Dokumen tersebut membahasakan pengurus dan pengurusan. Ia menjelaskan bahawa pengurus bertanggungjawab untuk memimpin organisasi ke arah kejayaan dengan menggunakan sumber secara berkesan. Dokumen ini juga membincangkan proses pengurusan, jenis pengurus mengikut peringkat dalam organisasi, ciri-ciri organisasi, dan peranan pengurus.

1. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
PENGURUS DAN PENGURUSAN
Pengenalan
Seseorang yang menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan
menggunakan sumber-sumber yang ada secara cekap dan berkesan boleh dianggap
sebagai seorang pengurus. Mereka ini tidak semestinya diberi gelaran pengurus tetapi
sesiapa sahaja termasuk ibubapa, ketua-ketua jabatan, ketua unit dan manusia lain yang
terlibat dalam aktiviti mencapai matlamat dengan menggunakan sumber-sumber yang
tertentu adalah dianggap sebagai seorang pengurus.
Sebagai contohnya ibubapa. Mereka mempunyai matlamat dalam keluarga agar ahli
dalam keluarganya berjaya seperti anak-anak berjaya dalam pelajaran. Jadi mereka akan
menggunakan sumber yang ada seperti wang dan keperluan lain agar dapat membantu
mendidik anak-anak supaya berjaya dalam pelajaran. Di sini, keluarga adalah umpama
organisasi, manakala ibubapa tadi diibaratkan sebagai pengurus kerana cuba
menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan menggunakan sumber wang
dan keperluan lain lagi.
Sebenarnya, kita tidak dapat lari daripada mengurus dan diurus. Tetapi apakah yang anda
faham mengenai pengurusan? Pengurusan adalah satu bidang yang meluas dan amalan
pengurusan yang diamalkan oleh setiap pengurus adalah berbeza di antara satu organisasi
dengan organisasi yang lain. Begitu juga kalau kita lihat dalam keluarga yang berbeza,
ketua keluarga iaitu ibubapa akan mentadbir dan menguruskan keluarga mengikut cara
masing-masing. Contoh yang lain pula ialah bagaimana seorang Pengarah Politeknik
mengurus organisasinya berbanding dengan seorang doktor yang mengurus para
pesakitnya.
Pengurusan dan Organisasi
Pengurusan adalah aktiviti yang dijalankan oleh pengurus dalam menguruskan sumber-
sumber yang terdapat dalam organisasi. Organisasi pula merupakan sesuatu yang penting
dalam kehidupan manusia sehari-hari kerana dengan adanya organisasi kita dapat
mencapai objektif hidup kita. Sebagai contoh, anda membeli pakaian di pasaraya, makan
di restoran, mengeluarkan dan menyimpan wang di bank dan menghantar surat melalui
pejabat pos. Ini bermakna kehidupan kita sehari-hari banyak bergantung kepada
organisasi, maka pengurusan organisasi yang cekap tidak kira awam atau swasta
diperlukan oleh setiap individu kerana ia dapat melancarkan lagi urusan hidup manusia.

2. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Berdasarkan contoh di atas, senaraikan lima organisasi yang anda biasa berurusan.
Definisi istilah-istilah penting
Pengurusan
Satu proses di mana pengurus merancang, menyusun, mengarah atau memimpin dan
mengawal sumber-sumber organisasi dengan cekap dan berkesan bagi mencapai
objektif yang telah ditetapkan.
Daripada definisi tersebut, terdapat beberapa elemen penting yang ada pada satu
proses pengurusan, iaitu:
a) Prinsip-prinsip pengurusan iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan dan
pengawalan.
b) Sumber-sumber organisasi - sumber organisasi terdiri daripada manusia atau
pekerja, kewangan, peralatan, maklumat, kemahiran dan bahan mentah.
c) Organisasi - sekumpulan individu yang saling bekerjasama di antara satu sama lain
dalam mencapai matlamat.
d) Cekap - keupayaan seseorang pengurus melakukan sesuatu perkara dengan baik di
mana pengurus dapat mencapai output yang maksima dan dapat meminimakan kos.
Pengurus yang cekap dapat mengurangkan pembaziran dalam organisasi.
e) Keberkesanan - pengurus dapat memilih dan melaksanakan sesuatu yang tepat dan
betul dan perkara tersebut memberi faedah kepada organisasi dan mendapat hasil
yang diharapkan.
f) Objektif – perkara atau sasaran yang cuba dicapai oleh organisasi pada masa
hadapan.

3. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Tingkat atau tahap pengurus dalam organisasi
Pada umumnya, pengurus menjalankan fungsi pengurusan yang sama tetapi
penekanan adalah berbeza bergantung kepada kedudukan mereka dalam organisasi.
Jenis pengurus dan cara pengurusan mereka dipengaruhi oleh dua perkara berikut:
2.3.1 Peringkat atau tahap di dalam organisasi.
2.3.2 Kumpulan aktiviti atau fungsi yang dijalankan.
Pengurusan mengikut tahap atau peringkat
a) Pengurus Bawahan atau Peringkat Pertama
Pengurus pada tahap ini berada pada tahap paling bawah dalam hirarki organisasi.
Mereka bertanggungjawab secara langsung keatas tugas operasi dan kakitangan
sokongan organisasi. Kakitangan di bawah kawalan mereka terdiri daripada
semua kakitangan bukan pengurusan. Tanggungjawab utama mereka adalah
memastikan operasi harian adalah berjalan dengan lancar Contoh pengurus ini
adalah seperti penyelia, ketua unit atau ketua kerani.
b) Pengurus Pertengahan
Pengurus ini mengarah kegiatan pengurus lain, juga pekerja di tahap bawah.
Mereka memastikan kegiatan organisasi dilakukan sebagaimana yang termaktub
dalam polisi dan matlamat pertubuhan. Pengurus pertengahan perlu mengimbangi
keperluan penyelia di peringkat bawahan dan keupayaan pekerja bawahan.
Pengurus pertengahan juga perlu mengikut segala arahan yang dikeluarkan oleh
pihak atasan. Contoh bagi pengurus peringkat pertengahan adalah seperti pegawai
eksekutif, pengurus cawangan dan pengurus-pengurus jabatan.
c) Pengurus Atasan
Pengurus ini bertanggungjawab terhadap keseluruhan pengurusan dan pentadbiran
organisasi. Mereka merangka polisi dan mengawasi perhubungan organisasi
dengan persekitaran. Mereka juga yang merancang segala aktiviti untuk
keseluruhan organisasi. Contoh bagi pengurus ini adalah seperti Ketua pegawai
eksekutif, Pengarah urusan serta presiden.

4. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Rajah 2.1 di bawah menunjukkan pengurusan mengikut tahap.
A Atasan
Pertengahan
Bawahan
Rajah 2.1: Tingkat pengurusan dalam organisasi
Pengurusan Mengikut Aktiviti atau Fungsi
Setelah kita memahami pengurusan mengikut tahap, maka kita akan mempelajari
pula pengurusan mengikut aktiviti atau fungsi. Ia terbahagi kepada 2:
a) Pengurus fungsi - Pengurus ini bertanggungjawab kepada satu bidang aktiviti
atau satu fungsi dalam organisasi seperti pengurus pengeluaran, pengurus
kewangan dan pengurus pemasaran.
b) Pengurus am - Pengurus ini bertanggungjawab kepada semua bidang dalam
aktiviti dalam organisasi. Pengurus ini bertanggungjawab untuk kesemua
aktiviti yang berlaku. Contohnya pengurus am adalah seperti pengarah urusan
dan presiden dalam sesebuah persatuan.
Ciri-ciri organisasi
Mempunyai identiti yang tersendiri
Setiap organisasi yang dibentuk akan melambangkan identiti mereka yang tersendiri.
Sebagai contoh pusat pengajian tinggi, hospital dan jabatan kerajaan. Di mana setiap
organisasi ini mempunyai peranan, kemudahan, fungsi dan objektif yang tersendiri
yang akan melambangkan organisasi tersebut.
Mempunyai tingkat hirarki
Tidak kira organisasi tersebut kecil atau besar, swasta atau kerajaan, ia mempunyai
tingkat hirarki atau autoriti. Bagi organisasi yang besar ia mungkin mempunyai lebih
banyak tingkat autoriti berbanding dengan organisasi yang kecil.

5. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Mempunyai pembahagian kerja
Dalam sesebuah organisasi, pembahagian kerja dilakukan berdasarkan jenis
pekerjaan dan bahagian yang diwujudkan seperti pengeluaran, pemasaran dan
kewangan. Ini adalah untuk melicinkan lagi perjalanan organisasi tersebut.
Sistem pengawasan dan kawalan
Bagi memastikan perjalanan organisasi adalah teratur seperti yang
dirancangkan, organisasi perlu mewujudkan satu sistem pengawasan dan
kawalan bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam organisasi. Sistem
kawalan ini adalah seperti peraturan, prosedur, dasar dan polisi organisasi. Ini
bagi memastikan setiap pekerja dalam organisasi mengetahui sesuatu perkara
tersebut dengan jelas.
Proses Pengurusan
Proses pengurusan melibatkan beberapa prinsip yang perlu dilaksanakan oleh seorang
pengurus dalam menguruskan sesebuah organisasi bagi memastikan perjalanan organisasi
adalah lancar. Prinsip-prinsip tersebut ialah:
Perancangan
Sebelum pihak pengurus memulakan aktiviti-aktivit organisasi, perancangan
hendaklah dibuat terlebih dahulu berkaitan dengan apa yang akan dilaksanakan.
Perancangan melibatkan beberapa elemen:
a) Objektif dan tujuan: Pengurus akan menetapkan dan mengenalpasti perkara yang
ingin dicapai oleh organisasi tersebut selaras dengan matlamat penubuhan
organisasi
b) Menentukan tindakan - tindakan atau strategi yang akan dilakukan bagi mencapai
objektif tersebut.
Secara ringkas, perancangan merujuk kepada pengurus menetapkan apa yang akan
dilakukan, objektif tindakan tersebut dan strategi yang akan diambil bagi
melaksanakan tindakan tersebut.
Penyusunan (Pengorganisasian)
Penyusunan melibatkan kerja-kerja menstrukturkan sumber organisasi seperti
sumber manusia dan bukan manusia supaya perancangan yang ditetapkan dapat
dicapai. Penyusunan ini termasuklah membahagikan kerja-kerja yang akan
dilakukan oleh pekerja samada mengikut aktiviti, tingkat autoriti dan penyelarasan
melalui peraturan dan dasar organisasi.

6. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Pengarahan dan Kepimpinan
Pengurus mengamalkan prinsip pengarahan dengan memberikan panduan,
bimbingan dan perangsang kepada pekerja untuk mencapai matlamat organisasi.
Fungsi pengarahan dan kepimpinan melibatkan aktiviti mempengaruhi dan
memimpin pekerja bagi mendapatkan satu tingkahlaku yang diperlukan untuk
mencapai matlamat organisasi. Untuk mempengaruhi pekerja, pengurus perlulah
memberi dorongan, memimpin dan berkomunikasi dengan pekerja.
Pengawalan
Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan
keputusan yang didapati dengan matlamat yang telah ditetapkan dan merancang
tindakan-tindakan pembetulan bagi memperbaiki kesilapan yang berlaku. Fungsi
pengawalan ini penting kerana dengan melaksanakan kawalan, akan dapat
mengetahui jika adanya kesilapan yang menyebabkan aktiviti tidak dapat
dilaksanakan dan objektif tidak dapat dicapai.
Penstafan dan Perancangan Sumber Manusia
Aset yang terbaik dalam organisasi adalah sumber manusia kerana sumber
manusialah yang menggerakkan aktiviti organisasi. Dengan itu pengurus perlulah
memikirkan siapa, di mana dan apakah yang diperlukan. Untuk menjamin kesetiaan
pekerja kepada organisasi, pengurus perlu memikirkan apakah yang dapat
ditawarkan oleh organisasi kepada pekerja seperti keadaan tempat kerja, ganjaran,
program pembangunan diri dan penilaian prestasi pekerja. Ini adalah untuk
menjamin keselesaan pekerja dalam organisasi.
Secara keseluruhannya, bolehlah disimpulkan bahawa, fungsi-fungsi pengurusan
yang dilaksanakan oleh seseorang pengurus dalam sesebuah organisasi adalah terdiri
daripada perancangan, penyusunan, pengarahan, pengawalan dan penstafan.

7. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Jenis Kemahiran Dalam Pengurusan
Robert L. Katz telah mengenalpasti tiga jenis kemahiran asas yang perlu dimiliki oleh
seorang pengurus. Kemahiran ini terdiri daripada berikut:
KemahiranTeknik
Kebolehan menggunakan peralatan, peraturan dan prosedur dan teknik dalam sesuatu
pekerjaan atau bidang, kemahiran asas yang membantu pengurus memahami
bagaimana kerja-kerja tersebut dilakukan.
Kemahiran Kemanusiaan
Kebolehan bekerja dengan memahami dan merangsang orang lain. Perhubungan
sosial dan individu antara pengurus dengan pekerja agar dapat menjadi teladan
kepada mereka agar berupaya menjadi ikutan orang lain.
Kemahiran Konsep
Kebolehan atau keupayaan pengurus untuk memikir dan menyelaras serta
mencampurkan kegiatan unit yang berbeza. Keupayaan melihat secara keseluruhan
unit dalam organisasi dan perkaitannya antara satu sama lain. Membolehkan pengurus
mengambilkira kesemua kepentingan organisasi.
Kemahiran-kemahiran lain yang perlu dikuasai ialah seperti kemahiran berkomunikasi di
mana seorang pengurus perlu tahu cara untuk berkomunikasi dengan para pekerja bagi
merapatkan perhubungan dengan pekerja.
Kemahiran dalam membuat keputusan juga penting kerana pengurus perlu banyak
membuat keputusan–keputusan penting bagi organisasi. Keputusan yang dibuat oleh
pengurus akan memberi kesan kepada organisasi secara keseluruhan.
Kemahiran-kemahiran ini boleh dikaitkan dengan tahap atau tingkat pengurusan dalam
organisasi bagi menentukan anggaran masa dan tenaga yang digunakan oleh seseorang
pengurus.
Peranan Pengurus

8. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Terdapat tiga peranan utama dan sepuluh peranan khusus yang dimainkan oleh pengurus
mengikut Henry Mintzberg (Ivancevich et al. 1997).
Peranan Antara Perorangan atau Penghubung Antara Individu
Peranan ini melihat pengurus sebagai seorang yang membantu mewujudkan dan
membina perhubungan yang baik di antara pengurus sesama pengurus dan pengurus
dengan pekerja. Terdapat tiga peranan khusus dalam melaksanakan tugas sebagai
penghubung antara individu:
a) Sebagai Ketua atau Orang Terpenting
Apabila pengurus dilantik sebagai ketua jabatan, ketua organisasi atau ketua
cawangan, mereka merupakan individu yang berkedudukan memimpin individu yang
lain dan sentiasa diperlukan oleh pekerja dalam setiap majlis atau aktiviti yang
dianjurkan oleh organisasi. Dengan adanya penglibatan ketua ini, akan merapatkan
lagi perhubungan individu-individu yang lain dalam organisasi. Walaupun peranan ini
tidak melibatkan keputusan atau perkara yang penting tetapi ia penting bagi
mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang
dihormati. Sebagai contoh pengurus menghadiri majlis-majlis perasmian, menghadiri
mesyuarat, melayani tetamu dan majlis perkahwinan pekerja-pekerja.
b) Sebagai Pemimpin
Setiap pengurus memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong,
memotivasi dan mengalakkan pekerja untuk bekerja. Dalam melaksanakan peranan
ini pengurus perlu sentiasa bekerja dan berusaha untuk memperbaiki prestasi pekerja,
mengurangkan konflik dan memberi Maklum balas terhadap prestasi pekerja.
Pengurus juga perlu melaksanakan aktiviti pengawalan bagi memastikan semua
aktiviti berjalan dengan lancar
c) Sebagai Pegawai Perhubungan
Pengurus juga perlu mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan
maklumat mengenai perkembangan-perkembangan yang berlaku di luar organisasi.
Pengurus perlu berinteraksi dengan pengurus dan pihak lain seperti pembekal dan
pelanggan.
Penyebar Maklumat
Pengurus sebagai penyebar maklumat berfungsi sebagai individu yang menerima dan
menghantar maklumat kepada pekerja.

9. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
a) Sebagai Pengawas
Pengurus berperanan untuk mencari maklumat-maklumat di persekitaran dalaman dan
luaran organisasi mengenai isu-isu semasa, perubahan, peluang dan masalah yang
boleh memberi kesan kepada organisasi. Dengan adanya maklumat ini akan dapat
membantu organisasi untuk bersaing dengan organisasi yang lain. Pengurus boleh
mendapat maklumat semasa menghadiri seminar, persidangan ataupun dalam
komunikasi secara tidak langsung. Contohnya maklumat mengenai perubahan fesyen
remaja boleh didapati melalui pemerhatian terhadap cara remaja berpakaian ataupun
melalui majalah-majalah remaja. Ini dapat membantu pengurus mengeluarkan
pakaian yang menepati citarasa remaja.
b) Penyebar atau Penyampai
Peranan ini merujuk kepada pengurus bertindak untuk menyampaikan semua
maklumat yang diperolehi kepada semua individu yang memerlukan maklumat
tersebut. Maklumat-maklumat ini mestilah ditapis dahulu oleh pengurus untuk
memastikan maklumat yang disampaikan adalah yang tepat dan boleh digunakan oleh
pekerja. Maklumat yang disampaikan mungkin merupakan maklumat daripada pihak
luar yang perlu disampaikan kepada unit-unit yang ada dalam organisasi ataupun
maklumat tersebut maklumat yang didapati daripada pekerja dalam organisasi dan
disampaikan kepada pekerja yang lain yang mungkin memerlukan maklumat tersebut.
c) Sebagai Jurucakap
Peranan jurucakap adalah berkaitan dengan aktiviti menyampaikan sebahagian
maklumat kepada mereka yang berada diluar daripada unitnya. Penyampaian
maklumat ini mungkin terdiri dari dasar, rancangan tindakan dan keputusan
organisasi. Contoh penyebaran maklumat dalaman adalah seperti isu tuntutan gaji
pekerja kepada pihak majikan. Manakala penyebaran maklumat luaran ialah seperti
pengurus memberi pandangan kepada pihak luar mengenai sesuatu isu seperti
kenaikan gaji pekerja. Dengan kata lain pengurus mewakili organisasi dalam
menyebarkan maklumat bagi organisasi.
Sebagai Pembuat Keputusan
Membuat keputusan adalah satu peranan penting yang seharusnya dilakukan oleh
pengurus dengan bijak berkaitan dengan setiap aktiviti yang akan dilaksanakan dalam
organisasi. Terdapat empat peranan khusus yang seharusnya dimainkan oleh pengurus
dalam melaksanakan peranannya sebagai pembuat keputusan:
a) Sebagai Usahawan

10. PENGURUS DAN PENGURUSAN 9 July 2008
Pengurus seharusnya memiliki sifat-sifat yang sebagaimana yang terdapat pada
usahawan seperti rajin, kreatif, berpandangan jauh, sanggup menerima risiko dan
amanah. Dengan adanya sifat-sifat ini, pengurus dapat meningkatkan prestasi
organisasi dengan cara menimbulkan idea-idea yang kreatif bagi perkembangan
organisasi. Sebagai contoh pengurus memperkenalkan sistem pembayaran gaji yang
lebih baik dan adil kepada pekerja berdasarkan beban kerja dan pengalaman
kakitangan dan bukannya kepada status kakitangan.
b) Sebagai Pengawal Gangguan
Pengurus juga mesti sentiasa peka dengan perubahan-perubahan yang berlaku dalam
hubungan pekerja-pekerja dalam organisasi seperti masalah dengki dan berpuak-puak
dan masalah-masalah luaran seperti kekurangan peralatan, mogok dan rusuhan.
Pengurus perlu segera menyelesaikan masalah ini agar tidak merebak dan tindakan
yang diambil juga mestilah tidak merugikan mana-mana pihak.
c) Sebagai Pengagih Sumber
Pengurus menentukan bagaimana dan kepada siapa sumber serta masa pengurus itu
akan diagihkan. Pengagihan melibatkan kewangan, peralatan dan aset-aset lain yang
terdapat dalam organisasi. Pengagihan ini mestilah dilakukan dengan adil supaya
semua pihak berpuashati. Sebagai contoh pengurus menentukan jangkamasa dan siapa
yang akan mengendalikan dalam menyiapkan satu-satu projek.
d) Sebagai Perunding
Pengurus melaksanakan peranan sebagai perunding di mana pengurus akan mewakili
organisasi atau unitnya dalam setiap perundingan yang melibatkan bidang
tanggungjawab mereka. Perundingan hanya boleh dilakukan oleh pengurus kerana
hanya pengurus yang mempunyai maklumat dan kuasa membuat perundingan. Sebagai
contoh pengurus berunding dengan kesatuan-kesatuan sekerja berkaitan dengan isu
gaji pekerja.