1. Analisis Sistem Post Paid PT.
XL Axiata
DISUSUN OLEH:
FAUZA ANNISA (116110054)
FADHIL MUHAMMAD (116110055)
M. EDWIN BAIHAQI (116110057)
RODNOVRY JOSHUA L.T. (116110059)
LUCKY SURYA PERMADI (116110072)
2. Latar belakang
Alasan kami mengerjakan tugas besar mengenai
provider di PT. XL Axiata karena menurut kami
sistem yang ada pada bidang telekomunikasi sangat
kompleks . Kami ingin mengetahui bagaimana
proses pemesanan nomor (postpaid) hingga nomor
provider sampai ke customer yang berjalan di PT. XL
Axiata ini serta aplikasi,software apa yang digunakan
di perusahaan ini.
3. Identifikasi Masalah
Berdasarkan hal yang telah diuraikan diatas, maka kami sebagai penulis
dapat mengidentifikasikan masalahnya sebagai berikut :
Man : human error dikarenakan manusia susah diatur/bad
habit sehingga susah untuk bias mengikuti flow-nya.
Management : tidak ada masalah dalam hal manajemen.
Material : data customer kurang lengkap atau belum memenuhi
syarat.
Location : lokasi kantor kurang memadai.
Method : post-paid kurang fleksibel.
Machine : mesin disediakan sesuai kebutuhan, namun jika ada yang
rusak maka cost yang harus dikeluarkan mahal dan
effort-nya pun besar.
5. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan
pada PT. XL Axiata
Bagaimana sistem informasi yang diusulkan pada
PT. XL Axiata
6. Maksud dan Tujuan
Untuk mengetahui sistem informasi provider yang
sedang berlangsung pada PT. XL Axiata, terutama
pada bagian CRM bidang post-paid
Untuk membuat rancangan sistem informasi
provider pada bagian CRM bidang post-paid
7. Batasan Masalah
Penelitian yang telah kami lakukan pada sistem
informasi provider ini hanya menyangkut CRM
(Customer Relation Management) yang berpusat pada
masalah konsistensi informasi dan flow information
yang biasanya sibebabkan oleh human error.
8. DASAR TEORI
Teori yang digunakan untuk mendukung pengerjaan tugas
besar adalah sampling, investigasi hard data dan
wawancara.
1. Sampling
Sampling adalah proses menyeleksi unsure-unsur
yang mewakili suatu populasi secara sistematis.
2. Wawancara
Wawancara untuk mengumpulkan informasi adalah
suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan
tertentu dengan menggunakan format Tanya-jawa
3. Investigasi Hard Data
Hard data menunjukkan dimana organisasi berada
dan kemana keyakinan anggotanya.
9. PROFIL PERUSAHAAN
A. Profil PT. XL Axiata, Tbk
XL pada saat ini merupakan penyedia layanan
telekomunikasi seluler dengan cakupan jaringan yang
luas di deluruh wilayah Indonesia bagi pelanggan ritel
dan menyediakan solusi bisnis bagi pelanggan
korporat
11. Sejarah Perusahaan
PT XL Axiata Tbk. (“XL” atau ”Perseroan”) didirikan pada tanggal 6
Oktober 1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari, bergerak di bidang
perdagangan dan jasa umum. Enam tahun kemudian, Perseroan mengambil
suatu langkah penting seiring dengan kerja sama antara Rajawali Group –
pemegang saham PT Grahametropolitan Lestari – dan tiga investor asing
(NYNEX, AIF, dan Mitsui). Nama Perseroan kemudian berubah menjadi PT
Excelcomindo Pratama dengan bisnis utama di bidang penyediaan layanan
teleponi dasar.
Pada tahun 1996, XL mulai beroperasi secar komersial dengan focus
cakupan area di Jakarta, Bandung dan Surabaya. Hal ini menjadikan XL sebagai
perusahaan tertutup pertama di Indonesia yang menyediakan jassa teleponi
dasar bergerak seluler. Bulan September 2005 merupakan suatu tonggak
penting untuk Perseroan. Dengan mengembangkan seluruh aspek bisnisnya, XL
menjadi perusahaan public dan tercatat di Bursa Efek Jakarta (sekarang Bursa
Efek Indonesia). Kepemilikan saham XL saat ini mayoritas dipegang oleh TM
International Berhad melaui Indocel Holding Sdn Bhd (83,8%) dan Emirates
Telecommunications Corporation (Etisalat) melalui Etisalat Internasional
Indonesia Ltd (16,0%).
12. Untuk mendukung layanannya, Xl beroperasi dengan
teknologi GSM 900/DCS 1800 serta teknologi jaringan
bergerak seluler sistem IMT-2000/3G. XL juga telah
memperoleh Ijin Penyelenggaraan Jaringan Tetap Tertutup,
Ijin Penyelenggaraan Jasa Akses Internet (Internet Service
Protocol/ISP), Ijin Penyelenggaraan Jasa Interkoneksi
Internet (“NAP”).
14. ANALISIS SISTEM PT. XL Axiata
Analisis Sistem Yang Berjalan
Kali ini kami akan menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk
mengetahui lebih jelas apa saja prosedur-prosedur yang ada dalam
sistem tersebut serta masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan
landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang
dilakukan berdasarkan kegiatan yang ada pada PT. XL Axiata.
15. Analisis Dokumen
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui dokumen-dokumen apa
saja yang digunakan dan mengalir pada sebuah sistem informasi yang
sedang berjalan. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk mempermudah
dalam perancangan atau pengembangan sistem yang diusulkan. Berikut
adalah dokumen-dokumen yang ada didalam sistem informasi bagian
CRM (khususnya post-paid) pada PT. XL Axiata :
a. Dokumen masukan
Biodata calon pelanggan
Kartu identitas calon pelanggan
Data kartu kredit calon pelanggan
b. Dokumen keluaran
Bukti pembayaran administrasi
Surat persetujuan
Surat keterangan pelanggan
16. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Sales memasukan data yang tertera pada formulir berupa id
identitas dan nomer credit card yang didapat dari calon
pelanggan ke CRM database.
Backroom Officer akan mengambil data calon pelanggan dari
CRM database untuk di verifikasi.
Backroom Officer selanjutkan akan melakukan konfirmasi
kepada pihak bank mengenai data credit card calon pelanggan.
Jika data credit card telah dianggap valid oleh pihak bank maka
backroom officer akan mencarikan nomer seluler pelanggan
yang tersedia atau menyediakan nomer seluler yang dipesan
secara khusus oleh pelanggan selama nomer tersebut tersedia.
Nomer tersebut selanjutnya akan diaktivasi oleh activation
team agar siap digunakan oleh pelanggan.
Nomer seluler pelanggan serta data-data pelanggan akan
diserahkan oleh sales kepada customer.
19. Diagram Konteks dan Diagram Data Flow
1
2
3
4
5 Sistem aktivasi
Sales 6 Post-paid
7 Service
8
9
11
10
1
Sales 2 Input Data 4 CRM Database
3
8 4
Verifikasi Data 7 Number Database
Bank 5
6
9
11
9
Activation
10 Activation team
Permission
1. data pribadi
2. Keterangan ID card
3. Keterangan Credit Card
4. Data calon pelanggan
5. Data Credit Card
6.Validasi
7. Ketersediaan Nomer
8. Tidak memenuhi
persyaratan
9. Nomer baru pelanggan
10. Aktivasi nomer
11. Nomer baru pelanggan
yang telah diaktivasi
20. Evaluasi Sistem yang berjalan
Sistem yang sedang berjalan sudah bagus dan
berjalan sesuai dengan alur yang ada. Sehingga
cukup sulit untuk menemukan kekurangan pada
sistem tersebut. Namun pada bahan pertimbangan
untuk membuat keputusan kurang.
21. Usulan Perancangan Sistem
Pada bagian ini dijelaskan tentang usulan rancangan sistem yang
akan digunakan untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem yang
ada untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi perusahan.
1. Tujuan Perancangan Sistem
Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi pada sistem sebelumnya.
Sebagai sarana bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan.
Untuk meningkatkan keamanan bisnis perusahaan
Agar proses verifikasi data lebih akurat
22. 2. Perancangan Prosedur yang diusulkan
Sales memasukan data yang tertera pada formulir berupa id
identitas, nomer credit card, nomer tagihan listrik serta tagihan
telpon rumah yang didapat dari calon pelanggan ke CRM
database.
Backroom Officer akan mengambil data calon pelanggan dari
CRM database untuk di verifikasi.
Backroom Officer selanjutkan akan melakukan konfirmasi
kepada pihak bank mengenai data credit card calon pelanggan.
Backroom officer juga memeriksa kepada pihak PLN serta pihak
penyedia jasa telepon rumah mengenai data berkaitan dengan
tagihan listrik serta tagihan telpon rumah.
23. Jika data credit card telah dianggap valid oleh pihak bank,
PLN serta penyedia jasa telepon rumah maka backroom officer
akan mencarikan nomer seluler pelanggan yang tersedia atau
menyediakan nomer seluler yang dipesan secara khusus oleh
pelanggan selama nomer tersebut tersedia.
nomer tersebut selanjutnya akan diaktivasi oleh activation
team agar siap digunakan oleh pelanggan.
nomer seluler pelanggan serta data-data pelanggan akan
diserahkan oleh sales kepada customer.
Perubahan database nomer dan CRM diupdate secara real
time
24. Flow Map
Customer Sales
•Pemesanan
Formulir
pendaftaran
Copy ID Card
Copy Credit Card
Tagihan Listrik
Tagihan Telepon Input data
Costumer
Formulir
pendaftaran
CRM Database
25. Backroom Activation
Sales Operator PLN Bank
Officer Team
CRM Data Calon
Database Pelanggan
•Verifikasi Cek Data
Credit Card
Cek Data
Credit Card
Cek Tagihan Cek Tagihan
PLN PLN
Cek Cek
Tagihan Tagihan Validasi
Telpon Telpon
Validasi
Yes
Konfirmasi Konfirmasi No
NO Validasi
Kesalahan kesalahan
No
Konfirmasi Yes
Yes
Validasi
NO Cek
ketersediaan
nomer
Number
Database
ketersedia
Aktivasi
an YES
Nomer
nomer
Konfirmasi Konfirmasi
nomer nomer
Yang telah Yang telah
diaktivasi diaktivasi
26. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram
1
2
3
4
5
6
7 Sistem aktivasi
Sales 8 Post-paid
9 Service
10
11
13
12
1
2
Sales 3 Input Data 6 CRM Database
4
5
Operator 9
8
12 6
Verifikasi Data 11 Number Database
Bank 7
8
8
10 PLN
13
15
13
Activation
14 Activation team
Permission
1. data pribadi
2. Keterangan ID card
3. Keterangan Credit Card
4. Keterangan Tagihan
Listrik
5.Keterangan Tagihan
Telepon
6. Data calon pelanggan
7. Data Credit Card
8.Validasi
9. Data Tagihan Telepon
10. Data Tagihan Listrik
11. Ketersediaan Nomer
12. Tidak memenuhi
persyaratan
13. Nomer baru pelanggan
14. Aktivasi nomer
15. Nomer baru pelanggan
yang telah diaktivasi
27. Evaluasi terhadap sistem yang
diusulkan
Verifikasi data lebih akurat
Dengan dilakukannya update database secara realtime
membuat elemen data yang terdapat dalam database
lebih akurat dan terupdate.
Bahan pertimbangan keputusan yang lebih lengkap
Dengan ditambahnya tagihan listrik dan tagihan
telepon rumah dalam pemasukan data sistem
membuat bahan pertimbangan keputusan semakin
lengkap
28. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari beberapa hasil analisis yang telah dibuat,maka kami
dapat menyimpulkan beberapa hal:
Sistem yang sedang berjalan pada PT. XL Axiata sudah baik,
kekurangannya terdapat pada human error itu sendiri .
Kurangnya bahan pertimbangan, karena hanya
mengandalkan data Credit Card.
Step by step dari proses permintaan/pemesanan nomor
post-paid sangat terperinci
29. Saran
Saran-saran yang dapat dikemukakan untuk
mengimplementasikan dan mengembangkan sistem pada
bagian CRM (post-paid) PT. XL Axiata adalah sebagai
berikut:
Agar dilakukan pelatihan yang lebih mendalam kepada
pegawai agar diminimalisirnya human error yang terjadi
agar sistem berjalan dengan baik dan tidak adanya
kesalahan
Sebaiknya sistem yang lama segera diperbaharui dengan
sistem yang telah diajukan agar bahan pertimbangan yang
diperoleh menjadi lebinh banyak.
