Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Arsip elektronik merupakan metode penyimpanan arsip secara digital mulai dari proses persiapan, penyimpanan, hingga penemuan kembali arsip. 2. Dokumen yang dapat diarsipkan secara elektronik berupa hasil scan dokumen asli atau alih media seperti pada harddisk atau CD. 3. Proses penciptaan arsip elektronik terdiri dari penciptaan secara otomatis

1. Resume Perkuliahan Pertemuan I “Arsip Elektronik”
Pengelolaan arsip di era globalisasi ini sudah mulai berkembang pesat yang memang
sebenarnya kita mengetahui model penyimpanan arsip secara manual, kini sudah banyak
perusahaan, lembaga pemerintahan, pendidikan dan lembaga masyarakat yang sudah mulai
mengaplikasikan proses penyimpanan arsip secara elektronik atau digital. Pengertian arsip
elektronik adalah metode penyimpanan arsip yang berbasis teknologi komputer. Dimana semua
kegiatan pengarsipan dilakukan secara digital mulai dari proses persiapan, penyimpanan, sampai
bagaimana cara penemuan kembali arsip yang sudah kita simpan dan tentunya proses
pengarsipan secara elektronik ini sangat efektif dan efisien guna membantu kegiatan pekerjaan
terutama pekerjaan dalam hal administrasi.
Dokumen yang dapat diarsipkan pada sitem elektronik ini dapat berupa hasil scan dari
dokumen asli yang sebelumnya sudah dicatat terlebih dahulu lalu dapat disimpan pada aplikasi
tertentu yang memang sifatnya internal seperti penyimpanan di dalam blog perusahaan ataupun
lembaga itu sendiri yang hanya orang tertentu saja yang dapat mengakses langsung dokumennya
ataupun dapat kerja sama untuk menyimpan arsip di lembaga penyimpanan arsip nasional seperti
ANRI. Selain itu, hasil alih media arsip elektronik ini dapat berupa penyimpanan pada Harddisk,
CD, DVD dan lain-lain.
Dalam proses penciptaan arsip elektronik terdiri dari 2 cara yang terdiri dari :
1. Penciptaan arsip secara elektronik/otomasi (otomatis), dimana proses penciptaan arsip dapat
dilakukan dengan cara mengscan, video, audio dan komputerisasi.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital, dimana dalam proses penciptaan arsip
perlu adanya perubahan dari arsip yang bersifat konvensional sampai ke digital.
Tahapan dalam penciptaan arsip dari arsip konvensional menjadi arsip digital, terdiri dari :
1. Tahap Pemilihan Informasi
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain dapat dilihat dari
waktu, informasi, seberapa tingkat kepentingan dan penyelamatan.
2. Tahap Pemindaian
Pada tahap pemindaian arsip sebaiknya hanya dilakukan satu kali saja yaitu dengan cara
melakukan kegiatan “scan” pada fisik arsip tujuannya untuk mendapatkan master arsip
elektronik.
3. Tahapan Penyesuaian
Pada tahap penyesuaian ini adalah kita melakukan proses pergantian nama file para arsip
yang sudah di scan, karena sesungguhnya nama file tersebut berupa nama default. Untuk itu,
perlu adanya penyesuaian nama file dengan mengikuti nama arsip dan katagori jenis arsip
masuk dalam kelompok apa.
4. Tahap Pendaftaran
Memasukan arsip digital ke komputerisasi, salah satu ciri arsip yang baik dilihat dari
keautentikannya. Dalam tahap ini tak lupa untuk melakukan pendaftaran seperti mencatat
klasifikasi sumber surat, nomor surat, jenis surat asli atau fotocopy, berikan gambar sampul
pada file, berikan lampiran jika surat tersebut memang ada, setelah itu tak lupa untuk
memberikan judul pada surat yang sudah kita masukan ke komputerisasi lalu simpan. Setelah
melakukan proses penyimpanan arsip pada komputer alangkah baiknya kita coba untuk
mengecek kembali apakah arsip tersebut benar-benar ada dan tersimpan atau tidak.
5. Tahap Pembuatan Berita Acara
Setelah arsip konvensional selesai melakukan proses digitalisasi ke dalam arsip elektronik.
Kita sebaiknya melakukan pencatatan berita acara pada arsip konvensional sebagai bentuk
catatan bahwa arsip tersebut sudah dilakukan proses digitalisasi. Pencatatan tersebut seperti
dibuat kartu seperti kartu kendali yang menceritakan informasi penting pada arsip
konvensional. Setelah selesai maka arsip tersebut kita arsip dengan dimasukkan ke dalam
ordner, lemari arsip (filling cabinet) atau ke box arsip.
Alasan Arsip Harus Digitaliasikan
1. Penghematan ruang kearsipan
2. Penghematan kertas serta tinta print
3. Efesiensi waktu akses
4. Penghematan SDM
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data atau untuk melindungi arsip dari kerusakan
karena bencana alam

2. Manfaat Teknologi
Arti dari teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu pekerjaan dengan info dan
melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengna proses informasi (Haag & Keen)
Manfaat Teknologi dan Informasi dalam kehidupan sehari-hari, yaitu :
1. Menambah ilmu pengetahuan
2. Mempermudah mengerjakan tugas sehari-hari
3. Lebih praktis
4. Menambah jaringan teman
5. Mendapatkan informasi secara mudah dan gampang
Manfaat Teknologi dan Informasi dalam Bisnis & Perusahaan, yaitu :
1. Memperluas pangsa pasar
2. Meningkatkan efesiensi operasional & waktu
3. Mengurangi biaya produksi & operasional
4. Memberikan keunggulan kompetitif
5. Memberikan peluang bisnis baru