SlideShare a Scribd company logo

RetGoo Insight Agustus 2017

•
•
RetGoo Sentris Informa
RetGoo Sentris Informa

Tulisan ini menjelaskan perkembangan konsep manajemen proses bisnis (Business Process Management/BPM) yang beriringan dengan inovasi teknologi informasi, khususnya munculnya Business Process Management Suites (BPMS) pada tahun 2005. BPMS mampu mengintegrasikan aspek manajemen dan teknologi informasi dalam pengelolaan proses bisnis perusahaan, sehingga memberikan manfaat bagi pelaku bisnis.

Business
1 of 108
Download to read offline
BERBAGI UNTUK NEGERI MARI KERJA BERSAMA Dony Ekoprilawanto Pengantar 2 Agustus 2017 U sia 72 tahun bukanlah sebuah masa yang pendek, banyak kisah yang mengiringi perjalanan anak negeri ini dalam menuju ke kedewasaan berbangsa dan bernegara. Kisah suka maupun duka berbalut menjadi satu. Banyak dinamika yang dialami, dirasakan, hingga terkadang menyisakan sendu dan pilu. Momentum ini mari kita gunakan untuk saling berbagi dan kerja bersama untuk mewujudkan Indonesia menjadi lebih baik. Berpikir maju dan saling bersinergi guna mempererat kebersamaan dalam balutan berbangsa dan bernegara. Kami berupaya memberikan kontribusi positif kepada rekan-rekan pelaku UMKM dengan cara menerbitkan sebuah media digital yang bisa dinikmati secara gratis. Media digital ini kami beri nama RetGoo Insight, berisi tentang manajemen proses bisnis baik teori maupun implementasi praktisnya. Mengapa kami memilih tema terkait proses bisnis? Berdasarkan pengalaman kami selama ini, proses bisnis menjadi salah satu pilar penting operasional perusahaan. Cukup banyak rekan-rekan yang mengelola perusahaan tidak begitu paham tentang apa yang dimaksud dengan proses bisnis. Manajemen proses bisnis yang buruk dapat mengakibatkan inefisiensi hingga kekacauan operasional perusahaan. Selain berisi tentang manajemen proses bisnis, RetGoo Insight juga memuat informasi atau materi tentang dunia bisnis, marketing, softskill, leadership, serta manajemen lainnya. Kami berencana melakukan penerbitan RetGoo Insight setiap dua bulan sekali. Semoga bermanfaat.
Pengantar 3 Agustus 2017 Alamat Redaksi RetGoo Insight: Terra Building, Jalan Terusan Candi Mendut 9B Malang, lantai 3A Redaktur: Dony E | Tim Kreatif: Annisa K, Dinda, Fani
Manajemen Proses Bisnis Daftar Isi Apakah Anda benar-benar memahami apakah yang dimaksud dengan Proses Bisnis?06 Perkembangan Konsep Manajemen dan Inovasi Teknologi Informasi dalam melahirkan BPM10 Senjata Pamungkas itu bernama BPMS 14 Seberapa Transparankah Proses Bisnis Perusahaan Anda? 22 ISO 9001:2015, pendekatan berbasis Proses Bisnis dan Risk Based Thinking44 Data-Centric vs Process-Centric, lebih memilih mana? 26 ISO series Sudah awareness ISO bahkan telah bersertifikasi, namun kok masih tidak sinkron! 52 4 Agustus 2017 Think about “Who, What, When, Where, How”, then you could ask the most powerfull Question“Why?” 30 “Operasional kami sudah mulai Kedodoran”, CEO Inagata40
DAFTAR ISI Daftar Isi Bisnis, Start-up Business Model Canvas - BMC56 Business Motivation Model - BMM66 Tiga Jebakan Marketing Plan 80 Leadership bukan LeaderS(**)t 84 Tak ada Karyawan Bodoh 90 Sobat, berbagilah Saham dengan Karyawan Anda 98 Filosofi Marketing, Sales, dan Brand itu ibarat Sedotan 102 Marketing, Refleksi RetGoo Sentris Informa 104 5 Agustus 2017
Apakah Anda benar-benar memahami apa itu Proses Bisnis? Tulisan ini akan mengulas tentang definisi proses bisnis (Business Process), benefit bagi para stake-holder perusahaan, langkah-langkah praktis untuk memulai mendesain proses bisnis serta kajian terkait dengan proses bisnis. Disamping itu juga akan dijelaskan tentang Business Process Management (BPM) agar mendapat pemahaman yang lebih mendalam terkait dengan proses bisnis. Proses Bisnis Apakah Anda benar-benar memahami apa itu Proses Bisnis? 6 Agustus 2017 S etiap organisasi, baik yang berorientasi profit atau pun bukan, pastinya mempunyai sebuah aturan atau lebih bagaimana aktivitas-aktivitas yang terdapat di organisasi tersebut dijalankan. Aturan tersebut dibuat untuk memastikan bahwa pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan dengan baik. Entitas perusahaan adalah salah satu organisasi yang bersifat profit. Tidak peduli apakah perusahaan skala mikro hingga besar, pastilah terdapat aktivitas-aktivitas yang akan mengonversi sebuah masukan (input) menjadi keluaran (output) melalui sebuah proses. Rangkaian aktivitas-aktivitas inilah yang bisa disebut sebagai sebuah proses bisnis. Secara definisi, proses bisnis adalah sekumpulan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang terstruktur untuk menghasilkan sebuah layanan tertentu sesuai dengan tujuan. Untuk memahami secara sederhana, proses bisnis ini dapat dimaknai sebagai sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Walaupun seolah- olah mirip, namun demikian, proses bisnis tidaklah sama dengan SOP. Bagi Anda pelaku maupun pengelola sebuah bisnis, tentu saja mempunyai SOP untuk menjalankan operasional perusahaan. Namun, apakah SOP yang ditetapkan perusahaan sudah dijalankan dengan baik ataukah belum? Selanjutnya, apakah perusahaan Anda telah memiliki proses bisnis yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda? Siapa yang wajib mengetahui proses bisnis? Siapa yang seharusnya menjalankan proses bisnis tersebut? Siapa yang berwewenang menilai jalannya proses bisnis? Sepertinya masih banyak lagi deretan pertanyaan yang akan muncul untuk menguji seberapa peduli pengelola bisnis dalam menjalankan roda operasional perusahaan. Proses bisnis memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan. Sebagai salah satu pilar perusahaan, kualitas proses bisnis akan menentukan bagaimana sebuah layanan atau produk dibuat. Proses bisnis mencerminkan bagaimana perusahaan dikelola, proses bisnis yang buruk tentu saja akan menyebabkan banyak masalah baik langsung maupun tak langsung.
Segitiga Sukses Bisnis: People, Process, dan Technology Gambar A menjelaskan tentang tiga pilar utama transformasi bisnis sebuah perusahaan, yaitu: People, Process, dan Technology. Ketiga pilar tersebut sangat berkaitan erat satu dengan yang lain. Saat ini adalah eranya dimana penggunaan teknologi akan memudahkan manusia dalam menjalankan aktivitas. People Perusahaan terdiri atas kumpulan orang yang saling bekerja sama untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Hubungan stake-holder yang terjalin antara semua pihak yang terlibat, baik pemilik perusahaan, pengelola, dan mitra sangat dipengaruhi oleh kualitas orang yang dimiliki oleh perusahaan. Aspek manusia (people) saat ini bukan lagi dianggap sebagai sekedar sumber daya perusahaan, namun sudah dinilai sebagai sebuah aset atau modal utama bagi perusahaan. Pengelolaan potensi manusia ini sudah tidak lagi menggunakan pendekatan ala Human Resources, namun melalui Human Capital. Prinsip dari pendekatan ini secara sederhana adalah memandang bahwa karyawan adalah sebagai mitra perusahaan. Process Semua pihak yang terlibat, baik internal maupun eksternal akan saling bekerjasama dan berkolaborasi guna memastikan pekerjaan-pekerjaan di perusahaan akan terselesaikan dengan baik. Terdapat cukup banyak proses yang terdapat dalam sebuah perusahaan, termasuk perusahaan skala mikro atau kecil. Secara umum terdapat dua jenis proses yaitu proses inti (Core Processes) dan proses pendukung (Supporting Processes). Proses inti mengacu kepada rangkaian aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan produk atau layanan kepada pelanggan. Misalnya pada industri manufaktur, proses inti menyebar pada fungsional pembelian material, produksi, gudang, dan kontrol kualitas. Sedangkan proses pendukung adalah aktivitas yang tidak berhubungan secara langsung dengan pelanggan namun keberadaannya dapat meningkatkan nilai dari layanan atau produk. Contoh sederhana proses pendukung ini adalah layanan keluhan pelanggan, keuangan, akuntansi, dan pengelolaan sumber daya manusia. Baik proses inti maupun pendukung mutlak dikelola dengan baik, mulai dari perencanaan, implementasi, eksekusi, pemantauan, hingga perbaikan. Kajian keilmuan tentang bagaimana mengelola proses bisnis ini dapat dipelajari lebih lanjut di Business Process Management (BPM). Proses Bisnis A - People, Process, Technology 7 Agustus 2017
Technology Peranan teknologi saat ini sangat berpengaruh dalam perkembangan suatu bisnis. Penggunaan teknologi pada perusahaan akan memudahkan karyawan dalam menjalankan proses bisnis sehingga mempercepat tercapainya tujuan perusahaan. Teknologi dapat berupa tools apapun yang bisa digunakan untuk mengeksekusi proses bisnis, SOP, maupun instruksi kerja lainnya. Tools tersebut bisa berupa teknologi Informasi, peralatan kerja, mesin, alat ukur, dan lain sebagainya. Penggunaan teknologi haruslah berdampak terhadap efektivitas dan efisiensi kerja baik dalam tataran personal, fungsional, maupun perusahaan secara keseluruhan. Kehadiran teknologi tidak boleh melahirkan permasalahan baru. Proses Bisnis, SOP, dan Instruksi Kerja Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa proses bisnis tidaklah sama dengan SOP walaupun sekilas terlihat identik. Proses bisnis juga berbeda dengan instruksi kerja (Work Instruction). Ketiga istilah tersebut berorientasi kepada pengelolaan aktivitas, perbedaannya terletak pada tingkatan dalam herarki manajemen aktivitas. Proses Bisnis Proses bisnis mempunyai perspektif yang lebih luas jika dibandingkan dengan SOP. Proses bisnis berada setingkat di atas SOP dalam tataran manajemen proses. Orientasi proses bisnis adalah bagaimana mengantarkan sebuah business value agar bisa dinikmati oleh pihak terkait terutama pelanggan. Aktivitas pada proses bisnis sering melibatkan antar bagian dalam sebuah perusahaan. Kolaborasi lintas fungsional sangat dituntut agar jalannya proses bisnis bisa berlangsung dengan baik. Secara umum, biasanya proses bisnis dijabarkan dalam sebuah alur diagram yang mudah dipahami oleh pihak yang terkait. Pemodelan proses bisnis dalam bentuk diagram saat ini sudah terstandarisasi secara internasional, yaitu dengan menggunakan BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Contoh proses bisnis dalam perusahaan misalnya adalah Proses Pengadaan Material. Proses bisnis ini bisa melibatkan dua atau lebih partisipan di departemen yang berbeda serta partner di luar perusahaan, bisa pemasok atau vendor. SOP SOP merupakan penjabaran lebih detail dari proses bisnis maupun kebijakan perusahaan. SOP atau biasa disebut dengan prosedur, sifatnya lebih spesifik untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Dalam kaitannya dengan proses bisnis, SOP ini bisa disisipkan untuk memperjelas dan memudahkan jalannya eksekusi proses bisnis. Contoh prosedur misalnya Pemeriksaan Ketersediaan Material di gudang yang terdapat di proses bisnis Pengadaan Material. SOP bisa dideskripsikan dalam bentuk visualisasi diagram maupun narasi. SOP berisi panduan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Panduan dalam SOP bisa juga berisi semacam check list yang mesti dikerjakan. Instruksi Kerja Instruksi kerja menjelaskan teknis langkah- langkah bagaimana sebuah tugas dikerjakan secara cukup detail. Instruksi kerja ini pada umumnya dilakukan oleh level individu pada satu bagian saja. Tidak melibatkan pihak lain. Proses Bisnis Technology 8 Agustus 2017
Proses Bisnis Benefit Proses Bisnis Saat ini proses bisnis sudah dianggap sebagai salah satu aset bagi perusahaan. Proses bisnis akan menentukan kemenangan dari sebuah kompetisi bisnis. Proses bisnis dapat menjadi pembeda dengan para kompetitor. Berikut ini beberapa benefit yang dapat diambil dari implementasi proses bisnis: 1. Perusahaan lebih mudah beradaptasi dan fleksibel terhadap setiap perubahan bisnis. 2. Dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. 3. Menjamin keterbukaan dan transparansi sistem yang akan berpengaruh kepada kepercayaan stakeholder. 4. Berorientasi kepada kepuasan pelanggan. 5. Memastikan bahwa sistem dapat berkembang dan mengalami perbaikan secara terus menerus. 6. Penilaian kinerja secara objektif dan terukur. 7. Memadukan antara kepentingan bisnis dan Teknologi Informasi secara lebih mudah. 8. Mengurangi biaya serta meningkatkan pendapatan perusahaan. (DE) B - Hirarki Level Aktivitas 9 Agustus 2017
Perkembangan BPM Perkembangan Konsep Manajemen dan Teknologi Informasi dalam melahirkan BPM Sinergi antara aspek Manajemen dan Teknologi Informasi telah berhasil diwujudkan semenjak teknologi Business Process Management Suites (BPMS) diperkenalkan pada tahun 2005. Hal ini merupakan kabar gembira bagi pelaku usaha, khususnya yang peduli terhadap manajemen dan teknologi informasi. Kita perlu mengetahui bagaimana perkembangan konsep manajemen beriringan dengan inovasi yang dilakukan di teknologi informasi agar mendapatkan gambaran utuh tentang bagaimana BPM terbentuk. S eperti yang diperlihatkan dalam Gambar A, bahwa BPM mengalami perkembangan yang cukup cepat menjelang dimulainya tahun 2000-an hingga sekarang. Ada dua aspek yang menjadi perhatian terkait dengan lahirnya BPM, yaitu aspek manajemen dan teknologi informasi. Saat ini semestinya sudah tidak ada dikotomi antara manajemen dan teknologi informasi (TI). Perusahaan yang masih memisahkan antara kepentingan manajemen dan TI berarti tidak memahami dengan baik arti kolaborasi dan maturitas disiplin keilmuan. Perkembangan teknologi yang cukup pesat dewasa ini ikut mempercepat terjadinya peleburan beberapa aspek keilmuan. Pada awalnya, sisi manajemen sangat jauh terpisah dengan TI. Konsep manajemen dimulai dengan lahirnya Total Quality Management (TQM) pada tahun 1980-an, pada saat bersamaan inovasi TI muncul aplikasi Database yang berorientasi hanya untuk menyelesaikan satu fungsi saja. ERP - BPR Enterprise Resource Planning (ERP) diperkenalkan saat memasuki tahun 1990-an pada waktu Business Process Re-engineering (BPR) mulai diperbincangkan oleh praktisi manajemen. Bahkan hingga saat ini, setelah hampir 30 tahunan, ERP masih digunakan oleh sebagian besar pelaku usaha mulai skala kecil hingga besar. Pada masa lalu, orang-orang yang berkecimpung di dunia manajemen tidak dapat bersinergi dengan praktisi TI dalam rangka mengembangkan sebuah solusi untuk memudahkan operasional perusahaan. Ada batasan keilmuan berbeda yang menyebabkan mereka tidak dapat saling berkolaborasi. Terkadang hal ini menimbulkan egosentris masing-masing pihak yang pada akhirnya berpotensi melahirkan masalah bagi perusahaan. Yang sering terjadi, orang-orang yang mengurusi aspek TI tidak ingin dicampuri kebijakannya dari aspek bisnis atau manajemen, begitu pula sebaliknya. A - Sejarah Perkembangan Konsep Manajemen dan Teknologi Informasi Sumber: https://www.slideshare.net/hrmn/towards-cognitive-bpm-as-a-platform-for- smart-process-support-over-unstructured-big-data 10 Agustus 2017
Perkembangan BPM Sebagai contoh, saat memulai sebuah proyek pengadaan sistem informasi di sebuah perusahaan, maka dominasi orang TI begitu terlihat. Mulai dari perencanaan, implementasi, bahkan hingga pengawasan. Orang manajemen terkadang dianggap sebagai user yang tidak perlu tahu tentang bagaimana sistem dibangun. WMF - BPR/BPM Era Workflow Management (WfM) sedikit mulai membuka pemikiran bahwa aspek manajemen bisa didekatkan dengan TI. Kesadaran akan pentingnya kaidah manajemen dalam mengembangkan sistem informasi mulai nampak. Membangun sebuah sistem terkomputerisasi bukan sekedar urusan teknis semata, namun mesti didasari oleh pertimbangan bisnis perusahaan. Dengan memanfaatkan WfM, maka pembuatan aplikasi sistem informasi sudah bisa dilakukan dengan menggunakan diagram flowchart. Pemodelan alur kerja atau prosedur dengan menggunakan diagram ini bisa dieksekusi secara langsung oleh komputer. Pada saat inilah dimulainya fase dalam sejarah inovasi TI di mana proses pembuatan aplikasi sudah mulai melibatkan secara aktif aspek manajemen atau bisnis dalam pengembangan sebuah sistem terkomputerisasi. WfM saat itu masih terlalu sederhana untuk bisa digunakan dalam menangani kasus-kasus otomasi proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Banyak permasalahan ditingkatan implementasi yang tidak bisa diselesaikan oleh WfM. EAI - BPM Keterbatasan WfM dalam melakukan otomasi proses bisnis cukup mengganggu implementasi sistem terkomputerisasi. Terdapat cukup banyak kekurangan terutama saat menangani masalah terkait dengan fungsi spesifik yang WfM sendiri tak mampu mengeksekusinya. Untuk membuat WfM terlihat lebih powerful, maka diinisiasilah sebuah inovasi baru dalam perkembangan TI yaitu dengan kehadiran Enterprise Application Integration (EAI). EAI merupakan aplikasi yang membantu menghubungkan antara aplikasi satu dengan yang lain. EAI membantu antar aplikasi untuk saling berbagi data atau informasi lainnya. Dengan demikian diharapkan sebuah sistem yang kompleks bisa ditangani oleh banyak aplikasi secara terpisah. Munculnya EAI juga memicu teknologi lainnya seperti Enterprise Service Bus (ESB) dan Service Oriented Architecture (SOA). Pada saat yang bersamaan, di aspek manajemen juga terjadi perkembangan yang cukup signifikan, yaitu dengan matangnya keilmuan Business Process Management (BPM). Banyak kajian, diskusi, maupun penelitian terkait dengan BPM ini. Proses bisnis sudah semestinya dibedah secara lebih mendalam. Walaupun sebelumnya telah didahului dengan BPR, namun rupanya praktisi manajemen masih belum merasa puas atas pencapaian “Re-engineering” proses bisnis. Proses bisnis tidak hanya sekedar diubah, namun juga perlu sebuah manajemen yang serius agar dapat bermanfaat bagi organisasi yang menjalankannya. Proses bisnis bukan sekedar sebuah prosedur atau SOP saja, namun mengandung Business Value yang pada ujungnya akan berorientasi kepada kepuasan pelanggan. BPM mampu melengkapi kekurangan-kekurangan BPR. BPM tidaklah sama dengan BPR seperti halnya Proses Bisnis tidak sama dengan SOP. 11 Agustus 2017
Perkembangan BPM BPMS Kolaborasi penuh antara bisnis dan TI terjadi saat Business Process Management Suites (BPMS) diperkenalkan pada tahun 2005. Perkembangan teknologi yang sangat pesat memungkinkan untuk menyatukan aspek manajemen dan teknis secara sangat mudah. Orang bisnis dan TI bisa duduk dalam satu meja untuk membahas pengembangan sistem terkomputerisasi, bahkan mulai dari tahap perencanaan, implementasi, ekseskusi, hingga perbaikan proses bisnis. Mereka menggunakan satu pedoman dan ‘bahasa’ yang sama sehingga bisa saling dimengerti satu sama lainnya. Standarisasi cara berkomunikasi ini membantu terjadinya interaksi yang positif. BPMS merupakan solusi penyatuan bisnis dan TI melalui pendekatan teknologi. Hal ini berarti bahwa dengan berkembangannya teknologi, maka akan berimbas pula kepada kapabilitas BPMS itu sendiri. Terdapat banyak vendor internasional yang menyediakan solusi BPMS dengan fitur beragam. Hampir mayoritas tool BPMS menggunakan standar pemodelan proses bisnis yang sama, yaitu Business Process Model and Notation (BPMN). Hingga saat ini versi BPMN yang dikeluarkan oleh Open Management Group adalah BPMN 2.0. BPMN mempunyai peran yang sangat vital dalam menjembatani komunikasi antara orang bisnis dan TI. Penggunaan notasi diagram yang sederhana dan mudah dimengerti sangat membantu standarisasi ini dikenal dan digunakan oleh banyak pemakai di seluruh dunia. Elemen dasar notasi BPMN 2.0 yang digunakan untuk keperluan otomasi proses bisnis cukup sedikit, tidak lebih dari lima elemen. Walaupun terlihat sederhana, namun BPMN 2.0 mampu memberikan solusi implementasi BPM yang kompleks sekalipun. Tentu saja, hal ini juga dipengaruhi dari kapabilitas tool BPMS itu sendiri. Dalam Gambar B diperlihatkan sebuah contoh proses bisnis Pembelian di sebuah perusahaan. Dari gambar tersebut dapat dijelaskan bahwa proses bisnis Pembelian melibatkan dua partisipan dari dua bagian yang berbeda, yaitu Purchasing dan Keuangan. Proses bisnis ini dimulai dari bagian Purchasing yang bertugas mengisi daftar pembelian barang yang dibutuhkan. Selanjutnya permintaan pembelian tersebut akan dipelajari oleh manajer keuangan. Tindakan persetujuan ada dua, yaitu penolakan atau penerimaan. Jika ditolak, maka akan diberitahukan kepada bagian Purchasing. Sebaliknya apabila permintaan disetujui, maka Purchasing dapat membuat Perintah Pembelian (PO) ke vendor. Diskripsi tentang proses bisnis lebih mudah dibuat dan dipelajari dengan pendekatan visualisasi diagram. Orang yang tidak mempunyai kompetensi TI pun dengan cepat bisa belajar membaca alur proses bisnis. BPMN menggunakan diagram model swimlane, baik yang berorientasi vertikal maupun horizontal. Hampir semua tool BPMS menerapkan layout horizontal. 12 Agustus 2017 Business Process Re-engineering (BPR) Business Process Management (BPM) Rekayasa ulang proses bisnis dari awal. Perbaikan proses dimulai dari proses yang ada. Resiko implementasi tinggi. Resiko implementasi rendah. Perubahan besar terjadi sekali. Perubahan dilakukan secara terus menerus sesuai kondisi. Membutuhkan waktu implementasi cukup lama. Waktu implementasi cepat. Kolaborasi bisnis/manajemen dan TI tidak wajib. Membutuhkan kolaborasi bisnis dan TI. Teknologi berbasis Workflow dan EAI. Teknologi menggunakan BPMS. Metodologi implementasi: Water Fall/SDLC. Metodologi implementasi: Agile. Kebijakan SDM: Pengurangan SDM. Kebijakan SDM: Optimasi.
Perkembangan BPM Next BPM BPM akan terus berkembang sesuai dengan kemajuan teknologi dan tantangan yang dihadapi oleh manusia. Setelah tren media sosial booming, maka berikutnya adalah isu tentang Artifical Intellegence (AI) atau Kecerdasan Buatan maju. Tren perkembangan AI ini juga mempengaruhi bagaimana BPM akan bertransformasi atau berevolusi. Road map BPM di masa mendatang mengarah kepada pencapaian efisiensi tinggi dengan menerapkan proses belajar dan berpikir secara mandiri oleh sistem. Perkembangan aspek manajemen dan inovasi TI sudah tidak dapat dipisahkan lagi. Satu sama lain akan saling mempengaruhi. Setiap penemuan atau inovasi baru, sudah tentu juga akan berimbas ke berbagai bidang industri. Hal ini mendorong lahirnya sebuah solusi masa depan yang adaptif yaitu Cognitive BPM. Pencapaian ini tidak berlangsung secara tiba-tiba, namun berjalan secara tahap demi tahap. Banyak teknologi, penemuan, keilmuan sebelumnya yang diperlukan untuk mewujudkan Cognitive BPM. Perkembangan AI yang didahului oleh Expert System, Natural Language Processing, dan Computer Vision sangat membantu untuk mendukung AI menjadi lebih cerdas. Apalagi dengan banyak teknologi pendukung Big Data yang cukup banyak saat ini. Dibutuhkan waktu hampir 20 tahun lebih untuk mencapai kemajuan seperti sekarang ini. BPM masa depan akan membantu manusia untuk lebih meningkatkan kualitas proses serta bisa melakukan prediksi perilaku atas dasar informasi yang dikelola dan dipelajari. Selanjutnya mampu memonitor performa proses bisnis secara keseluruhan dalam skala besar dan menyeluruh. Pada tahapan yang lebih maju, BPM akan mampu mengerti bagaimana perilaku proses terhadap proses yang lain, mampu untuk memberikan solusi terhadap sebuah permasalahan aktivitas manusia. Perkembangan teknologi yang menyatukan aspek manajemen dan teknologi informasi guna kepentingan bisnis sudah sedemikian maju. Apabila pelaku UMKM tidak mampu mengikutinya, suatu saat pasti akan gelagapan dengan datangnya tsunami dari luar negeri. Bagaimana dengan kesiapan Anda? (DE) B - Proses Bisnis Pembeian Barang 13 Agustus 2017
Senjata Pamungkas itu bernama BPMS BPMS Penggunaan BPMS menunjukkan tren meningkat dari waktu ke waktu sejalan dengan kesadaran pelaku bisnis akan pentingnya kolaborasi dan sinergi antara aspek manajemen dan Teknologi Informasi. Vendor penyedia solusi BPMS masih didominasi oleh pemain raksasa di tingkat global, sedangkan pemain lokal masih sangat jarang apalagi jika menggunakan standarisasi BPMN 2.0. Tulisan ini akan mengulas tentang apa itu BPMS, benefit, arsitektur, implementasi, serta beberapa hal lain. 14 Agustus 2017
BPMS Sumber: http://www.indobuddha.com/store/#!/Keris-Sengkelat-Mataram-Sultan-Agung%E2%80%8F-with- Gold-plated-Kinatah-Ancient-Brass-Sheath-and-Teak-wooden-Hilt/p/21745182 15 Agustus 2017
B PMS adalah sebuah tool atau aplikasi yang dapat digunakan untuk mendesain, implementasi, eksekusi, dan melakukan pengawasan terhadap jalannya proses bisnis dengan menggunakan metodologi BPM. BPMS dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis. Hal ini berarti bahwa aplikasi BPMS mampu menjalankan proses bisnis yang didesain pada level diagram secara otomatis tanpa perlu menggunakan pendekatan pemrograman komputer. Perkembangan teknologi informasi saat ini memungkinkan untuk melakukan banyak hal terkait dengan proses bisnis. Pemodelan proses bisnis bisa dikerjakan secara mudah. Implementasi pada tingkatan keperluan eksekusi bisa secara cepat direalisasikan bahkan tanpa menggunakan pemrograman komputer atau zero coding. Pembuatan business rule atau pun policy lainnya untuk melengkapi proses bisnis juga bisa dilakukan lebih sederhana. Monitoring jalannya eksekusi proses bisnis pun dapat dipantau dengan mudah. Terdapat banyak manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari BPMS untuk keperluan manajemen, misalnya Change Management, Key Performance Indicators (KPI’s), Audit, Process Improvement, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan BPMS, maka perusahaan akan sangat mudah dalam mengembangkan sebuah aplikasi bisnis yang dapat menunjang operasional perusahaan bahkan dari awal sekalipun. Arsitektur BPMS BPMS mulai diperkenalkan pada tahun 2005 dan sekarang sudah mulai diadopsi oleh vendor perangkat lunak terkenal di dunia, seperti IBM, Oracle, Pegasystem, Appian, BizAgi, AuroPortal, dan puluhan vendor luar negeri lainnya. RetGoo adalah salah satu vendor lokal yang mencoba untuk memenuhi kebutuhan market dalam negeri. Secara umum, fitur dan kapabilitas masing-masing solusi BPMS yang dikeluarkan masing-masing vendor tidak jauh berbeda. Hal ini disebabkan mereka menggunakan sebuah standarisasi yang sama. Gambar A memperlihatkan arsitektur lengkap dari BPMS standar. Ada cukup banyak modul yang mesti dimiliki oleh aplikasi BPMS. Secara garis besar terdapat tiga bagian utama dari BPMS, yaitu BPM, Portal, dan Utility. BPM Bagian ini merupakan inti dari aplikasi BPMS agar bisa melakukan otomasi proses bisnis. Terdapat beberapa unit utama, diantaranya:  Process Repository - Menyediakan sebuah mekanisme untuk membuat proses bisnis, versioning, dashboard, user interface, dan lain-lain. Semua proses bisnis dimodelkan dalam bentuk diagram.  Workflow Engine - Bagian yang akan mengeksekusi proses bisnis dalam bentuk diagram. Unit ini mempunyai peranan sangat penting di dalam otomasi proses bisnis.  System Integration - Menghubungkan serta mengintegrasikan data maupun layanan lainnya antar sistem yang berbeda.  Process Matric - Menangani informasi terkait dengan performa eksekusi proses bisnis, seperti waktu, jumlah, antrian, dan lainnya. BPMS Sesuatu yang tak pernah terbayangkan 16 Agustus 2017
BPMS Wajib Ada Opsional A - Arsitektur BPMS PORTAL Aplikasi BPMS menyediakan solusi terintegrasi end-to-end process yang bisa digunakan langsung oleh pengguna. Dengan demikian keberadaan sebuah portal yang digunakan untuk interaksi antara pengguna dan sistem mutlak diperlukan. Aplikasi BPMS menyediakan beberapa opsi untuk media antarmuka, antara lain:  End-User Portal - Antarmuka aplikasi BPMS memiliki keunikan jika dibandingkan dengan aplikasi bisnis lainnya, yaitu menawarkan sebuah pengalaman baru dalam mengelola pekerjaan atau tugas. Pendekatan process-centric sangat mendominasi, mulai dari infor- masi tugas, diagram, KPI, mekanisme kolaborasi, dan lain-lain.  Mobile Access - Memberikan kemudahan bagi pemakai yang terbiasa mobile dengan perangkat ber- gerak. Hampir sebagian besar vendor BPMS menggunakan teknologi HTML5 untuk memenuhi kebutuhan perangkat mobile.  Collaboration (Social) - Mengintegrasikan layanan me- dia sosial untuk meningkatkan interaksi dan kolaborasi antar pengguna BPMS, seperti berbagi informasi, layanan pelanggan, dan sarana promosi perusahaan. Process Process System Business Simulation Event Workflow Reporting Process Process Process Notification BPM End-user Mobile Collaboration System of Content-Doc Analytics PORTAL 17 Agustus 2017
BPMS 18 Agustus 2017
UTILITY Untuk meningkatkan kinerja aplikasi BPMS, maka ditambahkan beberapa unit lain yang sifatnya sebagai utilitas.  Process Modeling - Sarana untuk memodelkan proses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN (Business Process Model and Notation) yang sudah diadopsi secara internasional.  Reporting Engine - Menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pemakai secara otomatis terkait dengan informasi eksekusi proses bisnis.  Business Rule - Menyediakan fasilitas untuk menangani business rule, kebijakan, aturan, atau paramater lain pada proses bisnis.  Event Monitoring - Digunakan untuk memantau dan mencatat sebuah kejadian yang dapat memicu event proses bisnis.  Notification Management - Mengatur lalu lintas notifikasi atau pemberitahuan yang didistribusikan kepada pengguna terkait. Selain untuk mengembangkan otomasi proses bisnis, BPMS dapat juga digunakan untuk membangun sistem informasi bisnis yang cukup kompleks seperti halnya ERP (Enterprise Resouce Planning). Kapabilitas tool BPMS ini akan menentukan seberapa powerful didalam mewujudkan sinergi antara aspek manajemen dan teknologi informasi. BPMS Sejuta makna dalam sebuah Coretan 19 Agustus 2017
BPMS Implementasi BPM Mengingat benefit yang ditawarkan BPM cukup besar, maka sudah seharusnya BPM juga bisa dinikmati oleh pelaku usaha mikro dan kecil. Implementasi BPM bukan sekedar urusan teknologi informasi saja, namun juga akan menyentuh aspek manajemen. Dengan demikian terdapat dua keuntungan sekaligus saat implementasi BPM, yaitu tersedianya teknologi informasi terkini dan juga sistem manajemen yang ter-up-to-date. RetGoo berorientasi pada segmen market usaha kecil dan menengah dengan menyediakan solusi yang cukup dibutuhkan dalam membangun sistem informasi manajemen. Pada dasarnya pelaku UMKM sangat terbuka dengan terobosan-terobosan baru yang akan berdampak kepada perkembangan bisnis mereka. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memulai implementasi BPM agar sukses dan dapat berjalan dengan baik, yaitu kesiapan perusahaan dalam hal ini adalah stake-holder dan infrastruktur teknologi pendukung. Kesiapan Stake-Holder Yang dimaksud stake-holder (pemangku kepentingan) di sini adalah para pemilik perusahaan, tim manajemen, dan karyawan perusahaan. Mereka harus menyesuaikan diri dengan pendekatan baru terkait aktivitas yang diarahkan berdasarkan proses atau Process-Driven. Melakukan implementasi BPM berarti para pemangku kepentingan harus peduli terhadap aspek manajemen, termasuk proses bisnis yang ditetapkan oleh perusahaan. Semua pihak, termasuk tim manajemen wajib berkomitmen untuk menjalankan proses bisnis secara patuh. BPM akan memaksa seluruh pihak untuk menjalankan proses sesuai dengan ketentuan. Tidak ada kesempatan untuk melakukan by pass terhadap sistem. Pada kondisi tertentu, orang-orang dalam perusahaan akan mengalami semacam culture shock dengan mengimplementasikan BPM ini. Mereka akan dibiasakan dengan sebuah sistem yang transparan dan menuntut adanya kolaborasi antar pihak yang berkepentingan dalam sebuah proses. Tidak peduli seberapa besar perusahaan yang akan melakukan implementasi BPM ini, mereka wajib untuk mematuhi kaidah aktivitas berbasis proses. Tidak ada jaminan kalau perusahaan besar bisa mengimplementasikan BPM secara mulus. Diperlukan sebuah policy hingga pada tataran top management untuk memastikan bahwa semua pihak bisa menjalankan implementasi BPM ini. BPMS akan memudahkan manajemen dalam memantau pelaksanaan eksekusi proses bisnis. Tindakan sekecil dan secepat apapun akan dengan mudah dipantau dan ditelusuri oleh manajemen. Kesiapan Teknologi Teknologi sangat berperan dalam implementasi BPM. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu kesiapan infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Ketidaksiapan salah satu piranti dalam aspek teknologi akan mengurangi kenyamanan dalam penggunaan solusi BPMS ini. Pemilihan perangkat keras dalam hal ini adalah komputer server yang sesuai dengan kebutuhan beban kerja. Secara umum parameternya adalah tipe processor, kapasitas RAM, serta penggunaan SSD sebagai penyimpan data. Penggantian infrastruktur jaringan juga perlu dipertimbangkan jika masih menggunakan teknologi lama yang tidak menyediakan akses kecepatan yang mumpuni. Aplikasi BPMS pada umumnya membutuhkan bandwith yang cukup besar agar bisa berjalan dengan lancar. Penentuan aplikasi BPMS menjadi sebuah tantangan tersendiri, mengingat harga dan kapabilitas yang cukup beragam. Pemilihan tool BMS bisa didasarkan kepada kebutuhan perusahaan. Pembentukan Tim Pengembang BPM Diperlukan sebuah tim pengembang BPM agar dapat mengeksekusi jalannya implementasi BPM. Ada anggota yang menjadi Process Analyst, Process Developer, Business Administrator, Process Owner, dan Process Participant. Process Analyst bertanggung jawab atas perencanaan dan dokumentasi proses bisnis. Selain itu juga mengidentifikasikan serta mendefinisikan Key Performance Indicators (KPIs), Business Rule, dan integrasi layanan lainnya. Process Developer mempunyai tugas mengimplementasikan proses bisnis yang telah dibuat oleh Process Analyst ke dalam sistem teknologi informasi yang bisa dieksekusi oleh BPMS. Aktivitasnya utamanya adalah menggambar diagram proses bisnis, antarmuka (form), data bisnis, serta aturan bisnis Business Administrator bertanggung jawab mengurusi keperluan infrastruktur yang digunakan untuk terlaksanakannya implementasi BPM mulai dari awal hingga akhir. Mempersiapkan juga keperluan untuk sosialisasi BPM kepada semua pihak. Process Owner adalah pihak yang bertanggung jawab melakukan pengawasan atas pelaksanaan proses bisnis, melakukan perbaikan, serta mengambil tindakan yang diperlukan guna memastikan proses bisnis bisa dijalankan dengan baik. Process Participant adalah semua pihak yang menggunakan aplikasi BPMS untuk menjalankan atau berpartisipasi dalam proses bisnis. 20 Agustus 2017
BPMS 21 Agustus 2017 Siklus Pengembangan BPM Untuk mengembangkan aplikasi BPM, maka diperlukan pengetahuan tentang metodologi BPM. Siklus pengembangan BPM dapat dijelaskan sebagai berikut:  Design & Model - Melakukan identifikasi dan pemodelan proses bisnis pada level atas serta mempelajari bagaimana proses bisnis nantinya dijalankan. Pemodelan proses bisnis menggunakan visualisasi diagram.  Development & Testing - Melengkapi proses bisnis agar bisa dieksekusi oleh workflow engine serta menambahkan form maupun elemen lain sesuai dengan kebutuhan proses bisnis.  Execution - Menjalankan proses bisnis secara otomatis dan siap digunakan untuk berinteraksi antara partisipan dengan sistem.  Analyze & Optimize - Melakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa proses bisnis selalu mengikuti kebutuhan bisnis terkini. Meningkatkan performa dari proses bisnis agar lebih efisien. B - Siklus Pengembangan BPM (DE)
Seberapa Transparankah Proses Bisnis Perusahaan Anda? Transparansi Proses 22 Agustus 2017
Transparansi Proses Proses bisnis yang transparan akan membantu para pengelola bisnis dalam mengeksekusi kebijakan dan operasional perusahaan. Semua aktivitas akan dapat terpantau secara lebih cepat, detail, dan mudah. Dibutuhkan otomasi proses bisnis agar sistem manajemen menjadi benar-benar transparan. Teknologi informasi inilah yang akan memegang peranan penting dalam memastikan otomasi proses bisnis bisa berjalan dengan baik. Transparansi proses dilakukan semenjak perencanaan hingga evaluasi. A pakah perusahaan Anda sudah mempunyai proses bisnis ataukah sekedar Standard Operating Procedure (SOP) saja? Apakah aktivitas yang dikerjakan di perusahaan Anda hanya didasarkan oleh faktor kebiasaan? Apakah Anda merasa ada sebuah kerajaan dalam kerajaan bisnis Anda? Apakah Anda menilai ada ruang gelap dalam jalannya operasional perusahaan? Seandainya perusahaan sudah mempunyai proses bisnis, apakah proses bisnis sudah dijalankan dengan baik? Bagaimana jalannya proses bisnis bisa dipantau dan diawasi? Bagaimana cara Anda memantau jalannya proses bisnis? Kapan terakhir proses bisnis diperbaiki? Apakah semua pihak di perusahaan memahami proses bisnis yang diterapkan? Seberapa transparankah proses bisnis di perusahaan Anda? Masih banyak pertanyaan yang bisa diajukan untuk menilai bagaimana proses bisnis direncanakan, dibuat, dijalankan, dipantau, serta diperbaiki. Pemahaman tentang proses bisnis dalam kerangka kesuksesan perusahaan sangat mempengaruhi bagaimana pengelola perusahaan menempatkan proses bisnis dalam tata kelola perusahaan. Pengusaha yang peduli terhadap sisi manajemen sudah pasti akan menempatkan proses bisnis ke dalam prioritas tata kelola perusahaan bahkan semenjak awal bisnis dibentuk. Dalam Balanced Scorecard (BSC), proses bisnis dimasukkan ke dalam salah satu aspek yang perlu dikaji. Proses bisnis akan mempengaruhi secara keseluruhan bagaimana operasional perusahaan dijalankan, yang pada akhirnya akan mampu menghasilkan solusi atau produk yang bisa memuaskan pelanggan. Transparansi proses mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tak ada manfaatnya proses bisnis dibuat jika tidak bisa diakses, dipantau, ditelusuri, dikontrol, maupun diatur. Inilah yang dimaksud dengan transparansi proses. Dengan transparannya proses, maka seluruh pihak dalam stake-holder perusahaan akan merasa nyaman dalam menjalankan proses bisnis. Transparansi proses mencakup aspek perencanaan, implementasi, eksekusi, monitoring/ pemantauan, dan perbaikan proses bisnis. Transparansi Perencanaan Perencanaan proses bisnis mesti mengacu kepada Business Value apa yang akan dicapai. Perlu dilakukan kajian yang mendalam dalam perencanaan proses bisnis. Proses bisnis bukanlah SOP yang berisi hanya deskripsi tentang rangkaian aktivitas semata. Semua pemangku kepentingan (stake-holder) perlu dilibatkan dalam perencanaan proses bisnis. Transparansi, sebuah keterbukaan dan kemudahaan dalam pengumpulan informasi terkait dengan apa saja yang dibutuhkan untuk membentuk rangkaian aktivitas yang bernilai bisnis. Masing- masing pihak yang terlibat wajib untuk menyampaikan pendapat, saran, atau masukan agar memperoleh kualitas proses bisnis yang terbaik sesuai dengan kondisi bisnis saat itu. Perencanaan proses bisnis tidak boleh didasarkan atas kepentingan personal atau sekelompok orang semata. Hal ini akan menyebabkan proses bisnis menjadi sebuah ‘pengetahuan yang tertutup’, seperti sebuah black-box. 23 Agustus 2017
Transparansi Proses Transparansi Implementasi Implementasi proses bisnis ke dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi perlu dilakukan secara kolaboratif antara pihak manajemen dan teknologi. Saat ini eranya proses bisnis perlu diotomasi, artinya eksekusi proses bisnis sudah melibatkan penggunaan teknologi informasi. Eksekusi proses bisnis secara manual sebenarnya akan mereduksi benefit dari proses bisnis itu sendiri. Fase implementasi proses bisnis ini tidak boleh hanya dilakukan oleh orang-orang TI (Teknologi Informasi) saja, namun perlu pendampingan dari orang yang mengerti sisi manajemen sesuai dengan fungsional yang bersangkutan. Misal manajemen pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, dan lain sebagainya. Transparansi Eksekusi Para pihak yang berkepentingan untuk menjalankan atau terlibat dalam proses bisnis bisa secara langsung mengakses sistem dengan menggunakan mekanisme yang sederhana. Pada perusahaan yang sudah menerapkan otomasi proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi, maka eksekusi proses bisnis bisa dilakukan melalui sebuah Process Portal. Karyawan maupun tim manajemen (Process Participant) dibekali dengan akses ke sistem yang bisa digunakan di beberapa platform, seperti komputer, mobile, maupun web. Karyawan atau partisipan lain tidak perlu mendapat pelatihan tentang penggunaan Process Portal secara detail dan memberatkan. Sebagian besar aplikasi proses bisnis menyediakan sebuah User Interface atau antarmuka aplikasi yang sangat sederhana, sehingga mudah digunakan oleh pemakai awam sekalipun. Mereka bisa menjalankan proses bisnis dan mengetahui bagaimana alur atau rangkaian aktivitas dalam proses tersebut secara mudah. Proses bisnis ditampilkan dalam visualisasi diagram, begitu sederhana namun sangat mudah dipahami. Transparansi Monitoring Proses bisnis yang sedang dieksekusi akan bisa dipantau oleh semua pihak yang terlibat, termasuk di dalamnya tim manajamen perusahaan. Hal ini akan bermanfaat dalam memperkuat kolaborasi antar elemen di perusahaan. Kecepatan dan efisiensi aktivitas dalam sebuah proses akan dapat ditingkatkan. A - Eksekusi Proses Bisnis Pembeian Barang Secara Real Time 24 Agustus 2017
Transparansi Proses Gambar A menjelaskan bagaimana transparannya proses bisnis dijalankan dengan menggunakan sebuah aplikasi BPMS (Business Process Management Suites). Visualisasi diagram sangat membantu untuk menelusuri bagaimana aliran sebuah proses terbentuk. Dengan menggunakan pendekatan seperti ini, maka tidak ada lagi karyawan yang bertanya sampai di mana tahapan proses saat ini. Justru sebaliknya, partisipan yang terlibat dalam proses akan bisa saling mengingatkan partisipan lain agar segera merespon sebuah aktivitas proses. Transparansi Perbaikan Proses bisnis yang sudah ditetapkan dan dijalankan oleh perusahaan bisa diperbaiki atau direvisi sesuai dengan kebutuhan bisnis terkini. Proses perbaikan dilakukan dengan memperhatikan banyak aspek, mulai dari masukan para partisipan, informasi proses, analisis 4W-1H (What, When, Where, Who, dan How), Business Goal, keluhan pelanggan, dan aspek terkait lainnya. Perbaikan proses bisnis pada dasarnya dilakukan untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan kepuasan semua stake-holder yang terlibat, termasuk pihak luar seperti pemasok dan konsumen. BPM sangat membantu perusahaan untuk memastikan transparansi aktivitas di setiap lini. Tidak ada lagi ruang gelap yang tidak diketahui oleh pengelola bisnis. Dengan terjaminnya transparansi proses, maka secara tidak langsung akan membuat semua pihak merasa nyaman dan aman. Kebuntuan komunikasi dan koordinasi antar karyawan atau manajemen bisa dicegah dan dihentikan. Yang terjadi adalah sebaliknya, yaitu kolaborasi dan integritas sistem akan dapat ditingkatkan. Bagaimana dengan perusahaan Anda? (DE) Transparansi B - Eksekusi Proses Bisnis di Platform Android (Native) 25 Agustus 2017
Process - Centric The Activity you’re most avoiding contains your biggest Opportunity Robin Sharma 26 Agustus 2017
Data-Centric vs Process-Centric pilih mana? Process - Centric Perkembangan manajemen dan teknologi informasi ikut mempengaruhi bagaimana cara menjalankan tata kelola perusahaan. Jika dirunut dari sejarahnya, maka ada sebuah garis pemisah yang jelas antara masa lalu dan sekarang. Tahun 2005 menjadi sebuah tonggak di mana tata kelola perusahaan benar- benar dijalankan dengan cara yang berbeda dari sebelumnya. Saat ini mengelola sebuah bisnis sudah seharusnya menggunakan pendekatan kolaborasi antara People, Process, dan Technology. A pakah Anda masih berkutat tiap hari dengan pertanyaan seputar data dan laporan operasional perusahaan kepada tim manajemen? Sudahkah Anda memikirkan tentang kinerja, efisiensi, remunerasi, dan performa performa? Bisnis dijalankan dengan menggunakan sebuah aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Aktivitas yang terjadi di perusahaan dilakukan oleh para pemangku kepentingan terkait. Terdapat hubungan erat antara People dan Process. Data-Centric Perusahaan yang masih berorientasi kepada data pada umumnya belum mempunyai kebijakan manajemen yang cukup baik. Walaupun sistem sudah terbangun, namun implementasi kerangka kerjanya bisa dikatakan tidak berjalan dengan sempurna. Fenomena ini tidak berkaitan dengan skala usaha, namun lebih kepada mindset, policy, dan tata kelola perusahaan. Perusahaan skala besar dengan jumlah karyawan ratusan bahkan ribuan pun juga masih banyak yang masih dipusingkan dengan data. Bagaimana mungkin perusahaan akan memikirkan tentang remunerasi atau katakanlah bonus terhadap pencapaian kinerja karyawan, jika perusahaan tak aware terhadap apa yang dikerjakan oleh karyawan. Kepedulian perusahaan terhadap kinerja karyawan perlu dibentuk secara utuh. Secara umum, kinerja perusahaa dipengaruhi oleh kinerja departemen atau fungsional. Sedangkan kinerja departemen ditentukan oleh kinerja personal karyawan itu sendiri. Penilaian kinerja karyawan bukan sekedar dilihat dari pencapaian hasil semata, namun lebih dari itu. Sudah banyak teori tentang Key Performance Indicators (KPIs) yang disampaikan oleh praktisi manajemen untuk mengukur performa karyawan hingga ke perusahaan. Penilaian berbasis hasil tidak akan memberikan dampak yang signifikan terhadap aspek pembelajaran perusahaan. Jika penilaian atas pencapaian dijadikan ukuran, maka kemungkinan besar akan banyak aktivitas-aktivitas yang tak terkondisikan terjadi di perusahaan. Yang penting hasilnya tercapai, begitu kira-kira pemikiran sederhana di kalangan karyawan pada perusahaan yang menerapkan kebijakan hasil sebagai acuan sebuah keberhasilan. Jika kondisi ini dibiarkan secara terus menerus, tidak mungkin akan menyebabkan kekacauan dan bom waktu di kemudian hari. Peranan seseorang atau personal tertentu dalam sebuah fungsi akan terlalu mendominasi dalam jalannya operasional. Dilihat dari kacamata manajemen, dominasi orang dibandingkan dengan sistem dalam pelaksanaan operasional perusahaan sudah sangat tidak sehat. Perusahaan atau bisnis tidak boleh tergantung pada sosok orang. Begitu terjadi sesuatu pada orang tersebut, maka akan menyebabkan bencana atau malapetaka bagi perusahaan tersebut. Penyakit ini tidak hanya menghinggapi perusahaan skala kecil saja, bahkan tak jarang terjadi pula pada perusahaan skala cukup besar. Apalagi jika pengelolaan perusahaan masih menggunakan konsep pendekatan ‘kekeluargaan’, hal ini terlalu beresiko. Process-Centric Pendekatan Process-Centric yang diterapkan oleh perusahaan mengandung arti bahwa proses bisnis menjadi titik penggerak semua aktivitas operasional perusahaan. Kebijakan strategis pengelolaan perusahaan didasarkan atas bagaimana proses bisnis dibuat. Yang perlu dipahami bahwa proses bisnis tidak mesti hanya melibatkan satu fungsional atau departemen saja, namun justru mayoritas menggunakan pendekatan cross-functional. Hal ini berarti bahwa proses bisnis akan melibatkan antar bagian atau departemen. 27 Agustus 2017
Process - Centric Dengan menggunakan konsep cross-functional ini maka diharapkan perusahaan dapat mengirimkan produk atau solusi secara cepat kepada pelanggan. Business Value tidak dapat dihasilkan oleh satu orang saja, namun diperoleh dari hasil kolaborasi antar departemen dalam sebuah perusahaan. Perusahaan yang peduli dengan proses bisnis tentu akan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Perbaikan ini dilakukan guna meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerjaan. Memperbaiki dan mengatur proses bisnis akan menjadi lebih mudah ketika perusahaan telah mempersiapkan semua hal mulai dari perencanaan hingga eksekusi. A - Era Data dan Process-Centric dalam perkembangan Manajemen dan Teknologi Informasi 28 Agustus 2017
Process - Centric Bagaimana menjadikan Perusahaan berbasis Process -Centric? Pengelolaan operasional perusahaan dengan konsep process- centric menjadi keinginan banyak stake-holder. Untukmencapai hal tersebut tidaklah mudah, membutuhkan banyak daya dan upaya. Tantangan terbesar justru berasal dari dalam perusahaan. Perjalanan menuju perusahaan berpakem process- centric membutuhkan juga komitmen dari semua pihak yang terlibat. Sekali tujuan tercapai, maka segudang benefit akan didapatkan. Ada beberapa panduan yang bisa digunakan untuk mencapai perusahaan berbasis process-centric, antara lain: 1. Ukur dan nilai kesiapan semua pemangku kepentingan (stake-holder) termasuk pemilik perusahaan terkait dengan transformasi pengelolaan perusahaan berbasis process- centric. 2. Jalin komunikasi dengan semua pihak tentang visi BPM (Business Process Management) yang akan diterapkan oleh perusahaan. 3. Buatlah model organisasi berdasarkan perspektif proses bisnis, tentukan proses inti dan pendukung. 4. Tentukan pengukuran performa masing-masing proses bisnis. 5. Tetapkan process persona yang terlibat, mulai Process Analyst, Process Developer, Business Administrator, Process Owner, dan Process Participant. 6. Sosialisasikan tentang tahapan penerapan process-centric kepada stake-holder dengan mengadakan pelatihan maupun bentuk-bentuk lain. 7. Implementasikan otomasi proses bisnis dimulai dari perencanaan hingga pengujian. 8. Terapkan eksekusi otomasi proses bisnis mulai dari unit terkecil hingga melibatkan antar unit (cross functional). Pantau dan anaisis pelaksanaan otomasi proses bisnis. 9. Lakukan perbaikan atau penyesuaian terhadap proses bisnis sesuai dengan perkembangan bisnis. Process-Centric memudahkan perusahaan menjadi Agile Perusahaan yang menerapkan process-centric dalam pengelolaan operasional bisnis akan lebih mudah menjadi Agile yang berarti menempatkan kepuasan pelanggan pada prioritas tertinggi, adaptif terhadap perubahan sebuah kondisi, kinerja yang efektif dan efisien, serta mampu untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Apakah perusahaan Anda sudah menggunakan mekanisme process-centric? (DE) 29 Agustus 2017
The Question Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask the most Power Question 30 Agustus 2017
The Question 31 Agustus 2017 the Important thing is not to stop Questioning Alberth Einstein P ernahkah Anda berada dalam kondisi kebingungan dan tidak tahu mesti harus berbuat apa ketika terjadi suatu permasalahan yang menimpa pada operasional bisnis Anda? Instruksi kerja ada, SOP ada, proses bisnis pun juga ada, namun itu semua tak bisa digunakan secara maksimal sebagai bahan untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut. Terdapat cukup banyak referensi terkait dengan metodologi problem solving yang bisa dipelajari untuk membantu memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Dari semua referesi metode problem solving, hampir semua mensyaratkan adanya identifikasi masalah sejak fase awal dalam tahapan penyelesaian masalah. Dalam kaitannya dengan permasalahan operasional perusahaan, maka yang dimaksud dengan identifikasi masalah adalah dengan menghimpun semua informasi terkait pelaksanaan proses bisnis. Informasi apa saja yang perlu didapatkan untuk proses analisis tersebut? Bagaimana cara mendapatkannya? Seberapa objektifnya kualiatas data yang diperoleh? Secara umum, akar penyebab permasalahan bersumber dari Man, Method, Machine, Material, dan Environment. Man dan Method menjadi faktor kunci penyebab masalah yang mendominasi cukup banyak di perusahaan, terutama di kalangan UMKM. Jika disandingkan dengan tiga pilar bisnis, maka Man akan mengacu kepada People dan Method berhubungan dengan Process. Dengan demikian kajian objek permasalahan bisa dipersempit menjadi People dan Process. Dari sinilah kita bisa melakukan berbagai upaya dalam memulai mengumpulkan informasi terkait dengan People dan Process. Terdapat banyak teknik untuk mengumpulkan data maupun informasi, diantaranya prosedur analitis, inspeksi, konfirmasi, permintaan keterangan, perhitungan, penelusuran, pemeriksaan bukti pendukung, maupun pengamatan. Teknik manakah yang selama ini sering Anda gunakan? Sebagian besar pelaku UMKM masih menggunakan teknik yang belum terstruktur didalam menyelesaikan sebuah permasalahan operasional perusahaan. Bahkan mereka tidak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan analisis resiko proses bisnis. Setiap opportunity pastilah mengadung di dalamnya sebuah resiko. Resiko bermakna suatu keadaan atau kondisi yang mempunyai dampak negatif/ketidakpastian terhadap operasional perusahaan. Jika Anda pernah mengikuti pelatihan tentang ISO 9001:2015 atau bahkan telah mengimplementasikannya, sudah barang tentu Anda akan memahami bahwa ISO 9001 versi terbaru ini (2015) berbeda dengan versi sebelumnya (2008). Versi 2015 berorientasi kepada proses dan manajemen resiko (Risk-based Thinking), tidak seperti versi sebelumnya yang hanya fokus kepada prosedur atau SOP. SOP tidaklah sama dengan proses. Proses lebih bermakna dari sisi strategis karena memuat business value dan lebih dekat dengan policy organisasi. Perusahaan yang masih belum menerapkan sistem manajemen yang baik, di dalam pengelolaan permasalahannya pun biasanya juga tidak menerapkan sebuah metode yang baik pula. Yang terjadi adalah para pengelola bisnis (merangkap Business Owner) melakukan tindakan yang bersifat sporadis tanpa menggunakan sebuah teknik yang terencana untuk melakukan identifikasi masalah. Penggunaan teknik pengumpulan informasi yang biasa digunakan adalah dengan melakukan komfirmasi, memintai keterangan, serta pengamatan saja. Ketiga teknik ini jika tidak dilengkapi dengan bukti (evidance) yang akurat dan objektif beserta kerangka metode yang tepat, maka akan menggiring kepada pembentukan sebuah kesimpulan yang didasari atas opini atau pemikiran subjektif semata. Tentu saja hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan ketidakadilan dalam pembuatan sebuah keputusan. “Seseorang yang merasa dicurigai tanpa bukti, tak akan pernah tulus.”
The Question Potensi resistensi atau penolakan terhadap solusi yang dibuat dengan menggunakan pendekatan subjektivitas tersebut cukup besar. Karyawan atau tim manajemen bisa jadi ‘merasa’ tidak punya andil besar atas terjadinya sebuah permasalahan. Mereka pun terkadang merasa terintimidasi dengan teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Yang lebih mengawatirkan lagi jika sudah melibatkan pihak HRD yang tidak cukup kompeten melakukan audit operasional atas permasalahan tersebut. Otomasi Proses Bisnis memudahkan mendapatkan informasi 4W-1H Apapun teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan pada dasarnya akan bermuara kepada pertanyaan yang mengacu kepada 5W-1, yaitu Who, What, When, Where, How, dan Why. Pertanyaan Why hanya akan mempunyai makna jika dilengkapi dengan data dan informasi yang benar-benar valid dan terpercaya. Pertanyaan Why akan mengungkap motif atau latar belakang mengapa sebuah permasalahan terjadi. Tentu saja hal ini merujuk ke akar permasalahan yang disebabkan oleh faktor People. Segala permasalahan yang menyangkut operasional perusahaan, mulai pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, pengiriman, dan lain-lain sudah semestinya dimulai dari perspektif proses bisnis. Adakah proses bisnis yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya? Apakah proses bisnis sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis ataukah tidak? Otomasi proses bisnis berarti bahwa People menjalankan Process menggunakan pendekatan Technology, dalam hal ini adalah teknologi informasi. Otomasi proses bisnis bukan asal menggunakan sebuah aplikasi saja, namun perlu menelaah dan menganalisis aplikasi komputer jenis apa saja yang sesuai dengan karakteristik otomasi proses bisnis sebuah perusahaan. Aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis adalah BPMS (Business Process Management Suites). Hampir semua vendor BPMS menyediakan informasi yang bisa menjawab pertanyaan 4W-1H. Fasilitas ini tentu sangat membantu untuk memantau, menelusuri, menganalisis perilaku aktivitas, melacak, dan mencari informasi-informasi yang terkait dengan jalannya proses. Dengan menggunakan otomasi proses bisnis, hampir tidak mungkin sebuah proses yang berjalan di luar skenario atau prosedur yang sudah dibuat. Semuanya aktivitas akan dapat diatur, dijalankan, dipantau, dilacak, diputar ulang, dan bentuk-bentuk pengendalian lainnya. Cukup kecil sekali kemungkinan seseorang untuk melakukan manipulasi aktivitas tanpa diketahui oleh manajemen. Otomasi proses menjaga agar terpeliharanya integritas suatu sistem manajemen. Berikut ini rangkaian penjelasan mekanisme pengumpulan informasi dengan pendekatan otomasi proses bisnis. OtomasiProses 32 Agustus 2017
The Question Who Orang yang terlibat dalam jalannya proses bisnis disebut dengan process participant. Partisipan ini mesti harus dapat diidentifikasikan, mulai fungsi dan nama partisipan. Pemodelan proses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN 2.0 akan lebih memudahakan pemahaman identifikasi siapa saja yang berhak dan boleh terlibat dalam jalannya proses bisnis. Gambar B memperlihatkan sebuah contoh diagram BPMN 2.0 tentang proses bisnis Proses Permintaan Pembelian. Proses bisnis ini melibatkan dua partisipan proses, yaitu Purchasing dan Manajer Keuangan. Masing-masing partisipan bisa terdiri dari satu orang atau lebih, tergantung kepada kebijakan perusahaan. Pada saat proses bisnis dieksekusi, maka informasi partisipan yang terlibat dapat diketahui dengan mudah. Who 33 Agustus 2017 B - Diagram BPMN memudahkan identifikasi Who A - Informasi partisipan yang terlibat dalam eksekusi proses bisnis
The Question What What Menyedikan informasi tentang aktivitas apa saja yang dikerjakan oleh partisipan saat menjalankan proses bisnis, termasuk di dalamnya informasi yang berhubungan dengan dokumen dan catatan yang digunakan. Daftar tugas ini memuat semua informasi tentang aktivitas-aktivitas dalam sebuah proses yang disajikan secara terbuka, sehingga antar partisipan juga dapat mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh partisipan lainnya. Konsep manajemen informasi seperti ini tentu saja akan membantu mempercepat kolaborasi semua pihak yang terlibat dalam proses. Seorang partisipan dapat mengingatkan partisipan lainnya untuk segera menyelesaikan tugasnya. 34 Agustus 2017 C - Informasi aktivitas apa yang dikerjakan oleh partisipan
When The Question 35 Agustus 2017 When Menyediakan informasi waktu tentang kapan aktivitas dimulai dan diselesaikan oleh partisipan. Selain itu juga memuat informasi waktu tunggu dan waktu tetapan maksimal sebuah aktivitas harus diselesaikan. Informasi waktu ini penting untuk dijadikan salah satu paramater bagaimana menentukan performa partisipan dalam berkolaborasi saat pelaksanaan proses. Disamping itu juga berguna untuk menghitung beban aktivitas baik pada level personal, departemen, serta perusahaan secara keseluruhan. D - Informasi waktu aktivitas
The Question Where Where Digunakan untuk memberikan informasi posisi aktivitas saat ini dalam proses dengan menggunakan visualisasi diagram. Informasi seperti ini sangat berguna untuk melacak sejauh mana sebuah proses berlangsung tanpa perlu menanyakan ke partisipan lain yang terlibat. Manajemen dapat melihat dan mengikuti jalannya proses bisnis secara lebih detail. 36 Agustus 2017 E - Informasi posisi aktivitas dalam proses yang berjalan
How The Question 37 Agustus 2017 How Menjelaskan bagaimana sebuah rangkaian aktivitas bisa terbentuk dalam menjalankan proses dari awal hingga akhir dengan menggunakan visualisasi diagram. Proses bisnis tidak mesti tersusun atas rangkaian aktivitas yang bersifat linear dari awal hingga akhir. Terdapat kemungkinan terjadinya percabangan dalam sebuah proses, misal untuk fungsi Approval yang mempunyai kemungkinan disetujui, direvisi, atau ditolak. F - Visualisasi terbentuknya aliran proses
Why? The Question 38 Agustus 2017 Why Kata tanya ini “Why” atau “Mengapa” ini merupakan kata tanya yang paling kuat di atas permukaan bumi. “Why” yang disertai dengan informasi dan data yang telah didapatkan sebelumnya berkenaan dengan siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana akan dapat mengungkap latar belakang, maksud, motif, tujuan, dan apapun yang menjadi dasar seseorang melakukan sebuah perbuatan. Pertanyaan “Why” akan terasa kekuatannya tak kala disampaikan di akhir rangkaian pertanyaan “Who”, “What”, “When”, “Where”, dan “How”. Otomasi proses bisnis akan sangat membantu untuk mendapatkan semua informasi terkait dengan aktivitas seseorang dalam jalannya proses. Pada akhirnya “Why” bisa digunakan sebagai bahan untuk melakukan perbaikan, pembenahan, optimasi, dan peningkatan performa proses.
The Question 39 Agustus 2017 Mengapa? “Berdasarkan informasi yang didapat dari proses yang berjalan... “ “Mengapa Anda tidak segera menindaklanjuti tugas yang telah menjadi tanggung jawab Anda?” “Anda tahu jika batas maksimal penyelesaian tugas ini adalah tiga jam. Mengapa Anda baru menyelesaikan tugas Anda dalam waktu tiga hari?” “Mengapa Anda selalu melakukan revisi jika yang mempersiapkan draft pak Joko, sedangkan yang lain tidak?” “Mengapa Saudara tidak mengingatkan bagian Keuangan untuk segera menindaklanjuti proses permohonan pembayaran ke pemasok?” dst... Pertanyaan tersebut akan mudah disampaikan jika didasari dengan data atau informasi valid serta objektif. Data dan informasi didapatkan dari sebuah sistem yang bisa menghasilkan data untuk menjawab pertanyaan dasar 4W-1H (Who, What, When, Where, dan How). Sumber: https://twitter.com/whywithaqmark (DE)
Startup Peduli Proses “Operasional Kami sudah mulai Kedodoran” 40 Agustus 2017 Sebuah judul yang merepresentasikan dampak positif dari perkembangan bisnis yang dialami oleh salah satu Startup di kota Malang, Inagata Technosmith. CEO Inagata, saudara M. Miftahul Huda, sempat berdiskusi dengan saya terkait beberapa hal yang menyangkut kebijakan operasional perusahaan. Kesimpulannya adalah perlu melakukan Business Process Improvement untuk meningkatkan kualitas operasional perusahaan. M. Miftahul Huda | CEO Inagata Technosmith
Startup Peduli Proses Agustus 2017 41 B anyak ungkapan sejenis yang dialami oleh perusahaan rintisan, baik sektor digital maupun non-digital terkait dengan keluhan kualitas dan performa operasional perusahaan. Sesuatu yang klasik dan jamak terjadi, dengan kata lain sudah menjadi fitrahnya bagi perusahaan yang memang tidak dipersiapkan dengan matang saat memulai sebuah bisnis. Apakah keluhan tersebut hanya berlaku atau ditemui pada perusahaan rintisan saja? Bagaimana dengan perusahaan yang sudah bertahun-tahun atau bahkan puluhan tahun beroperasi? Apakah perusahaan yang sudah mapan tidak mengalami hal serupa? Tidak peduli sudah berapa lama perusahaan berdiri, jika suatu saat mengalami pertumbuhan penjualan yang signifikan yang belum pernah terjadi sebelumnya, maka akan menghadapi fenomena tersebut. Termasuk dialami juga oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berdiri lebih dari 10 tahun dengan jumlah karyawan bisa mencapai ratusan hingga ribuan orang. Contoh kasus yang dialami oleh Inagata dapat diambil sebagai bahan pembelajaran betapa pentingnya aspek operasional di sebuah bisnis. Manajemen operasional sudah semestinya dipikirkan dengan matang sebelum bisnis itu sendiri dijalankan. Bukankah operasional ini adalah jantungnya perusahaan saat bisnis sudah mulai berjalan. Gambar A menjelaskan tentang arsitektur bisnis dengan aspek operasional menempati lapisan terbawah. Hal ini berarti bahwa operasional akan cukup banyak menyita waktu, energi, dan biaya selama perusahaan tersebut berjalan. Dalam berbisnis, tidak sekedar menjelaskan tentang motivasi dan strategi bisnis saja. Tidak boleh menjalankan operasional perusahaan secara asal-asalan dengan menggunakan pendekatan tambal sulam. Jika arsitektur bisnis ini dipahami secara mendalam, kemungkinan kecil terjadinya masalah-masalah yang bersifat fundamental. If it doesn’t CHALLANGE you, It does’nt CHANGE you A - Arsitektur Bisnis Profil Inagata secara umum tidak jauh berbeda dengan kebanyakan perusahaan rintisan digital lainnya. Perusahaan ini dibentuk oleh orang-orang teknis yang mempunyai kompetensi di bidang teknologi informasi. DNA perusahaan rintisan digital hampir mempunyai kemiripan di beberapa hal. Jarang sekali perusahaan rintisan digital yang awalnya dibentuk oleh orang non-IT atau setidak-tidaknya memahami tentang dunia IT. Hal ini berdampak pula pada gaya pengelolaan perusahaan yang menerapkan sistem manajemen asal jalan saja. Ataupun jika founder atau co-founder mempunyai keinginan yang lebih, mungkin masih bersedia meluangkan waktu untuk mempelajari hal-hal terkait dengan pelaksanaan strategi bisnis seperti mendalami Business Model Canvas (BMC).
Startup Peduli Proses 42 Agustus 2017 Sebagai perusahaan yang pada awalnya bergerak dibidang jasa pembuatan website, mobile application, dan desain UI/UX, Inagata hampir menggunakan seluruh waktunya untuk mengerjakan proyek custom. Sebuah strategi untuk mewujudkan revenue stream yang sudah lazim diterapkan oleh perusahaan rintisan digital lainnya. Pada fase ini urusan operasional tidaklah menemui kendala yang berarti. Permasalahan mulai muncul pada saat Inagata mencoba untuk memasuki bisnis yang berorientasi pada produk. Terdapat karakteristik yang berbeda antara pendekatan proyek serta produk. Salah satu karakteristik bisnis berbasis produk yang perlu mendapat perhatiaan adalah saat terjadinya pertumbuhan penjualan yang cukup signifikan, maka saat itu pula akan terjadi lonjakan aktivitas-aktivitas pendukung aktivitas utama. Aktivitas pendukung yang sudah pasti mengikuti perkembangan bisnis adalah terkait dengan manajemen pengelolaan layanan pelanggan. Hal ini secara langsung diakui oleh CEO Inagata, bahwa aktivitas yang terlihat sederhana dan sepele pada awalnya, ternyata pada akhirnya menjadi sesuatu yang serius dan penting. Sesuatu yang bisa membuat jajaran manajemen menjadi pusing dan berpikir keras untuk mencari solusinya. Saat ini Inagata sedang mengembangkan sebuah produk terkait layanan edukasi di sekolah-sekolah dengan label EduPongo. Bisa dibayangkan, betapa sibuknya orang- orang yang bertugas di bagian operasional pelayanan pelanggan. Mengingat potensi market yang luar biasa besarnya, maka aspek operasional tidak bisa dianggap sebagai sesuatu yang bisa disepelekan lagi. Dibutuhkan perencanaan yang matang terkait dengan proses bisnis yang akan diterapkan di perusahaan dalam rangka memastikan operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik. Apalagi jika perusahaan memiliki divisi atau departemen khusus yang mengurusi perihal pemasaran dan penjualan yang bekerja secara agresif dan masif, maka hukumnya menjadi wajib untuk menempatkan operasional berada di prioritas tinggi atau bahkan tertinggi jika memang dibutuhkan. B - Hirarki Aktivitas
Startup Peduli Proses Agustus 2017 43 Kepedulian terhadap pentingnya proses bisnis dalam rangka menopang kegiatan operasional perlu ditingkatkan. Proses bisnis tidaklah sama dengan prosedur atau SOP. Proses bisnis membawa sebuah value yang berdampak kepada kepuasan pelanggan. Proses bisnis merupakan penjabaran secara langsung dari kebijakan perusahaan. Terkait dengan permasalahan Inagata pada aspek operasional pelayanan pelanggan, maka perlu dilakukan sebuah kajian dan analisis tentang policy, proses bisnis, prosedur hingga pada instruksi kerja. Rangkaian ini akan memperjelas di mana masalah sesungguhnya yang perlu dicarikan solusinya. Policy atau kebijakan strategis perusahaan tentang pelayanan pelanggan ini mungkin tidak jauh dari aspek yang berkenaan dengan kepuasan pelanggan. Sebagai organisasi bisnis, maka kepuasan pelanggan akan menjadi prioritas utama bagi perusahaan. Apapun jenis dan sektor bisnis yang sedang dijalankan, maka aspek kepuasan pelanggan tidak bisa ditawar-tawar lagi. Kebijakan tentang kepuasan pelanggan perlu dijabarkan dalam sebuah pernyataan yang bernilai bisnis, misalnya “Penanganan keluhan yang cepat, maksimal 10 menit permasalahan harus terselesaikan”. Nah, untuk mewujudkan kebijakan tersebut, maka perlu dipetakan proses bisnis apa saja yang bisa mendukung secara langsung. Satu kebijakan bisa dijabarkan dalam banyak proses bisnis. Salah satu contoh proses bisnis yang bisa dibuat terkait dengan kepuasan pelanggan adalah proses penerbitan sertifikat lisensi pengguna aplikasi. Proses bisnis ini bisa melibatkan beberapa partisipan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. Desain proses bisnis harus memperhatikan value apa yang ingin diberikan kepada pelanggan. Dalam hal ini adalah bagaimana pelanggan bisa mendapatkan sertifikat lisensi penggunaan aplikasi secara mudah dan cepat. Tentukan rangkaian aktivitas yang akan menghasilkan output yang bisa digunakan oleh pelanggan. Faktor validasi dan approval sebisa mungkin dibuat serba otomatis dengan sedikit peranan manusia. Saat ini proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan atau konsumen sudah mulai beralih ke sistem otomasi. Otomasi proses bisnis sangat membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang terbaik terutama untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya. Selain itu juga akan dapat memperkaya pengalaman pelanggan dalam berinteraksi dengan perusahaan. Implementasi proses bisnis mesti diikuti dengan evaluasi sesuai dengan kaidah metodologi Business Process Management (BPM). Evaluasi ini berguna untuk meningkatkan kualitas proses bisnis selanjutnya. Selamat mempelajari proses bisnis lebih dalam lagi! (DE)
ISO 9001:2015 berbasis pendekatan Proses dan Resiko ISO 9001:2015 44 Agustus 2017 Sumber: http://randomactsofleadership.com/the-essential-ingredient-in-effective-communication/
ISO 9001:2015 I SO 9001 mengalami perubahan untuk kesekian kalinya menjadi versi 2015 atau disingkat dengan ISO 9001:2015. Versi ISO 9001 sebelumnya adalah 2008. Terdapat beberapa perubahan mendasar pada vesi 2015 guna memenuhi dan mengadopsi kebutuhan yang berkembang pula. ISO 9001:2015 sekarang mempunyai jumlah klausul yang lebih banyak dibandingkan sebelumnya yaitu dengan menjadi sepuluh klausul. Dengan demikian akan menjadikan ISO 9001:2015 ini menjadi lebih powerful dan semakin mengokohkan dirinya menjadi standar terkemuka dalam manajemen mutu. Sistem manajemen mutu ini dapat digunakan sebagai sarana bagi organisasi untuk memastikan kualitas mutu produk atau jasanya tetap terjaga agar dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Selain itu benefit penerapan ISO 9001:2015 bagi organisasi adalah untuk menjadikan perusahaan sebagai sebuah entitas yang dapat dengan mudah melakukan adaptasi terhadap setiap perubahan serta melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan. Perubahan ISO 9001:2015 dilakukan demi memudahkan organisasi menyesuaikan diri dengan perubahan zaman. ISO 9001:2015 dibangun atas tujuh prinsip manajemen kualitas, yaitu:  Fokus kepada pelanggan  Kepemimpinan (leadership)  Keterlibatan orang (engagement of people)  Pendekatan proses (process approach)  Pengembangan sistem (improvement)  Pengambilan keputusan berdasarkan bukti (evidence-based decision making)  Relationship management Perubahan mendasar versi 2008 ke 2015 Terdapat beberapa perubahan mendasar pada ISO 9001:2015 dibandingkan dengan versi sebelumnya. Perubahan tersebut antara lain: 1. Perubahan struktural klausul menjadi 10 klausul dari sebelumnya yang terdiri dari 8 klausul. 2. Manual mutu tidak lagi menjadi sebuah kewajiban. Berdasarkan implementasi ISO 9001 versi sebelumnya, manual mutu ini dirasakan hanya sebagai formalitas belaka dan tidak berdampak signifikan terjadap organisasi. 3. Tidak mewajibkan keberadaan Management Representative (MR). Hal ini dimaksudkan bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai peranan aktif dalam pelaksanaan implementasi ISO 9001:2015. 4. Adanya pemisahan yang jelas antara Barang dan Jasa, versi sebelumnya disebut dengan produk yang berpotensi menimbulkan kerancuan dan salah tafsir. Barang lebih mengacu kepada produk yang berbentuk, sedangkan jasa merupakan produk yang tak berbentuk. 5. Penggantian beberapa istilah, diantaranya seperti:  “Supplier” menjadi “External Provider” 6. Mempertegas model pendekatan proses serta lebih fokus kepada penilaian input dan output proses. Adanya kemampuan untuk mengontrol, memantau, dan mengukur aktivitas yang terjadi dalam sebuah proses. 7. Pendekatan baru dengan Risk-based Thinking dengan menerapkan prinsip manajemen resiko seperti Risk and Opportunities, Risk Avoidance, Risk Migitation, dan Risk Acceptance. 8. Penyatuan istilah Dokumen dan Catatan/Rekaman Mutu menjadi Documented Information (Informasi terdokumentasi) yang mencakup dokumen pedoman seperti SOP, instruksi kerja, dan catata mutu. Sumber: https://luenymorell.com/2014/11/27/launching-innovahied/ 45 Agustus 2017
ISO 9001:2015 Pendekatan Proses dan Resiko Proses adalah sebuah rangkaian aktivitas yang saling berkaitan untuk mengelola masukan (input) menjadi sebuah keluaran (output). Input dan output dapat berupa sesuatu yang bersifat berwujud (tangible) atau yang tidak (intangible). Sesuatu yang berwujud bisa seperti: material, komponen, peralatan, atau yang lain. Sedangkan yang tak berwujud dapat berupa data, informa- si, atau pengetahuan. Pendekatan proses dalam ISO 9001:2015 ini mencakup pemben- tukan dan pelaksanaan proses yang terdapat dalam organisasi secara terintegrasi dan menyeluruh. Hal ini mencakup tiga prin- sip penting, yaitu:  Sistem manajemen mengintegrasikan proses dan penguku- rannya dalam rangka mencapai tujuan.  Proses mendefinisikan rangkaian aktivitas beserta parameter yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran yang di- inginkan.  Perencanaan dan pengendalian yang detail dapat didefinsi- kan dan didokumentasikan sesuai kebutuhan, tergantung kepada konteks organisasi. Pemikiran berbasis Resiko (Risk-based Thinking), Plan-Do-Check-Act (PDCA), dan Pendekatan Proses Ketiga prinsip sebelumnya terkait dengan pendekatan proses ini merupakan bagian yang terintegrasi dengan standar ISO 9001:2015. Resiko-resiko yang kemungkinan berdampak pada tujuan dan hasilnya harus ditangani oleh sistem manajemen. Pemikiran berbasis resiko ini digunakan bersamaan dengan pen- dekatan proses dalam hal:  Penentuan bagaimana resiko (positif atau negatif) yang mungkin akan timbul pada saat penetapan proses-proses yang akan digunakan dalam organisasi. Pengidentifikasian munculnya resiko ini dapat berguna dalam perbaikan proses serta mencegah atau meminimalkan terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan.  Pendefinisian tingkat perencanaan dan pengendalian proses yang dibutuhkan berdasarkan tingkat resiko.  Peningkatan efektiitas dalam sistem manajemen mutu.  Pemeliharanaan dan pengelolaan sebuah sistem yang terin- tegrasi dalam menangani resiko untuk mencapai tujuan. PDCA merupakan sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengelola proses dan sistem. PDCA diambil dari singkatan:  P - Plan: Menentukan objektif atau sasaran sistem dan pros- es untuk menghasilkan output.  D - Do: Merupakan implementasi atau pelaksanaan dari apa yang sudah direncanakan.  C - Check: Memantu dan mengukur proses yang berjalan untuk menilai apakah pelaksanaannya telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan atau disyaratkan.  A - Act: Mengambil langkah-langkah yang diperlukan guna perbaikan kuaitas dan performa proses. Benefit atau keuntungan yang dapat diambil dengan melakukan pendekatan berbasis proses dan resiko antara lain:  Lebih fokus kepada proses-proses yang mempunyai resiko tinggi.  Meningkatkan pemahaman, definisi, dan integrasi antar proses-proses yang saling berkaitan.  Manajemen pengelolaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan perbaikan proses yang sistematis sehingga menjadi sebuah sistem manajemen yang utuh.  Penggunaan sumber daya yang lebih baik dan meningkat- kan akuntabilitas.  Pencapaian kebijakan dan tujuan yang lebih konsisten.  Mempermudah pelaksanaan sistem manajemen mutu.  Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kebutuhan pelanggan.  Meningkatkan kepercayaan diri dalam organisasi. Dalam organisasi baik itu perusahaan atau bentuk organisasi lainnya yang menerapkan pendekatan proses dalam mengelola aktivitas sudah seharusnya menempatkan dan memberikan pri- oritas yang tinggi dalam pengelolaan proses. Banyak hal yang bisa dilakukan terhadap proses, mulai perencanaan hingga per- baikan proses. Proses bisnis berkaitan dengan proses yang dimaksud pada Process Approach ISO 9001:2015. Filosofi rangkaian aktivitas yang saling terkait dalam rangka mewujudkan sebuah tujuan dapat mengacu kepada definisi proses bisnis. Keilmuan terkait proses bisnis bisa menggunakan Business Process Management (BPM). BPM menjelaskan banyak hal tentang proses bisnis, mulai dari definisi, pemodelan, desain, eksekusi, pemantauan, analisis, hingga kepada perbaikan atau optimasi. Metode yang diterap- kan pada BPM selaras dan dapat bersinergi dengan konsep PDCA yang dianut dalam ISO 9001:2015. 46 Agustus 2017
ISO 9001:2015 Proses Bisnis, Prosedur, dan Dokumentasi Saat ini beberapa organisasi mulai beralih menggunakan proses bisnis dibandingkan tetap mempertahankan konsep prosedur dalam manajemen aktivitas. Terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara proses bisnis dan prosedur. Orientasi proses bisnis adalah bagaimana mengantarkan sebuah business value agar bisa dinikmati oleh pihak-pihak terkait terutama pelanggan baik langsung maupun tak langsung. Aktivitas pada proses bisnis bersifat cross functional yang menekankan kolaborasi agar dapat menjalanan proses dengan baik secara efisien. Sedangkan prosedur merupakan penjabaran secara lebih detail dari proses bisnis maupun kebijakan organisasi serta bersifat lebih spesifik untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan tertentu. Dalam sebuah proses bisnis, boleh mempunyai lebih dari satu prosedur, tergantung seberapa kompleks aktivitas yang akan dikerjakan. Begitu pula, proses bisnis tidaklah sama dengan instruksi kerja (work instruction) yang sudah berisikan panduan teknis langkah-langkah detail bagaimana menyelesaikan sebuah pekerjaan. ISO 9001:2015 cukup fleksibel dalam mengatur hal-hal terkait dengan pendokumentasian sistem beserta rekaman atau catatan. Tidak ada aturan yang baku tentang bagaimana mendokumentasikan proses ataupun aktivitas maupun rekaman data. Hal ini tentu saja akan memudahkan organisasi untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan kebutuhan. Standar dan aturan pendokumentasian diserahkan ke masing-masing organisasi. Fleksibilitas ini sangat membantu organisasi untuk mengembangkan sebuah sistem pendokumentasian yang efektif dan efisien sesuai karakteristik organisasi tersebut. ISO 9001:2015 hanya menyebut istilah Documented Information (Informasi terdokumentasi) tanpa menjelaskan lebih detail terkait dengan standarisasi dan spesifikasi model dokumentasi apa yang bisa digunakan. Documented Information ini berisikan dokumen-dokumen beserta catatan atau informasi apapun yang relevan. Documented information digunakan untuk keperluan komunikasi, menjadi bukti dari apa yang telah dikerjakan, serta sarana saling berbagi informasi maupun pengetahuan. Penjelasan lebih lengkap terkait fungsi documented information sebagai berikut:  Komunikasi informasi. Digunakan sebagai sarana bertukar informasi dan komunikasi. Jenis dan cakupan documented information tergantung kepada karakteristik produk dan proses di organisasi, tingkat formalitas sistem komunikasi, kemampuan berkomunikasi, serta budaya organisasi.  Bukti kesesuaian. Sebuah mekanisme untuk menyediakan bukti terhadap apa-apa yang telah dikerjakan terkait dengan perencanaan yang sudah ditetapkan.  Berbagi pengetahuan. Menyediakan sarana untuk memberikan informasi dan pengetahuan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan. A - Hirarki Level Manajemen Aktivitas 47 Agustus 2017
ISO 9001:2015 Risk-based Thinking Salah satu perubahan yang cukup signifikan dari ISO 9001:2015 ini adalah adanya penetapan sebuah pendekatan sistematis untuk mempertimbangkan resiko daripada memberlakukan “pencegahan” sebagai komponen terpisah dari sistem manajemen mutu. Resiko ini melekat pada semua aspek sistem manajemen mutu. Terdapat suatu resiko pada sebuah sistem, proses, dan fungsi. Pendekatan berbasis Risk-based Thinking ini memastikan bahwa resiko dapat diidentifikasikan, dipertimbangkan, dan dikendalikan sepanjang fase desain dan penggunaan sistem manajemen mutu. ISO 9001 versi sebelumnya, sebuah klausul tentang tindakan pencegahan dipisahkan dari sistem. Dengan menggunakan pemikiran berbasis risiko maka pertimbangan risiko menjadi bersifat integral dan menyeluruh. Hal ini akan menyebabkan tindakan proaktif daripada reaktif dalam mencegah atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan melalui identifikasi dan tindakan awal. Secara tidak sadar, sebenarnya kita sudah menerapkan pemikiran berbasis resiko. Hal yang sederhana bisa dijadikan contoh adalah saat menyeberang jalan. Kita tidak akan serta merta menyeberang jalan jika tidak bisa memastikan bahwa keadaan jalan aman untuk menyeberang. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, pemikiran berbasis resiko ini melekat ke semua sistem manajemen, melakukan tindakan pencegahan selama perencanaan, operasional, analisis, dan evaluasi aktivitas. Pemikiran berbasis resiko melekat dan menjadi bagian dari pendekatan proses. Tidak semua proses dalam sistem manajemen mutu mempunyai tingkatan resiko yang sama, tergantung kepada tujuannya. Diperlukan kehati-hatian dalam membuat perencanaan dan pengendalian resiko ini. Secara umum, resiko bermakna sebagai suatu kondisi yang menimbulkan potensi kerugian. Dalam ISO 9001:2015 antara resiko dan peluang saling terkait. Peluang tidak mesti menggambarkan sesuatu yang positif, namun lebih mendeskripsikan sebagai suatu kondisi yang jika berhasil dikerjakan akan mendatangkan keuntungan. Tingkat sebuah peluang berbanding lurus dengan resiko yang bisa jadi didapatkannya. Makin tinggi sebuah peluang, maka makin tinggi pula resiko yang menyertainya. Pemikiran berbasis resiko ini mempunyai dampak positif bagi organisasi untuk selalu meningkatkan kualitas proses yang dijalankan. Secara tidak langsung, juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan atas kualitas produk yang terjaga. Bagaimana cara memulai untuk mengidentifikasikan resiko? Analisis tentang bagaimana sebuah proses terbentuk, identifikasikan sebanyak mungkin faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya proses bahkan dalam level membahayakan sekalipun. Selanjutnya kategorikan potensi gangguan tersebut berdasarkan tingkatan resiko. Setelah melakukan klasifikasi terhadap potensi gangguan atau hambatan, langkah selanjutnya adalah menilai probabilitas gangguan itu muncul serta seberapa sering hal itu terjadi. Terdapat banyak metode yang bisa digunakan untuk menganalisis resiko lebih dalam sesuai dengan kebutuhan organisasi. Idealnya, pemikiran berbasis resiko ini melibatkan faktor people, process, dan tools yang terlibat dalam proses. 48 Agustus 2017
ISO 9001:2015 Setelah identifikasi dan pengelompokkan potensi resiko yang mungkin akan muncul selama proses berlangsung selesai, maka tahapan berikutnya adalah membuat opsi pencegahan ataupun penanganan resiko. Setiap resiko akan menimbulkan dampak kerugian walaupun sekecil apapun. Tindakan pencegahan dan penanganannya pun juga mempunyai tingkatan yang berbeda. Hal ini juga dipengaruhi oleh kebijakan organisasi dalam keputusan pengambilan tindakan. Pilihan penanganan atas resiko antara lain:  Anda dapat menerima resiko tersebut dengan segala konsekuensi yang mengikutinya.  Anda dapat mencari cara agar dapat mengurangi resiko.  Anda dapat mencari cara menghadapi resiko tersebut.  Anda dapat mengalihkan resiko kepada pihak lain.  Anda akan memilih menghindari resiko dengan pertimbangan bahwa resiko tersebut akan membawa dampak kerugian yang tinggi dengan cara menghentikan proses yang sedang berlangsung. Konsep pemikiran berbasis resiko ini mengandung makna bahwa tidak ada yang bisa menjamin sebuah proses sudah pasti dapat diselesaikan 100% dengan baik. Ketidakpastian ini menjadi sebuah pertimbangan yang perlu dipikirkan dan digunakan sebagai bahan perbaikan di masa mendatang. Berdasarkan jangkauan operasionalnya, resiko dikelompokkan menjadi tiga level, yaitu:  Enterprise, resiko berhubungan dengan operasional bisnis, eksekusi strategi, isu sistemik, isu material, dan lain sebagainya yang dapat menyebabkan gangguan hingga ke tingkat organisasi secara keseluruhan.  Program/Project, resiko terkait dengan perencanaan dan pengiriman produk baik barang atau jasa sehingga menggangu jalannya sebuah proyek yang mengacu kepada parameter time, cost, dan scope/quality.  Product/Transactional, resiko yang berhubungan dengan perencanaan produk atau jasa dalam memenuhi kriteria stabilitas, kapasitas, dan kualitas. Resiko tidak dapat dihindari, namun bisa dikelola. Setiap level mewakili tingkatan yang berbeda. Resiko pada tataran operasional pembuatan produk atau jasa memiliki resiko terkecil. Resiko dengan dampak terbesar berada di level Enterprise. Pengelolaan resiko pada level atas ini perlu dilakukan secara terencana, detail, dan hati-hati. Diperlukan expert untuk penanganan analisis resiko pada tataran enterprise. B - Level Resiko berdasarkan Cakupan Operasionalnya 49 Agustus 2017
ISO 9001:2015 Implementasi ISO 9001:2015 paperless dengan pendekatan proses dan pemikiran berbasis resiko Implementasi ISO 9001:2015 secara paperless mungkin menjadi sebuah impian bagi banyak organisasi yang telah mendapatkan awareness atau mungkin yang sudah memperoleh sertifikat. Terminologi atau istilah ISO paperless ini mengacu kepada penyediaan sebuah sistem yang dapat mengelola dokumen secara terkomputerisasi. Saat ini masih banyak organisasi yang direpotkan dengan urusan pengelolaan sistem dokumentasi untuk keperluan penerapan ISO 9001. Beberapa dekade belakangan ini, mayoritas organisasi masih menggunakan kertas dalam menggunakan dokumen maupun catatan. Dibutuhkan biaya, waktu, dan usaha yang tidak sedikit guna menjalankan sistem dokumentasi. Belum lagi jika dilakukan proses audit baik internal maupun eksternal, penelusuran dokumen dan catatan akan semakin membuat pusing masing-masing pihak yang berkepentingan. ISO paperless akan sangat membantu untuk menjalankan sistem dokumentasi. Cukup banyak benefit yang bisa diperoleh dengan sistem paperless ini, diantaranya:  Mengurangi waktu; dengan menggunakan sistem paperless, pihak yang terlibat dapat dengan segera menggunakan dokumen atau membuat catatan.  Kemudahan dalam penelusuran dokumen.  Meningkatkan keakuratan informasi yang tersaji.  Meningkatkan aspek keamanan informasi. Peranan aplikasi komputer untuk menunjang implementasi ISO 9001:2015 secara paperless ini sangat penting. Tidak ada aplikasi komputer, berarti tidak mungkin ada sistem yang mendukung paperless. Tidak semua aplikasi ISO paperless dapat menunjang kinerja maksimal. Paperless bukan sekedar berbicara tentang komputerisasi dokumen maupun catatan saja, namun lebih dari itu. Sistem yang mendukung implementasi ISO paperless idealnya memenuhi semua prinsip dan klausul yang terkait dengan pendokumentasian. Pendokumentasian informasi secara paperless setidaknya memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut:  Dapat dikelola secara mandiri oleh organisasi yang menggunakan agar kelangsungannya tetap terjaga.  Dapat dijadikan sarana komunikasi antar pihak yang berkepentingan hingga sampai pada level terendah.  Dapat menyimpan semua data baik dokumen maupun catatan hingga waktu yang lama untuk digunakan sebagai bahan bukti. Paperless juga menyentuh aspek bagaimana proses diotomasi. Otomasi proses bisa menggunakan pendekatan Business Process Management (BPM). Otomasi proses adalah sebuah cara bagaimana menjalankan aktivitas dalam sebuah proses dengan menggunakan pendekatan teknologi informasi dalam hal ini adalah aplikasi. Sistem paperless yang baik harus mengacu kepada penangan dokumen, proses, dan catatan. Dengan demikian sistem akan terintegrasi secara utuh. Otomasi proses mensyaratkan adanya teknologi yang bisa mengeksekusi sebuah workflow agar dapat dijalankan. Mengapa mesti workflow? Apakah implementasi otomasi proses selain workflow tidak bisa? Dengan menggunakan teknologi workflow atau BPM, maka proses implementasinya jauh lebih cepat dan mudah jika dibandingkan dengan menggunakan pemrogaman. Apalagi jika terjadi perubahan dokumen atau proses secara cepat dan tiba- tiba, maka penggunaan teknologi BPM sangat membantu sekali. Hanya dengan menggambarkan proses dalam bentuk diagram, maka bisa segera langsung dieksekusi. ISO 9001:2015 sangat mendukung otomasi proses bisnis ini, mengingat pendekatan proses menjadi salah satu hal yang penting dan diperhatikan. Teknologi BPM saat ini telah mengalami banyak kemajuan dan menyediakan berbagai kemampuan yang dibutuhkan dalam rangka mendukung sistem paperless yang sesuai dengan standar yang diberlakukan pada ISO 9001:2015. Fitur standar yang mesti dimiliki untuk mendukung paperless dengan pendekatan proses antara lain:  Membuat struktur organisasi.  Pemetaan proses dan prosedur mulai dari level atas hingga terbawah.  Menyediakan dokumentasi instruksi kerja.  Memuat spesifikasi yang digunakan dalam dokumen.  Menyediakan fitur untuk terjadinya komunikasi pihak-pihak di organisasi.  Menggambarkan proses dengan menggunakan pendekatan visualisasi diagram.  Mampu mengeksekusi proses dalam bentuk diagram.  Memantau jalannya eksekusi proses secara real time.  Dapat menyajikan informasi terkait dengan jalannya proses yang akan digunakan sebagai bahan pengukuran.  Membuat form dan menampung record yang dibutuhkan.  Bisa menelusuri proses baik yang sedang berjalan atau suda selesai, baik siapa yang terlibat, kapan, dan aktivitas apa saja yang dikerjakan.  Menyediakan mekanisme penelusuran histori dari perubahan dokumen mulai dari awal hingga akhir. 50 Agustus 2017
ISO 9001:2015  Terdapat fasilitas yang membantu untuk melakukan audit proses secara mandiri.  Mempunyai sistem pengukuran kinerja aktivitas berdasarkan data faktual yang ada.  Menyediakan mekanisme bagaimana melakukan identifikasi resiko atas proses maupun elemen lain yang terdapat pada sistem manajemen mutu.  Mempunyai fasilitas pencegahan dan penanganan resiko sesuai dengan kebutuhan organisasi.  Fitur dan kemampuan lain yang memenuhi klausul dan prinsip ISO 9001:2015. ISO9001:2015 dan UMKM Secara umum perubahan ISO 9001:2015 ini membantu memudahkan organisasi dalam mengadopsi berbagai perubahan yang terjadi akibat perkembangan zaman. ISO 9001:2015 makin fleksibel dan dapat bersinergi dengan berbagai sistem manajemen lainnya. Hal ini tentu saja organisasi dapat merasakan benefit yang nyata. Jargon bahwa ISO 9001 hanyalah digunakan sebagai formalitas untuk keperluan pemasaran saja tanpa makna pada akhirya akan terkikis. Industri pada level UMKM pun sudah seharusnya mengadopsi bagaimana ISO 9001:2015 ini diimplementasikan. Kebijakan untuk memastikan bahwa kualitas mutu sebuah barang atau jasa akan tetap terjaga. Pelaku UMKM idealnya peduli tentang produk yang dihasilkan agar dapat memuaskan pelanggan. Prinsip ISO 9001:2015 salah satunya adalah tentang kepuasan pelanggan. Ada tahapan-tahapan yang perlu dilalui sebelum proses sertifikasi ISO 9001:2015 diperoleh. Setidaknya UMKM mengikuti awerness ISO 9001:2015 sehingga akan mengetahui dan memahami apakah ISO 9001:2015 itu. Bagaimana melakukan implementasinya? Bagaimana proses mendapatkan sertifikasi jika memang sudah waktunya diperlukan? Tidak ada salahnya pelaku UMKM mempelajari tentang sistem manajemen mutu. Permasalahan terbesar UMKM saat mengalami pertumbuhan bisnis adalah tentang konsistensi kualitas produk. Begitu omzet penjualan meningkat, biasanya yang terjadi adalah penurunan kualitas. Untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga, maka perlu mempelajari sistem manajemen mutu. Sudah siapkah perusahaan atau organisasi Anda menyambut dan melaksanakan ISO 9001:2015 ini? (DE) 51 Agustus 2017
Sudah Awareness ISO Bahkan Telah Bersertifikat, Namun kok masih Tidak Sinkron? Tak Sinkron 52 Agustus 2017
Tak Sinkron K esimpulan sederhana tersebut bukan hanya dari saya saja, namun cukup banyak juga yang membenarkan fenomena tersebut, bahkan termasuk organisasi yang mengalaminya. Banyak organisasi profit maupun non-profit yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO, terutama ISO 9001 namun faktanya tidak mematuhi apa yang sudah disyaratkan dalam ISO tersebut. Sertfiikasi ISO digunakan hanya untuk keperluan pemasaran saja, ingin menunjukkan kepada pelanggan kalau perusahaan telah memperoleh sertifikasi ISO. Dengan sertifikat tersebut, perusahaan merasa bahwa kualitas produk atau jasa sudah terjamin. Dokumen ISO hanya disimpan di dalam almari perusahaan dan dibuka kembali saat audit eksternal dilakukan. Bukankah ISO dibuat untuk menjadi landasaran bagi organisasi agar mampu memastikan kualitas produk atau jasa tetap terjamin. Bukan menjadi sebuah formalitas belaka, namun memang benar- benar digunakan sebagai guidance. Kumpulan SOP yang telah dibuat tidak dijalankan sebagaimana mestinya bahkan tidak dipatuhi sama sekali. Aneh, namun itulah fakta yang terjadi di lapangan. Konsultan ISO bahkan hingga badan yang mengeluarkan sertifikasi ISO pun mengetahui fenomena ini. Menjadi sebuah ironi tak kala kepuasan pelanggan menjadi prioritas perusahaan, namun tidak memperhatikan bagaimana kualitas produk atau jasa dikirimkan. Bukankah untuk menghasilkan produk yang terjaga kualitasnya mesti mematuhi kaidah dan aturan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Jka aturan tersebut tidak dijalankan dengan baik namun berharap menghasilkan sebuah produk yang berkualitas, ini seperti sebuah permainan sulapan saja. Ada sesuatu yang luput atau lepas dari terjadinya masalah ini. Ada pertanyaan mendasar terkait hal ini, apa penyebab fenomena tersebut? Mengapa prosedur yang dibuat sendiri tidak dijalankan dan dilanggar sendiri? Apa karena terpaksa atau ada faktor lain? Hampir sebagian besar organisasi yang tidak patuh terhadap aturan main yang telah ditetapkan mengeluhkan hal yang sama yaitu bagaimana ribetnya implementasi pelaksanaan ISO ditingkatan teknis pelaksanaan SOP. Apalagi jika pelaksanaannya masih berbasis paper. Cukup banyak prosedur yang harus diikuti, dokumen yang diisi dan diantarkan ke pihak -pihak yang terkait. Sulitnya berkolaborasi antar pihak untuk menjalankan prosedur, ketidaktahuan bagaimana memantau pelaksanaan eksekusi prosedur, dan beragam fakta lapangan lainnya. 53 Agustus 2017
Tak Sinkron Tidak ada jaminan kalau perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi pasti telah menjalankan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen ISO. Yang sering juga masih tidak adanya kesesuaian antara dokumen ISO dengan sistem komputer. Apalagi jika perusahaan sekedar membeli aplikasi yang sudah jadi tanpa adanya proses penilaian kesesuaian antara modul yang ditawarkan aplikasi dengan dokumen ISO. Aplikasi sekelas ERP (Enterprise Resource Planning) pun tidak mesti bisa bersinergi dengan dokumen ISO. Akhirnya yang terjadi seolah-olah ada dua aktivitas besar dalam perusahaan yang telah bersertifikasi ISO. Aktivitas pertama adalah yang berkenaan dengan operasional perusahaan sehari-hari, sedangkan aktivitas kedua dilakukan untuk memenuhi tuntutan ISO. Jelas hal ini akan menyebabkan inefisiensi atau pemborosan waktu, tenaga, dan biaya. Apalagi jika kedua aktivitas tersebut saling tidak bersinergi. Idealnya, perusahaan yang ingin menerapkan sistem ISO yang efektif dan efisien memang sudah sepatutnya menggunakan pendekatan paperless. Hal ini berarti bahwa untuk menjalankan prosedur dapat memanfaatkan sistem yang terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi haruslah dibangun dengan menggunakan dokumen ISO sebagai acuan dasar, tidak boleh mengembangkan sistem tersendiri diluar ketetapan yang sudah dibuat. Kondisi ideal tersebut relatif cukup sulit untuk dipenuhi, terutama oleh tim pengembang aplikasi baik dari internal perusahaan maupun dari pihak vendor aplikasi. Pengembangan sistem ISO yang terkomputerisasi mutlak menggunakan pendekatan full custom. Setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik, bahkan tidak ada perusahaan yang identik sistem operasionalnya walaupun berada di sektor industri yang sama. Tidak banyak perusahaan yang dapat mengimplementasikan 100% sistem ISO yang terkomputerisasi. Banyak tantangan yang dihadapi, mulai dari perencanaan, implementasi, eksekusi, hingga sosialisasi ke pihak stake-holder. Ada contoh yang cukup mengawatirkan, yaitu sebuah perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9001 mempunyai dokumen SOP beserta form yang mengatur tentang proses pembelian barang. Sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan, maka proses pembelian barang ini melibatkan dua partisipan, yaitu bagian Pembelian dan Keuangan. Output SOP ini nantinya adalah berupa Purchase Order yang akan dikirimkan ke pemasok. Fakta yang terjadi, perusahaan tersebut menggunakan aplikasi komputer yang sudah jadi untuk mengurusi proses pembelian. Modul pembelian barang yang terdapat di aplikasi tersebut bersifat general alias umum serta tidak menggambarkan sama sekali prosedur yang tertulis di dalam dokumen ISO perusahaan tersebut. Singkat cerita, pastilah apa yang dikerjakan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proses pembelian barang tidak sama dengan dokumentasi ISO. Begitu ada audit eksternal, perusahaan cukup kalang-kabut untuk melakukan ‘pengkodisian’ agar tidak menjadi temuan oleh tim auditor. Sebenarnya ‘pengkodisian’ ini pun juga tidaklah mudah dilakukan, apalagi terkait dengan catatan atau record. Belum lagi jika proses tersebut saling berkaitan dengan proses-proses yang lain. 54 Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017
RetGoo Insight Agustus 2017

Recommended

Informasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnisInformasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnis
ditra tri wurnanda
 
Informasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnisInformasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnis
stmik_dipanegara_kel_8
 
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASIBISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
SitiNurAzizahPutriHe
 
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
rochmana
 
Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Bisnis Elektronik dan Kerjasama GlobalBisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Rizka Handayani
 
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
ArsyMustari1
 
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
MegaNurastuti
 
Bab Satu
Bab SatuBab Satu
Bab Satu
Eko Mardianto
 

Recommended

Informasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnisInformasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnis
ditra tri wurnanda
 
Informasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnisInformasi dan proses bisnis
Informasi dan proses bisnis
stmik_dipanegara_kel_8
 
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASIBISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
BISNIS ELEKTRONIK GLOBAL DAN KOLABORASI
SitiNurAzizahPutriHe
 
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
Sistem Informasi Manajemen (Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global)
rochmana
 
Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Bisnis Elektronik dan Kerjasama GlobalBisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Bisnis Elektronik dan Kerjasama Global
Rizka Handayani
 
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2 (1)
ArsyMustari1
 
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
Artikel sim ke 2 mega nurastuti 43219110270
MegaNurastuti
 
Bab Satu
Bab SatuBab Satu
Bab Satu
Eko Mardianto
 
Bab Dua
Bab DuaBab Dua
Bab Dua
Eko Mardianto
 
informasi proses bisnis
informasi proses bisnis informasi proses bisnis
informasi proses bisnis
Gigih_Dwinanda_Saputra
 
Business process reengineering Makalah
Business process reengineering Makalah Business process reengineering Makalah
Business process reengineering Makalah
Yesica Adicondro
 
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
Arib Herzi
 
Bab ii ani
Bab ii aniBab ii ani
Bab ii ani
Alvin Setiawan
 
Kelemahan proses bisnis sdm
Kelemahan proses bisnis sdmKelemahan proses bisnis sdm
Kelemahan proses bisnis sdm
Rudi Rudi
 
Proses Informasi dan Kontrol
Proses Informasi dan KontrolProses Informasi dan Kontrol
Proses Informasi dan Kontrol
Wisnu Dewobroto
 
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledgeTugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
DindaSeptiahArini
 
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
Arib Herzi
 
BMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
BMP EKMA4263 Manajemen KinerjaBMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
BMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
Mang Engkus
 
Business process improvement
Business process improvementBusiness process improvement
Business process improvement
Zaini Ithnin
 
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-convertedBisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
DindaSeptiahArini
 
Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA TbkAnalisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
AryAgusto
 
Chapter 2. global e business and collaboration
Chapter 2. global e business and collaborationChapter 2. global e business and collaboration
Chapter 2. global e business and collaboration
Aditya TroJhan
 
Tugas Pertemuan 2
Tugas Pertemuan 2Tugas Pertemuan 2
Tugas Pertemuan 2
rian rian
 
kelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisniskelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisnis
Defarlina
 
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Kanaidi ken
 
HRIS-KEY SUCCESS.pptx
HRIS-KEY SUCCESS.pptxHRIS-KEY SUCCESS.pptx
HRIS-KEY SUCCESS.pptx
Brawijaya university, Jakarta
 
kelompok3 informasi proses bisnis
kelompok3 informasi proses bisniskelompok3 informasi proses bisnis
kelompok3 informasi proses bisnis
Defarlina
 
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
adrianfirdaus3
 
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
AyuEndahLestari
 
Tugas informasi proses bisnis
Tugas informasi proses bisnisTugas informasi proses bisnis
Tugas informasi proses bisnis
nur putri
 

More Related Content

What's hot

Business process improvement
Business process improvementBusiness process improvement
Business process improvement
Zaini Ithnin
 

What's hot (12)

Bab Dua
Bab DuaBab Dua
Bab Dua
 
informasi proses bisnis
informasi proses bisnis informasi proses bisnis
informasi proses bisnis
 
Business process reengineering Makalah
Business process reengineering Makalah Business process reengineering Makalah
Business process reengineering Makalah
 
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
Analisa bisnis proses_(pertemuan_1_¬_2)
 
Bab ii ani
Bab ii aniBab ii ani
Bab ii ani
 
Kelemahan proses bisnis sdm
Kelemahan proses bisnis sdmKelemahan proses bisnis sdm
Kelemahan proses bisnis sdm
 
Proses Informasi dan Kontrol
Proses Informasi dan KontrolProses Informasi dan Kontrol
Proses Informasi dan Kontrol
 
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledgeTugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
Tugas 9 kelompok 10 mpb_analisis working knowledge
 
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
04 analisis-proses-bisnisawal-lengkapl
 
BMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
BMP EKMA4263 Manajemen KinerjaBMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
BMP EKMA4263 Manajemen Kinerja
 
Business process improvement
Business process improvementBusiness process improvement
Business process improvement
 
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-convertedBisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
Bisnis pt.adhi karya tbk kelompok 10 13.15-converted
 

Similar to RetGoo Insight Agustus 2017

kelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisniskelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisnis
Defarlina
 
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNISWEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
didisubandi
 

Similar to RetGoo Insight Agustus 2017 (20)

Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA TbkAnalisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
Analisis Manajemen Proses Bisnis pada PT. UNILEVER INDONESIA Tbk
 
Chapter 2. global e business and collaboration
Chapter 2. global e business and collaborationChapter 2. global e business and collaboration
Chapter 2. global e business and collaboration
 
Tugas Pertemuan 2
Tugas Pertemuan 2Tugas Pertemuan 2
Tugas Pertemuan 2
 
kelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisniskelompok 1 informasi proses bisnis
kelompok 1 informasi proses bisnis
 
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
 
HRIS-KEY SUCCESS.pptx
HRIS-KEY SUCCESS.pptxHRIS-KEY SUCCESS.pptx
HRIS-KEY SUCCESS.pptx
 
kelompok3 informasi proses bisnis
kelompok3 informasi proses bisniskelompok3 informasi proses bisnis
kelompok3 informasi proses bisnis
 
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
Tugas besar 1 ppt sim - kelompok 2
 
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERU...
 
Tugas informasi proses bisnis
Tugas informasi proses bisnisTugas informasi proses bisnis
Tugas informasi proses bisnis
 
24 tools digital untuk bisnis lebih modern dan berkembang
24 tools digital untuk bisnis lebih modern dan berkembang24 tools digital untuk bisnis lebih modern dan berkembang
24 tools digital untuk bisnis lebih modern dan berkembang
 
Sibuk tapi tidak produktif
Sibuk tapi tidak produktif Sibuk tapi tidak produktif
Sibuk tapi tidak produktif
 
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNISWEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
 
tugas informasi proses bisnis
tugas informasi proses bisnistugas informasi proses bisnis
tugas informasi proses bisnis
 
LN1.pdf
LN1.pdfLN1.pdf
LN1.pdf
 
proses bisnis
proses bisnisproses bisnis
proses bisnis
 
Sia perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning)
Sia perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning)Sia perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning)
Sia perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning)
 
(2022) Silabus Pelatihan "Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP)"
(2022) Silabus Pelatihan "Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP)"(2022) Silabus Pelatihan "Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP)"
(2022) Silabus Pelatihan "Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP)"
 
Reyna restasia, hapzi ali, bisnis elektronik, umb 20 (1) (1)
Reyna restasia, hapzi ali, bisnis elektronik, umb 20 (1) (1)Reyna restasia, hapzi ali, bisnis elektronik, umb 20 (1) (1)
Reyna restasia, hapzi ali, bisnis elektronik, umb 20 (1) (1)
 
Quiz dan forum be minggu ke vi
Quiz dan forum be minggu ke viQuiz dan forum be minggu ke vi
Quiz dan forum be minggu ke vi
 

Recently uploaded

ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARUATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
sayangkamuu240203
 
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
Abortion pills in Riyadh +966572737505 get cytotec
 
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama LinkajaUNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
unikbetslotbankmaybank
 
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
FORTRESS
 
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di IndonesiaPerkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
langkahgontay88
 
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael RadaAPAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
Michael Rada
 

Recently uploaded (20)

analisa kelayakan bisnis aspek keuangan.
analisa kelayakan bisnis aspek keuangan.analisa kelayakan bisnis aspek keuangan.
analisa kelayakan bisnis aspek keuangan.
 
ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARUATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
ATRIUM GAMING : SLOT GACOR MUDAH MENANG 2024 TERBARU
 
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
Abortion pills in Muscat ( Oman) +966572737505! Get CYTOTEC, unwanted kit mis...
 
CALL/WA: 0822 348 60 166 ( TSEL ) Jasa Digital Marketing Solo
CALL/WA: 0822 348 60 166 ( TSEL ) Jasa Digital Marketing SoloCALL/WA: 0822 348 60 166 ( TSEL ) Jasa Digital Marketing Solo
CALL/WA: 0822 348 60 166 ( TSEL ) Jasa Digital Marketing Solo
 
abortion pills in Kuwait City+966572737505 get Cytotec
abortion pills in Kuwait City+966572737505 get Cytotecabortion pills in Kuwait City+966572737505 get Cytotec
abortion pills in Kuwait City+966572737505 get Cytotec
 
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama LinkajaUNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
UNIKBET : Agen Slot Resmi Pragmatic Play Ada Deposit Sesama Linkaja
 
Pelembagaan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes)ppt
Pelembagaan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes)pptPelembagaan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes)ppt
Pelembagaan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes)ppt
 
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
BERKELAS!!! WA 0821 7001 0763 (FORTRESS) Harga Pintu Aluminium Kamar Mandi di...
 
PERAN DAN FUNGSI KOPERASI-TUGAS PPT NOVAL 2B.pptx
PERAN DAN FUNGSI KOPERASI-TUGAS PPT NOVAL 2B.pptxPERAN DAN FUNGSI KOPERASI-TUGAS PPT NOVAL 2B.pptx
PERAN DAN FUNGSI KOPERASI-TUGAS PPT NOVAL 2B.pptx
 
Nilai-Waktu-Uang.pptx kdgmkgkdm ksfmkdkmdg
Nilai-Waktu-Uang.pptx kdgmkgkdm ksfmkdkmdgNilai-Waktu-Uang.pptx kdgmkgkdm ksfmkdkmdg
Nilai-Waktu-Uang.pptx kdgmkgkdm ksfmkdkmdg
 
Bab 11 Liabilitas Jangka Pendek dan Penggajian.pptx
Bab 11 Liabilitas Jangka Pendek dan Penggajian.pptxBab 11 Liabilitas Jangka Pendek dan Penggajian.pptx
Bab 11 Liabilitas Jangka Pendek dan Penggajian.pptx
 
Media Pembelajaran Ekonomi XI - Bab 5.pptx
Media Pembelajaran Ekonomi XI - Bab 5.pptxMedia Pembelajaran Ekonomi XI - Bab 5.pptx
Media Pembelajaran Ekonomi XI - Bab 5.pptx
 
Pernyataan SAK 1 Pelaporan Keuangan.pptx
Pernyataan SAK 1 Pelaporan Keuangan.pptxPernyataan SAK 1 Pelaporan Keuangan.pptx
Pernyataan SAK 1 Pelaporan Keuangan.pptx
 
MODUL PEGAJARAN ASURANSI BELUM KOMPLIT 1
MODUL PEGAJARAN ASURANSI BELUM KOMPLIT 1MODUL PEGAJARAN ASURANSI BELUM KOMPLIT 1
MODUL PEGAJARAN ASURANSI BELUM KOMPLIT 1
 
LAPORAN HASIL OBSERVASI ENGLISH COURSE (1).docx
LAPORAN HASIL OBSERVASI ENGLISH COURSE (1).docxLAPORAN HASIL OBSERVASI ENGLISH COURSE (1).docx
LAPORAN HASIL OBSERVASI ENGLISH COURSE (1).docx
 
STRATEGI BERSAING MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT
STRATEGI BERSAING MENGGUNAKAN ANALISIS SWOTSTRATEGI BERSAING MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT
STRATEGI BERSAING MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT
 
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di IndonesiaPerkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
Perkembangan Perbankan di Indonesia Perkembangan Perbankan di Indonesia
 
ASKEP WAHAM KELOMPOK 4 vvvvvvvvvPPT.pptx
ASKEP WAHAM KELOMPOK 4 vvvvvvvvvPPT.pptxASKEP WAHAM KELOMPOK 4 vvvvvvvvvPPT.pptx
ASKEP WAHAM KELOMPOK 4 vvvvvvvvvPPT.pptx
 
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael RadaAPAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
APAKAH LOGISTIK SIAP UNTUK PERTUMBUHAN? Michael Rada
 
BAMBUHOKI88 Situs Game Gacor Menggunakan Doku Mudah Jackpot Besar
BAMBUHOKI88 Situs Game Gacor Menggunakan Doku Mudah Jackpot BesarBAMBUHOKI88 Situs Game Gacor Menggunakan Doku Mudah Jackpot Besar
BAMBUHOKI88 Situs Game Gacor Menggunakan Doku Mudah Jackpot Besar
 

RetGoo Insight Agustus 2017

  • 1.
  • 2. BERBAGI UNTUK NEGERI MARI KERJA BERSAMA Dony Ekoprilawanto Pengantar 2 Agustus 2017 U sia 72 tahun bukanlah sebuah masa yang pendek, banyak kisah yang mengiringi perjalanan anak negeri ini dalam menuju ke kedewasaan berbangsa dan bernegara. Kisah suka maupun duka berbalut menjadi satu. Banyak dinamika yang dialami, dirasakan, hingga terkadang menyisakan sendu dan pilu. Momentum ini mari kita gunakan untuk saling berbagi dan kerja bersama untuk mewujudkan Indonesia menjadi lebih baik. Berpikir maju dan saling bersinergi guna mempererat kebersamaan dalam balutan berbangsa dan bernegara. Kami berupaya memberikan kontribusi positif kepada rekan-rekan pelaku UMKM dengan cara menerbitkan sebuah media digital yang bisa dinikmati secara gratis. Media digital ini kami beri nama RetGoo Insight, berisi tentang manajemen proses bisnis baik teori maupun implementasi praktisnya. Mengapa kami memilih tema terkait proses bisnis? Berdasarkan pengalaman kami selama ini, proses bisnis menjadi salah satu pilar penting operasional perusahaan. Cukup banyak rekan-rekan yang mengelola perusahaan tidak begitu paham tentang apa yang dimaksud dengan proses bisnis. Manajemen proses bisnis yang buruk dapat mengakibatkan inefisiensi hingga kekacauan operasional perusahaan. Selain berisi tentang manajemen proses bisnis, RetGoo Insight juga memuat informasi atau materi tentang dunia bisnis, marketing, softskill, leadership, serta manajemen lainnya. Kami berencana melakukan penerbitan RetGoo Insight setiap dua bulan sekali. Semoga bermanfaat.
  • 3. Pengantar 3 Agustus 2017 Alamat Redaksi RetGoo Insight: Terra Building, Jalan Terusan Candi Mendut 9B Malang, lantai 3A Redaktur: Dony E | Tim Kreatif: Annisa K, Dinda, Fani
  • 4. Manajemen Proses Bisnis Daftar Isi Apakah Anda benar-benar memahami apakah yang dimaksud dengan Proses Bisnis?06 Perkembangan Konsep Manajemen dan Inovasi Teknologi Informasi dalam melahirkan BPM10 Senjata Pamungkas itu bernama BPMS 14 Seberapa Transparankah Proses Bisnis Perusahaan Anda? 22 ISO 9001:2015, pendekatan berbasis Proses Bisnis dan Risk Based Thinking44 Data-Centric vs Process-Centric, lebih memilih mana? 26 ISO series Sudah awareness ISO bahkan telah bersertifikasi, namun kok masih tidak sinkron! 52 4 Agustus 2017 Think about “Who, What, When, Where, How”, then you could ask the most powerfull Question“Why?” 30 “Operasional kami sudah mulai Kedodoran”, CEO Inagata40
  • 5. DAFTAR ISI Daftar Isi Bisnis, Start-up Business Model Canvas - BMC56 Business Motivation Model - BMM66 Tiga Jebakan Marketing Plan 80 Leadership bukan LeaderS(**)t 84 Tak ada Karyawan Bodoh 90 Sobat, berbagilah Saham dengan Karyawan Anda 98 Filosofi Marketing, Sales, dan Brand itu ibarat Sedotan 102 Marketing, Refleksi RetGoo Sentris Informa 104 5 Agustus 2017
  • 6. Apakah Anda benar-benar memahami apa itu Proses Bisnis? Tulisan ini akan mengulas tentang definisi proses bisnis (Business Process), benefit bagi para stake-holder perusahaan, langkah-langkah praktis untuk memulai mendesain proses bisnis serta kajian terkait dengan proses bisnis. Disamping itu juga akan dijelaskan tentang Business Process Management (BPM) agar mendapat pemahaman yang lebih mendalam terkait dengan proses bisnis. Proses Bisnis Apakah Anda benar-benar memahami apa itu Proses Bisnis? 6 Agustus 2017 S etiap organisasi, baik yang berorientasi profit atau pun bukan, pastinya mempunyai sebuah aturan atau lebih bagaimana aktivitas-aktivitas yang terdapat di organisasi tersebut dijalankan. Aturan tersebut dibuat untuk memastikan bahwa pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan dengan baik. Entitas perusahaan adalah salah satu organisasi yang bersifat profit. Tidak peduli apakah perusahaan skala mikro hingga besar, pastilah terdapat aktivitas-aktivitas yang akan mengonversi sebuah masukan (input) menjadi keluaran (output) melalui sebuah proses. Rangkaian aktivitas-aktivitas inilah yang bisa disebut sebagai sebuah proses bisnis. Secara definisi, proses bisnis adalah sekumpulan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang terstruktur untuk menghasilkan sebuah layanan tertentu sesuai dengan tujuan. Untuk memahami secara sederhana, proses bisnis ini dapat dimaknai sebagai sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Walaupun seolah- olah mirip, namun demikian, proses bisnis tidaklah sama dengan SOP. Bagi Anda pelaku maupun pengelola sebuah bisnis, tentu saja mempunyai SOP untuk menjalankan operasional perusahaan. Namun, apakah SOP yang ditetapkan perusahaan sudah dijalankan dengan baik ataukah belum? Selanjutnya, apakah perusahaan Anda telah memiliki proses bisnis yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda? Siapa yang wajib mengetahui proses bisnis? Siapa yang seharusnya menjalankan proses bisnis tersebut? Siapa yang berwewenang menilai jalannya proses bisnis? Sepertinya masih banyak lagi deretan pertanyaan yang akan muncul untuk menguji seberapa peduli pengelola bisnis dalam menjalankan roda operasional perusahaan. Proses bisnis memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan. Sebagai salah satu pilar perusahaan, kualitas proses bisnis akan menentukan bagaimana sebuah layanan atau produk dibuat. Proses bisnis mencerminkan bagaimana perusahaan dikelola, proses bisnis yang buruk tentu saja akan menyebabkan banyak masalah baik langsung maupun tak langsung.
  • 7. Segitiga Sukses Bisnis: People, Process, dan Technology Gambar A menjelaskan tentang tiga pilar utama transformasi bisnis sebuah perusahaan, yaitu: People, Process, dan Technology. Ketiga pilar tersebut sangat berkaitan erat satu dengan yang lain. Saat ini adalah eranya dimana penggunaan teknologi akan memudahkan manusia dalam menjalankan aktivitas. People Perusahaan terdiri atas kumpulan orang yang saling bekerja sama untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Hubungan stake-holder yang terjalin antara semua pihak yang terlibat, baik pemilik perusahaan, pengelola, dan mitra sangat dipengaruhi oleh kualitas orang yang dimiliki oleh perusahaan. Aspek manusia (people) saat ini bukan lagi dianggap sebagai sekedar sumber daya perusahaan, namun sudah dinilai sebagai sebuah aset atau modal utama bagi perusahaan. Pengelolaan potensi manusia ini sudah tidak lagi menggunakan pendekatan ala Human Resources, namun melalui Human Capital. Prinsip dari pendekatan ini secara sederhana adalah memandang bahwa karyawan adalah sebagai mitra perusahaan. Process Semua pihak yang terlibat, baik internal maupun eksternal akan saling bekerjasama dan berkolaborasi guna memastikan pekerjaan-pekerjaan di perusahaan akan terselesaikan dengan baik. Terdapat cukup banyak proses yang terdapat dalam sebuah perusahaan, termasuk perusahaan skala mikro atau kecil. Secara umum terdapat dua jenis proses yaitu proses inti (Core Processes) dan proses pendukung (Supporting Processes). Proses inti mengacu kepada rangkaian aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan produk atau layanan kepada pelanggan. Misalnya pada industri manufaktur, proses inti menyebar pada fungsional pembelian material, produksi, gudang, dan kontrol kualitas. Sedangkan proses pendukung adalah aktivitas yang tidak berhubungan secara langsung dengan pelanggan namun keberadaannya dapat meningkatkan nilai dari layanan atau produk. Contoh sederhana proses pendukung ini adalah layanan keluhan pelanggan, keuangan, akuntansi, dan pengelolaan sumber daya manusia. Baik proses inti maupun pendukung mutlak dikelola dengan baik, mulai dari perencanaan, implementasi, eksekusi, pemantauan, hingga perbaikan. Kajian keilmuan tentang bagaimana mengelola proses bisnis ini dapat dipelajari lebih lanjut di Business Process Management (BPM). Proses Bisnis A - People, Process, Technology 7 Agustus 2017
  • 8. Technology Peranan teknologi saat ini sangat berpengaruh dalam perkembangan suatu bisnis. Penggunaan teknologi pada perusahaan akan memudahkan karyawan dalam menjalankan proses bisnis sehingga mempercepat tercapainya tujuan perusahaan. Teknologi dapat berupa tools apapun yang bisa digunakan untuk mengeksekusi proses bisnis, SOP, maupun instruksi kerja lainnya. Tools tersebut bisa berupa teknologi Informasi, peralatan kerja, mesin, alat ukur, dan lain sebagainya. Penggunaan teknologi haruslah berdampak terhadap efektivitas dan efisiensi kerja baik dalam tataran personal, fungsional, maupun perusahaan secara keseluruhan. Kehadiran teknologi tidak boleh melahirkan permasalahan baru. Proses Bisnis, SOP, dan Instruksi Kerja Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa proses bisnis tidaklah sama dengan SOP walaupun sekilas terlihat identik. Proses bisnis juga berbeda dengan instruksi kerja (Work Instruction). Ketiga istilah tersebut berorientasi kepada pengelolaan aktivitas, perbedaannya terletak pada tingkatan dalam herarki manajemen aktivitas. Proses Bisnis Proses bisnis mempunyai perspektif yang lebih luas jika dibandingkan dengan SOP. Proses bisnis berada setingkat di atas SOP dalam tataran manajemen proses. Orientasi proses bisnis adalah bagaimana mengantarkan sebuah business value agar bisa dinikmati oleh pihak terkait terutama pelanggan. Aktivitas pada proses bisnis sering melibatkan antar bagian dalam sebuah perusahaan. Kolaborasi lintas fungsional sangat dituntut agar jalannya proses bisnis bisa berlangsung dengan baik. Secara umum, biasanya proses bisnis dijabarkan dalam sebuah alur diagram yang mudah dipahami oleh pihak yang terkait. Pemodelan proses bisnis dalam bentuk diagram saat ini sudah terstandarisasi secara internasional, yaitu dengan menggunakan BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Contoh proses bisnis dalam perusahaan misalnya adalah Proses Pengadaan Material. Proses bisnis ini bisa melibatkan dua atau lebih partisipan di departemen yang berbeda serta partner di luar perusahaan, bisa pemasok atau vendor. SOP SOP merupakan penjabaran lebih detail dari proses bisnis maupun kebijakan perusahaan. SOP atau biasa disebut dengan prosedur, sifatnya lebih spesifik untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Dalam kaitannya dengan proses bisnis, SOP ini bisa disisipkan untuk memperjelas dan memudahkan jalannya eksekusi proses bisnis. Contoh prosedur misalnya Pemeriksaan Ketersediaan Material di gudang yang terdapat di proses bisnis Pengadaan Material. SOP bisa dideskripsikan dalam bentuk visualisasi diagram maupun narasi. SOP berisi panduan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Panduan dalam SOP bisa juga berisi semacam check list yang mesti dikerjakan. Instruksi Kerja Instruksi kerja menjelaskan teknis langkah- langkah bagaimana sebuah tugas dikerjakan secara cukup detail. Instruksi kerja ini pada umumnya dilakukan oleh level individu pada satu bagian saja. Tidak melibatkan pihak lain. Proses Bisnis Technology 8 Agustus 2017
  • 9. Proses Bisnis Benefit Proses Bisnis Saat ini proses bisnis sudah dianggap sebagai salah satu aset bagi perusahaan. Proses bisnis akan menentukan kemenangan dari sebuah kompetisi bisnis. Proses bisnis dapat menjadi pembeda dengan para kompetitor. Berikut ini beberapa benefit yang dapat diambil dari implementasi proses bisnis: 1. Perusahaan lebih mudah beradaptasi dan fleksibel terhadap setiap perubahan bisnis. 2. Dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. 3. Menjamin keterbukaan dan transparansi sistem yang akan berpengaruh kepada kepercayaan stakeholder. 4. Berorientasi kepada kepuasan pelanggan. 5. Memastikan bahwa sistem dapat berkembang dan mengalami perbaikan secara terus menerus. 6. Penilaian kinerja secara objektif dan terukur. 7. Memadukan antara kepentingan bisnis dan Teknologi Informasi secara lebih mudah. 8. Mengurangi biaya serta meningkatkan pendapatan perusahaan. (DE) B - Hirarki Level Aktivitas 9 Agustus 2017
  • 10. Perkembangan BPM Perkembangan Konsep Manajemen dan Teknologi Informasi dalam melahirkan BPM Sinergi antara aspek Manajemen dan Teknologi Informasi telah berhasil diwujudkan semenjak teknologi Business Process Management Suites (BPMS) diperkenalkan pada tahun 2005. Hal ini merupakan kabar gembira bagi pelaku usaha, khususnya yang peduli terhadap manajemen dan teknologi informasi. Kita perlu mengetahui bagaimana perkembangan konsep manajemen beriringan dengan inovasi yang dilakukan di teknologi informasi agar mendapatkan gambaran utuh tentang bagaimana BPM terbentuk. S eperti yang diperlihatkan dalam Gambar A, bahwa BPM mengalami perkembangan yang cukup cepat menjelang dimulainya tahun 2000-an hingga sekarang. Ada dua aspek yang menjadi perhatian terkait dengan lahirnya BPM, yaitu aspek manajemen dan teknologi informasi. Saat ini semestinya sudah tidak ada dikotomi antara manajemen dan teknologi informasi (TI). Perusahaan yang masih memisahkan antara kepentingan manajemen dan TI berarti tidak memahami dengan baik arti kolaborasi dan maturitas disiplin keilmuan. Perkembangan teknologi yang cukup pesat dewasa ini ikut mempercepat terjadinya peleburan beberapa aspek keilmuan. Pada awalnya, sisi manajemen sangat jauh terpisah dengan TI. Konsep manajemen dimulai dengan lahirnya Total Quality Management (TQM) pada tahun 1980-an, pada saat bersamaan inovasi TI muncul aplikasi Database yang berorientasi hanya untuk menyelesaikan satu fungsi saja. ERP - BPR Enterprise Resource Planning (ERP) diperkenalkan saat memasuki tahun 1990-an pada waktu Business Process Re-engineering (BPR) mulai diperbincangkan oleh praktisi manajemen. Bahkan hingga saat ini, setelah hampir 30 tahunan, ERP masih digunakan oleh sebagian besar pelaku usaha mulai skala kecil hingga besar. Pada masa lalu, orang-orang yang berkecimpung di dunia manajemen tidak dapat bersinergi dengan praktisi TI dalam rangka mengembangkan sebuah solusi untuk memudahkan operasional perusahaan. Ada batasan keilmuan berbeda yang menyebabkan mereka tidak dapat saling berkolaborasi. Terkadang hal ini menimbulkan egosentris masing-masing pihak yang pada akhirnya berpotensi melahirkan masalah bagi perusahaan. Yang sering terjadi, orang-orang yang mengurusi aspek TI tidak ingin dicampuri kebijakannya dari aspek bisnis atau manajemen, begitu pula sebaliknya. A - Sejarah Perkembangan Konsep Manajemen dan Teknologi Informasi Sumber: https://www.slideshare.net/hrmn/towards-cognitive-bpm-as-a-platform-for- smart-process-support-over-unstructured-big-data 10 Agustus 2017
  • 11. Perkembangan BPM Sebagai contoh, saat memulai sebuah proyek pengadaan sistem informasi di sebuah perusahaan, maka dominasi orang TI begitu terlihat. Mulai dari perencanaan, implementasi, bahkan hingga pengawasan. Orang manajemen terkadang dianggap sebagai user yang tidak perlu tahu tentang bagaimana sistem dibangun. WMF - BPR/BPM Era Workflow Management (WfM) sedikit mulai membuka pemikiran bahwa aspek manajemen bisa didekatkan dengan TI. Kesadaran akan pentingnya kaidah manajemen dalam mengembangkan sistem informasi mulai nampak. Membangun sebuah sistem terkomputerisasi bukan sekedar urusan teknis semata, namun mesti didasari oleh pertimbangan bisnis perusahaan. Dengan memanfaatkan WfM, maka pembuatan aplikasi sistem informasi sudah bisa dilakukan dengan menggunakan diagram flowchart. Pemodelan alur kerja atau prosedur dengan menggunakan diagram ini bisa dieksekusi secara langsung oleh komputer. Pada saat inilah dimulainya fase dalam sejarah inovasi TI di mana proses pembuatan aplikasi sudah mulai melibatkan secara aktif aspek manajemen atau bisnis dalam pengembangan sebuah sistem terkomputerisasi. WfM saat itu masih terlalu sederhana untuk bisa digunakan dalam menangani kasus-kasus otomasi proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Banyak permasalahan ditingkatan implementasi yang tidak bisa diselesaikan oleh WfM. EAI - BPM Keterbatasan WfM dalam melakukan otomasi proses bisnis cukup mengganggu implementasi sistem terkomputerisasi. Terdapat cukup banyak kekurangan terutama saat menangani masalah terkait dengan fungsi spesifik yang WfM sendiri tak mampu mengeksekusinya. Untuk membuat WfM terlihat lebih powerful, maka diinisiasilah sebuah inovasi baru dalam perkembangan TI yaitu dengan kehadiran Enterprise Application Integration (EAI). EAI merupakan aplikasi yang membantu menghubungkan antara aplikasi satu dengan yang lain. EAI membantu antar aplikasi untuk saling berbagi data atau informasi lainnya. Dengan demikian diharapkan sebuah sistem yang kompleks bisa ditangani oleh banyak aplikasi secara terpisah. Munculnya EAI juga memicu teknologi lainnya seperti Enterprise Service Bus (ESB) dan Service Oriented Architecture (SOA). Pada saat yang bersamaan, di aspek manajemen juga terjadi perkembangan yang cukup signifikan, yaitu dengan matangnya keilmuan Business Process Management (BPM). Banyak kajian, diskusi, maupun penelitian terkait dengan BPM ini. Proses bisnis sudah semestinya dibedah secara lebih mendalam. Walaupun sebelumnya telah didahului dengan BPR, namun rupanya praktisi manajemen masih belum merasa puas atas pencapaian “Re-engineering” proses bisnis. Proses bisnis tidak hanya sekedar diubah, namun juga perlu sebuah manajemen yang serius agar dapat bermanfaat bagi organisasi yang menjalankannya. Proses bisnis bukan sekedar sebuah prosedur atau SOP saja, namun mengandung Business Value yang pada ujungnya akan berorientasi kepada kepuasan pelanggan. BPM mampu melengkapi kekurangan-kekurangan BPR. BPM tidaklah sama dengan BPR seperti halnya Proses Bisnis tidak sama dengan SOP. 11 Agustus 2017
  • 12. Perkembangan BPM BPMS Kolaborasi penuh antara bisnis dan TI terjadi saat Business Process Management Suites (BPMS) diperkenalkan pada tahun 2005. Perkembangan teknologi yang sangat pesat memungkinkan untuk menyatukan aspek manajemen dan teknis secara sangat mudah. Orang bisnis dan TI bisa duduk dalam satu meja untuk membahas pengembangan sistem terkomputerisasi, bahkan mulai dari tahap perencanaan, implementasi, ekseskusi, hingga perbaikan proses bisnis. Mereka menggunakan satu pedoman dan ‘bahasa’ yang sama sehingga bisa saling dimengerti satu sama lainnya. Standarisasi cara berkomunikasi ini membantu terjadinya interaksi yang positif. BPMS merupakan solusi penyatuan bisnis dan TI melalui pendekatan teknologi. Hal ini berarti bahwa dengan berkembangannya teknologi, maka akan berimbas pula kepada kapabilitas BPMS itu sendiri. Terdapat banyak vendor internasional yang menyediakan solusi BPMS dengan fitur beragam. Hampir mayoritas tool BPMS menggunakan standar pemodelan proses bisnis yang sama, yaitu Business Process Model and Notation (BPMN). Hingga saat ini versi BPMN yang dikeluarkan oleh Open Management Group adalah BPMN 2.0. BPMN mempunyai peran yang sangat vital dalam menjembatani komunikasi antara orang bisnis dan TI. Penggunaan notasi diagram yang sederhana dan mudah dimengerti sangat membantu standarisasi ini dikenal dan digunakan oleh banyak pemakai di seluruh dunia. Elemen dasar notasi BPMN 2.0 yang digunakan untuk keperluan otomasi proses bisnis cukup sedikit, tidak lebih dari lima elemen. Walaupun terlihat sederhana, namun BPMN 2.0 mampu memberikan solusi implementasi BPM yang kompleks sekalipun. Tentu saja, hal ini juga dipengaruhi dari kapabilitas tool BPMS itu sendiri. Dalam Gambar B diperlihatkan sebuah contoh proses bisnis Pembelian di sebuah perusahaan. Dari gambar tersebut dapat dijelaskan bahwa proses bisnis Pembelian melibatkan dua partisipan dari dua bagian yang berbeda, yaitu Purchasing dan Keuangan. Proses bisnis ini dimulai dari bagian Purchasing yang bertugas mengisi daftar pembelian barang yang dibutuhkan. Selanjutnya permintaan pembelian tersebut akan dipelajari oleh manajer keuangan. Tindakan persetujuan ada dua, yaitu penolakan atau penerimaan. Jika ditolak, maka akan diberitahukan kepada bagian Purchasing. Sebaliknya apabila permintaan disetujui, maka Purchasing dapat membuat Perintah Pembelian (PO) ke vendor. Diskripsi tentang proses bisnis lebih mudah dibuat dan dipelajari dengan pendekatan visualisasi diagram. Orang yang tidak mempunyai kompetensi TI pun dengan cepat bisa belajar membaca alur proses bisnis. BPMN menggunakan diagram model swimlane, baik yang berorientasi vertikal maupun horizontal. Hampir semua tool BPMS menerapkan layout horizontal. 12 Agustus 2017 Business Process Re-engineering (BPR) Business Process Management (BPM) Rekayasa ulang proses bisnis dari awal. Perbaikan proses dimulai dari proses yang ada. Resiko implementasi tinggi. Resiko implementasi rendah. Perubahan besar terjadi sekali. Perubahan dilakukan secara terus menerus sesuai kondisi. Membutuhkan waktu implementasi cukup lama. Waktu implementasi cepat. Kolaborasi bisnis/manajemen dan TI tidak wajib. Membutuhkan kolaborasi bisnis dan TI. Teknologi berbasis Workflow dan EAI. Teknologi menggunakan BPMS. Metodologi implementasi: Water Fall/SDLC. Metodologi implementasi: Agile. Kebijakan SDM: Pengurangan SDM. Kebijakan SDM: Optimasi.
  • 13. Perkembangan BPM Next BPM BPM akan terus berkembang sesuai dengan kemajuan teknologi dan tantangan yang dihadapi oleh manusia. Setelah tren media sosial booming, maka berikutnya adalah isu tentang Artifical Intellegence (AI) atau Kecerdasan Buatan maju. Tren perkembangan AI ini juga mempengaruhi bagaimana BPM akan bertransformasi atau berevolusi. Road map BPM di masa mendatang mengarah kepada pencapaian efisiensi tinggi dengan menerapkan proses belajar dan berpikir secara mandiri oleh sistem. Perkembangan aspek manajemen dan inovasi TI sudah tidak dapat dipisahkan lagi. Satu sama lain akan saling mempengaruhi. Setiap penemuan atau inovasi baru, sudah tentu juga akan berimbas ke berbagai bidang industri. Hal ini mendorong lahirnya sebuah solusi masa depan yang adaptif yaitu Cognitive BPM. Pencapaian ini tidak berlangsung secara tiba-tiba, namun berjalan secara tahap demi tahap. Banyak teknologi, penemuan, keilmuan sebelumnya yang diperlukan untuk mewujudkan Cognitive BPM. Perkembangan AI yang didahului oleh Expert System, Natural Language Processing, dan Computer Vision sangat membantu untuk mendukung AI menjadi lebih cerdas. Apalagi dengan banyak teknologi pendukung Big Data yang cukup banyak saat ini. Dibutuhkan waktu hampir 20 tahun lebih untuk mencapai kemajuan seperti sekarang ini. BPM masa depan akan membantu manusia untuk lebih meningkatkan kualitas proses serta bisa melakukan prediksi perilaku atas dasar informasi yang dikelola dan dipelajari. Selanjutnya mampu memonitor performa proses bisnis secara keseluruhan dalam skala besar dan menyeluruh. Pada tahapan yang lebih maju, BPM akan mampu mengerti bagaimana perilaku proses terhadap proses yang lain, mampu untuk memberikan solusi terhadap sebuah permasalahan aktivitas manusia. Perkembangan teknologi yang menyatukan aspek manajemen dan teknologi informasi guna kepentingan bisnis sudah sedemikian maju. Apabila pelaku UMKM tidak mampu mengikutinya, suatu saat pasti akan gelagapan dengan datangnya tsunami dari luar negeri. Bagaimana dengan kesiapan Anda? (DE) B - Proses Bisnis Pembeian Barang 13 Agustus 2017
  • 14. Senjata Pamungkas itu bernama BPMS BPMS Penggunaan BPMS menunjukkan tren meningkat dari waktu ke waktu sejalan dengan kesadaran pelaku bisnis akan pentingnya kolaborasi dan sinergi antara aspek manajemen dan Teknologi Informasi. Vendor penyedia solusi BPMS masih didominasi oleh pemain raksasa di tingkat global, sedangkan pemain lokal masih sangat jarang apalagi jika menggunakan standarisasi BPMN 2.0. Tulisan ini akan mengulas tentang apa itu BPMS, benefit, arsitektur, implementasi, serta beberapa hal lain. 14 Agustus 2017
  • 16. B PMS adalah sebuah tool atau aplikasi yang dapat digunakan untuk mendesain, implementasi, eksekusi, dan melakukan pengawasan terhadap jalannya proses bisnis dengan menggunakan metodologi BPM. BPMS dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis. Hal ini berarti bahwa aplikasi BPMS mampu menjalankan proses bisnis yang didesain pada level diagram secara otomatis tanpa perlu menggunakan pendekatan pemrograman komputer. Perkembangan teknologi informasi saat ini memungkinkan untuk melakukan banyak hal terkait dengan proses bisnis. Pemodelan proses bisnis bisa dikerjakan secara mudah. Implementasi pada tingkatan keperluan eksekusi bisa secara cepat direalisasikan bahkan tanpa menggunakan pemrograman komputer atau zero coding. Pembuatan business rule atau pun policy lainnya untuk melengkapi proses bisnis juga bisa dilakukan lebih sederhana. Monitoring jalannya eksekusi proses bisnis pun dapat dipantau dengan mudah. Terdapat banyak manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari BPMS untuk keperluan manajemen, misalnya Change Management, Key Performance Indicators (KPI’s), Audit, Process Improvement, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan BPMS, maka perusahaan akan sangat mudah dalam mengembangkan sebuah aplikasi bisnis yang dapat menunjang operasional perusahaan bahkan dari awal sekalipun. Arsitektur BPMS BPMS mulai diperkenalkan pada tahun 2005 dan sekarang sudah mulai diadopsi oleh vendor perangkat lunak terkenal di dunia, seperti IBM, Oracle, Pegasystem, Appian, BizAgi, AuroPortal, dan puluhan vendor luar negeri lainnya. RetGoo adalah salah satu vendor lokal yang mencoba untuk memenuhi kebutuhan market dalam negeri. Secara umum, fitur dan kapabilitas masing-masing solusi BPMS yang dikeluarkan masing-masing vendor tidak jauh berbeda. Hal ini disebabkan mereka menggunakan sebuah standarisasi yang sama. Gambar A memperlihatkan arsitektur lengkap dari BPMS standar. Ada cukup banyak modul yang mesti dimiliki oleh aplikasi BPMS. Secara garis besar terdapat tiga bagian utama dari BPMS, yaitu BPM, Portal, dan Utility. BPM Bagian ini merupakan inti dari aplikasi BPMS agar bisa melakukan otomasi proses bisnis. Terdapat beberapa unit utama, diantaranya:  Process Repository - Menyediakan sebuah mekanisme untuk membuat proses bisnis, versioning, dashboard, user interface, dan lain-lain. Semua proses bisnis dimodelkan dalam bentuk diagram.  Workflow Engine - Bagian yang akan mengeksekusi proses bisnis dalam bentuk diagram. Unit ini mempunyai peranan sangat penting di dalam otomasi proses bisnis.  System Integration - Menghubungkan serta mengintegrasikan data maupun layanan lainnya antar sistem yang berbeda.  Process Matric - Menangani informasi terkait dengan performa eksekusi proses bisnis, seperti waktu, jumlah, antrian, dan lainnya. BPMS Sesuatu yang tak pernah terbayangkan 16 Agustus 2017
  • 17. BPMS Wajib Ada Opsional A - Arsitektur BPMS PORTAL Aplikasi BPMS menyediakan solusi terintegrasi end-to-end process yang bisa digunakan langsung oleh pengguna. Dengan demikian keberadaan sebuah portal yang digunakan untuk interaksi antara pengguna dan sistem mutlak diperlukan. Aplikasi BPMS menyediakan beberapa opsi untuk media antarmuka, antara lain:  End-User Portal - Antarmuka aplikasi BPMS memiliki keunikan jika dibandingkan dengan aplikasi bisnis lainnya, yaitu menawarkan sebuah pengalaman baru dalam mengelola pekerjaan atau tugas. Pendekatan process-centric sangat mendominasi, mulai dari infor- masi tugas, diagram, KPI, mekanisme kolaborasi, dan lain-lain.  Mobile Access - Memberikan kemudahan bagi pemakai yang terbiasa mobile dengan perangkat ber- gerak. Hampir sebagian besar vendor BPMS menggunakan teknologi HTML5 untuk memenuhi kebutuhan perangkat mobile.  Collaboration (Social) - Mengintegrasikan layanan me- dia sosial untuk meningkatkan interaksi dan kolaborasi antar pengguna BPMS, seperti berbagi informasi, layanan pelanggan, dan sarana promosi perusahaan. Process Process System Business Simulation Event Workflow Reporting Process Process Process Notification BPM End-user Mobile Collaboration System of Content-Doc Analytics PORTAL 17 Agustus 2017
  • 19. UTILITY Untuk meningkatkan kinerja aplikasi BPMS, maka ditambahkan beberapa unit lain yang sifatnya sebagai utilitas.  Process Modeling - Sarana untuk memodelkan proses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN (Business Process Model and Notation) yang sudah diadopsi secara internasional.  Reporting Engine - Menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pemakai secara otomatis terkait dengan informasi eksekusi proses bisnis.  Business Rule - Menyediakan fasilitas untuk menangani business rule, kebijakan, aturan, atau paramater lain pada proses bisnis.  Event Monitoring - Digunakan untuk memantau dan mencatat sebuah kejadian yang dapat memicu event proses bisnis.  Notification Management - Mengatur lalu lintas notifikasi atau pemberitahuan yang didistribusikan kepada pengguna terkait. Selain untuk mengembangkan otomasi proses bisnis, BPMS dapat juga digunakan untuk membangun sistem informasi bisnis yang cukup kompleks seperti halnya ERP (Enterprise Resouce Planning). Kapabilitas tool BPMS ini akan menentukan seberapa powerful didalam mewujudkan sinergi antara aspek manajemen dan teknologi informasi. BPMS Sejuta makna dalam sebuah Coretan 19 Agustus 2017
  • 20. BPMS Implementasi BPM Mengingat benefit yang ditawarkan BPM cukup besar, maka sudah seharusnya BPM juga bisa dinikmati oleh pelaku usaha mikro dan kecil. Implementasi BPM bukan sekedar urusan teknologi informasi saja, namun juga akan menyentuh aspek manajemen. Dengan demikian terdapat dua keuntungan sekaligus saat implementasi BPM, yaitu tersedianya teknologi informasi terkini dan juga sistem manajemen yang ter-up-to-date. RetGoo berorientasi pada segmen market usaha kecil dan menengah dengan menyediakan solusi yang cukup dibutuhkan dalam membangun sistem informasi manajemen. Pada dasarnya pelaku UMKM sangat terbuka dengan terobosan-terobosan baru yang akan berdampak kepada perkembangan bisnis mereka. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memulai implementasi BPM agar sukses dan dapat berjalan dengan baik, yaitu kesiapan perusahaan dalam hal ini adalah stake-holder dan infrastruktur teknologi pendukung. Kesiapan Stake-Holder Yang dimaksud stake-holder (pemangku kepentingan) di sini adalah para pemilik perusahaan, tim manajemen, dan karyawan perusahaan. Mereka harus menyesuaikan diri dengan pendekatan baru terkait aktivitas yang diarahkan berdasarkan proses atau Process-Driven. Melakukan implementasi BPM berarti para pemangku kepentingan harus peduli terhadap aspek manajemen, termasuk proses bisnis yang ditetapkan oleh perusahaan. Semua pihak, termasuk tim manajemen wajib berkomitmen untuk menjalankan proses bisnis secara patuh. BPM akan memaksa seluruh pihak untuk menjalankan proses sesuai dengan ketentuan. Tidak ada kesempatan untuk melakukan by pass terhadap sistem. Pada kondisi tertentu, orang-orang dalam perusahaan akan mengalami semacam culture shock dengan mengimplementasikan BPM ini. Mereka akan dibiasakan dengan sebuah sistem yang transparan dan menuntut adanya kolaborasi antar pihak yang berkepentingan dalam sebuah proses. Tidak peduli seberapa besar perusahaan yang akan melakukan implementasi BPM ini, mereka wajib untuk mematuhi kaidah aktivitas berbasis proses. Tidak ada jaminan kalau perusahaan besar bisa mengimplementasikan BPM secara mulus. Diperlukan sebuah policy hingga pada tataran top management untuk memastikan bahwa semua pihak bisa menjalankan implementasi BPM ini. BPMS akan memudahkan manajemen dalam memantau pelaksanaan eksekusi proses bisnis. Tindakan sekecil dan secepat apapun akan dengan mudah dipantau dan ditelusuri oleh manajemen. Kesiapan Teknologi Teknologi sangat berperan dalam implementasi BPM. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu kesiapan infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Ketidaksiapan salah satu piranti dalam aspek teknologi akan mengurangi kenyamanan dalam penggunaan solusi BPMS ini. Pemilihan perangkat keras dalam hal ini adalah komputer server yang sesuai dengan kebutuhan beban kerja. Secara umum parameternya adalah tipe processor, kapasitas RAM, serta penggunaan SSD sebagai penyimpan data. Penggantian infrastruktur jaringan juga perlu dipertimbangkan jika masih menggunakan teknologi lama yang tidak menyediakan akses kecepatan yang mumpuni. Aplikasi BPMS pada umumnya membutuhkan bandwith yang cukup besar agar bisa berjalan dengan lancar. Penentuan aplikasi BPMS menjadi sebuah tantangan tersendiri, mengingat harga dan kapabilitas yang cukup beragam. Pemilihan tool BMS bisa didasarkan kepada kebutuhan perusahaan. Pembentukan Tim Pengembang BPM Diperlukan sebuah tim pengembang BPM agar dapat mengeksekusi jalannya implementasi BPM. Ada anggota yang menjadi Process Analyst, Process Developer, Business Administrator, Process Owner, dan Process Participant. Process Analyst bertanggung jawab atas perencanaan dan dokumentasi proses bisnis. Selain itu juga mengidentifikasikan serta mendefinisikan Key Performance Indicators (KPIs), Business Rule, dan integrasi layanan lainnya. Process Developer mempunyai tugas mengimplementasikan proses bisnis yang telah dibuat oleh Process Analyst ke dalam sistem teknologi informasi yang bisa dieksekusi oleh BPMS. Aktivitasnya utamanya adalah menggambar diagram proses bisnis, antarmuka (form), data bisnis, serta aturan bisnis Business Administrator bertanggung jawab mengurusi keperluan infrastruktur yang digunakan untuk terlaksanakannya implementasi BPM mulai dari awal hingga akhir. Mempersiapkan juga keperluan untuk sosialisasi BPM kepada semua pihak. Process Owner adalah pihak yang bertanggung jawab melakukan pengawasan atas pelaksanaan proses bisnis, melakukan perbaikan, serta mengambil tindakan yang diperlukan guna memastikan proses bisnis bisa dijalankan dengan baik. Process Participant adalah semua pihak yang menggunakan aplikasi BPMS untuk menjalankan atau berpartisipasi dalam proses bisnis. 20 Agustus 2017
  • 21. BPMS 21 Agustus 2017 Siklus Pengembangan BPM Untuk mengembangkan aplikasi BPM, maka diperlukan pengetahuan tentang metodologi BPM. Siklus pengembangan BPM dapat dijelaskan sebagai berikut:  Design & Model - Melakukan identifikasi dan pemodelan proses bisnis pada level atas serta mempelajari bagaimana proses bisnis nantinya dijalankan. Pemodelan proses bisnis menggunakan visualisasi diagram.  Development & Testing - Melengkapi proses bisnis agar bisa dieksekusi oleh workflow engine serta menambahkan form maupun elemen lain sesuai dengan kebutuhan proses bisnis.  Execution - Menjalankan proses bisnis secara otomatis dan siap digunakan untuk berinteraksi antara partisipan dengan sistem.  Analyze & Optimize - Melakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa proses bisnis selalu mengikuti kebutuhan bisnis terkini. Meningkatkan performa dari proses bisnis agar lebih efisien. B - Siklus Pengembangan BPM (DE)
  • 23. Transparansi Proses Proses bisnis yang transparan akan membantu para pengelola bisnis dalam mengeksekusi kebijakan dan operasional perusahaan. Semua aktivitas akan dapat terpantau secara lebih cepat, detail, dan mudah. Dibutuhkan otomasi proses bisnis agar sistem manajemen menjadi benar-benar transparan. Teknologi informasi inilah yang akan memegang peranan penting dalam memastikan otomasi proses bisnis bisa berjalan dengan baik. Transparansi proses dilakukan semenjak perencanaan hingga evaluasi. A pakah perusahaan Anda sudah mempunyai proses bisnis ataukah sekedar Standard Operating Procedure (SOP) saja? Apakah aktivitas yang dikerjakan di perusahaan Anda hanya didasarkan oleh faktor kebiasaan? Apakah Anda merasa ada sebuah kerajaan dalam kerajaan bisnis Anda? Apakah Anda menilai ada ruang gelap dalam jalannya operasional perusahaan? Seandainya perusahaan sudah mempunyai proses bisnis, apakah proses bisnis sudah dijalankan dengan baik? Bagaimana jalannya proses bisnis bisa dipantau dan diawasi? Bagaimana cara Anda memantau jalannya proses bisnis? Kapan terakhir proses bisnis diperbaiki? Apakah semua pihak di perusahaan memahami proses bisnis yang diterapkan? Seberapa transparankah proses bisnis di perusahaan Anda? Masih banyak pertanyaan yang bisa diajukan untuk menilai bagaimana proses bisnis direncanakan, dibuat, dijalankan, dipantau, serta diperbaiki. Pemahaman tentang proses bisnis dalam kerangka kesuksesan perusahaan sangat mempengaruhi bagaimana pengelola perusahaan menempatkan proses bisnis dalam tata kelola perusahaan. Pengusaha yang peduli terhadap sisi manajemen sudah pasti akan menempatkan proses bisnis ke dalam prioritas tata kelola perusahaan bahkan semenjak awal bisnis dibentuk. Dalam Balanced Scorecard (BSC), proses bisnis dimasukkan ke dalam salah satu aspek yang perlu dikaji. Proses bisnis akan mempengaruhi secara keseluruhan bagaimana operasional perusahaan dijalankan, yang pada akhirnya akan mampu menghasilkan solusi atau produk yang bisa memuaskan pelanggan. Transparansi proses mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tak ada manfaatnya proses bisnis dibuat jika tidak bisa diakses, dipantau, ditelusuri, dikontrol, maupun diatur. Inilah yang dimaksud dengan transparansi proses. Dengan transparannya proses, maka seluruh pihak dalam stake-holder perusahaan akan merasa nyaman dalam menjalankan proses bisnis. Transparansi proses mencakup aspek perencanaan, implementasi, eksekusi, monitoring/ pemantauan, dan perbaikan proses bisnis. Transparansi Perencanaan Perencanaan proses bisnis mesti mengacu kepada Business Value apa yang akan dicapai. Perlu dilakukan kajian yang mendalam dalam perencanaan proses bisnis. Proses bisnis bukanlah SOP yang berisi hanya deskripsi tentang rangkaian aktivitas semata. Semua pemangku kepentingan (stake-holder) perlu dilibatkan dalam perencanaan proses bisnis. Transparansi, sebuah keterbukaan dan kemudahaan dalam pengumpulan informasi terkait dengan apa saja yang dibutuhkan untuk membentuk rangkaian aktivitas yang bernilai bisnis. Masing- masing pihak yang terlibat wajib untuk menyampaikan pendapat, saran, atau masukan agar memperoleh kualitas proses bisnis yang terbaik sesuai dengan kondisi bisnis saat itu. Perencanaan proses bisnis tidak boleh didasarkan atas kepentingan personal atau sekelompok orang semata. Hal ini akan menyebabkan proses bisnis menjadi sebuah ‘pengetahuan yang tertutup’, seperti sebuah black-box. 23 Agustus 2017
  • 24. Transparansi Proses Transparansi Implementasi Implementasi proses bisnis ke dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi perlu dilakukan secara kolaboratif antara pihak manajemen dan teknologi. Saat ini eranya proses bisnis perlu diotomasi, artinya eksekusi proses bisnis sudah melibatkan penggunaan teknologi informasi. Eksekusi proses bisnis secara manual sebenarnya akan mereduksi benefit dari proses bisnis itu sendiri. Fase implementasi proses bisnis ini tidak boleh hanya dilakukan oleh orang-orang TI (Teknologi Informasi) saja, namun perlu pendampingan dari orang yang mengerti sisi manajemen sesuai dengan fungsional yang bersangkutan. Misal manajemen pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, dan lain sebagainya. Transparansi Eksekusi Para pihak yang berkepentingan untuk menjalankan atau terlibat dalam proses bisnis bisa secara langsung mengakses sistem dengan menggunakan mekanisme yang sederhana. Pada perusahaan yang sudah menerapkan otomasi proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi, maka eksekusi proses bisnis bisa dilakukan melalui sebuah Process Portal. Karyawan maupun tim manajemen (Process Participant) dibekali dengan akses ke sistem yang bisa digunakan di beberapa platform, seperti komputer, mobile, maupun web. Karyawan atau partisipan lain tidak perlu mendapat pelatihan tentang penggunaan Process Portal secara detail dan memberatkan. Sebagian besar aplikasi proses bisnis menyediakan sebuah User Interface atau antarmuka aplikasi yang sangat sederhana, sehingga mudah digunakan oleh pemakai awam sekalipun. Mereka bisa menjalankan proses bisnis dan mengetahui bagaimana alur atau rangkaian aktivitas dalam proses tersebut secara mudah. Proses bisnis ditampilkan dalam visualisasi diagram, begitu sederhana namun sangat mudah dipahami. Transparansi Monitoring Proses bisnis yang sedang dieksekusi akan bisa dipantau oleh semua pihak yang terlibat, termasuk di dalamnya tim manajamen perusahaan. Hal ini akan bermanfaat dalam memperkuat kolaborasi antar elemen di perusahaan. Kecepatan dan efisiensi aktivitas dalam sebuah proses akan dapat ditingkatkan. A - Eksekusi Proses Bisnis Pembeian Barang Secara Real Time 24 Agustus 2017
  • 25. Transparansi Proses Gambar A menjelaskan bagaimana transparannya proses bisnis dijalankan dengan menggunakan sebuah aplikasi BPMS (Business Process Management Suites). Visualisasi diagram sangat membantu untuk menelusuri bagaimana aliran sebuah proses terbentuk. Dengan menggunakan pendekatan seperti ini, maka tidak ada lagi karyawan yang bertanya sampai di mana tahapan proses saat ini. Justru sebaliknya, partisipan yang terlibat dalam proses akan bisa saling mengingatkan partisipan lain agar segera merespon sebuah aktivitas proses. Transparansi Perbaikan Proses bisnis yang sudah ditetapkan dan dijalankan oleh perusahaan bisa diperbaiki atau direvisi sesuai dengan kebutuhan bisnis terkini. Proses perbaikan dilakukan dengan memperhatikan banyak aspek, mulai dari masukan para partisipan, informasi proses, analisis 4W-1H (What, When, Where, Who, dan How), Business Goal, keluhan pelanggan, dan aspek terkait lainnya. Perbaikan proses bisnis pada dasarnya dilakukan untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan kepuasan semua stake-holder yang terlibat, termasuk pihak luar seperti pemasok dan konsumen. BPM sangat membantu perusahaan untuk memastikan transparansi aktivitas di setiap lini. Tidak ada lagi ruang gelap yang tidak diketahui oleh pengelola bisnis. Dengan terjaminnya transparansi proses, maka secara tidak langsung akan membuat semua pihak merasa nyaman dan aman. Kebuntuan komunikasi dan koordinasi antar karyawan atau manajemen bisa dicegah dan dihentikan. Yang terjadi adalah sebaliknya, yaitu kolaborasi dan integritas sistem akan dapat ditingkatkan. Bagaimana dengan perusahaan Anda? (DE) Transparansi B - Eksekusi Proses Bisnis di Platform Android (Native) 25 Agustus 2017
  • 26. Process - Centric The Activity you’re most avoiding contains your biggest Opportunity Robin Sharma 26 Agustus 2017
  • 27. Data-Centric vs Process-Centric pilih mana? Process - Centric Perkembangan manajemen dan teknologi informasi ikut mempengaruhi bagaimana cara menjalankan tata kelola perusahaan. Jika dirunut dari sejarahnya, maka ada sebuah garis pemisah yang jelas antara masa lalu dan sekarang. Tahun 2005 menjadi sebuah tonggak di mana tata kelola perusahaan benar- benar dijalankan dengan cara yang berbeda dari sebelumnya. Saat ini mengelola sebuah bisnis sudah seharusnya menggunakan pendekatan kolaborasi antara People, Process, dan Technology. A pakah Anda masih berkutat tiap hari dengan pertanyaan seputar data dan laporan operasional perusahaan kepada tim manajemen? Sudahkah Anda memikirkan tentang kinerja, efisiensi, remunerasi, dan performa performa? Bisnis dijalankan dengan menggunakan sebuah aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Aktivitas yang terjadi di perusahaan dilakukan oleh para pemangku kepentingan terkait. Terdapat hubungan erat antara People dan Process. Data-Centric Perusahaan yang masih berorientasi kepada data pada umumnya belum mempunyai kebijakan manajemen yang cukup baik. Walaupun sistem sudah terbangun, namun implementasi kerangka kerjanya bisa dikatakan tidak berjalan dengan sempurna. Fenomena ini tidak berkaitan dengan skala usaha, namun lebih kepada mindset, policy, dan tata kelola perusahaan. Perusahaan skala besar dengan jumlah karyawan ratusan bahkan ribuan pun juga masih banyak yang masih dipusingkan dengan data. Bagaimana mungkin perusahaan akan memikirkan tentang remunerasi atau katakanlah bonus terhadap pencapaian kinerja karyawan, jika perusahaan tak aware terhadap apa yang dikerjakan oleh karyawan. Kepedulian perusahaan terhadap kinerja karyawan perlu dibentuk secara utuh. Secara umum, kinerja perusahaa dipengaruhi oleh kinerja departemen atau fungsional. Sedangkan kinerja departemen ditentukan oleh kinerja personal karyawan itu sendiri. Penilaian kinerja karyawan bukan sekedar dilihat dari pencapaian hasil semata, namun lebih dari itu. Sudah banyak teori tentang Key Performance Indicators (KPIs) yang disampaikan oleh praktisi manajemen untuk mengukur performa karyawan hingga ke perusahaan. Penilaian berbasis hasil tidak akan memberikan dampak yang signifikan terhadap aspek pembelajaran perusahaan. Jika penilaian atas pencapaian dijadikan ukuran, maka kemungkinan besar akan banyak aktivitas-aktivitas yang tak terkondisikan terjadi di perusahaan. Yang penting hasilnya tercapai, begitu kira-kira pemikiran sederhana di kalangan karyawan pada perusahaan yang menerapkan kebijakan hasil sebagai acuan sebuah keberhasilan. Jika kondisi ini dibiarkan secara terus menerus, tidak mungkin akan menyebabkan kekacauan dan bom waktu di kemudian hari. Peranan seseorang atau personal tertentu dalam sebuah fungsi akan terlalu mendominasi dalam jalannya operasional. Dilihat dari kacamata manajemen, dominasi orang dibandingkan dengan sistem dalam pelaksanaan operasional perusahaan sudah sangat tidak sehat. Perusahaan atau bisnis tidak boleh tergantung pada sosok orang. Begitu terjadi sesuatu pada orang tersebut, maka akan menyebabkan bencana atau malapetaka bagi perusahaan tersebut. Penyakit ini tidak hanya menghinggapi perusahaan skala kecil saja, bahkan tak jarang terjadi pula pada perusahaan skala cukup besar. Apalagi jika pengelolaan perusahaan masih menggunakan konsep pendekatan ‘kekeluargaan’, hal ini terlalu beresiko. Process-Centric Pendekatan Process-Centric yang diterapkan oleh perusahaan mengandung arti bahwa proses bisnis menjadi titik penggerak semua aktivitas operasional perusahaan. Kebijakan strategis pengelolaan perusahaan didasarkan atas bagaimana proses bisnis dibuat. Yang perlu dipahami bahwa proses bisnis tidak mesti hanya melibatkan satu fungsional atau departemen saja, namun justru mayoritas menggunakan pendekatan cross-functional. Hal ini berarti bahwa proses bisnis akan melibatkan antar bagian atau departemen. 27 Agustus 2017
  • 28. Process - Centric Dengan menggunakan konsep cross-functional ini maka diharapkan perusahaan dapat mengirimkan produk atau solusi secara cepat kepada pelanggan. Business Value tidak dapat dihasilkan oleh satu orang saja, namun diperoleh dari hasil kolaborasi antar departemen dalam sebuah perusahaan. Perusahaan yang peduli dengan proses bisnis tentu akan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Perbaikan ini dilakukan guna meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerjaan. Memperbaiki dan mengatur proses bisnis akan menjadi lebih mudah ketika perusahaan telah mempersiapkan semua hal mulai dari perencanaan hingga eksekusi. A - Era Data dan Process-Centric dalam perkembangan Manajemen dan Teknologi Informasi 28 Agustus 2017
  • 29. Process - Centric Bagaimana menjadikan Perusahaan berbasis Process -Centric? Pengelolaan operasional perusahaan dengan konsep process- centric menjadi keinginan banyak stake-holder. Untukmencapai hal tersebut tidaklah mudah, membutuhkan banyak daya dan upaya. Tantangan terbesar justru berasal dari dalam perusahaan. Perjalanan menuju perusahaan berpakem process- centric membutuhkan juga komitmen dari semua pihak yang terlibat. Sekali tujuan tercapai, maka segudang benefit akan didapatkan. Ada beberapa panduan yang bisa digunakan untuk mencapai perusahaan berbasis process-centric, antara lain: 1. Ukur dan nilai kesiapan semua pemangku kepentingan (stake-holder) termasuk pemilik perusahaan terkait dengan transformasi pengelolaan perusahaan berbasis process- centric. 2. Jalin komunikasi dengan semua pihak tentang visi BPM (Business Process Management) yang akan diterapkan oleh perusahaan. 3. Buatlah model organisasi berdasarkan perspektif proses bisnis, tentukan proses inti dan pendukung. 4. Tentukan pengukuran performa masing-masing proses bisnis. 5. Tetapkan process persona yang terlibat, mulai Process Analyst, Process Developer, Business Administrator, Process Owner, dan Process Participant. 6. Sosialisasikan tentang tahapan penerapan process-centric kepada stake-holder dengan mengadakan pelatihan maupun bentuk-bentuk lain. 7. Implementasikan otomasi proses bisnis dimulai dari perencanaan hingga pengujian. 8. Terapkan eksekusi otomasi proses bisnis mulai dari unit terkecil hingga melibatkan antar unit (cross functional). Pantau dan anaisis pelaksanaan otomasi proses bisnis. 9. Lakukan perbaikan atau penyesuaian terhadap proses bisnis sesuai dengan perkembangan bisnis. Process-Centric memudahkan perusahaan menjadi Agile Perusahaan yang menerapkan process-centric dalam pengelolaan operasional bisnis akan lebih mudah menjadi Agile yang berarti menempatkan kepuasan pelanggan pada prioritas tertinggi, adaptif terhadap perubahan sebuah kondisi, kinerja yang efektif dan efisien, serta mampu untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Apakah perusahaan Anda sudah menggunakan mekanisme process-centric? (DE) 29 Agustus 2017
  • 30. The Question Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask the most Power Question 30 Agustus 2017
  • 31. The Question 31 Agustus 2017 the Important thing is not to stop Questioning Alberth Einstein P ernahkah Anda berada dalam kondisi kebingungan dan tidak tahu mesti harus berbuat apa ketika terjadi suatu permasalahan yang menimpa pada operasional bisnis Anda? Instruksi kerja ada, SOP ada, proses bisnis pun juga ada, namun itu semua tak bisa digunakan secara maksimal sebagai bahan untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut. Terdapat cukup banyak referensi terkait dengan metodologi problem solving yang bisa dipelajari untuk membantu memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Dari semua referesi metode problem solving, hampir semua mensyaratkan adanya identifikasi masalah sejak fase awal dalam tahapan penyelesaian masalah. Dalam kaitannya dengan permasalahan operasional perusahaan, maka yang dimaksud dengan identifikasi masalah adalah dengan menghimpun semua informasi terkait pelaksanaan proses bisnis. Informasi apa saja yang perlu didapatkan untuk proses analisis tersebut? Bagaimana cara mendapatkannya? Seberapa objektifnya kualiatas data yang diperoleh? Secara umum, akar penyebab permasalahan bersumber dari Man, Method, Machine, Material, dan Environment. Man dan Method menjadi faktor kunci penyebab masalah yang mendominasi cukup banyak di perusahaan, terutama di kalangan UMKM. Jika disandingkan dengan tiga pilar bisnis, maka Man akan mengacu kepada People dan Method berhubungan dengan Process. Dengan demikian kajian objek permasalahan bisa dipersempit menjadi People dan Process. Dari sinilah kita bisa melakukan berbagai upaya dalam memulai mengumpulkan informasi terkait dengan People dan Process. Terdapat banyak teknik untuk mengumpulkan data maupun informasi, diantaranya prosedur analitis, inspeksi, konfirmasi, permintaan keterangan, perhitungan, penelusuran, pemeriksaan bukti pendukung, maupun pengamatan. Teknik manakah yang selama ini sering Anda gunakan? Sebagian besar pelaku UMKM masih menggunakan teknik yang belum terstruktur didalam menyelesaikan sebuah permasalahan operasional perusahaan. Bahkan mereka tidak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan analisis resiko proses bisnis. Setiap opportunity pastilah mengadung di dalamnya sebuah resiko. Resiko bermakna suatu keadaan atau kondisi yang mempunyai dampak negatif/ketidakpastian terhadap operasional perusahaan. Jika Anda pernah mengikuti pelatihan tentang ISO 9001:2015 atau bahkan telah mengimplementasikannya, sudah barang tentu Anda akan memahami bahwa ISO 9001 versi terbaru ini (2015) berbeda dengan versi sebelumnya (2008). Versi 2015 berorientasi kepada proses dan manajemen resiko (Risk-based Thinking), tidak seperti versi sebelumnya yang hanya fokus kepada prosedur atau SOP. SOP tidaklah sama dengan proses. Proses lebih bermakna dari sisi strategis karena memuat business value dan lebih dekat dengan policy organisasi. Perusahaan yang masih belum menerapkan sistem manajemen yang baik, di dalam pengelolaan permasalahannya pun biasanya juga tidak menerapkan sebuah metode yang baik pula. Yang terjadi adalah para pengelola bisnis (merangkap Business Owner) melakukan tindakan yang bersifat sporadis tanpa menggunakan sebuah teknik yang terencana untuk melakukan identifikasi masalah. Penggunaan teknik pengumpulan informasi yang biasa digunakan adalah dengan melakukan komfirmasi, memintai keterangan, serta pengamatan saja. Ketiga teknik ini jika tidak dilengkapi dengan bukti (evidance) yang akurat dan objektif beserta kerangka metode yang tepat, maka akan menggiring kepada pembentukan sebuah kesimpulan yang didasari atas opini atau pemikiran subjektif semata. Tentu saja hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan ketidakadilan dalam pembuatan sebuah keputusan. “Seseorang yang merasa dicurigai tanpa bukti, tak akan pernah tulus.”
  • 32. The Question Potensi resistensi atau penolakan terhadap solusi yang dibuat dengan menggunakan pendekatan subjektivitas tersebut cukup besar. Karyawan atau tim manajemen bisa jadi ‘merasa’ tidak punya andil besar atas terjadinya sebuah permasalahan. Mereka pun terkadang merasa terintimidasi dengan teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Yang lebih mengawatirkan lagi jika sudah melibatkan pihak HRD yang tidak cukup kompeten melakukan audit operasional atas permasalahan tersebut. Otomasi Proses Bisnis memudahkan mendapatkan informasi 4W-1H Apapun teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan pada dasarnya akan bermuara kepada pertanyaan yang mengacu kepada 5W-1, yaitu Who, What, When, Where, How, dan Why. Pertanyaan Why hanya akan mempunyai makna jika dilengkapi dengan data dan informasi yang benar-benar valid dan terpercaya. Pertanyaan Why akan mengungkap motif atau latar belakang mengapa sebuah permasalahan terjadi. Tentu saja hal ini merujuk ke akar permasalahan yang disebabkan oleh faktor People. Segala permasalahan yang menyangkut operasional perusahaan, mulai pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, pengiriman, dan lain-lain sudah semestinya dimulai dari perspektif proses bisnis. Adakah proses bisnis yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya? Apakah proses bisnis sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis ataukah tidak? Otomasi proses bisnis berarti bahwa People menjalankan Process menggunakan pendekatan Technology, dalam hal ini adalah teknologi informasi. Otomasi proses bisnis bukan asal menggunakan sebuah aplikasi saja, namun perlu menelaah dan menganalisis aplikasi komputer jenis apa saja yang sesuai dengan karakteristik otomasi proses bisnis sebuah perusahaan. Aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis adalah BPMS (Business Process Management Suites). Hampir semua vendor BPMS menyediakan informasi yang bisa menjawab pertanyaan 4W-1H. Fasilitas ini tentu sangat membantu untuk memantau, menelusuri, menganalisis perilaku aktivitas, melacak, dan mencari informasi-informasi yang terkait dengan jalannya proses. Dengan menggunakan otomasi proses bisnis, hampir tidak mungkin sebuah proses yang berjalan di luar skenario atau prosedur yang sudah dibuat. Semuanya aktivitas akan dapat diatur, dijalankan, dipantau, dilacak, diputar ulang, dan bentuk-bentuk pengendalian lainnya. Cukup kecil sekali kemungkinan seseorang untuk melakukan manipulasi aktivitas tanpa diketahui oleh manajemen. Otomasi proses menjaga agar terpeliharanya integritas suatu sistem manajemen. Berikut ini rangkaian penjelasan mekanisme pengumpulan informasi dengan pendekatan otomasi proses bisnis. OtomasiProses 32 Agustus 2017
  • 33. The Question Who Orang yang terlibat dalam jalannya proses bisnis disebut dengan process participant. Partisipan ini mesti harus dapat diidentifikasikan, mulai fungsi dan nama partisipan. Pemodelan proses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN 2.0 akan lebih memudahakan pemahaman identifikasi siapa saja yang berhak dan boleh terlibat dalam jalannya proses bisnis. Gambar B memperlihatkan sebuah contoh diagram BPMN 2.0 tentang proses bisnis Proses Permintaan Pembelian. Proses bisnis ini melibatkan dua partisipan proses, yaitu Purchasing dan Manajer Keuangan. Masing-masing partisipan bisa terdiri dari satu orang atau lebih, tergantung kepada kebijakan perusahaan. Pada saat proses bisnis dieksekusi, maka informasi partisipan yang terlibat dapat diketahui dengan mudah. Who 33 Agustus 2017 B - Diagram BPMN memudahkan identifikasi Who A - Informasi partisipan yang terlibat dalam eksekusi proses bisnis
  • 34. The Question What What Menyedikan informasi tentang aktivitas apa saja yang dikerjakan oleh partisipan saat menjalankan proses bisnis, termasuk di dalamnya informasi yang berhubungan dengan dokumen dan catatan yang digunakan. Daftar tugas ini memuat semua informasi tentang aktivitas-aktivitas dalam sebuah proses yang disajikan secara terbuka, sehingga antar partisipan juga dapat mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh partisipan lainnya. Konsep manajemen informasi seperti ini tentu saja akan membantu mempercepat kolaborasi semua pihak yang terlibat dalam proses. Seorang partisipan dapat mengingatkan partisipan lainnya untuk segera menyelesaikan tugasnya. 34 Agustus 2017 C - Informasi aktivitas apa yang dikerjakan oleh partisipan
  • 35. When The Question 35 Agustus 2017 When Menyediakan informasi waktu tentang kapan aktivitas dimulai dan diselesaikan oleh partisipan. Selain itu juga memuat informasi waktu tunggu dan waktu tetapan maksimal sebuah aktivitas harus diselesaikan. Informasi waktu ini penting untuk dijadikan salah satu paramater bagaimana menentukan performa partisipan dalam berkolaborasi saat pelaksanaan proses. Disamping itu juga berguna untuk menghitung beban aktivitas baik pada level personal, departemen, serta perusahaan secara keseluruhan. D - Informasi waktu aktivitas
  • 36. The Question Where Where Digunakan untuk memberikan informasi posisi aktivitas saat ini dalam proses dengan menggunakan visualisasi diagram. Informasi seperti ini sangat berguna untuk melacak sejauh mana sebuah proses berlangsung tanpa perlu menanyakan ke partisipan lain yang terlibat. Manajemen dapat melihat dan mengikuti jalannya proses bisnis secara lebih detail. 36 Agustus 2017 E - Informasi posisi aktivitas dalam proses yang berjalan
  • 37. How The Question 37 Agustus 2017 How Menjelaskan bagaimana sebuah rangkaian aktivitas bisa terbentuk dalam menjalankan proses dari awal hingga akhir dengan menggunakan visualisasi diagram. Proses bisnis tidak mesti tersusun atas rangkaian aktivitas yang bersifat linear dari awal hingga akhir. Terdapat kemungkinan terjadinya percabangan dalam sebuah proses, misal untuk fungsi Approval yang mempunyai kemungkinan disetujui, direvisi, atau ditolak. F - Visualisasi terbentuknya aliran proses
  • 38. Why? The Question 38 Agustus 2017 Why Kata tanya ini “Why” atau “Mengapa” ini merupakan kata tanya yang paling kuat di atas permukaan bumi. “Why” yang disertai dengan informasi dan data yang telah didapatkan sebelumnya berkenaan dengan siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana akan dapat mengungkap latar belakang, maksud, motif, tujuan, dan apapun yang menjadi dasar seseorang melakukan sebuah perbuatan. Pertanyaan “Why” akan terasa kekuatannya tak kala disampaikan di akhir rangkaian pertanyaan “Who”, “What”, “When”, “Where”, dan “How”. Otomasi proses bisnis akan sangat membantu untuk mendapatkan semua informasi terkait dengan aktivitas seseorang dalam jalannya proses. Pada akhirnya “Why” bisa digunakan sebagai bahan untuk melakukan perbaikan, pembenahan, optimasi, dan peningkatan performa proses.
  • 39. The Question 39 Agustus 2017 Mengapa? “Berdasarkan informasi yang didapat dari proses yang berjalan... “ “Mengapa Anda tidak segera menindaklanjuti tugas yang telah menjadi tanggung jawab Anda?” “Anda tahu jika batas maksimal penyelesaian tugas ini adalah tiga jam. Mengapa Anda baru menyelesaikan tugas Anda dalam waktu tiga hari?” “Mengapa Anda selalu melakukan revisi jika yang mempersiapkan draft pak Joko, sedangkan yang lain tidak?” “Mengapa Saudara tidak mengingatkan bagian Keuangan untuk segera menindaklanjuti proses permohonan pembayaran ke pemasok?” dst... Pertanyaan tersebut akan mudah disampaikan jika didasari dengan data atau informasi valid serta objektif. Data dan informasi didapatkan dari sebuah sistem yang bisa menghasilkan data untuk menjawab pertanyaan dasar 4W-1H (Who, What, When, Where, dan How). Sumber: https://twitter.com/whywithaqmark (DE)
  • 40. Startup Peduli Proses “Operasional Kami sudah mulai Kedodoran” 40 Agustus 2017 Sebuah judul yang merepresentasikan dampak positif dari perkembangan bisnis yang dialami oleh salah satu Startup di kota Malang, Inagata Technosmith. CEO Inagata, saudara M. Miftahul Huda, sempat berdiskusi dengan saya terkait beberapa hal yang menyangkut kebijakan operasional perusahaan. Kesimpulannya adalah perlu melakukan Business Process Improvement untuk meningkatkan kualitas operasional perusahaan. M. Miftahul Huda | CEO Inagata Technosmith
  • 41. Startup Peduli Proses Agustus 2017 41 B anyak ungkapan sejenis yang dialami oleh perusahaan rintisan, baik sektor digital maupun non-digital terkait dengan keluhan kualitas dan performa operasional perusahaan. Sesuatu yang klasik dan jamak terjadi, dengan kata lain sudah menjadi fitrahnya bagi perusahaan yang memang tidak dipersiapkan dengan matang saat memulai sebuah bisnis. Apakah keluhan tersebut hanya berlaku atau ditemui pada perusahaan rintisan saja? Bagaimana dengan perusahaan yang sudah bertahun-tahun atau bahkan puluhan tahun beroperasi? Apakah perusahaan yang sudah mapan tidak mengalami hal serupa? Tidak peduli sudah berapa lama perusahaan berdiri, jika suatu saat mengalami pertumbuhan penjualan yang signifikan yang belum pernah terjadi sebelumnya, maka akan menghadapi fenomena tersebut. Termasuk dialami juga oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berdiri lebih dari 10 tahun dengan jumlah karyawan bisa mencapai ratusan hingga ribuan orang. Contoh kasus yang dialami oleh Inagata dapat diambil sebagai bahan pembelajaran betapa pentingnya aspek operasional di sebuah bisnis. Manajemen operasional sudah semestinya dipikirkan dengan matang sebelum bisnis itu sendiri dijalankan. Bukankah operasional ini adalah jantungnya perusahaan saat bisnis sudah mulai berjalan. Gambar A menjelaskan tentang arsitektur bisnis dengan aspek operasional menempati lapisan terbawah. Hal ini berarti bahwa operasional akan cukup banyak menyita waktu, energi, dan biaya selama perusahaan tersebut berjalan. Dalam berbisnis, tidak sekedar menjelaskan tentang motivasi dan strategi bisnis saja. Tidak boleh menjalankan operasional perusahaan secara asal-asalan dengan menggunakan pendekatan tambal sulam. Jika arsitektur bisnis ini dipahami secara mendalam, kemungkinan kecil terjadinya masalah-masalah yang bersifat fundamental. If it doesn’t CHALLANGE you, It does’nt CHANGE you A - Arsitektur Bisnis Profil Inagata secara umum tidak jauh berbeda dengan kebanyakan perusahaan rintisan digital lainnya. Perusahaan ini dibentuk oleh orang-orang teknis yang mempunyai kompetensi di bidang teknologi informasi. DNA perusahaan rintisan digital hampir mempunyai kemiripan di beberapa hal. Jarang sekali perusahaan rintisan digital yang awalnya dibentuk oleh orang non-IT atau setidak-tidaknya memahami tentang dunia IT. Hal ini berdampak pula pada gaya pengelolaan perusahaan yang menerapkan sistem manajemen asal jalan saja. Ataupun jika founder atau co-founder mempunyai keinginan yang lebih, mungkin masih bersedia meluangkan waktu untuk mempelajari hal-hal terkait dengan pelaksanaan strategi bisnis seperti mendalami Business Model Canvas (BMC).
  • 42. Startup Peduli Proses 42 Agustus 2017 Sebagai perusahaan yang pada awalnya bergerak dibidang jasa pembuatan website, mobile application, dan desain UI/UX, Inagata hampir menggunakan seluruh waktunya untuk mengerjakan proyek custom. Sebuah strategi untuk mewujudkan revenue stream yang sudah lazim diterapkan oleh perusahaan rintisan digital lainnya. Pada fase ini urusan operasional tidaklah menemui kendala yang berarti. Permasalahan mulai muncul pada saat Inagata mencoba untuk memasuki bisnis yang berorientasi pada produk. Terdapat karakteristik yang berbeda antara pendekatan proyek serta produk. Salah satu karakteristik bisnis berbasis produk yang perlu mendapat perhatiaan adalah saat terjadinya pertumbuhan penjualan yang cukup signifikan, maka saat itu pula akan terjadi lonjakan aktivitas-aktivitas pendukung aktivitas utama. Aktivitas pendukung yang sudah pasti mengikuti perkembangan bisnis adalah terkait dengan manajemen pengelolaan layanan pelanggan. Hal ini secara langsung diakui oleh CEO Inagata, bahwa aktivitas yang terlihat sederhana dan sepele pada awalnya, ternyata pada akhirnya menjadi sesuatu yang serius dan penting. Sesuatu yang bisa membuat jajaran manajemen menjadi pusing dan berpikir keras untuk mencari solusinya. Saat ini Inagata sedang mengembangkan sebuah produk terkait layanan edukasi di sekolah-sekolah dengan label EduPongo. Bisa dibayangkan, betapa sibuknya orang- orang yang bertugas di bagian operasional pelayanan pelanggan. Mengingat potensi market yang luar biasa besarnya, maka aspek operasional tidak bisa dianggap sebagai sesuatu yang bisa disepelekan lagi. Dibutuhkan perencanaan yang matang terkait dengan proses bisnis yang akan diterapkan di perusahaan dalam rangka memastikan operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik. Apalagi jika perusahaan memiliki divisi atau departemen khusus yang mengurusi perihal pemasaran dan penjualan yang bekerja secara agresif dan masif, maka hukumnya menjadi wajib untuk menempatkan operasional berada di prioritas tinggi atau bahkan tertinggi jika memang dibutuhkan. B - Hirarki Aktivitas
  • 43. Startup Peduli Proses Agustus 2017 43 Kepedulian terhadap pentingnya proses bisnis dalam rangka menopang kegiatan operasional perlu ditingkatkan. Proses bisnis tidaklah sama dengan prosedur atau SOP. Proses bisnis membawa sebuah value yang berdampak kepada kepuasan pelanggan. Proses bisnis merupakan penjabaran secara langsung dari kebijakan perusahaan. Terkait dengan permasalahan Inagata pada aspek operasional pelayanan pelanggan, maka perlu dilakukan sebuah kajian dan analisis tentang policy, proses bisnis, prosedur hingga pada instruksi kerja. Rangkaian ini akan memperjelas di mana masalah sesungguhnya yang perlu dicarikan solusinya. Policy atau kebijakan strategis perusahaan tentang pelayanan pelanggan ini mungkin tidak jauh dari aspek yang berkenaan dengan kepuasan pelanggan. Sebagai organisasi bisnis, maka kepuasan pelanggan akan menjadi prioritas utama bagi perusahaan. Apapun jenis dan sektor bisnis yang sedang dijalankan, maka aspek kepuasan pelanggan tidak bisa ditawar-tawar lagi. Kebijakan tentang kepuasan pelanggan perlu dijabarkan dalam sebuah pernyataan yang bernilai bisnis, misalnya “Penanganan keluhan yang cepat, maksimal 10 menit permasalahan harus terselesaikan”. Nah, untuk mewujudkan kebijakan tersebut, maka perlu dipetakan proses bisnis apa saja yang bisa mendukung secara langsung. Satu kebijakan bisa dijabarkan dalam banyak proses bisnis. Salah satu contoh proses bisnis yang bisa dibuat terkait dengan kepuasan pelanggan adalah proses penerbitan sertifikat lisensi pengguna aplikasi. Proses bisnis ini bisa melibatkan beberapa partisipan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. Desain proses bisnis harus memperhatikan value apa yang ingin diberikan kepada pelanggan. Dalam hal ini adalah bagaimana pelanggan bisa mendapatkan sertifikat lisensi penggunaan aplikasi secara mudah dan cepat. Tentukan rangkaian aktivitas yang akan menghasilkan output yang bisa digunakan oleh pelanggan. Faktor validasi dan approval sebisa mungkin dibuat serba otomatis dengan sedikit peranan manusia. Saat ini proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan atau konsumen sudah mulai beralih ke sistem otomasi. Otomasi proses bisnis sangat membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang terbaik terutama untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya. Selain itu juga akan dapat memperkaya pengalaman pelanggan dalam berinteraksi dengan perusahaan. Implementasi proses bisnis mesti diikuti dengan evaluasi sesuai dengan kaidah metodologi Business Process Management (BPM). Evaluasi ini berguna untuk meningkatkan kualitas proses bisnis selanjutnya. Selamat mempelajari proses bisnis lebih dalam lagi! (DE)
  • 44. ISO 9001:2015 berbasis pendekatan Proses dan Resiko ISO 9001:2015 44 Agustus 2017 Sumber: http://randomactsofleadership.com/the-essential-ingredient-in-effective-communication/
  • 45. ISO 9001:2015 I SO 9001 mengalami perubahan untuk kesekian kalinya menjadi versi 2015 atau disingkat dengan ISO 9001:2015. Versi ISO 9001 sebelumnya adalah 2008. Terdapat beberapa perubahan mendasar pada vesi 2015 guna memenuhi dan mengadopsi kebutuhan yang berkembang pula. ISO 9001:2015 sekarang mempunyai jumlah klausul yang lebih banyak dibandingkan sebelumnya yaitu dengan menjadi sepuluh klausul. Dengan demikian akan menjadikan ISO 9001:2015 ini menjadi lebih powerful dan semakin mengokohkan dirinya menjadi standar terkemuka dalam manajemen mutu. Sistem manajemen mutu ini dapat digunakan sebagai sarana bagi organisasi untuk memastikan kualitas mutu produk atau jasanya tetap terjaga agar dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Selain itu benefit penerapan ISO 9001:2015 bagi organisasi adalah untuk menjadikan perusahaan sebagai sebuah entitas yang dapat dengan mudah melakukan adaptasi terhadap setiap perubahan serta melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan. Perubahan ISO 9001:2015 dilakukan demi memudahkan organisasi menyesuaikan diri dengan perubahan zaman. ISO 9001:2015 dibangun atas tujuh prinsip manajemen kualitas, yaitu:  Fokus kepada pelanggan  Kepemimpinan (leadership)  Keterlibatan orang (engagement of people)  Pendekatan proses (process approach)  Pengembangan sistem (improvement)  Pengambilan keputusan berdasarkan bukti (evidence-based decision making)  Relationship management Perubahan mendasar versi 2008 ke 2015 Terdapat beberapa perubahan mendasar pada ISO 9001:2015 dibandingkan dengan versi sebelumnya. Perubahan tersebut antara lain: 1. Perubahan struktural klausul menjadi 10 klausul dari sebelumnya yang terdiri dari 8 klausul. 2. Manual mutu tidak lagi menjadi sebuah kewajiban. Berdasarkan implementasi ISO 9001 versi sebelumnya, manual mutu ini dirasakan hanya sebagai formalitas belaka dan tidak berdampak signifikan terjadap organisasi. 3. Tidak mewajibkan keberadaan Management Representative (MR). Hal ini dimaksudkan bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai peranan aktif dalam pelaksanaan implementasi ISO 9001:2015. 4. Adanya pemisahan yang jelas antara Barang dan Jasa, versi sebelumnya disebut dengan produk yang berpotensi menimbulkan kerancuan dan salah tafsir. Barang lebih mengacu kepada produk yang berbentuk, sedangkan jasa merupakan produk yang tak berbentuk. 5. Penggantian beberapa istilah, diantaranya seperti:  “Supplier” menjadi “External Provider” 6. Mempertegas model pendekatan proses serta lebih fokus kepada penilaian input dan output proses. Adanya kemampuan untuk mengontrol, memantau, dan mengukur aktivitas yang terjadi dalam sebuah proses. 7. Pendekatan baru dengan Risk-based Thinking dengan menerapkan prinsip manajemen resiko seperti Risk and Opportunities, Risk Avoidance, Risk Migitation, dan Risk Acceptance. 8. Penyatuan istilah Dokumen dan Catatan/Rekaman Mutu menjadi Documented Information (Informasi terdokumentasi) yang mencakup dokumen pedoman seperti SOP, instruksi kerja, dan catata mutu. Sumber: https://luenymorell.com/2014/11/27/launching-innovahied/ 45 Agustus 2017
  • 46. ISO 9001:2015 Pendekatan Proses dan Resiko Proses adalah sebuah rangkaian aktivitas yang saling berkaitan untuk mengelola masukan (input) menjadi sebuah keluaran (output). Input dan output dapat berupa sesuatu yang bersifat berwujud (tangible) atau yang tidak (intangible). Sesuatu yang berwujud bisa seperti: material, komponen, peralatan, atau yang lain. Sedangkan yang tak berwujud dapat berupa data, informa- si, atau pengetahuan. Pendekatan proses dalam ISO 9001:2015 ini mencakup pemben- tukan dan pelaksanaan proses yang terdapat dalam organisasi secara terintegrasi dan menyeluruh. Hal ini mencakup tiga prin- sip penting, yaitu:  Sistem manajemen mengintegrasikan proses dan penguku- rannya dalam rangka mencapai tujuan.  Proses mendefinisikan rangkaian aktivitas beserta parameter yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran yang di- inginkan.  Perencanaan dan pengendalian yang detail dapat didefinsi- kan dan didokumentasikan sesuai kebutuhan, tergantung kepada konteks organisasi. Pemikiran berbasis Resiko (Risk-based Thinking), Plan-Do-Check-Act (PDCA), dan Pendekatan Proses Ketiga prinsip sebelumnya terkait dengan pendekatan proses ini merupakan bagian yang terintegrasi dengan standar ISO 9001:2015. Resiko-resiko yang kemungkinan berdampak pada tujuan dan hasilnya harus ditangani oleh sistem manajemen. Pemikiran berbasis resiko ini digunakan bersamaan dengan pen- dekatan proses dalam hal:  Penentuan bagaimana resiko (positif atau negatif) yang mungkin akan timbul pada saat penetapan proses-proses yang akan digunakan dalam organisasi. Pengidentifikasian munculnya resiko ini dapat berguna dalam perbaikan proses serta mencegah atau meminimalkan terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan.  Pendefinisian tingkat perencanaan dan pengendalian proses yang dibutuhkan berdasarkan tingkat resiko.  Peningkatan efektiitas dalam sistem manajemen mutu.  Pemeliharanaan dan pengelolaan sebuah sistem yang terin- tegrasi dalam menangani resiko untuk mencapai tujuan. PDCA merupakan sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengelola proses dan sistem. PDCA diambil dari singkatan:  P - Plan: Menentukan objektif atau sasaran sistem dan pros- es untuk menghasilkan output.  D - Do: Merupakan implementasi atau pelaksanaan dari apa yang sudah direncanakan.  C - Check: Memantu dan mengukur proses yang berjalan untuk menilai apakah pelaksanaannya telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan atau disyaratkan.  A - Act: Mengambil langkah-langkah yang diperlukan guna perbaikan kuaitas dan performa proses. Benefit atau keuntungan yang dapat diambil dengan melakukan pendekatan berbasis proses dan resiko antara lain:  Lebih fokus kepada proses-proses yang mempunyai resiko tinggi.  Meningkatkan pemahaman, definisi, dan integrasi antar proses-proses yang saling berkaitan.  Manajemen pengelolaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan perbaikan proses yang sistematis sehingga menjadi sebuah sistem manajemen yang utuh.  Penggunaan sumber daya yang lebih baik dan meningkat- kan akuntabilitas.  Pencapaian kebijakan dan tujuan yang lebih konsisten.  Mempermudah pelaksanaan sistem manajemen mutu.  Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kebutuhan pelanggan.  Meningkatkan kepercayaan diri dalam organisasi. Dalam organisasi baik itu perusahaan atau bentuk organisasi lainnya yang menerapkan pendekatan proses dalam mengelola aktivitas sudah seharusnya menempatkan dan memberikan pri- oritas yang tinggi dalam pengelolaan proses. Banyak hal yang bisa dilakukan terhadap proses, mulai perencanaan hingga per- baikan proses. Proses bisnis berkaitan dengan proses yang dimaksud pada Process Approach ISO 9001:2015. Filosofi rangkaian aktivitas yang saling terkait dalam rangka mewujudkan sebuah tujuan dapat mengacu kepada definisi proses bisnis. Keilmuan terkait proses bisnis bisa menggunakan Business Process Management (BPM). BPM menjelaskan banyak hal tentang proses bisnis, mulai dari definisi, pemodelan, desain, eksekusi, pemantauan, analisis, hingga kepada perbaikan atau optimasi. Metode yang diterap- kan pada BPM selaras dan dapat bersinergi dengan konsep PDCA yang dianut dalam ISO 9001:2015. 46 Agustus 2017
  • 47. ISO 9001:2015 Proses Bisnis, Prosedur, dan Dokumentasi Saat ini beberapa organisasi mulai beralih menggunakan proses bisnis dibandingkan tetap mempertahankan konsep prosedur dalam manajemen aktivitas. Terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara proses bisnis dan prosedur. Orientasi proses bisnis adalah bagaimana mengantarkan sebuah business value agar bisa dinikmati oleh pihak-pihak terkait terutama pelanggan baik langsung maupun tak langsung. Aktivitas pada proses bisnis bersifat cross functional yang menekankan kolaborasi agar dapat menjalanan proses dengan baik secara efisien. Sedangkan prosedur merupakan penjabaran secara lebih detail dari proses bisnis maupun kebijakan organisasi serta bersifat lebih spesifik untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan tertentu. Dalam sebuah proses bisnis, boleh mempunyai lebih dari satu prosedur, tergantung seberapa kompleks aktivitas yang akan dikerjakan. Begitu pula, proses bisnis tidaklah sama dengan instruksi kerja (work instruction) yang sudah berisikan panduan teknis langkah-langkah detail bagaimana menyelesaikan sebuah pekerjaan. ISO 9001:2015 cukup fleksibel dalam mengatur hal-hal terkait dengan pendokumentasian sistem beserta rekaman atau catatan. Tidak ada aturan yang baku tentang bagaimana mendokumentasikan proses ataupun aktivitas maupun rekaman data. Hal ini tentu saja akan memudahkan organisasi untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan kebutuhan. Standar dan aturan pendokumentasian diserahkan ke masing-masing organisasi. Fleksibilitas ini sangat membantu organisasi untuk mengembangkan sebuah sistem pendokumentasian yang efektif dan efisien sesuai karakteristik organisasi tersebut. ISO 9001:2015 hanya menyebut istilah Documented Information (Informasi terdokumentasi) tanpa menjelaskan lebih detail terkait dengan standarisasi dan spesifikasi model dokumentasi apa yang bisa digunakan. Documented Information ini berisikan dokumen-dokumen beserta catatan atau informasi apapun yang relevan. Documented information digunakan untuk keperluan komunikasi, menjadi bukti dari apa yang telah dikerjakan, serta sarana saling berbagi informasi maupun pengetahuan. Penjelasan lebih lengkap terkait fungsi documented information sebagai berikut:  Komunikasi informasi. Digunakan sebagai sarana bertukar informasi dan komunikasi. Jenis dan cakupan documented information tergantung kepada karakteristik produk dan proses di organisasi, tingkat formalitas sistem komunikasi, kemampuan berkomunikasi, serta budaya organisasi.  Bukti kesesuaian. Sebuah mekanisme untuk menyediakan bukti terhadap apa-apa yang telah dikerjakan terkait dengan perencanaan yang sudah ditetapkan.  Berbagi pengetahuan. Menyediakan sarana untuk memberikan informasi dan pengetahuan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan. A - Hirarki Level Manajemen Aktivitas 47 Agustus 2017
  • 48. ISO 9001:2015 Risk-based Thinking Salah satu perubahan yang cukup signifikan dari ISO 9001:2015 ini adalah adanya penetapan sebuah pendekatan sistematis untuk mempertimbangkan resiko daripada memberlakukan “pencegahan” sebagai komponen terpisah dari sistem manajemen mutu. Resiko ini melekat pada semua aspek sistem manajemen mutu. Terdapat suatu resiko pada sebuah sistem, proses, dan fungsi. Pendekatan berbasis Risk-based Thinking ini memastikan bahwa resiko dapat diidentifikasikan, dipertimbangkan, dan dikendalikan sepanjang fase desain dan penggunaan sistem manajemen mutu. ISO 9001 versi sebelumnya, sebuah klausul tentang tindakan pencegahan dipisahkan dari sistem. Dengan menggunakan pemikiran berbasis risiko maka pertimbangan risiko menjadi bersifat integral dan menyeluruh. Hal ini akan menyebabkan tindakan proaktif daripada reaktif dalam mencegah atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan melalui identifikasi dan tindakan awal. Secara tidak sadar, sebenarnya kita sudah menerapkan pemikiran berbasis resiko. Hal yang sederhana bisa dijadikan contoh adalah saat menyeberang jalan. Kita tidak akan serta merta menyeberang jalan jika tidak bisa memastikan bahwa keadaan jalan aman untuk menyeberang. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, pemikiran berbasis resiko ini melekat ke semua sistem manajemen, melakukan tindakan pencegahan selama perencanaan, operasional, analisis, dan evaluasi aktivitas. Pemikiran berbasis resiko melekat dan menjadi bagian dari pendekatan proses. Tidak semua proses dalam sistem manajemen mutu mempunyai tingkatan resiko yang sama, tergantung kepada tujuannya. Diperlukan kehati-hatian dalam membuat perencanaan dan pengendalian resiko ini. Secara umum, resiko bermakna sebagai suatu kondisi yang menimbulkan potensi kerugian. Dalam ISO 9001:2015 antara resiko dan peluang saling terkait. Peluang tidak mesti menggambarkan sesuatu yang positif, namun lebih mendeskripsikan sebagai suatu kondisi yang jika berhasil dikerjakan akan mendatangkan keuntungan. Tingkat sebuah peluang berbanding lurus dengan resiko yang bisa jadi didapatkannya. Makin tinggi sebuah peluang, maka makin tinggi pula resiko yang menyertainya. Pemikiran berbasis resiko ini mempunyai dampak positif bagi organisasi untuk selalu meningkatkan kualitas proses yang dijalankan. Secara tidak langsung, juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan atas kualitas produk yang terjaga. Bagaimana cara memulai untuk mengidentifikasikan resiko? Analisis tentang bagaimana sebuah proses terbentuk, identifikasikan sebanyak mungkin faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya proses bahkan dalam level membahayakan sekalipun. Selanjutnya kategorikan potensi gangguan tersebut berdasarkan tingkatan resiko. Setelah melakukan klasifikasi terhadap potensi gangguan atau hambatan, langkah selanjutnya adalah menilai probabilitas gangguan itu muncul serta seberapa sering hal itu terjadi. Terdapat banyak metode yang bisa digunakan untuk menganalisis resiko lebih dalam sesuai dengan kebutuhan organisasi. Idealnya, pemikiran berbasis resiko ini melibatkan faktor people, process, dan tools yang terlibat dalam proses. 48 Agustus 2017
  • 49. ISO 9001:2015 Setelah identifikasi dan pengelompokkan potensi resiko yang mungkin akan muncul selama proses berlangsung selesai, maka tahapan berikutnya adalah membuat opsi pencegahan ataupun penanganan resiko. Setiap resiko akan menimbulkan dampak kerugian walaupun sekecil apapun. Tindakan pencegahan dan penanganannya pun juga mempunyai tingkatan yang berbeda. Hal ini juga dipengaruhi oleh kebijakan organisasi dalam keputusan pengambilan tindakan. Pilihan penanganan atas resiko antara lain:  Anda dapat menerima resiko tersebut dengan segala konsekuensi yang mengikutinya.  Anda dapat mencari cara agar dapat mengurangi resiko.  Anda dapat mencari cara menghadapi resiko tersebut.  Anda dapat mengalihkan resiko kepada pihak lain.  Anda akan memilih menghindari resiko dengan pertimbangan bahwa resiko tersebut akan membawa dampak kerugian yang tinggi dengan cara menghentikan proses yang sedang berlangsung. Konsep pemikiran berbasis resiko ini mengandung makna bahwa tidak ada yang bisa menjamin sebuah proses sudah pasti dapat diselesaikan 100% dengan baik. Ketidakpastian ini menjadi sebuah pertimbangan yang perlu dipikirkan dan digunakan sebagai bahan perbaikan di masa mendatang. Berdasarkan jangkauan operasionalnya, resiko dikelompokkan menjadi tiga level, yaitu:  Enterprise, resiko berhubungan dengan operasional bisnis, eksekusi strategi, isu sistemik, isu material, dan lain sebagainya yang dapat menyebabkan gangguan hingga ke tingkat organisasi secara keseluruhan.  Program/Project, resiko terkait dengan perencanaan dan pengiriman produk baik barang atau jasa sehingga menggangu jalannya sebuah proyek yang mengacu kepada parameter time, cost, dan scope/quality.  Product/Transactional, resiko yang berhubungan dengan perencanaan produk atau jasa dalam memenuhi kriteria stabilitas, kapasitas, dan kualitas. Resiko tidak dapat dihindari, namun bisa dikelola. Setiap level mewakili tingkatan yang berbeda. Resiko pada tataran operasional pembuatan produk atau jasa memiliki resiko terkecil. Resiko dengan dampak terbesar berada di level Enterprise. Pengelolaan resiko pada level atas ini perlu dilakukan secara terencana, detail, dan hati-hati. Diperlukan expert untuk penanganan analisis resiko pada tataran enterprise. B - Level Resiko berdasarkan Cakupan Operasionalnya 49 Agustus 2017
  • 50. ISO 9001:2015 Implementasi ISO 9001:2015 paperless dengan pendekatan proses dan pemikiran berbasis resiko Implementasi ISO 9001:2015 secara paperless mungkin menjadi sebuah impian bagi banyak organisasi yang telah mendapatkan awareness atau mungkin yang sudah memperoleh sertifikat. Terminologi atau istilah ISO paperless ini mengacu kepada penyediaan sebuah sistem yang dapat mengelola dokumen secara terkomputerisasi. Saat ini masih banyak organisasi yang direpotkan dengan urusan pengelolaan sistem dokumentasi untuk keperluan penerapan ISO 9001. Beberapa dekade belakangan ini, mayoritas organisasi masih menggunakan kertas dalam menggunakan dokumen maupun catatan. Dibutuhkan biaya, waktu, dan usaha yang tidak sedikit guna menjalankan sistem dokumentasi. Belum lagi jika dilakukan proses audit baik internal maupun eksternal, penelusuran dokumen dan catatan akan semakin membuat pusing masing-masing pihak yang berkepentingan. ISO paperless akan sangat membantu untuk menjalankan sistem dokumentasi. Cukup banyak benefit yang bisa diperoleh dengan sistem paperless ini, diantaranya:  Mengurangi waktu; dengan menggunakan sistem paperless, pihak yang terlibat dapat dengan segera menggunakan dokumen atau membuat catatan.  Kemudahan dalam penelusuran dokumen.  Meningkatkan keakuratan informasi yang tersaji.  Meningkatkan aspek keamanan informasi. Peranan aplikasi komputer untuk menunjang implementasi ISO 9001:2015 secara paperless ini sangat penting. Tidak ada aplikasi komputer, berarti tidak mungkin ada sistem yang mendukung paperless. Tidak semua aplikasi ISO paperless dapat menunjang kinerja maksimal. Paperless bukan sekedar berbicara tentang komputerisasi dokumen maupun catatan saja, namun lebih dari itu. Sistem yang mendukung implementasi ISO paperless idealnya memenuhi semua prinsip dan klausul yang terkait dengan pendokumentasian. Pendokumentasian informasi secara paperless setidaknya memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut:  Dapat dikelola secara mandiri oleh organisasi yang menggunakan agar kelangsungannya tetap terjaga.  Dapat dijadikan sarana komunikasi antar pihak yang berkepentingan hingga sampai pada level terendah.  Dapat menyimpan semua data baik dokumen maupun catatan hingga waktu yang lama untuk digunakan sebagai bahan bukti. Paperless juga menyentuh aspek bagaimana proses diotomasi. Otomasi proses bisa menggunakan pendekatan Business Process Management (BPM). Otomasi proses adalah sebuah cara bagaimana menjalankan aktivitas dalam sebuah proses dengan menggunakan pendekatan teknologi informasi dalam hal ini adalah aplikasi. Sistem paperless yang baik harus mengacu kepada penangan dokumen, proses, dan catatan. Dengan demikian sistem akan terintegrasi secara utuh. Otomasi proses mensyaratkan adanya teknologi yang bisa mengeksekusi sebuah workflow agar dapat dijalankan. Mengapa mesti workflow? Apakah implementasi otomasi proses selain workflow tidak bisa? Dengan menggunakan teknologi workflow atau BPM, maka proses implementasinya jauh lebih cepat dan mudah jika dibandingkan dengan menggunakan pemrogaman. Apalagi jika terjadi perubahan dokumen atau proses secara cepat dan tiba- tiba, maka penggunaan teknologi BPM sangat membantu sekali. Hanya dengan menggambarkan proses dalam bentuk diagram, maka bisa segera langsung dieksekusi. ISO 9001:2015 sangat mendukung otomasi proses bisnis ini, mengingat pendekatan proses menjadi salah satu hal yang penting dan diperhatikan. Teknologi BPM saat ini telah mengalami banyak kemajuan dan menyediakan berbagai kemampuan yang dibutuhkan dalam rangka mendukung sistem paperless yang sesuai dengan standar yang diberlakukan pada ISO 9001:2015. Fitur standar yang mesti dimiliki untuk mendukung paperless dengan pendekatan proses antara lain:  Membuat struktur organisasi.  Pemetaan proses dan prosedur mulai dari level atas hingga terbawah.  Menyediakan dokumentasi instruksi kerja.  Memuat spesifikasi yang digunakan dalam dokumen.  Menyediakan fitur untuk terjadinya komunikasi pihak-pihak di organisasi.  Menggambarkan proses dengan menggunakan pendekatan visualisasi diagram.  Mampu mengeksekusi proses dalam bentuk diagram.  Memantau jalannya eksekusi proses secara real time.  Dapat menyajikan informasi terkait dengan jalannya proses yang akan digunakan sebagai bahan pengukuran.  Membuat form dan menampung record yang dibutuhkan.  Bisa menelusuri proses baik yang sedang berjalan atau suda selesai, baik siapa yang terlibat, kapan, dan aktivitas apa saja yang dikerjakan.  Menyediakan mekanisme penelusuran histori dari perubahan dokumen mulai dari awal hingga akhir. 50 Agustus 2017
  • 51. ISO 9001:2015  Terdapat fasilitas yang membantu untuk melakukan audit proses secara mandiri.  Mempunyai sistem pengukuran kinerja aktivitas berdasarkan data faktual yang ada.  Menyediakan mekanisme bagaimana melakukan identifikasi resiko atas proses maupun elemen lain yang terdapat pada sistem manajemen mutu.  Mempunyai fasilitas pencegahan dan penanganan resiko sesuai dengan kebutuhan organisasi.  Fitur dan kemampuan lain yang memenuhi klausul dan prinsip ISO 9001:2015. ISO9001:2015 dan UMKM Secara umum perubahan ISO 9001:2015 ini membantu memudahkan organisasi dalam mengadopsi berbagai perubahan yang terjadi akibat perkembangan zaman. ISO 9001:2015 makin fleksibel dan dapat bersinergi dengan berbagai sistem manajemen lainnya. Hal ini tentu saja organisasi dapat merasakan benefit yang nyata. Jargon bahwa ISO 9001 hanyalah digunakan sebagai formalitas untuk keperluan pemasaran saja tanpa makna pada akhirya akan terkikis. Industri pada level UMKM pun sudah seharusnya mengadopsi bagaimana ISO 9001:2015 ini diimplementasikan. Kebijakan untuk memastikan bahwa kualitas mutu sebuah barang atau jasa akan tetap terjaga. Pelaku UMKM idealnya peduli tentang produk yang dihasilkan agar dapat memuaskan pelanggan. Prinsip ISO 9001:2015 salah satunya adalah tentang kepuasan pelanggan. Ada tahapan-tahapan yang perlu dilalui sebelum proses sertifikasi ISO 9001:2015 diperoleh. Setidaknya UMKM mengikuti awerness ISO 9001:2015 sehingga akan mengetahui dan memahami apakah ISO 9001:2015 itu. Bagaimana melakukan implementasinya? Bagaimana proses mendapatkan sertifikasi jika memang sudah waktunya diperlukan? Tidak ada salahnya pelaku UMKM mempelajari tentang sistem manajemen mutu. Permasalahan terbesar UMKM saat mengalami pertumbuhan bisnis adalah tentang konsistensi kualitas produk. Begitu omzet penjualan meningkat, biasanya yang terjadi adalah penurunan kualitas. Untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga, maka perlu mempelajari sistem manajemen mutu. Sudah siapkah perusahaan atau organisasi Anda menyambut dan melaksanakan ISO 9001:2015 ini? (DE) 51 Agustus 2017
  • 52. Sudah Awareness ISO Bahkan Telah Bersertifikat, Namun kok masih Tidak Sinkron? Tak Sinkron 52 Agustus 2017
  • 53. Tak Sinkron K esimpulan sederhana tersebut bukan hanya dari saya saja, namun cukup banyak juga yang membenarkan fenomena tersebut, bahkan termasuk organisasi yang mengalaminya. Banyak organisasi profit maupun non-profit yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO, terutama ISO 9001 namun faktanya tidak mematuhi apa yang sudah disyaratkan dalam ISO tersebut. Sertfiikasi ISO digunakan hanya untuk keperluan pemasaran saja, ingin menunjukkan kepada pelanggan kalau perusahaan telah memperoleh sertifikasi ISO. Dengan sertifikat tersebut, perusahaan merasa bahwa kualitas produk atau jasa sudah terjamin. Dokumen ISO hanya disimpan di dalam almari perusahaan dan dibuka kembali saat audit eksternal dilakukan. Bukankah ISO dibuat untuk menjadi landasaran bagi organisasi agar mampu memastikan kualitas produk atau jasa tetap terjamin. Bukan menjadi sebuah formalitas belaka, namun memang benar- benar digunakan sebagai guidance. Kumpulan SOP yang telah dibuat tidak dijalankan sebagaimana mestinya bahkan tidak dipatuhi sama sekali. Aneh, namun itulah fakta yang terjadi di lapangan. Konsultan ISO bahkan hingga badan yang mengeluarkan sertifikasi ISO pun mengetahui fenomena ini. Menjadi sebuah ironi tak kala kepuasan pelanggan menjadi prioritas perusahaan, namun tidak memperhatikan bagaimana kualitas produk atau jasa dikirimkan. Bukankah untuk menghasilkan produk yang terjaga kualitasnya mesti mematuhi kaidah dan aturan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Jka aturan tersebut tidak dijalankan dengan baik namun berharap menghasilkan sebuah produk yang berkualitas, ini seperti sebuah permainan sulapan saja. Ada sesuatu yang luput atau lepas dari terjadinya masalah ini. Ada pertanyaan mendasar terkait hal ini, apa penyebab fenomena tersebut? Mengapa prosedur yang dibuat sendiri tidak dijalankan dan dilanggar sendiri? Apa karena terpaksa atau ada faktor lain? Hampir sebagian besar organisasi yang tidak patuh terhadap aturan main yang telah ditetapkan mengeluhkan hal yang sama yaitu bagaimana ribetnya implementasi pelaksanaan ISO ditingkatan teknis pelaksanaan SOP. Apalagi jika pelaksanaannya masih berbasis paper. Cukup banyak prosedur yang harus diikuti, dokumen yang diisi dan diantarkan ke pihak -pihak yang terkait. Sulitnya berkolaborasi antar pihak untuk menjalankan prosedur, ketidaktahuan bagaimana memantau pelaksanaan eksekusi prosedur, dan beragam fakta lapangan lainnya. 53 Agustus 2017
  • 54. Tak Sinkron Tidak ada jaminan kalau perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi pasti telah menjalankan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen ISO. Yang sering juga masih tidak adanya kesesuaian antara dokumen ISO dengan sistem komputer. Apalagi jika perusahaan sekedar membeli aplikasi yang sudah jadi tanpa adanya proses penilaian kesesuaian antara modul yang ditawarkan aplikasi dengan dokumen ISO. Aplikasi sekelas ERP (Enterprise Resource Planning) pun tidak mesti bisa bersinergi dengan dokumen ISO. Akhirnya yang terjadi seolah-olah ada dua aktivitas besar dalam perusahaan yang telah bersertifikasi ISO. Aktivitas pertama adalah yang berkenaan dengan operasional perusahaan sehari-hari, sedangkan aktivitas kedua dilakukan untuk memenuhi tuntutan ISO. Jelas hal ini akan menyebabkan inefisiensi atau pemborosan waktu, tenaga, dan biaya. Apalagi jika kedua aktivitas tersebut saling tidak bersinergi. Idealnya, perusahaan yang ingin menerapkan sistem ISO yang efektif dan efisien memang sudah sepatutnya menggunakan pendekatan paperless. Hal ini berarti bahwa untuk menjalankan prosedur dapat memanfaatkan sistem yang terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi haruslah dibangun dengan menggunakan dokumen ISO sebagai acuan dasar, tidak boleh mengembangkan sistem tersendiri diluar ketetapan yang sudah dibuat. Kondisi ideal tersebut relatif cukup sulit untuk dipenuhi, terutama oleh tim pengembang aplikasi baik dari internal perusahaan maupun dari pihak vendor aplikasi. Pengembangan sistem ISO yang terkomputerisasi mutlak menggunakan pendekatan full custom. Setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik, bahkan tidak ada perusahaan yang identik sistem operasionalnya walaupun berada di sektor industri yang sama. Tidak banyak perusahaan yang dapat mengimplementasikan 100% sistem ISO yang terkomputerisasi. Banyak tantangan yang dihadapi, mulai dari perencanaan, implementasi, eksekusi, hingga sosialisasi ke pihak stake-holder. Ada contoh yang cukup mengawatirkan, yaitu sebuah perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9001 mempunyai dokumen SOP beserta form yang mengatur tentang proses pembelian barang. Sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan, maka proses pembelian barang ini melibatkan dua partisipan, yaitu bagian Pembelian dan Keuangan. Output SOP ini nantinya adalah berupa Purchase Order yang akan dikirimkan ke pemasok. Fakta yang terjadi, perusahaan tersebut menggunakan aplikasi komputer yang sudah jadi untuk mengurusi proses pembelian. Modul pembelian barang yang terdapat di aplikasi tersebut bersifat general alias umum serta tidak menggambarkan sama sekali prosedur yang tertulis di dalam dokumen ISO perusahaan tersebut. Singkat cerita, pastilah apa yang dikerjakan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proses pembelian barang tidak sama dengan dokumentasi ISO. Begitu ada audit eksternal, perusahaan cukup kalang-kabut untuk melakukan ‘pengkodisian’ agar tidak menjadi temuan oleh tim auditor. Sebenarnya ‘pengkodisian’ ini pun juga tidaklah mudah dilakukan, apalagi terkait dengan catatan atau record. Belum lagi jika proses tersebut saling berkaitan dengan proses-proses yang lain. 54 Agustus 2017