4. 4
1. RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
Aplikasi seleksi penerimaan mahasiswa PTN ini berguna untuk memudahkan proses
seleksi yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (KEMRISTEKDIKTI) Republik
Indonesia sebagai panitia pelaksana seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri. Aplikasi
ini berfungsi untuk melakukan proses pendaftaran, mengelola ujian, dan mengumumkan hasil
kelulusan SNMPTN dan SBMPTN. Aplikasi ini dibangun pada platform web. Fitur utama
dari aplikasi ini adalah calon mahasiswa dapat melakukan registrasi SNMPTN dan SBMPTN,
kemudian melihat hasil seleksi SNMPTN dan SBMPTN.
1.1 Tujuan
Tujuan dari proyek ini adalah membuat aplikasi seleksi penerimaan mahasiswa PTN
berbasis web yang berguna untuk mempermudah proses seleksi SNMPTN dan SBMPTN
yang dilakukan oleh panitia.
1.2 Faktor Penentu Keberhasilan
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu :
• Memahami gambaran proyek secara utuh
• Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing – masing.
• Membuat keputusan dengan cepat dan tepat
• Mementingkan komunikasi
• Memantau resiko dan potensinya
• Tim kompak dan saling mempercayai
• Tidak menunda-nunda pekerjaan atau masalah
• Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
1.3 Keuntungan yang Diharapkan
Beberapa keuntungan yang diharapkan dari proyek pembuatan Aplikasi Seleksi
Penerimaan Mahasiswa PTN, antara lain adalah sebagai berikut:
Dari sisi Panitia:
Panitia tidak perlu melakukan rekap seleksi secara manual
Lebih efektif dan efisien dalam hal pengelolaan dan seleksi calon mahasiswa
Lebih mudah dalam penyimpanan data pendaftar
Dari sisi Calon Mahasiswa:
Lebih mudah dalam proses pendaftaran
Lebih mudah mengakses informasi kelulusan
1.4 Asumsi, Batasan dan Resiko
A. Asumsi
1. Kebutuhan infrastruktur, usaha yang sebenarnya, dan jadwal akan
diselesaikan setelah dilakukan identifikasi kebutuhan.
2. Detail dokumen kebutuhan (SKPL) akan disiapkan setelah dilakukan
studi di KEMRISTEKDIKTI dan akan ditanda tangani oleh klien pada
periode tertentu.
5. 5
3. Perubahan pada persetujuan dokumen kebutuhan akan diberlakukan
seperti perubahan permintaan dan modifikasi yang akan dianggap
sebagai tambahan tagihan pada klien.
4. Komitmen dari seluruh jajaran managemen dan pekerja proyek.
5. Kondisi pengembangan aplikasi aman dan kondusif.
B. Batasan
1. Waktu pelaksanaan proyek 6 bulan.
2. Anggaran dana yang ditetapkan untuk pelaksanaan dan pengelolaan
proyek tidak melebihi total kontrak proyek.
C. Resiko
Resiko utama yang mungkin muncul :
No Kategori
Resiko
Daftar Resiko
1 Teknis - Requirement kurang
- Analisa dan desain salah
- Teknologi yang digunakan berubah
2 Management
Proyek
- Estimasi kurang akurat
- Perencanaan kurang lengkap
- Pengawasan dan komunikasi kurang
- Sasaran proyek tidak konsisten
3 Lingkungan - Bencana Alam
- Kondisi Kesehatan Pekerja
4 Organisasi - Staf dan pekerja kurang berpengalaman
- Beban kerja yang terlalu menumpuk.
5 Eksternal - Perubahan keuangan akibat kondisi yang tidak
kondusif
2. JADWAL PROYEK
Secara umum jadwal dari proyek terdiri atas beberapa aktivitas utama beserta dengan
anggaran dana yang dialokasikan untuk setiap aktivitas. Berikut merupakan ringkasan jadwal
beserta anggaran dana untuk proyek pembangunan Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa
PTN.
MILESTONE
DURASI
(HARI)
TANGGAL MULAI TANGGAL BERAKHIR
1 Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN 184 11 Juni 2017 11 Desember 2017
2 Analisis Sistem 24 11 Juni 2017 04 Juli 2017
3 Melakukan wawancara dan rapat koordinasi kepada pihak client 23 11 Juni 2017 03 Juli 2017
4 Membuat Statement of Purpose,Event List dan Context Diagram 2 12 Juni 2017 13 Juni 2017
5 Membuat Usecase Diagram 2 16 Juni 2017 17 Juni 2017
6 Membuat State Diagram 2 18 Juni 2017 19 Juni 2017
7 Membuat Data Flow Diagram 4 20 Juni 2017 23 Juni 2017
6. 6
8 Membuat Kamus Data 2 24 Juni 2017 25 Juni 2017
9 Membuat Proses Spesification 5 26 Juni 2017 30 Juni 2017
10 Membuat Desain Database 2 01 Juli 2017 02 Juli 2017
11 Dokumentasi SKPL dan Project Charter 19 16 Juni 2017 04 Juli 2017
12 Desain Aplikasi 16 07 Juli 2017 22 Juli 2017
13 Membuat Desain Menu Aplikasi dan Form Entry 5 07 Juli 2017 11 Juli 2017
14 Membuat Desain Report dan Form Report 5 14 Juli 2017 18 Juli 2017
15 Dokumentasi Desain Aplikasi (DPPL) 16 07 Juli 2017 22 Juli 2017
16 Implementasi 84 23 Juli 2017 14 Oktober 2017
17 Membuat Program Aplikasi 84 23 Juli 2017 14 Oktober 2017
18 Dokumentasi Program Aplikasi 84 23 Juli 2017 14 Oktober 2017
19 Testing 10 15 Oktober 2017 24 Oktober 2017
20 Membuat List Testing Program 3 15 Oktober 2017 17 Oktober 2017
21 Melakukan Testing Program 5 20 Oktober 2017 24 Oktober 2017
22 Membuat Catatan Perbaikan 6 15 Oktober 2017 20 Oktober 2017
23 Dokumentasi Testing Program 10 15 Oktober 2017 24 Oktober 2017
24 Instalasi 16 27 Oktober 2017 11 November 2017
25 Melakukan Setting Infrastruktur dan Software Pendukung 9 27 Oktober 2017 04 November 2017
26 Instalasi Program Aplikasi 1 05 November 2017 05 November 2017
27 Membuat Dokumentasi User Guide 5 27 Oktober 2017 31 Oktober 2017
28 Melakukan Pelatihan untuk User 9 03 November 2017 11 November 2017
29 Maintenance 30 12 November 2017 11 Desember 2017
30 Pemeliharaan Aplikasi 30 12 November 2017 11 Desember 2017
3. JADWAL PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai
berikut:
1. Project Manager : memimpin tim proyek di dalam mengelola, merancang,
mengeksekusi dan menutup proyek sesuai dengan tujuan dari proyek yang telah
ditetapkan.
Project
Manager
System Analyst Dokumentator Programmer Designer
7. 7
2. System Analyst : merencanakan, mengoordinasikan, dan merekomendasikan
pemilihan perangkat lunak dan sistem, sebab sistem analis memegang peranan
penting dalam proses pengembangan sistem.
3. Dokumentator : Menyusun laporan akhir pembuatan sistem, dokumentasi
keseluruhan sistem, dan panduan pengoperasian sistem.
4. Designer : mendesain keinginan klien kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh
kedua belah pihak.
5. Programmer : membuat proyek yang diinginkan klien ke dalam bentuk web
aplikasi.
4. MANAJEMEN KOMUNIKASI
4.1 Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim
yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Aplikasi Seleksi Penerimaan
Mahasiswa PTN. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bia
dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge
transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan.
4.2 Persiapan Pertemuan (Meeting)
Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah
dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
Mendistribusikan materi meeting agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan,
hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat
dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
5. MANAJEMEN PERUBAHAN
5.1 Prosedur Kontrol Perubahan
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya
proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,
terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi jadwal dan ruang lingkup
kerja.
Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
5.2 Pengajuan Perubahan
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
(meeting reguler) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat LAMPIRAN B.1) – untuk
diajukan sebagai usulan perubahan.
Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat LAMPIRAN B.2).
5.3 Monitor Perubahan
Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
8. 8
Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana
kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan
mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila
perubahan telah diselesaikan.
9. 9
LAMPIRAN A
PERENCANAAN KOMUNIKASI
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUA
N
AGENDA WAKTU PENAGGUN
G
JAWAB
PARTISIPA
N
MASUKAN KELUARAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
- Membahas rencana kerja
dengan mengacu kepada
Perencanaan Manajemen
Proyek (Project Management
Plan)
- Penjelasan mengenai proyek
yang akan dibuat
- Pembagian Job Proyek
Sesekali,
saat
eksekusi
proyek
pertama kali
Manajer
proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
- Perencanaan
Manajemen
Proyek
- Catatan
Pertemuan dan
Rencana Kerja
Pertemuan
Tim Proyek
- Pembahasan tentang analisis
aplikasi dan perancangan
system yang akan dibangun
- Membahas/review status dan
kemajuan proyek dengan
mengacu ke Perencanaan
Manajemen Proyek
- Membahas rencana kerja
berikutnya dengan mengacu
kepada Perencanaan
Manajemen Proyek
- Memantau dan mengontrol
Regular Manajer
proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
- Perencanaan
Manajemen
Proyek
- Laporan
Kemajuan
Kerja (Project
Progress
Report) dan
Kelengkapann
ya, berupa:
Form/Catatan
Permintaan
- Rencana
Kerja
- Laporan
Kemajuan
Kerja yang
disetujui
10. 10
JENIS
PERTEMUA
N
AGENDA WAKTU PENAGGUN
G
JAWAB
PARTISIPA
N
MASUKAN KELUARAN
perubahan yang terjadi dalam
pelaksanaan proyek
- Me-review Rencana Kerja
(Action Plan) yang telah
dilakukan
Perubahan
Pertemuan
Penutupan
- Transfer pengetahuan
- Membahas serah terima proyek
- Pengujian aplikasi yang telah
dibuat
Sesekali,
menjelang
penutupan
proyek
Manajer
proyek
Seluruh
anggota tim
proyek
- Rencana
Kerja
- Laporan
Kemajuan
Kerja
- Rencana
Kerja
- Rencana
Kerja yang
diperbaharui
11. 11
2. PELAPORAN (REPORT)
JENIS ITEM WAKTU
PENANGGU
NG
DISTRIBU
SI MASUKAN KELUARAN
PELAPORA
N
JAWAB
Laporan
Kemajuan -Status
Mingguan,
atau Manajer Proyek
Seleruh
anggota - Tim Rapat
Laporan
Kemajuan
Proyek (Project -
Work Progress Detail /
Achievement
setiap hari
jum’at tim proyek - Form Proyek (Project
Progress
Report) -Deliverable & Milestone
Permintaa
n Progress Report)
-
Daftar permintaan
perubahan Perubahan
- Daftar
Permintaa
n
Perubahan
Status Acara /
Agenda -Undangan Pertemuan
Mingguan,
dikirim Manajer Proyek
Seleruh
anggota - Tim Rapat
Status Acara
Pertemuan
Pertemuan -Usulan Acara / Agenda
minimal satu
hari tim proyek - Form / (Status Meeting
(Status Meeting -
Pekerjan yang belum
diselesaikan dan sebelum Catatan Agenda)
Agenda) Permintaan perubahan pertemuan tim
Permintaa
n
-Laporan status aktivitas proyek Perubahan
Catatan
Pertemuan -Agenda
Setiap
pertemuan
Manajer dan
Tim
Pihak-pihak
terkait -
Pertemuan
/ Catatan rapat dan
(Minutes of
Meeting) -Isu yang dibahas
(regular, ad-
hoc) Proyek dan peserta Rapat rencana kerja
-
Rencana kerja, tanggal
target
pertemuan /
rapat
12. 12
LAMPIRAN B:
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir :
Nama Proyek : Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN
Manajer Proyek : Christyanto Liman
Bidang : Manajemen Aset
Nama Pengusul :
Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........
Diajukan oleh :
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:
13. 13
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek : Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN
Manajer Proyek : Christyanto Liman
Bidang : Manajemen Aset
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal
Persetujuan
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah
usulan yang diterima saja.
14. 14
LAMPIRAN C:
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek : Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN
Manajer Proyek : Christyanto Liman
Bidang : Manajemen Aset
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Fase A : Perancangan Aplikasi Dan Sumber Daya
1.1. Hasil (Deliverable) A.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
1.2. Hasil (Deliverable) A.2 Analisis Dokumen Yang Akan digunakan
1.3. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Prosedur / Flowmap Yang Berjalan
1.4. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Sumber Daya Yang Dibutuhkan
2. Fase B : Skenario Dan Penentuan Platform Kerja Yang Akan Digunakan
2.1. Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem Yang Akan Dibangun
2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi
2.1.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras
2.1.1.2. Hasil (Deliverable) B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak
2.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem
2.1.2.1. Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja System Yang Dibangun
2.1.2.2. Hasil (Deliverable) B.1.2.2 Perancangan Database
3. Fase C : Perancangan Main Egine/Framework
3.1. Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu
3.2. Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Interface
4. FASE D : CODING
4.1. Hasil (Deliverable) D.1 Pembuatan Program / Aplikasi
5. Fase E : Pengembangan Aplikasi Lanjutan
5.1.
Hasil (Deliverable) E.1 Pembuatan Program / Aplikasi
(Lanjutan)
6. Fase F : Modular Task: Perencanaan Materi, Pembuatan Model Pembelajaran
6.1. Hasil (Deliverable) F.1 Pembuatan MateriManajemen Training (Implementasi)
7. Fase G : Prototype Dan Alpha Testing
7.1. Hasil (Deliverable) G.1 Pengujian Aplikasi Oleh Manajer Proyek, Programmer Dan Pemilik
Proyek
8. Fase H : Seminar Prototype
8.1. Hasil (Deliverable) H.1 Manajemen Training Aplikasi Ke User
15. 15
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : Tanggal :
16. 16
2. PENUGASAN TIM PROYEK
PENUGASAN TIM PROYEK
(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)
Proyek : Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN
Bidang : Manajemen Aset
Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama
Project Manager Bertugas untuk mengatur budget dan
jadwal, melakukan risk analysis, dan
memastikan proyek bisa selesai tepat waktu.
Christyanto Liman
System Analyst Tugasnya adalah untuk menemukan
masalah dan memberikan solusi, dan
membuat desain system yang memenuhi
requirement. Bisa dikatakan orang yang
berada pada posisi ini.
Monica Indah
Habsari
Web Developer/
Programmer
Bertugas menulis kode program atau
merealisasikan desain sistem. Sekaligus
merancang situs bersama-sama dengan web
desainer.
Andre Exaudi Jeremy
Rumapea
Web Designer Seorang web designer bertanggung jawab
atas elemen visual dan multimedia dari
sebuah situs. Bekerja sama dengan web
developer, mereka bertugas merancang situs
baik dari segi isi maupun grafis.
Andre Exaudi Jeremy
Rumapea dan Monica
Indah Habsari
Dokumentator Bertugas membuat dokumentasi
keseluruhan proyek, dimulai dari
perancangan hingga manual user untuk
digunakan oleh pengguna.
Christyanto Liman
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer
proyek
Jabatan : Pemilik
Proyek
Tangga
l
: Tangga
l
:
17. 17
3. JADWAL PROYEK
JADWAL PROYEK
Nama Proyek : Aplikasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa PTN
Manajer Proyek : Christyanto Liman
Bidang : Manajemen Aset
Dibuat oleh: Christyanto Liman
Tanggal: 1 Desember 2016
MILESTONE
DURASI
(HARI)
TANGGA
L MULAI
TANGGAL BERAKHIR
1
Aplikasi Seleksi Penerimaan
Mahasiswa PTN
184
11 Juni
2017 11 Desember2017
2 Analisis Sistem 24
11 Juni
2017 04 Juli 2017
3
Melakukan wawancara dan rapat
koordinasi kepada pihak client
23
11 Juni
2017
03 Juli 2017
4
Membuat Statement of Purpose,
Event List dan Context Diagram
2
12 Juni
2017
13 Juni 2017
5
Membuat Usecase Diagram 2
16 Juni
2017
17 Juni 2017
6 Membuat State Diagram 2
18 Juni
2017
19 Juni 2017
7
Membuat Data Flow Diagram 4
20 Juni
2017
23 Juni 2017
8 Membuat Kamus Data 2
24 Juni
2017
25 Juni 2017
9
Membuat Proses Spesification 5
26 Juni
2017
30 Juni 2017
1
0
Membuat Desain Database 2 01 Juli 2017 02 Juli 2017
1
1
Dokumentasi SKPL dan Project
Charter
19
16 Juni
2017
04 Juli 2017
1
2
DesainAplikasi 16
07 Juli
2017
22 Juli 2017
1
3
Membuat Desain Menu Aplikasi
dan Form Entry
5 07 Juli 2017 11 Juli 2017
1
4
Membuat Desain Report dan Form
Report
5 14 Juli 2017 18 Juli 2017
1 Dokumentasi Desain Aplikasi 16 07 Juli 2017 22 Juli 2017
18. 18
5 (DPPL)
1
6
Implementasi 84
23 Juli
2017
14 Oktober 2017
1
7
Membuat Program Aplikasi 84 23 Juli 2017 14 Oktober 2017
1
8
Dokumentasi Program Aplikasi 84 23 Juli 2017 14 Oktober 2017
1
9
Testing 10
15 Oktober
2017
24 Oktober 2017
2
0
Membuat List Testing Program 3
15 Oktober
2017
17 Oktober 2017
2
1
Melakukan Testing Program 5
20 Oktober
2017
24 Oktober 2017
2
2
Membuat Catatan Perbaikan 6
15 Oktober
2017
20 Oktober 2017
2
3
Dokumentasi Testing Program 10
15 Oktober
2017
24 Oktober 2017
2
4
Instalasi 16
27 Oktober
2017
11 November 2017
2
5
Melakukan Setting Infrastruktur
dan Software Pendukung
9
27 Oktober
2017
04 November 2017
2
6
Instalasi Program Aplikasi 1
05
November
2017
05 November 2017
2
7
Membuat Dokumentasi User
Guide
5
27 Oktober
2017
31 Oktober 2017
2
8
Melakukan Pelatihan untuk User 9
03
November
2017
11 November 2017
2
9
Maintenance 30
12
November
2017
11 Desember2017
3
0
Pemeliharaan Aplikasi 30
12
November
2017
11 Desember 2017
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer
proyek
Jabatan : Pemilik Proyek