi memudahkan kerja-kerja mengemaskini nama fail dalam penyediaan pautan pangkalan data serta untuk kemudahan digunakan dalam proses pembanggunan pengaturcaraan. Modul-modul aplikasi ini di jenamakan sebagai berikut :  Sistem Rekod Permohonan Cuti = CUTI  Sistem Rekod Ketidakhadiran = SIC  Sistem Hebahan Maklumat = MEMO TKS LIVE SIC CUTIKalendar MEMO
20 Gambar di bawah menunjukkan butang dan nama yang di gunakan bagi setiap ikon tersebut, ia disingkatkan bagi memberi keseimbangan kepada saiz paparan di peranti mobile di sebabkan ruang yang terbatas di paparan peranti android. Gambarajah 2.5 Butang aplikasi TKS Live 2.5.2 Faktor rekabentuk projek Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi rekabentuk projek. Berikut adalah dijelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi rekabentuk projek : i) Fungsi Berfungsi dengan baik dan memenuhi kehendak pengguna ii) Rupa bentuk Mempunyai konsep dan rupa bentuk yang ringkas dan praktikal ketika di gunakan. iii) Kos produk. Murah dan berpatutan dengan kos pembuatan dan penyelenggaraan. iv) Keselamatan Penyimpanan data yang selamat, tidak mudah di godam dan mempunyai ciri-ciri data yang tidak mudah di ubah suai oleh pengguna lain. v) Nilai Komersial Memenuhi cita rasa masa kini dan mampu di pasarkan serta menepati kehendak pasaran.
21 2.5.3 Ciri-ciri tambahan projek Bagi memastikan aplikasi ini kerap digunakan oleh pengguna, satu medium platform sosial di perlukan dalam projek ini. Satu aplikasi yang diperlukan untuk memudahkan pengajar dan pelajar berkongsi maklumat dengan mudah dan cepat. Aplikasi ini mestilah mudah untuk dikemaskini dan tidak mengambil masa yang lama untuk di muat turun dalam aplikasi. Kemudahan embeded yang disediakan oleh facebook digunakan supaya hebahan boleh di buat oleh bahagian TKS dan pelajar dapat berinteraksi melalui akaun facebook. Gambarajah 2.6 Paparan Hebahan maklumat
22 Satu lagi ciri yang di perkenalkan dalam aplikasi ini ialah kalendar aktiviti. Ia di kemaskini terus melalui telefon pintar pensyarah dan pelajar mendapat makluman secara langsung melalui aplikasi TKS LIVE. Ia dikemaskini melalui aplikasi google kalendar. Gambarajah 2.7 Paparan antaramuka modul kalendar 2.6 PENGUJIAN SISTEM Projek ini dibangunkan khusus untuk kegunaan pengajar, kakitangan institut dan para pelajar bagi merekod aktiviti pelajar. Maka pengujian terhadap sistem telah dijalankan melibatkan pengajar dan pelajar bagi memastikan sistem yang dibangunkan memenuhi kehendak pengguna dan menepati objektif yang telah dicadangkan sebelum ini..
23 Sebelum projek ini di muatnaik ke hosting server, ianya telah diuji dengan memasukkan beberapa contoh data dan beroperasi menggunakan localhost sendiri. Setelah berpuas hati dengan operasi serta kaedah perlaksanaan, barulah sistem ini di muatnaik ke hosting server dan di terbitkan di dalam google store bagi kegunaan penguuna. 2.6.1 Pengujian spesifikasi telefon pintar Bagi tujuan percubaan, aplikasi ini telah di uji pertama kalinya dengan menggunakan dua buah telefon android. Ujian ini dilakukan bagi menguji kesesuaian spesifikasi samaada peranti mahupun versi sistem operasi android yang terlibat. Apa yang dibimbangkan ialah sekiranya terdapat ralat atau bug ketika proses instalasi di jalankan dan setakat mana spesifikasi yang dibenarkan untuk menjalankan aplikasi ini. Di bawah adalah spesifikasi sebuah model telefon pintar yang berjaya melepasi pengujian sistem telefon pintar. Steleh ujian di buat, didapati tiada berlaku sebarang crash atau ralat pada sebarang modul yang di jalankan. Model Huawei G8 Asus zenfone3 Processor 1.5Ghz Octa-core 2Ghz Octacore OS Android 5.1 Android 6.0 RAM/ROM 4/8GB 3/32GB Jadual 2.2 : Ujian spesifikasi telefon andriod
24 2.6.2 Pengujian Aturcara Pengujian aturcara amatlah penting kerana setiap tulisan aturcara yang mengalami kesilapan bakal memberikan kesan yang negatif pada sistem. Contohnya, sistem tidak dapat berfungsi dengan baik atau seperti yang dirancang kerana terdapat kesilapan pada pengaturcaraannya. Pada sesetengah kes, kesan yang negatif dapat dilihat pada sistem setelah sistem mencapai kepada tahap atau masa tertentu. Oleh itu, pengujian terhadap aturcara perlu dilakukan secara berkala dan menyeluruh sebelum pelancaran aplikasi dilakukan. 2.6.3 Pengujian Pangkalan Data Pengujian terhadap pangkalan data dilakukan dari segi memasukan, memadam, memaparkan, mencari serta mengemaskini data. Ini adalah untuk memastikan bahawa data-data dapat disimpan ke dalam pangkalan data serta tidak berlakunya tindanan data. Selain itu, memastikan pangkalan data ini dapat berfungsi dengan baik disamping mengelakkan berlakunya risiko kehilangan data.
25 2.7 OPERASI DAN PENYELENGGARAAN Projek yang telah beroperasi perlu di selenggara dan di pantau dari masa ke semasa supaya tidak menimbulkan sebarang masalah kepada pengguna. Admin boleh melantik beberapa pengguna lain sebagai admin yang berperanan untuk memantau serta membantu kerja-kerja pengurusan rekod. Gambar di bawah menunjukkan antaramuka admin yang dapat di konfigurasi dari segi kebenaran untuk mengakses data. Gambarajah 2.8 : Paparan admin pengurusan rekod kehadiran pelajar
26 2.7.1 Carta alir operasi projek Carta 2.3 Carta alir tatacara penggunaan sistem Carta alir di atas adalah tatacara proses penggunaan projek ini. Sekiranya terdapat pelajar yang berhasrat untuk bercuti, mereka perlu membuat permohonan cuti pada sistem rekod cuti. Pelajar di minta untuk memuatnaik dokumen berkaitan di sistem cuti sebagai sokongan bagi mendapatkan kelulusan. Sekiranya pelajar telah mendapat kebenaran, pengajar akan merekodkan permohonan cuti sebagai kebenaran dan seterusnya pengajar akan memaklumkan kepada ketua kelas tentang status pelajar terbabit. Ini mengelakkan ketua kelas dari merekodkan nama pelajar tersebut di dalam rekod ketidakhadiran pelajar.
27 Sekiranya tiada rekod permohonan cuti dijumpai, pelajar dikira sebagai ponteng dan ketua kelas di beri kuasa untuk merekodkan ketidakhadiran mereka dalam modul sistem ketidakhadiran pelajar bagi setiap slot yang gagal di hadiri. Bukti permohonan cuti yang di pohon bukanlah kebenaran kepada pelajar untuk bercuti, pelajar perlu mendapat kebenaran terlebih dahulu dan ianya boleh di semak di sistem cuti. Pengajar akan menyemak rekod-rekod yang terdapat dalam sistem ketidakhadiran. Sekiranya rekod terkumpul melebihi 15 slot, pengajar akan menghantar syor kepada bahagian disiplin untuk mengeluarkan surat amaran. Apabila surat amaran telah di keluarkan, pengajar akan merekodkan segala butiran termasuk tarikh di keluarkan kedalam sistem. Tidak terhad kepada kesalahan kedatangan sahaja, sekiranya terdapat kesalahan disiiplin yang dikenakan, pengajar akan merekodnya ke dalam sistem ini. 2.7.2 Pelan rencana pemulihan (disaster recovery plan) Walaupun aplikasi ini dapat diakses melalui aplikasi android, kebarangkalian untuk pengguna tidak dapat mengakses aplikasi juga perlu di ambil kira. Antara kemungkinan-kemungkinan besar yang boleh berlaku antaranya ialah  Pengguna iphone kemungkinan tidak dapat memasang aplikasi android  Telefon pengguna gagal berfungsi dan sebagainya.
28 Jesteru bagi mengelak kebergantungan kepada aplikasi android 100%, satu platform pembinaan laman web yang mudah dan mampu dikendalikan dengan cepat diatas talian di perlukan. Bagi tujuan tersebut, saya menggunakan platform yang disediakanoleh www.dudaone.com. Aplikasi web tersebut boleh di layari melalui alamat http://janda.dudaone.com. Gambar di bawah menunjukkan antaramuka web ketika kerja-kerja kemaskini dilakukan. Ia memenuhi kriteria yang di diperlukan iaitu mudah dibina, cepat dikemaskini dan selamat. Gambarajah 2.9 Paparan web aplikasi
29 2.8 KAEDAH PENGUMPULAN DATA Kaedah untuk mengumpul data perlulah sesuai dengan objektif kajian. antara kaedah yang digunakan dalam projek ini ialah pemerhatian, data dokumen dan temubual. 2.8.1 Temu bual Kaedah temu bual adalah kaedah pengutipan data yang melibatkan interaksi bersemuka antara penyelidik dengan responden. Temu bual juga dilaksanakan melalui telefon. Temu bual ialah kaedah terbaik untuk mendapatkan maklumat daripada informan secara mendalam. Informan bagi temu bual terdiri daripada pelajar, rakan pengajar, pihak pentadbir dan ibu bapa. Mereka perlu ditemu bual untuk mengetahui persepsi, pendapat dan sikap mereka terhadap kajian yang dijalankan. Temu bual boleh dilakukan secara individu atau berkumpulan kecil. Temu bual perlu dijadikan transkripsi, kategori dan tema. i) Jenis-jenis Temu Bual  Temu bual secara informal – berbual atau bersoal jawab secara tidak formal tentang masalah yang dihadapi.  Temu bual secara semi berstruktur – soalan utama disediakan dan soalan susulan berdasarkan jawapan informan.  Soalan berstruktur – sediakan soalan yang jelas kepada permasalahan yang hendak dikaji.
30 2.8.2 Data dokumen Pengumpulan data melalui dokumen dapat memberikan maklumat yang relevan kepada isu dan masalah yang dikaji. Dokumen adalah sumber paling mudah kepada pengkaji kerana maklumat yang dikehendaki telah sedia ada dan ia boleh memberi maklumat yang berguna dan boleh menjadi bukti kepada perkara yang hendak dikaji. Contoh dokumen yang telah digunakan untuk pembangunan projek ini ialah:  Catatan minit mesyuarat  Jadual kedatangan pelajar  Borang permohonan cuti pelajar
31 2.9 CARTA GANTT PROJEK Pembangunan projek yang terperinci perlu dilaksanakan secara teratur dan teliti supaya memperolehi hasil seperti yang dikehendaki. Ia termasuk merancang pengurusan masa, sumber dan kaedah untuk melaksanakan projek itu. Projek yang dirancang dengan betul dapat membantu pembangunan sistem dengan lebih terancang. Pembangunan projek melibatkan pelbagai aspek pembangunan projek. Antaranya ialah pengurusan pembangunan sesuatu projek. Ia merujuk kepada pengurusan masa untuk melaksanakan fasa-fasa pembangunan projek. Carta Gant di gunakan bagi merangka perancangan projek supaya ia dapat di siapkan dalam tempoh masa yang di berikan. Carta 2.4 Carta Gann perancangan dan perlaksanaan projek
32 BAB 3 PENEMUAN & ANALIS HASIL PROJEK 3.1 PENGENALAN Melalui aplikasi ini, terbukti amat berkesan dalam membantu memantau rekod pelajar. Rekod-rekod ketidakhadiran, cuti dapat di kemaskini dengan mudah. Segala bentuk laporan dan statistik dapat dikeluarkan dengan cepat bagi tujuan pembentangan kepada pihak pengurusan. Dengan kewujudan aplikasi ini, pengajar tidak perlu lagi memperuntukkan masa yang lama di pejabat untuk menghantar laporan kepada ketua jabatan untuk di bentangkan pada mesyuarat pengurusan institut. Bab ini akan menerangkan penemuan serta analisis hasil yang di perolehi hasil darilpada projek ini.
33 3.2 ANALISA KEHENDAK PASARAN Sistem ini mendapat perhatian dari institut kerana ia melancarkan tugas seharian samaada pengajar, pelajar mahukan pihak pengurusan institut. Projek ini telah dimajukan kepada pihak pengurusan tertinggi dan menerima sokongan sepenuhnya bagi dinaiktaraf supaya ia dapat dijadikan sebagai projek kumpulan inovasi kreatif (KIK) di Institut Latihan Perindustrian Prai. Dari segi kehendak pasaran, projek ini di lihat mampu di komersialkan lagi memandangkan ianya boleh digunakan bukan sahaja oleh ILP tetapi oleh pelbagai institut pengajian tinggi memandangkan masalah yang sama mungkin berlaku oleh institut lain. Sokongan daripada pihak institut ke atas perlaksanaan projek ini membuka ruang kepada saya untuk melihat apakah masalah utama yang sering di hadapi selama ini dalam usaha untuk menghasilkan sebuah aplikasi sistem pengurusan rekod pelajar yang lebih tersusun dan sistematik. Projek di lihat sebagai perintis kepada pembangunan aplikasi digital yang lain memandangkan satu usaha perlu di lakukan bagi mencapai teknologi industri 4.0. Kemudahan internet yang di sediakan di institut memudahkan segala maklumat di kongsi dengan mudah dan cepat secara tidak langsung menggalakkan penggunaan projek di akses oleh pelajar, pengajar serta pihak pengurusan institut. Hari ini, rata-rata pelajar kita terdedah dengan gajet dan adalah sesuatu yang janggal sekiranya pengajar ataupun pelajar tidak memiliki sebuah telefon pintar. Dalam urusan seharian pun kita sering bergantung kepada aplikasi telefon pintar, cuma kali ini ia digunakan khusus bagi melancarkan tugas pengurusan rekod pelajar di institut. Sebelum ini tidak ada usaha di bangunkan ke arah itu kerana sudah terbiasa dengan sistem tradisional yang sedia ada.
34 3.3 ANALISA KOS OPERASI Aplikasi ini dibangunkan dengan memanfaatkan teknologi dan perisian-perisian terkini dari sumber terbuka seperti i) Perisian PHP sebagai bahasa skrip pelayan. ii) Persisian MySQL sebagai pangkalan data iii) Perisian App Gini untuk menterjemahkan konfigurasi lajur dan medan kepada kod aturcara iv) Perisian Caspio merekabentuk pangkalan data sistem cuti v) Perisian app inventor untuk merekabentuk perisian android Secara keseluruhannya, kos untuk membangunkan projek ini tidak memerlukan kos yang tinggi. Server yang digunapakai untuk penempatan pangkalan data sistem rekod cuti pelajar menggunakan server yang disediakan oleh penyedia platform tersebut iaitu caspio. Ianya diberikan secara percuma kerana masih menggunakan fungsi yang minimum (trial version) pada platformnya. Modul lain seperti sistem hebahan maklumat dan kalendar adalah hasil ‘embeded’ dan konfigurasi daripada rangkaian media sosial. Setakat ini, para pembangun perisian tidak di kenakan bayaran untuk mengunakan perkhidmatan mereka. Bagi tujuan penerbitan aplikasi ini ke google store, kos yang dikenakan ialah sebanyak 26USD iaitu kira-kira RM120 dan dibanyar sekali untuk satu akaun.
35 Projek ini memerlukan ruang simpanan di dalam server untuk memuat naik pangkalan data sistem ketidakhadiran pelajar kerana penyedia platform apps Gini tidak menyedia hosting percuma dan kos keseluruhan projek ini adalah seperti bawah. BIL Keperluan pembangunan Kos 1 Akaun Google Store RM130 (26 USD) 2 Penyelenggaraan Server RM159 3 Perisian App Gini RM 0 4 Perisian Caspio RM 0 5 Google Calendar RM 0 6 Facebook page RM 0 7 Perisian App Inventor RM 0 Jumlah RM 289 Jadual 3.1 Kos keseluruhan projek
36 Projek ini memerlukan sebanyak RM159 setiap tahun untuk kos operasi di mana ianya hanya melibatkan kos sewaan hosting bagi penempatan pangkalan data. Gambarajah di bawah adalah invois kos penyelenggaraan server bagi projek ini. Gambarajah 3.1 Invois kos penyelenggaraan server 3.4 ANALISA PEROLEHAN BERDASARKAN PELABURAN Projek ini dilihat mampu memberi pulangan yang besar kerana dari segi margin keuntungan, projek ini tidak memerlukan modal yang besar. Apa yang membuatkan projek ini mempunyai nilai tinggi dari segi kehendak pasaran adalah sokongan beberapa modul lain yang memenuhi kehendak pengguna semasa. Kos penyelenggaraan server bagi projek ini di lihat masih boleh di kurangkan, sekiranya kita menggunakan penyedia perkhidmatan hosting yang menawarkan perkhidmatan hosting percuma seperti hostgator, ipage dan sebagainya, tetapi ianya masih mempunyai had-had ke atas pembangun pangkalan data yang ingin dibangunkan.
37 Sebanyak RM289 telah di laburkan untuk pembangunan projek ini. Nilai ini di lihat masih lagi boleh di terima kerana ia mampu memberi penjimatan kepada kos – kos lain seperti kos bahan kertas, kos alat tulis dan kos bahan percetakan. Salah satu matlamat projek ini ialah untuk mengurangkan beban tugas kepada pengajar. Dengan pengurangan beban ke atas pengajar, secara tidak langsung ia akan menggalakkan setiap pengajar bertugas dengan lebih yakin tanpa tekanan di masa hadapan. Secara tidak langsung ia mampu memberi imej kepada institut. Masalah pengiraan rekod kedatangan adalah masalah umum yang di hadapi bukan sahaja oleh institut ILP Perai tetapi saya percaya setiap institusi pendidikan di negara ini mengalami masalah yang sama. Projek ini memenuhi keperluan setiap institut kerana selagi adanya pelajar, selagi itulah organisasi di sesebuah institut memerlukan sebuah sistem pengurusan rekod pelajar yang sistematik, boleh dipercayai dan mengikut kehendak semasa.
38 BAB 4 PERBINCANGAN, CADANGAN DAN KESIMPULAN 4.1 PENGENALAN Projek ini telah memberi impak yang cukup besar kepada Jabatan Teknologi Komputer (Sistem) khususnya dari segi transformasi sistem kerja. Jika selama ini urusan pengurusan kerja melibatkan penggunaan kertas tetapi hari ini teknologi maklumat telah menggantikan sistem yang sedia ada. Walaubagaimanapun, projek ini memerlukan sedikit masa lagi sebagai permulaan untuk dapat berfungsi sepenuhnya. Latihan dan penerangan perlu giat dijalankan terutama bagi melatih para pengguna yang buta IT sebelum sistem ini dapat diperkenalkan kepada umum.
39 4.2 PENINGKATAN PRODUKTIVITI PEKERJA Projek ini telah berjaya mengurangkan tekanan pekerjaan yang di hadapi oleh pengajar. Kesuntukan masa antara masa mengajar dan masa untuk menguruskan rekod pelajar memberi tekanan kepada pengajar. Berdasarkan pengalaman, saya terpaksa menghabiskan masa selama 3 jam setiap hari jumaat untuk mengira dan menyemak keseluruhan status kehadiran pelajar dari semester 1 hingga ke semester 3. Akibat dari kesuntukan masa, maka terjadilah keadaan di mana pengajar tidak dapat menghadiri sesi pengajaran di dalam kelas. Projek ini benar-benar telah merubah keadaan dari segi pengurusan masa pengajar. Pihak pengurusan institut boleh mendapatkan maklumat dengan kadar segera secara dalam talian tanpa perlu berjumpa dengan pengajar dan laporan kehadiran boleh didapati secara automatik melalui aplikasi yang dibangunkan sama ada melalui penggunaan telefon pintar mahupun komputer. Dari segi keselamatan, rekod yang di simpan tidak lagi terdedah kepada kehilangan rekod. Ini adalah kerana rekod di simpan di dalam server komputer. Sekira berlaku bencana alam seperti banjir ataupun kebakaran, rekod serta data-data pelajar masih boleh di perolehi walaupun ketika itu pengajar sedang bercuti. Penempatan rekod secara tradisional memerlukan ruang di dalam pejabat. Lama kelamaan ruang yang diperuntukkan semakin bertambah dan ini mengganggu tugas seorang pegajar. Ada ketikanya, dokumen rekod terpaksa di simpan di merata tempat yang berasingan. Keadaan ini menyebabkan kesesakan pada ruang pejabat yang boleh mengundang bahaya lain. Terdapat juga keadaan di mana fail rekod tidak di jumpai ketika ia di perlukan. Projek ini telah berjaya mengurangkan masalah ruang pejabat yang semakin terhad. Proses mendapatkan maklumat hanya memerlukan hanya beberapa saat asalkan diri anda di lengkapi dengan peranti elektronik dan capaian internet.
40 4.2.1 Perbandingan sistem fail dan pangkalan data Kebanyakan agensi kerajaan kebelakangan ini sedang beralih dari sistem fail kepada penggunaan sistem berkomputer dalam usaha meningkatkan kualiti kerja- kerja pengurusan. Contoh yang paling mudah adalah sistem HRMIS, e-penyata gaji, e-perolehan dan sebagainya. Dalam belanjawan 2017, kerajaan turut dilihat ingin memfokuskan kepada peningkatkan kelajuan akses internet di seluruh negara. Ini menyumbang kepada kemudahan dalam bidang perkongsian teknologi maklumat dan usaha meningkatkan kaedah penyimpanan sumber maklumat daripada sistem fail kepada sistem pangkalan data. Pengurusan maklumat menggunakan sistem berkomputer adalah salah satu langkah terkehadapan dalam usaha mewujudkan jadual kerja yang lancar dan sistematik. Berikut merupakan perbandingan antara sistem fail dan sistem pangkalan data.
41 Ciri-ciri Sistem Fail Sistem Pangkalan Data Perulangan Data Tinggi Terkawal Kedudukan data Terasing Bersepadu Pengguna Data hanya dapat digunakan oleh seseorang pengguna dalam sesuatu masa Data dapat dikongsi oleh beberapa pegguna serentak Kemaskini Data Fail yang dikemaskini mungkin menggunakan data bertentangan dengan data yang sebenar disebabkan pengemaskinian tidak dilakukan oleh pengguna akhir Terdapat perisian yang kawal keserentakan untuk membolehkan proses kemaskini data oleh ramai pengguna Keselamatan Tidak dapat digunakan oleh pengguna yang tidak sah kerana tiada kawalan keselamatan yang dilakukan Dapat kawal keselamatan data dari digunakan oleh pengguna yang tidak sah Jadual 4.1 : Perbandingan ciri –ciri sistem fail dan pangkalan data
42 4.3 MASALAH-MASALAH YANG DI HADAPI Dalam usaha mencapai objektif projek, terdapat beberapa masalah yang di hadapi selama kajian di lakukan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang benar- benar mencapai kehendak pengguna. Projek ini memerlukan sedikit masa untuk di perkenalkan kepada umum. Sifat kepercayaan rakyat Malaysia kepada sistem yang menggunakan kertas telah menebal sekian lamanya memandangkan ia telah menjadi amalan sejak dahulu. Walau bagaimanapun, usaha ke arah amalan penggunaan aplikasi perlu di teruskan kerana sokongan dari pihak kerajaan bagi mendepani cabaran teknologi digital. Sokongan dari setiap pengguna perlukan bagi meningkatkan lagi mutu perkhidmatan yang boleh di hasilkan oleh projek ini. Aplikasi ini memerlukan penggunaan yang kerap daripada pihak ini. Hal yang sedemikian akan menjadikan sistem ini lebih bermanfaat dari segi menyalurkan maklumat kepada sasaran pengguna. Namun, kehadiran aplikasi-aplikasi lain seperti facebook dan whatapp menyebabkan hebahan maklumat lebih cepat di sebarkan di sana. Satu kajian perlu di laksanakan bagi menggalakkan maklumat dan hebahan di salurkan menggunakan aplikasi ini. 4.4 CADANGAN PENYELESAIAN Bagi mendepani cabaran dunia teknologi maklumat secara digital, para pengguna perlu di persiapkan dengan pengetahuan teknologi maklumat. Untuk membudayakan teknologi bersifat digital ini, satu siri promosi penggunaan aplikasi ini perlu di laksanakan dengan bantuan institut memandangakan masih lagi terdapat mereka yang ketinggalan dalam dunia IT. Jumlah golongan ini tidaklah besar iaitu sekitar 12% dari keseluruhan sasaran penggunaan akan tetapi usaha membudayakan teknologi digital ini perlu di teruskan agar Malaysia setanding dengan negara –
43 negara barat yang telah sekian lama menjadikan teknologi maklumat sebagai budaya seharian mereka. Kandungan aplikasi yang di bangunkan ini akan lebih berkembang sekiranya ia kerap di akses oleh pengguna. Inilah tujuan utama kewujudan modul hebahan makluman dan modul kalendar dibangunkan bersama dalam aplikasi ini. Hari ini, facebook dan whatapps menjadi pilihan utama pengguna sebagai platform untuk berhubung di dalam dunia digital. Untuk mengurangkan kebergantungan kepada platform media sosial lain sebagai hebahan makluman, page facebook yang di embeded dalam perisian ini perlu kerap aktif dengan posting dari pelbagai pihak. Pada masa akan datang, page ini boleh di konfigurasi dengan aplikasi IFTTT yang mampu mengemaskini page facebook mahupun google kalendar secara automatik. IFTTT boleh di konfigurasi terus melalui laman web https://ifttt.com. IFTTT adalah salah satu kaedah untuk menjadikan aplikasi anda berinteraksi antara satu sama lain. 4.5 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Bagi memastikan setiap projek yang dihasilkan sentiasa kelihatan menarik dan diterima, kerja-kerja menaik taraf sistem perlu dilakukan dari masa ke semasa. Ini seperti syarikat-syarikat aplikasi besar dunia sentiasa menaik taraf aplikasi ciptaan mereka. Ianya bagi memastikan sistem atau aplikasi yang dibina dapat memberikan kelebihan secara maksimum. Menaik taraf sistem perlu dilakukan berdasarkan kepada sistem yang dibangunkan, seperti tujuan menaiktaraf, menyelesaikan masalah yang dihadapi serta lain-lain.
44 Bagi aplikasi sistem TKS LIVE pula, kerja –kerja menaiktaraf akan dijalankan dari masa ke semasa bersesuaian dengan perkembangan semasa. Aplikasi ini telah di terbitkan dalam aplikasi google play bagi memudahkan pelajar serta pengguna yang lain mendapatkan versi perisian yang terbaru. Gambarajah 4.1 Aplikasi TKS Live di Google Store Antara cadangan penambahbaikan yang difikirkan akan dilaksanakan untuk versi-versi perisian seterusnya adalah antaranya : i) Menaiktaraf modul hebahan maklumat kepada chatroom ii) Menambah fungsi modul slip kebenaran keluar kelas. iii) Mengemaskini grafik mengikut tema-tema semasa bagi mengelakkan pengguna cepat merasa bosan. Untuk usaha seterusnya, penambahbaikan dan penyelidikan aplikasi ini akan banyak tertumpu dengan kerjasama dengan media sosial kerana pengaruhnya yang besar kepada generasi y khususnya para pelajar bagi menggalakkan penggunaan projek ini secara kerap.
45 4.6 KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat di perolehi daripada analisis dan pemerhatian melalui projek ini ialah pengurusan data pelajar dapat digunakan dengan lebih sistematik dan dapat mengelakkan masalah kesilapan yang disebabkan oleh manusia. Sekiranya sistem yang lama masih di gunapakai, kita mungkin memerlukan sedikit ruang untuk penyimpanan sistem fail dan ini bukanlah langkah yang bijak ketika dunia berada dalam perkembangan teknologi maklumat hari demi hari. Berkenaan dengan kualiti kerja, ia dapat menjimatkan masa pensyarah dan selepas ini mereka dapat menumpukan lebih banyak masa kepada tugas pengajaran. Segala rekod-rekod dan bahan laporan boleh di bentangkan dengan kadar segara dan dimana-mana sahaja walaupun pengajar tidak ada di pejabat. Para ibu bapa juga boleh memantau tahap disiplin serta kedatangan anak mereka tanpa perlu berjumpa dengan bahagian pengurusan institut. Semuanya di hujung jari mereka. Kini, beban tugas bagi merekod dan pengurusan para pelajar tidak lagi diletakkan ke atas bahu seseorang individu. Hari ini, ianya dilaksakan secara bersama di dalam sebuah organisasi.
46 RUJUKAN Buku : Muhamad Najmi Panduan pemula PHP Mysql, 2016 Konfigurasi php 2.3, Halaman 168-170 University Press and McGraw-Hill Education. Richards, L. 1999. Using NVivo in Qualitative Research. London: SAGE Publications. Laman web: Ferdinand, T. T. (2005). Gagne’s nine events. Retrieved February 23, 2011, From http://www.w3schools.com/php/ BigProf software. Retrieved March 13, 2010, from https://www.bigprof.com/appgini/
47 Lampiran