Laporan ini membahas tentang definisi, tujuan, jenis, dan format laporan. Laporan digunakan untuk melaporkan peristiwa atau kegiatan dan harus menyertakan detail seperti waktu, tempat, dan partisipan. Terdapat dua jenis laporan umum, yaitu laporan deskriptif dan evaluatif. Format standar laporan mencakup bagian pengantar, isi, kesimpulan, serta lampiran dan referensi.

1. BAHASA MELAYU
KOMUNIKASI
(KOMUNIKASI BERTULIS)
LAPORAN
NORALIFAH BINTI PARMIN
MOHD LATIF BIN LATIF

2. LAPORAN
 Laporan ditulis untuk melaporkan sesuatu hal atau peristiwa
yang telah berlaku. Selalunya, penulisan laporan adalah
tentang kegiatan persatuan, lawatan, hari penyampaian
hadiah dan sebagainya. Untuk menulis laporan, penulis
mestilah benar-benar mengetahui segala butir tentang hal
ataupun peristiwa yang hendak dilaporkan. Butir-butir seperti
persoalan tentang apa, siapa, bila, di mana dan mengapa
haruslah dapat dimasukkan dan diolah dengan baik dalam
laporan.
 Ellis dan Hopkin(1985) – definisi laporan sebagai dokumen
untuk menyampaikan maklumat kepada pembaca yang
khusus.
 Mengikut Nuraini(1991:69)- laporan boleh dikategorikan
berdasarkan tujuan penulisan seperti berikut:
1. Makluman
2. Pemujukan
3. Penerangan
4. Sejarah

3. DEFINISI LAPORAN
 Noresh Baharum et al. (2010) mentakrifkan
laporan sebagai suatu yang dilaporkan,
maklumat tentang sesuatu kedudukan seperti
masalah yang dihadapi dan dilaporkan.
 Menurut Siti Hajar Laporan ialah kertas yang
mengandungi khabar atau maklumat. Laporan
ditulis bagi melaporkan sesuatu hal atau
perkara yang telah berlaku
 Laporan merupakan maklumat tentang sesuatu
perkara yang dilaporkan.

4. TUJUAN LAPORAN
 Merakamkan dan merekodkan sesuatu
perkara @ peristiwa merupakan tujuan
asas sesuatu laporan itu ditulis.
 Memaklumkan pelaksanaan &
perkembangan sesuatu. Laporan seperti
ini perlu dilakukan, jika sesuatu projek itu
memakan tempoh masa yang panjang
hingga dua atau tiga tahun
 Menyalurkan cadangan/ idea/pandangan
untuk diambil perhatian dan dinilai oleh
pihak-pihak tertentu.

5.  Mempertahankan tindakan – bagi tujuan
kepentingan individu, sekelompok
masyarakat atau jawatankuasa, cara yang
formal, berdisiplin & profesional bagi
menyuarakan pendirian adaah melalui
laporan. Pihak tersebut akan menggariskan
alasan & bukti yang konkrit dalam laporannya
berhubung tindakan yang telah diambilnya.
Contohnya Laporan Kerosakan atau
kebersihan parit di kawasan tempat tinggal.
 Membentangkan perancangan – bagi
sesuatu projek, aktiviti @ program yang bakal
dijalankan. Pembentangan bertujuan utk
mendapatkan pengesahan & keputusan

6. JENIS-JENIS LAPORAN
 Secara umumnya laporan boleh
dikategorikan kepada dua, iaitu:
Laporan Secara
Umum
Laporan
Secara
Khusus

7. LAPORAN SECARA UMUM
Pemerian /
Penyelidika
n
Penyelesaian
Masalah
Penilaian
Analisis

8. LAPORAN SECARA
KHUSUS
Laporan
Mesyuarat
Laporan
Tahunan
Laporan Kajian /
Penyelidikan
Laporan akhbar /
Berita
Laporan Lawatan

9. Pemerian / Penyelidikan
 Tujuannya adalah untuk memberi
gambaran tentang sesuatu hal, objek, atau
seseorang agar pembaca dapat
menafsirkan sesuatu yang digambarkan itu
dengan jelas.
 Memerlukan gambaran yang jelas dan
lengkap tentang sesuatu aspek tanpa
memasukkan emosi penulis.
 Memerlukan fakta yang tepat dan disokong
dengan gambar, gambar rajah, carta, dan
sebagainya.

10. Penyelesaian Masalah
 Tujuannya adalah untuk menyediakan satu
rancangan yang boleh digunakan untuk
menyelesaikan sesuatu masalah. Contohnya;
laporan tentang masalah kemerosotan disiplin
pelajar.
 Memerlukan penulis yang mempunyai daya fikir
yang kreatif dan kritis dan penaakulan yang
mendalam agar punca masalah dapat dikesan dan
diberi cadangan penyelesaiannya.
 Memerlukan penulis yang mempunyai daya fikir
yang kreatif dan kritis dan penaakulan yang
mendalam agar punca masalah dapat dikesan dan
diberi cadangan penyelesaiannya.

11. Penilaian
 Biasanya digunakan untuk menilai
sesuatu seperti laporan prestasi
seseorang pegawai.
 Biasanya laporan ini bertaraf sulit.
 Laporan ini mesti tepat agar
keputusan yang akan diambil betul.

12. Analisis
 Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu
sebelum sebarang tindakan diambil terhadapnya.
 Ia memerlukan penelitian secara terperinci
terhadap sesuatu perkara dan dalam proses
menganalisisnya, perkara-perkara itu boleh diagih-
agihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat
tertentu supaya dapat dijelaskan bagaimana
sesuatu bahagian itu berfungsi dan apakah
kaitannya dengan bahagian-bahagian lain.
 Contohnya: Laporan tentang kuasa beli, cita rasa
pembeli, jumlah pasaran, dan tambahannya pada
masa hadapan terhadap sesuatu barangan yang
akan dipasarkan.

13. Laporan Mesyuarat
 Mengutamakan konsep yang berkaitan dengan
perbincangan/perbahasan & proses yang berkaitan
dengannya.
 Laporan jenis ini mempunyai format, gaya & laras
bahasa, & frasa-frasa tertentu.
 Format Laporan Minit Mesyuarat adalah:
(a)Tajuk (g) Perkara berbangkit
(b)Tarikh (h) Perbincangan Agenda
(c)Masa (i) Hal-hal lain
(d)Kehadiran (j) Ucapan Penggulungan
/
(e)Perutusan Pengerusi Penangguhan
(f) Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

14. Laporan Tahunan
 Laporan yang dikemukakan atau dibentangkan
setahun sekali dan lazimnya melaporkan hal-
hal penting yang berkaitan dengan kewangan
& belanjawan.
 Laporan tahunan disediakan oleh sesebuah
persatuan, organisasi, syarikat atau institusi
yang bertujuan untuk menyediakan satu
perancangan yang lebih baik pada masa yang
akan datang.
 Disampaikan mengikut urutan tarikh.

15. Laporan Kajian/Penyelidikan
 Laporan yang dijalankan oleh sesuatu
jawatankuasa atau lembaga yang
dipertanggungjawab untuk mengkaji sesuatu
isu, kejadian, dasar dan sebagainya.
 Memberikan gambaran tentang sesuatu hal
atau projek.
 Laporan ini memerlukan kajian dan
pengumpulan data atau maklumat dilakukan.

16. Laporan Berita / Akhbar
 Laporan ini tidak mementingkan ungkapan atau
konsep khusus menuntut ilmu. Tujuannya adalah
untuk menyebarkan berita seluas-luasnya,
mempunyai ruang terhad, waktu terbatas,
mempunyai gaya bahasa tersendiri & ciri-ciri
tertentu. Format penulisannya seperti:
Pengenalan
IsiPenutu
p

17. Prinsip Penulisan berita adalah
berdasarkan 5W + 1H, iaitu:
 What (apa) : apa yang berlaku?
 Where (di mana) : di mana berlaku?
 When (bila) : bila ia berlaku?
 Who (siapa) : siapa yang terlibat?
 Why (kenapa) : kenapa berlaku?
 How (bagaimana) : bagaimana
berlaku?

18. Laporan Lawatan
 Format penulisan laporan lawatan adalah seperti:
Tajuk lawatan
Tujuan & skop
laporan
Huraian lawatan,
tempat, bila, tempoh
Intinerari lawatan
Dapatan, maklumat
hasil lawatan
Ulasan keseluruhan
kejayaan/kegagalan
lawatan
kesimpulan/
rumusan
Syor/ cadangan /
perakuan
Lampiran

19.  Laporan Lawatan
Laporan lawatan bertujuan untuk
merakamkan peristiwa yang berlaku
sepanjang lawatan itu berlangsung.
Laporan ini melaporkan peristiwa yang
benar-benar dialami sendiri oleh orang
yang melaporkannya.

20. FORMAT LAPORAN
 Nuraini Yusoff et al. (2005)
membahagikan format menulis
laporan kepada 3 bahagian utama,
iaitu bahagian pengenalan sebelum
laporan sebenar, bahagian laporan
sebenar dan bahagian sesudah
laporan sebenar.
 Ab. Rahman dan Yap Kim Fatt (1998)
menyenaraikan sembilan (9) perkara
yang perlu ada semasa menggunakan
format laporan, iaitu:

21.  Bahagian ini mengandungi nama
penulis, organisasi dan rujukan,
tajuk laporan, tarikh keluaran,
nama atau rujukan orang /
organisasi yang menjadi sasaran.
JUDUL

22.  Ringkasan diperlukan bagi laporan
yang panjang isi kandungannya.
 Tujuannya untuk memberikan
gambaran tentang keseluruhan
kandungan laporan, ringkasan latar
belakang kajian, kerja penyelidikan,
kesimpulan utama dan cadangan.
RINGKASAN

23.  Bahagian ini diperlukan untuk
laporan yang agak panjang.
 Ia termasuk tajuk perkara, muka
surat, dan lampiran.
SENARAI KANDUNGAN

24.  Mengandungi latar belakang laporan
yang terdiri daripada proses
penghasilan laporan, rujukan,
ringkasan kaedah penyelidikan dan
penghargaan kepada sumber
rujukan yang memberikan maklumat
 Ada tarikh, hari, masa, tempat
PENGENALAN

25. Hujahan disusun secara sistematik
di bawah bahagian tajuk dan
pengenalan bagi memudahkan
rujukan dan pemahaman.
Ada pelaku dan watak serta
peristiwa.
HUJAH

26.  Kesimpulan boleh dinomborkan.
Tajuk kesimpulan tidak semestinya
terletak pada bahagian akhir.
Bahagian ini amat penting kerana
penulis akan menyatakan
cadangan/pandangan/ramalannya
berdasarkan bukti-bukti yang
diperoleh.
 Kesimpulan yang ditulis perlu
berkualiti dan mampu memberi
keyakinan tinggi kepada pembaca
KESIMPULAN

27.  Setiap cadangan perlu dihujahkan atau
dihuraikan dengan alasan (justifikasi)
yang konkrit.
 Bahagian ini boleh disediakan dalam
bentuk senarai dan bernombor.
 Jika laporan yang ditulis panjang, penulis
boleh membehagikannya kepada
beberapa bahagian mengikut tema yang
dibahaskan.
CADANGAN

28.  Lampiran perlu disertakan sebagai
bahan sokongan terutama jika laporan
berkenaan panjang.
 Penggunaan lampiran membantu penulis
meminimumkan penjelasan, bukti, &
hujah dalam laporan bertulis tersebut.
 Dapat jimatkan masa, tenaga.
 Lampiran perlu mengandungi bukti yang
kukuh dan mantap
LAMPIRAN

29.  Rujukan / bibliografi merupakan
senarai himpunan bahan-bahan
rujukan yang menjadi sumber utama
yang dinyatakan dalam isi sesuatu
laporan.
 Bibliografi pula merujuk kepada
bilangan bacaan lanjutan yang
disenaraikan pada bahagian akhir.
RUJUKAN / BIBLIOGRAFI

30. KEKUATAN LAPORAN
1. Laporan yang baik seperti laporan
sejarah,laporan penerangan dan
sebagainya akan meninggalkan kesan
yang mendalam kepada pembaca.
2. Laporan selalunya memuatkan perkara-
perkara penting yang mendatangkan
faedah kepada pembaca. Contohnya jika
laporan kajian,selalunya akan memuatkan
ruangan abstrak, implikasi daripada
dapatan kajian dan sebagainya.

31. KELEMAHAN LAPORAN
 Laporan yang teliti memerlukan masa,
tenaga serta kewangan yang agak
banyak untuk menghasilkannya
terutamanya laporan formal seperti
projek kerajaan/swasta.
 Untuk menghasilkan laporan yang
baik bukan suatu kerja yang mudah
kerana laporan perlu menggunakan
kebolehan menulis yang tinggi
daripada segi penggunaan bahasa.

32. sambungan
 Tarikh
Ditulis di sebelah kanan laporan,setentang dengan
pengakuan pelapor.
 Tanda Tangan Pelapor
Ditulis di sudut kiri bahagian bawah iaitu selepas
pengakuan pelapor.
 Nama Pelapor
Ditulis sepenuhnya dengan huruf besar di dalam
kurungan selepas tanda tangan.
 Jawatan Pelapor
Ditulis disudut kiri bahagian bawah laporan dan
dibubuh tanda koma(,) dihujungnya. Seterusnya
ditulis nama persatuan yang mewakili dan dibubuh
tanda titik(.).