Presentatie Er gaat niets boven Groningen

1. Er gaat niets boven Groningen

2. Wie ben ik?
• Anne Kuzema;
• Gemeente Groningen;
• Shared Service Centre;
• Beleidsadviseur informatiebeheer.

3. Wat wil ik jullie laten zien?

4. Momentum van verandering
Aanleiding:
• Zaakgericht werken;
• Verregaande digitalisering;
• Outsourcing automatisering;
• Doorontwikkeling KCC;
• Taakstellingen;
In transitie.

5. Uiteindelijke doel transitie
• Een verbetering van het informatiebeheer en
het informatiemanagement;
• Realiseren van digitale dienstverlening;
• De digitalisering van de gemeentelijke
bedrijfsvoering.

6. Toekomst van
informatiebeheerfuncties
Ontwikkelingen:
• Duurzame toegankelijkheid;
• Privacybescherming;
• Dataficering;
• Common ground;
• Actieve openbaarheid;
• Ketensamenwerking.

8. Aanpak
• Programmaorganisatie;
• Samenwerken en kennisdelen;
• Van buiten naar binnen;
• GMT in positie.

9. Waar staan we nu?
• Onderzoeksfase afgerond;
• GMT says: yes
• College besluit over veel €€€€ in mei bij
begroting;
• Realisatiefase gestart.

10. Realisatiefase
Programmalijnen:
• Beleid en architectuur;
• Reorganiseren;
• Digitaliseren;
• Saneren;
• Informatiebewustzijn.

11. Ambitie(s)
• Adequaat en efficiënt ingericht digitale
informatievoorziening ter ondersteuning van
de werkprocessen, waarmee aan eisen voor
informatiebeheer kan worden voldaan.
• Professioneel en onafhankelijk advies en
ondersteuning op strategisch, tactisch en
operationeel niveau.

12. Architectuur (1)
• Doel: opname in ICT architectuur en
standaarden;
• I-architectuur voor beleidsprocessen, project-
en programmaprocessen en interne
dienstverleningsprocessen.
• Niet voor zaakgericht werken.

13. Architectuur (2)
• Risico classificatie bepaald informatiebeheer-
maatregelen;
• Zoveel mogelijk processen zaakgericht in Atos
esuite (Alfresco);
• Vervanging huidige DMS/RMA (DM10) voor
niet zaakgerichte processen;
• Vervallen niet-persoonlijk netwerkschijven.
Opties: Teams of Sharepoint;
• Federatieve zoekmachine;
• Aansluiting op e-depot.

14. Architectuur (3)
• Beschrijving bedrijfsfunctie informatiebeheer op
3 niveaus;
• Beschrijving (en uitwerking) hoofdprincipes:
1. Informatiebeheer wordt vooraf ingericht op
basis van het werkproces;
2. Informatieobjecten zijn duurzaam toegankelijk
en betrouwbaar;
3. Er is een centrale regie op informatiebeheer.
• Beschrijving (en uitwerking) afgeleide principes,
bijv. documentcreatie, dossiervorming etc.

15. Beleid en beheerinstrumenten
• Digitale bewaarstrategie;
• Kwaliteitssysteem informatiebeheer;
• Generiek metadatamodel;
• Actualisatie handboek vervanging;
• Risicotool en beheerregimes;
• Op basis van toetsing met kwaliteitssysteem
volgen ……………………….

16. De praktijk
• Inrichting per werkproces: bepaal met
risicoclassificatie de IB maatregelen;
• Idem bij aanschaf applicaties en toets met PSA;
• Concernvoorzieningen of eigen applicaties;
• Toepassen metadatamodel en
ordeningsprincipes;
• Afspraken over controle en rapportages;
• Impactanalyse voor DIV.

17. Aansluiting op e-depot
• E-depot van RHC Groninger Archieven;
• Succesvolle pilot;
• Financiering: in meerjarenbeeld gemeentebegroting;
• Na zomer: uitplaatsen (of vervroeg overbrengen)
informatie uit DM10;
• Informatie uit Esuite. i.s.m. Dimpact.

18. Reorganisatie DIV
Principebesluit:
• Document behandeling naar KCC;
• De 2 afdelingen beheer wordt 1 beheerafdeling met
veranderopgave en krimpopdracht;
• Bestelfunctie boeken en tijdschriften naar Facilitaire
Zaken.
• DIV Beleid en Advies naar I-Regie.

19. Integratie DIV en I-regie
• Nieuw functiehuis op strategisch, tactisch en
operationeel niveau;
In ontwikkeling:
• Centrale regie op informatiebeheer;
• Integratie processen en werkzaamheden.

20. vraagstelling vanuit de Business
Reguleren processen om aan vraag te voldoen
Demand Management
I-advies
SIM
BusinessJaarplanCollegeakkoord, Wet,
Beleid, Innovatie
LGI
ALM (Application
lifecycle
management)
CM(Contractmanag
ement)
Changes
PPM
(Projectportfolio
management)
BIP (Business informatie
planning)
Roadmap
AA
Jaarplan
Resources
FB
ITBoar
d

21. Project starten en sturen om te
implementeren
Business
LGI
Project plan
Consensus over
aanpak
4. Project
Functionee
l beheerder
Stuurgroep
project
I-advies
Projectleider
Div Securit
y
Architec
t
Businesscase/vo
oronderzoek

22. Demand supply

23. Koppelvlak proces

24. En verder:
• Saneren papieren en digitale archieven;
• Digitaliseren 1 km papieren archief;
• Campagne informatiebewustzijn;
• Extra inzet floorwaking.

25. Wie is effectiever in de jacht?

26. Anticiperen werkt

27. Vragen, reacties?