Basic IT Project Management Terminologies: Những thuật ngữ về quản lý dự án (công nghệ thông tin) cơ bản. File gốc: https://goo.gl/QUNCWv

1. Basic (IT) Project
Management Terminologies(Một số khái niệm về quản lý dự án IT)
Nguyễn Vũ Hưng
2018/02/21

2. Content/Agenda
Scope
Estimation
Requirement
Process
Basic/Detail Design
Communication
Leadership
Team Management
Negotiation
Personal Organization
Risk Management
Plan/Planning
Closing Process
Buferring
Input/Output
PMP
Agile
Sales/Pre-sales
Gantt Chart
User Stories
Backlog
Task Managment
Kanban
Kaizen
CI/CD
DevOps
PMO
CCB (Change Control Board)
Trello
Jira/BacklogTool/Redmine
Source Code Control
Change Request
Design Pattern
Anti-Pattern

3. Tài liệu này dành cho ai
1. Người muốn hiểu thêm về quản lý dự án công nghệ thông tin
2. Muốn trở thành những vị trí quản lý dự án IT như IT project manager, IT
project lead, kỹ sư cầu nối

4. Tài liệu viết về cái gì
1. Những từ khoá, khái niệm quan trọng mà người làm quản lý dự án cần biết
2. Những kiến thức, định nghĩa cơ bản về khái niệm đó
3. Từ khoá, nguồn thông tin để PM wannabe tự tìm hiểu thêm

5. Vì sao tôi viết tài liệu này
1. Để không phải trả lời những câu hỏi về quản lý dự án lặp đi lặp lại từ nhiều
người
2. Để chỉ cần phải gửi một link cho những người đi sau (muốn trở thành project
manager, project lead…) khi họ hỏi những câu hỏi ngu và thông minh, hoặc
về định hướng nghề nghiệp

6. Cách dùng tài liệu này
1. Đọc từ đầu đến cuối
2. Tìm các từ khoá mà mình quan tâm
3. Tự tìm hiểu các từ khoá/khái niệm đó
4. Áp dụng/đối chiếu vào dự án thực tế
5. Tham vấn từ những người có kinh nghiệm

7. Scope
1. Phạm vi (dự án, công việc)
2. Làm cái gì
3. Không làm cái gì
4. Quản lý scope là việc quan trọng bậc nhất của dự án phần mềm

8. Estimation
1. Ước lượng dự án tốn bao nhiêu
a. Công số (tiền)
b. Thời gian làm
c. Bao nhiêu người (nhân sự)
2. Liên quan đến
a. Scope,
b. Time,
c. Risk
d. Resources (người, vật tư)
3. Càng làm nhiều estimation càng chính xác
4. Estimate khi ít thông tin: Độ chính xác thấp
5. Việc càng to, độ chính xác càng thấp
6. Cách estimate
a. Kinh nghiệm
b. Tham số
c. Xem PMP

9. Requirement
1. Yêu cầu công việc
2. Hai loại requirements
a. Functional Requirements
b. Non-Functional Requirements
i. UI/UX
ii. Security
iii. Speed, performance
iv. Human Resources
3. Requirement Defintion
a. Định nghĩa yêu cầu công việc
b. Làm trước, trong khi tiến hành công việc

10. Process
1. Quy trình
a. Waterfall-ish: Requirement, Design, Implementation, Integration, Deployment, Operation
2. Tiểu quy trình
a. Quy trình review
b. Quy trình dịch
c. Quy trình deploy
3. Input/output của quy trình
a. Mọi (tiểu) quy trình đều có input, output
b. Định nghĩa DoD của các quy trình

11. Basic/Detail Design
1. Thiết kế cơ bản và chi tiết
2. Tuỳ yêu cầu, có thể làm hay không làm
3. Input của công đoạn implementation
4. Output của công đoạn Requirement Defintion
5. Tài liệu Design gồm gì?
a. Database design
b. Screen design
c. Mô tả chức năng,
d. SRC
e. API
f. System architecture…
6. Vừa đủ, không thiếu không thừa
7. DoD
a. Dev nói là “đủ code" là (design được cho là) OK

12. Communication
1. Face-to-face
2. Viết vs. nói
3. Slack, Zalo, Skype…
4. Ticket management system, mô tả, comment
5. Title của ticket
6. Nói ngắn và dài
7. Git commit log

13. Leadership
1. Lãnh đạo nhóm
2. Quyền lực chuyên gia
3. Quyền lực hành chính
4. Leadership (lãnh đạo) != management (quản lý)
5. Tầm ảnh hưởng
6. Tâm và tầm
7. Định hướng và chiến lược

14. Team Management
1. Quản lý cả nhóm
2. Đối tượng quản lý chính
a. Con người
b. Công việc
c. Đào tạo
d. Định hướng nghề nghiệp
e. Hỗ trợ
f. Issue, rủi ro
3. Làm việc cùng/Quản lý người Bắc vs Nam
4. Yếu tố văn hoá
5. Nam và nữ
6. Tuổi tác và kinh nghiệm

15. Negotiation
1. Kỹ năng mềm quan trọng
2. Mặc cả (đàm phán) với khách hàng
3. Mặc cả với members
4. Nguyên tắc
a. Lấy trung bình cộng
b. Đưa ra quyết định muộn
c. Có nguyên tắc và mức của mình (bí mật)
5. Tự học thêm

16. Personal Organization (?)
1. Quản lý thời gian của chính mình
2. Quản lý TODO
3. Quản lý calendar
4. Quản lý mục tiêu
5. Dự án cuộc đời
6. Phân tích SWOT

17. Risk Management
1. Risk: Khó (quản lý) nhất
2. Cần kinh nghiệm
3. Tham vấn người có kinh nghiệm
4. Ví dụ: Mua bạt che mưa, cần không?

18. Plan and Planning
1. Plan = Bản kế hoạch
2. Planning = Việc lên kế hoạch
3. Có thể không cần Plan nhưng Planning là activity rất có ý nghĩa

19. Closing Process
1. Close để lấy tiền
a. (Nghiệm thu, tất toán, thanh toán),
b. DoD
c. Soi lại hợp đồng
d. Mặc cả: Xong chưa? Cầm làm thêm gì? Charge tiền không?
2. Là công đoạn khó nhất
3. Cần kỹ năng mềm, quyết đoán, cương quyết, khéo léo

20. Buffer(ing)
1. Buffering = Phòng tránh rủi ro
2. Thêm công số khi estimate
3. Quy định buffering của công ty
4. Một quy trình điển hình
a. Dev estimate
b. Team Lead buffer, thêm vài chục %
c. CEO buffer thêm vài chục phần trăm
d. Báo giá khách hàng

21. Input/Output
Bất kỳ công đoạn, việc gì đều có đầu vào, đầu ra
Định nghĩa DoD của Input, Output

22. PMP
Tài liệu, cộng đồng PMP
http://vietpmp.com/forums/8-Tai-Nguyen-PMP.html
http://vietpmp.com/forum.php

23. Agile
1. Linh hoạt
2. Là
a. Triết lý
b. Best practices
c. Bộ tools
3. Thích hợp cho phát triển dịch vụ, sản phẩm liên tục
4. Hướng tới sự thay đổi
5. Tập trung vào giá trị đem lại cho khách hàng
6. Tuyên ngôn Agile
7. Nguyên tắc Agile

24. Sales/Pre-sales
1. Trước khi phát triển, cần lấy dự án về
a. Sales: Quan hệ, nhậu nhẹt
b. Pre-sales: Tập trung vào kỹ thuật
2. Báo giá
3. Tìm hiểu yêu cầu
4. Mockup
5. Request for Proposal
6. Request for Quotation

25. Gantt Chart
1. Biểu đồ Găng
2. Đặc trưng của dự án lên kế hoạch dạng waterfall
3. Agile vs Water: Đá nhau, nhưng cộng sinh được
4. Khách hàng (cổ điển, phi IT) muốn tiến độ, kế hoạch dạng Gantt chart
5. Team chiều khách hàng và người phi IT

26. User Stories
1. Một định dạng ở viết yêu cầu khách hàng
2. Phổ biến trong giới Agile
3. Estimation tương đối
4. Estimate theo point (điểm)
5. Ví dụ: Với tư cách là ..., tôi muốn...

27. Backlog
1. Danh sách việc cần phải làm
2. Mọi thứ cần làm, ý tưởng, issues, nháp… đưa hết vào backlog
3. Độ ưu tiên công việc, đánh số, tương đối vs. tuyệt đối
4. Độ lớn công việc (tương đối vs. tuyệt đối)
5. Các tầng (swim-lane) của backlog (dạng kanban)
a. Backlog thô
b. Backlog đã xử lý qua yêu cầu (có confirm với người ra đầu bài)
c. TODO list → Product backlog → Sprint backlog
6. Ví vụ về backlog (+kanban)
a. TODO - DOING - DONE
b. TODO - DOING - VERIFY - DONE

28. Task Management
1. Task = tác vụ, là đơn vị nhỏ (nhất) quản lý công việc trong dự án IT
2. Breakdown: Nhỏ nhất có thể
3. Nhỏ nhưng đừng nhỏ quả
4. Đủ nhỏ ở mức quản lý được
5. Không quá lớn để làm tốn công quản lý
6. Nguyên tắc 4h, nguyên tắc 8h
7. DoD của task
8. "You are OK, I am OK. (But) We are not OK"
9. Task dependencies
a. End-to-Start
b. Start-to-Start

29. Kanban
1. Ví dụ về backlog (+kanban)
a. TODO - DOING - DONE
b. TODO - DOING - VERIFY - DONE
2. Xây theo quy trình
a. Requirement, Design, Implement, (Verify), Done
b. TODO - DOING - DONE (đơn giản nhất)
3. Customize theo quy trình đặc thù của dự án

30. Kaizen
1. Kaizen = cải tiến (liên tục) (tiếng Nhật)
2. Dùng nguyên xi cho tiếng Anh, Việt
3. Một quy trình đặc biệt, đặc thù ở Nhật
4. Tốt, tốt hơn nữa
5. Tốt hơn, ít một thôi, hàng ngày
6. Không tham
7. Không optimize quá nhiều
8. 1% kaizen liên tục trong 1 năm là bao nhiêu phần trăm?

31. CI/CD
1. Một practice của Agile
2. Liên tục
3. Giảm thao tác thủ công
4. Quy trình hoá
5. Liên quan DevOps
6. Thể hiện tốt mối quan hệ giữa
a. Con người
b. Quy trình
c. Công cụ

32. PMO
1. Project Management Office
a. Một ban
2. (Nhóm) Người có nhiều kinh nghiệm PM
3. Hỗ trợ, tư vấn PM (Project Managers)
4. Có thể gồm C-Level, tư vấn ngoài
5. Có thể gồm những PM có kinh nghiệm trong tổ chức

33. CCB (Change Control Board)
1. Một nhóm người (trong dự án, stakeholders), có nhiệm vụ xem xét, phê duyệt
dự thay đổi yêu cầu của dự án
2. Quy việc quản lý thay đổi về một mối
3. Thực tế: Dự án hay chết vì (PM) quản lý sự thay đổi (bao gồm change
request) yếu kém

34. (Một chút về) Trello
1. Một thực thi của Kanban
2. Dành cho mọi người, ai cũng dùng được
a. Khách hàng → Dev/BA/PM
3. Công cụ quản lý task trong phát triển
a. Khách trello
4. Không quản lý được đặc thù công việc của IT

35. (Một chút về) Jira/BacklogTool/Redmine
Là một công cụ quản lý công việc, mã nguồn cho dự án

36. Source Code Control
1. Git
2. Subversion

37. Change Request
1. Change Request = Yêu cầu thay đổi
2. Nguồn thay đổi
a. Từ phía khách hàng: Độ ưu tiên cao (hơn), log lại time, đàm phán, confirm (để tính tiền)
b. Từ nội bộ: Các sếp, từ các bộ phận (như Q&A), làm report
c. Từ nội bộ team: Các task fix lỗi team tự phát hiện, improvement, tối ưu, trả technical debt (ưu
tiên thấp hơn)

38. Design Patterns
Người quản lý cần biết về design patterns
Pattern/Anti-Patterns trong cả các mảng kỹ thuật, phi kỹ thuật, quản lý, nhân sự.

39. Anti-Patterns
Những pattern sai, dẫn đến thất bại.
Pattern/Anti-Patterns trong cả các mảng kỹ thuật, phi kỹ thuật, quản lý, nhân sự.

40. Design Document bao gồm những gì?
1. Tuỳ đặc thù dự án, tài liệu thiết kế đòi hỏi khác nhau
2. Để có thể code được, (ví dụ) cần
a. Ví dụ #1 (tài liệu thiết kế)
i. Thiết kế màn hình/mockup
ii. Thiết kế DB
b. Ví dụ #2 (thiết kế chức năng)
i. Tài liệu mô tả chức năng
c. Yêu cầu (requirements)
i. (High level requirements)
ii. Mức độ cơ bản
iii. Mức độ chi tiết

41. DoD
1. Định nghĩa (thế nào là) hoàn thành (xong, done)
2. Giảm thiểu tranh cãi giữa bên giao việc và nhận việc
3. Có một cái nhìn chung về yêu cầu công việc
a. (Người) Đưa ra (đầu bài)
b. (Người nhận) Việc cần làm (sản phẩm đầu ra)
4. Áp dụng cho mọi công đoạn, mọi loại việc
5. Định nghĩa trước khi bắt đầu công việc

42. RACI
1. Bảng mô tả phân công vai trò, trách nhiệm
2. Định nghĩa, ai, làm gì
3. Định nghĩa ai KHÔNG làm gì (rất quan trọng)
4. Định nghĩa ai làm chính, ai làm phụ (hỗ trợ, tư vấn, theo dõi, backup)
5. Trách nhiệm liên đới giữa các thành viên

43. Training/Đào tạo
1. Đào tạo là việc cần làm của người quản lý
2. Tự đào tạo
3. Định hướng nghề nghiệp cho thành viên
4. Phát triển kỹ năng thành viên
5. Phân tích điểm mạnh yếu từng người (SWOT)
6. Đúng người, đúng việc
7. Tạo động lực

44. (Requirement) Traceability
1. Vết requirement
2. Lần ngược lại khi có vấn đề xảy ra
a. Những gì liên quan
b. Ở bước nào?
c. Loại trừ yếu tố (không) liên quan
3. Ví dụ: Xảy ra lỗi hệ thống
a. (Lần ngược theo quy trình)
b. (Để tìm ra nguyên nhân (gốc rễ))
c. Bước 1: Kiểm tra quá trình deploy
d. Bước 2: Kiểm tra quá trình tích hợp
e. Bước 3: Kiểm tra quá trình thực thi (code + unit test)
f. Bước 4: Kiểm tra thiết kế
g. Bước 5: Kiểm tra yêu cầu

45. Một số công cụ quản lý dự án (task)
Jira, gitlab, backlog.jp/backlogtool, trello, bitbucket, versionone, Team foundation,
redmine, asana, zoho, (thuần) (google) sheets.

46. Một số công cụ quản lý ticket (issues, defects, bugs)
(Giống công cụ quản lý dự án ticket)
Jira, gitlab, backlog.jp/backlogtool, trello, bitbucket, versionone, Team foundation,
redmine, asana, zoho, (thuần) (google) sheets.

47. Communication Tools
Slack, Skype, Chatwork, Gitter, Zalo, Facebook Messenger, Viber, Discord,
Whatsapp.

48. RFP: Request for Proposal
1. Tài liệu mà bên A gửi cho các bên B yêu cầu đề xuất, báo giá
2. RFQ: Request for Quotation

49. Critical Path
1. Critical Path: Những task A1, A2, A3… phải hoàn thành xong thì mới làm
được B
2. Task dependencies
3. Ở dạng graph

50. Procurement Management
1. Quản lý mua sắm
2. Mua người
a. Cần bao nhiêu người, bao giờ cần, skill ra sao
3. Mua thiết bị
a. Thiết bị test, máy chủ
4. Mua công cụ
a. Công cụ quản lý dự án (Jira…)
b. Công cụ trao đổi (slack…)
5. Câu hỏi 5W2H
a. 2nd H: “How much?” (Tốn bao nhiêu tiền)

51. Types of Contract
1. Loại hợp đồng
2. Fixed timed, fixed price
3. Time and material (T&M)
4. Labo contract
5. ODC (offshore development center)

52. References
1. PMBOK, PMP
2. Basic/Advanced Scrum Framework
3. Project Management (chia sẻ)
4. Các loại nghề CNTT
5. Mindmap and Plan/Planning
6. Hou-ren-sou
7. Anti-Patterns
8. Beyond Project Management
9. Project Management with Jira
10.Processes examples in IT projects

53. Basic (IT) Project
Management Terminologies(Một số khái niệm về quản lý dự án IT)
Nguyễn Vũ Hưng
First created: 2017/09/21