1. 人資在處理不適任員工過程中扮演的角色
作者：陳培光
刊登於：管理雜誌 2012年，12月
全球企業競爭越來越激烈，如果無法維持一個高效率的團隊，企業很容易就被淘汰。
而要維持高效率的團隊，企業一種可行的做法就是定期淘汰不適任員工。這就好像
人體一樣，除非不斷新陳代謝，否則就會生病。
但是淘汰不適任員工並非一件容易的事。許多人資人員以為只要通知員工，並且依
照勞基法給付資遣費也就了事。殊不知，過程中稍有不慎，就會產生許多麻煩。例
如：
1. 遭離職員工控告或激烈抗議
2. 資訊遭竊或設備遭損
3. 在職員工士氣低落...等
所以，作者建議人力資源人員採取以下措施，以順利處理不適任員工以及維持現有
員工的士氣。
一、確保員工資遣的合法性
一、確保員工資遣的合法性
人資在員工資遣案中扮演的首要角色是要確保資遣理由的合法性。否則不僅企業觸
法，同時也會影響企業未來人才招募，集資，以及產品銷售等重大工作。
許多企業規定，每年要淘汰績效不好的 3%員工，以達汰弱留強的目的。此種想法
就管理的角度而言是正確的，但是就法律角度而言，是存在著極大的問題。
依據勞基法第十一條的規定，如果企業要資遣不適任員工，必須要能證明員工無法
勝任其工作。但是企業所指的績效排名最後 3%員工，並不符合此一定義。因為最
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2. 後的 3%只能說明他們在團隊中相對表現較差，但卻無法證明無法勝任其工作。
舉例來說：某位員工是打字員，公司規定工作標準是每分鐘打 50 字。如果該員工每
分鐘能打五十個字，雖然速度較其他人慢，公司仍然沒有理由將其資遣。因為，該
員工確實能夠勝任他的工作，只是相對速度較慢而已。
要證明員工無法勝任工作，最好的做法就是要有清楚的工作標準，同時要能搜集足
夠的證據來證明員工無法達到該項要求。如果主管無法提出足夠的證據，人資人員
就應設法協助主管進行以下的工作。包括：
1. 給予表現欠佳員工正式的書面警告通知
2. 請員工確認問題確實存在
3. 主管與員工共通訂定改善目標與時程
4. 定期檢討並記錄改善狀況
爲了掌握足夠的證據，以上所有的過程都應該要求員工簽名。
二、進行資遣程序潛在問題分析
二、進行資遣程序潛在問題分析
僅有合法的資遣理由，往往還是無法順利處理不適任員工。建議人力資源管理人員
應針對處理程序中的潛在問題作分析，並且擬定因應措施。
被資遣的員工心情絕對是不好的。當員工心情不好時，就容易做出一些非理性的行
為，例如：偷竊企業商業情報，破壞生產設備，傷害公司人員等等。
若企業判斷不適任員工有可能對公司採取破壞行動，企業就應考慮要求該員工在接
到通知後立即離開該公司。也就是在資遣晤談會議結束後，員工就不能再踏進辦公
室，包括：取回個人的私有物品（領回私人物品工作，可委託同事協助處理）。當然 ，
企業必須支付員工預告期工資，否則就不能合法要求員工立即離開公司。
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3. 有些時候，被資遣的員工也會獅子大開口，要求更多的資遣費。爲確保被資遣人員
可以在接到通知當日離開，人資人員應先設定好離職談判條件的底線，並且獲得上
級主管的授權，避免讓被資遣員工第二天再進辦公室繼續談判，影響整個辦公室的
運作。
另一個在資遣晤談會議中常發生的問題就是，員工會提出許多反對的理由。所以，
在處理資遣案以前，人力資源管理人員不但要確認離職理由的合法性，同時也要與
用人主管共同模擬員工可能提出來的反對意見以及回答策略，例如：
1. 主管向來說我表現良好，爲什麽現在會告訴我績效有問題
2. 我犯錯有證據嗎
3. 某某某犯的錯誤比我還嚴重，為何先資遣我
4. 可不可以再給我一個機會
5. 我能申請轉調到其他單位嗎
6. 錯誤的責任不在我，真正的原因是...（例如：不景氣、主管領導力不足、資金不
足、產品不佳...）
7. 我可以向總經理申訴嗎
為了使被資遣員工所負責的工作日後可以順利運作，人資人員應提醒主管事前先做
好工作交接的準備。當然，此事必須暗中進行，不能讓不適任人員知曉。不過，如
果用人主管平日就有做好人員輪調以及 SOP 建立的工作，此時就比較不用擔心。
由於每一個個案的性質不一樣，為確保資遣程序能夠順利進行，人力資源管理人員
及用人主管應該要慎重的思考每一個個案可能發生的潛在問題以及因應措施。因為
一旦處理不當，就可能產生極度嚴重的後果。
近幾年讓人印象最深刻的例子就是 2009 年台積電處理裁員的案例。此案例由於處理
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4. 過程不是很圓滿，不但重創了台積電的形象，也造成台積電總經理易人的嚴重後果。
如果企業規模夠大，而且淘汰不適任員工是常態性工作，人力資源管理人員可以考
慮製作一份手冊並且結合管理訓練，以協助主管更妥善的處理相關程序。
三、維持在職員工工作士氣
三、維持在職員工工作士氣
處理不適任的員工，不僅會讓要離職員工心情不好，有時也會影響在職員工的士氣。
建議人資人員可以與用人主管共同採取以下的措施：
1. 在週五下班前的時間處理不適任員工，避免影響其他同仁第二天的上班心情
2. 告知在職員工，淘汰不適任人員是為每一位同仁的前途著想。留下績效不佳的
員工，不僅會侵蝕公司的獲利，也會吃掉其他員工的薪資福利
3. 拉大待遇差距，讓績優的同仁相信：只要付出，就有相對應的報酬。
處理不適任人員對企業而言是一件重要且有意義的事。人力資源人員所扮演的角色
不只是支付勞工資遣費而已，更重要的是要確保企業資遣員工的合法性，另外也應
協助主管處理資遣的相關作業程序，尤其是一些潛在問題的預防。
（全文完）
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