SIM, Puji Astuti, Hapzi Ali, Artikel Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Universitas Mercubuana, 2016. Pdf
1. MAKALAH ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA
Penyusun : Puji Astuti
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, Pre-Msc, MM,CMA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCUBUANA
2016/2017
2. KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga saya dapat
menyusun artikel ini hingga selesai . Tidak lupa saya juga ingin mengucapkan banyak
terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan bantuan baik
materi maupun pikirannya, dan juga tidak lupa saya ucapkan terimakasih kepada Dosen
Pengampu yang memberikan Saya tugas untuk membuat artikel ini Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali,
Pre-Msc, MM,CMA. Dan harapan saya semoga artikel ini dapat menambah pengetahuan,
pengalaman, serta berguna bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk
maupun menambah isi artikel ini agar menjadi lebih baik lagi. Karena Artikel ini tidak akan
sempurna tanpa adanya kritik dan saran dari para pembaca. Karena keterbatasan pengetahuan
maupun pengalaman saya , saya yakin masih banyak kekurangan dalam artikel ini. Demikian
Artikel ini saya buat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
Semoga bermanfaat untuk kalian yang membaca artikel ini, terimakasih atas apresiasi kalian
yang telah membacanya.
3. DAFTAR ISI
Kata Pengantar ......................................................................................................... i
Daftar Isi..................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2 Ruang Lingkup......................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan .................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................... 3
2.1 Profil Perusahaan...................................................................... 3
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ......................................................... 4
BAB III PROSES MANAJEMEN PT. Prakarsa Enviro Indonesia ........................ 5
3.1 Komitmen Manajemen ............................................................ 5
3.2 Fokus kepada pelanggan .......................................................... 6
3.3 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu .......................................... 6
3.4 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ..................................... 7
3.5 Tanggung Jawab , Wewenang dan Komunikasi ....................... 7
3.6 Komunikasi Internal ................................................................ 8
3.7 Audit Mutu Internal ................................................................. 9
3.8 Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ....................................... 10
3.9 Tinjauan Manajemen ................................................................ 10
3.10 Kepuasan Pelanggan ................................................................ 11
3.11 Penyempurnaan Berkelanjutan ................................................. 12
BAB IV PENUTUP.............................................................................................. 13
5. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang lingkungan hidup utamanya dalam teknologi pengolahan air dan air limbah.
Oleh karena itu, sumber daya manusianya harus ditunjang salah satunya dengan memberikan
gaji/upah tepat pada waktunya untuk memelihara suatu angkatan kerja yang penting bagi
produktivitas perusahaan.
PT. Prakarsa Enviro Indonesia yang mencerminkan kemampuan PT. Prakarsa Enviro
Indonesia dalam menetapkan jaminan mutu atas produk yang dihasilkan, berdasarkan
Standard Internasional yang diterima secara luas. Sebagai bagian dari sistem bisnis PT.
Prakarsa Enviro Indonesia, Pedoman mutu ini merupakan pelengkap bagi persyaratan teknik
produksi yang telah ditetapkan.
Sesuai dengan kegiatan usaha PT. Prakarsa Enviro Indonesia, standar yang diadopsi
ialah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, sebagai model jaminan mutu untuk produk
teknologi pengolahan air dan air limbah.
1
6. 1.2 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup sistem manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia meliputi proses penangan
order, design, perancangan, realisasi produk, proses produksi pengiriman hingga pelaksanaan
service ke pelanggan.
Alat yang digunakan untuk produksi dapat berupa alat-alat bantu proyek milik PT.Prakarsa
Enviro Indonesia.
1.3 MAKSUD DAN TUJUAN
1. Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian
Akhir Semester (UAS) Semester 3 jurusan Manajemen Informatika
2. Untuk mengetahui sistem manajemen di PT. Prakarsa Enviro Indonesia
3. Menambah pengetahuan tentang sistem komputerisasi yang diterapkan di perusahaan
2
7. BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PROFIL PERUSAHAAN
PT. PRAKARASA ENVIRO INDONESIA didirikan pada tanggal 21 Juni 2012
oleh Bapak Ir. Texin Sirait, MM dan kawan kawan yang telah berpengalaman luas di
bidang lingkungan hidup, utamanya dalam teknologi pengolahan air dan limbah air
(water and waste water treatment) dengan semangat untuk meningkatkan kualitas hidup
manusia dengan cara turut serta membangun lingkungan yang bersih (clean enviroment)
dan sanitasi (kesehatan lingkungan) yang baik.
Untuk menciptakan dan membangun lingkungan yang bersih, diperlukan usaha
nyata, motivasi yang kuat, sikap pedulin dan proaktif (caring and proactive) serta
interaksi yang seimbang antara sistem dan lingkungan. Oleh karena itu, Grup Prakindo
menjadikan sikap peduli dan proaktif sebagai budaya bisnisnya. Budaya ini mewujudkan
dalam corporate value dan filosofi perusahaan, yakni MEMBANGUN KEMITRAAN
YANG SINERGIS DENGAN SELURUH STAKEHODER.
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menawarkan solusi terpadu dari sistem rancang
bangun yang teridiri atas produk-produk teknologi pengolahan air (WTP), air limbah
domestic (STP), air limbah industri (WWTP) dan sanitasi bermerk ENVIRO, yang sesuai
dengna keadaan nyata dari kondisi atau air limbah yang akan diolah, serta keadaan akhir
yang diinginkan
3
8. 2.2 Visi dan Misi PT. Prakarsa Enviro Indonesia
Visi
Menjadi perusahaan yang mampu bersaing dan aktif membangun lingkungan bersih
untuk meningkatkan kualitas hidup manusia dan ekologi.
Misi
1. Menjalankan bisnis untuk melindungi dan memperbaiki lingkungan, utamanya dalam
bidang teknologi pengolahan air dan limbah serta sanitasi.
2. Memberikan solusi yang profesional, bermanfaat dan beretika dalam mengatasi
tantangan dalam menciptakan dan membangun lingkungan bersih.
4
9. BAB III
Proses Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia
A. Komitmen Manajemen
Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia memiliki komitmen untuk
menerapkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2008, dengan
langkah kongret sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan mensosialisasikan kepada karyawan PT. Prakarsa Enviro
Indonesia arti pentingnya memenuhi permintaan costumer dalam setiap
kesempatan, serta menjadikan hal tersebut sebagai kebijakan mutu perusahaan
2. Menetapkan kebijakan mutu
3. Menetapkan sasaran mutu
4. Menyediakan sumber daya yang memadai untuk pelaksanaan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008
5. Menunjukan wakil manajemen, yang selanjutnya disebut sebagai
Management Representative, untuk bertanggung jawab dalam menerapkan,
memilahara dan meningkatkan sistem manajemn mutu, dengan dukungan
semua lapisan karyawan.
6. Melakukan Internal Quality Audit secara berkala
7. Mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (MRM) untuk membahas pelaksana
dan keefektifan sistem mutu.
8. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu dilaksanakan secara efektif dan
efesien.
5
10. B. Fokus Kepada Pelanggan
PT. Prakarsa Enviro Indonesia akan memastikan bahwa persyaratan/ keinginan
pelanggan telah dimengerti sebelum kegiatan proses produksi dimulai. Sehingga PT.
Prakarsa Enviro Indonesia dapat membuat produk sesuai keinginan pelanggan .
Persyaratan/ keinginan pelanggan yang harus diperhatikan :
1. Tuntutan /kebutuhan pelanggan terhadap kualitas produk yang akan dibuat.
2. Jumlah pesanan yang dibutuhkan .
3. Waktu dan sistem delivery serta pembayaran.
4. Kebutuhan lainnya.
C. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Direktur PT. Prakarsa Enviro Indonesia telah menentukan kebijakan mutu PT.
Prakarsa Enviro Indonsia sebagai dasar sistem mutu perusahaan. Kebijakan Mutu
merupakan garis besar untuk mengarahkan perusahaan dalam mencapai tujuan.
Kebijakan Mutu ini harus dimengerti oleh seluruh lapisan karyawan, oleh karena itu
diperlukan sosialisai sebagai berikut:
1. Menempatkan kebijkan mutu dan sasaran Mutu dan Sasaran Mutu di tempat-
tempat strategis sehingga mudah dibaca oleh seluruh karyawan.
2. Kebijakan Mutu dan sasaran mutu dijabarkan dan diumumkan kepada seluruh
karyawan melalui papan pengumuman dan briefing pagi untuk di mengerti dan
dilaksanakan.
3. Memonitor implementasi dan efektifitas pencapaian sasaran mutu secara reguler.
4. Melakukan tinjauan manajemen minimal sekali dalam 6 bulan, untuk meninjau
kefektifan dan keefesienan penerapan sistem manajemen mutu.
5. Mereview, mengevaluasi dan merevisi kebijakan mutu dan sasaran mutu (jika
diperlukan), dalam manajemen review.
6
11. Berdasarkan kebijakan mutu, PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menetapkan
sasaran mutu. Sasaran Mutu akan diterjemahkan oleh masing-masing departement
menjadi langkah-langkah kongret sasaran departemen, sesuai dengan Activity Plan.
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA membuat strategi pencapaian Sasaran Mutu
dengan menjabarkan ke dalam “Rencana Kerja Tahunan” masing-masing departemen.
Rencana kerja ini diterjemahkan dalam bentuk aktifitas yang dapat direalisasikan oleh
masing-masing seksi dan dipantau pencapaiannya secara berkala.
E. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
E.1 Tanggung Jawab Dan Wewenang
Direktur PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA telah menetapkan strruktur organisasi
perusahaan yang hubungan antar fungsi dan wilayah tanggung jawab dari karyawan
dalam berorganisasi. Penetapan tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing
fungsi dalam berorganisasi dijelaskan secara spesifik dalam dokumen “Job Description”.
E.2 Management Representative
Management Reseprentative ditunjuk oleh direktur PT. PRAKARSA ENVIRO
INDONESIA sebagai penanggung jawab utama dalam menjalankan, memelihara, dan
meningkatkan sistem mutu didalam perusahaan.
Tugas utama dan wewenang Management Representative adalah :
1. Menjamin proses yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem manajemen mutu telah
ditetapkan, dijalankan, dan dijaga konsistennya.
2. Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu seperti : keefektifan implementasinya,
kekurangan/ kelemahan, pencapaian sasaean mutu, dan lain-lain.
3. Melaporkan peluang-peluang untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen mutu.
4. Berwenang melakukan hubungan dengan Badan Sertifikasi.
5. Berwenang mununjuk Lead Auditor.
7
12. 6. Berwenang meminta laporan dan Departemen terkait hubungan dengan sistem
manajemen mutu.
7. Memastikan promosi kepedulian terhadap persyaratan pelanggan kesuluruh organisasi
perusahaan.
8. Melaporkan program dan penerapan sistem manajemen mutu secara berkala kepada
direksi.
Komunikasi dan berbentik internal memo, rapat antar depertamen, rapat internal departemen atau
bentuk komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.
Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, antara lain :
1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance proses atau
departemen .
2. Rapat mingguan /bulanan, membahas permasalahan yang berkaitan denfgan project,
Quality, Delivery, dan Costumer Feedback.
3. Board yang menginformasikan performance atau informasi.
F. Komunikasi Internal
Komunikasi horizontal (antar departemen) &komunikasi vertical (atasan&bawahannya)
diperlukan untuk menjamin pelaksanaan system manajemen mutu yang efektif. Oleh karna itu,
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menekankan pentingnya komunikasi yang terjalin
dengan baik. Komunikasi dapat berbentuk internal memo, rapat antara departemen, rapat internal
departemen atau bentuk komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.
Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, antara lain :
1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance proses atau
departemen
2. Rapat mingguan/ bulanan, membahas permasalahan dengan project, quality, delivery, &
customer feedback
3. Board yang menginformasikan performance atau informasi 8
13. G. Audit Mutu Internal
Guna mengevaluasi konsistensi & efektifitas dalam pelaksanaan system manajemen
mutu, PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melaksanakan audit mutu internal secara berkala,
sebagai mana yang ditetapkan dalam ”jadwal audit mutu internal”. jadwal audit ini harus
mencakup audit terhadap system manajemen mutu & produksi
Program audit mutu internal ini dilaksanakan dengan mempertimbangkan tingkat status &
kepentingan proses yang ada di system manajemen mutu (SMM). Pelaksanaan internal quality
audit dilakukan oleh auditor dengan ketentuan persyaratan minimal pernah mengikuti training
internal quality audit & dinyatakan lulus dengan bukti adanya sertifikat. Pelaksanaan audit harus
independen, maksudnya pelaksanaan audit tidak diperbolehkan mengaudit departemen/
prosesnya sendiri.
Metode/criteria pelaksanaan audit mutu internal harus memperhatikan aspek :
1. Efektifitas proses dalam memenuhi persyaratan customer dengan tujuan
meningkatkan kepuasan pelanggan
2. Dokumentasi vs prsyaratan, kesesuaian isi dokumen dengan semua elemen ISO
9001:2008
3. Dokumentasi vs dokumentasi, keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antar prosedur
dengan instruksi kerja & rekaman, keterkaitan antara manual dengan prosedur dst.
4. Dokumentasi vs pelaksanaan, kesesuaian & dokumentasi
5. Produk vs spesifikasi, kesesuaian produk yang dibuat dengan spesifikasi
Jika dalam pelaksanaan audit mutu internal ditemukan ketidaksesuaian dalam system dalam
manajemen mutu, maka harus dilakukan tindakan perbaikan oleh fungsi terkait atas
ketidaksesuaian tsb. Tindakan perbaikan tersebut kemudian akan diverikasi untuk memeriksa
pelaksanaan, kesesuaian & efektifitasnya.
Tinjauan system manajemen mutu diatur dalam prosedur audit kulitas
9
14. H. Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Tindakan perbaikan harus dilakukan apabila ditemukan adanya penyimpangan dari
system manajemen mutu. Fungsi/departemen terkait dari organisasi harus menetapkan akar
permasalahan dengan menggunakan problem solving method yang sesuai, melakukan tindakan
perbaikan dengan penerapan error-roving method (diutamakan) & mengevaluasi keefektifan
tindakan perbaikan yang dilakukan agar problem yang serupa tidak terulang lagi pada masa yang
akan datang.
Guna mencegah potensi masalah menjadi masalah, fungsi/departemen terkait mengambil
tindakan pencegahan terhadap potensi masalah tersbut & mengevaluasi keefektifannya. Dasar
dari tindakan pencegahan ini dapat berupa analisa dari kecenderungan data yang ada. Pada setiap
tindakan perbaikan & pencegahan yang telah dilaksanakan harus dilakukan verifikasi untuk
memastikan pelaksanaan, kesesuaian & efektifitasnya. Dan jika setelah dievaluasi suatu tindakan
pencegahan & perbaikan dapat dibuktikan telah efektif, maka tindakan tersebut harus di
implementasikan juga ke proses – proses yang sejenis. Dokumentasi yang berhubungan dengan
perbaikan & pencegahan adalah prosedur tindakan perbaikan & pencegahan.
I. Tinjauan Manajemen
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan review terhadap performance system
manajemen mutu melalui :
1. Meeting Raker, yang dihadiri oleh semua bisnis unit, performance terhadap target &
evaluasi serta action selanjutnya
2. Meeting regular, meeting yang dilakukan terhadap performance proses atau departemen
tertentu
3. Meeting accident, hal ini berkaitan dengan problem yang berhubungan dengan eksternal
dan internal
10
Pembahasan yang menjadi inputan dari meeting tersebut bisa mencakup:
15. Pencapaian target rencana bisnis
Kepuasan pelanggan
Hasil audit (internal & eksternal)
Kesesuaian produk
Kinerja pemasok
Status proses perbaikan, pencegahan & perbaikan berkelanjutan
Ketersediaan sumber daya
Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi keterpaduan system
Analisa terhadap kegagalan/ potensi kegagalan di lapangan & efeknya terhadap
kualitas, keselamatan & lingkungan.
Rekomendasi untuk improvement
Performa dari tiap proses
Pembahasan hasil tinjauan sebelumnya
Hasil dari manajemen review ini harus menjelaskan rencana perbaikan/peningkatan yang akan
dilakukan, termasuk didalamnya sumber daya yang dibutuhkan.
Pelaksanaan management review diatur dalam prosedur management review
J. Kepuasan Pelanggan
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan pengukuran & monitoring terhadap
kepuasan pelanggan melalui kuesioner yang dikirim kepada pelanggan untuk dimintakan
feedbacknya. Hasil dari survey tersebut akan dirangkum, dievaluasi & dilakukan tindakan
perbaikan pada point-point yang dianggap lemah.
Aktivitas yang berkaitan dengan presepsi pelanggan tersebut diatur dalam prosedur kepuasan
pelanggan.
Disamping melakukan survey, secara internal perusahaan melakukan monitoring terhadap
kinerja perusahaan seperti: kualitas, pengiriman ( termasuk pengiriman dengan biaya ekstra),
customer disruption, & isu-isu lain dari customer yang berkaitan dengan kualitas pengiriman. 11
K. Penyempurnaan Berkelanjutan
16. PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA akan secara terus menerus menciptakan
lingkungan yang inovatif, sehingga setiap karyawan turut berpartisipasi dalam melakukan
tindakan peningkatan efektifitas system manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu (
quality policy) , sasaran mutu (quality objectives) , hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan
& pencegahan, serta manajemen review.
Program penyempurnaan berkelanjutan diatur dalam prosedur penyempurnaan yang
berkelanjutan.
12
17. BAB IV
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Kelompok 4 menarik kesimpulan dari makalah kami yang berjudul : “Proses Manajemen PT.
PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, yaitu :
1. Proses bagaimana bisa membangun manajemen yang baik dari mutu, kepuasan pelanggan
dan penyempurnaan manajemen yang berkelanjutan.
2. Dengan adanya sistem manajemen yang baik dan efesien sebuah perusahaan akan
berkembang sesuai dengan planing.
3.2 SARAN
Dalam mambangun sebuah Proses Manjamen yang baik tentunya pada PT. PRAKARSA
ENVIRO INDONESIA ini, masih banyak hal yang dapat dikembangkan, seperti :
1. Harus lebih berkomitmen lagi untuk menentukan sebuah manajemen yang baik dengan
diadakan perbaikan berulang-ulang dan penyempurnaan manajemen yang berkelanjutan.
2. Menambahkan ke efektifan dalam proses perencanaan untuk menargetkan kepuasan
pelanggan dan mutu.
13
