1. ใบความรู้ที่ 4
เรื่อง การจัดการข้อมูลและการแทนข้อมูล
รายวิชา การงานอาชีพและเทคโนโลยี (งานคอมพิวเตอร์)
ชั้น ม.4
การจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การ
เรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน เช่น ในการ
เรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่จะต้องค้นหาข้อมูลเดิม
ของคนไข้ ทางหนึ่งที่ทำาได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบ
ตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจต้องเสียเวลาบ้าง แต่หากการ
จัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร เช่น ก ข ค... ไว้แล้ว
เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบ ข้อมูลได้เร็วขึ้น
ประโยชน์ของการจัดข้อมูล
1. สามารถค้นข้อมูล/สารสนเทศ ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลและทำาการ
ปรับปรุง ข้อมูลให้ทันสมัยได้ตลอดเวลา
2. สามารถประมวลผลชุดคำาสั่งที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลได้
3. สามารถสร้างตั้งชื่อและเก็บแฟ้มข้อมูลนั้นไว้ใช้ประโยชน์ต่อ
ไปได้
4. สามารถสร้างสำาเนา ย้ายและลบแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความ
จำาเป็นในการใช้งานแล้ว
5. สามารถทำาการโอนย้ายแฟ้มข้อมูลในระบบเครือข่าย
คอมพิวเตอร์ได้
6. สามารถรับแฟ้มข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาสู่แฟ้มข้อมูล
เพื่อการใช้งานร่วมกันได้
โครงสร้างข้อมูล
1) บิต ดังที่ได้เคยกล่าวไว้ว่า บิตคือตัวเลขโดยใน
ระบบเลขฐานสอง ซึ่งมีค่าได้เพียง 0 หรือ 1 บิต เป็นหน่วยข้อมูลทีเล็ก
ที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์
2) อักขระ (Character) ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร
เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษ อักขระนี้เป็นส่วนที่เล็กที่สุดของข้อมูล
ซึ่งมักจะไม่มีความหมายเพราะเป็นเพียงหน่วยย่อย ๆ เท่านั้นเองการ

2. แทนอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำานวน 8 บิต ซึ่งเรา
เรียกอีกอยางหนึ่งว่า ไบต์
3) เขตข้อมูล (Field) เป็นหน่วยข้อมูลที่กำาหนดขึ้นมาแทน
ความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลจะเกิดจากการนำาอักขระที่
เกี่ยวข้อง มารวมเข้าด้วยกัน เช่น ชื่อ- นามสกุล ก็ทำาให้ ทราบว่าเป็น
บุคคลใด
4) ระเบียนข้อมูล (Record) เกิดจากการนำาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
หรือ สัมพันธ์กันมารวมเข้าด้วยกัน ก่อให้เกิดความหมายที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
ระเบียนข้อมูลประระกอบด้วย เขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป เช่น ชื่อ –
นามสกุล ของนักเรียนกับ คะแนนจากการสอบ
5) แฟ้มข้อมูล (File) เกิดจากการรวมระเบียนหลาย ๆ ระเบียน
ที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน เช่น แฟ้มข้อมูลของนักเรียน
ชั้นม. 4/1 ก็จะรวบรวมข้อมูลนักเรียนเฉพาะม.4/1 เท่านั้น ซึ่งแฟ้ม
ข้อมูลจะประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป
6) ฐานข้อมูล (Database) เกิดจากการนำาแฟ้มข้อมูลมารวม
กันโดยใช้หลักการเพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความซำ้าซ้อนในการจัดเก็บ เช่น
ฐานข้อมูลนักเรียนของโรงเรียนศูนย์ศึกษาคอมพิวเตอร์
การแบ่งลำาดับชั้นของการจัดการข้อมูล
ในการจัดการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำาดับชั้น
เพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล ดังต่อไปนี้

3. การแทนข้อมูล
การทำางานของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมี
สองสถานะคือปิดและเปิด จึงมีการกำาหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทน
สถานะทั้งสอง และมีการกำาหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่ง
ประกอบด้วยเลข 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (binary
digit)ตัวเลขแต่ละหลักของจำานวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่าบิต
(bit) ดังนั้นจำานวน 1011 จึงเป็นเป็นเลขฐานที่มีจำานวน 4 บิต การใช้
เลขฐานสองมาแทนอักขระต่าง ๆ จะพบว่า ถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 4 บิต
จะแทนอักขระได้ทั้งหมด 16 แบบ ดังนี้
0000 0001 0010 0011
0100 0101 0110 0111
1000 1001 1010 1011
1100 1101 1101 1111
เพื่อให้การแทนอักขระต่าง ๆ ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบจึง
มีการกำาหนดให้ใช้ตัวเลขฐานสอง 8 บิต ซึ่งเรียกว่า 1 ไบต์(byte)
แทนตัวอักษร 1 ตัวเช่น 10000010 ใช้แทนอักษร A , 01000010
ฐาน
ข้อมูล
(Databas
e)
ไฟล์
(File)
ไฟล์
(File)
เรคอร์ด
(Record)
เรคอร์ด
(Record)
ฟิลด์
(Field)
ฟิลด์
(Field)
ไบต์
(Byte)
ไบต์
(Byte)
บิต
(Bit)
บิต
(Bit)

4. ใช้แทนอักษร B รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียก
ว่ า ร หั ส แ อ ส กี (American Standard Code for Information
Interchange : ASCII) ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์สามารถใช้
แทนรหัสต่าง ๆ ได้ถึง 256 ตัวแต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมี
จำานวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัวดังนั้นสำานักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์
อุตสาหกรรมจึงได้กำาหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อให้ใช้ในงาน
สารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น 10000101 ใช้แทน ก รหัสแอสกีที่
มีรหัสภาษาไทย
จากการที่เลขฐานสอง 1 ไบต์ ใช้แทนรหัสได้ 1 ตัวอักขระ ดังนั้นถ้ามี
ข้อความที่ประกอบด้วยตัวอักษรหลายตัวก็ใช้รหัสเลขฐานสองหลาย
ไบต์เรียงต่อกัน เช่น
A MAN ใ ช้ 01000001 00100000 01001101
01000001 01000111
รหัส 01000001 แทนตัวอักษร A
00100000 แทนช่องว่าง
01001101 แทนตัวอักษร M
01000111 แทนตัวอักษร N
แฟ้มข้อมูล
สมมุติว่า ต้องการเก็บชื่อนักเรียนและคะแนนสอบของนักเรียนใน
ชั้น ซึ่งประกอบด้วยการสอบย่อยสองครั้ง และการสอบไล่หนึ่งครั้ง
ลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บสามารถสร้างเป็นแฟ้ม (file) ได้ โดยในแฟ้ม
จะมีรายการของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งเรียกว่าระเบียน (record) ภายใน
ระเบียนจะมีกลุ่มข้อมูลย่อยเรียกว่า เขตข้อมูล (field)
แฟ้มข้อมูล
ประวัติการเรียน
วิชาคอมพิวเตอร์
เลขประจำาตัว : 39415
ชื่อ : ด.ช. ขยัน รักเรียน
สอบครั้งที่ 1 72
สอบครั้งที่ 2 80

5. โดยปกติแฟ้มข้อมูลอาจเขียนในรูปตารางแทนได้ดังนี้
ตารางแสดงผลการเรียนของนักเรียนในวิชาคอมพิวเตอร์
เลข
ประจำา
ตัว
ชื่อ สอบ
ครั้งที่
1
สอบ
ครั้งที่
2
สอบไล่
39415
39410
39411
.
.
.
ด.ช. ขยัน รักเรียน
ด.ช. สมคิด ดีมา
เลิศ
ด.ช. วิจิตร สุข
สถาพร
72
65
71
.
.
.
80
70
71
.
.
.
85
72
80
.
.
.
เมื่อแทนแฟ้มด้วยตาราง แต่ละบรรทัดของข้อมูลคือระเบียนนั่นเอง
ภายในระเบียนก็มีข้อมูลหลายกลุ่ม แต่ละกลุ่มก็คือเขตข้อมูล เราอาจ
เรียกชื่อสดมภ์ว่า ชื่อเขตข้อมูลได้ เช่น เขตข้อมูลเลขประจำาตัว เขต
ข้อมูลชื่อ

6. โดยปกติแฟ้มข้อมูลอาจเขียนในรูปตารางแทนได้ดังนี้
ตารางแสดงผลการเรียนของนักเรียนในวิชาคอมพิวเตอร์
เลข
ประจำา
ตัว
ชื่อ สอบ
ครั้งที่
1
สอบ
ครั้งที่
2
สอบไล่
39415
39410
39411
.
.
.
ด.ช. ขยัน รักเรียน
ด.ช. สมคิด ดีมา
เลิศ
ด.ช. วิจิตร สุข
สถาพร
72
65
71
.
.
.
80
70
71
.
.
.
85
72
80
.
.
.
เมื่อแทนแฟ้มด้วยตาราง แต่ละบรรทัดของข้อมูลคือระเบียนนั่นเอง
ภายในระเบียนก็มีข้อมูลหลายกลุ่ม แต่ละกลุ่มก็คือเขตข้อมูล เราอาจ
เรียกชื่อสดมภ์ว่า ชื่อเขตข้อมูลได้ เช่น เขตข้อมูลเลขประจำาตัว เขต
ข้อมูลชื่อ