Dokumen tersebut membahas mengenai analisis pekerjaan dan pembangunan staf administrasi. Analisis pekerjaan digunakan untuk mengidentifikasi tanggung jawab, keahlian, dan persyaratan pekerjaan. Hal ini penting untuk perekrutan, pengembangan karir, dan pengembangan organisasi. Pembangunan staf bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan agar sesuai dengan peran mereka di organisasi. Metode pelatihan

1. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
1
1.0 Pengenalan
Analisis pekerjaaan merupakan fungsi asas dalam pengurusan sumber manusia organisasi.
Adalah menjadi tugas utama pengurus sumber manusia untuk memastikan pekerja yang
digaji oleh organisasi memiliki kemahiran penting yang diperlukan untuk melakukan sesuatu
pekerjaan yang dijawat. Terdapat beberapa istilah penting yang perlu difahami terlebih
dahulu sebelum melihat kepada proses dan teknik yang terlibat dalam analisis pekerjaan itu
sendiri. Beberapa definisi analisis pekerjaan akan dikemukakan di sini.
2.0 Definisi Analisis Kerja
Analisis kerja merupakan satu proses yang sistematik bertujuan untuk mengumpul maklumat
berkaitan aspek kerja yang penting bagi sesuatu pekerjaan. DeCenzo dan Robbins (1996)
pula mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai satu proses untuk mendalami aktiviti yang
terdapat dalam sesuatu pekerjaan secara sistematik. Proses ini melibatkan prosedur teknikal
yang digunakan untuk menjelaskan tugas, tanggungjawab, dan kewajipan sesuatu pekerjaan.
Ia bertujuan untuk mengenalpasti dan menjelaskan dengan tepat apa yang berlaku dalam
sesuatu pekerjaan dan tugasan, serta melihat kepada pengetahuan dan kemahiran yang
diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Definisi terakhir yang menyeluruh
dikemukakan oleh Heneman dan Judge (2000) di mana analisis pekerjaan didefinisikan
sebagai proses mempelajari pekerjaan untuk memperolehi, menganalisis, mensintesis dan
melapor maklumat tentang keperluan pekerjaan dan ganjaran-ganjaran yang berkaitan
dengan pekerjaan. Definisi terakhir ini memperlihatkan analisis pekerjaan sebagai proses
yang menyeluruh dan bukan hanya sekadar suatu kaedah atau teknik yang spesifik.
Bagaimanapun, secara umumnya, wujud persetujuan bahawa analisis pekerjaan merupakan
langkah paling asas dalam sesuatu aktiviti dan fungsi pengurusan sumber manusia organisasi.

2. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
2
Jadual 2.1 : Istilah dan definisi yang biasa digunakan dalam menjelaskan pekerjaan
ISTILAH DEFINISI
Keluarga Pekerjaan Merupakan sekumpulan pekerjaan, biasanya ditentukan berdasarkan
fungsi seperti pengeluaran, kewangan, sumber manusia dan lain-lain
Kategori pekerjaan Merupakan sekumpulan pekerjaan, biasanya ditentukan menurut
nama pekerjaan seperti pengurusan, jualan, perkeranian,
penyelenggaraan, di dalam sesuatu keluarga kerja atau merentasi
keluarga kerja
Pekerjaan Merupakan sekumpulan jawatan yang serupa dari segi tugas-tugas
dan dimensi tugas.
Jawatan Merupakan sekumpulan tugas/dimensi yang merangkumi
keseluruhan tugasan kerja bagi setiap individu pekerja.
Dimensi Tugas Merupakan sekumpulan tugas yang sama jenis di mana biasanya
dirujuk sebagai bidang tanggungjwab.
Tugas Merupakan sekumpulan elemen bagi membentuk aktiviti kerja yang
boleh dikenalpasti di mana langkah-langkah yang wajar dan logik
diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan.
Elemen Merupakan unit terkecil di mana kerja boleh dibahagikan.
Diskripsi Pekerjaan Merupakan produk asas yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan
yang berupa ringkasan dalam bentuk bertulis tentang sesuatu tugas
dan tanggungjawab dalam pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan Merupakan penjelasan secara bertulis tentang pengetahuan,
kemahiran, kebolehan dan lain-lain ciri yang diperlukan untuk
melaksanakan sesuatu pekerjaan secara efektif.

3. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
3
2.2.1 Tujuan Melakukan Analisis Pekerjaan
Data yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan mempunyai kesan yang besar ke atas
semua fungsi dalam pengurusan sumber manusia. Misalnya, sebelum sesuatu aktiviti
perekrutan dijalankan, terlebih dahulu pekerjaan yang hendak ditawarkan ditentukan
kategorinya, dimensi tugas, bidang tanggungjawab, kelayakan bakal penjawat serta
peruntukan ganjaran yang sesuai. Setiap pekerjaan juga memerlukan tahap kemahiran,
pengetahuan dan keupayaan yang berbeza. Tanpa analisis pekerjaan, semua maklumat
ini tidak mungkin diperolehi. Oleh itu analisis pekerjaan bertujuan untuk mendapatkan
jawapan kepada beberapa jawapan kepada persoalan penting seperti berikut:
i. Apakah tugasan fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja?
ii. Bilakah kerja perlu disiapkan?
iii. Tahap manakah kerja perlu dicapai?
iv. Bagaimana pekerja melakukan kerja?
v. Kenapa kerja tersebut dilakukan?
vi. Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja?
Analisis pekerjaan juga menyediakan ringkasan tugasan kerja dan tanggungjawab,
menyatakan perkaitan antara kerja-kerja lain, menjelaskan pengetahuan dan kemahiran
yang diperlukan dan suasana persekitaran kerja. Analisis pekerjaan dilakukan dalam
tiga keadaan iaitu:
i.Semasa organisasi mula ditubuhkan dan program analisis pekerjaan dicetuskan
untuk pertama kali
ii.Apabila kerja baru mula diperkenalkan
iii.Apabila kerja berubah secara signifikan disebabkan perubahan teknologi, kaedah
dan prosedur atau sistem serta disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi.

4. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
4
3.0 DESKRIPSI KERJA
Deskripsi kerja ialah dokumen bertulis yang mengenalpasti, menjelaskan dan menghuraikan
sesuatu pekerjaan dari segi tugas dan tanggungjawab. Deskripsi pekerjaan hendaklah relevan
dan tepat. Ia perlu menyatakan dengan jelas apa yang pekerja perlu lakukan dalam pekerjaan
mereka, bagaimana melakukan pekerjaan tersebut dan keadaan di mana tanggungjawab
tersebut dilaksanakan. Antara perkara-perkara yang biasanya dimasukkan dalam deskripsi
pekerjaan ialah :
a. tanggungjwab utama yang dijalankan
b. peratus masa yang diperuntukkan utuk setiap tanggungjawab
c. piawaian prestasi yang mesti dicapai
d. keadaan pekerjaan dan kemungkinan bahaya
e. bilangan pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut
f. kepada siapa mereka perlu laporkan serta
g. mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan tersebut
Berikut adalah beberapa bahagian penting yang terdapat dalam kebanyakan deskripsi
pekerjaan.
i. Pengenalan Pekerjaan
Elemen-elemen yang terdapat dalam bahagian ini termasuklah nama pekerjaan, jabatan,
sistem pelaporan, dan nombor pekerjaan atau kod pekerjaan. Nama kerja yang diberikan
kepada sesuatu pekerjaan mestilah mampu menggambarkan sifat dan kandungan sesuatu
pekerjaan dan boleh dibezakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain. Bagaimanapun,
wujud keadaan di mana nama sesuatu kerja tidak menggambarkan pekerjaan sebenar yang
dilakukan. Misalnya, ada organisasi yag meletakkan nama jawatan dalam iklan pekerjaan
sebagai ‘Setiausaha Eksekutif’ sedangkan jawatan ini hanyalah jawatan kerani yang bergaji
tinggi. Bagi memastikan keseragaman dalam memlilih nama pekerjaan, satu sumber yag

5. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
5
dikenali sebagai Dictionary of Occupational Titles (DOT) boleh digunakan sebagai
panduan. DOT ini mengandungi duti pekerjaan yang seragam dan komprehensif dan
maklumat yang berkaitan bagi lebih daripada 200,000 pekerjaan. DOT dapat membantu
majikan memadankan secara lebih tepat keperluan pekerjaan dengan kemahiran pekerja.
ii. Tarikh Analisis Pekerjaan
Tarikh analisis pekerjaan diletakkan di atas deskripsi pekerjaan bagi membantu mengenal
pasti perubahan kerja yang menyebabkan sesuatu deskripsi pekerjaan menjadi lapuk.
Sesetengah organisasi meletakkan tarikh lupus ke atas dokumen deskripsi pekerjaan.
Amalan ini akan memastikan semakan semula terhadap kandungan kerja yang dilakukan
dan meminimakan bilangan deskripsi pekerjaan yang sudah lapuk.
iii. Ringkasan Pekerjaan
Ringkasan pekerjaan menyediakan pandangan menyeluruh terhadap pekerjaan. Ia
biasanya merupakan satu langkau baris pendek yang menjelaskan kandungan kerja.
iv. Tanggungjawab yang dilaksanakan
Bahagian badan atau isi deskripsi pekerjaan biasanya memasukkan tanggungjawab utama
yang perlu dilakukan. Ia menjelaskan apa yang dilakukan dalam pekerjaan, bagaimana
melakukannya dan mengapa melakukannya. Biasanya satu perkataan yang bermula
dengan kata kerja seperti menerima, melaksanakan, membangunkan atau membariskan
digunakan untuk menjelaskan setiap tanggungjawab.

6. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
6
4.0 SPESIFIKASI KERJA
Spesifikasi pekerjaan merupakan dokumen yang mengandungi kelayakan minima yang
perlu dimiliki calon-calon bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan. Maklumat yang
terkandung dalam spesifikasi pekerjaan biasanya tergolong dalam tiga kategori berikut,
iaitu:
i. Kelayakan umum seperti pengalaman kerja dan latihan.
ii. Keperluan pendidikan termasuklah kolej, universiti atau pendidikan vokasional
dan teknikal.
iii. Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan.
Spesifikasi pekerjaan perlulah berpadanan dengan keperluan sesuatu pekerjaan. Oleh itu
adalah penting untuk memasukkan kelayakan yang jelas hubungkaitnya dengan prestai
pekerjaan sahaja. Kelayakan yang melebihi keperluan pekerjaan serta tidak penting
dalam membantu meningkatkan prestasi pekerjaan seperti keperluan tahap pendidikan
yang tidak munasabah tidak perlu dinyatakan. Bagaimanapun, telah menjadi trend hari ini
di mana deskripsi dan spesifikasi pekerjaan ditulis dalam skop yang meluas bagi
memenuhi keperluan inovasi teknologi dan pasukan kerja terurus kendiri. Misalnya,
kaedah pengilangan berkonsep ‘just in time’ telah berupaya meningkatkan keuntungan
dengan cara menghapuskan sistem lama yang menyimpan banyak inventori di kilang,
sebaliknya sistem baru ini hanya mengeluarkan barangan apabila ianya diperlukan sahaja.
Bagaimanapun sistem baru ini memerlukan pekerja melakukan tugas yang meluas dan
pelbagai bagi menangani tugas dan tanggungjawab yang sentiasa berubah-ubah. Oleh itu,
deskripsi pekerjaan juga perlu memasukkan apa sahaja yang dirasakan perlu dilakukan
oleh pekerja dalam pekerjaannya. Deskripsi pekerjaan yang luas skopnya ini secara
langsung memberi kesan ke atas spesifikasi pekerjaan. Dalam praktis, spesifikasi
pekerjaan yang biasanya dimasukkan sebagai bahagian utama bagi sesuatu deskripsi
pekerjaan.

7. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
7
5A.0 PEMBANGUNAN STAFF
5.1 Definisi
Pembangunan staff adalah satu konsep mana pekerja sesebuah organisasi meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran mereka dalam arahan yang berfaedah untuk peranan mereka
dalam organisasi. Definisi pembangunan kakitangan boleh didekati dari perspektif
pemaju, majikan dan orang yang sedang dibangunkan. O'Leary (1997) berhujah bahawa
aktiviti perkembangan staf telah menjadi hasil dan proses berorientasikan, manakala
Collett dan Davidson (1997) mencadangkan bahawa satu komponen penting
pembangunan kakitangan adalah untuk memudahkan perubahan pada peribadi,
profesional dan institusi tahap.
5.2 Kepentingan
Tujuan utama diadakan latihan adalah untuk memastikan bahawa organisasi tersebut
dapat mencapai pulangan yang memuaskan daripada pelaburan yang dibuat, terutamanya
daripada sumber yang paling penting dan yang paling mahal iaitu pekerja mereka. Oleh
sebab itu, tujuan utama latihan adalah mencapai sebarang perubahan dalam pengetahuan ,
kemahiran, pengalaman, tingkahlaku, atau perangai yang mana melonjakkan keupayaan
seseorang pekerja itu. Latihan perlu diadakan apabila wujud suatu jurang kelainan antara
kebolehan seseorang individu dengan keperluan kerjanya, iaitu prestasinya berbeza
daripada prestasi yang dikehendaki oleh majikan. Antara tujuan latihan adalah:
 Untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja dalam bidang-bidang yang
tertentu.
 Untuk menyesuaikan pekerja dengan sistem baru, prosedur dan cara kerja akibat
daripada kemajuan teknologi yang menyebabkan perubahan..
 Menolong pekerja lama dan pekerja baru menyesuaikan diri dengan kehendak sesuatu
kerja baru dalam organisasi.
 Untuk meningkatkan daya tahan terhadap pekerja,
 Untuk meninggikan lagi skil kerjaya pekerja

8. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
8
5.3 Pendekatan
Empat pendekatan untuk pembangunan staff adalah seperti berikut:
 Bengkel / Pembentangan
- menggalakkan pemerolehan kemahiran baru dan pengetahuan mengenai topik
yang melalui arahan langsung dan aktiviti-aktiviti yang jitu.
 Pemerhatian / Maklumbalas
- menyediakan pengamal dengan data dan maklum balas mengenai mereka
prestasi.
 Siasatan / Penyelidikan
- memerlukan pengamal untuk memikirkan amalan harian mereka dalam
sistematik cara, sengaja, dari masa ke masa.
 Produk / pengamal Program
- dalam proses seperti kurikulum pembangunan tanah, pembangunan program, dan
penambahbaikan program.

9. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
9
5.4 Carta Alir Keperluan Pembangunan Staff
TIDAK
MULA
MENGUMPUL MAKLUMAT
MERANCANG PROGRAM ATAU
AKTIVITI
AKTIVITI ATAU PROGRAM
DILAKSANAKAN
MEMBUAT LAPORAN
MEMBENTANG LAPORAN
MEMBUAT TINDAKAN SUSULAN
ATAU PENAMBAHBAIKAN
TAMAT
YA
PERMOHONAN PERLAKSANAAN
LULUS

10. ADMINISTRATIVE STAFF AND
DEVELOPMENT
IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT
MANAGEMENT REQUIREMENT
10
6.0 Rujukan
 https://www.google.com/search?q=ADMINISTRATIVE++STAFF+AND+DEVELO
PMENT&biw=1600&bih=799&source=lnms&sa=X&ved=0ahUKEwjb_Ky37ZHKA
hXEA44KHTI-DqIQ_AUIBSgA&dpr=1
 https://www.google.com/search?q=carta+alir+keperluan+pembangunan+staf&espv=2
&biw=1600&bih=799&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjmmt6P4JH
KAhVQGo4KHQinAoAQ_AUIBigB#tbm=isch&q=carta+alir+kepentingan+pemban
gunan+staff