2. PELAYANAN / SERVICE
Pelayanan adalah sikap yang berorientasi pada pelanggan dari
penyedia product ( barang atau jasa ) dalam :
Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
Mengembangkan product ( barang atau jasa )
yang sesuai dengan harapan pelanggan
Menyampaikan ( delivering ) product pada
pelanggan
Membantu pelanggan dalam mengatasi
masalahnya
3. Pelayanan Prima
Pelayanan yang sangat baik atau terbaik
(excellent) yang mampu memuaskan
pelanggan
Harus sesuai dengan standar
Bertujuan: memberikan pelayanan yang
dapat memenuhi memuaskan pelanggan/
masyarakat serta fokus kpd pelanggan
4. EXCELLENCE SERVICE
Pelayanan yang tidak hanya
memenuhi KEBUTUHAN
dan HARAPAN pelanggan,
namun juga dapat
MELAMPAUINYA, secara
terkontrol dan berkesinambungan.
Sasarannya tidak lagi KEPUASAN
Tetapi LOYALITAS pelanggan
5. Penilaian tingkat pelayan
Pelanggan cenderung memberikan penilaian
terhadap tingkat pelayanan yg. anda sediakan
dari 2 dimensi :
1. Dimensi prosedural : mencakup sistem/
prosedur yang telah tertata guna
menyampaikan produk (barang atau jasa)
pelayanan
2. Dimensi pribadi : bagaimana penyedia
pelayanan(menggunakan sikap,perilaku dan
kemampuan lisan) berinteraksi dengan
pelanggan
7. Disiplin:
Ketepatan dan kecepatan memberi
respons thd instruksi dan petunjuk
Respek dan kourtesi thd rekan kerja
Kemampuan bekerja harmonis
dengan rekan kerja
Penampilan fisik yang prima:
tata rambut, pakaian seragam,
make up, kuku, sepatu, postur tubuh, berat badan
kebersihan diri, kerapihan, cara senyum,
cara berjalan, cara bertutur kata,
penggunaan dan kepekaan thd
bahasa tubuh
Kompetensi yang prima:
Pemahaman terhadap tugas dan pekerjaan
Pemahaman dan keterampilan dalam
menjalankan asuhan/tindakan klinik
Delivery of services
yang prima:
Kerelaan untuk melayani, kepedulian,
Kecepatan memberi respons dalam pelayanan,
Kesediaan untuk membantu klien,
Percaya diri, dan kesabaran
Profesional dalam menyampaikan
Pelayanan
Ketaatan pada prosedur
Produktivitas dan
Hasil kerja yang
prima
8. DIMENSI MUTU PELAYANAN
1. Tangibles (Yang Teramati)
Penampilan karyawan, peralatan, fasilitas fisik dan peralatan komunikasi
khususnya.
2. Realibility (Keandalan)
Kemampuan memberikan pelayanan sesuai dengan yang diinformasikan atau
dijanjikan.
3. Responsiveness (Ketanggapan)
Kemampuan untuk membantu pelanggan dengan pelayanan yang secepatnya.
4. Competence (Kemampuan)
Memiliki semua kemampuan (Pengetahuan, Keterampilan dan sikap) yang
diperlukan untuk memberikan pelayanan secara effektif.
5 Courtesy (Sopan Santun)
Sopan Santun, sikap hormat, bijaksana dan keramahan dari para petugas yang
melayani.
9. DIMENSI MUTU PELAYANAN (lanjutan)
6. Credibility (Derajat Kepercayaan dan Kejujuran)
Derajat kepercayaan dan kejujuran yang tak diragukan dari para petugas yang
memberikan pelayanan.
7. Security (Rasa Aman)
Bebas dari keraguan dan resiko keamanan serta kerugian material maupun
immaterial.
8. Accessability (Kemudahan untuk dihubungi)
Kemudahan untuk dihubungi oleh pelanggan baik dalam menghadapi masalah
ataupun keperluan lain.
9. Communication (Komunikasi)
Selalu menginformasikan hal-hal yang diperlukan oleh pelanggan pada
waktunya dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh mereka.
10. Understanding (Pengertian)
Usaha untuk mengerti secara baik kebutuhan dan harapan pelanggan,
betapapun sukarnya.
10. 4 alasan mengapa pelayan
prima itu penting
1. Pelayanan adalah tempat
berkumpulnya uang
2. Persaingan yang semakin tajam
3. Pemahaman yang semakin baik
terhadap pelanggan
4. Pelayanan pelanggan prima memiliki
makna ekonomi
11. INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
1. KESEDERHANAAN
PROSEDURE U/ DIPAHAMI & PELAKSANAAN
PERSYARATAN MUDAH DIPEROLEH & TDK
MENAMBAH BEBAN MASYARAKAT
2. KEJELASAN DAN KEPASTIAN
HAK & KEWAJIBAN PEMBERI & PENERIMA JELAS
UNIT & PEJABAT DIATUR JELAS & PASTI TTG .
TANGGUNGJAWAB & KEWENANGAN
PERSYARATAN TEKNIS & ADMINISTRASI JELAS &
TERKAIT DNG PRODUK
JADWAL WAKTU PROSES PENTAHAPAN JELAS
POLA TARIF SESUAI PERATURAN PERUNDANGAN
ADA PEJABAT BERTUGAS MENERIMA KELUHAN
MASYARAKAT
12. INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
3. KEAMANAN
PROSES PELAYANAN MEMBERIKAN TERCAPAI
MUTU, KETEPATAN JADWAL. KEPASTIAN
PERSYARATAN, BIAYA PELAYANAN SERTA SIKAP
RAMAH DAN SOPAN
PRODUK PELAYANAN MENJAMIN KE ABSAHAN,
KEPASTIAN, PERLINDUNGAN HUKUM & ALAT BUKTI
SAH
4. KETERBUKAAN
INFORMASI PENGATURAN, MEKANISME /
PROSEDUR TERBUKA, LUAS, MUDAH DITEMUI,
DIKETAHUI & DIPAHAMI
PENYEBARAN INFORMASI DLM BENTUK MEDIA
INFORMASI
13. INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
5. EFISIEN
POLA PELAYANAN SESUAI SIFAT & JENIS
PELAYANAN
MEKANISME & PROSEDURE PELAYANAN SESUAI
DNG STRUKTUR ORGANISASI & DIPERJELAS DG.
BAGAN ALIR
UNIT KERJA & TATA KERJA TERKAIT LANGSUNG
DNG PELAYANAN
PENANGANAN PROSES DILAKUKAN SESUAI
KEWENANGAN, KEMAMPUAN, KETRAMPILAN &
PROFESIONALISME
OPTIMALISASI PENGGUNAAN SARANA &
PRASARANA
14. 6. EKONOMIS
POLA TARIF / BIAYA SESUAI KEMAMPUAN
MASYARAKAT TERMASUK TIDAK MAMPU
MEKANISME PEMBAYARAN MUDAH & TDK
MENIMBULKAN BIAYA TINGGI
BERLAKU SISTEM PENGENDALIAN & PENGAWASAN
PEMUNGUTAN BIAYA / TARIF
7. KEADILAN
CAKUPAN / JANGKAUAN PELAYANAN LUAS &
MERATA
PEMBERIAN PELAYANAN SECARA TERTIB,
TERATUR, ADIL SERTA TDK ADA PERBEDAAN
INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
15. 8. KETEPATAN WAKTU
KEPASTIAN WAKTU PENYELESAIAN
PROSES PENYELESAIAN SESUAI JADWAL
9. KEBERSIHAN
TERSEDIA TEMPAT SAMPAH TERTUTUP &
PROPORSIONAL
RUANGAN DALAM KEADAAN BERSIH & SELALU
DIBERSIHKAN 2 ( DUA ) KALI SEHARI
WC & KAMAR MANDI BERSIH, TDK BAU &
TERSEDIA AIR BERSIH
ADA PETUGAS KEBERSIHAN HALAMAN &
LINGKUNGAN SERTA SESUAI JADWAL KERJA
PETUGAS MEMAKAI PAKAIAN BERSIH & SESUAI
KETETAPAN
INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
16. INDIKATOR PELAYANAN PRIMA
10. KINERJA
CAKUPAN PELAYANAN SESUAI KEMAMPUAN
OPTIMAL
PELAYANAN TERSEDIA DALAM JUMLAH DAN JENIS
SESUAI DENGAN STANDAR
17. KEPUASAN PELANGGAN
Adalah respons emosional yang
menyenangkan pelanggan berdasarkan
penilaiannya terhadap apa yang telah
diterima / rasakan dibandingkan
harapannya, atau pengalamannya
terdahulu terhdp. suatu produk maupun
jasa /pelayanan di suatu perusahaan /
organisasi
18. Kepuasan pelanggan = penting
Pelanggan yang menggaji karyawan
Pelanggan adalah MERCUSUAR seluruh usaha
Faktor penentu kepuasan pelanggan: Attitude (70%),
sistem & teknologi (30%)
Pelanggan yang
– PUAS UTUSAN
– KECEWA MENGGANGGU
Kepuasan pelanggan akan menciptakan IMAGE
POSITIF perusahaan dimata pelanggan (Top of Mind)
PUAS + KONTINUITAS HUBUNGAN=LOYAL
APA yang membuat PELANGGAN PUAS
19. Bagaimana mengelola
kepuasan pelanggan
Customer focus,
Partnership ,
lakukan pengukuran kepuasan pelanggan
Evaluasi
dan
Tindak lanjuti
Excellent performance:
Excellent Service
Excellent Systems
Information quality
26. Siapakah Pelanggan dan
Supplier Internal Anda (1) ???
PELANGGAN Internal adalah rekan kerja di
unit/bagian lain di tempat anda bekerja.
PELANGGAN internal adalah unit/bagian yang
menerima hasil kerja (tongkat estafet)unit /
bagian anda.
Hasil kerja dapat berupa suatu aktivitas,
maupun suatu dukumen/data
Pelanggan internal unit/bagian saya adalah
………………………………………………………
………………………………………………………
………………………………………………………
27. Siapakah Pelanggan dan
Supplier Internal Anda (2) ???
SUPPLIER Internal adalah rekan kerja di
unit/bagian lain di tempat anda bekerja.
SUPLIER internal adalah unit/bagian yang
menerima hasil kerja (tongkat estafet)unit /
bagian anda.
Hasil kerja dapat berupa suatu aktivitas,
maupun suatu dukumen/data
SUPPLIER internal unit/bagian saya adalah
………………………………………………………
………………………………………………………
………………………………………………………
28. DEFINISI
Terjadinya gap antara HARAPAN pelanggan
dengan KENYATAAN performansi pelayanan
Yang diberikan oleh suatu perusahaan.
Apabila gap tersebut di luar
BATAS TOLERANSI
pelanggan, maka pelanggan
akan KOMPLAIN
29. Apa dan mengapa komplain ??
Pernyataan ketidakpuasan / kekecewaan mengenai
HARAPAN yang TIDAK terpenuhi
Harapan berkembang seiring WAKTU dan
VOLUME transaksi
Pernyataan disampaikan dengan berbagai
CARA, MEDIA dan SASARAN
30. PENYEBAB KOMPLAIN
• Produk tidak bermutu
• Janji yang tidak terpenuhi
• Ketidaksopanan
• Ketidakterampilan
• Sisdur / kebijakan yang tidak efisien
• Tidak mau mendengar / tidak kooperatif
• Tidak menjaga etika/menerobos kerahasiaan
• Memperlakukan pelanggan seperti bukan siapa-siapa
• ………………………………………
• ………………………………………
32. HASIL SURVEI
MEMBUKTIKAN:
} Perusahaan hanya
mendengar 4 % dari
seluruh pelanggannya
yang TIDAK PUAS
} Sisanya 96 % pergi
DIAM-DIAM, dan yang 91 %
TIDAK AKAN KEMBALI LAGI
33. MENGAPA
TIDAK KOMPLAIN
• Passive customers ( dari sisi pelanggan sendiri )
• Tidak mengetahui/mengerti kepada
siapa/kemana harus komplain
• Percuma ( hanya minta maaf saja, menghindari
tanggung jawab )
• Di ‘ Cueki ‘ ( no response, janji-janji, tidak di follow up )
• Akan jadi lebih sulit ( dioper-oper, birokrasi,
imbalan/komisi )
• Takut di ‘pukul’ balik ( perlakuan kasar, disalahi, dicurigai,
• diinterview/diinterogasi )
• Tidak ada jaminan/garansi/warranty
• Khawatir akan menimbulkan masalah kepada seseorang
• ………………………………………………..
• ………………………………………………..
34. • Persiapkan diri Anda ( sikap, penampilan, dan bahasa tubuh )
• Sambut pelanggan, ucapkan dan berikan salam (an) hangat
• Tanyakan ( kalau belum tahu persis ) masalahnya, biarkan
pelanggan menumpahkan perasaannya terlebih dahulu
• Dengar dan Rasakan ( berempati )
• Berterima kasih, dan berikan alasan mengapa Anda sangat
menghargai komplain yang diberikan
• Minta maaf atas permasalahan / kesalahan yang terjadi
• Nyatakan bahwa Anda akan membantu menyelesaikan
permasalahannya `sesegera mungkin `
• Gali informasi yang dibutuhkan, libatkan pihak lain jika perlu
• Utarakan pemecahan masalah ` awal `, gunakan alternatif
• Cek kepuasan pelanggan, review & akhiri dengan menyenangkan
35. Langkah Efektif akan
berhasil bila kita mempunyai :
• Pengendalian Emosi
• Empati
• Social Style approach
• Komunikasi yang baik
• Art & Controlling Question
• Problem solving
36. 1. Kenalilah pencetusnya ( HOT button )
2. Akui kalau sedang stress
3. Ambil `time out`
4. Berpikir positif ( = hadiah/reward )
5. Relaksasi ( menarik napas )
6. Berhenti sejenak sebelum fatique ( lelah berat )
7. Hidup sehat ( olah raga, makan, dll )
8. Keseimbangan formal dan non formal
EMOSI
37. Memahami apa yang dirasakan pelanggan
( pindahkan sepatu Anda ke sepatu pelanggan )
Meredam emosi ( teknik AIKIDO )
Ucapkan :
• “ Saya mengerti………….”
• “ Saya memahami keadaan yang
Bapak / Ibu alami”
• “ Memang tidak menyenangkan
mengalami kejadian seperti ini”
• …………………….
38. Individual strategy
4 langkah pelayan prima kepada
pelanggan
1. Sampaikan sikap positif
2. Kenalilah kebutuhan pelanggan
3. Penuhilah kebutuhan pelanggan anda
4. Pastikan pelanggan anda kembali lagi
39. Strategy 1 : Sampaikan sikap positip
Sikap adalah suatu keadaan pikiran yang
dipengaruhi oleh kecenderungan perasaan,
pikiran dan tindakan.
Sikap yang anda sampaikan akan sama dengan
sikap yang anda terima kembali.
Kebanyakan kegagalan pelayanan pelanggan
disebabkan oleh sikap.
Jika anda tidak menciptakan kesan awal yang
baik pada pelanggan,klien atau tamu, maka
permainan sudah berakhir sebelum dimulai.
40. Strategy 1 : Sampaikan sikap positip
Menyampaikan sikap positif terhadap
semua orang yang berhubungan
dengan anda itu penting dalam
pelayanan prima.
41. Sampaikan sikap positif
1. Perhatikan penampilan anda
• Anda tidak akan mendapatkan kesempatan ke dua untuk
menciptakan kesan awal yang positif
• Kesan pertama sangat menentukan karena mungkin tidak
ada kesempatan lagi bagi kesan ke dua
2. Komunikasikan citra terbaik anda
• Semakin baik citra diri anda saat berjumpa dengan
pelanggan, klien atau tamu, maka semakin positif pula diri
anda.
42. JAGALAH NADA BICARA ANDA
Nada suara anda,
atau bagaimana
cara anda
mengucapkan
sesuatu, seringkali
lebih penting
daripada kata - kata
yang anda gunakan
43. Strategy ke2
: Kenalilah kebutuhan pelanggan
1. Siapa pelanggan anda
2. Apa yang diinginkan pelanggan anda
3. Apa yang dibutuhkan pelanggan anda
4. Apa yang dipikirkan pelanggan anda
5. Apa yang dirasakan pelanggan anda
6. Apakah pelanggan anda puas
7. Apakah pelanggan anda kembali lagi