Intervento a cura di DocFlow Italia e Studio Pirola Pennuto Zei durante il Forum Retali & GDO. Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi più efficienti perché paperless, per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi competitivi pericolosi per la tenuta del comparto. Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base perché non introducono obblighi ma favoriscono la cooperazione interessata.

1. DOCFLOW e STUDIO PIROLA PENNUTO ZEI & ASSOCIATI
GARANZIE DI CONFORMITA’
LEGALE E FISCALE DELLE
APPLICAZIONI INFORMATICHE
Cenni sulle dinamiche Web 2.0
DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Un nuovo responsabile
Al Responsabile della conservazione digitale dei documenti e delle scritture
contabili, sono attribuiti diversi compiti e responsabilità ad esempio:
attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema;
verifica la funzionalità del sistema e dei programmi;
garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema;
definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale;
verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo.
Predisposizione del Manuale delle procedure della conservazione digitale
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3. Professionalità coinvolte
Il Tema della Fatturazione ed Archiviazione Elettronica è interdisciplinare e coinvolge diverse
competenze: richiede l’intervento di “specialisti” principalmente nei seguenti ambiti:
Information Technology
Software / hardware specifici
Connessione con l’infrastruttura IT esistente
Area Fiscale
Compliance del processo
Area Legale
Nuove funzioni aziendali (Responsabile della Conservazione)
Interazioni con L. 231
Area Organizzativa / Gestionale
Opportunità di revisione dei processi aziendali
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4. Le esigenze delle aziende
Ricerca di un partner tecnico affidabile che sappia affrontare le peculiarità
amministrative/gestionali
Garanzia/certificazioni di conformità del progetto
Prodotto versatile: che possa essere implementato per moduli
( dai documenti contabili alla corrispondenza)
Servizi collaterali e aggiuntivi rivolti in ambito gestionale
Preferenza per il servizio in outsourcing versus
servizio inhouse a seconda della tipologia di azienda e attività
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5. Dinamiche di lavoro web 2.0
(cenni)
Oltre l’efficienza del paperless
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6. Modello 1.0
• Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi più
efficienti perché paperless:
Fattura passiva elettronica
Fattura attiva elettronica
Trasmissione telematica di fattura tradizionale
Conservazione sostitutiva delle scritture contabili
Tenuta informatica dei libri e delle scritture contabili
• Per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi
competitivi pericolosi per la tenuta del comparto:
Canale EDI anche per Fornitori di piccole dimensioni
Sito web del Retailer a cui accedere per scaricare le fatture tradizionali, stamparle e conservarle
a proprie spese
Il fenomeno della LOCALIZZAZIONE può risultare incompatibile con questo
approccio BUY-SIDE coercitivo
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7. Modello 2.0
• Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base
perché non introducono obblighi ma favoriscono la Dipendenti Clienti
“cooperazione interessata”: Impresa
– Accesso sicuro alle informazioni di reciproco interesse Intimità
(intranet)
Ufficialità
(internet)
– Partecipazione in base alle motivazioni
– Responsabilità condivisa della creazione del valore Fornitori
– Evoluzione dei comportamenti in base agli interessi Confidenzialità
(extranet)
Azienda Rete
Modello 1.0 Modello 2.0
la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione
Ogni attore produce un Valore
Production di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali
prestabilito
contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli
Governance Il processo produttivo ha un solo owner Il processo produttivo non ha un solo owner
La proprietà degli strumenti è chiaramente
La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro
Property attribuita, ed è vincolante verso chi li
utilizzo
utilizza
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8. Un esempio pratico – la Fatturazione
INTERESSE PREVALENTE LINEE GUIDA
Il Retailer ha il maggior interesse a far Gli ordini vengono inviati ai Fornitori nel modo da
evadere gli ordini ai Fornitori lor scelto (es. fax, email, FTP, EDI), vengono
anche pubblicati su un sito e gli viene data notifica
di giacenza per email/SMS
Il Fornitore ha il maggior interesse a mettere Profilazione e Pre-booking fuori sistema contabile,
a pagamento le proprie fatture con notifica delle non conformità al Fornitore, che
può partecipare per proporne la risoluzione
Il Fornitore ha il maggior interesse ad avere Trasmissione degli estratti conto/preavvisi di
conferma delle disposizioni di pagamento pagamento e pubblicazione sul sito per i soli
Fornitori che rinunciano alla carta
Tutti hanno interesse alla conservazione I Documenti scambiati per via non cartacea,
sostitutiva vengono conservati in forma sostitutiva
gratuitamente dalla piattaforma
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9. La piattaforma Invoice 2.0
DocFlow Invoice 2.0 è il luogo virtuale di cooperazione tra Retailer e Fornitori
La conversione del comportamento dei fornitori da paper-based a paper-less è guidata dai Fornitori
stessi espansione
remunerazione HUB
La conversione adesione
in EDI da/verso 1 DocFlow Improve
ordini
i sistemi Retailer DocFlow 2
DocFlow DocFlow
è a carico della Retailer
Synergy
DDT Fornitori
piattaforma 3
fatture
DocFlow preavvisi
eDocs eDocs
pagamento
DocFlow AIPAdocs
conversione
4 trasmissione
Conservazione sostitutiva
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10. La scrivania di lavoro
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11. Ciclo attivo tradizionale
calcolare emettere trasmettere conservare incassare
Costi vivi per l'emissione, la trasmissione, e la conservazione di una fattura in formato cartaceo (esclusi i costi di billing)
SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALE
CALCOLARE N/A
EMETTERE
Stampa fattura di 1 pagina su carta € 0,075
foglio A4 0,00454 fonte burgo: €2,27/risma
toner o inchiostro b/n 0,019 fonte xerox
toner o inchiostro colori 0,121 fonte xerox
TRASMETTERE
Imbustamento 1 fattura fino a 3 pagg € 0,201
1 busta C6 Favorit 0,02134 fonte viking
costo per piegatura e affrancatura 0,18 ipotesi 30 secondi a fattura
Affrancatura (tassa governativa) € 0,610 fino a 15 gr
Trasferimento all'ufficio postale N/A
CONSERVARE
Archiviare € 0,040
fotocopia 1 pagina 0,02164
ipotesi 9 euro a raccoglitore da
Costi vivi unitari per quantità di pagine quota raccoglitore (500 fogli) 0,018
500 fogli
N. di pagine
costo in €
singola fattura
1 € 0,926 Costi unitari diretti* > 1,1 euro
Costi unitari diretti* > 1,1 euro
2 € 1,040
3 € 1,154
4 € 1,458 ** Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la
Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la
5 € 1,572 rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le
rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le
6 € 1,686 fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.
fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.
7 € 1,801
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12. Ciclo passivo tradizionale
ricevere contabilizzare verificare pagare conservare
Costi vivi per la protocollazione, la registrazione e la verifica in approvazione di una fattura
SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALE
RICEVERE
Smistamento posta € 0,74
registrazione in entrata ufficio posta 0,2 ipotesi 40 secondi a lettera
consegna alla Contabilità Fornitori 0,54 ipotesi 90 secondi a fattura
CONTABILIZZARE
Protocollare € 3,15
Apertura lettera e registrazione contabile 1,44 ipotesi 4 minuti a fattura
Annotazione del numero di protocollo 0,3 ipotesi 50 secondi a fattura
Fotocopia per giro approvazione 0,08661 ipotesi 1,5 pagine di media
Fotocopiare per giro approvazione 0,72 ipotesi 2 minuti a fattura
Trasmissione fotocopia all'ente approvatore 0,6 ipotesi 2 minuti a fattura
VERIFICARE 1 step approvativo € 2,60
Acquisizione della documentazione € 0,15
Abinamento e riconciliazione € 0,45
le non conformità costano € 4
gestione delle non conformità 1,4 cadauna e pesano per il 35%
circa del volume
chiusura della pratica 0,6
PAGARE N/A
CONSERVARE
Archiviare € 0,06
Costi vivi unitari per quantità di fatture fotocopia 1 pagina 0,03374
N. di fatture / ipotesi 12 euro a raccoglitore da
costo in € quota raccoglitore (500 fogli) 0,024
anno 500 fogli
1.000 € 6.544
5.000 € 32.722
10.000 € 65.444 ** Non considerate molte voci di costo come
Non considerate molte voci di costo come Costi unitari diretti*: > 6,5 euro
Costi unitari diretti*: > 6,5 euro
50.000 € 327.218 smarrimento fatture, assenza e
smarrimento fatture, assenza e
100.000 € 654.435 demotivazione del personale, fotocopie di
demotivazione del personale, fotocopie di
500.000 € 3.272.175 lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.
lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.
1.000.000 € 6.544.350
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13. grazie Per maggiori informazioni
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