Audit 5R.ppt with Bagoes soehariadji.ppt

1. MENGAPA AUDIT 5R ?

2. MENGAPA AUDIT 5R
O Memastikan penerapan 5R sesuai harapan
O Meninjau efectivitas penerapan 5R
O Memastikan tindakan Continuous Improvement
O Memantau tindakan Continuous Improvement

3. DEFINISI AUDIT
OProses yang sistematis,
independen dan
terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan
mengevaluasinya secara
obyektif untuk menetapkan
sejauh mana kriteria audit
telah dipenuhi.

4. JENIS AUDIT 5R
OAudit Mandiri
O Dilaksanakan oleh pembina/Supervisor Area
O Nilai kelulusan > 90 berhak mengajukan audit
Managemen
OAudit Managemen
O Dilaksanakan oleh Tim 5R
O Nilai kelulusan > 85 berhak mengajukan audit Top
OAudit Top Manajemen/Konsultan
O Dilaksanakan oleh Manajer/konsultan
O Nilai kelulusan > 80 berhak mendapatkan reward

5. PROSEDUR PROGRAM AUDIT
OPerencanaan dan penjadwalan audit,
OPemastian kompetensi tim auditor
OPemilihan tim audit,
OPelaksanaan audit,
OPelaksanaan tindak lanjut audit,
OPemeliharaan catatan,
OPemantauan kinerja dan peningkatan program
audit
OPelaporan keseluruhan pencapaian ke pimpinan
puncak

6. WEWENANG PROGRAM AUDIT
Manajemen puncak harus memberi wewenang
untuk mengelola program audit yang mencakup :
O Mengembangkan sasaran dan jangkauan audit
O Memastikan sumber daya disediakan
O Memastikan pelaksanaan program audit
O Memantau, meninjau dan meningkatkan program audit
O Memastikan catatan yang terkait program audit dipelihara

7. AUDIT CYCLE

8. SASARAN
O Memahami pronsip-prinsip dan kegiatan Audit 5R
O Memahami proses persiapan kegiatan Audit 5R
O Peserta di dalam kelompok mampu mempersiapkan
kriteria Audit 5R

9. PRINSIP AUDITING
Prinsip yang berhubungan dengan auditor :
O‘Ethical conduct’ – dasar dari profesionalisme
O‘Fair presentation’ – keharusan untuk
melaporkan secara benar, dapat dipercaya
dan akurat
O‘Due professional care’ – penerapan ketelitian
dan penilaian dalam auditing

10. KEGIATAN AUDIT
Persiapan audit
Review
Persiapan audit lapangan
Pelaksanaan audit lapangan
Penyiapan dan distribusi
laporan audit
Penyelesaian audit
Tindak lanjut audit

11. PERSIAPAN AUDIT
Persiapan audit meliputi :
• Penunjukkan pemimpin tim audit
• Penetapan sasaran, ruang lingkup dan
kriteria audit
• Penetapan ‘area acak’ audit
• Penetapan tim audit
• Komunikasi kriteria audit dengan auditee

12. PENGETAHUAN & KETRAMPILAN UMUM
TEAM LEADER
OPerencanaan audit
OWakil untuk berkomunikasi
OMengatur dan mengarahkan team members
OMengambil kesepakatan kesimpulan audit
OMencegah dan menyelesaikan konflik
OMenyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

13. PERSIAPAN AUDIT (1)
Penetapan sasaran, ruang lingkup dan
kriteria audit :
• Ditetapkan bersama antara auditee dan
pemimpin tim audit sesuai dengan target
yang ingin dicapai Perusahaan
• Perubahan harus disetujui bersama kembali
• Kriteria dapat diperketat secara terus
menerus

14. PERSIAPAN AUDIT (2)
Penetapan tim audit harus mempertimbangkan :
• sasaran, ruang lingkup, kriteria dan estimasi waktu
audit
• kompetensi tim audit yang dibutuhkan
• independensi tim audit
• kemampuan tim audit untuk berinteraksi secara
efektif dengan auditee dan bekerja bersama

15. REVIEW AUDIT
Sebelum audit lapangan, perlu dilakukan
review :
• review terutama untuk menyamakan persepsi
mengenai kriteria audit
• Mempertimbangkan sasaran dan lingkup
audit
• perlu diinformasikan ke auditee bila kriteria
akan diubah atau diperketat

16. PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN (1)
Penyiapan audit lapangan meliputi
kegiatan :
• penyiapan rencana audit
• penugasan pada tim audit
• penyiapan dokumen kerja

17. PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN (2)
Rencana Audit harus menjabarkan :
• sasaran audit
• kriteria audit
• ruang lingkup, termasuk identifikasi unit
fungsional area audit
• tanggal dan tempat kegiatan audit lapangan
• estimasi waktu dan audit lapangan, termasuk
waktu untuk presentasi (bila perlu)

18. PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN (3)
Yang harus disiapkan sebagai dokumen
kerja :
• checklist
• formulir untuk mencatat informasi, misalnya
hasil observasi dan ‘pengalaman’

19. MANFAAT CHECKLIST
Checklist – bukti penting dari pekerjaan
auditor, digunakan untuk :
OMembantu mengingat hal-hal yang perlu
diperiksa
OMembantu untuk mengalokasikan waktu
OMembantu mengingat urutan hal-hal yang
diperiksa
OMembangun struktur interview
OTempat mencatat temuan – temuan audit

20. PENYIAPAN CHECKLIST
OMenuliskan :
O Hal-hal yang perlu diklarifikasi
O Hal-hal yang perlu diverifikasi untuk membuktikan bahwa
penerapan 5R telah berjalan sebagaimana mestinya
O Kekurangan – kekurangan dalam dokumentasi
O Hal-hal yang dirasa perlu
OFormat :
O Pertanyaan lengkap, berguna untuk auditor pemula
O Ada kolom – kolom untuk menuliskan nama/posisi
auditee, dan hasil temuan.

21. AKTIVITAS AUDIT
LAPANGAN
O Rapat pembuka
O Komunikasi selama audit
O Pengumpulan dan verifikasi informasi
O Penerbitan temuan audit
O Persiapan kesimpulan audit
O Rapat penutup

22. PELAKSANAAN AUDIT
LAPANGAN
O Audit lapangan selalu diawali dengan opening
meeting,dimana :
O Dibuka oleh audit tim leader
O Bertujuan untuk meninjau audit plan
O Memberikan rangkuman mengenai bagaimana kegiatan
audit akan dilaksanakan
O Menyediakan kesempatan bagi auditee untuk bertanya

23. KOMUNIKASI SELAMA AUDIT
Secara berkala dilakukan tim audit untuk :
OSaling tukar informasi
OMenilai kemajuan audit
OPenugasan ulang antar auditor

24. TEMUAN AUDIT
Bukti Audit : Kriteria Audit = Temuan Audit
O SESUAI
O TIDAK SESUAI (dapat dibuat tingkatan)
O PELUANG UNTUK PENINGKATAN

25. LEARNING PROCESS
OAudit merupakan ‘positive reinforcement’ terhadap
auditee untuk melakukan perbaikan terus menerus
OKegiatan audit adalah ‘learning process’

26. 5s
AUDIT PERFORMANCE

27. SASARAN MODUL
• Memahami bagaimana melaksanakan
kegiatan Audit
• Memahami pembuatan laporan hasil kegiatan
Audit
• Peserta di dalam kelompok mampu
melaksanakan Kegiatan Audit 5S di Area
pelatihan secara acak

28. SASARAN PEMERIKSAAN
• Kondisi fisik mesin, alat - alat, tempat
penyimpanan barang
• Observasi oleh Auditor mengenai kondisi
suatu proses, misalnya tempat produksi
kotor, barang berserakan, identifikasi barang
tidak ada
• Tata letak alat dan barang

29. PELAKSANAAN AUDIT-SAMPLING
• Audit adalah pemeriksaan acak
• Audit tidak dapat diharapkan untuk
menemukan semua penyimpangan
• Audit bukan inspeksi, juga bukan ‘review’

30. Pengumpulan dan verifikasi data/ informasi :
Sumber informasi
Sampling
Verifikasi
Evaluasi terhadap
Kriteria audit
Review
Kesimpulan audit
Informasi
Evidence
Finding
PELAKSANAAN AUDIT

31. DOING SOMETHING BETTER
• FASTER
• SAFER
• SIMPLER
• CHEAPER
• CLEANER
• SHORTER

32. PELAKSANAAN AUDIT
Kesimpulan audit harus menjelaskan:
• Kesesuaian hasil penerapan 5S terhadap
kriteria audit
• Efektivitas penerapan dan pemeliharaan
• Rekomendasi untuk peningkatan

33. PELAKSANAAN AUDIT - PENUTUPAN
Tata cara penutupan audit :
• Dipimpin oleh Audit tim leader
• Ucapkan terima kasih
• Beritahu hasil temuan dan rekomendasi
• Beri kesempatan untuk klarifikasi
• Beritahu Auditee jangka waktu untuk laporan
• Tutup

34. LAPORAN AUDIT (1)
Diusahakan Laporan Audit dibuat segera setelah
pelaksanaan audit
Laporan Audit berisi :
• Sasaran audit
• Ruang lingkup audit
• Audit client
• Anggota tim audit
• Tanggal dan tempat kegiatan audit
• Kriteria audit
• Temuan audit
• Kesimpulan audit dan rekomendasi

35. LAPORAN AUDIT (2)
Laporan Audit juga harus berisi atau mengacu ke:
• Daftar perwakilan auditee
• Rangkuman proses audit, termasuk hambatan yang
terjadi
• Konfirmasi bahwa sasaran audit telah tercapai / tidak
• Action plans yang disepakati
• Improvement yang direkomendasikan
• Daftar distribusi laporan audit

36. PELAPORAN AUDIT
• Team Leader menyampaikan laporan audit
kepada Koordinator Audit 5S
• Koordinator Audit mempresentasikan
rangkuman hasil audit kepada ‘Management’
• Mengarsipkan semua hasil audit,
menganalisa dan membuat statistik
• Menindaklanjuti kegiatan yang masih tersisa
pada jadwal audit

37. AUDIT REPORT

38. SASARAN MODUL
• Peserta di dalam kelompok mampu
membuat Laporan hasil kegiatan Audit
pada sesi sebelumnya
• Memahami Tindak Lanjut dari Audit 5S

39. TINDAK LANJUT AUDIT 5S
• Hasil audit harus segera ditindaklanjuti
auditee
• Analisa penyebab
• Tindakan untuk memperbaiki
• Tindakan untuk mencegah terulang kembali
• Dapat memberikan peningkatan
• Ada batas waktu untuk tindakan perbaikan
• Harus ada verifikasi

40. TINDAK LANJUT AUDIT
• Lakukan pada batas waktu yang
ditentukan (jangan melewati terlalu lama)
• Audit kembali area yang tidak memenuhi
kriteria
• Catat semua bukti audit, beri kesimpulan
tindakan perbaikan dan pencegahan
efektif atau tidak

41. TINDAKAN KOREKSI YANG TIDAK EFECTIVE
OTidak mengikuti prosedur tindakan koreksi
OSolusi tidak dievaluasi efektifitasnya
OManajemen tidak memberi prioritas
OKegagalan dalam mengkomunikasikan
kebutuhan untuk berubah atau improve
OTidak menggunakan sarana yang ada
(komputer) untuk mengurangi waktu membuat
laporan atau menganalisa data
OLaporan tidak jelas, benar atau lengkap

42. KENDALA AUDIT (1)
• Auditor tidak siap untuk mengaudit
• Auditor berasumsi bahwa tugasnya adalah
“mencari masalah” Auditee
• Banyaknya informasi yang didapat dalam waktu
yang pendek sehingga menyulitkan pengambilan
keputusan yang tepat dan cepat
• Kesulitan untuk memberikan memutuskan
dimana Auditee berbeda pendapat (interpretasi
kriteria) dengan Auditor (antar auditor)
• Auditor belum berpengalaman dalam mengaudit
• Audit kurang memahami kriteria audit

43. KENDALA AUDIT (2)
• Menyamaratakan semua area
• Judgement yang dilakukan tidak didukung
oleh objective evidence yang memadai
• Tidak dapat memberikan rekomendasi untuk
peningkatan
• Audit dilakukan tidak sistematis
• Tidak dilakukan evaluasi terhadap
pelaksanan audit

44. FOKUS AUDIT
Untuk melaksanakan audit, auditor harus:
Review
Evaluasi
Analisa Identifikasi Audit
Kriteria Audit
Penerapan
Kinerja
Peluang
Improvement
Consider
Efektivitas
Efisiensi

45. PROGRAM AUDIT
Penyediaan sumberdaya untuk program audit
harus mempertimbangkan:
• sumberdaya keuangan
• teknik audit
• proses untuk mencapai dan memelihara
kompetensi auditor
• ketersediaan auditor dan technical expert
• lamanya kegiatan audit

46. PROGRAM AUDIT
Authority for Audit Program
Defining Audit Program
-Objectives -Responsibilities
-Procedures
-Resources
Implementing audit Program
-Evaluating Auditors
-Assigning Audit Team
-Directing Audit Activities
-Recording
Monitoring and Reviewing Audit
Audit Program
Identifying Opportunities for Improvement
Improving Audit
Program
Competence of
Auditors
Audit Activities
PLAN
DO
CHECK
ACT

47. RENCANA TINDAK LANJUT
Nama :
Atasan (Mengetahui) :
No Kapan Siapa
Dimana
Perusahaan :
Department :
Apa/Mengapa Bagaimana