1. Cara Membuat Job
Des atau Uraian
Jabatan atau Job
Description
Menyusun job desk pada hakikatnya adalah sebuah pekerjaan di mana manajer SDM (atau orang
yang berhubungan pengelolaan sumber daya manusia) bertugas menyusun tugas dan tanggung
jawab yang diemban seseorang di wilayah/lingkup kerja tertentu.
Harus diketahui bahwa menyusun job desk tidaklah mudah, sebab mesti disesuaikan dengan
kemampuan individual pekerja/karyawan dan juga kebutuhan pekerjaan yang harus ditangani oleh
sebuah organisasi/perusahaan.
Sampai di sini, orang harus memahami bahwa kebutuhan setiap organisasi/perusahaan berbeda-
beda, dan sangat tergantung pada wilayah kerja yang ditangani.
Dan karenanya, poin pertama yang harus ditekankan adalah bagaimana memahami wilayah kerja
yang ditangani untuk kemudian merinci tugas-tugas yang harus dikerjakan/dibebankan kepada
karyawan supaya wilayah tersebut bisa digarap dengan baik dan semaksimal mungkin.
Job description seringkali disebut deskripsi pekerjaan, meski ada juga yang menyebutnya sebagai
uraian jabatan. Mungkin kita bertanya-tanya mengapa job desk menjadi penting.
Hal ini dikarenakan oleh satu hal, yakni sebuah organisasi selalu memiliki alasan keberadaannya;
atau dengan kata lain, mengapa sebuah organisasi harus ada, untuk apa tujuannya, dan sasaran
macam mana yang ingin digapai, merupakan poin-poin yang menopang job description. Dalam arti
begini: job description mengandung banyak informasi berharga yang akan menjelaskan banyak hal
mengenai bagaimana sebuah organisasi sampai bisa berdiri di tengah kita.
Artinya, job description menjelaskan sasaran sekaligus tujuan yang ingin dicapai sebuah
perusahaan, dengan cara merinci tugas-tugas serta tanggung jawab yang diemban oleh setiap
individu yang bekerja di dalam organisasi.
2. Download Kumpulan SOP
Lengkap Bagian SDM,
Katalog KPI Lengkap
Semua Fungsi dan Tabel
SALARY GRADE disini
17 Materi Presentasi
SDM yang Cetar
Pendek kata, perusahaan/organisasi memiliki struktur tersendiri, yang darinya beragam pekerjaan
dan jabatan bisa muncul. Jabatan
maupun pekerjaan yang harus
dilaksanakan orang yang berada dalam
lingkup wilayah jabatan adalah unit dasar
yang turut membangun sebuah
perusahaan/organisasi.
Jabatan dan pekerjaan memiliki garis
lurus, yang menjembatani pemberi kerja
(perusahaan/organisasi itu sendiri) dan
individu yang bekerja di dalamnya. Jadi
pada intinya, jabatan/pekerjaan adalah
sekumpulan tanggung jawab yang mesti
dilaksanakan guna menghasilkan produk
tertentu.
Dilihat dalam kerangka yang lebih luas, proses penyusunan job description akan selalu melibatkan
lima elemen penting, yakni spesifikasi pekerjaan, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab
pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.
Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang berniat menyusun job description
harus memahami kelimanya terlebih dahulu. Penjelasan rinci atas kelima elemen tersebut akan
dijabarkan melalui rangkaian paragraf di bawah ini:
Spesifikasi pekerjaan
Di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar
untuk menilai kualitas pekerjaan.
Penilaian terhadap kualitas pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut โcompensable factorโ yang
membawa serta empat elemen lain, yakni kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan
keterampilan. Keempat elemen tersebut mesti dijabarkan secara spesifik, misalnya pada soal
keterampilan yang mencakup kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.
Akuntabilitas
Ini berkaitan dengan konsep etika, yang pada dasarnya dekat dengan konsep administrasi. Ini
mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan kebijakan
perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang diambil.
Jadi pada dasarnya setiap pekerja/karyawan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah
dihasilkan dan memiliki kewajiban untuk melaporkannya.
Tugas dan anggung jawab
Kewajiban dan tanggung jawab sudah
didefinisikan, maka seorang
pekerja/karyawan/pemegang jabatan
bertanggung jawab kepada atasannya.
3. Membahana dan Top
Markotop. Download
sekarang.
Tanggung jawabnya meliputi kegagalan
atau keberhasilan dalam mencapai tujuan
pekerjaan tertentu.
Di titik ini, ada standar tertentu yang
digunakan untuk mengukur kinerja, yang
pada gilirannya dipakai untuk
menggambarkan hasil akhir sudah
dicapai.
Elemen ini merupakan salah satu yang dipakai dalam setiap deskripsi pekerjaan. Perancang job
description biasanya merinci pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang harus
diemban dan berhubungan dengan pekerjaan.
Rincian harus diungkapkan dalam kalimat langsung dan singkat, dimulai dengan kata kerja
tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang justru membingungkan penanggung jawab
kerja.
Ringkasan pekerjaan
Elemen ini biasanya berbentuk cerita ringkas yang merasakan gambaran pekerjaan yang harus
dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum. Di sini
informasi harus diberikan dalam jumlah cukup, yang pada gilirannya berguna untuk membedakan
aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja yang lainnya. Objektifitas dan
ketepatan pekerjaan adalah dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas/semudah
mungkin.
Identifikasi pekerjaan
Ini biasanya berhubungan dengan beberapa hal, termasuk supervisor, divisi, institusi, kode
pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam
satu atau dua kalimat yang memberi informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta
jenjang/tingkat keterampilan.
Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang
yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melakukan analisis yang
disebut analisis jabatan.
Analisis semacam ini pada dasarnya adalah pengumpulan segala macam informasi yang
berkenaan dengan jabatan tertentu yang mesti diemban dalam periode tertentu.
Di titik ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data menjadi penting, oleh karena hasilnya
bisa dipakai untuk menspesifikkan uraian jabatan atau pekerjaan tertentu yang dituliskan melalui
mekanisme job description.
Dasar dari setiap organisasi dan/atau perusahaan adalah rincian tanggung jawab dan kerja yang
harus diemban oleh oleh masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalamnya. Tanpa
rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup mengerjakan tugas-tugas yang harus
4. diembannya dan pastinya tidak akan sanggup menggapai tujuan yang telah digariskan. Job
description kemudian menjadi sangat penting untuk dipertimbangkan.
