Dokumen tersebut membahas tentang pengertian arsip, jenis-jenis arsip elektronik, dan tahapan pembuatan arsip elektronik. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dokumen yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai kegunaan. Arsip elektronik dibagi menjadi dua, yaitu pembuatan secara elektronik dengan alat digital dan transformasi digital dari arsip konvensional. Tahapan pembu

1. A. Pengertian Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk gambar, dokumen atau bagan yang
memuat keterangan – keterangan mengenai peristiwa-peristiwa yang dibuat orang atau
instansi untuk membantu daya ingat seseorang, dimana kumpulan dokumen/data tersebut
harus disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu nilai kegunaan yang mana agar
setiap diperlukan/dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali.
B. Macam-macam Arsip Elektronik
Proses penciptaan arsip elektronik dibagi menjadi 2, yaitu:
1. Penciptaan secara elektronik (otomasi)
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik
dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, yang meliputi:
a. Scan
b. Audio
c. Website (komputerisasi)
d. Rekam video
2. Proses penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi,
dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip
elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip
konvensional dari kerusakan secara fisik.
C. Tahapan Arsip Elektronik
Tahapannya yaitu:
1. Tahap pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan.
a. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu
pengeloaan arsip.
b. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa
tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
c. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip.

2. d. Pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan
kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk
diselamatkan.
2. Tahap pemindaian
Tahap pemindaian ini dikatakan adalah proses scan dimana tujuannya itu untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Maka dari itu dilakukan
penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar,
nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4. Tahap pendaftran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka dilakukan
pendaftaran. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut
arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut
diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan
menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah
asli dan autentik tercapai.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
D. Mengapa Arsip Harus Digitalisasi
Arsip harus digitalisasikan agar:
1. Penghematan ruang kerasipan
2. Penghematan kertas beserta tinta print
3. Efesiensi waktu akses
4. Pengematan SDM

3. 5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data atau untuk melindungi arsip dari
kerusakan karena bencana alam
E. Manfaat Teknologi
Arti teknologi informasi itu sendiri adalah seperangkat alat yang membantu pekerjaan
dengan info dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan proses informasi (
Haag & Keen)
Manfaat teknologi informasi:
1. Untuk kehidupan sehari-hari:
a. Menambah ilmu pengetahuan
b. Mempermudah mengerjakan tugas sehari-hari
c. Lebih praktis
d. Menambah jaringan teman
e. Mendapatkan info secara mudah
2. Untuk bisnis & perusahaan :
a. Memperluas pangsa pasar
b. Meningkatkan efesiensi operasional & waktu
c. Mengurangi biaya produksi & operasional
d. Memberikan keunggulan kompetitif
e. Memberikan peluasng bisnis baru