Tài liệu giới thiệu về nguyên tắc Horenso, bao gồm các quy tắc giao tiếp 5W, 1H, 2C và 5M, nhằm nâng cao sự hiểu biết và ứng dụng trong môi trường làm việc. Nó nêu rõ các phương pháp báo cáo, hình thức liên lạc và cách xử lý tình huống trong công việc. Ngoài ra, tài liệu còn đề cập đến vai trò của Horenso trong bối cảnh Agile và tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả.

1. VTI Internal Training
Mr. Nguyễn Vũ Hưng
PM D9

2. NỘI DUNG
Giới thiệu tổng quan Horenso
Quy tắc 5W, 1H, 2C, 5M
Các hình thức liên lạc
Thực hành

3. MỤC TIÊU HORENSO
HIỂU CƠ BẢN VỀ HORENSO
ÁP DỤNG KHÉO LÉO
ỨNG BIẾN LINH HOẠT
THỰC HÀNH
THỰC TẾ

4. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
HORENSO
GIỚI THIỆU HORENSO

5. Định nghĩa Hou Ren Sou
報告
Hou(koku): Báo cáo
連絡
Sou(dan): Trao đổi
相談
Ren(raku): Liên lạc
1. Văn hoá
2. Nguyên tắc làm việc
3. Business manner
GIỚI THIỆU HORENSO

6. Hou ren sou ở “Tây”
1. Communication (channel)
2. Information
3. Logical
GIỚI THIỆU HORENSO
Hou ren sou ở “Ta”
1. Nói tròn nghĩa
2. Nói có đầu có đuôi
3. Thực tế
● Dài quá
● Vở sạch chữ đẹp
● Đối phó
● Có ai đọc đâu

7. Hou ren sou ở “Ta” (2)
GIỚI THIỆU HORENSO
“Về cơ bàn là hoàn thành”
“Rút kinh nghiệm sâu sắc”
Q: “Xong chưa?”
A: “Dạ, sắp rồi ạ.”
“Không có ùn tắc, chỉ có ùn ứ”
“Quan ngại sâu sắc”

8. Hou ren sou ở Nhật
報告
縦/Dọc
責任
Trách nhiệm
連絡
横/Ngang
気配り
Chu đáo
相談
集団/Nhóm
問題解決
Problem Solving
GIỚI THIỆU HORENSO
Là một nguyên tắc cơ bản của người đi làm
Quy tắc của tất cả mọi người
Liên tưởng tới Sơ đồ tổ chức

9. GIỚI THIỆU HORENSO
Hou ren sou ở Nhật (2)

10. GIỚI THIỆU HORENSO
Thời điểm
Báo cáo
Phương pháp
Báo cáo
Phương pháp
Liên lạc
Phương pháp
Trao đổi
Basic Hou ren sou

11. Các loại báo cáo (1)
CÁC LOẠI BÁO CÁO
BÁO CÁO MIỆNG BÁO CÁO VĂN BẢN
Ngắn gọn
Súc tích, đủ ý
Chi tiết, đầy đủ thông tin
Có thời gian suy nghĩ

12. CÁC LOẠI BÁO CÁO
Các loại báo cáo (2)
Daily Meeting
3 ~ 5 phút
Báo cáo
Tuần
Báo cáo
Dự Án
Phân tích
Dữ liệu
1. Tiến độ
2. Issue
3. Rủi ro
4. Executive Summary
Các loại
Báo cáo khác

13. 5W - 1H - 2C - 5M
TIỀN ĐỀ CHO COMMUNICATION
5W - 1H - 2C - 5M

14. 5W1H
1. Who will do this?
2. Who else will do this?
3. Who pays?
4. Who benefits?
1. What, specifically,...?
2. What next?
3. What else?
1. When, exactly, will you...?
2. When will it start/end?
3. When will I know?
1. Where else?
2. Where are you?
3. Where, exactly...?
1. Who will do this?
2. Who else will do this?
3. Who pays?
1. Why does that happen?
2. Why not?
3. (just keep asking 'why?' to find
root cause - often around 5 times)
5W - 1H - 2C - 5M

15. (5W1H)2C(5M)
1. Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra?
2. Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực
hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một
lần?)
3. Ai tiến hành kiểm tra?
4. Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5. Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến
hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta
chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng
nhất).
6. Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto
(20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 %
số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
# Dùng cho planning
5W - 1H - 2C - 5M
CONTROL
1. Công việc đó có đặc tính gì?
2. Làm thế nào để đo lường đặc
tính đó?
3. Đo lường bằng dụng cụ, máy
móc như thế nào?
4. Có bao nhiêu điểm kiểm soát
và điểm kiểm soát trọng yếu?
CHECK

16. (5W1H)(2C)5M
5W - 1H - 2C - 5M
MAN
METHOD
MONEY
MACHINE
MATERIAL
NGUỒN LỰC
5M
# Dùng cho planning

17. 5W1H: The last H
How much
1. Tốn bao nhiêu tiền
2. CEO, CFO, trưởng phòng… quan tâm nhất đến chuyện này.
5W - 1H - 2C - 5M

18. CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC

19. Hình thức liên lạc (1)
Tuỳ đối tượng, nội dung, độ khẩn cấp, độ quan trọng, nội dung cần truyền đạt
Việc đơn giản, gấp.
Nói miệng, điện thoại, (FB/Workplace, SMS) tin nhắn. Luôn và ngay
Thông báo tới nhiều người
- Tìm thời điểm có (mọi, nhiều) người
- Họp buổi sáng (chorei)
- Company FB/Workplace group
Khi nào cần báo cáo bằng văn bản
- Dữ liệu số
- Phương châm
- Quan trọng, cần lưu vết
- Phức tạp
- Liên quan nhiều người
- Dễ hiểu lầm
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC

20. Hình thức liên lạc (2): Phân loại kiểu Tây
4. Online
➢ Internal e-mails
➢ Skype/Whereby/Slack
➢ FB/Workplace
5. Messenging
6. Body language
1. Written communications
➢ internal memos
➢ staff magazines
➢ notices or posters on staff notice boards.
2. Oral communications
➢ Phone conversations between employees.
3. Face-to-face (hiệu quả nhất)
➢ Team briefings
➢ Meetings and presentations.
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC

21. Trao đổi nội bộ và đối ngoại
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
NỘI BỘ
(INTERNAL)
ĐỐI NGOẠI
(EXTERNAL)
Nội bộ nhóm, phòng, công ty
Đặc trưng: ngắn, nhanh, informal
Khuyến nghị: ưu tiên tốc độ
Với khách hàng, stakeholders
Đặc trưng: formal, dài, chỉnh chu
Khuyến nghị: formal

22. Timing
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
01
Khi làm
xong việc
02
Khi đang làm việc
(báo cáo ngắn
tiến độ, issue)
03
Khi có
sự cố
04
Khi có thay đổi (cần
confirm, xin ý kiến,
thông báo)
05
Tìm ra
kaizen
06
Khi xảy ra/gây ra
lỗi, sự cố.

23. Sou: Khi nào, như thế nào, với ai
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
1.Khi có điều băn
khoăn, lo lắng
2. Cần confirm
1. Nắm rõ điều mình
muốn hỏi
2. Trình bày rõ ràng,
ngắn gọn
1. Sếp trực tiếp
2. Người có kinh nghiệm
(senpai)
3. Đồng nghiệp

24. Xử lý khi đến muộn
1. Thông báo càng sớm càng tốt
2. Trình bày lý do
3. Liên lạc với người liên quan
a. (Các) sếp
b. Người cùng dự án
c. Người liên quan (tất)
4. Chọn kênh nhiều người đọc nhất
a. Email: all@
b. Chatwork group, skype group,
Facebook group, slack
5. Cần người backup/thay thế không?
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
Xử lý khi có việc gấp
1. Suy nghĩ từ phía người được nhờ:
Người được nhờ có sẵn sàng, hứng thú và
có thiện cảm (với mình) không?
2. Hiểu rõ nội dung cần nhờ (yêu cầu
công việc, DoD)
3. Trình bày từ đơn giản đến phức tạp
4. Trình bày từ tổng thể đến chi tiết
5. Trình bày cụ thể (mức DoD)
6. Lưu lại log (email, IM, task management
tool)

25. Hou ren sou trong Agile Manifesto
We are uncovering better ways of developing
software by doing it and helping others do it.
Through this work we have come to value:
Individuals and interactions over processes and tools
Working software over comprehensive documentation
Customer collaboration over contract negotiation
Responding to change over following a plan
That is, while there is value in the items on
the right, we value the items on the left more.
"Tương tác với khách
hàng liên tục trên tinh
thần hợp tác để đối
phó với sự thay đổi.”
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC

26. Khi nào Hou Ren Sou không chạy?
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
Report một kênh
KHÔNG report được
KHÔNG có môi trường Report

27. Cấm Hou ren sou
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
Liên lạc quá nhiều, toàn thứ cỏn con
Hou-ren-sou lẩm cẩm
1. Cái gì cần hou-ren-sou (ưu tiên)
2. Cái gì không cần?
Họp quá nhiều
1. Giảm meeting
2. Quy định tần suất báo cáo + nội dung
+ đối tượng báo cáo

28. Business manner
CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
LỊCH SỰ trong giao tiếp
BUSINESS MANNER cơ bản
GIAO TIẾP TRỰC TIẾP
với partner Người Nhật

29. CÁC HÌNH THỨC LIÊN LẠC
Công cụ hou-ren-sou

30. THỰC HÀNH
THỰC HÀNH

31. BÁO CÁO
Báo cáo ngày
Báo cáo tuần
(của team members cho nhau,
trong một dự án)
Báo cáo sprint/iteration
(team members cho nhau và
cho cấp trên, trong nội bộ công ty)
Báo cáo hoàn thành dự án
(team members cho khách hàng)
Báo cáo lỗi phần mềm
(dev team báo cáo cho khách hàng,
ảnh hưởng lớn tới user, luôn và
ngay)
THÔNG BÁO
Thông báo khi đi muộn
(của staff cho toàn bộ nhân viên
+ người liên quan)
Thông báo sự kiện team
building toàn công ty
GIẢI TRÌNH
Project Report: Executive
summary (Software)
Giải trình dự án chậm tiến độ
THỰC HÀNH

32. Giải trình dự án chậm tiến độ
(Đường Sắt trên cao Cát Linh - Hà Đông)
- Về tiến độ
- Về chất lượng
- Về chi phí
Nguồn thông tin: VNExpress, Vietnamnet
THỰC HÀNH
Một số tình huống

33. nCoV Report
(Infographic)
THỰC HÀNH

34. THỰC HÀNH
Một số tình huống
Tắc đường, bạn sẽ
đến họp chậm với
khách hàng?!
3/5 thành viên dự án xin nghỉ.
Là 01 PM, bạn trao đổi với
sếp thế nào?
Anh ơi em bị chậm 3 tuần
(một bạn nữ thủ thỉ tâm sự với b
ạn trai vừa quen 1 tuần)

35. (Project) Communication in PMP
Planning
1. Defining the audience
2. Defining the requirements
3. Building a communications schedule
4. Finding the responsible team member
5. Defining the medium of communication
6. Preparing the content
Tools
1. Email
2. IM
3. Phone
4. Internet
5. MSG...
Outputs
1. Reports like direct mail, online informational
output
2. To management in the form of e-mail,
discussion forums
3. To stakeholders in form of advertisement,
public relations
Outputs
1. It can have graphs, histograms, charts of various form or tables which
can show the structure of the budget and its analysis.
2. The future analysis can be done also.
3. If any changes or corrections has to made in the report this has to be
done immediately and notify the team about the update.
4. It can be mailed directly to them.In order to involve the stakeholder they
should be told about the planning process, the different stages, roles
and importance of these. The knowledge of all these steps are
important to them in order to understand their involvement in the
phase.

36. Tham khảo
1. http://mana.hirotam.com/hourenso.html
2. https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%A0%B1%E3%83%BB%E9%80%A3%E3%83%BB%E7%9B%B8#.E4.BD.BF.E7.94.A8.E7.94.A8.E9.80.94
3. http://flot.co.jp/manabu/960
4. http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/
5. https://ttungit.wordpress.com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-
hao/press.com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-hao/
6. http://businesscasestudies.co.uk/hmrc/getting-the-message-across-the-importance-of-good-communications/methods-of-
communication.html#axzz4JSwuqTYb
7. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm
8. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm
9. https://en.wikibooks.org/wiki/Project_Management/PMBOK/Communications_Management
10. http://agilemanifesto.org/
11. http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0910/10/news001.html