1. Pengertian Arsip Elektronik 2. Macam-Macam Arsip Elektronik 3. Penciptaan Arsip Elektronik 4. Proses Transformasi dari Arsip Konvensional ke Arsip Elektronik 5. Manfaat Teknologi

1. RESUME PERKULIAHAN PERTEMUAN PERTAMA
PRAKTEK ARISP ELEKTRONIK
A. Pengertian Arsip Elektronik
Arsip dapat diartikan dengan menyimpan dan menggandakan suatu data agar jika
suatu waktu kita kehilangan data tersebut kita masih memiliki cadangan atau arsip yang
sudah kita gandakan. Dalam penyimpanan arsip sendiri terbagi menjadi dua macam yaitu
Penyimpanan Arsip secara Manual dan Elektronik. Karena pembahasan saat ini adalah
mengenai arsip elektronik maka pengertian dari arsip elektronik itu adalah menggandakan
dan menyimpan suatu data melalui alat-alat elektronik dengan cara data tersebut dapat di
scan, atau di dokumentasikan melalui video, foto dan audio.
Di zaman modern seperti saat ini teknologi sudah mulai berkembang dan semakin
canggih. Sekarang pengelolaan arsip di perusahaan-perusahaan tertentu sudah mulai
menggunakan system arsip elektronik karena apabila saat ini arsip masih disimpan secara
manual maka jika terjadi suatu bencana seperti kebakaran dan kebanjiran maka arsip
tersebut akan mudah punah jika tidak digandakan terlebih dahulu.
B. Macam-Macam Arsip Elektronik
Terdapat beberapa macam arsip elektronik, yaitu arsip elektronik yang terbentuk
dengan melalui proses scanning atau memindai dokumen yang menghasilkan data gambar
yang dapat disimpan di computer. Selain scanning, kita juga dapat mengaplikasikan
kegiatan arsip elektronik yang terbentuk dengan proses membuat video dan audio.
C. Penciptaan Arsip Elektronik
Pada dasarnya proses penciptaan arsip elektronik terbagi menjadi dua macam,
sedangkan kata proses sendiri dapat diartikan sebagai sebuah tahapan-tahapan untuk
melakukan sesuatu. Berikut proses penciptaan arsip elektronik:
1. Penciptaan Secara Elektronik atau Otomasi
Di zaman digital arsip seperti saat ini, arsip seharusnya dilakukan dengan online yaitu
dengan menggunakan teknologi yang sudah serba canggih. Penciptaan secara
elektronik atau otomasi yaitu menciptakan arsip dengan menggunakan alat yang
bersifat elektronik seperti Scanner, Camera untuk merekam Video dan mengambil Foto
serta Perekam Suara untuk mengambil audio atau suara
2. Penciptaan Arsip dengan Cara Transformasi Digital
Transformasi sendiri dapat diartikan dengan perubahan. Proses penciptaan arsip dengan
cara transformasi digital sering disebut dengan digitalisasi yaitu proses perubahan dari
arsip konvensional (arsip pada umumnya) ke arsip yang berbasi elektronik (digital).

2. D. Proses Transformasi dari Arsip Konvensional ke Arsip Elektronik
Proses perubahan arsip konvensional ke arsip elektronik memerlukan beberapa tahapan
yaitu:
1. Tahap Pemilihan dalam tahap ini perlu diperhatikan beberapa hal yaitu; Waktu,
Kegunaan, Informasi dan Penyelamatan.
2. Tahap Pemindaian pada dasarnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja
maka dalam proses pemindaian arsip ini harus dilakukan dengan cermat, teliti dan hati-
hati.
3. Tahap Penyesuaian setelah arsip dipindai biasanya nama file tidak mencerminkan isi
arsip maka perlu dilakukan penyesuaiann nama file dengan mengikuti jenis arsip.
4. Tahap Pendaftaran setelah arsip sudah di sesuaikan maka selanjutnya arsip di daftarkan
dengan memasukan arsip digital ke computer melalui aplikasi.
5. Tahap Pembuatan Berita Acara tahap ini adalah pembuatan berita acara proses
digitalisasi dari arsip konvensional ke arsip elektronik dan dalam berita acara ini
dicantumkan penanggung jawab pelaksnaan, jenis perangkat yang digunakan dan jenis
computer yang digunakan.
E. Manfaat Teknologi
Teknologi diciptakan dan digunakan untuk mengelola, mengakses, dan menyebarkan
sesuatu. Dan pada zaman modern ini tegnologi mempunyai manfaat yang luar biasa untuk
berbagai bidang baik bisnis, komunikasi, pendidikan dan kesehatan. Manfaat teknologi dan
Informasi yaitu:
1. Menambah ilmu pengetahuan
2. Mempermudah mengerjakan tugas sehari-hari
3. Lebih Praktis
Pada zaman saat ini smartphone atau gadget juga merupakan teknologi yang sudah
sangat maju dan berkembang pada saat ini. Maanfaat smartphone atau gadget pun sangat
nyata saya rasakan pada saat ini diantaranya:
1. Mempermudah berkomunikasi dengan teman baik melalui telepon atau sms
2. Mempermudah bersosialisasi dengan dunia luar menggunakan social media
3. Mempermudah mencari informasi terbaru
4. Mendengarkan dan mendownload musik-musik terbaru
5. Mengambil gambar atau selfie
6. Pengingat sholat (ini berlaku jika kita mendownload aplikasi pengingat sholat)
7. Mempermudah membaca Al-Qur’an (ini berlaku jika kita mendownload aplikasi Al-
Qur’an elektronik)