44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL?
45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc.
46. Sắp xếp nơi làm việc
47. Quản lý thông tin và Công việc
48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh
49. Chương trình hóa tổng thể
50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
52. 2Nhận diện các vai trò
53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò
54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
56. 6 2Đánh giá
57. ĐI TÌM KHO BÁU
58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
59. Quản trị thời gian
60. Nhật ký thời gian
61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1
62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2
63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3
64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4
65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4
66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi
Bạn lúng túng trước những tình huống, sự việc phát sinh không mong muốn?
Bạn đã dành thời gian liệt kê các việc cần làm nhưng không sao kiểm soát và hoàn thành được đúng tiến độ?
Bạn rơi vào tình trạng "quá tải", kém sáng tạo và luôn cảm thấy bị thời gian rượt đuổi?
44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL?
45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc.
46. Sắp xếp nơi làm việc
47. Quản lý thông tin và Công việc
48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh
49. Chương trình hóa tổng thể
50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
52. 2Nhận diện các vai trò
53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò
54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
56. 6 2Đánh giá
57. ĐI TÌM KHO BÁU
58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
59. Quản trị thời gian
60. Nhật ký thời gian
61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1
62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2
63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3
64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4
65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4
66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi
Bạn lúng túng trước những tình huống, sự việc phát sinh không mong muốn?
Bạn đã dành thời gian liệt kê các việc cần làm nhưng không sao kiểm soát và hoàn thành được đúng tiến độ?
Bạn rơi vào tình trạng "quá tải", kém sáng tạo và luôn cảm thấy bị thời gian rượt đuổi?
Training Store - Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian - Quản Lý Bản ThânTraining Store
Đặt mua đầy đủ tài liệu Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian - Quản Lý Bản Thân tại www.trainingstore.vn
Kỹ năng quản lý thời gian - kỹ năng quản lý bản thân là yếu tố quan trọng hàng đầu cho sự thành công và đạt hiệu quả trong công việc. Với chiến lược quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể kiểm soát tốt khối lượng công việc và hạn chế rơi vào các tình huống khủng hoảng bởi công việc quá tải. Nhờ thế bạn có thể có thể giảm stress cũng như nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Đỉnh cao của quản lý thời gian - quản lý bản thân là dành phần lớn thời gian để tập trung vào các công việc chiến lược, có tầm ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển bản thân và tổ chức.
Với vị trí là nhân viên sales/ marketing, bạn có đang gặp phải những tình trạng sau?
- Công việc dàn trải, hay chậm deadline
- Khó chốt hợp đồng, doanh thu lẹt đẹt
- Hiệu suất thấp, tốn time để tán gẫu, giải trí ngoài công việc
- Khách hàng thường xuyên phàn nàn chất lượng phục vụ chậm trễ
Điều này không chỉ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc mà còn làm đứt mạch doanh thu, khiến doanh nghiệp phá triển ì ạch, khó tiến lên.
Nguyên nhân ở đây là các bạn chưa biết phân bổ khung thời gian làm việc một cách tối ưu: Việc gì cần giải quyết ngay, việc gì cần lên kế hoạch hay cần loại bỏ.
LÀM SAO ĐỂ GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG TRÊN
Bạn đã từng nghe đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower, nhờ vào việc phân bổ các luồng công việc theo các mức độ Khẩn Cấp và Quan Trọng
Các bạn có thể trở nên "nhàn nhã" hơn với lịch làm việc bận rộn của mình mà hiệu suất vẫn được nâng cao.
Để giúp các bạn hiểu cặn kẽ và áp dụng chính xác ma trận này, SlimCRM.vn xin gửi đến Hướng dẫn "Tăng 150% hiệu suất công việc với ma trận quản lý thời gian Eisenhower".Bao gồm những chỉ dẫn, ví dụ và công cụ dễ dàng áp dụng .
Training Store - Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian - Quản Lý Bản ThânTraining Store
Đặt mua đầy đủ tài liệu Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian - Quản Lý Bản Thân tại www.trainingstore.vn
Kỹ năng quản lý thời gian - kỹ năng quản lý bản thân là yếu tố quan trọng hàng đầu cho sự thành công và đạt hiệu quả trong công việc. Với chiến lược quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể kiểm soát tốt khối lượng công việc và hạn chế rơi vào các tình huống khủng hoảng bởi công việc quá tải. Nhờ thế bạn có thể có thể giảm stress cũng như nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Đỉnh cao của quản lý thời gian - quản lý bản thân là dành phần lớn thời gian để tập trung vào các công việc chiến lược, có tầm ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển bản thân và tổ chức.
Với vị trí là nhân viên sales/ marketing, bạn có đang gặp phải những tình trạng sau?
- Công việc dàn trải, hay chậm deadline
- Khó chốt hợp đồng, doanh thu lẹt đẹt
- Hiệu suất thấp, tốn time để tán gẫu, giải trí ngoài công việc
- Khách hàng thường xuyên phàn nàn chất lượng phục vụ chậm trễ
Điều này không chỉ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc mà còn làm đứt mạch doanh thu, khiến doanh nghiệp phá triển ì ạch, khó tiến lên.
Nguyên nhân ở đây là các bạn chưa biết phân bổ khung thời gian làm việc một cách tối ưu: Việc gì cần giải quyết ngay, việc gì cần lên kế hoạch hay cần loại bỏ.
LÀM SAO ĐỂ GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG TRÊN
Bạn đã từng nghe đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower, nhờ vào việc phân bổ các luồng công việc theo các mức độ Khẩn Cấp và Quan Trọng
Các bạn có thể trở nên "nhàn nhã" hơn với lịch làm việc bận rộn của mình mà hiệu suất vẫn được nâng cao.
Để giúp các bạn hiểu cặn kẽ và áp dụng chính xác ma trận này, SlimCRM.vn xin gửi đến Hướng dẫn "Tăng 150% hiệu suất công việc với ma trận quản lý thời gian Eisenhower".Bao gồm những chỉ dẫn, ví dụ và công cụ dễ dàng áp dụng .
Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.
Ðược chia sẻ bởi: http://biquyethoctap.com/
Cộng Đồng Chia Sẻ Bí Quyết Học Tập
Học viện Kỹ năng Masterskills - 21 Nguyên Tắc Để Hoàn Thành Công Việc Hiệu QuảMasterSkills Institute
Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu
Chúng ta phải làm rõ với chính bản thân mình về những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Khi biết rõ điều mình mong muốn và nắm được phương pháp để đạt mục tiêu, chúng ta sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn những công việc cần làm.
Chương trình đào tạo “Kỹ năng làm việc hiệu quả” do Trường đào tạo Doanh nhân PTI thiết kế sẽ trang bị cho các cán bộ, nhân viên trong công ty những phương pháp, công cụ để làm việc một cách hữu hiệu nhất.
Học viện Quản trị HRD Academy là đối tác có uy tín hàng đầu trong tối ưu năng lực tổ chức. Thông qua hoạt động tư vấn, huấn luyện & cố vấn, HRD Academy đã đồng hành với hàng trăm Doanh nghiệp trong quá trình đánh giá năng lực đội ngũ, năng lực tổ chức, đưa ra giải pháp và thực thi giải pháp để phát triển các năng lực đó.
[Leaderbook] Làm thế nào quản lý hiệu quả trong một tổ chức ma trận
Presentation - Ky Nang Quan Ly Thoi Gian - Quan Ly Ban Than
1. Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
Quản Lý Bản Thân
Tài Liệu Đào Tạo Nội Bộ Chuyên Nghiệp
contact@trainingstore.vn
2. Nội Dung
1. Thời Gian Là Gì?
2. Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
3. Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
4. Lên Kế Hoạch
5. Sắp Xếp Bàn Làm Việc
6. Vượt Qua Sự Trì Hoãn
7. Quản Lý Khủng Hoảng
8. Trao Quyền
9. Kiểm Soát Cuộc Họp
10. Quản Lý Thời Gian Của Người Khác
2
3. Phần 1
Thời Gian Là Gì?
Thời gian là một tài nguyên vô giá!
Chúng ta không thể quản lý thời gian nhưng có thể quản
lý bản thân!
3
4. Phần 2
Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
Đối với những ai không biết mình sẽ đi về đâu, thì
đi con đường nào cũng không quan trọng!
4
5. Thiết Lập Mục Tiêu, Mục Đích
SỨC MẠNH CỦA 3P:
– POSITIVE
–
PERSONAL
– POSSIBLE
MỤC TIÊU VÀ MỤC ĐÍCH
NGUYÊN TẮC SMART
CHIA NHỎ MỤC TIÊU
5
6. Phần 3
Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
Quản Lý Thời Gian Và Quản Lý Bản Thân.
Thiết Lập Công Việc Ưu Tiên Và Cam Kết Thực Hiện.
Thay Đổi Những Thói Quen Lãng Phí Thời Gian.
Tích Cực Tìm Ra Cách Thức Tốt Nhất Để Tối Ưu Hóa Thời
Gian.
6
7. Nguyên Lý 80/20
20%
NỔ LỰC
80%
KẾT QUẢ
Nguyên lý 80/20 của Pareto:
80% kết quả đến từ 20% hành động.
7
8. Ma Trận Quản Lý Thời Gian
VIỆC QUAN TRỌNG
CAO
THẤP
Không khẩn cấp
Khẩn cấp và quan
nhưng quan
trọng
trọng
Khẩn cấp nhưng
không quan
trọng
Không khẩn cấp
và không quan
trọng
BÂY GIỜ VIỆC KHẨN CẤP
-8-
SAU ĐÓ
9. Phần 4
Lên Kế Hoạch
Để quản lý thời gian – quản lý bản thân thành công
cần phải:
Luôn giữ vững hiệu suất làm việc cao.
Lên kế hoạch mỗi ngày và cam kết thực hiện.
Tập trung vào những công việc được ưu tiên.
9
10. Những Kỹ Thuật Lên Kế Hoạch
Sắp Xếp Công Việc Theo Thứ Tự Ưu Tiên
Hòn Đá – Đá Cuội – Sỏi – Nước
Kỹ Thuật Chia Nhỏ Công Việc
Sẵn Sàng – Hành Động – Điều Chỉnh
- 10 -
11. Phần 5
Sắp Xếp Bàn Làm Việc (1)
Sắp xếp tài liệu một cách hệ thống:
– Tài liệu làm việc.
– Tài liệu tham khảo.
– Tài liệu cần lưu trữ.
11
12. Sắp Xếp Bàn Làm Việc (2)
Nguyên tắc 4D
DO
• Nếu tài liệu có thể hoàn thành trong 15 phút hoặc ít hơn,
hãy giải quyết ngay lập tức.
(Làm)
DELETE
(BỎ ĐI)
DEFER
• Nếu tài liệu không cần thiết, hãy bỏ đi.
• Nếu tài liệu cần dùng sau, hãy sắp xếp lại.
• Nếu tài liệu tốn nhiều thời gian và không được ưu tiên hay
không có trong kế hoạch, hãy tạm để sang một bên.
(TRÌ HOÃN)
DELEGATE
• Nếu tài liệu không phải là trách nhiệm của bạn và đồng
nghiệp có thể thực hiện tốt hơn, hãy giao phó.
(TRAO QUYỀN)
12
13. Phần 6
Vượt Qua Sự Trì Hoãn
Sự trì hoãn nghĩa là hoãn lại công việc
đáng lẽ phải được hoàn thành trước
tiên.
Sự trì hoãn là tên trộm những giấc mơ!
13
14. Nguyên Nhân Gây Ra
Sự Trì Hoãn
Lãng phí thời gian:
– Không có thời hạn cuối cùng cụ thể.
– Không có sẵn nguồn lực cần thiết.
– Chờ đợi người khác.
Tính chất công việc:
– Công việc quá nhiều! Không biết bắt
đầu từ đâu.
– Công việc quá khả năng.
Cảm xúc tiêu cực:
– Không có đam mê với công việc.
– Thiếu động lực.
14
– Lo sợ thất bại!
15. Vượt Qua Sự Trì Hoãn
Kỹ Thuật Eat That Frog
Các Kỹ Thuật Khác
- 15 -
16. Phần 7
Quản Lý Khủng Hoảng
Chúng ta không thể
lên kế hoạch cho mọi
thứ. Chúng ta cũng
không thể loại bỏ rủi
ro hay khủng hoảng
nhưng chúng ta có thể
quản lý chúng.
Khủng hoảng vừa là mối đe dọa vừa là cơ hội.
16
17. Quản Lý Khủng Hoảng
Bước 1
– Tìm hiểu vấn đề để nắm bắt tình hình.
Bước 2
– Tiến hành quá trình giải quyết vấn đề.
Bước 3
– Lên kế hoạch chi tiết.
Bước 4
– Thực hiện kế hoạch với hệ thống quản lý thích hợp.
Bước 5
– Đúc kết kinh nghiệm.
17
18. Phần 8
Trao Quyền
Bằng cách phân công hợp lý, bạn có thể làm được nhiều việc
hơn và có thể giúp người khác phát triển!
18
19. Các Cấp Độ Người
Được Ủy Thác
Hành động trước và báo
cáo theo định kỳ.
Hành động và báo cáo kết
quả ngay tức thì.
Đề nghị công việc và tiến
hành ngay sau đó.
Đề nghị được giao công
việc.
Chờ đợi được giao công
việc.
19
20. Phần 9
Kiểm Soát Cuộc Họp
Bởi vì có quá nhiều cuộc họp thiếu mục đích và tổ chức, nên
chúng ta cần tiến hành những cuộc họp tốt hơn bằng việc sử
dụng thời gian hiệu quả.
20
21. Những Cách
Kiểm Soát Cuộc Họp
Giảm thiểu thời gian họp
Phương pháp PAT
Xây dựng nội dung cuộc họp
Xác định vai trò người tham dự
Những hình thức thay thế cho
cuộc họp
21
22. Phần 10
Quản Lý Thời Gian
Của Người Khác
Giao tiếp tốt
Phân công hiệu quả
Quản lý đồng nghiệp
Quản lý cấp trên
Kỹ thuật khước từ (Monkey
Management)
22
23. Giới Thiệu Về Training Store
Training Store là dịch vụ phát triển đội ngũ
giảng viên và cung cấp các tài liệu đào tạo –
huấn luyện chuyên nghiệp dành cho nội bộ,
tổ chức doanh nghiệp.
Dịch vụ này được triển khai bởi công ty đầu
tư giáo dục Talent Mind Education với nhiều
năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn chiến
lược nhân sự, đào tạo và phát triển con
người.
- 23 -
24. Ưu Điểm Của Training Store
Giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ bằng
chính nội lực công ty.
Tiết kiệm chi phí tối đa.
Thời hạn sử dụng gói tài liệu không giới hạn.
Tùy chỉnh theo nhu cầu đào tạo – huấn luyện
nội bộ.
- 24 -
Working files: Materials used frequently and needed close at hand.Reference files: Information needed only occasionally.Archival files: Materials seldom retrieved but that must be kept. For ease of retrieval, organize files in the simplest way possible. For example, you could label files with a one or two word tag and arrange the files alphabetically.
How do you process the mountain of material that collects in your paper and electronic in-baskets? The answer is one piece of paper, one electronic message at a time. Many time management experts agree that the most effective people act on an item the first time it is touched. Although difficult at first, the practice can become habitual, and is made easier with the four Ds.